Законы и постановления РФ

Распоряжение администрации города Кирова от 28.11.1997 N 3008 “О мерах по совершенствованию контроля и укреплению исполнительской дисциплины“ (вместе с “Инструкцией по организации контроля за исполнением документов в администрации г. Кирова“)

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИРОВА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 28 ноября 1997 г. N 3008

О МЕРАХ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КОНТРОЛЯ

И УКРЕПЛЕНИЮ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

В целях совершенствования контроля и повышения ответственности работников за безусловное и своевременное исполнение документов:

1. Ввести в администрации города Кирова систему упреждающего контроля.

2. Обязать руководителей структурных подразделений заблаговременно представлять в отдел документации и контроля информацию о принятых мерах по исполнению документов в установленные сроки.

3. Решение о снятии с контроля или по продлении срока исполнения распоряжения Главы администрации города принимает Глава администрации города или его первый заместитель по предложению руководителей структурных подразделений, ответственных за контроль.

4. Заместители Главы администрации города, руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за своевременное и
полное исполнение документов.

5. Отделу документации и контроля в необходимых случаях вносить предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении нормативных и распределительных документов.

6. Утвердить прилагаемую инструкцию по организации контроля за исполнением документов в администрации города Кирова.

7. Довести данное распоряжение до сведения всех руководителей структурных подразделений.

8. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на зав. отделом документации и контроля - Анфертьеву В.В.

Глава администрации

города Кирова

В.А.КИСЕЛЕВ

Утверждена

распоряжением

администрации г. Кирова

от 28 ноября 1997 г. N 3008

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. КИРОВА

1. Контроль за исполнением документов - важнейшая часть организаторской деятельности администрации города, ее управлений, комитетов и отделов.

2. Главной целью системы контроля за исполнением документов в администрации города является обеспечение эффективности управления на основе соблюдения сроков и качества исполнения решений и принятия своевременных мер по их выполнению.

3. Основными функциями системы контроля за исполнением документов являются:

- регистрация, учет и постановка на контроль;

- своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполнения работ;

- регулярное информирование руководства администрации о состоянии исполнения документов;

- информирование исполнителей о приближении сроков окончания выполнения порученных заданий;

- сбор и анализ информационных материалов, подготовка исполненных документов для снятия с контроля.

4. Контролю подлежат следующие документы:

- распоряжения Главы администрации города;

- распорядительные документы областной администрации, областной Думы и городской Думы;

- письма организаций и предприятий, поступающие в адрес администрации города.

5. Контроль за исполнением документов возлагается на отдел документации и контроля администрации города, на соответствующие структурные подразделения и работников, которым поручено исполнение документа.

6. Постановка на учет и контроль выполняется с помощью информационной системы “Делопроизводство“, функционирующей на персональной ЭВМ IBM-PC-AT-486, установленной в отделе
документации и контроля.

7. Исполнение документа предусматривает: организационную работу на местах, разработку мероприятий по выполнению и контролю за исполнением, сбор и обработку необходимой информации, подготовку итогового документа (справки, отчеты, проекты распоряжений).

8. На контроль берутся все документы, содержащие указания в адрес городской администрации за исключением документов оперативного характера, содержащих разовое поручение. Такие документы контролируются непосредственно исполнителями, или теми, кому это поручено с представлением информации об их исполнении.

На контроль может быть поставлен как в целом документ, так и отдельные его пункты, требующие исполнения в указанные сроки.

9. Документы областной администрации, по которым требуется исполнение, с визами Главы администрации, после регистрации в отделе документации и контроля поступают исполнителю.

10. Руководители структурных подразделений администрации города назначают ответственных из числа должностных лиц, осуществляющих контроль за выполнением документов.

11. Руководитель структурного подразделения, должностное лицо, на которых возложена ответственность за выполнение, обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, организует работу по своевременному и полному выполнению документов и представлению в указанные сроки информации в отдел документации и контроля администрации города.

12. Ответственность за выполнение в установленные сроки документов несут все исполнители, перечисленные в этих документах.

Если документ адресован одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку и представление информации об исполнении несет должностное лицо, указанное первым в списке.

13. При поступлении документа руководителям структурного подразделения администрации города, лицо, ответственное за контроль, регистрирует документ и оформляет контрольное дело.

Контрольное дело должно содержать:

- контрольный документ;

- контрольную карточку;

- документы, отражающие ход контроля (мероприятия по реализации документа, справки и т.д.);

- итоговую справку о выполнении документа, подписанную руководителем, на которого возложен контроль.

14. Распоряжения городской администрации снимаются с
контроля Главой администрации города или его заместителями, курирующими те или иные структурные подразделения по представлению информации (справки) руководителей структурных подразделений, на которых возлагается контроль, направляемая в отдел документации и контроля.

15. Информация о выполнении постановления, распоряжения областной администрации или его ответ на письма, направленные в адрес руководства города, подписывает Глава администрации или его заместители и регистрируются в отделе документации и контроля.

16. В работе руководствоваться положением, что снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.

17. Срок исполнения распоряжений, постановлений областной администрации, если он не определен, устанавливается в один месяц и исчисляется с даты поступления документа в администрацию города.

18. Письма в адрес городской администрации рассматриваются в течение одного месяца со дня их регистрации в отделе документации и контроля.

19. Распоряжения Главы администрации города исполняются в сроки, определенные в распоряжении.

20. Контроль за сроками исполнения проводится заблаговременно. Срок исполнения распоряжения может быть продлен Главой администрации города только на основании мотивированной просьбы исполнителя, представленной в отдел документации и контроля.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поступивших документов (постановлений, распоряжений областной администрации, письма организаций, учреждений) исполнители не позднее, чем за 5 дней до истечения установленного срока, представляют на имя Главы администрации города в отдел документации и контроля мотивированную просьбу о продлении срока выполнения и предложения о новом сроке.

Информация о продлении срока исполнения документа направляется областной администрации или заявителю.

Решения о продлении сроков контроля или о снятии документа с контроля регистрируются в информационной системе “Делопроизводство“, при ее отсутствии - в соответствующей контрольной карточке.

21. Исполнители дают информацию о ходе исполнения документов в отдел документации и контроля в контрольные
сроки.

Если информация не поступает в отдел документации и контроля, специалист по контролю посылает запрос - напоминание (контрольную сводку) - однократно, ответ на которую (справка о снятии с контроля или просьба о продлении срока исполнения) должен быть представлен в течение 2 дней со дня получения запроса. Если и в этом случае информация отсутствует, специалист по контролю информирует Главу администрации города о неисполнении документа.

Информация по исполнению документов долгосрочного, перспективного характера предоставляется один раз в месяц.

22. По исполнению и снятию с контроля документа в контрольной карточке отмечается дата и результат выполнения.

23. Отдел документации и контроля систематически анализирует ход выполнения распорядительных документов и писем, информируя об этом Главу администрации города:

- ежемесячно о ходе выполнения распорядительных документов;

- еженедельно о ходе рассмотрения писем, поступивших в адрес городской администрации от организаций, учреждений, предприятий.

По документам перспективного характера справка о ходе их выполнения составляется ежегодно в I квартале.

По итогам года отдел документации и контроля проводит полный анализ фактического выполнения всех стоящих на контроле документов и состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации города.

Представляет Главе администрации города итоговую справку о выполнении документов и справку о неисполненных документах.