Законы и постановления РФ

Постановление Главы Администрации Очерского городского поселения от 11.04.2006 N 133 “Об утверждении Положения об архиве администрации, Положения о постоянно действующей экспертной комиссии, состава экспертной комиссии“

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОЧЕРСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 11 апреля 2006 г. N 133

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ, ПОЛОЖЕНИЯ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ, СОСТАВА

ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России (Росархива), Положением об Архивном фонде Пермской области постановляю:

1. Утвердить Положение об архиве администрации Очерского городского поселения (приложение N 1).

2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) администрации Очерского городского поселения (приложение N 2).

3. Утвердить состав экспертной комиссии администрации Очерского городского поселения (приложение N 3).

4. Контроль за исполнением Постановления оставляю за руководителем аппарата администрации С.А.Головач.



Глава администрации

Очерского городского поселения

Л.В.МОКРУШИН

Приложение N 1

к Постановлению

главы администрации

Очерского городского поселения

от 11.04.2006 N 133

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОЧЕРСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ



И ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

1. Общие положения

1.1. Документы администрации и Думы Очерского городского поселения (далее - Администрация и Дума), находящиеся на территории Очерского муниципального района Пермского края, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и как его составляющей - Архивного фонда Пермского края, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Пермского края.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством России, хранятся в Администрации.

1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством России, ст. 18 Закона Пермской области “Об Архивном фонде и архивах Пермской области“ обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации и Думы.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Пермского края должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: ст. 21 “Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах“, ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, Уголовным кодексом РФ.

1.3. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Пермского края и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив, расположенный на первом этаже здания Администрации.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. Архив Администрации возглавляет ответственный за архив, назначаемый распоряжением главы Администрации.

1.5. В своей работе архив Администрации и Думы руководствуется законодательством РФ, законодательными актами Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Очерского городского поселения и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами комитета по делам архивов Пермского края, Государственного архива Пермского края и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве Администрации разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством Администрации по согласованию с архивным отделом администрации района.

1.7. Контроль за формированием архива Администрации осуществляет руководство Очерского городского поселения.

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет архивный отдел администрации района.

1.9. При смене ответственного за архив прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается главой Администрации. При этом архивный отдел администрации района ставится в известность о смене должностного лица.

1.10. При ликвидации Администрации передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.

2. Состав документов архива

В архив поступают следующие документы:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации, ее отделов и Думы, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу хранятся на месте.

2.2. Документы постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации.

2.3. Личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив.

2.4. Служебные и ведомственные издания.

3. Задачи и функции архива

3.1. Задачи:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, качества НТО документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Пермского края на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством России.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2. Функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России по номенклатуре дел учреждения или акту.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом администрации района описи дел.

3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.4. Организует использование документов:

- информирует руководство Администрации и работников Администрации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива.

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации.

3.2.6. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).

3.2.7. Подготавливает и в установленном порядке передает документы в архивный отдел Администрации района.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах Администрации и Думы.

4.2. Запрашивать от отделов Администрации и Думы сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность

5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций при работе с документами.

Приложение N 2

к Постановлению

главы администрации

Очерского городского поселения

от 11.04.2006 N 133

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ

ОЧЕРСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается администрацией Очерского городского поселения для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в Государственный архив Пермского края документов Архивного фонда Пермского края, включая управленческую, специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Администрации Очерского городского поселения (далее - Администрации).

1.2. Постоянно действующая ЭК является коллективным совещательным органом при главе Администрации. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения главой Администрации. В необходимых случаях решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с архивным отделом Администрации района.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, другими законодательными актами РФ, Положением об Архивном фонде Пермской области, основами Закона Пермской области об Архивном фонде и архивах Пермской области, распорядительными документами отраслевого федерального (вышестоящего) органа управления, постановлениями и распоряжениями главы Администрации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, комитета по делам архивов Пермской области и Государственного архива Пермской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, Положением об ЭК Администрации.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей главы Администрации. Секретарем назначается лицо, ответственное за архив Администрации.

Персональный состав ЭК назначается постановлением главы Администрации из числа наиболее квалифицированных сотрудников, начальников отделов Администрации.

В качестве экспертов к работе в комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе сотрудники архивного отдела Администрации района.

1.5. Настоящее Положение разрабатывается на основе Примерного положения, согласовывается с архивным отделом Администрации района, утверждается и вводится в действие постановлением главы Администрации.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки дел к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе другой специальной документации (если таковые образуются в деятельности Администрации).

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с архивной и делопроизводственной службами работу по ежегодному отбору документов Администрации для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам Администрации по выявлению владельцев личных архивов в Администрации, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Пермского края.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. на утверждение экспертной проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение главы Администрации:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

3.4.2. на согласование ЭПМК комитета по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение главы Администрации:

- сводную номенклатуру дел Администрации;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

3.4.3. на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Пермского края:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;

3.4.4. на утверждение главы Администрации:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

3.4.5. совместно со службой делопроизводства и кадров проводит для сотрудников Администрации консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации отделам и отдельно сотрудникам Администрации, Думы по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в производстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей отделов:

- Письменное объяснение о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного срока хранения, в том числе документов по личному составу;

- Предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей отделов о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Пермского края, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов, представителей архивного отдела.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Администрации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Администрацию в архивном отделе.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия Администрации работает в тесном контакте с архивным отделом Администрации района, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и глава Администрации (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом Администрации района).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение N 3

к Постановлению

главы администрации

Очерского городского поселения

от 11.04.2006 N 133

СОСТАВ

ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК)

1. Иванова О.Н. - зам. главы по финансово-экономическим

вопросам, председатель ЭК

2. Гвылева О.Ю. - специалист финансово-экономического отдела,

ответственный за архив администрации, секретарь

ЭК

Члены экспертной комиссии:

Головач С.А. - руководитель аппарата администрации,

ответственный за делопроизводство

Федосеева Л.П. - начальник отдела земельно-имущественных

отношений

Козлова А.В. - специалист Думы