Законы и постановления РФ

Постановление Администрации Усть-Кубинского муниципального района от 18.06.2001 N 158 “Об утверждении Положения об архивном отделе управления делами администрации района“

Утратил силу в связи с изданием постановления Главы Усть-Кубинского муниципального района от 20.08.2002 N 286.

АДМИНИСТРАЦИЯ УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 18 июня 2001 г. N 158

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ

УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

Постановляю:

Утвердить Положение об архивном отделе управления делами администрации Усть-Кубинского муниципального района (прилагается).

Глава районного самоуправления

В.А.МОРОЗКОВ

Приложение

к Постановлению

Администрации Усть-Кубинского

муниципального района

от 18 июня 2001 г. N 158

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ УСТЬ-КУБИНСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

1. Общее положение

1.1. Архивный отдел управления делами администрации Усть-Кубинского муниципального района (орган управления архивным делом в районе) является структурным подразделением администрации района без права юридического лица.

В соответствии с законодательными актами Вологодской области Архив входит в систему управления по делам архивов администрации области,
взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет отдельные полномочия в области архивного дела.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Основы законодательства имеют точное название “Об архивном фонде Российской Федерации и архивах“.

1.2. Архивный отдел управления делами руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства РФ “Об архивном фонде РФ“, Законом Вологодской области “Об архивном фонде Вологодской области и архивах“, постановлениями, решениями, распоряжениями органов районного самоуправления, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов администрации Вологодской области и настоящим Положением.

1.3. Положение об архивном отделе утверждается главой районного самоуправления по согласованию с Управлением по делам архивов администрации Вологодской области.

1.4. Архивный отдел содержится за счет бюджета Усть-Кубинского муниципального района. Штатная численность архивного отдела устанавливается главой районного самоуправления.

1.5. Архивный отдел управления делами имеет печать для заверения архивных справок, копий и выписок из документов, угловой штамп с указанием наименования и адреса.

1.6. Архивный отдел управления делами осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в районе, контролирует и руководит работой по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Вологодской области и по личному составу. В составе архивного отдела имеется архив по личному составу ликвидированных структур, не имеющих правопреемников. Документы архивного фонда Вологодской области и по личному составу хранятся в одном архивохранилище.

1.7. Архив хранит документы Архивного фонда Вологодской области постоянно или временно до передачи их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

Сроки временного хранения документов в архиве, порядок и условия их последующей передачи на постоянное хранение, а также использование определяется соглашением (договором) между
Управлением по делам архивов администрации Вологодской области и администрацией района.

1.8. Указания и рекомендации архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории района для учреждений, предприятий и иных организаций, находящихся в муниципальной собственности.

2. Состав документов

Муниципальный архив хранит:

2.1.1. Документы государственной части Архивного фонда Вологодской области, образовавшиеся в деятельности поселкового, сельских органов районного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной, федеральной и муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района и области.

2.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей поселка и района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.

2.1.3. Архив, при наличии свободных площадей по согласованию с администрацией района, может принимать на добровольной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.

2.2. Архив хранит учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Вологодской области поступают на хранение в архив на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Архивом.

2.4. В архивохранилище хранятся документы по личному составу ликвидированных структур, не имеющих правопреемников и документы архивного фонда Вологодской области.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

2. Основные задачи

Основными задачами муниципального архивного отдела являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Вологодской области и других документов, хранящихся в архиве.

3.2. Комплектование Архива документами Архивного фонда Вологодской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими научное, социальное, экономическое и политическое или культурное значение.

3.3. Информационное обеспечение органов
районного самоуправления по организации использования документов.

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов районного самоуправления, других муниципальных организаций района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.5. Контроль за соблюдением учреждениями - источниками комплектования, другими собственниками документов Архивного фонда Вологодской области законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов области, органов районного самоуправления в области архивного дела на территории района.

4. Функции

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Управление по делам архивов области по установленным формам сведения о хранящихся в архиве фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

4.2. Разрабатывает и по согласованию с Управлением по делам архивов области представляет на утверждение администрации района списки организаций, документы которых подлежат передаче в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве.

4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в нем информации.

4.5. Информирует органы районного самоуправления, иные организации района о составе и содержании документов архива, выполняет их запросы.

4.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио- и телевидении, в периодической печати, в установленном порядке представляет документы архива органам районного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному
составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также по поручению Управления по делам архивов области, за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций, отнесенных в федеральной и государственной собственности Вологодской области, находящихся на территории района; ведет пофондовый и статистический учет документов организаций - источников комплектования.

4.8. Информирует администрацию района, Управление по делам архивов области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Вологодской области в архивах.

4.9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства.

4.10. Рассматривает и согласовывает Положение о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций - источников комплектования.

4.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов администрации области поступившие от организаций описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архив.

4.12. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

4.13. Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в областной государственный архив при наличии соглашения (договора) между Управлением по делам архивов администрации области и администрацией района.

4.14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архива.

4.15. Внедряет
в практику работы архива нормативно-методические документы по архивному делу и производству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

5. Права

Архиву предоставляется право:

5.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию архива.

5.2. Получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.3. Проверять выполнения организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками, документов, требований законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов Вологодской области, органов районного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

5.4. Давать в пределах своей компетенции организациям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией района, ее структурными подразделениями по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.

5.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

5.7. Вносить на рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.

5.8. Ставить вопросы перед органами государственной власти, районного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, к ответственности за нарушение Закона Вологодской области об Архивном фонде Вологодской области.

6. Организация работы

6.1. Архив
возглавляет заведующий, являющийся муниципальным служащим, исполняющий в порядке, определенном Уставом района, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.

6.2. Заведующий архивом назначается и освобождается от должности главой администрации района по согласованию с Управлением по делам архивов области.

6.3. Заведующий архивом:

- организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач;

- отчитывается о работе архива и состоянии архивного дела в районе перед администрацией района, Управлением по делам архивов области.

6.4. Деятельность архива организуется в соответствии с действующими правилами и инструкциями на основе годового плана работы, согласованного с Управлением по делам архивов области и утвержденного администрацией района.

6.5. Архив осуществляет свою работу во взаимодействии с администрацией района, иными организациями, региональным отделением Российского общества историко-архивистов, другими общественными организациями.

При архиве для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав которого утверждается администрацией района по представлению заведующего архивом.

6.6. Обеспечение архива помещениями, отвечающими требованиям постоянного (длительного) хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других необходимых для работы условий, осуществляется администрацией района за счет районного бюджета.

6.7. Архив по решению администрации района может выполнять в установленном порядке договорные работы и платные услуги по делам, номенклатура которых согласовывается с Управлением по делам архивов администрации области. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных основаниях внебюджетные средства направляются на выполнение основных задач и функций архива.

6.8. При смене заведующего архивом района прием - передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители районной администрации
и Управления по делам архивов администрации области. Акт приема-передачи утверждается администрацией района и представляется в Управление по делам архивов администрации области.

6.9. Ликвидация и реорганизация архива осуществляется администрацией района по согласованию с Управлением по делам архивов администрации области.

Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизованного архива, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов системы Управления по делам архивов администрации Вологодской области.

Согласовано:

Управление по делам архивов

администрации Вологодской области

_________________________________