Распоряжение Главы Администрации Губахинского городского поселения от 07.04.2006 N 18-р “Об утверждении состава экспертной комиссии, Положения о постоянно действующей экспертной комиссии по архивным делам и Положения об архиве администрации“
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГУБАХИНСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯРАСПОРЯЖЕНИЕ
от 7 апреля 2006 г. N 18-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СОСТАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ, ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО АРХИВНЫМ
ДЕЛАМ И ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
На основании ст. 14 Федерального закона от 06.10.2006 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“ с целью отбора документов, организации экспертизы ценности и подготовке их к передаче на хранение:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
Председатель комиссии:
Оглезнева И.Б. - ведущий специалист по кадрам, делопроизводству
и архиву
Секретарь:
Богданова Л.И. - инспектор Думы
Члены комиссии:
Загидуллина Е.В. - ведущий специалист по бухгалтерскому учету и
контролю
Гончарова Т.М. - ведущий специалист по имуществу,
землеустройству и градостроительству
Мумрикова Е.Н. - ведущий специалист по соцкультсфере
2. Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Губахинского городского поселения и Думы.
3. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Губахинского городского поселения.
Глава администрации
В.Б.ВАСИЛОВ
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
главы администрации
от 07.04.2006 N 18-р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ
ГУБАХИНСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ И ДУМЫ
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение документов Архивного фонда Пермского края, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую документацию, образующуюся в деятельности администрации Губахинского городского поселения (далее - Администрация) и Думы.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при главе Администрации. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения главой Администрации. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного утверждения, согласования с ЭПМК комитета по делам архивов Администрации края или архивным отделом.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Законом Пермской области “Об архивном фонде и архивах Пермской области“, распорядительными документами отраслевых органов управления, главы Администрации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива), комитета по делам архивов, Администрации края, архивного отдела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК Администрации.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется ведущим специалистом по кадрам, делопроизводству и архиву Администрации, ее секретарем является лицо, ответственное за делопроизводство и архив Думы.
Персональный состав ЭК назначается распоряжением главы Администрации из числа наиболее квалифицированных сотрудников.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
1.5. Положение об ЭК разрабатывается на основе примерного, согласовывается с архивным отделом, утверждается и вводится в действие распоряжением главы Администрации.
2. Основные задачи ЭК
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на муниципальное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов Администрации и Думы, в том числе научно-технической, аудиовизуальной документации, для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Администрации и Думы, по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам архивного отдела:
- по выявлению владельцев личных архивов в Администрации и Думе, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Пермского края;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, фотодокументов) с целью создания устной истории Администрации и Думы.
3.4. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.4.1. На утверждение ЭПМК комитета по делам архивов, а затем на утверждение главами Администрации и поселения:
- описи дел постоянного срока хранения управленческой и аудиовизуальной документации;
- перечни проектов, проблем (тем), описи научно-технической документации, по которым подлежит передача на муниципальное хранение;
- акты о выделении документов с истекшими сроками хранения, документов долговременного срока хранения, с отметкой ЭПК в номенклатуре.
3.4.2. На согласование ЭПМК комитета по делам архивов Администрации края, а затем на утверждение главами поселения и Администрации:
- номенклатуры дел;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и по личному составу.
3.4.3. На рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Администрации края предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение глав поселения и Администрации и согласование с архивным отделом акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1).
3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников Администрации и Думы консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В рамках своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Пермского края, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей архивного отдела.
4.5. ЭК, в лице ее председателя, его заместителя и секретаря, имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство Администрации и Думы по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять Администрацию и Думу на заседаниях ЭПМК комитета по делам архивов.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов, центральной экспертной комиссией Администрации края, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному главой Администрации.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год. Все заседания ЭК протоколируются. Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и руководство Администрации и Думы (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 2
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
главы администрации
от 07.04.2006 N 18-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБАХИНСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
1. Общие положения
1.1. Документы Администрации Губахинского городского поселения (далее - Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Пермского края, являются муниципальной собственностью и подлежат передаче на постоянное муниципальное хранение.
До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах, установленных статьей 22 Федерального закона N 125-ФЗ от 22.10.2004 “Об архивном деле в Российской Федерации“, хранятся в Администрации.
1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством (Росархивом), обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Пермского края должностные лица Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Пермского края и законченных делопроизводством документов практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создается архив.
1.4. Функции архива в Администрации возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе лицо, ответственное за ведение архива, руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, правилами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Администрации, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего архивного органа и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается распоряжением главы Администрации по согласованию с соответствующим органом архивной службы района.
1.7. Контроль деятельности архива осуществляет глава Администрации.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет соответствующий орган архивной службы района.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и ведущих специалистов аппарата Администрации, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. Служебные и ведомственные издания;
2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Пермского края на муниципальное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;
3.1.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве аппарата Администрации.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает, не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы аппарата Администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;
3.2.2. Составляет и представляет, не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации Губахинского городского поселения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа;
Нумерация подпунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего архивного органа.
3.2.6. Организует использование документов:
- информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в Администрации;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.7. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации;
3.2.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства;
3.2.9. Ежегодно представляет в соответствующий архивный орган сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий архивный орган документы Администрации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и структурных подразделениях Администрации.
4.2. Запрашивать от работников Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность лица, ответственного
за ведение архива
5.1. Лицо, ответственное за ведение архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
5.2. При смене лица, ответственного за архив, составляется акт приема-передачи архивных документов.