Законы и постановления РФ

Распоряжение Главы города Костромы от 04.06.2009 N 115-рг “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Костромы“

Вступает в силу с 30 июня 2009 года (пункт 3 данного документа).

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ГЛАВА ГОРОДА КОСТРОМЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 4 июня 2009 г. N 115-рг

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОСТРОМЫ

В целях регулирования документирования информации и организации работы с документами в Администрации города Костромы, в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации“, руководствуясь статьей 35, частью 1 статьи 47 Устава муниципального образования городского округа город Кострома, обязываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Костромы.

2. Установить, что нумерация постановлений и распоряжений Администрации, издаваемых после вступления в силу настоящего распоряжения,
продолжает нумерацию соответственно постановлений распоряжений Главы города Костромы, изданных в период с 1 января 2009 года по 29 июня 2009 года.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с 30 июня 2009 года.

Глава города Костромы

А.А.КУДРЯВЦЕВ

Утверждена

распоряжением

Главы города Костромы

от 4 июня 2009 года N 115-рг

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Администрации города Костромы

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования и сфера

действия настоящей Инструкции

1.1.1. Настоящая Инструкция определяет правила документирования информации, а также организацию работы с документами в Администрации города Костромы (далее - Администрация).

1.1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на документирование и организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников всех отраслевых (функциональных) органов Администрации.

1.2. Обязанности по исполнению настоящей Инструкции

1.2.1. Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка документирования и документооборота в возглавляемом органе Администрации.

1.2.2. Ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) органах Администрации, обеспечение учета, сохранности, исполнения документов в установленные сроки, информирования руководителя органа о состоянии их исполнения, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на хранение в муниципальный архив осуществляется ответственными за делопроизводство специалистами в соответствии с их должностными инструкциями.

1.2.3. Методическое руководство организацией делопроизводства, контроль соблюдения требований настоящей Инструкции, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на Отдел по организационной работе и документообороту Администрации города Костромы (далее - Отдел по оргработе и документообороту).

1.2.4. Работники Администрации несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований настоящей Инструкции, обеспечивают сохранность находящихся
у них служебных документов.

1.2.5. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан передать документы, срок исполнения которых истекает в его отсутствие, руководителю либо, по его указанию, другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

1.2.6. При увольнении или переходе на работу в другой отраслевой (функциональный) орган Администрации сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы специалисту, ответственному за делопроизводство.

1.2.7. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения.

2. Общие требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Основные реквизиты документов

2.1.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

а) герб города Костромы;

б) наименование органа местного самоуправления, наименование отраслевого (функционального) органа Администрации;

в) справочные данные об Администрации, отраслевом (функциональном) органе Администрации;

г) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Администрации, отраслевого (функционального) органа Администрации, наделенного правами юридического лица;

д) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

к) адресат;

л) гриф утверждения документа;

м) резолюция;

н) заголовок к тексту;

о) отметка о контроле;

п) текст документа;

р) отметка о наличии приложений;

с) подпись;

т) гриф согласования документа;

у) визы согласования;

ф) оттиск печати;

х) отметка о заверении копии;

ц) отметка об исполнителе;

ч) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ш) отметка о поступлении документа в Администрацию, отраслевой (функциональный) орган Администрации.

2.1.2. Состав реквизитов зависит от вида и назначения документа.

2.2. Герб города Костромы

2.2.1. Герб города Костромы помещают на бланках документов в соответствии с Положением о гербе города Костромы, утвержденным решением Думы города Костромы от 22 августа 2002 года N 153.

2.2.2. Воспроизведение герба города Костромы на бланках документов осуществляется в одноцветном варианте. Размер изображения герба города Костромы составляет 16 x
19 миллиметров.

2.2.3. На почетных грамотах, дипломах, благодарственных письмах, свидетельствах и иных подобных документах допускается воспроизведение герба города Костромы в полноцветном варианте, размер изображения определяется в соответствии с муниципальными правовыми актами.

2.3. Наименование органа местного самоуправления,

наименование отраслевого (функционального)

органа Администрации

2.3.1. Наименование органа местного самоуправления приводится в соответствии с Уставом муниципального образования городского округа город Кострома (далее - Устав города Костромы).

2.3.2. В соответствии с Уставом города Костромы органы местного самоуправления города Костромы имеют полное и сокращенное наименования. Полное наименование используется на печатях с изображением государственного герба Российской Федерации, а также в иных случаях, когда в соответствии с законодательством требуется указание на полное наименование юридического лица. В муниципальных правовых актах, на бланках, в официальной переписке и иных случаях используется преимущественно сокращенное наименование.

2.3.3. Наименования отраслевых (функциональных) органов Администрации приводятся в соответствии со структурой Администрации города Костромы, утвержденной решением Думы города Костромы, и положением о соответствующем органе.

2.4. Справочные данные об Администрации,

отраслевом (функциональном) органе Администрации

2.4.1. Справочные данные об Администрации, отраслевом (функциональном) органе Администрации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес сайта Администрации города Костромы в сети Интернет, адрес электронной почты.

2.4.2. Реквизиты почтового адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, название города, название области, почтовый индекс.

Например:

Советская ул., д. 1, г. Кострома, Костромская обл., 156000.

2.4.3. Номер телефона (факса) состоит из групп цифр, разделенных дефисами, и включает в себя сокращение “тел.“, “факс“, а также указание в скобках междугородного кода города Костромы.

Например:

Тел. (4942) 31-22-21.

2.4.4. Перед адресом электронной почты указывается сокращение “E-mail“, адрес сайта Администрации города Костромы в сети Интернет начинается с указания на протокол “http://“.

2.5. Основной государственный
регистрационный номер.

Идентификационный номер налогоплательщика/

код причины постановки на учет

2.5.1. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Администрации, отраслевого (функционального) органа Администрации, наделенного правами юридического лица, проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.5.2. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.6. Наименование вида документа

2.6.1. Наименование вида документа определяется в соответствии с законодательством, Уставом города Костромы, Регламентом Администрации города Костромы, иными муниципальными правовыми актами.

2.6.2. Наименование вида документа, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, печатается полужирным шрифтом кеглем 13 или 14 пунктов (1 пункт равен 0,35 миллиметра) прописными буквами. Допускается писать наименование вида документа вразрядку.

2.6.3. На письмах вид документа не указывается.

2.7. Дата документа

2.7.1. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.

2.7.2. Дату документа оформляют словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год. Слово “года“ печатается полностью.

Например, 05 июня 2009 года.

Не допускается при переносе слов разрывать число месяца и наименование месяца, порядковый номер года и слово “года“. Допускается упускать ведущий ноль в указании дня месяца.

2.7.3. В документах, кроме муниципальных правовых актов и договоров, допускается оформление даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Слово “года“ или сокращение “г. “ не пишется.

Например, дату 5 июня 2009 года следует оформлять 05.06.2009.

2.8. Регистрационный номер документа

2.8.1. Регистрационный номер муниципального правового акта состоит из его порядкового номера в течение календарного года, который дополняется через дефис:

а) для постановлений Администрации по кадровым вопросам - индексом “пк“;

б) для распоряжений
Администрации - индексом “рг“;

в) для кадровых распоряжений Администрации - индексом “кг“;

г) для распоряжений первого заместителя главы Администрации - индексом “рз“;

д) для кадровых распоряжений заместителя главы - руководителя аппарата Администрации - индексом “кз“;

е) для распоряжений руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации - индексом “р“;

ж) для приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации по кадровым вопросам - индексом “к“.

2.8.2. Регистрационные номера для договоров и соглашений являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке. К регистрационному номеру добавляется через дефис индекс “д“.

2.8.3. Регистрационный номер прочих документов состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и указанием на год создания документа.

2.8.4. Регистрационный номер документа, подписанного Главой города Костромы или заместителями главы Администрации, состоит из индекса дела по номенклатуре дел, порядкового регистрационного номера и двух последних цифр номера года, указываемых через косую черту.

2.8.5. Отправляемому из отраслевого (функционального) органа Администрации документу присваивается исходящий номер, в котором индекс по номенклатуре дел может отсутствовать.

2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

2.9.1. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.9.2. Ссылка на индекс и дату документа указывается в специально отведенном для этого месте бланка письма.

2.10. Адресат

2.10.1. В качестве адресата могут быть государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

2.10.2. Адресат печатается в правом верхнем углу документа; при продольном бланке - на одном уровне с датой и регистрационным номером документа; при угловом бланке - на одном уровне с наименованием Администрации, отраслевого (функционального) органа Администрации.

2.10.3. Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации,
структурного подразделения указывается полностью, без сокращений, в именительном падеже.

Например:

Министерство имущественных отношений

Российской Федерации

Управление делами

2.10.4. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Между инициалами, а также между инициалами и фамилией ставятся пробелы. Имя и отчество, написанные полностью, указываются после фамилии. Должность и имя лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже.

Например:

Генеральному директору

Открытого акционерного общества

“Северные регионы“

В.А.Петрову

или

Дума города Костромы

Председателю постоянной депутатской комиссии

по экономике и финансам

Соколовой Наталии Александровне

2.10.5. При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Главам администраций

городских округов Костромской области

2.10.6. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

Например:

Генеральному директору

Открытого акционерного общества “Агро“

И.А.Васильеву

2.10.7. Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Имя адресата отделяется от наименования должности интервалом 6-12 пунктов.

2.10.8. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “копия“ перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа, на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат.

2.10.9. Почтовый адрес может не
проставляться на документах, направляемых в органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления, отраслевые (функциональные) органы Администрации, органы местного самоуправления муниципальных образований Костромской области и постоянным корреспондентам.

2.10.10. При направлении документов разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в следующем порядке:

а) название улицы, номер дома, номер квартиры;

б) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

в) название района;

г) название республики, края, области, автономного округа (области);

д) название страны (для международной корреспонденции);

е) почтовый индекс.

2.10.11. Адрес указывается ниже наименования адресата. Сокращения географических наименований (город, поселок, область и прочее) и наименований геонимов (улиц, проспектов, площадей, проездов, бульваров, шоссе и тому подобных) не применяются.

Например:

Государственное учреждение

Всероссийский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная улица, дом 82, Москва, 117393

2.10.12. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, имя и отчество в дательном падеже либо фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Между инициалами, а также между инициалами и фамилией ставятся пробелы. Имя адресата отделяется от почтового адреса интервалом 6-12 пунктов.

Например:

Образцову А.П.

Садовая улица, дом 5, квартира 46,

город Кострома, 156001

2.11. Гриф утверждения документа

2.11.1. Гриф утверждения ставится на документах, утверждаемых муниципальными правовыми актами, решениями или протоколами заседаний коллегиальных органов, а также в случаях, если документ требует утверждения должностным лицом, не издающим муниципальных правовых актов, или если принятие по данным вопросам муниципальных правовых актов не предусмотрено.

2.11.2. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

2.11.3. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы Администрации

города Костромы

личная подпись С.Б.Малова

25.04.2009

2.11.4. Допускается в реквизите “Гриф утверждения документа“ центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы Администрации

города Костромы

личная подпись С.Б.Малова

25 апреля 2009 года

2.11.5. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

2.11.6. При утверждении документа муниципальным правовым актом, решением коллегиального органа или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Дата акта указывается словесно-цифровым способом, слово “года“ пишется полностью.

Например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Главы

города Костромы

от 20 июня 2000 года N 187

или

УТВЕРЖДЕНО

решением комиссии по земельным вопросам

города Костромы

от 05 апреля 2003 года N 14

2.11.7. При утверждении документа руководителями двух отраслевых (функциональных) органов Администрации или двух организаций грифы утверждения располагаются на одном уровне.

2.12. Резолюция

2.12.1. Резолюция, написанная соответствующим должностным лицом, включает в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (“Ответственный - “). Если ответственный исполнитель не указан, им является лицо, названное в резолюции первым.

2.12.2. При оформлении резолюции на должностном или именном бланке указывается дата и номер регистрации входящего документа, в отношении которого дается поручение об исполнении.

2.13. Заголовок к тексту

2.13.1. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным.

2.13.2. Заголовок, за исключением заголовка письма, размещается по центру текстового поля под основными реквизитами бланка.

2.13.3. Заголовок к тексту документа, содержащему менее восьми строк или к документу, оформленному на бланке формата А5, допускается не указывать.

2.13.4. Заголовок печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом тем же кеглем, которым набран текст. Если заголовок состоит из наименования вида правового акта (правила, инструкция, положение), то наименование вида правового акта печатается на отдельной строке прописными буквами. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов внутри заголовка не допускаются.

Например:

ПОЛОЖЕНИЕ

об Отделе кадров Администрации города Костромы

2.13.5. Заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос “о чем?“, например: “Об утверждении...“, “О предоставлении...“.

2.13.6. Заголовок письма печатается в левой верхней части документа под основными реквизитами бланка. Строка заголовка к письму не должна превышать 80 миллиметров. Объем заголовка не должен превышать 4 строк или 120 печатных знаков.

2.14. Отметка о контроле

2.14.1. Отметка о контроле за исполнением документа ставится в верхнем правом углу первого листа документа.

2.14.2. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом “Контроль“.

2.15. Текст документа

2.15.1. Текст документа печатается на расстоянии трех межстрочных интервалов от заголовка (18 пунктов). Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив 15 миллиметров от границы левого поля. Текст документа печатается через 1 межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman кеглем N 13, табличные материалы - кеглем N 12. Допускается использовать кегель N 14.

2.15.2. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

2.15.3. Текст документа составляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации. Не допускается использование слов и выражений, не соответствующих нормам современного русского литературного языка, за исключением иностранных слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в русском языке.

2.15.4. Тексты документов оформляются в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Таблицы оформляются в соответствии с подразделом 2.16 настоящей Инструкции.

2.15.5. Если текст содержит несколько решений, выводов и иных смысловых фрагментов, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

2.15.6. Структурные единицы текста, если иное не предусмотрено настоящей инструкцией, нумеруются следующим образом:

а) раздел имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, после которого ставится точка, имеет наименование. Наименование раздела печатается по центру страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера раздела.

Например:

1. Общие сведения

Точка после наименования раздела не ставится;

б) подраздел имеет порядковый номер и наименование. Номер подраздела обозначается двумя группами арабских цифр, разделенными точками, и включает в себя номер соответствующего раздела, а также порядковый номер подраздела внутри раздела. Наименование подраздела печатается по центру страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера раздела.

Например:

1.1. Сведения о населении

Точка после наименования подраздела не ставится;

в) пункт обозначается тремя группами арабских цифр, разделенными точками. Номер пункта включает в себя номер соответствующего подраздела и порядковый номер пункта внутри раздела. Пункты печатаются с абзацного отступа. Если разделы не подразделяются на подразделы, то пункты обозначаются двумя группами арабских цифр, разделенными точками.

Например:

1.1.1. Население города Костромы составляет...;

г) подпункты предусматриваются только при перечислении, обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

2.15.7. Пункты могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац представляет собой законченное предложение или несколько предложений. Деление пункта одновременно на подпункты и ненумерованные абзацы не допускается.

2.15.8. В документах используют следующие формы изложения:

а) в документах от имени должностного лица - от первого лица единственного числа (“предлагаю“, “прошу“);

б) в документах коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа (“постановляет“, “решил“);

в) текст протокола - от третьего лица множественного числа (“слушали“, “решили“);

г) в письмах от имени Администрации, отраслевого (функционального) органа Администрации - от первого лица множественного числа (“просим направить“, “направляем на рассмотрение“) или от третьего лица единственного числа (“Администрация не возражает“, “управление считает возможным“).

2.16. Оформление табличных материалов

2.16.1. Текст таблицы печатается кеглем N 12.

2.16.2. Таблицы состоят из вертикальных столбцов и горизонтальных строк.

2.16.3. Столбцы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже или словосочетанием. Подзаголовки столбцов грамматически должны быть согласованы с заголовками.

2.16.4. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование столбцов) повторяется на каждой странице. Если столбцы таблицы пронумерованы, на каждой странице повторяются лишь номера столбцов.

2.16.5. Строки таблицы могут группироваться в разделы и подразделы, нумеруемые в соответствии с подпунктами “а“ и “б“ пункта 2.15.6 настоящей Инструкции. Наименования разделов и подразделов печатаются через все столбцы таблицы полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

2.16.6. Строки таблицы должны иметь сквозную нумерацию, независимо от количества разделов и иных внутренних подразделений таблицы.

2.17. Отметка о наличии приложений

2.17.1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (18 пунктов) и печатается с абзацного отступа следующим образом:

Приложение: на ... листах, в ... экземплярах.

2.17.2. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 листах в 3 экземплярах.

2. Смета расходов ... на 3 листах в 3 экземплярах.

2.17.3. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо администрации Костромской области от 05 мая 2009 года N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 листах.

2.17.4. Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 листах в 5 экземплярах только в первый адрес.

2.18. Подпись

2.18.1. Реквизит подпись отделяется от предыдущего реквизита 6-8 межстрочными интервалами (36-48 пунктов) и печатается от левого края текстового поля.

2.18.2. В состав реквизита “Подпись“ входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например, без бланка:

Начальник Административно-правового

управления Администрации города Костромы личная подпись А.А.Борисов

или на бланке:

Начальник Управления личная подпись А.А.Борисов

2.18.3. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

2.18.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Заместитель главы Администрации подпись В.Е.Тимофеев

Начальник Управления делами подпись Г.В.Яковенко

2.18.5. Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель главы Администрации Заместитель главы Администрации

подпись А.И.Иванов подпись М.В.Егоров

2.18.6. Экземпляры документов (постановлений, распоряжений, писем), остающихся в делах Администрации, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

2.18.7. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии подпись К.М.Артемьева

Члены комиссии подпись Н.В.Куликов

подпись С.П.Петров

подпись В.А.Филатов

2.18.8. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (Заместитель начальника Управления, Исполняющий обязанности) и его фамилия. Не допускается ставить предлог “За“ или косую черту перед наименованием должности.

2.18.9. На документах, подписываемых исполняющим обязанности Главы города Костромы, реквизит “подпись“ оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Главы города Костромы В.В.Белоглазов

2.19. Гриф согласования документа

2.19.1. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа слева, ниже подписи на 36-46 пунктов, и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), в именительном падеже, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

капитального строительства

Администрации города Костромы

подпись И.К.Петров

12.04.2008

Если документ согласовывается другим документом, то указывается слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, подтверждающего согласование, его дата и регистрационный номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Комиссии по земельным вопросам

города Костромы

от 30 марта 2009 года N 12

2.19.2. Если грифов согласований несколько, то они располагаются на отдельном листе согласования.

2.20. Визы согласования

2.20.1. В случаях, установленных Регламентом Администрации города Костромы и иными муниципальными правовыми актами, согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник экспертно-правового отдела

Административно-правового управления

Администрации города Костромы

подпись С.Н.Петрова

12.02.2009

2.20.2. Для документа, подлинник которого остается в Администрации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из Администрации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны экземпляра отправляемого документа, остающегося в Администрации (отпуска).

2.20.3. Визирование проектов муниципальных правовых актов и договоров осуществляется на отдельном листе согласования, оформляемом в соответствии с приложением 1 к настоящей Инструкции. Для документов, состоящих из одного листа, допускается печатать лист согласования на оборотной стороне документа.

2.21. Оттиск печати

2.21.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи д“лжностного лица на финансовых документах, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

2.21.2. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.

2.21.3. В делопроизводстве Администрации применяются печати:

а) с изображением герба города Костромы;

б) без изображения герба города Костромы, но с указанием наименования Администрации, отраслевого (функционального) органа Администрации.

2.21.4. В печати с изображением герба города Костромы указывается полное наименование Администрации, может указываться ее основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика и иные справочные данные об Администрации.

2.22. Отметка о заверении копии

2.22.1. При необходимости удостоверения соответствия копии документа подлиннику на копии проставляется отметка о заверении копии.

2.22.2. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись“ проставляется заверительная надпись: “Верно“; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

2.22.3. Заверение архивных копий производится в соответствии с правилами работы государственных и муниципальных архивов, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

2.23. Отметка об исполнителе

2.23.1. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

2.23.2. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа либо фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, а также номер его телефона.

Например:

А.В. Жуков

31-55-44

или:

Жуков Андрей Владимирович

31-55-44.

2.24. Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

2.24.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или краткие сведения об исполнении; слова “В дело“; номер дела, в котором будет храниться документ.

2.24.2. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа, руководителем отраслевого (функционального) органа, в котором исполнен документ, либо сотрудником Отдела по оргработе и документообороту.

2.24.3. Если к документу не приложена копия ответного письма, из которого видно, как решен вопрос, исполнитель либо сотрудник Отдела по оргработе и документообороту делает запись о том, когда и как исполнен документ.

2.24.4. Документы, не имеющие отметки об исполнении, в дело не подшиваются.

2.25. Отметка о поступлении документа в Администрацию,

отраслевой (функциональный) орган Администрации

2.25.1. Отметка о поступлении документа в Администрацию, отраслевой (функциональный) орган Администрации содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости, часы и минуты).

2.25.2. Отметка располагается в нижней части первого листа документа.

2.26. Нумерация страниц

2.26.1. В документах, оформляемых на трех и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Лист согласования не нумеруется.

2.26.2. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля арабскими цифрами без слова “страница“ и знаков препинания. В письмах допускается проставлять номера страниц в правом нижнем углу листа.

2.26.3. Если документ содержит утверждаемые акты и (или) приложения, то все страницы, включая утверждаемые акты (приложения), нумеруются последовательно валовой нумерацией, начиная с первого листа утверждающего (основного) документа. Не допускается раздельно нумеровать страницы утверждаемых актов (приложений).

2.27. Бланки документов

2.27.1. Документы оформляются на бланках установленной формы. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата А4.

2.27.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

а) 20 мм - левое;

б) 10 мм - правое;

в) 20 мм - верхнее;

г) 20 мм - нижнее.

2.27.3. В Администрации используются следующие виды бланков:

а) бланк постановления Администрации (приложение 2);

б) бланк распоряжения Администрации (приложение 3);

в) бланк кадрового распоряжения Администрации (приложение 4);

г) бланк распоряжения первого заместителя главы Администрации (приложение 5);

д) бланк кадрового распоряжения заместителя главы Администрации - руководителя аппарата Администрации (приложение 6);

е) продольный должностной бланк Главы города Костромы (приложение 7);

ж) общий продольный бланк Администрации (приложение 8);

з) угловой бланк письма Администрации (приложение 9).

2.27.4. В отраслевых (функциональных) органах Администрации города Костромы используются следующие бланки:

а) общий продольный бланк отраслевого (функционального) органа Администрации;

б) угловой бланк отраслевого (функционального) органа Администрации;

в) бланки распоряжения руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации;

г) бланки приказа руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации.

2.27.5. Для исполнения отраслевыми (функциональными) органами Администрации установленных полномочий могут использоваться иные бланки, утвержденные приказом руководителя соответствующего органа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

2.27.6. Расположение реквизитов на бланках отраслевых (функциональных) органах Администрации должно соответствовать ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ и требованиям настоящей Инструкции.

2.27.7. Продольный бланк отраслевого (функционального) органа Администрации состоит из следующих элементов, которые выравниваются относительно центра текстового поля:

а) изображения герба города Костромы в черно-белом исполнении;

б) сокращенного наименования Администрации - “АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ“, набранного в одну строку прописными буквами шрифтом Book Antiqua кеглем N 14, отделенного от изображения герба города Костромы интервалом 6 пунктов;

в) наименования отраслевого (функционального) органа Администрации, набранного по возможности в одну строку прописными буквами полужирным шрифтом Book Antiqua кеглем N 14, отделенного от предыдущей строки интервалом 12 пунктов;

2.27.8. Угловой бланк органа состоит из помещенных в правом верхнем углу и центрированных относительно самой длинной строки следующих реквизитов:

а) изображения герба города Костромы в черно-белом исполнении;

б) сокращенного наименования Администрации - “АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ“, набранного в две строки прописными буквами шрифтом Book Antiqua кеглем N 12, отделенного от изображения герба города Костромы интервалом 6 пунктов;

в) наименования отраслевого (функционального) органа Администрации, набранного в две-три строки с прописной буквы полужирным шрифтом Book Antiqua кеглем N 12;

г) почтового адреса, номеров телефонов и факса органа, адреса электронной почты, набранных в три строки шрифтом Times New Roman кеглем N 9, отделенных от предыдущего элемента интервалом 6 пунктов.

2.27.9. Бланк приказа и бланк распоряжения содержат реквизиты, перечисленные в пункте 2.27.7, а также наименование вида документа (“приказ“ или “распоряжение“), набранное в одну строку прописными буквами шрифтом Book Antiqua кеглем N 16 с разрядкой 3 пункта, отделенного от предыдущего реквизита интервалом 18 пунктов.

2.27.10. Поручения Главы города Костромы, заместителей главы Администрации, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации оформляются на соответствующих должностных или именных бланках формата А6.

2.27.11. Документы, создаваемые Администрацией совместно с другими организациями или создаваемые совместно двумя и более отраслевыми (функциональными) органами Администрации, оформляются без бланка.

2.28. Унификация текстов документов

2.28.1. В Администрации осуществляется унификация текстов служебных документов путем проведения работ по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе унифицированных форм служебных документов и (или) универсальных (типовых или примерных) вариантов их текстов.

2.28.2. Работы по унификации текста служебного документа включают в себя:

а) унификацию структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа;

б) унификацию стилистических средств выражения текста служебного документа;

в) разработку унифицированной формы и (или) унифицированного текста (связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания).

2.28.3. В Администрации используются унифицированные формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области, муниципальными правовыми актами города Костромы.

2.28.4. Унифицированные формы служебных документов, а также универсальные (типовые или примерные) варианты их текстов включаются в альбомы унифицированных форм служебных документов. Перечни применяемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации унифицированных форм документов, а также универсальных (типовых или примерных) вариантов их текстов фиксируются табелями унифицированных форм документов.

2.28.5. Альбомы и табели унифицированных форм документов, применяемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации, утверждаются приказами руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации по согласованию с Отделом по оргработе и документообороту, Административно-правовым управлением, Архивным отделом. Альбомы унифицированных форм документов, применяемых в нескольких отраслевых (функциональных) органах Администрации, утверждаются распоряжениями Администрации.

2.28.6. Порядок разработки альбомов и табелей унифицированных форм документов утверждается распоряжением Администрации.

3. Общие правила оформления проектов муниципальных

правовых актов города Костромы

3.1. Муниципальные правовые акты,

разрабатываемые в Администрации

3.1.1. В Администрации осуществляется подготовка проектов:

а) решений Думы города Костромы;

б) постановлений Администрации, том числе постановлений по кадровым вопросам;

в) распоряжений Администрации;

г) кадровых распоряжений Администрации;

д) распоряжений первого заместителя главы Администрации;

е) распоряжений заместителя главы Администрации - руководителя аппарата Администрации;

ж) распоряжений руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации;

з) приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации.

3.1.2. Вид проекта акта определяется исходя из компетенции органа (должностного лица), принимающего (издающего) акт, и содержания проекта акта.

3.1.3. Проект муниципального правового акта города Костромы (далее также - акт) может быть оформлен в форме:

а) нового акта;

б) акта о внесении изменений в акт;

в) акта о приостановлении действия акта (его отдельных структурных единиц);

г) акта об отмене акта (его отдельных структурных единиц);

д) акта о признании утратившим силу акта (его отдельных структурных единиц).

3.1.4. Подготовка проекта нового акта осуществляется в случае, если:

а) требуется правовое регулирование общественных отношений, ранее не урегулированных;

б) требуется оформление управленческого решения муниципальным правовым актом, имеющим индивидуальный характер;

в) акт, регулирующий соответствующие общественные отношения, устарел и необходимо существенно изменить их правовое регулирование;

г) требуется изменить вид акта;

д) количество вносимых в действующий акт изменений составляет более половины текста акта либо внесение отдельных изменений технически сложно для изложения или восприятия;

е) необходимо внести в акт изменения, требующие переработки акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

ж) необходимо внести в акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;

з) сохраняют значение только отдельные структурные единицы акта, причем частично;

и) необходимо внести изменения в акт, признанный утратившим силу в неотделимой части.

к) по данному вопросу имеется несколько действующих актов, которые целесообразно кодифицировать либо консолидировать.

3.1.5. Подготовка проекта акта о внесении изменений в акт осуществляется в случае необходимости изменить текст отдельных предписаний акта.

3.1.6. Подготовка проекта акта о приостановлении действия либо отмене акта (его структурных единиц) осуществляется в случаях, предусмотренных статьей 51 Устава муниципального образования городского округа город Кострома.

3.1.7. Признанию утратившими силу подлежат акты (их структурные единицы), если они противоречат включенным в новый акт той же или большей юридической силы нормативным предписаниям либо поглощены ими, либо фактически утратили свое значение. Муниципальные правовые акты, имеющие индивидуальный характер, подлежат признанию утратившими силу в исключительных случаях, если требуется прекратить или изменить действие принятого управленческого решения.

3.2. Основные правила нормотворческой техники

3.2.1. Основными требованиями нормотворческой техники являются:

а) логическое построение проекта акта;

б) краткость и точность изложения норм проекта акта;

в) полнота правового регулирования проектом акта соответствующей сферы общественных отношений;

г) ясность, простота и доступность языка изложения проекта акта, исключающего различное толкование его норм;

д) оформление проекта акта в соответствии с правилами делопроизводства, установленными настоящей Инструкцией и иными муниципальными правовыми актами.

3.2.2. Логическое построение проекта акта обеспечивается последовательностью, взаимной связью и согласованностью положений проекта акта, отсутствием в нем внутренних противоречий.

3.2.3. В акт включаются положения, соответствующие его предмету правового регулирования.

При изложении текста проекта акта сначала размещаются нормативные предписания общего характера, устанавливающие принципы правового регулирования и содержащие правила, которые должны учитываться при формулировании последующих нормативных предписаний.

В проекте акта, устанавливающем порядок определенной деятельности, нормативные предписания располагаются согласно последовательности осуществления действий.

Нормативные предписания, которыми устанавливаются какие-либо исключения из общего правила, включаются, как правило, в акт, содержащий общее правило.

3.2.4. При изложении правовых норм следует избегать как чрезмерно обобщенных, так и чрезмерно детализированных формулировок, а также дублирования нормативных предписаний и их множественности по одному и тому же вопросу.

3.2.5. При подготовке проекта акта не допускается включение в него норм действующих актов, кроме случаев, когда такие акты (их структурные элементы) в соответствии с проектом акта предлагается признать утратившими силу (такие структурные элементы предлагается исключить из действующего акта) либо воспроизведение норм действующих актов обусловлено необходимостью последовательного изложения нормативных предписаний в проекте акта.

3.2.6. Наряду с нормативными предписаниями не формулируются предписания однократного действия, индивидуальные управленческие решения, за исключением положений, содержащих поручения отраслевым (функциональным) органам Администрации, должностным лицам, организациям.

3.2.7. В акт временного характера, как правило, не включаются нормативные предписания, действие которых не ограничено сроком.

3.2.8. Полнота правового регулирования соответствующей сферы общественных отношений обеспечивается отсутствием пробелов в правовом регулировании и установлением в проекте акта механизма реализации его норм.

3.2.9. При формулировании текста проекта акта следует:

а) использовать преимущественно констатирующие, повествовательные, утвердительные предложения в настоящем времени. Не допускается использование вопросительных и побудительных предложений;

б) избегать длинных и сложных предложений, перегрузки простых предложений однородными членами;

в) использовать нормативные предписания обезличенного (нейтрального) характера, не относящиеся к конкретной ситуации, к конкретным организациям и гражданам.

3.2.10. В тексте проекта акта не допускается употребление:

а) просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

б) иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

в) обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

г) нечетких словосочетаний, таких как “обычно“, “нередко“, “как правило“, “в случае необходимости“, “только“, “исключительно“, “по возможности“, а также иных слов, которые могут привести к неоднозначной трактовке положений акта;

д) аббревиатур и сокращений слов, кроме установленных федеральными законами;

е) ненормативной лексики.

3.2.11. Терминология проекта акта должна быть единообразной. Для обозначения одних и тех же понятий должны использоваться одинаковые термины.

При использовании терминов следует исходить из их общепринятых определений. В случае необходимости в проекте акта дается расшифровка малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Терминология проекта акта должна соответствовать терминологии, используемой в Конституции Российской Федерации и федеральных законах.

3.2.12. Определение термина указывается в нормативном положении проекта акта, где данный термин употребляется впервые.

Определения наиболее важных терминов, используемых в проекте акта и являющихся общими для всех его нормативных предписаний, указываются в одной структурной единице, обычно помещаемой в начале текста проекта акта.

Определения терминов должны быть понятными и однозначными, излагаться лаконично.

3.2.13. Имена граждан указываются следующим образом:

а) при указании фамилии, имени, а также отчества (при наличии) полностью сначала пишется фамилия, затем - имя и отчество.

Например: Петров Сергей Дмитриевич;

б) при указании фамилии и инициалов сначала пишутся инициалы имени и отчества с точкой, а затем - фамилия. Инициалы отделяются друг от друга, а также от фамилии пробелами.

Например: С. Д. Петров.

3.2.14. В акте, утверждающем состав коллегиального органа, фамилии, имена, а также отчества (при наличии) пишутся полностью, при этом сначала указывается имя председателя коллегиального органа, затем его заместителя (заместителей) и (или) ответственного секретаря (секретаря) с указанием должностей и обязанностей в составе комиссии в соответствии с их распределением, а затем имена и должности членов коллегиального органа в алфавитном порядке, при этом слова “член комиссии“ и тому подобные не указываются.

3.2.15. Текст проекта акта должен быть напечатан одинаковым шрифтом без текстовых выделений (подчеркивание, печатание вразрядку, прописными буквами), за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

3.3. Обязательные реквизиты и структура проектов актов

3.3.1. Обязательными реквизитами проекта акта являются:

а) слово “Проект“ (для проектов решений Думы города Костромы);

б) герб города Костромы;

в) наименование органа (наименование должности должностного лица), издавшего акт;

г) вид акта;

д) дата акта;

е) знак “N“ для указания регистрационного номера акта;

ж) заголовок акта;

з) текст акта;

и) подпись лица (лиц), официально уполномоченного (уполномоченных) подписывать акт.

3.3.2. Заголовок акта отражает его содержание и основной предмет правового регулирования. Оно должно быть точным, четким и максимально информационно насыщенным. Наименования решений должны начинаться с отглагольного существительного, например, “Об утверждении..., “О внесении изменений...“ (исключение: “О бюджете ...“).

3.3.3. Текст проекта акта состоит из вводной и постановляющей частей.

