Распоряжение Администрации г. Краснокамска от 23.08.2002 N 1298-р “О Порядке работы с электронной почтой в Краснокамской администрации“
Утратил силу в связи с изданием распоряжения Главы Краснокамского муниципального района от 26.07.2006 N 685-р.АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КРАСНОКАМСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23 августа 2002 г. N 1298-р
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ В КРАСНОКАМСКОЙ
АДМИНИСТРАЦИИ
В соответствии с распоряжением губернатора Пермской области от 01.11.2001 N 613 “О порядке работы с электронной почтой в исполнительных органах государственной власти в области“, в целях повышения оперативности, оптимизации и унификации документооборота на основе применения информационных технологий:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с электронной почтой в Краснокамской администрации.
2. Руководителям структурных подразделений администрации обеспечить соблюдение установленных Порядком требований.
3. Управлению делами (Лядковой Т.А.) довести до сведения структурных подразделений администрации Порядок работы с электронной почтой в администрации.
4. Признать утратившим силу распоряжение главы самоуправления от 27.11.2001 N 1754-р “О порядке работы с электронной почтой в Краснокамской администрации“.
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника управления делами (Лядкову Т.А.)
Глава самоуправления
В.М.ВОРКОВ
Утвержден
распоряжением
главы самоуправления
от 23.08.2002 N 1298-р
ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ В КРАСНОКАМСКОЙ
АДМИНИСТРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Для приема - передачи информации в Краснокамской администрации (далее - администрация) используется электронная почта ГАС “Выборы“ (почтовый ящик администрации в ГАС “Выборы“ 59T01702@S59.prm.ru).
1.2. Прием - передача информации в ГАС “Выборы“ осуществляет оператор ЭВМ (системный администратор ГАС “Выборы“).
1.3. Обмен сообщениями между администрацией и администрацией Пермской области, органами местного самоуправления области, использующими электронную почту ГАС “Выборы“, производится только оператором ЭВМ (системным администратором ГАС “Выборы“).
1.4. В структурных подразделениях администрации прием и передачу электронной почты осуществляют ответственные за работу с документами в подразделениях.
Другие сотрудники, имеющие электронные адреса, зарегистрированные информационно - вычислительным центром администрации Пермской области, осуществляют прием и передачу информационно - справочных материалов, необходимых для выполнения служебных обязанностей.
1.5. По электронной почте производится направление в администрацию Пермской области, органы местного самоуправления области:
- планы работы Краснокамской администрации;
- правовые акты главы самоуправления;
- запросы на представление оперативной информации и ответов на них;
- информационно - справочная информация.
1.6. По указанию главы самоуправления или просьбе начальника управления делами допускается рассылка служебных писем администрации, актов главы самоуправления как неофициальных электронных копий с последующим направлением копий на бумажном носителе.
1.7. Прием электронных копий документов осуществляется в течение рабочего дня оператором ЭВМ (системным администратором ГАС “Выборы“), проверка поступления документов по электронной почте не реже двух раз в день: с 9.00 до 10.00 и с 16.00 до 17.00.
1.8. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.
1.9. Электронные копии справочно - информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
1.10. Подготовка документов и другой информации для отправки по электронной почте должна осуществляться в текстовом редакторе Microsoft Word 97 или в электронных таблицах Microsoft Excel 97. При использовании других программ для подготовки документов отправитель должен выяснить возможность принимающей стороны прочитать данное сообщение, а в сопроводительном письме указать формат переданного вложения.
1.11. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.
1.12. При использовании электронной почты ГАС “Выборы“ данные перед отправкой подлежат обязательному сжатию средствами архивирования (архиватором arj).
2. Порядок обработки, передачи и приема документов по
электронной почте
2.1. Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов, и представляет электронную копию документа на дискете оператору ЭВМ.
2.2. Оператор ЭВМ отправляет документ адресату, указывает дату и время отправления в журнале регистрации электронной почты. После отправки электронная копия на дискете возвращается исполнителю.
2.3. После получения уведомления о получении документа оператор электронной почты указывает в журнале регистрации электронной почты дату, время, фамилию должностного лица, подтвердившего получение.
2.4. Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.
2.5. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в канцелярии или делопроизводственной службе и вместе с файлами передается адресату.
2.6. При получении электронного сообщения оператор:
- распечатывает электронную копию на бумагу в 1 экземпляре, регистрирует в журнале регистрации электронной почты;
- передает копию документа на бумажной основе в канцелярию для регистрации и передачи адресату;
- передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя. После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.
2.7. Передаваемая и принимаемая по электронной почте корреспонденция регистрируется в журнале.
В журнале регистрации входящей корреспонденции, получаемой по электронной почте, указывается:
дата, время получения;
входящий номер;
автор - отправитель;
адресат - получатель;
краткое содержание;
имя файла - документа;
фамилия, инициалы оператора.
В журнале регистрации исходящей корреспонденции, отправляемой по электронной почте, указывается:
дата, время передачи;
исходящий номер;
адресат - получатель;
автор - отправитель;
краткое содержание;
имя файла - документа;
фамилия, инициалы оператора;
дата, время, фамилия и инициалы, подтвердившего получение.