Законы и постановления РФ

Постановление Администрации г. Губахи от 15.03.1999 N 192 “Об утверждении Положения об архивном отделе администрации г. Губахи“

Утратил силу в связи с изданием Постановления Администрации г. Губахи от 31.05.2002 N 334.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ГУБАХИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 марта 1999 г. N 192

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ

АДМИНИСТРАЦИИ Г. ГУБАХИ

В соответствии с рекомендацией комитета по делам архивов администрации Пермской области за N 72/01-21 от 2.03.99 г. и согласованием Положения об архивном отделе администрации г. Губахи председателем комитета по делам архивов администрации Пермской области постановляю:

1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации г. Губахи. Приложение 1.

2. Управ. делами Сичкарь Л.И. представить данное постановление в областной комитет по делам архивов и выдать копию постановления с приложением архивному отделу администрации для руководства в своей деятельности.

Глава администрации

Г.И.МИШУСТИН

УТВЕРЖДЕНО

Постановление

главы
администрации г. Губахи

от 15.03.1999 N 192

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ГУБАХИ

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации г. Губахи <*> является самостоятельным структурным подразделением администрации г. Губахи <**> без права юридического лица, созданным для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности городской Думы и администрации города, действующих в соответствии с Уставом города, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.

--------------------------------

<*> Далее - архивный отдел

<**> Далее - администрация

В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Пермской области архивный отдел входит в систему архивных учреждений комитета по делам архивов администрации Пермской области <***>, взаимодействует с ним по организационно - методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Пермской области.

--------------------------------

<***> Далее - комитет по делам архивов

1.2. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, другими законодательными актами РФ и принятыми в соответствии с ними Законом Пермской области об Архивном фонде и архивах Пермской области, Положением об Архивном фонде Пермской области, Уставом города, постановлениями, решениями и распоряжениями городской Думы и администрации города, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России <****>, комитета по делам архивов и настоящим Положением.

--------------------------------

<****> Далее - Росархив

На основании соглашения между комитетом по делам архивов и администрацией архивный отдел осуществляет отдельные государственные полномочия в области хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Пермской области, а также контроля за состоянием ведомственного хранения документов.

1.3. Положение об архивном отделе утверждается
постановлением главы администрации города по предварительному согласованию с комитетом по делам архивов.

1.4. Архивный отдел содержится за счет бюджета администрации города. Штатная численность архивного отдела устанавливается главой администрации города в зависимости от количества находящихся на хранении дел (в том числе по личному составу): до 10 тыс. дел - 1 сотрудник, более 10 тыс. дел - 2, свыше 20 тыс. дел - 3.

1.5. Архивный отдел пользуется печатью администрации города в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.

1.6. Архивный отдел имеет угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и изображением герба города.

1.7. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городе; архивный отдел хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Пермской области, отражающих историю города.

1.8. Архивный отдел хранит документы Архивного фонда Пермской области в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Пермской области временно до передачи их на постоянное хранение в Государственный архив Пермской области. Сроки временного хранения документов в архивном отделе, порядок и условия последующей их передачи на постоянное хранение, а также использования определяются соглашением между комитетом по делам архивов и администрацией города.

1.9. Указания архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории города для учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности.

2. Состав документов

2.1. Архивный отдел хранит:

2.1.1. Документы государственной части Архивного фонда Пермской области, образовавшиеся в деятельности городской Думы и администрации города, других органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении города и Пермской
области.

2.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей города, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.

2.1.3. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее города.

2.1.4. Документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника.

2.1.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела.

2.2. Архивный отдел хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Пермской области поступают на хранение в архивный отдел на основе договоров, заключенных между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации города.

2.4. Архивный отдел при наличии свободных хранилищ по согласованию с администрацией города может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.

3. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Пермской области, хранящихся в архивном отделе.

3.2. Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Пермской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

3.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

3.4. Организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве городской Думы и администрации города, других органов местного самоуправления, муниципальных учреждений города; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.5. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Пермской области, органов
местного самоуправления в области архивного дела, а также на основании соглашения между комитетом по делам архивов и администрацией города - за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями - источниками комплектования Архивного фонда Пермской области, расположенными на территории города.

4. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в комитет по делам архивов по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

4.2. Разрабатывает и по согласованию с комитетом по делам архивов представляет на утверждение администрации города списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

4.4. Создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.5. Информирует городскую Думу, администрацию города, иные учреждения района, о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

4.6. Использует документы в социально - экономических и культурно - просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы архивного отдела администрации города, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально - правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

4.7. Осуществляет организационно - методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений
- источников комплектования, а также на основании соглашения между комитетом по делам архивов и администрацией - за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории города; ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Пермской области, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории города.

4.8. Информирует администрацию города, комитет по делам архивов о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Пермской области.

4.9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства.

4.10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, в установленном комитетом порядке - номенклатуры дел учреждений - источников комплектования.

4.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно - проверочной методической комиссии комитета по делам архивов поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу, представленные организациями, не включенными в списки источников комплектования архивного отдела, документы которых подлежат приему в архивный отдел.

4.12. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

4.13. Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в Государственный архив Пермской области на условиях
соглашения между комитетом по делам архивов и администрацией города.

4.14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

4.15. Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно - методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

5. Права

Архивному отделу предоставляется право:

5.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

5.2. Получать от учреждений - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.3 Проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Пермской области, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

5.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий.

5.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда Пермской области.

5.7. Вносить на рассмотрение администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.

5.8. Ставить вопросы
перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Пермской области и архивах.

5.9. Заключать договоры и в установленном порядке производить расчеты с учреждениями, организациями и предприятиями, а также гражданами за выполнение договорных работ и оказание платных услуг, номенклатура которых согласовывается с комитетом по делам архивов. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных основаниях внебюджетные средства направляются на выполнение основных задач и функций архивного отдела.

5.10. Выходить с предложениями к руководству администрации города о поощрении (наказании) работников архивного отдела.

6. Организация работы

6.1. Архивный отдел возглавляет заведующий, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом города, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.

6.2. Заведующий архивным отделом назначается и освобождается от должности главой администрации города по предварительному согласованию с комитетом по делам архивов.

6.3. Заведующий архивным отделом:

6.3.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач.

6.3.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в городе перед администрацией города, комитетом по делам архивов.

6.4. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основе годового плана работы, утвержденного администрацией города по предварительному согласованию с комитетом по делам архивов.

6.5. Архивный отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления города, учреждениями и организациями, в том числе общественными организациями.

При архивном отделе для рассмотрения организационно - методических
и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав которого утверждается администрацией города по представлению заведующего архивным отделом.

6.6. Обеспечение архивного отдела помещениями, отвечающими требованиям постоянного (длительного) хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других, необходимых для работы условий, осуществляется администрацией города за счет местных бюджетных ассигнований.

6.7. При смене заведующего архивным отделом прием - передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители администрации города и комитета по делам архивов. Акт приема - передачи утверждается администрацией города и представляется в комитет по делам архивов.

6.8. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется администрацией города по согласованию с комитетом по делам архивов.

Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого архивного отдела, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Пермской области.

СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета по делам

архивов администрации Пермской области

А.Я.ЖИДЕЛЕВА

1 марта 1999 года