3.3.4. Во вводной части проекта указываются:

а) цели и мотивы принятия акта;

б) ссылки на законы и иные правовые акты, послужившие основанием для его принятия;

в) ссылка на статью Устава города Костромы, пункт положения об отраслевом (функциональном) органе Администрации, определяющие компетенцию органа местного самоуправления, должностного лица по принятию правовых актов.

3.3.5. Завершается изложение вводной части словами “постановляю:“, “обязываю:“, “приказываю:“, “решила:“, которые печатаются заглавными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей акта интервалом 18 пунктов.

3.3.6. Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания, изложенные в виде пунктов, начинающихся с глагола в инфинитиве (например, “Установить“, “Утвердить“, “Признать утратившим силу“ и прочее). В исключительных случаях для указания рекомендуемых действий используется глагол “предложить“. Каждое новое предписание оформляется в виде отдельного пункта.

3.3.7. Пункты, содержащие поручения, начинаются с полного наименования органа местного самоуправления, отраслевого (функционального) органа Администрации, должности должностного лица, которому дается поручение, в дательном падеже. При оформлении поручения органу местного самоуправления, отраслевому (функциональному) органу Администрации после наименования органа в скобках указываются инициалы и фамилия руководителя органа в именительном падеже.

Например:

Начальнику Заместителю главы Администрации города Костромы С.М.Морозову обеспечить предупреждение о предстоящем увольнении муниципальных служащих, должности которых сокращены.

или:

Управлению образования Администрации города Костромы (В.А.Сидоров) утвердить распределение ассигнований по подведомственным получателям средств бюджета города Костромы.

3.4. Указание дат, определение порядка вступления в силу

и опубликования муниципальных правовых актов

3.4.1. Даты в проектах правовых актов, в том числе при указании даты издания, в тексте в грифах утверждения, в нумерационных заголовках приложений, указываются словесно-цифровым способом, при этом ведущий ноль в указании на день (число) месяца не указывается, а слово “года“ пишется полностью.

Например:

5 мая 2009 года.

3.4.2. Дата вступления в силу указывается в случае, если необходимо установить особый порядок вступления акта в силу, отличающийся от установленного частью 3 статьи 49 Устава города Костромы.

3.4.3. В пункте о вступлении акта в силу должно употребляться понятие “вступление в силу“.

3.4.4. Срок вступления в силу акта может определяться календарной датой, истечением периода времени, который исчисляется днями, указанием на день наступления события, с которым связано вступление в силу акта. Не допускается употребление словосочетания “с момента“ для указания на событие, с которым связано вступление в силу акта.

Например:

4. Настоящее распоряжение вступает в силу по истечении 65 дней после дня официального опубликования.

или:

Настоящее постановление вступает в силу со дня вступления в силу решения Думы города Костромы о внесении соответствующих изменений в решение Думы города Костромы о бюджете города Костромы на 2009 год.

3.4.5. При необходимости опубликовать акт вводится пункт об опубликовании следующего содержания:

Например:

5. Настоящее решение подлежит официальному опубликованию.

или:

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

3.4.6. Если момент вступления акта в силу отсчитывается от дня его официального опубликования, то отдельный пункт об опубликовании не вводится. При этом используется формулировка: “по истечении ... дней после дня официального опубликования“.

3.5. Употребление ссылок в проектах

муниципальных правовых актов

3.5.1. Ссылки в проекте акта на его структурные единицы, а также на иные акты (их структурные единицы) применяются в случае, если необходимо показать взаимную связь нормативных предписаний либо избежать их дублирования.

3.5.2. Ссылки можно делать только на вступившие в силу акты. Ссылки на утратившие силу акты или проекты недопустимы.

3.5.3. Не допускается применение ссылки на норму, которая в свою очередь отсылает к другой норме (нормам), а также если при использовании ссылки возникают затруднения в понимании смысла нормативного предписания.

3.5.4. При необходимости сделать ссылку на нормативный акт указываются следующие реквизиты в следующей последовательности: вид акта, дата его подписания, регистрационный номер и заголовок акта.

Например:

... в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“.

3.5.5. Если правовым актом органа исполнительной власти, органа местного самоуправления утверждены положение, правила, инструкция или иной подобный правовой акт (далее - утверждаемый акт), то ссылка делается непосредственно на утверждаемый акт, содержащий нормативные предписания, а не на акт о его утверждении.

3.5.6. При употреблении ссылок на утверждаемый акт (за исключением случаев внесения изменений) используется термин “утвержденный“ в соответствующем числе и падеже, независимо от того является ли данный акт единственным приложением к распорядительному акту или нет, и каким по счету приложением является, а также от того, какой термин использовался в тексте акта об утверждении нормативного акта. При этом указываются следующие реквизиты в следующей последовательности: наименование утверждаемого акта (без кавычек), слово “утвержденный“ в соответствующем числе и падеже, вид утверждающего акта, дата его подписания, регистрационный номер. Заголовок утверждающего акта может указываться лишь в том случае, если он не содержит указания об утверждении (принятии) утверждаемого акта.

Например:

... в соответствии с Положением о территориальном общественном самоуправлении в городе Костроме, утвержденным решением Думы города Костромы от 29 марта 2007 года N 30.

... в соответствии с Положением о территориальном общественном самоуправлении в городе Костроме, утвержденным решением Думы города Костромы от 29 марта 2007 года N 30 (далее - Положение о территориальном общественном самоуправлении).

3.5.7. При употреблении ссылок на Конституцию Российской Федерации, кодексы Российской Федерации, Устав Костромской области, кодексы Костромской области, Устав города Костромы, Регламент Думы города Костромы и Регламент Администрации города Костромы дата подписания и регистрационный номер (дата подписания и регистрационный номер утверждающего акта) не указываются.

Например:

в соответствии с частью 1 статьи 5 Конституции Российской Федерации;

в порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации;

в соответствии с частью 1 статьи 35 Устава города Костромы;

в соответствии со статьей 43 Регламента Думы города Костромы;

в соответствии со статьей 19 Регламента Администрации города Костромы.

3.5.8. При необходимости дать ссылку не на весь акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей).

Например:

... устанавливаются пунктом 15 части 2 статьи 16 Федерального закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“.

3.5.9. Обозначения (номера) разделов, глав, статей, частей, пунктов печатаются цифрами, обозначения подпунктов печатаются строчными буквами русского алфавита в кавычках. Точки после номеров структурных единиц не ставятся.

Например:

подпункт “а“ пункта 2 части 1 статьи 5

подпункт “в“ пункта 2.3

глава 5

разделы III и IV

3.5.10. Обозначения (порядковые номера) абзацев при ссылках на них указываются словами.

Например:

абзац второй части 1 статьи 1

в соответствии с абзацем первым пункта 7.3

При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

Например:

Статья 2. Принципы территориального общественного самоуправления

1. ...............: (абзац первый части 1)

.........; (абзац второй части 1)

.........; (абзац третий части 1)

......... . (абзац четвертый части 1)

2. .................. . (часть 2)

3.5.11. Ссылки на структурные единицы разрабатываемого проекта оформляются следующим образом:

содержащиеся в пункте 3.2 настоящего постановления;

в связи с положениями настоящей главы;

в соответствии с частью 1 статьи 5 настоящего Положения;

3.5.12. Ссылки в актах могут даваться на акты высшей или равной юридической силы. Ссылки на конкретные нормативные правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются (например, ссылка в постановлении Администрации на конкретный приказ отраслевого (функционального) органа Администрации).

3.5.13. При употреблении ссылок:

а) с прописной буквы пишется слово “Федеральный“ в названиях конкретных федеральных конституционных законов, федеральных законов, слово “Закон“ - в названиях законов Российской Федерации, законов Костромской области, слова “Указ“, “Постановление“, “Приказ“ в названиях соответственно конкретных указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных министерств;

б) с прописной буквы пишется вид утверждаемого акта (положение, правила, инструкция и прочее) в словосочетании “настоящие Правила“, используемом как отсылочная норма внутри текста акта;

в) со строчной буквы пишется вид акта (решение, постановление, распоряжение, приказ) в названиях конкретных актов Костромской областной Думы, губернатора Костромской области, Администрации Костромской области, исполнительных органов государственной власти Костромской области, актов органов местного самоуправления города Костромы, отраслевых (функциональных) органов Администрации.

3.6. Оформление утверждаемых актов и приложений

к муниципальным правовым актам

3.6.1. При введении детального правового регулирования по отдельному вопросу или нескольким взаимосвязанным вопросам в целях обеспечения расположения нормативных предписаний в логической последовательности, облегчения их восприятия нормативные предписания могут оформляться в виде утверждаемых постановлением (решением, распоряжением) положения, правил, инструкции или иного аналогичного акта (далее - утверждаемый акт), текст которого не имеет жесткой связи с предписаниями постановления, решения, распоряжения (далее - утверждающий акт).

3.6.2. Утверждаемый акт оформляется, в частности, в форме:

а) положения - если необходимо установить статус, компетенцию, основы организации деятельности органа местного самоуправления, отраслевого (функционального) органа Администрации, коллегиального (совещательного) органа. В форме положения может также утверждаться комплексный правовой акт, регулирующий вопросы статуса каких-либо органов и организаций, права и обязанности граждан, условия и пределы осуществления какой либо деятельности, вопросы процедуры, если данный акт невозможно отнести к другой форме;

б) правил - при необходимости установления прав и обязанностей граждан и организаций, условий осуществления какой-либо деятельности;

в) порядка - если требуется установить последовательность действий, операций, основные этапы осуществления какой-либо деятельности;

г) инструкции - если необходимо установить детальное регулирования осуществления какой-либо деятельности, дать нормативное описание последовательности операций и правил их осуществления;<“r>
д) перечня - при необходимости последовательного изложения списка каких-либо объектов.

3.6.3. При необходимости утверждаемый акт может оформляться в иной форме.

3.6.4. Утверждение акта оформляется грифом утверждения, который оформляется в соответствии с пунктом 2.1.6 настоящей Инструкции.

3.6.5. Нормативное предписание об утверждении акта формулируется следующим образом: “Утвердить прилагаемое Положение о ...“.

3.6.6. Приложения поясняют или дополняют содержание проекта акта и являются его неотъемлемой частью, непосредственно связанной с пунктами основного текста, но вынесенной для удобства пользования на отдельные листы. Текст приложения не имеет самостоятельного предмета регулирования, не образует целостной и завершенной системы предписаний, его положения имеют смысл только во взаимосвязи с предписаниями основного акта. В виде приложений оформляются приводимые в проекте акта таблицы, графики, карты, схемы, списки, иллюстрации и тому подобное.

3.6.7. Соответствующие пункты (статьи) проекта акта должны иметь ссылки на приложения, которые делаются при помощи слов, “в соответствии с приложением“, “по форме, установленной приложением 1“.

3.6.8. Приложение должно иметь нумерационный заголовок и тематический заголовок.

3.6.9. Нумерационный заголовок связывает приложение с текстом проекта основного акта. Нумерационный заголовок располагается в правом верхнем углу первой страницы приложения, печатается курсивом и центрируется относительно самой длинной строки. Длина сроки нумерационного заголовка не должна превышать 80 миллиметров.

3.6.10. В нумерационном заголовке указывается:

а) слово “Приложение“;

б) порядковый номер приложения (арабскими цифрами без знака “N“), если акт содержит несколько приложений. Единственное приложение не нумеруется;

в) ссылка на основной акт в дательном падеже: вид, дата принятия (издания), регистрационный номер акта, к которому относится приложение. Если приложение относится к утверждаемому акту, то указывается наименование утверждаемого акта в дательном падеже;

г) сведения об изложении приложения в новой редакции.

Например:

Приложение

к постановлению Администрации

города Костромы

от 20 мая 2009 года N ______

или:

Приложение 2

к Положению о территориальном

общественном самоуправлении

в городе Костроме

(в редакции решения

Думы города Костромы

от 20 мая 2009 года N 22)

3.6.11. Тематический заголовок, указывающий на содержание приложения (график, схема и прочее). Тематический заголовок располагается ниже нумерационного заголовка на 36 пунктов, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

3.6.12. Не допускается оформление приложением утверждаемого акта, имеющего собственный предмет регулирования, содержащего завершенную систему предписаний, использование которого возможно вне тесной связи с нормами утверждающего акта.

3.7. Оформление таблиц в проектах актов

3.7.1. Таблицы помещаются в приложениях к актам. В виде таблицы может быть оформлен текст утверждаемого акта. Оформление табличных материалов в тексте решения, постановления, распоряжения или приказа не допускается, за исключением случаев внесения изменений в акты. Каждая таблица оформляется отдельным приложением, отдельным утверждаемым актом, за исключением случаев оформления нескольких взаимосвязанных таблиц.

3.7.2. Таблицы оформляются в соответствии с подразделом 2.16 настоящей Инструкции.

3.7.3. Примечания к таблицам не допускаются. Все пояснения помещают в тексте основного акта.

3.8. Оформление внесения изменений в акты

3.8.1. Внесение изменений в акт осуществляется принявшим (издавшим) его органом местного самоуправления (должностным лицом) путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт, в который они вносятся. Внесение изменений в утверждаемый акт осуществляется утвердившим его органом (должностным лицом) путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт, которым утвержден данный акт. Изменения в постановления и распоряжения Главы города Костромы вносятся соответственно постановлениями и распоряжениями Администрации города Костромы.

3.8.2. Наличие в актах, устанавливающих новое правовое регулирование, норм, содержащих внесение изменений в акты или их структурные единицы, не допускается.

3.8.3. Внесением изменений считается:

а) замена слов, цифр;

б) исключение слов, цифр, предложений;

в) исключение структурных единиц не вступившего в силу акта;

г) новая редакция структурной единицы акта;

д) дополнение структурной единицы акта новыми словами, цифрами или предложениями;

е) дополнение акта новыми структурными единицами.

3.8.4. Изменения всегда вносятся только в основной акт. Вносить изменения в основной акт путем внесения изменений в изменяющий его акт недопустимо, за исключением случая, если данный изменяющий акт еще не вступил в силу.

3.8.5. Внесение в основной акт, устанавливающий общеобязательные правила, не ограниченные сроком действия, правовых норм временного характера не допускается. При необходимости установить по определенным вопросам временное (отличающееся от общеустановленного) правовое регулирование принимается самостоятельный акт.

3.8.6. Текст вносимого в акт изменения выделяется кавычками. В текст вносимого изменения при необходимости включаются знаки препинания в начале и в конце текста, постановку которых влечет вносимое изменение, за исключением случаев, указанных в пункте 3.8.26 настоящей Инструкции.

3.8.7. В заголовке акта о внесении изменений указываются вид, дата, регистрационный номер и наименование акта, в который вносятся изменения.

Например:

О внесении изменений в решение Думы города Костромы от 25 декабря 2008 года N 134 “О бюджете города Костромы на 2009 год“.

3.8.8. Заголовок акта о внесении изменений всегда содержит только слово “изменение“ в соответствующем числе и падеже, независимо от содержания акта.

Например: О внесении изменений в решение Думы города Костромы от ... N ... “...“.

То же правило действует в отношении абзаца первого каждого пункта, если пункт содержит два или более изменения.

3.8.9. При внесении изменений в утверждаемые акты, в заголовке акта о внесении изменений указывается наименование утверждаемого акта, а не утвердившего его акта. Реквизиты утверждающего акта в заголовке акта о внесении изменений не указываются.

Например: “О внесении изменений в Положение о территориальном общественном самоуправлении в городе Костроме“.

3.8.10. При внесении изменений в одну или две структурные единицы акта заголовок проекта следует конкретизировать.

Например: “О внесении изменений в статьи 16 и 18 Положения о муниципальной службе в городе Костроме“.

3.8.11. При внесении изменений в несколько решений, постановлений, распоряжений или приказов заголовок изменяющего акта формулируется следующим образом “О внесении изменений в отдельные постановления Администрации города Костромы в целях (в части, в сфере) +“.

3.8.12. При внесении изменений в акт (его структурную единицу) указываются:

а) точная (до абзаца) норма, в которую вносятся изменения;

б) вид, дата принятия (издания) акта, регистрационный номер акта;

в) наименование акта;

г) ссылки на вид, даты принятия (издания), регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт.

Например:

1. Внести в постановление Главы города Костромы от 25 мая 2006 года “Об установлении системы оплаты труда руководителя муниципального бюджетного учреждения города Костромы “Управление административными зданиями“ (с изменениями, внесенными постановлениями Главы города Костромы от 13 апреля 2007 года N 825, от 18 марта 2008 года N 627) следующие изменения:

1.1. ....;

1.2. ....

3.8.13. При внесении изменений в утверждаемый акт (его структурную единицу) указываются:

а) точная (до абзаца) норма, в которую вносятся изменения (при внесении изменений в структурные единицы акта);

б) наименование утвержденного акта, которое в кавычки не заключается;

в) слово “утвержденный“ в соответствующем числе и падеже;

г) вид, дата принятия (издания) утверждающего акта, регистрационный номер утверждающего акта;

д) наименование утверждающего акта, если оно не включает наименование утверждаемого акта;

е) ссылки на вид, даты принятия (издания), регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт.

Например:

1. Внести в Положение о бюджетном процессе в городе Костроме, утвержденное решением Думы города Костромы от 27 марта 2003 года N 22 (с изменениями, внесенными решениями Думы города Костромы от 9 августа 2005 года N 85, от 25 февраля 2007 года N 18) следующие изменения:

или:

1. Внести в пункт 17 части 1 статьи 5 Положения о бюджетном процессе в городе Костроме, утвержденного решением Думы города Костромы от 27 марта 2003 года N 22 (с изменениями, внесенными решениями Думы города Костромы от 9 августа 2005 года N 85, от 25 февраля 2007 года N 18), изменение, изложив его в следующей редакции:

3.8.14. При внесении изменений в приложение к акту указываются:

а) точная (до абзаца, строки таблицы) норма приложения, в которую вносятся изменения (при внесении изменений в структурную единицу приложения);

б) слово “приложение“ в соответствующем падеже, а также номер приложения (если акт содержит несколько приложений),

в) наименование приложения в кавычках;

г) ссылка на акт, к которому относится приложение, которая включает вид, дату принятия (издания), регистрационный номер и наименование акта, к которому относится приложение;

д) ссылки на вид, даты принятия (издания), регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт.

Например:

Внести в приложение 12 “Распределение субвенций на реализацию Федерального закона 12 января 1995 года N 5-ФЗ “О ветеранах“ к решению Думы города Костромы от 6 июня 2002 года N 45 “О бюджете города Костромы на 2002 год“ следующие изменения:

3.8.15. При внесении изменений одновременно в утверждающий и утверждаемый акт либо в несколько утверждаемых актов, оформленных в виде приложений к утверждающему акту, в заголовке акта о внесении изменений указываются реквизиты только утверждающего акта.

3.8.16. Внесение изменений в приложение к акту (структурный элемент приложения), если до вступления в силу настоящей Инструкции в качестве приложения был оформлен утверждаемый акт, имеющий самостоятельное правовое значение и не связанный с текстом утверждающего акта, оформляется в соответствии с пунктом 3.8.9 настоящей Инструкции, за исключением случаев, указанных в настоящем пункте.

Внесение изменений в несколько утверждаемых актов, принятых до вступления в силу настоящей Инструкции и оформленных в виде приложений к утверждающему акту, оформляется следующим образом:

1. Внести в постановление Главы города Костромы от 20 апреля 2008 года N 847 “Об утверждении Положения об Управлении по связям с общественностью и средствами массовой информации Администрации города Костромы, положений об отделах, структуры, структурной и штатной численности Управления по связям с общественностью и средствами массовой информации Администрации города Костромы“ (с изменениями, внесенными постановлениями Главы города Костромы от 3 сентября 2007 года N 2085 и от 8 сентября 2008 года N 1698) следующие изменения:

1.1. в Положении об Управлении по связям с общественностью и средствами массовой информации Администрации города Костромы (приложение 1):

...;

1.2. пункт 2.1.2 Положения об отделе по работе с общественными организациями Управления по связям с общественностью и средствами массовой информации Администрации города Костромы (приложение 4) дополнить новыми подпунктами “л“-“о“ следующего содержания:

....

3.8.17. При подготовке проектов актов о внесении изменений в несколько решений, постановлений распоряжений или приказов изменения, вносимые в каждый акт, оформляются самостоятельными пунктами.

3.8.18. При одновременном внесении в акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного акта положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одном пункте. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно (попунктно, постатейно).

3.8.19. По общему правилу каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы акта, которая изменяется.

3.8.20. Внесение в акт изменений в обобщенной форме (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки “по тексту“) не допускается.

Исключение может составлять только внесение изменений в обобщенной форме в один пункт, подпункт, одну статью акта или ее структурную единицу. Если в этот пункт, подпункт, эту статью или ее структурную единицу никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:

Например:

... в пункте 3 Положения о ..., утвержденного постановлением Администрации города Костромы от ............... N ... (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) слова “............“ заменить словами “............“.

или

... пункт 3 Положения о ..., утвержденного постановлением Администрации города Костромы от ............... N ... (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) после слов “...............“ дополнить словами “..............“.

3.8.21. Если в пункте, подпункте, статье акта, структурной единице статьи необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в этот пункт, подпункт, эту статью или ее структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

Например:

... в пункте 3 Положения о ..., утвержденного постановлением Администрации города Костромы от ............... N ... (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) слова “...... (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ......“ в соответствующих числе и падеже заменить словами “...... (слова указываются в именительном падеже единственного числа) ......“ в соответствующих числе и падеже.

или

в пункте 3 Положения о ..., утвержденного постановлением Администрации города Костромы от ............... N ... (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) слова “...... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ......“ в соответствующем падеже заменить словами “...... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) ......“ в соответствующем падеже.

3.8.22. Недопустимо изменять нумерацию частей, разделов, глав, статей, пунктов и подпунктов акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц акта.

Если дополнения вносятся в конец акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию частей, разделов, глав, статей, пунктов (например, последним был пункт 5 - дополнить новым пунктом 6, в утверждаемом акте: последним был раздел 3 - дополнить разделом 4; последней была статья 7 - дополнить статьей 8).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в пункте последним подпунктом был подпункт “г“ - дополнить подпунктом “д“; в статье утверждаемого акта последней частью была часть 3 - дополнить частью 4 и так далее).

3.8.23. Если акт дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (например, пункт 3.3.3.1,

1

подпункт “б “, а в утверждаемых актах - глава 5.1, статья 7.2, часть 2.1).

Например:

... внести в постановление Администрации города Костромы от ... N ... “О ...“ (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) следующие изменения:

дополнить новым пунктом 3.1 следующего содержания:

“3.1. ....“;

или ...

Внести в Положение ..., утвержденное решением Думы города Костромы от ... N ... (с изменениями, внесенными решениями Думы города Костромы от ... N ..., от ... N ...) следующие изменения:

1) дополнить новой статьей 15.1 следующего содержания:

“Статья 15.1. ...................

1. ....................... .

2. ....................... .“;

2) в статье 16:

часть 2 дополнить пунктом 2.1 следующего содержания:

“2.1) ...............................;“;

2

пункт 3 части 4 дополнить подпунктом “б “ следующего содержания:

2

“б ) .............................;“.

3.8.24. При дополнении утверждаемого акта новым пунктом, статьей, главой, разделом, находящимися на стыке глав, разделов, частей, указывается точное месторасположение дополняемых пункта, статьи, главы, раздела со ссылкой на соответствующую главу, раздел, часть акта.

3.8.25. При внесении дополнений в статью, часть статьи, пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

пункт 3.2.2 после слов “.................“ дополнить словами “.................“

3.8.26. При дополнении пункта новыми подпунктами, которые необходимо расположить в конце пункта, либо при дополнении статьи утверждаемого акта новыми частями, пунктами или подпунктами, которые необходимо расположить соответственно в конце статьи, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых частей, пунктов или подпунктов. Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции акта (без оговорки в тексте акта о внесении изменений).

Например:

пункт 3.2.1 дополнить новым подпунктом “д“ следующего содержания:

“д) ................... .“

или в утверждаемом акте:

часть 5 статьи 6 дополнить новым пунктом 4 следующего содержания:

“4) ................... .“

3.8.27. В целях сохранения структуры пункта акта или статьи утверждаемого акта:

а) дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы, но если необходимо между уже имеющимися абзацами включить новый абзац, дается новая редакция той структурной единицы статьи акта, к которой относится абзац;

б) при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

3.8.28. Новая редакция акта или утверждаемого акта в целом не допускается.

3.8.29. Структурная единица акта излагается в новой редакции в случаях, если:

а) необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

б) неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы акта.

3.8.30. Изложение структурной единицы акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

3.8.31. При необходимости изложить одну структурную единицу акта в новой редакции применяется следующая формулировка:

Внести в пункт 3.2.12 постановления Администрации города Костромы от ... N ... “О ...“ (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) изменение, изложив его в следующей редакции:

“3.2.12. .......................“.

Или:

Внести в статью 16 Положения о ..., утвержденного (Собрание законодательства Российской Федерации, ......, N ..., ст. ...) изменение, изложив ее в следующей редакции:

“Статья 16. .....................

..................................“.

3.8.32. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего акта, а не является приложением к нему.

3.8.33. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин “цифры“, а не “числа“.

Например:

цифры “12, 14, 125“ заменить цифрами “13, 15, 126“.

3.8.34. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин “слова“.

Например:

слова “в 50 раз“ заменить словами “в 100 раз“.

3.8.35. Если в акте одновременно с пунктами о внесении изменений в акты содержится пункт с перечнем актов, подлежащих признанию утратившими силу, то наличие такой статьи обязательно должно быть отражено в наименовании акта.

Например:

О внесении изменений Положение о ... и признании утратившими силу отдельных решений Думы города Костромы

3.8.36. В случае если дополняется словами структурная единица акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Пример:

пункт 1 дополнить словами “...............“

3.8.37. При необходимости внести изменения в строку таблицы указывается ее номер, если таблица имеет сквозную нумерацию строк, в противном случае оформление внесения изменений осуществляется следующим образом:

1. Внести в Приложение 5 “Ведомственная структура расходов бюджета города Костромы“ к решению Думы города Костромы от 3 июня 2004 года N 44 “О бюджете города Костромы на 2004 год“ следующие изменения:

1) строку

“---------------------------------T-----T-----T-----T-----T------¬

¦Управление здравоохранения ¦054 ¦0000 ¦000 ¦000 ¦86122 ¦

L--------------------------------+-----+-----+-----+-----+-------“

изложить в следующей редакции:

“---------------------------------T-----T-----T-----T-----T------¬

¦Комитет по здравоохранению и ¦054 ¦0000 ¦000 ¦000 ¦86122 ¦

¦фармации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L--------------------------------+-----+-----+-----+-----+-------“;

2) ....

3.8.38. В акты, определяющие состав коллегиальных органов, внесение изменений в формах, предусмотренных пунктом 3.8.3 настоящей Инструкции, не производится. Оформление внесения изменений в указанные акты осуществляется следующим образом:

а) заголовок проекта изменяющего акта включает слова “О внесении изменений в состав“ и наименование коллегиального органа в родительном падеже;

б) в постановляющей части проекта указывается наименование органа, в состав которого вносятся изменения, а также приводится ссылка на вид акта, дату и регистрационный номер акта, которым утвержден состав коллегиального органа. Наименование акта, которым утвержден состав коллегиального органа, приводится в случае, если оно не содержит указания на утверждение этим актом состава коллегиального органа;

в) в постановляющей части проекта описываются производимые действия: включение или исключение лиц из состава комиссии, изменение наименования должности члена комиссии, изменение обязанностей лица в составе коллегиального органа (председатель, заместитель председателя, ответственный секретарь). При этом полностью указываются фамилия, имя и отчество лица, а также его должность. Однородные действия группируются в один пункт. Включение лица в состав коллегиального органа и определение его обязанностей в составе данного органа оформляется отдельными пунктами.

Например:

1. Внести в состав Земельной комиссии города Костромы (далее - комиссия), утвержденный постановлением Администрации города Костромы от 30 июня 2009 года, следующие изменения:

1.1. исключить из состава комиссии:

1.1.2. Иванова Петра Семеновича, заместителя главы Администрации города Костромы;

....

1.2. включить в состав комиссии:

1.2.1. Сидорова Ивана Николаевича, заместителя главы Администрации города Костромы;

....

1.3. назначить Сидорова Ивана Николаевича председателем комиссии;

1.4. указать новую должность Михайлова Андрея Сергеевича - заместитель начальника Административно-правового управления.

3.9. Оформление признания актов,

их структурных единиц утратившими силу

3.9.1. Признание акта (его структурных единиц) утратившим силу осуществляется принявшим (издавшим) этот акт органом местного самоуправления, отраслевым (функциональным) органом Администрации, должностным лицом путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт, который или структурные единицы которого признаются утратившими силу. Признание утверждаемых актов (их структурных единиц) утратившим силу осуществляется утвердившим этот акт органом (должностным лицом) путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт, которым утвержден данный акт.

3.9.2. Признанию утратившими силу подлежат акты в целом, структурные единицы актов с указанием на приложение (утверждение акта), если данные приложения (утверждаемые акты) не содержат норм, сохраняющих свое значение, а также иные структурные единицы актов, вступивших в силу. При этом используется термин “признать утратившим силу“. Отдельные слова, цифры, предложения, а также структурные элементы акта, не вступившего в силу, исключаются из текста акта в порядке, установленном подразделом 3.8 настоящей Инструкции.

3.9.3. При необходимости признать ранее принятые акты утратившими силу полностью или в части принимается специальный акт или вносится специальный пункт в акт, устанавливающий новое правовое регулирование. При этом в заголовок акта не включается указание на признание им утратившими силу иных актов.

3.9.4. Перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным с тем, чтобы не был упущен ни один акт, противоречащий новому акту или вновь принятому акту более высокой юридической силы, и не были включены для признания утратившими силу ни один акт или его часть, сохраняющие свое значение.

В перечни актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только акты, которые действовали до принятия нового акта, но также акты по данному вопросу, которые ранее фактически утратили силу (то есть в силу разных причин не применялись) либо поглощены последующими актами, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке.

3.9.5. Акты в перечне актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке (по дате их подписания). В пределах одной и той же даты подписания акты располагаются в соответствии с их регистрационными номерами в возрастающем порядке.

3.9.6. При признании акта (его структурных единиц) утратившим силу должны быть указаны вид акта, дата его принятия, регистрационный номер и наименование.

3.9.7. В перечень актов, признаваемых утратившими силу, в виде отдельных позиций включаются основной акт (его структурные единицы) и акты, которыми в его текст (текст структурных единиц) были внесены изменения или приостановлено действие акта (его структурных единиц).

3.9.8. Акты (их структурные единицы), которые, не внося изменений в текст основного акта, признаваемого утратившим силу, предусматривают указания, изменяющие его по существу, признаются утратившими силу в случаях, когда они противоречат новому акту или поглощаются им.

3.9.9. При признании утратившим силу акта, наименование которого было изменено, в перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, данный акт включается с его первоначальным наименованием. Акт, изменивший наименование первого акта, признается утратившим силу отдельно.

При признании утратившей силу структурной единицы акта, наименование которого было изменено, в перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, акт включается с измененным наименованием.

3.9.10. При признании утратившей силу структурной единицы акта, которой не было в его первоначальной редакции (которая была дополнена позднее), в перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, в виде отдельных позиций включаются:

а) данная структурная единица;

б) структурная единица акта, которым утрачивающая силу структурная единица была дополнена.

3.9.11. Если в акте имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее принятые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный акт, он признается утратившим силу полностью, независимо от наличия в нем таких пунктов. Признание утратившим силу акта (его пунктов), который в свою очередь признает утратившим силу другой акт (его структурные единицы), не влечет признания действующим (восстановления действия) другого акта (его структурных единиц).

3.9.12. Временные акты, структурные единицы актов, имеющие временное значение, срок действия которых истек, в перечень не включаются.

В случаях, когда в акте, наряду с временными нормами, срок действия которых истек, содержатся постоянно действующие нормы, подлежащие признанию утратившими силу, в перечень включается весь акт. Данное правило не распространяется на акты о планах и программах, о бюджете, по которым в перечень включаются только нормы, срок действия которых не ограничен определенным временем.

В случаях, когда действие акта, содержащего временные нормы, в последующем было продлено на неопределенный срок либо распространено на другие организации или граждан в виде постоянно действующей нормы, в перечень включаются акт, содержащий временные нормы, и акт о продлении или распространении его действия.

3.9.13. Если в акте (его структурной единице), подлежащем признанию утратившим силу, содержится указание на приложение (утверждаемый акт), которое также подлежит признанию утратившим силу, то в перечень включается только этот акт (его структурная единица), а приложение (утверждаемый акт) отдельно не оговаривается. Если акт и приложение к нему (утверждающий и утверждаемый акты) не могут быть признаны утратившими силу полностью, то в перечень включаются только отдельные структурные единицы акта и приложения (утверждающего и утверждаемого актов). Если в акте (его структурной единице), наряду с указанием на приложение (утверждение акта), содержатся нормы по иным вопросам, сохраняющим свое значение, приложение (утверждаемый акт) признается в целом утратившим силу путем внесения соответствующих изменений в акт (его структурную единицу).

3.9.14. В исключительных случаях акты (или их структурные единицы), могут признаваться утратившими силу в неотделимой части (если подразумевается часть, не выделенная в самостоятельную структурную единицу).

Например:

Признать утратившим силу пункт 3 решения Думы города Костромы от 26 марта 2000 года N 142 “О бюджете города Костромы на 2000 год“ в части сроков возврата задолженности бюджету Костромской области.

3.9.15. При признании утратившей силу неотделимой части акта, наименование которого было изменено, в перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, данный акт включается с измененным наименованием.

3.10. Оформление приостановления действия актов

(их структурных единиц)

3.10.1. При оформлении актов о приостановлении действия муниципального правового акта указывается:

а) точная (до абзаца) норма, действие которой приостанавливается (при приостановлении действия структурной единицы акта);

б) вид, дата принятия (издания) акта, регистрационный номер акта;

в) наименование акта;

г) ссылки на вид, даты принятия (издания) акта, регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт;

д) срок приостановления акта, определяемый точной календарной датой, истечением периода времени или указанием на событие, которое должно произойти.

Например:

1. Приостановить действи“ постановления Главы города Костромы от 25 мая 2006 года “Об установлении системы оплаты труда руководителя муниципального бюджетного учреждения города Костромы “Управление административными зданиями“ (с изменениями, внесенными постановлениями Главы города Костромы от 13 апреля 2007 года N 825, от 18 марта 2008 года N 627) в период с 1 января 2009 года по 31 декабря 2009 года.

3.10.2. При оформлении актов о приостановлении действия утверждаемого акта (его структурной единицы) указываются:

а) точная (до абзаца) норма, действие которой приостанавливается (при приостановлении действия структурной единицы акта);

б) наименование утверждаемого акта, которое в кавычки не заключается;

в) слово “утвержденный“ в соответствующем числе и падеже;

г) вид, дата принятия (издания) утверждающего акта, регистрационный номер утверждающего акта;

д) наименование утверждающего акта, если оно не включает наименование утверждаемого акта;

е) ссылки на вид, даты принятия (издания), регистрационные номера актов, ранее вносивших изменения в данный акт.

Например:

1. Приостановить действие статьи 12 Положения о бюджетном процессе в городе Костроме, утвержденного решением Думы города Костромы от 27 марта 2003 года N 22 (с изменениями, внесенными решениями Думы города Костромы от 9 августа 2005 года N 85, от 25 февраля 2007 года N 18) в период с 1 января 2009 года по 31 декабря 2009 года.

3.10.3. При оформлении актов о приостановлении действия муниципального правового акта в неотделимой части (если подразумевается часть, не выделенная в самостоятельную структурную единицу) указывается в части каких отношений приостанавливается действие акта.

Например:

Приостановить в период с 1 января 2009 года по 30 июня 2009 года действие пункта 3 решения Думы города Костромы от 26 декабря 2008 года N 242 “О бюджете города Костромы на 2000 год“ в части возврата задолженности бюджету Костромской области.

3.10.4. В случае изменения перечня полномочий органов или должностных лиц, издавших акт, приостановление его действия производится органами местного самоуправления или должностными лицами местного самоуправления, к полномочиям которых на момент приостановления действия акта отнесено принятие (издание) соответствующего акта. Оформление приостановления действия в данном случае осуществляется по правилам настоящего подраздела.

3.11. Оформление отмены актов (их структурных единиц)

3.11.1. Не вступивший в силу муниципальный правовой акт, необходимость в котором отпала, может быть отменен органом местного самоуправления или должностным лицом, принявшим данный акт.

Отмена акта (его структурных единиц) осуществляется путем принятия (издания) акта того же вида, что и отменяемый акт. Отмена утверждаемых актов (их структурных единиц) осуществляется путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт, которым утвержден данный акт.

3.11.2. В случае упразднения органов, принявших акт, или соответствующих должностей отмена акта производится органами местного самоуправления или должностными лицами местного самоуправления, к полномочиям которых на момент отмены или приостановления действия муниципального правового акта отнесено принятие (издание) соответствующего муниципального правового акта.

3.11.3. При отмене акта (его структурных единиц) должны быть указаны вид акта, дата его принятия, регистрационный номер и наименование.

3.11.4. Вступивший в силу муниципальный правовой акт может быть отменен только в случае изменения перечня полномочий органов или должностных лиц, издавших акт. В данном случае отмена производится органами местного самоуправления или должностными лицами местного самоуправления, к полномочиям которых на момент отмены акта отнесено принятие (издание) соответствующего акта. Оформление отмены в данном случае осуществляется по правилам подраздела 3.9 настоящей Инструкции. При этом используется следующая формулировка: “Установить, что со дня вступления в силу настоящего постановления не применяется (не применяются): ...“.

4. Оформление проектов решений Думы города Костромы

4.1. Общие правила оформления проектов

решений Думы города Костромы

4.1.1. Оформление проектов решений Думы города Костромы осуществляется по правилам раздела 3 настоящей Инструкции с особенностями, установленными настоящим разделом.

4.1.2. К проекту решения прилагаются:

а) подписанная Главой города Костромы пояснительная записка к проекту, в которой содержится краткое описание предмета правового регулирования, раскрываются принципиальные положения проекта решения, описывается концепция проекта и цели его принятия;

б) сопроводительное письмо Главы города Костромы на имя председателя Думы города Костромы с указанием представителя на всех стадиях рассмотрения Думой проекта;

в) финансово-экономическое обоснование, если реализация решения предполагает осуществление расходов из бюджета города Костромы;

г) перечень решений Думы города Костромы, подлежащих отмене, приостановлению, изменению либо принятию в связи с принятием предлагаемого проекта решения Думы города Костромы;

д) тексты решений Думы города Костромы, в которые проектом вносятся изменение или предполагается признать их утратившими силу, полностью или в части;

е) при необходимости сравнительная таблица текстов изменяемого решения Думы города Костромы (его отдельных положений) до и после внесения изменений, если проект предполагает внесение изменений в ранее принятое решение.

4.2. Реквизиты и структура проекта решения.

Нумерация структурных единиц проекта решения

4.2.1. Проект решения Думы города Костромы имеет следующие реквизиты:

а) слово “Проект“, печатаемое в правом верхнем углу первого листа проекта;

б) наименование органа - Дума города Костромы;

в) наименование вида документа - решение, печатается прописными буквами полужирным шрифтом по центру;

г) дата акта;

д) знак “N“ для указания регистрационного номера акта;

е) заголовок акта, который печатается ниже даты и номера от левой границы текстового поля с заглавной буквы, выравнивается по ширине. Длина строки заголовка - не более восьми сантиметров;

ж) текст акта;

з) подписи председателя Думы города Костромы и Главы города Костромы, печатаемые одна под другой и разделяемые интервалом 36 пунктов;

и) ограничительные отметки для даты подписания решения Главой города Костромы.

4.2.2. Вводная часть проекта содержит цели, принятия решения, ссылки на законы и иные правовые акты, послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на статью 25 Устава города Костромы, определяющую компетенцию Думы города Костромы по принятию правовых актов, и статью 46 Устава города Костромы, определяющую порядок принятия и вступления в силу правовых актов Думы города Костромы. Завершается изложение вводной части словами “Дума города Костромы решила:“, при этом слово “решила:“ печатается заглавными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей решения одним межстрочным интервалом.

Например:

В целях усиления социальных гарантий муниципальных служащих, в соответствии с Федеральным законом от 7 марта 2007 года N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации“, руководствуясь статьями 25 и 46 Устава города Костромы, Дума города Костромы

РЕШИЛА:

4.2.3. Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания, изложенные в виде пунктов и подпунктов.

4.2.4. Пункты постановляющей части печатаются с абзацного отступа с заглавной буквы и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт представляет собой законченное предложение, в конце которого ставится точка.

Например:

1. Утвердить прилагаемое Положение о муниципальной службе города Костромы.

4.2.5. Пункты подразделяются на подпункты, которые печатаются с абзацного отступа, со строчной буквы, нумеруются арабской цифрой с закрывающей круглой скобкой и разделяются точкой с запятой.

Например:

2. Признать утратившими силу:

1) решение Думы города Костромы от ...;

2) решение Думы города Костромы от ....

4.2.6. В исключительных случаях, например при внесении изменений в ранее принятые акты, допускается также деление подпунктов на абзацы. При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится. Например:

2) в пункте 25: абзац первый подпункта 2

слова “Финансовое управление“ абзац второй подпункта 2

заменить словами “Финансово-казначейское

управление“;

слова “до 1 января 2009 года“ абзац третий подпункта 2

заменить словами “до 1 июля 2009 года“;

....

4.3. Структура утверждаемых актов

4.3.1. Акты, утверждаемые решениями Думы города Костромы, подразделяются на разделы, главы, статьи, части статей, пункты и подпункты.

4.3.2. Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

РАЗДЕЛ I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.3.3. Глава нумеруется арабскими цифрами и имеет наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность муниципальных служащих

4.3.4. Статья, как правило, является основной структурной единицей акта, имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.

Например:

Статья 1. Предмет регулирования настоящих Правил

4.3.5. Статья подразделяется на части, обозначаемые арабской цифрой с точкой. Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Например:

Статья 33. Председатель Думы

1. ......................... . (часть 1)

2. ..........................: (часть 2)

1) ..........................; (пункт 1 части 2)

2) ..........................: (пункт 2 части 2)

а) ..........................; (подпункт “а“ пункта 2 части 2)

б) .......................... (подпункт “б“ пункта 2 части 2)

4.3.6. В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (не более пяти). Деление частей в статье либо частей в разных статьях одного проекта и на пункты, и на абзацы, которые в тексте частей будут следовать после двоеточия, не допускается. Деление пунктов в частях статьи либо в разных статьях одного проекта и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте пункта будут следовать после двоеточия, не допускается.

4.3.7. Нумерация статей, глав, разделов должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.

5. Оформление проектов постановлений и распоряжений

Администрации города Костромы, проектов

муниципальных правовых актов должностных лиц

Администрации города Костромы

5.1. Общие правила оформления проектов постановлений

и распоряжений Администрации города Костромы

5.1.1. Оформление проектов постановлений и распоряжений Администрации города Костромы осуществляется по правилам раздела 3 настоящей Инструкции с особенностями, установленными настоящим разделом.

5.1.2. К проекту постановления (распоряжения) Администрации города Костромы прилагаются:

а) лист согласования;

б) документы, послужившие основанием для подготовки проекта постановления (распоряжения);

в) в необходимых случаях - пояснительная записка к проекту, в которой содержится краткое описание необходимости принятия проекта, раскрываются его принципиальные положения.

5.2. Реквизиты и структура проектов постановлений

и распоряжений Администрации города Костромы

5.2.1. Проект постановления (распоряжения) Администрации города Костромы имеет следующие реквизиты:

а) герб города Костромы;

б) наименование органа - Администрация города Костромы;

в) наименование вида документа - постановление, распоряжение или кадровое распоряжение;

г) дата акта;

д) знак “N“ для указания регистрационного номера акта;

е) заголовок акта;

ж) текст акта;

з) подпись Главы города Костромы.

5.2.2. Проект постановления (распоряжения) оформляется на бланке.

5.2.3. Реквизиты проекта постановления (распоряжения) оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции с учетом положений настоящего раздела.

5.2.4. Текст проекта постановления (распоряжения) состоит из вводной и постановляющей частей.

5.2.5. Вводная часть проекта содержит цели принятия постановления (распоряжения), указание на основание принятия постановления (распоряжения), ссылки на законы и иные правовые акты, послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на статью 35 и часть 1 статьи 47 Устава города Костромы, определяющие компетенцию Главы города Костромы по принятию правовых актов Администрации. Завершается изложение вводной части словами “ПОСТАНОВЛЯЮ:“ (для постановлений) “ОБЯЗЫВАЮ:“ (для распоряжений), которые печатаются прописными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей решения интервалом 18 пунктов.

Например:

В целях социальной защиты обучающихся 1-9 классов муниципальных общеобразовательных учреждений города Костромы, в соответствии с частью 5 статьи 20 Федерального закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“, руководствуясь статьей 35, частью 1 статьи 47 Устава города Костромы

ПОСТАНОВЛЯЮ:

5.2.6. Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания, изложенные в виде пунктов.

5.2.7. Пункты постановляющей части печатаются с абзацного отступа с заглавной буквы и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт представляет собой законченное предложение, в конце которого ставится точка.

5.2.8. Пункты, содержащие перечисления, могут подразделяться на пункты второго, третьего и последующего уровней. Номер пункта последующего уровня включает в себя номер пункта предыдущего уровня, группы цифр разделяются точками.

Например:

1. Утвердить прилагаемые:

1.1. Положение об отделе ...;

1.2. Положение об отделе ...;

1.3. Положение об отделе ...;

Или:

1. Начальнику Отдела кадров Администрации города Костромы В.А.Смирнову:

1.1. в срок до 1 июня 2009 года:

1.1.1. разработать ...;

1.1.2. представить;

1.2. в срок до 1 августа 2009 года:

1.2.1. предупредить ...;

5.2.9. Независимо от уровня все структурные единицы проекта постановления (распоряжения) именуются пунктами.

Например:

1. Начальнику Управления пункт 1 (целиком со всеми

экономики Администрации города перечислениями до конца

Костромы В.А.Смирнову: предложения)

1.1. в срок до 1 июня 2009 года: пункт 1.1

1.1.1. разработать ...; пункт 1.1.1

1.1.2. представить; ...

1.2. в срок до 1 августа 2009 года: пункт 1.2

1.2.1. утвердить ...; пункт 1.2.1

5.2.10. Подразделять пункты на подпункты или ненумерованные абзацы не допускается.

5.2.11. Не допускается указывать основание принятия постановления (распоряжения), в том числе по кадровым вопросам, после постановляющей части. Основание принятия постановления (распоряжения) указывается во вводной части проекта и вводится словами “на основании“.

5.3. Оформление утверждаемых актов

5.3.1. Утверждаемый акт подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

5.3.2. Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, после которого ставится точка, имеет наименование. Наименование раздела печатается по центру страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера раздела.

Например:

1. Компетенция Управления

Точка после наименования раздела не ставится.

5.3.3. Подраздел имеет порядковый номер и наименование. Номер подраздела обозначается двумя группами арабских цифр, разделенными точками, и включает в себя номер соответствующего раздела, а также порядковый номер подраздела внутри раздела. Наименование подраздела печатается по центру страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера раздела.

Например:

1.2. Полномочия Управления

Точка после наименования подраздела не ставится.

5.3.4. Пункт обозначается тремя группами арабских цифр, разделенными точками. Номер пункта включает в себя номер соответствующего подраздела и порядковый номер пункта внутри раздела. Пункты печатаются с абзацного отступа. Если разделы не подразделяются на подразделы, то пункты обозначаются двумя группами арабских цифр, разделенными точками.

Например:

1.1.1. Настоящие Правила регулируют отношения ...

Подпункты предусматриваются только при перечислении, обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Например:

2.3.2. К полномочиям Управления в сфере ... относятся:

а) ...;

б) ...;

5.3.5. Пункты могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац представляет собой законченное предложение или несколько предложений. Деление пункта одновременно на подпункты и ненумерованные абзацы не допускается.

5.3.6. При утверждении состава коллегиального органа сначала указываются фамилии, имена, отчества и должности председателя, его заместителей и секретаря (ответственного секретаря), а также их обязанности в составе органа, а затем в алфавитном порядке перечисляются фамилии, имена, отчества и должности членов органа, при этом слова “член комиссии“ и тому подобные не указываются.

Каждая позиция состава органа печатается без нумерации от левого края текстового поля следующим образом:

а) для председателя, его заместителей, секретаря органа:

Иванов Петр Юрьевич - заместитель главы Администрации города

Костромы, председатель Комиссии

б) для члена органа:

Иванов Петр Юрьевич - заместитель начальника Административно-

правового управления Администрации

города Костромы

5.4. Оформление проектов муниципальных правовых актов

должностных лиц Администрации города Костромы

5.4.1. Оформление проектов распоряжений (приказов) должностных лиц Администрации города Костромы производится в соответствии с требованиями настоящего раздела.

5.4.2. Проект распоряжения (приказа) имеет следующие реквизиты:

а) герб города Костромы;

б) наименование органа - Администрация города Костромы;

в) для актов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации - наименование отраслевого (функционального) органа Администрации;

г) наименование вида документа: распоряжение первого заместителя главы Администрации, кадровое распоряжение заместителя главы Администрации - руководителя аппарата, распоряжение или приказ;

д) дата акта;

е) регистрационный номер акта;

ж) заголовок акта;

з) текст акта;

и) подпись должностного лица.

5.4.3. Текст проекта состоит из вводной и постановляющей частей.

5.4.4. Вводная часть проекта содержит цели принятия распоряжения (приказа), указание на основание принятия распоряжения (приказа), ссылки на законы и иные правовые акты, послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на статью 35 и часть 2 статьи 47 Устава города Костромы, определяющие компетенцию заместителей главы Администрации по принятию правовых актов либо на соответствующий пункт положения об отраслевом (функциональном) органе Администрации, определяющий компетенцию руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации по принятию правовых актов. Завершается изложение вводной части словами “ОБЯЗЫВАЮ:“ (для распоряжений), “ПРИКАЗЫВАЮ:“ (для приказов), которые печатаются прописными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей акта интервалом 18 пунктов.

5.4.5. Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания, изложенные в виде пунктов, которые нумеруются в соответствии с требованиями подраздела 5.2 настоящей Инструкции.

5.4.6. Утверждаемые акты оформляются в соответствии с требованиями подраздела 5.3 настоящей Инструкции.

6. Оформление договоров и

информационно-справочных документов

6.1. Оформление договоров

6.1.1. Договоры могут оформляться в виде одного документа, подписанного сторонами, путем обмена документами либо в иных формах, установленных Гражданским кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.

6.1.2. Договоры, составляемые в виде одного документа, подписанного сторонами, оформляются на листах бумаги формата А4 без бланка.

6.1.3. Договор, составляемый в виде одного документа, подписанного сторонами, имеет следующие реквизиты, оформляемые по общим правилам, установленным разделом 2 настоящей Инструкции:

а) заголовок, включающий наименование вида документа - договор, соглашение, контракт (государственный контракт) и тому подобное, а также указание на предмет договора;

б) дата подписания сторонами, регистрационный номер;

в) место подписания;

г) текст;

д) подписи представителей сторон.

6.1.4. Визы согласования к договору, составляемому в виде одного документа, подписанного сторонами, проставляются на листе согласования (приложение 1 к настоящей Инструкции).

6.1.5. Договоры, составляемые в виде одного документа, подписанного сторонами, изготавливаются не менее чем в трех подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Один экземпляр подписанного договора с листом согласования хранится в Отделе по оргработе и документообороту. Другой экземпляр подписанного договора передается контрагенту. Третий экземпляр подписанного договора передается в отраслевой (функциональный) орган Администрации, ответственный за исполнение договора, для использования в работе.

6.1.6. Если договор заключается путем обмена документами, оформление данных документов осуществляется по правилам, установленным подразделом 6.2 настоящей Инструкции.

6.2. Оформление служебных писем

6.2.1. Служебные письма Администрации готовятся:

а) как сопроводительные письма к проектам решений Думы города Костромы, иным документам;

б) как ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и частных лиц;

в) как инициативные письма.

6.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных правовыми актами сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

6.2.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

6.2.4. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации.

6.2.5. Служебные письма печатаются на бланках писем.

6.2.6. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более отраслевых (функциональных) органов Администрации, а также совместные письма от имени Администрации и других органов (организаций), оформляются на листе бумаги формата А4 без бланка. При этом данные о наименовании органов (организаций), подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите “подпись“.

6.2.7. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в правом нижнем углу.

6.2.8. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

6.2.9. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

6.2.10. Текст письма от имени Администрации излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

“Администрация считает ...“, “Администрация города Костромы рассмотрела ...“.

Если письмо оформлено на бланке Главы города Костромы или иного должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: “прошу ...“, “направляю ...“.

6.2.11. Датой письма является дата его подписания.

6.2.12. Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом Администрации города Костромы, а также положениями об отраслевых (функциональных) органах Администрации; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.2.13. Текст письма состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание.

6.2.14. Наиболее часто употребляемой формой обращения является:

Уважаемый ..............!

6.2.15. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ, послуживший юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

6.2.16. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

6.2.17. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение формулируется при помощи слов “просим“ (письмо-просьба или запрос), “высылаем“, “направляем“, “представляем“ (сопроводительное письмо), “сообщаем“ (информационное письмо).

6.3. Телеграммы. Телефонограммы

6.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные.

6.3.2. Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагается сжато, без переноса слов, без союзов, предлогов и запятых (если при этом не искажается смысл содержания), без исправлений. Знаки препинания в телеграмме следует писать только словами, полностью или сокращенно:

“точка“ или “тчк“, “запятая“ или “зпт“, “скобка“ или “скб“, “кавычки“ или “квч“.

6.3.3. В группах цифр допускается написание точки и запятой знаком. При отправке телеграммы с одинаковым содержанием нескольким адресатам, их наименования указываются перед текстом.

6.3.4. Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с правилами оказания услуг связи.

6.3.5. Телеграмма, как и письмо, составляется в двух экземплярах. Один из них направляется в отделение связи, другой хранится в деле.

6.3.6. Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющие доставить ее адресату.

6.3.7. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются в отраслевых (функциональных) органах, руководители которых подписали телефонограмму; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

6.3.8. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

а) исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

б) должностью, фамилией, именем, отчеством лица, подписавшего телефонограмму;

в) должностью, фамилией, именем, отчеством лица, передавшего телефонограмму;

г) должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

д) входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

6.3.9. Регистрируются и оформляются телефонограммы в соответствующих журналах.

6.4. Протоколы

6.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и прочего.

6.4.2. В отраслевых (функциональных) органах Администрации протоколы могут вестись в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

6.4.3. Протоколы печатаются на общем бланке Администрации или на бланке отраслевого (функционального) органа Администрации и имеют следующие реквизиты:

а) наименование вида документа - слово “ПРОТОКОЛ“, печатаемое прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом кеглем N 16 и выравниваемое по центру;

б) вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

в) место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру;

г) дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака “N“ и порядкового номера протокола.

д) текст протокола;

е) подпись - отделяется от текста интервалом 36 пунктов.

6.4.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

6.4.5. Во вводной части указываются:

а) председатель коллегиального органа или председательствующий на заседании (совещании);

б) секретарь коллегиального органа или лицо, ведущее протокол;

в) список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их число превышает 15 человек.

6.4.6. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога “О“ (“Об“), которое печатается с абзацного отступа.

6.4.7. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Для каждого раздела указывается наименование вопроса. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

6.4.8. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска “Текст выступления прилагается“. Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

6.4.9. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

6.4.10. Текст краткого протокола состоит из вводной и основной частей.

6.4.11. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово “Присутствовали“ печатается от абзацного отступа, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.

Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители главы Администрации города Костромы.

6.4.12. Многострочные наименования должностей присутствующих отделяются интервалом 12 пунктов.

6.4.13. Список отделяется от основной части протокола интервалом 18 пунктов.

6.4.14. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога “О“ (“Об“), печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Ниже указываются “амилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

6.4.15. Затем указывается принятое по вопросу решение.

6.4.16. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

6.4.17. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

6.4.18. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

6.4.19. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель отраслевого (функционального) органа Администрации, готовившего рассмотрение вопроса.

6.4.20. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

6.5. Акты

6.5.1. Акт - служебный документ, подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, но в отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

6.5.2. Акты оформляются на специальных бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

а) гриф утверждения;

б) наименование вида документа - слово “АКТ“ отделяется от предыдущего реквизита интервалом 18 пунктов, печатается прописными буквами, выравнивается по центру;

в) наименование акта;

г) дата и номер акта: дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов. Номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака “N“ и порядкового номера акта;

д) текст акта;

е) подписи членов комиссии или должностных лиц, подписавших акт.

6.5.3. Если нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области или муниципальными правовыми актами города Костромы установлены унифицированные формы актов, либо установлены требования к оформлению актов, отличающиеся от определенных настоящим подразделом, то такие акты оформляются в соответствии с требованиями указанных нормативных правовых актов.

6.6. Докладные и объяснительные записки

6.6.1. Докладная записка - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

6.6.2. Объяснительная записка - информационно-справочный документ, составленный служащим для представления руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации или руководству Администрации по поводу сложившейся ситуации, событий, фактов, поступков и поведения, в том числе связанных с нарушением дисциплины, каких-либо происшествий.

6.6.3. Докладные и объяснительные записки оформляются на бланках отраслевых (функциональных) органов Администрации или на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

а) наименование вида документа - слова “ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА“ или “ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА“, которые отделяются от предыдущего реквизита интервалом 18 пунктов, печатаются прописными буквами, выравниваются по центру;

б) дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер в соответствии с номенклатурой дел отраслевого (функционального) органа Администрации;

в) заголовок;

г) текст документа;

д) подпись автора документа.

ЧАСТЬ ВТОРАЯ

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ

7. Организация документооборота

7.1. Общие правила организации документооборота

7.1.1. В Администрации устанавливается децентрализованная система документооборота, по которой обязанности в области документооборота и исполнения документов распределяются между отраслевыми (функциональными) органами Администрации в соответствии с Регламентом Администрации города Костромы, настоящей Инструкцией и иными муниципальными правовыми актами.

7.1.2. Отделом по оргработе и документообороту осуществляются:

а) регистрация и рассылка постановлений и распоряжений Администрации, муниципальных правовых актов заместителей главы Администрации;

б) прием документов, поступающих в Администрацию;

в) регистрация документов, адресованных Главе города Костромы, заместителям главы Администрации, за исключением обращений граждан;

г) распределение документов, адресованных Главе города Костромы, заместителям главы Администрации, и направление их исполнителям в соответствии с резолюцией соответствующего руководителя;

д) отправка исходящих документов от имени Главы города Костромы, заместителей главы Администрации;

е) информационно-справочная работа по прохождению документов; техническое оформление (печатание, тиражирование) документов и их хранение;

ж) контроль и анализ деятельности по исполнению поручений, содержащихся в муниципальных правовых актах Администрации, письменных поручениях Главы города Костромы, поручениях, содержащихся в протоколах заседаний Совета Администрации;

7.1.3. В Отделе по работе с обращениями граждан осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

7.1.4. Отдел мобилизационной работы осуществляет возложенные на него функции в области работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

7.1.5. Во всех отраслевых (функциональных) органах Администрации осуществляется подготовка, регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно отраслевым (функциональным) органам Администрации, их руководителям, либо документов, поступающих непосредственно в отраслевые (функциональные) органы Администрации в соответствии с муниципальными правовыми актами.

7.2. Графики документооборота

7.2.1. Графики документооборота содержат перечни работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым отраслевым (функциональным) органом Администрации, его структурными подразделениями, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

7.2.2. Графики должны устанавливать в Администрации, отраслевом (функциональном) органе Администрации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число отраслевых (функциональных) органов, их подразделений и исполнителей для прохождения каждым служебным документом, определять минимальный срок его нахождения в отраслевом (функциональном) органе Администрации, его подразделении.

7.2.3. Графики документооборота Администрации утверждаются распоряжениями Администрации, а графики документооборота отраслевых (функциональных) органов Администрации - приказами руководителей данных органов по согласованию с Отделом по оргработе и документообороту и Административно-правовым управлением.

7.2.4. Порядок разработки и утверждения графиков документооборота устанавливается распоряжением Администрации.

7.3. Прием, обработка, регистрация

и распределение входящих документов

7.3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающих в Администрацию документов (далее - входящие документы) осуществляется Отделом по оргработе и документообороту, за исключением случаев, указанных в настоящем подразделе.

7.3.2. Письменные обращения граждан направляются для обработки и регистрации в Отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Костромы (далее - Отдел по работе с обращениями граждан).

7.3.3. Адресованные Главе города Костромы обращения руководителей муниципальных учреждений и предприятий, муниципальных служащих, работников Администрации по вопросам трудовых отношений принимаются Отделом кадров Администрации города Костромы.

7.3.4. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

7.3.5. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку “Вручить лично“, вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой “Вручить лично“ вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

7.3.6. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

7.3.7. Входящие документы учитываются и распределяются на документы, регистрируемые в системе автоматизированного документооборота и не регистрируемые.

7.3.8. Не подлежат регистрации:

а) материалы справочно-информационного характера;

б) документы первичного бухгалтерского учета;

в) приглашения на совещания, иные мероприятия, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;

г) периодические печатные издания, книги и брошюры, рекламные извещения, плакаты, буклеты;

д) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, программы совещаний, конференций;

е) учебные планы, программы;

ж) прейскуранты цен;

з) технические условия;

и) документы, связанные с ведением коллективных переговоров;

к) формы статистической отчетности;

л) корреспонденция, адресованная с пометкой “лично“;

м) объяснительные записки.

7.3.9. Регистрация входящих документов осуществляется в отделе по оргработе и документообороту с вводом информации о них в систему автоматизированного документооборота. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.3.10. Регистрационный номер входящих документов включает:

а) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

б) индекс согласно номенклатуре дел.

7.3.11. Регистрационный штамп ставится в нижнем правом углу входящего документа. В регистрационном штампе указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления.

7.3.12. При повторном поступлении документов по одному и тому же вопросу им присваивается первоначальный регистрационный номер, но с дополнительным индексом “1“, “2“ и так далее (N 00-000/00-1).

7.3.13. Для регистрации входящих документов в системе автоматизированного документооборота создается электронная регистрационная карточка.

7.3.14. После регистрации подлинник входящего документа направляется в установленном порядке на рассмотрение Главы города Костромы, заместителей главы Администрации с учетом предметов их ведения, в соответствии с установленным распределением обязанностей.

7.4. Поручение (резолюция)

об исполнении входящего документа

7.4.1. Поручение (резолюция) об исполнении входящего документа оформляется непосредственно Главой города Костромы, заместителями главы Администрации на бланках поручений или непосредственно на документе. Проекты поручений могут готовить советники (помощники) или консультанты соответствующих должностных лиц.

7.4.2. Резолюции на документах, как правило, определяют фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, содержание поручений, сроки их исполнения, должны иметь подпись и дату.

7.4.3. Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым, или помечается словом “ответственный“.

7.4.4. Если резолюция предусматривает несколько поручений, то она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.

7.4.5. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким должностным лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за своевременное исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Отдел по оргработе и документообороту обеспечивает каждого соисполнителя копиями документа.

7.5. Сроки рассмотрения и исполнения документов

7.5.1. Документы, зарегистрированные Отделом по оргработе и документообороту, направляются на рассмотрение должностным лицам Администрации в соответствии с резолюцией Главы города Костромы или заместителей главы Администрации.

7.5.2. Рассмотренные должностными лицами документы возвращаются в Отдел по оргработе и документообороту для дальнейшей их обработки и передачи исполнителям.

7.5.3. Занесение резолюций должностных лиц по рассмотренным документам в электронную регистрационную карточку документа осуществляется работниками Отдела по оргработе и документообороту.

7.5.4. Передача документов из Отдела по оргработе и документообороту на исполнение должностным лицам, определенным в резолюции, осуществляется через абонентские ячейки. Контроль за своевременным рассмотрением и возвратом документов в Отдел по оргработе и документообороту осуществляют лица, ответственные за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах Администрации.

7.5.5. Общий срок исполнения входящих документов - 30 дней со дня регистрации.

7.5.6. Иные сроки исполнения документов могут быть установлены:

а) в тексте документа;

б) в резолюции руководителя.

7.5.7. Соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения или составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.

7.5.8. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.

7.5.9. Промежуточный ответ передается в Отдел по оргработе и документообороту Администрации или отраслевые (функциональные) органы Администрации для отметки в электронной регистрационной карточке документа и дальнейшей передачи автору резолюции.

7.5.10. Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.

7.5.11. Продление сроков исполнения поручения производится на основании мотивированного представления исполнителя, поданного через отдел по оргработе и документообороту на имя автора поручения не позднее чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, которым дано поручение. Специалист Отдела по оргработе и документообороту сообщает о принятом решении исполнителю; возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в электронную регистрационную карточку документа.

7.5.12. Сроки исполнения документов устанавливаются в соответствии с указанной календарной датой исполнения поручения или резолюциями:

а) “срочно“ - поручение подлежит исполнению в трехдневный срок со дня подписания резолюции;

б) “оперативно“ - поручение подлежит исполнению в десятидневный срок со дня подписания документа.

7.5.13. Если для выполнения поручения устанавливается срок более 30 дней, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в 30-дневный срок.

7.5.14. Ответ на депутатский запрос дается не позднее 15 календарных дней со дня его регистрации в Администрации.

7.5.15. В отраслевых (функциональных) органах Администрации сроки исполнения документов устанавливаются руководителями исходя из срока, установленного Главой города Костромы, заместителем главы Администрации.

7.5.16. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

7.5.17. В случае нарушения сроков исполнения документов ответственным исполнителем представляется служебная записка на имя Главы города Костромы с указанием объективной причины неисполнения документа в срок.

7.5.18. Документы, направленные с резолюциями “Для сведения“, “Для использования в работе“, “Для руководства в работе“, передаются исполнителям и в Отдел по оргработе и документообороту не возвращаются, а затем формируются в дела согласно номенклатуре дел соответствующего отраслевого (функционального) органа Администрации.

7.6. Порядок оформления и отправки исходящих документов

7.6.1. Регистрация и отправка исходящих документов, подписанных Главой города Костромы, заместителями главы Администрации, осуществляется Отделом по оргработе и документообороту.

7.6.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Регламента Администрации города Костромы и настоящей Инструкции.

7.6.3. Неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются в соответствующие отраслевые (функциональные) органы Администрации для переоформления, даже если они подписаны руководителем.

7.6.4. Получение адресатом исходящих документов, доставляемых непосредственно сотрудниками Отдела по оргработе и документообороту, удостоверяется подписью лица, принявшего документы, в разносной книге исходящих документов, оформляемой в соответствии с приложением 10 к настоящей Инструкции.

7.6.5. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает почтовый или телеграфный адрес организаций, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату.

7.6.6. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются Отделом по оргработе и документообороту к отправке:

а) в трех экземплярах - в случае направления документа в один адрес (первый экземпляр отправляется адресату, второй остается в Отделе по оргработе и документообороту, третий после регистрации возвращается исполнителю);

б) в случае направления документа нескольким адресатам - в количестве экземпляров, на два экземпляра превышающем число адресатов, с тем чтобы один экземпляр остался в Отделе по оргработе и документообороту и один экземпляр после регистрации был возвращен исполнителю.

7.6.7. Экземпляр документа, остающийся в Отделе по оргработе и документообороту, должен содержать визы исполнителей, а также лиц, с которыми согласован текст.

7.6.8. Исходящие документы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ.

7.6.9. Документ, отправляемый посредством факсимильной связи, оформляется на бланке по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией. Подлежащий передаче документ регистрируется Отделом по оргработе и документообороту. Передаваемый документ должен содержать номер факса и фамилию получателя.

7.6.10. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отраслевого (функционального) органа Администрации.

7.6.11. Объем документа, передаваемого посредством факсимильной связи, не должен превышать 5 листов.

7.6.12. Подлинники документов после передачи возвращаются в отраслевой (функциональный) орган Администрации с пометкой о времени отправки и приобщаются к делу.

7.6.13. Документ, отправляемый посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей, должен оформляться на бланке по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией. Отправляемый документ должен представлять собой отсканированное изображение оригинала документа на бумажном носителе либо должен содержать отсканированное изображение собственноручной подписи должностного лица, подписавшего оригинал документа на бумажном носителе. К документу прилагается его отсканированное изображение или текст на электронном носителе.

7.6.14. Электронные сообщения могут быть подписаны электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи. В таком случае электронное сообщение признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

7.6.15. Документ, предназначенный для передачи посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей, направляется исполнителем в Отдел информационных ресурсов с указанием файла, полного адреса, куда передается информация.

7.7. Основы организации работы с документами

в отраслевых (функциональных) органах Администрации

7.7.1. Организация работы с документами в отраслевых (функциональных) органах Администрации регламентируется Регламентом Администрации города Костромы, настоящей Инструкцией, иными постановлениями и распоряжениями Администрации, а в части, не урегулированной указанными муниципальными правовыми актами, - приказами руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации.

7.7.2. Организация работы с документами в отраслевых (функциональных) органах Администрации обеспечивается сотрудниками, ответственными за организацию делопроизводства, на которых возлагается выполнение следующих обязанностей:

а) получение, регистрация и учет документов, поступающих из Отдела по оргработе и документообороту, Отдела по работе с обращениями граждан или непосредственно в отраслевой (функциональный) орган Администрации;

б) своевременная передача полученных документов руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации, а затем непосредственному исполнителю;

в) ознакомление работников с муниципальными правовыми актами, распорядительными и информационными документами;

г) систематическое информирование руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации о состоянии исполнения документов и поручений;

д) выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;

е) оформление и регистрация исходящих документов, передача их на отправку;

ж) ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел отраслевого (функционального) органа Администрации, контроль за ведением дел иными сотрудниками органа;

з) подготовка и сдача дел на архивное хранение;

и) иные обязанности в соответствии с должностной инструкцией и (или) приказами руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации.

7.7.3. Отраслевые (функциональные) органы Администрации ведут учет поступления, прохождения и исполнения переданных им служебных документов в системе автоматизированного документооборота или в журналах, форма которых устанавливается приказом руководителя органа.

7.7.4. Документы, поступившие в орган Администрации, после их учета передаются руководителю органа Администрации и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления под роспись.

7.7.5. Руководители органов Администрации несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений.

7.7.6. При работе с документами в органах Администрации необходимо соблюдать следующие требования:

а) непосредственные исполнители, работающие с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них конфиденциальной информации;

б) сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

в) не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать отметки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

г) передача документов работникам других отраслевых (функциональных) органов Администрации может производиться только с разрешения руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации;

д) передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется через Управление по связям с общественностью и средствами массовой информации Администрации.

8. Контроль исполнения служебных документов

8.1. Общие положения о контроле

8.1.1. Контролю в соответствии с настоящей Инструкцией подлежит исполнение:

а) поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях) Администрации;

б) поручений Главы города Костромы, данных во исполнение решений Думы города Костромы;

в) поручений Главы города Костромы, данных по депутатским запросам;

г) поручений, содержащихся в резолюциях Главы города Костромы по поступившим в Администрацию документам.

8.1.2. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

8.2. Организация контроля исполнения

поступивших в Администрацию документов

с поручениями Главы города Костромы

8.2.1. Основанием для постановки документов на контроль является резолюция Главы города Костромы и срок исполнения, указанный в тексте документа.

8.2.2. Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов и поручений являются заместители главы Администрации и руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации.

8.2.3. Контроль исполнения служебных документов и поручений осуществляют помощники (консультанты) заместителей главы Администрации или руководители соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации.

8.2.4. Контроль сроков исполнения поручений осуществляет Отдел по оргработе и документообороту.

8.2.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заявителю.

8.2.6. Предложения о снятии документа с контроля готовит исполнитель с представлением полной информации о выполнении всех вопросов, поставленных в нем.

8.2.7. Информация или справка визируется ответственным исполнителем, определенным резолюцией. Если исполнителей несколько, то итоговая информация визируется всеми соисполнителями. Данная информация вместе с подлинником документа и резолюцией по нему вносится на рассмотрение Главы города Костромы и с его визой о снятии документа с контроля передается в Отдел по оргработе и документообороту.

8.2.8. По состоянию на 15 и 30 число каждого месяца Отделом по оргработе и документообороту Управляющему делами и ответственным исполнителям направляется информация о нарушениях сроков исполнения поручений Главы города Костромы по поступившим в Администрацию документам.

8.3. Организация контроля исполнения

постановлений и распоряжений Администрации

8.3.1. Основанием для постановки постановлений и распоряжений Администрации на контроль является наличие в тексте документа пункта о возложении контроля исполнения постановления (распоряжения) на ответственного исполнителя - заместителя главы Администрации или руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации, подчиняющегося Главе города Костромы непосредственно.

8.3.2. При наличии в постановлении (распоряжении) формулировки “Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой“ контроль за выполнением документа осуществляется совместно помощником (советником) Главы города Костромы и руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации, готовившего данный документ. Руководитель отраслевого органа представляет помощнику (советнику) информацию о состоянии выполнения акта.

8.3.3. Пункт о возложении контроля включается в текст документа при наличии конкретных поручений отраслевым (функциональным) органам Администрации или должностным лицам Администрации с указанием сроков их исполнения.

8.3.4. На контроль, как правило, не ставятся постановления (распоряжения), утверждающие муниципальные правовые акты, устанавливающие общеобязательные правила (положения, порядки, инструкции и тому подобное).

8.3.5. Непосредственное исполнение функций по контролю исполнения постановлений (распоряжений) осуществляют помощники (консультанты) заместителей главы Администрации или руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации.

8.3.6. Контроль сроков исполнения постановлений (распоряжений) осуществляет Отдел по оргработе и документообороту.

8.3.7. О ходе исполнения постановления (распоряжения) сроком исполнения один год и более ответственный исполнитель обязан проинформировать Главу города Костромы до истечения первой половины установленного срока. Информация о ходе исполнения постановлений (распоряжений) Администрации (промежуточная информация) представляется по форме, установленной приложением 11 к настоящей Инструкции.

8.3.8. При наличии конкретной календарной даты исполнения поручений, содержащихся в тексте документа, информация о снятии с контроля постановления (распоряжения) должна быть представлена не позднее, чем через месяц после указанной даты по форме, установленной приложением 12 к настоящей Инструкции.

8.3.9. Основанием для снятия с контроля постановлений и распоряжений Администрации является соответствующая резолюция Главы города Костромы или исполняющего обязанности Главы города Костромы.

8.3.10. Снятие постановления (распоряжения) с контроля не означает, что оно признано утратившим силу. Для признания постановления (распоряжения) утратившим силу необходимо принятие постановления (распоряжения) о признании его утратившим силу.

8.3.11. При необходимости продления срока исполнения постановления (распоряжения) ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока представляет информацию о продлении срока исполнения по форме, установленной приложением 13 к настоящей Инструкции.

8.3.12. Решение о продлении срока исполнения постановлений (распоряжений) принимает Глава города Костромы.

8.3.13. Информации о ходе исполнения, о снятии с контроля и (или) о продлении срока (с приложением копии соответствующего постановления, распоряжения) подписываются ответственным исполнителем и представляются в Отдел по оргработе и документообороту. При отсутствии нарушений документы визируются заместителем главы Администрации, к предметам ведения которого относятся соответствующие направления деятельности Администрации, и направляются на рассмотрение Главы города Костромы. Информации о контролируемых документах с резолюцией Главы города Костромы остаются в Отделе по оргработе и документообороту и формируются в дело.

8.3.14. Дела с информацией об исполнении постановлений (распоряжений) Администрации после снятия их с контроля в течение года хранятся в Отделе по оргработе и документообороту, по истечении года сдаются в муниципальный архив.

8.3.15. По состоянию на 25 число каждого месяца Отдел по оргработе и документообороту представляет ответственным исполнителям обобщенную информацию о состоянии исполнения постановлений (распоряжений) Администрации.

9. Печати и штампы Администрации

9.1. Изготовление, учет, хранение

и уничтожение печатей и штампов

9.1.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации, производится по разрешению Управляющего делами Администрации.

9.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы города Костромы, а также лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются Главой города Костромы.

9.1.3. Изготовление нескольких печатей с идентичными наборами реквизитов не допускается. При необходимости использования нескольких печатей с идентичными наборами реквизитов каждой печати присваивается номер, который должен быть виден на оттиске.

9.1.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются Отделом мобилизационной работы Администрации и выдаются под расписку сотрудникам отраслевых (функциональных) органов Администрации, отвечающим за их использование и сохранность.

9.1.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Отдел мобилизационной работы Администрации, где они уничтожаются по акту.

9.2. Использование печатей и штампов

9.2.1. Проставление оттисков печати осуществляется сотрудниками отраслевых (функциональных) органов Администрации, отвечающими за их использование и сохранность.

9.2.2. Об утере печати или штамп“ незамедлительно ставится в известность Управляющий делами Администрации.

9.2.3. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации.

9.2.4. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в Отдел мобилизационной работы Администрации.

ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ

10. Номенклатуры дел,

заводимых в делопроизводстве Администрации

10.1. Порядок составления номенклатур дел

10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, отраслевых (функциональных) органах Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

10.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей документов по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Администрации города Костромы, положениями об отраслевых (функциональных) органах Администрации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации, отраслевых (функциональных) органах Администрации, их виды, состав и содержание.

10.1.4. Номенклатуры дел составляются в отраслевых (функциональных) органах Администрации в соответствии с их структурой. Отделом по оргработе и документообороту составляется сводная номенклатура дел Администрации.

10.1.5. Номенклатура дел отраслевого (функционального) органа Администрации составляется ежегодно не позднее 15 ноября текущего года служащим, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Архивным отделом Администрации (далее - Архивный отдел), подписывается руководителем отраслевого (функционального) органа и представляется Отдел по оргработе и документообороту.

10.1.6. Вновь созданный отраслевой (функциональный) орган Администрации города Костромы, его структурное подразделение обязаны в месячный срок разработать номенклатуру дел отраслевого (функционального) органа, подразделения и представить ее в Отдел по оргработе и документообороту.

10.1.7. Номенклатура дел согласовывается с Архивным отделом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре отраслевых (функциональных) органов Администрации.

10.1.8. Сводная номенклатура дел Администрации составляется Отделом по оргработе и документообороту на основе номенклатур дел отраслевых (функциональных) органов Администрации при методической помощи Архивного отдела.

10.1.9. Сводная номенклатура дел Администрации подписывается управляющим делами Администрации, согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области и не позднее конца текущего года утверждается Главой города Костромы.

10.1.10. После утверждения сводной номенклатуры дел Отдел по оргработе и документообороту направляет отраслевым (функциональным) органам Администрации выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.11. Сводная номенклатура дел Администрации печатается в необходимом количестве экземпляров. Подлинник сводной номенклатуры дел Администрации является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Отдела по оргработе и документообороту. Второй экземпляр используется Отделом по оргработе и документообороту в качестве рабочего. Третий экземпляр используется Архивным отделом.

10.1.12. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.13. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.

10.2. Реквизиты и структура номенклатуры дел

10.2.1. Номенклатура дел составляется по форме, установленной приложением 14 к настоящей Инструкции.

10.2.2. Названиями разделов номенклатуры дел отраслевого (функционального) органа Администрации являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел Администрации разделы располагаются в соответствии со структурой Администрации.

10.2.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации, ее отраслевых (функциональных) органов.

10.2.4. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.2.5. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения отраслевого (функционального) органа Администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отраслевого (функционального) органа. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-05, где 12 - обозначение отраслевого (функционального) органа Администрации, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре отраслевого (функционального) органа Администрации.

10.2.6. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.

10.2.7. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

10.2.8. Не допускается употребление в заголовке дела шаблонных формулировок (“разные материалы“, “общая переписка“ и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований государственных органов, органов местного самоуправления, отраслевых (функциональных) органов Администрации, организаций.

10.2.9. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) наименование вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее);

б) наименование отраслевого (функционального) органа Администрации или его структурного подразделения (автор документа);

в) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

г) краткое содержание документов дела;

д) дата (период), к которым относятся документы дела.

10.2.10. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы“, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам реформирования системы жилищно-коммунального хозяйства на территории города Костромы (списки, доклады, информации).

10.2.11. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

10.2.12. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с медицинскими учреждениями о планировании работы на 2009 год.

10.2.13. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

10.2.14. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Думой города Костромы по вопросам формирования бюджета города Костромы на 2010 год.

10.2.15. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций муниципальных образований Костромской области по вопросам благоустройства территорий.

10.2.16. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (город Москва) по вопросам подготовки кадров.

10.2.17. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий на 2008 год.

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта в 2008 году.

10.2.18. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

10.2.19. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

10.2.20. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

10.2.21. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

10.2.22. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

10.2.23. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или срок хранения дела, согласованный с экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области.

10.2.24. В графе 5 “Примечание“ указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой отраслевой (функциональный) орган Администрации для продолжения и прочее.

10.2.25. Если в течение года в Администрации, в отраслевом (функциональном) органе Администрации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.2.26. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11. Формирование и оформление дел

11.1. Организация формирования дел

11.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.1.2. Дела формируются в отраслевых (функциональных) органах Администрации, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях отраслевого (функционального) органа Администрации.

11.1.3. Законченные делопроизводством документы помещаются в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

11.1.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевом (функциональном) органе Администрации.

11.2. Правила формирования дел

11.2.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

а) помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

б) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в) раздельно группировать в дела документы постоянного срока хранения, временных сроков хранения, документы по личному составу;

г) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

д) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

е) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.

11.2.2. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “том 1“, “том 2“ и так далее.

11.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

11.2.4. Муниципальные правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

11.2.5. Если во вводной части муниципального правового акта делается ссылка на обращение юридического лица или гражданина в адрес Администрации или в адрес отраслевого (функционального) органа Администрации, по рассмотрении которого принимается данный правовой акт, то это обращение должно быть приложено к оригиналу муниципального правового акта.

11.2.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, решений Костромской областной Думы, постановлений губернатора Костромской области и администрации Костромской области, департаментов Костромской области, решений Думы города Костромы, постановлений и распоряжений Администрации.

11.2.7. Постановления Администрации по вопросам местного значения и постановления по кадровым вопросам формируются в отдельные дела.

11.2.8. Приказы отраслевых (функциональных) органов Администрации по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

11.2.9. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению решений Костромской областной Думы, постановлений губернатора Костромской области, администрации Костромской области, актов департаментов Костромской области, решений Думы города Костромы, постановлений и распоряжений Администрации (далее - правовые акты), находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот документ дело. Если дело на правовой акт не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

11.2.10. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

11.2.11. Документы коллегиальных органов группируются в два дела:

а) протоколы и решения коллегиального органа;

б) документы к заседаниям коллегиального органа.

11.2.12. Утверждаемые акты являются неотъемлемой частью утверждающих актов и группируются вместе с указанными документами.

11.2.13. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

11.2.14. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

11.2.15. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

11.2.16. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Администрации, отраслевых (функциональных) органов Администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

11.2.17. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.3. Оформление дел

11.3.1. Дела отраслевых (функциональных) органов Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

11.3.2. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

11.3.3. Оформление дел проводится исполнителями, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

11.3.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

11.3.5. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

11.3.6. Полное оформление дела предусматривает:

а) оформление реквизитов обложки дела;

б) нумерацию листов в деле;

в) составление листа-заверителя;

г) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

д) подшивку или переплет дела;

е) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.3.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по форме, установленной приложением 15 к настоящей Инструкции.

11.3.8. На обложке дела указываются следующие реквизиты:

а) наименование органа местного самоуправления - Администрация города Костромы;

б) наименование отраслевого (функционального) органа Администрации (фондообразователя), которое указывается полностью в именительном падеже;

в) наименование структурного подразделения отраслевого (функционального) органа Администрации в именительном падеже, которое указывается в соответствии с утвержденной структурой органа;

г) номер (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации;

д) заголовок дела - переносится из соответствующего отраслевому (функциональному) органу раздела сводной номенклатуры дел Администрации, согласованной с экспертной комиссией Архивного отдела;

е) крайние даты дела (тома, части) - даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. Даты оформляются словесно-цифровым способом;

ж) количество листов в деле;

з) срок хранения дела.

11.3.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

11.3.10. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, оформляемом по форме, установленной приложением 16 к настоящей Инструкции. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

11.3.11. Реквизит “срок хранения дела“ переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечнях документов, образующихся в деятельности Администрации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно“.

11.3.12. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архивном отделе черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области (до этого он проставляется карандашом).

11.3.13. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.

11.3.14. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.3.15. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Вопрос о необходимости составления внутренней описи документов дела согласовывается с Архивным отделом.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, установленной приложением 17 к настоящей Инструкции, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.3.16. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

11.3.17. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12. Организация архивного дела в Администрации

12.1. Оперативное хранение документов

12.1.1. С момента заведения и до передачи в муниципальный архив дела хранятся по месту их формирования.

12.1.2. Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации и служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

12.1.3. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах, сейфах или в специально оборудованных помещениях в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или сейфа.

12.1.4. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

12.1.5. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение года, а затем сдаются в Архивный отдел.

12.1.6. Выдача дел другим отраслевым (функциональным) органам Администрации производится с разрешения руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации. Выдача дел служащим отраслевого (функционального) органа Администрации для работы осуществляется служащим, отвечающим за делопроизводство, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование служащим на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

12.1.7. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы города Костромы, по актам.

12.1.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы города Костромы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

12.2. Хранение документов в муниципальном архиве

12.2.1. Документы Администрации, отраслевых (функциональных) органов Администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством об архивном деле, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

12.2.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к муниципальной собственности, и документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение образован муниципальный архив города Костромы.

12.2.3. Функции муниципального архива города Костромы выполняет Архивный отдел Администрации города Костромы.

12.2.4. Подготовка документов к передаче на хранение в муниципальный архив включает работу служащих, ответственных за ведение делопроизводства отраслевых (функциональных) органов Администрации, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

12.3. Экспертиза ценности документов

12.3.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

12.3.2. Экспертиза ценности документов в отраслевых (функциональных) органах Администрации на стадии делопроизводства проводится:

а) при составлении номенклатуры дел;

б) в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

в) при подготовке дел к передаче в муниципальный архив.

12.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в отраслевом (функциональном) органе Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия.

12.3.4. Функции и права экспертной комиссии, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются приказом руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации. Положение об экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с Архивным отделом.

12.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в отраслевом (функциональном) органе Администрации осуществляется ежегодно непосредственно служащими, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией, под непосредственным методическим руководством Архивного отдела.

12.3.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архивный отдел; отбор дел с долговременными сроками хранения и с пометкой “До минования надобности“, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.3.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия Архивного отдела.

12.3.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

12.3.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

12.3.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

12.3.11. В каждом отраслевом (функциональном) органе Администрации описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архивного отдела. По этим описям документы сдаются в Архивный отдел.

12.3.12. Описи дел отраслевых (функциональных) органов Администрации составляются по форме, установленной приложением 18 к настоящей Инструкции, и представляются в Архивный отдел не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

12.3.13. Описательная статья описи дел отраслевого (функционального) органа Администрации имеет следующие элементы:

а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

б) индекс дела (тома, части);

в) заголовок дела (тома, части);

г) дата дела (тома, части);

д) количество листов в деле (томе, части);

е) срок хранения дела.

12.3.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

а) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

б) порядок нумерации дел в описи - валовый;

в) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

г) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же“, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

д) графа описи “примечание“ используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобного.

12.3.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

12.3.16. Опись дел отраслевого (функционального) органа Администрации подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией отраслевого (функционального) органа Администрации и утверждается руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации.

12.3.17. Опись дел отраслевого (функционального) органа Администрации составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архивный отдел, второй остается в отраслевом (функциональном) органе Администрации, третий экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

12.3.18. Отбор за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Акт о выделении документов к уничтожению составляется по форме, установленной приложением 19 к настоящей Инструкции. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией отраслевого (функционального) органа Администрации акты утверждаются руковод“телем отраслевого (функционального) органа Администрации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Архивного отдела описей дел постоянного хранения. После этого отраслевой (функциональный) орган Администрации имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

12.3.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всех структурных подразделений отраслевого (функционального) органа Администрации. Название каждого структурного подразделения отраслевого (функционального) органа Администрации указывается в акте перед группой заголовков дел этого подразделения.

12.4. Подготовка и передача документов в Архивный отдел

12.4.1. В Архивный отдел передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

12.4.2. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архивный отдел не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.

12.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архивный отдел, как правило, не подлежат. Они хранятся в отраслевых (функциональных) органах Администрации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.4.4. Передача дел в Архивный отдел осуществляется по графику, составленному Архивным отделом, согласованному с руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации и утвержденному постановлением Администрации.

12.4.5. В период подготовки отраслевыми (функциональными) органами Администрации документов к передаче в Архивный отдел служащими Архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел отраслевого (функционального) органа Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие отраслевого (функционального) органа Администрации обязаны устранить.

12.4.6. Прием каждого дела производится служащим Архивного отдела, исполняющим функции главного хранителя муниципального архива, в присутствии служащего отраслевого (функционального) органа Администрации. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи главного хранителя муниципального архива и служащего, передавшего дела.

12.4.7. Вместе с делами в муниципальный архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

12.4.8. В случае реорганизации или ликвидации отраслевого (функционального) органа Администрации, его структурного подразделения служащий, ответственный за ведение делопроизводства данного отраслевого (функционального) органа Администрации, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архивный отдел, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ

ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОТДЕЛЬНЫМ ВИДАМ ДОКУМЕНТОВ

13. Делопроизводство по обращениям граждан

13.1. Прием и регистрация письменных обращений граждан

13.1.1. В Администрации в соответствии с федеральным законом рассматриваются обращения граждан по предметам ведения Главы города Костромы и Администрации.

13.1.2. Письменные обращения граждан (далее в настоящем разделе - письма), адресованные Главе города Костромы и заместителям главы Администрации, поступившие по почте, в день их поступления передаются в Отдел по работе с обращениями граждан Администрации города Костромы (далее - Отдел по работе с обращениями граждан).

13.1.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится Отделом по работе с обращениями граждан с понедельника по четверг с 8 часов до 12 часов и с 13 часов до 17 часов.

13.1.4. При приеме письменных обращений непосредственно от граждан служащий Отдела по работе с обращениями граждан:

а) проверяет правильность оформления обращения в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“;

б) проверяет приложения к обращению (при наличии), снимает копии с подлинных документов (оригиналы возвращает гражданину), скрепляет с письмом.

13.1.5. По просьбе обратившегося ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер контактного телефона для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах письма не делается.

13.1.6. Поступившие письма регистрируются в течение трех дней с момента поступления. Регистрационный штамп Отдела по работе с обращениями граждан с указанием регистрационного номера и даты регистрации ставится в правом нижнем углу первого листа письма, либо в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

13.1.7. На каждое письмо заполняется учетная карточка, содержащая:

а) регистрационный номер и дату регистрации письма;

б) фамилию и инициалы гражданина, направившего обращение, на коллективных обращениях ставится отметка “коллективное“;

в) адрес гражданина, направившего обращение.

13.1.8. При поступлении повторных обращений подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный федеральным законом срок рассмотрения или гражданин не согласен с принятым по его обращению решением.

13.1.9. Регистрация писем производится в системе автоматизированного документооборота Отдела по работе с обращениями граждан с составлением регистрационно-контрольной карточки (приложение 20 к настоящей Инструкции).

13.1.10. В регистрационно-контрольной карточке указывается:

а) фамилия и инициалы гражданина, направившего обращение;

б) адрес гражданина, направившего обращение;

в) социальное положение гражданина, направившего обращение;

г) адресат (Глава города Костромы, первый заместитель главы Администрации, заместитель главы Администрации);

д) вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факсограмма, электронное сообщение),

е) количество листов в письме;

ж) частота (первичное, повторное, многократное);

з) вид обращения (предложение, заявление, жалоба),

и) аннотация (краткое содержание) обращения;

к) шифр темы по классификатору, принятому в системе автоматизированного документооборота Отдела по работе с обращениями граждан;

л) сведения о переадресации, если обращение направлено в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов: наименование государственного органа, органа местного самоуправления, дата и номер сопроводительного письма о переадресации;

м) отметка о постановке обращения на контроль;

н) отметка о наличии промежуточного ответа с указанием даты;

о) исполнитель (отраслевой (функциональный) орган Администрации);

п) содержание резолюции об исполнении документа;

р) отметка об исполнении (с указанием даты);

с) анализ ответа (меры приняты, удовлетворено, даны разъяснения, ответ не требуется).

13.1.11. Поступившие посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей обращения, отвечающие требованиям статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, рассматриваются в общем порядке. Обращения, в которых указан только электронный адрес без указания обязательных реквизитов обращения, не рассматриваются, за исключением тех, в которых изложена особо важная информация.

13.1.12. Анонимные письма - обращения граждан без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося, рассмотрению не подлежат. Если в них содержится конкретная и важная информация, они могут быть направлены должностным лицам, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в них.

13.1.13. Журнал регистрации письменных обращений граждан формируется из ежедневного регистрационного списка обращений.

13.2. Направление писем на рассмотрение

13.2.1. Зарегистрированные письма сортируются Отделом по работе с обращениями граждан по адресатам и передаются помощникам (консультантам) соответствующих должностных лиц для рассмотрения и доклада Главе города Костромы и заместителям главы Администрации.

13.2.2. Резолюции об исполнении писем накладываются должностным лицом - адресатом письма. Проект резолюции на обращениях, адресованных Главе города Костромы, готовит помощник Главы или начальник Отдела по работе с обращениями граждан. Проект резолюции на обращениях, адресованных заместителю главы Администрации, готовит помощник (консультант) заместителя главы Администрации.

13.2.3. Исполнение обращения и подготовка письменного ответа осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

13.2.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить дополнительные материалы и объяснения у заявителя, иных лиц.

13.2.5. В случае если, по мнению исполнителя, письмо содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного отраслевого (функционального) органа Администрации, исполнитель не позднее трех дней со дня поступления возвращает письмо в Отдел по работе с обращениями граждан, указывая отраслевой (функциональный) орган Администрации, в который, по его мнению, следует направить письмо.

13.2.6. Не разрешается передавать письма непосредственно из одного отраслевого (функционального) органа Администрации в другой.

13.2.7. Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных объединений и иных организаций, письма с просьбой о личном приеме должностными лицами рассматриваются в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“.

13.2.8. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или увольнении муниципальный служащий Администрации обязан сдать все находящиеся у него на исполнении письма лицу, его замещающему, либо служащему отраслевого (функционального) органа Администрации, ответственному за работу с обращениями граждан.

13.3. Рассмотрение обращений

13.3.1. Письма рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письма Отделом по работе с обращениями граждан, если в резолюции срок рассмотрения не сокращен.

13.3.2. Продление срока рассмотрения письма осуществляется в соответствии со статьей 12 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“. Письмо с уведомлением гражданина, направившего обращение, о продлении срока его рассмотрения готовит ответственный исполнитель. Копия уведомления передается в Отдел по работе с обращениями граждан.

13.3.3. Исполненными считаются обращения, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы по существу поставленных вопросов. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

13.3.4. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, со ссылками на правовые акты. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

13.3.5. Ответы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и визируются руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации и заместителем главы Администрации, в предметы ведения которого входит решение вопросов, поставленных в обращении. Ответ готовится в количестве экземпляров, на два экземпляра превышающем число адресатов.

13.3.6. Ответ, согласованный в соответствии с Регламентом Администрации города Костромы, должен быть подготовлен и направлен на подпись должностному лицу - адресату обращения (иному уполномоченному лицу) не позднее чем за три дня до окончания срока рассмотрения письма. В случае необходимости к ответу прилагаются копии документов, подтверждающих изложенные сведения.

13.3.7. Ответы, не соответствующие требованиям настоящей Инструкции, возвращаются исполнителям на доработку Отделом по работе с обращениями граждан.

13.3.8. При утрате письма проводится служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами Администрации.

13.3.9. Исполненные письма хранятся в Отделе по работе с обращениями граждан в течение пяти лет со дня направления ответа, после чего уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

13.4. Контроль рассмотрения обращений

13.4.1. Контрольными функциями по исполнению обращений наделен Отдел по работе с обращениями граждан.

13.4.2. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется лицами, ответственными за работу с обращениями граждан в отраслевых (функциональных) органах Администрации, в устной форме либо с помощью систем автоматизированного делопроизводства.

13.4.3. За пять дней до истечения срока исполнения Отдел по работе с обращениями граждан направляет в отраслевые (функциональные) органы Администрации напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает.

13.5. Особенности делопроизводства по обращениям

граждан, поступившим в ходе личного приема

13.5.1. Прием граждан Главой города Костромы, заместителями главы Администрации организуется в порядке, установленном Регламентом Администрации города Костромы.

13.5.2. Отдел по работе с обращениями граждан готовит список принимаемых граждан с указанием поставленных ими вопросов и направляет данный список помощникам (консультантам) соответствующих должностных лиц, которые ко дню приема запрашивают у отраслевых (функциональных) органов Администрации необходимую информацию, документы.

13.5.3. На устное обращение, полученное в ходе приема граждан, заводится карточка личного приема гражданина по форме, установленной приложением 21 к настоящей Инструкции. Сведения, содержащиеся в карточке личного приема гражданина, заносятся в систему автоматизированного документооборота Отдела по работе с обращениями граждан.

13.5.4. Регистрация карточек личного приема гражданина осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан в системе автоматизированного документооборота. Устные обращения регистрируются отдельно от письменных обращений. Срок регистрации карточек личного приема - не позднее следующего дня после дня приема.

13.5.5. Отдел по работе с обращениями граждан после оформления должностным лицом резолюции об исполнении устного обращения передает исполнителям карточку личного приема.

13.5.6. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма листа согласования

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту постановления (распоряжения) Администрации

города Костромы/к проекту решения Думы города

Костромы/к проекту договора “О ...“

Начальник И.О. Фамилия

Первый заместитель главы Администрации И.О. Фамилия

Заместитель главы Администрации И.О. Фамилия

(Иное заинтересованное лицо) И.О. Фамилия

(Иное заинтересованное лицо) И.О. Фамилия

Начальник Административно-правового управления И.О. Фамилия

Управляющий делами И.О. Фамилия

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма бланка постановления Администрации города Костромы

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_________ N ________

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма бланка распоряжения Администрации города Костромы

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N ________

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма бланка кадрового распоряжения

Администрации города Костромы

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

КАДРОВОЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N ________

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма бланка распоряжения первого заместителя

главы Администрации города Костромы

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

первого заместителя главы Администрации

_________ N ________

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма бланка кадрового распоряжения заместителя

главы Администрации - руководителя аппарата

Администрации города Костромы

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

КАДРОВОЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ

заместителя лавы Администрации -

руководителя аппарата

_________ N ________

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма продольного должностного бланка Главы города Костромы

ГЛАВА ГОРОДА КОСТРОМЫ

___________________________________________________________

Советская ул., г. Кострома, 156000. Тел. (4942) 31-44-40;

факс (4942) 31-39-32.

E-mail: glava@admgor.kostroma.net

____________ N __________

На N ______ от __________

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма общего продольного бланка

Администрации города Костромы

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма углового бланка Администрации города Костромы

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДА КОСТРОМЫ

Советская ул., 1, г. Кострома, 156000

Тел. (4942) 31-21-91;

факс (4942) 31-39-32

E-mail: document@admgor.kostroma.net

____________ N __________

На N ______ от __________

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма разносной книги исходящих документов

----T-------------T---------T----------T---------T-----------T-----------¬

¦ N ¦Наименование ¦ Кому ¦Исходящий ¦ Дата ¦ Ф.И.О. ¦Расписка в ¦

¦п/п¦ документа ¦отправлен¦ N и дата ¦получения¦ лица, ¦ получении ¦

¦ ¦ ¦ ¦переписки ¦ ¦получившего¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документ ¦ ¦

+---+-------------+---------+----------+---------+-----------+-----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦

L---+-------------+---------+----------+---------+-----------+------------

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Информация о ходе исполнения постановлений

(распоряжений) Администрации

Ознакомлен

Глава города Костромы

_________________ И.О. Фамилия

“____“ __________ 20___ г.

ИНФОРМАЦИЯ

о ходе исполнения постановления (распоряжения)

Администрации города Костромы

от __________ N _______

“О __________________________________“

Срок исполнения: _________

Ответственный исполнитель: ____________

--------------------------T-------------------------------T--------------¬

¦ Содержание пункта, ¦ Сведения об исполнении ¦ Примечание ¦

¦находящегося на контроле ¦ ¦ ¦

+-------------------------+-------------------------------+--------------+

¦ ¦ ¦ ¦

L-------------------------+-------------------------------+---------------

Заместитель главы Администрации подпись расшифровка подписи

Дата

Руководитель отраслевого

(функционального) органа подпись расшифровка подписи

Дата

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Информация об исполнении и о снятии с контроля

постановления (распоряжения) Администрации города Костромы

Снято с контроля

Глава города Костромы

_________________ И.О. Фамилия

“____“ __________ 20___ г.

ИНФОРМАЦИЯ

об исполнении постановления (распоряжения)

Администрации города Костромы

от __________ N _______

“О __________________________________“

Срок исполнения: _________

Ответственный исполнитель: ____________

--------------------------T-------------------------------T--------------¬

¦ Содержание пункта, ¦ Сведения об исполнении ¦ Примечание ¦

¦находящегося на контроле ¦ ¦ ¦

+-------------------------+-------------------------------+--------------+

¦ ¦ ¦ ¦

L-------------------------+-------------------------------+---------------

В связи с тем, что постановление (распоряжение) Администрации города Костромы от _________ N _______ “О ____________________“ исполнено, прошу снять его с контроля.

Заместитель главы Администрации подпись расшифровка подписи

Дата

Руководитель отраслевого

(функционального) органа подпись расшифровка подписи

Дата

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Информация о продлении срока исполнения постановления

(распоряжения) Администрации города Костромы

Срок продлен

Глава города Костромы

_________________ И.О. Фамилия

“____“ __________ 20___ г.

ИНФОРМАЦИЯ

о переносе сроков исполнения постановления (распоряжения)

Администрации города Костромы

от __________ N _______

“О __________________________________“

Срок исполнения: _________

Ответственный исполнитель: ____________

--------------------------T-------------------------------T--------------¬

¦ Содержание пункта, ¦ Сведения об исполнении ¦ Примечание ¦

¦находящегося на контроле ¦ ¦ ¦

+-------------------------+-------------------------------+--------------+

¦ ¦ ¦ ¦

L-------------------------+-------------------------------+---------------

В связи с тем, что _______________________________________________, прошу продлить срок выполнения контролируемого постановления (распоряжения) до ___________.

Заместитель главы Администрации подпись расшифровка подписи

Дата

Руководитель отраслевого

(функционального) органа подпись расшифровка подписи

Дата

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма номенклатуры дел

Администрация города Костромы

Наименование отраслевого

(функционального) органа

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование должности

00.00.0000 N ______ руководителя отраслевого

(функционального) органа

город Кострома

_________ ______________

подпись расшифровка

подписи

На ________________ год Дата ________________

----------T----------------T-----------T-------------------T-------------¬

¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Кол-во ¦ Срок хранения и N ¦ Примечание ¦

¦ дела ