Законы и постановления РФ

Постановление Главы Усть-Кубинского муниципального района от 28.02.2006 N 97 (ред. от 29.12.2009) “Об утверждении Регламента администрации района“

ГЛАВА УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 28 февраля 2006 г. N 97

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

(в ред. постановления

Главы Усть-Кубинского муниципального района

от 23.07.2008 N 557,

постановления

Администрации Усть-Кубинского муниципального района

от 29.12.2009 N 1242)

Решением Представительного Собрания Усть-Кубинского муниципального района от 29.05.2007 N 39 внесены изменения в Устав Усть-Кубинского муниципального района. Нормы статьи 31 старой редакции Устава соответствуют нормам статьи 32 новой редакции, нормы статьи 35 старой редакции Устава соответствуют нормам статьи 37 новой редакции.

В целях установления единых требований к подготовке и оформлению документов, обеспечения четкости в организации работы в администрации района, в соответствии со ст. ст. 31, 35 Устава района постановляю:

1. Утвердить Регламент администрации Усть-Кубинского муниципального района
(прилагается).

2. Первому заместителю, заместителям Главы администрации района, управляющему делами, руководителям органов и структурных подразделений обеспечить строгое соблюдение требований, предусмотренных Регламентом администрации района.

3. Признать утратившим силу постановление администрации района от 29 декабря 2000 г. N 364 (за исключением пункта 3).

Исполняющий обязанности

Главы района

М.И.МИЗИНЦЕВ

Утвержден

Постановлением

Главы Усть-Кубинского

муниципального района

от 28 февраля 2006 г. N 97

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

(в ред. постановления

Главы Усть-Кубинского муниципального района

от 23.07.2008 N 557,

постановления

Администрации Усть-Кубинского муниципального района

от 29.12.2009 N 1242)

I. Общие положения

1.1. Регламент администрации Усть-Кубинского муниципального района (далее - Регламент) определяет порядок правового, организационного, протокольного, документального и материально-технического обеспечения деятельности Главы района, администрации Усть-Кубинского района (далее - Администрация), органов, структурных подразделений администрации района.

1.2. Порядок формирования и организация работы органов, структурных подразделений и должностных лиц Администрации определяется положениями и должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

II. Планирование работы

2.1. Планирование работы Администрации:

2.1.1. Деятельность Администрации осуществляется в соответствии с комплексным планом деятельности на год.

2.1.2. Комплексный план включает в себя:

- программу муниципальных правовых актов;

- перечень проектов постановлений администрации района;

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

- вопросы по контролю за выполнением целевых программ, нормативных актов Российской Федерации, области, района;

- иные мероприятия, проводимые администрацией района.

Комплексный план формируется отделом организационной и кадровой работы. Предложения в проект плана направляют первый заместитель, заместители Главы района, Главы администрации района, руководители органов и структурных подразделений администрации района в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Предложения должны содержать наименования и сроки рассмотрения вопросов, список лиц, ответственных за их подготовку, обоснование необходимости внесения вопроса.

Предложения передаются в отдел организационной и кадровой работы не позднее 1 декабря текущего года.

Обобщенный проект комплексного плана направляется на согласование Главе района
не позднее 15 декабря.

Проект комплексного плана после одобрения Главой района вносится на рассмотрение Коллегии и утверждается постановлением администрации района.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

Дополнительные предложения и изменения в комплексный план могут вноситься заместителями Главы, руководителями структурных подразделений с оформлением поправок в установленном порядке.

2.1.3. Квартальный план формируется на основе комплексного плана отделом организационной и кадровой работы с уточнением календарных дат рассмотрения вопросов с обязательным утверждением Главой района.

2.2. Планирование деятельности органов, структурных подразделений Администрации:

2.2.1. Структурные подразделения, органы Администрации организуют свою работу в соответствии с планами их деятельности на год, квартал, месяц, неделю, а также целевыми программами, которые подписываются их руководителями и утверждаются заместителями Главы района, курирующими данную сферу.

2.2.2. Календарный план основных мероприятий, проводимых Администрацией, составляется отделом организационной и кадровой работы Администрации на каждый месяц с указанием сроков и ответственных.

Органы и структурные подразделения Администрации не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому, представляют в отдел организационной и кадровой работы сведения о планируемых мероприятиях. Затем формируется и согласовывается с Главой района календарный план мероприятий на месяц и доводится до сведения всех заинтересованных лиц не позднее 30 числа месяца.

2.2.3. Недельный план администрации района формируется исходя из месячного плана и внесенных уточнений на очередную неделю.

2.2.4. Органы и структурные подразделения руководствуются в своей деятельности комплексным, квартальными, месячными и недельными планами работы Администрации.

2.2.5. Отчеты о проделанной работе за год представляются органами, структурными подразделениями Администрации в отдел организационной и кадровой работы Администрации в срок до 1 февраля года, следующего за отчетным.

В годовом отчете отражаются итоги работы органа, структурного подразделения Администрации. Отчет утверждается заместителями Главы района,
координирующими деятельность данного органа или структурного подразделения, в соответствии с распределением обязанностей.

2.3. Ответственность за своевременное представление материалов для формирования планов и дальнейшее их исполнение возлагается в соответствии с распределением обязанностей на заместителей Главы района, руководителей органов и структурных подразделений Администрации.

III. Порядок подготовки и проведения

совещаний, семинаров и иных мероприятий

3.1. Совещания (семинары) с главами сельских поселений проводятся ежемесячно в последнюю неделю месяца.

В случае необходимости Глава района может назначить совещание (семинар) в другое время.

3.2. Вопросы для рассмотрения на совещании (семинаре) с главами сельских поселений в Администрации вносятся заместителями Главы района, главами сельских поселений и вместе с предложениями в проект месячного плана основных мероприятий передаются в отдел организационной и кадровой работы.

3.3. Проекты повестки дня и порядка проведения совещаний с главами сельских поселений готовятся отделом организационной и кадровой работы на основании материалов, представленных заместителями Главы района, порядок проведения совещаний утверждается Главой района.

3.4. В работе совещаний с главами сельских поселений, проводимых в Администрации, принимают участие руководители управления делами, финансового управления, юридического отдела, отдела организационной и кадровой работы Администрации, средств массовой информации, руководители других органов и структурных подразделений по предложениям заместителей Главы района, а также представители федеральных органов государственной власти, находящихся в районе.

3.5. Совещания с руководителями органов, структурных подразделений Администрации, предприятий, учреждений, организаций и представителями общественных организаций проводятся Главой района и его заместителями по мере необходимости для оперативного решения и координации деятельности по отдельным направлениям.

Всю подготовительную работу к данным совещаниям, формирование повестки дня и порядка проведения совещания обеспечивают органы и структурные подразделения соответствующей отрасли совместно с управлением делами и отделом организационной и кадровой работы.

3.6. Списки участников совещаний
и выступающих, согласованные с заместителями Главы района, готовятся соответствующими органами и структурными подразделениями, которые обеспечивают участие приглашенных в работе совещания.

Не позднее чем за 2 дня до проведения совещания Главе района представляются аналитические справки по основным вопросам, подписанные его заместителями, курирующими соответствующие отрасли.

3.7. Организационное, документально-информационное, протокольное, материально-техническое обеспечение совещаний возлагается на управление делами и отдел организационной и кадровой работы.

3.8. В ходе совещания органы и структурные подразделения по соответствующей им компетенции, управление делами ведут протокол, который оформляется в течение 3 дней, и составляют выписку из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения. На следующий день после подписания протокола эти выписки направляются исполнителям.

3.9. Контроль над исполнением поручений Главы района, его заместителей, данных в ходе совещания, осуществляют соответствующие органы, структурные подразделения и управление делами Администрации.

3.10. Еженедельно (по понедельникам) в 10.00 Глава района (по его поручению первый заместитель) проводит планерки с заместителями, руководителями органов, структурных подразделений, правоохранительных органов, муниципальных предприятий.

3.11. Ежемесячно в первый понедельник месяца в 10.00 Глава района (по его поручению первый заместитель) проводит расширенные планерки с приглашением (кроме названных в п. 3.10) руководителей предприятий, учреждений, организаций района (по отдельному списку) с целью подведения итогов прошедшего месяца и координации деятельности на предстоящий период.

3.12. Учеба руководителей Администрации, руководителей и специалистов органов, структурных подразделений проводится ежемесячно (первый понедельник месяца).

3.13. План учебы руководителей Администрации, руководителей и специалистов органов, структурных подразделений Администрации формируется отделом организационной и кадровой работы и утверждается Главой района.

3.14. Планы учебы специалистов органов, структурных подразделений формируются и утверждаются их руководителями. Планы учебы специалистов представляются в отдел организационной и кадровой работы вместе с предложениями в план
мероприятий на месяц для составления сводного плана.

IV. Подготовка официальных документов Главы района

4.1. Все решения, принимаемые Главой района, подлежат документированию и надлежащему оформлению в соответствии с действующим законодательством.

4.2. Официальными документами Главы района являются постановления, распоряжения, обращения, послания, заявления Главы района, договоры, соглашения, контракты, заключаемые Главой района или уполномоченным им лицом от имени района.

4.3. В виде постановлений администрации района оформляются муниципальные правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Вологодской области.

(п. 4.3 в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

4.4. В виде распоряжений администрации района оформляются правовые акты по вопросам организации работы администрации района.

(п. 4.4 в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

4.5. Проекты постановлений и распоряжений администрации района (далее именуемые - Проекты) могут вноситься первым заместителем Главы района, заместителями Главы администрации района, управляющим делами, руководителями органов и структурных подразделений администрации района, территориальных органов федеральных служб (далее - Исполнители).

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

4.6. Основанием для подготовки Проекта может быть указание Главы района, его первого заместителя, заместителей, управляющего делами, нормативные акты федеральных областных органов государственной власти, инициативное решение Исполнителей.

При подготовке Проектов по отдельным вопросам могут создаваться рабочие группы работников органов, структурных подразделений администрации района и других заинтересованных организаций.

4.7. Проект должен соответствовать следующим требованиям:

- заголовок по Проекту (в левом верхнем углу) должен быть предельно кратким и отражать содержание текста;

- текст Проекта должен содержать, как правило, констатирующую (преамбулу) часть и распорядительную;

- констатирующая часть Проекта должна иметь обязательную ссылку на
фактические обстоятельства или мотивы, послужившие основанием для его издания, - законодательный или иной акт органов государственной власти (наименование документа, наименование органа, выпустившего документ, дата, регистрационный номер, его название);

- распорядительная часть Проекта в постановлениях администрации района начинается словами “Постановляю:“. Текст данной части должен быть лаконичным и исключать возможность его двоякого толкования; в нем должна быть четко и кратко изложена суть вопроса, содержаться конкретные поручения и указания на механизмы реализации и источники финансирования, сроки проведения отдельных мероприятий, полные наименования упоминаемых нормативных актов с указанием их дат и номеров, организаций-исполнителей и ответственных должностных лиц, осуществляющих исполнение отдельных пунктов документа и отвечающих за контроль и исполнение Проекта в целом.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

В Проектах указываются точные официальные наименования органов, структурных подразделений администрации района, организаций или их сокращенные официальные наименования, наименование должностей, сведения о наличии предложений к Проекту, о необходимости опубликования, о признании утратившими силу ранее принятых нормативных актов либо их отдельных пунктов, об их отмене или изменениях.

При подготовке Проектов о внесении изменений в ранее принятые постановления (распоряжения) к ним в обязательном порядке прилагаются копии этих документов.

Приложения к Проекту в обязательном порядке визируются должностным лицом, ответственным за их содержание, постранично, поправки в приложениях визируются дополнительно.

К Проекту должен быть приложен лист согласования (приложения 2 - не приводится, 3 - не приводится, 4 - не приводится) с указанием должности, фамилии, инициалов должностных лиц, с которыми Проект согласован, даты поступления документа на согласование и окончание его согласования, предложений Исполнителя по рассылке и опубликованию документа.

Проект не должен противоречить действующему законодательству.

4.8. Проекты постановлений и
распоряжений администрации района в обязательном порядке согласовываются:

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

- заместителями Главы района, управляющим делами администрации района, курирующими соответствующие вопросы;

- руководителями заинтересованных органов, структурных подразделений администрации района;

- начальником финансового управления администрации района, если в Проектах предусматриваются расходы из бюджета района, а также если они связаны с обеспечением исполнения бюджета района;

- заведующим юридическим отделом администрации района.

Проекты документов:

- по кадровым вопросам;

- об изменении структуры, штатного расписания администрации района;

- а также предполагающие затраты за счет средств сметы Администрации согласовываются первоначально с управляющим делами администрации района.

Проекты на согласование в финансовое управление направляются после согласования их с отраслевыми подразделениями администрации района и территориальными органами федеральных служб.

Глава района рассматривает только согласованные Проекты.

4.9. Должностные лица, с которыми согласовывался Проект, при наличии особого мнения либо дополнительных предложений по Проекту вправе изложить их в письменном виде для приложения к Проекту, при этом в листе согласования рядом с визой делается надпись: “замечания прилагаются“.

4.10. При наличии разногласий по Проекту со стороны должностных лиц, согласующих Проект, руководитель, инициирующий принятие Проекта, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к Проекту прилагаются перечень (таблица) разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями, которые направляются на согласительную комиссию при первом заместителе Главы района. В этом случае рассмотрение Проекта на согласительной комиссии проводится обязательно с участием руководителей, представивших замечания по Проекту, заведующего юридическим отделом администрации района.

В случае возникновения разногласий по проектам постановлений и распоряжений администрации района окончательное решение принимается Главой района при предоставлении документа ему на подпись.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского
муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

4.11. В случае выявления заведующим юридическим отделом в Проекте противоречий действующему законодательству он не визирует Проект и возвращает его Исполнителю с соответствующим заключением на доработку.

4.12. Если в процессе доработки Проекта меняется содержание документа или какой-либо его части, то он подлежит повторному согласованию руководителями заинтересованных подразделений, органов, организаций и служб.

Повторное согласование не требуется, если при доработке в Проект документа внесены редакционно-технические уточнения, не изменившие его содержания.

Проекты, завизированные Главой района, также проходят процедуру согласования, установленную пунктами настоящего Регламента.

4.13. Ответственность за качество подготовки вносимых Проектов, доработку их после обсуждения на заседании коллегии, полноту согласования с заинтересованными структурами несут Исполнители Проектов.

Полноту согласования определяет управляющий делами администрации района.

4.14. Проекты постановлений и распоряжений администрации района, представленные с отступлением от установленных настоящим Регламентом правил, возвращаются управлением делами администрации района на доработку Исполнителю.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

4.15. Срок согласования по Проектам:

постановлений и распоряжений администрации района не должен превышать 2-х рабочих дней в каждом подразделении, органе, организации;

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

при повторном согласовании Проектов срок согласования не должен превышать 2-х рабочих дней.

Допускается согласование Проектов в юридическом отделе, финансовом управлении не более 5-ти рабочих дней.

4.16. Принятые в установленном порядке официальные документы Главы района регистрируются в управлении делами администрации района, тиражируются (копии заверяются печатью управления делами) и в 3-дневный срок рассылаются адресатам по списку рассылки, составленному Исполнителем.

Рассылка муниципальных правовых актов Главы района основным пользователям осуществляется по списку, утвержденному управляющим делами администрации района.

Исполнитель в списке согласования указывает необходимость опубликования документа в печати.

При необходимости Исполнитель присваивает
документу гриф “Для служебного пользования“ или “Не для печати“.

Оригиналы текстов постановлений и распоряжений администрации района формируются в дела, хранятся и сдаются в архив в соответствии с действующими архивными правилами управлением делами администрации района.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

Замена разосланных постановлений и распоряжений администрации района (внесение в них технических поправок, не связанных со смысловой нагрузкой) производится по указанию управляющего делами администрации района.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

4.17. Нормативные правовые акты Главы района, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную тайну, сведения конфиденциального характера, публикуются в районной газете “Северная новь“.

Копии нормативных правовых актов, требующих публикации, передаются редактору районной газеты “Северная новь“.

V. Контроль исполнения муниципальных

правовых актов Главы района

5.1. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений администрации района (далее - постановление (распоряжение) осуществляют Глава района либо по его поручению заместители Главы района, управляющий делами администрации района.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

5.2. Контролю подлежат правовые акты, содержащие контрольные вопросы (конкретные по времени, Исполнителям и форме поручения).

Документы по вопросам внутриорганизационного управления на контроль не ставятся.

5.3. Первый заместитель, заместители Главы администрации района, на которых возлагается контроль, обязаны принять исчерпывающие меры для своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в постановлении (распоряжении).

С этой целью они определяют Исполнителей из числа руководителей структурных подразделений администрации района, устанавливают периодичность отчетности, анализа и личного рассмотрения хода реализации и сроков исполнения контролируемых правовых актов.

5.4. В случае когда в постановлении (распоряжении) в качестве соисполнителей указаны несколько структурных подразделений администрации района или территориальные органы федеральных служб, руководители структурных подразделений администрации района до истечения контрольных сроков осуществляют сбор информации и подготовку обобщенных материалов о выполнении постановления (распоряжения).

5.5. Исполнители, получившие контрольное дело, обязаны:

- в 10-дневный срок разработать план организационных мероприятий по выполнению документа, представить его на утверждение заместителям Главы района или управляющему делами, которые дали поручение по контролю;

- организовать исполнение и непосредственную проверку реализации документа;

- вести контрольное дело, в которое приобщаются документы, свидетельствующие о контрольных действиях (план организации выполнения документа; протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа; промежуточные и итоговые справки об их реализации; статистические данные; материалы контроля; статьи из газет и т.д.; информация из других организаций-исполнителей и др.);

- раз в полгода (не позднее 10 января и 10 июля) составлять справки о ходе выполнения досрочных (свыше одного года) документов для рассмотрения заместителями Главы района;

- своевременно представлять справку о выполнении постановлений (распоряжений) (далее - справка) или ходатайство о продлении срока исполнения контролируемого документа (далее - ходатайство), согласованные с заместителями Главы района.

В справке отражаются:

- организация работы по выполнению постановления (распоряжения) - планы мероприятий, совещания, выезды на место, рассмотрение вопроса у руководителя структурного подразделения и т.д.;

- сведения о продлении срока исполнения постановления (распоряжения), в т.ч. отдельных пунктов (когда, кем и по какой причине продлевался документ);

- сведения о промежуточных контрольных действиях, а именно: представлялась ли в соответствии с Регламентом администрации района информация о ходе выполнения постановления (распоряжения), кем, когда и какие меры по информации были приняты (принята к сведению; если приняты дополнительные меры, то какие);

- сведения о снятии с контроля отдельных пунктов постановления (распоряжения) в ходе выполнения нормативного правового и распорядительного акта (когда и кем сняты);

- краткая информация о выполнении каждого пункта постановления (распоряжения), в том числе и тех, которые были сняты с контроля ранее, и оценка эффективности выполненных мероприятий (что было до принятия нормативно-распорядительного акта и стало после его выполнения);

- общий вывод о выполнении постановления (распоряжения) и предложение ответственного исполнителя о снятии постановления (распоряжения) с контроля.

В ходатайстве указываются:

- какой первоначальный общий срок выполнения был установлен. Если по пунктам постановления (распоряжения) были установлены различные сроки, то указывается каждый срок, должность и Ф.И.О. непосредственного исполнителя (исполнителей), ответственного за реализацию поручений по постановлению (распоряжению);

- меры, принятые для выполнения поручений (охарактеризовать подробно);

- причины, послужившие препятствием для своевременного выполнения нормативного распорядительного акта. Если причиной невыполнения послужила неисполнительность должностного лица (лиц), то указать занимаемую им (ими) должность, Ф.И.О. и какие меры воздействия к ним приняты;

- новый срок выполнения постановления (распоряжения), в том числе по отдельным пунктам (если разные сроки), и обоснование мер, исключающих повторное продление срока.

5.6. Справки о выполнении постановления (распоряжения) передаются управляющему делами администрации района, который после осуществления необходимых проверочных мероприятий высказывает свое мнение о целесообразности снятия с контроля соответствующего постановления (распоряжения). В случае если исполнение документа контролируется Главой района, материалы представляются Главе района.

Постановление (распоряжение) считается снятым с контроля после принятия документа о снятии соответствующих документов с контроля.

5.7. Поручения Главы района, содержащиеся в постановлении (распоряжении) или отдельных его пунктах, подлежат исполнению в указанные в тексте сроки, которые могут быть изменены только путем внесения поправок в нормативный правовой акт в установленном порядке.

5.8. Если срок исполнения в тексте постановления (распоряжения) не указан, то он устанавливается управляющим делами администрации района.

Решение о продлении срока исполнения постановления (распоряжения) принимается Главой района на основании представленного ходатайства, согласованного с ответственным за контроль данного документа.

5.9. Управляющим делами оформляются контрольно-регистрационные формы учета как на постановления (распоряжения) в целом, так и на отдельные пункты, если в них указаны конкретные сроки исполнения и Исполнители.

После снятия с контроля в установленном настоящим разделом Регламента порядке правового акта Главы района вносятся соответствующие сведения в электронную базу данных контролируемых правовых актов Главы района о завершении контрольных действий.

VI. Порядок исполнения поручений

Главы района, его заместителей

6.1. Организация исполнения поручений, содержащихся в протоколах коллегии, совещаний и иных мероприятий, а также поручений Главы района и его заместителей осуществляется должностными лицами, которым адресованы поручения.

6.2. Доведение поручений Главы района, его заместителей до Исполнителей обеспечивается отделом организационной и кадровой работы. Поручения доводятся до Исполнителей путем направления им протоколов или выписок из них, оформленных в установленном порядке.

6.3. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца.

В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение в установленный срок невозможно, руководители структурных подразделений должны представить мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения даты выполнения поручения.

Сроки исполнения срочных (3-дневные) и оперативных (10-дневные) поручений не продлеваются.

6.4. Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет отдел организационной и кадровой работы.

6.5. Поручения снимаются с контроля Главой района, его заместителями на основании документов, свидетельствующих об их исполнении после соответствующего доклада указанными руководителями. Решение о завершении контроля за поручением доводится до сведения Исполнителя.

6.6. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений Главы района возлагается на первого заместителя, заместителей Главы администрации района, управляющего делами администрации района.

VII. Порядок прохождения официальных документов

органов государственной власти Российской Федерации

и Вологодской области, поступивших в администрацию района

7.1. К официальным документам органов государственной власти Российской Федерации и Вологодской области относятся:

- федеральные конституционные законы и федеральные законы;

- указы, распоряжения, поручения и другие официальные документы (заявления, послания и т.д.) Президента Российской Федерации, предписания и поручения Главного контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации и ее подразделений, протоколы и поручения советов, созданных при Президенте Российской Федерации;

- постановления и поручения палат Федерального Собрания, выписки из протоколов их заседаний, распоряжения Председателей палат, поручения Комитетов Государственной Думы и Совета Федерации, запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания;

- материалы, поступившие из Счетной палаты Российской Федерации;

- постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, протоколы совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, протоколы заседания и поручения советов, комиссий, созданных при Правительстве Российской Федерации;

- документы полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

- документы полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе и главного федерального инспектора аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе в Вологодской области;

- документы министерств, государственных комитетов, федеральных служб и других федеральных органов;

- постановления и поручения Центральной избирательной комиссии и избирательной комиссии области;

- законы Вологодской области, постановления и иные документы Законодательного Собрания области;

- постановления, распоряжения Губернатора области и постановления Правительства области.

7.2. Учет и организацию работы по рассмотрению официальных документов осуществляет управление делами администрации района.

7.3. Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции осуществляется в управлении делами. Регистрация и передача документов на рассмотрение Главе района осуществляется в день их поступления.

7.4. При приемке пакетов и первичной обработке документов производится проверка правильности ее адресации, наличия вложений в пакете.

При отсутствии указанных на пакете документов, несоответствии номеров, отсутствии подписи на документе и иных случаях несоответствия (неточности) составляется акт в 2-х экземплярах: один отправляется отправителю, другой остается в управлении делами. Ошибочно направленная корреспонденция возвращается отправителю.

7.5. При регистрации документов в управлении делами проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа с присвоением ему регистрационного номера (порядковый номер в картотеке), заполняется учетная карточка (с красной полосой)“ прилагаемая к документу.

При получении повторного документа по одному и тому же вопросу заполняется новая учетная карточка со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения, а также делается ссылка в учетной карточке ранее поступившего документа.

7.6. Управляющий делами передает регистрационные документы Главе района, в его отсутствие - первому заместителю Главы района. Документы вышестоящих органов рассматриваются безотлагательно.

Рассмотренные документы возвращаются управляющему делами для их дальнейшей обработки (внесение резолюции в учетную карточку картотеки, постановка на контроль и т.д.).

7.7. Управление делами организует ознакомление с текстом документа и резолюцией по нему указанных лиц.

Передача документов, помимо управления делами, не допускается.

7.8. Заместители Главы района, управляющий делами оформляют дополнительные и конкретизирующие резолюцию Главы района поручения по документу на специальных бланках, которые прилагаются к учетной карточке. Эти указания также регистрируются в учетной карточке, при наличии контрольных заданий ставятся на контроль.

7.9. В случае когда поручение Главы района и его заместителей дается нескольким Исполнителям, допускается снятие копий документа с учетной карточкой для направления соисполнителям.

7.10. Документы при наличии материалов, свидетельствующих об исполнении поручений Главы района по ним, списываются “в дело“ управляющим делами, отметка об этом ставится в учетной карточке.

К документам, свидетельствующим о реализации поручения, относятся:

- принятые в его исполнение постановления и распоряжения администрации района;

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

- вторые экземпляры отправленных информации, заключений и статистических данных с оригиналами виз;

- справки, завизированные Исполнителями документа и согласованные с Главой района.

7.11. Списанные “в дело“ документы вышестоящих органов формируются в дела по корреспондентам, видам документов и датам вместе с материалами об их исполнении согласно утвержденной номенклатуре дел и хранятся в управлении делами в течение 5 лет, затем подлежат уничтожению по акту.

7.12. Справки о поступлении, прохождении и рассмотрении вышеназванных документов дают работники управления делами.

VIII. Организация работы с корреспонденцией

8.1. Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией в администрации района осуществляется управлением делами.

8.2. Организация работы с секретной корреспонденцией и грифом “Для служебного пользования“ регламентируется специальными инструкциями.

8.3. Входящая корреспонденция

8.3.1. К входящей корреспонденции, не относящейся к категории официальных документов, относятся: письма, запросы, ходатайства, телеграммы, факсограммы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации, области и иных организаций.

8.3.2. Документы, зарегистрированные управлением делами в день поступления, направляются:

- адресованные Главе района и без конкретного адреса - Главе района;

- адресованные заместителям Главы района - непосредственно адресатам.

8.3.3. Контроль за сроками прохождения входящей корреспонденции осуществляют руководители органов структурных подразделений администрации района, управляющий делами.

8.3.4. Срок исполнения документов исчисляется со дня регистрации и не должен превышать 30 календарных дней (если в резолюции или документе не указан другой срок) либо определяется сроками, предусмотренными законодательством.

Изменение срока производится должностным лицом, установившим этот срок.

8.3.5. Если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, то подготовку итогового документа (ответа) осуществляет лицо, указанное в резолюции первым.

8.3.6. Передача документов, прошедших регистрацию в управлении делами, из одного структурного подразделения в другое производится через управление делами.

8.4. Исходящая корреспонденция

8.4.1. К исходящей корреспонденции относятся: инициативные письма Главы района, письма, запросы, телеграммы, факсограммы и другие документы администрации района, подготовленные в адрес органов государственной власти и иных органов и организаций.

8.4.2. Исходящая корреспонденция принимается к отправке управлением делами в течение рабочего дня.

IX. Порядок предоставления документов

по поощрению граждан и вручения наград

9.1. Работа по организации прохождения документов по награждению осуществляется управлением делами администрации района в соответствии с действующим федеральным законодательством, нормативными правовыми актами области, постановлением Главы района от 22.10.2003 N 343 “Об учреждении поощрений Главы района“.

9.2. Документы (наградные листы) по награждению государственными наградами (ордена, медали, почетные звания), выдача удостоверения к медали “За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг.“ представляются на имя Губернатора области.

Документы по награждению Почетной грамотой Губернатора области, Благодарностью Губернатора области, поощрению Благодарственным письмом Губернатора области представляются на имя Губернатора области с сопроводительным письмом не позднее чем за 30 дней до начала события.

Документы по награждению Почетной грамотой Главы района, Благодарностью Главы района, поощрению Благодарственным письмом Главы района направляются на имя Главы района не позднее чем за 15 дней до начала события.

9.3. Почетные грамоты, Благодарственные письма Главы района вручает Глава района или по его поручению первый заместитель, заместители Главы администрации района, управляющий делами, руководители органов, структурных подразделений администрации района.

X. Порядок заключения договоров (соглашений)

10.1. Договоры, заключаемые от имени Администрации, подписываются Главой района. Глава района вправе уполномочить соответствующего заместителя, управляющего делами либо конкретное должностное лицо на подписание конкретного договора или определенного вида договоров.

Подписание договоров лицами, уполномоченными Главой района, осуществляется на основании распоряжения о возложении обязанностей по подписанию конкретного договора или определенного вида договоров, а также по доверенности Главы района.

10.2. Органы, структурные подразделения Администрации, содержащие в своих положениях нормы о предоставлении им права заключения договоров, заключают договоры от имени соответствующего органа.

10.3. Договоры, предусматривающие финансовые расходы из средств бюджета района, подлежат согласованию с финансовым управлением Администрации с целью определения источника финансирования.

10.4. Договоры, подлежащие подписанию Главой района, в обязательном порядке проходят согласование с соответствующими организациями и должностными лицами в порядке, определенном Регламентом в части оформления проектов постановлений (распоряжений) администрации района.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

10.5. Договоры, заключаемые администрацией района, органами, структурными подразделениями, подлежат регистрации у ответственного за данный вид деятельности в управлении делами, органе, структурном подразделении в отдельном журнале по форме:

- органы, подготовившие договор;

- предмет договора;

- срок действия договора;

- отметка о дате отправления и дате поступления договора, подписанного другой стороной;

- ф.и.о. и должность ответственного за исполнение договора;

- сведения о внесении изменений в договор, его пролонгации, прекращении действия, исполнении.

10.6. Контроль за исключением и надлежащим исполнением договора возлагается на заместителей Главы района, курирующих соответствующие органы, структурные подразделения.

10.7. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от сторон по договору.

10.8. Заключение договоров, не обеспеченных финансированием, не допускается.

10.9. Подлинники договоров и соглашений между районом и Вологодской областью, между органами, структурными подразделениями Администрации подлежат постоянному хранению в управлении делами (номенклатура юриста).

XI. Организация работы с письменными

обращениями граждан и личного приема

11.1. Работа с обращениями граждан в администрации района ведется в соответствии с действующим законодательством.

(в ред. постановления Главы Усть-Кубинского муниципального района от 23.07.2008 N 557, постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

11.2. Централизованный учет, организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан ведется управлением делами администрации района.

11.3. Письма, поступившие с контролем из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, Правительства области, Законодательного Собрания области, управляющим делами передаются Главе района.

11.4. Обращения граждан рассматриваются в срок не более 30 дней, а не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. Сроки исполнения обращений могут быть установлены в тексте резолюций руководителей. Срок рассмотрения исчисляется со дня регистрации письма в управлении делами.

(в ред. постановления Главы Усть-Кубинского муниципального района от 23.07.2008 N 557)

11.5. Если в ответах заявителям сообщаются меры, которые будут приняты по решению их проблем, то такие обращения ставятся в управлении делами на дополнительный контроль. Сроки дополнительного контроля согласовываются с руководителем, курирующим данные вопросы.

11.6. Ответ заявителю отправляется в письменной форме.

11.7. Ответы на обращения граждан подписываются Главой района.

11.8. Проекты ответов на обращения граждан, поступившие с контролем из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, Законодательного Собрания области, Правительства области направляются в отдел писем управления делами Правительства области.

11.9. Управление делами ежемесячно представляет сведения о работе с обращениями граждан Главе района, 2 раза в год в отдел писем управления делами Правительства области.

11.10. Личный прием граждан, в том числе и выездной, осуществляется Главой района в соответствии с графиком, утвержденным Главой района, ведется запись на прием.

XII. Организация работы с кадрами

12.1. Работа по организации муниципальной службы и формированию кадровой политики в администрации района осуществляется заместителем Главы администрации района, отделом организационной работы, управляющим делами администрации района в соответствии с законодательством о труде и муниципальной службе.

12.2. Работа с кадрами в структурных подразделениях администрации района осуществляется управляющим делами.

Работа с кадрами в органах администрации района осуществляется кадровыми службами (специалистами по кадровым вопросам) соответствующих органов.

12.3. Подбор кандидатов на вакантные должности, порядок их назначения осуществляется в соответствии с законодательством о труде и муниципальной службе.

12.4. Назначение и освобождение от должности первого заместителя, заместителей Главы администрации района, работников структурных подразделений оформляются распоряжением администрации района на основании трудового договора.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

Глава района также назначает на должность и освобождает от должности руководителей органов администрации района.

Руководители органов администрации района принимают и увольняют работников соответствующих органов на основе трудового договора с обязательным согласованием с Главой района.

12.5. Учет состава кадров органов структурных подразделений, ведение личных дел муниципальных служащих, ведение и хранение трудовых книжек осуществляется:

- по администрации района, руководителям органов структурных подразделений администрации района, работникам структурных подразделений администрации района, обслуживающему персоналу - управляющим делами;

- по кадрам органов администрации района - руководителями органов администрации района.

12.6. Работники органов, структурных подразделений администрации района несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоблюдение трудовой и исполнительной дисциплины в соответствии с требованиями трудовой и исполнительной дисциплины, в соответствии с требованиями законодательства о труде и муниципальной службе.

12.7. Режим работы и другие требования по организации труда в администрации района, структурных подразделениях и органах администрации района определяются Правилами внутреннего трудового распорядка.

XIII. Изготовление печатей, штампов

13.1. Изготовление гербовой и других печатей, штампов производится на основании поручения управляющего делами.

13.2. Руководители органов и структурных подразделений Администрации несут ответственность за правильное хранение и использование имеющихся печатей и штампов.

XIV. Печатание и размножение документов

14.1. Печатание документов осуществляется специалистом II категории Администрации, а также непосредственно в органах и структурных подразделениях Администрации с использованием компьютерной, машинописной, множительной техники при соблюдении требований Инструкции по делопроизводству.

14.2. Рукописи документов, подлежащие печатанию, принимаются от работников при наличии визы управляющего делами.

14.3. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений, распоряжений администрации района, документы управляющего делами, юриста, документы к мероприятиям с участием Главы района или его заместителей, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Главы района.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

14.4. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических наименований. Принимаются только общепринятые сокращения слов.

14.5. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляются фамилия Исполнителя и номер его служебного телефона.

14.6. Для размножения документов материалы принимаются только при наличии визы управляющего делами.

14.7. Заказ на изготовление копий передается в управление делами. Срок исполнения заявок на изготовление копий с пометкой “срочно“ - 1 час, остальных - в течение дня.

14.8. Изготовление копий документов вышестоящих органов для администраций сельских поселений осуществляется по указанию руководителей Администрации и по согласованию с управляющим делами.

XV. Порядок передачи, хранения, использования дел архива

15.1. Дела постоянного срока хранения, по которым закончено производство, и по личному составу хранятся в управлении делами, органах администрации района в течение 5 лет, затем после подготовки и оформления в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству сдаются в архив согласно графику, утвержденному управляющим делами.

15.2. Дела временного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются по акту установленной формы, утверждаемому руководителем органа, структурного подразделения.

15.3. В случае ликвидации или реорганизации органа, структурного подразделения Администрации ответственный за ведение делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации органа, структурного подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив (по акту или описи) независимо от сроков хранения.

15.4. До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся в архиве Администрации в течение 10 лет. Документы по личному составу хранятся в архиве Администрации 75 лет.

Изъятие документов из архивных дел запрещается.

XVI. Прием делегаций в администрации района

16.1. Финансирование затрат на прием и обслуживание делегаций и отдельных лиц, прибывающих в Администрацию с рабочим или деловым визитом, осуществляется из средств, выделенных в бюджете администрации района, согласно разработанной смете и производится бухгалтерией Администрации по распоряжению администрации района.

(в ред. постановления Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 29.12.2009 N 1242)

XVII. Взаимодействие с органами местного

самоуправления сельских поселений района

17.1. В целях взаимодействия с органами местного самоуправления сельских поселений Главой района или по его поручению первым заместителем Главы района проводятся:

- совещания с главами сельских поселений района - не реже 1 раза в месяц;

- семинар с главами сельских поселений района - не реже 1 раза в месяц.

17.2. План основных мероприятий, проводимых в сельских поселениях района, формируется отделом организационной и кадровой работы ежемесячно на основе предложений администраций сельских поселений, предоставляемых не позднее 25 числа каждого месяца.

План основных мероприятий, проводимых в сельских поселениях, направляется руководителям администрации района, Представительного Собрания, администрациям сельских поселений не позднее 30 числа каждого месяца.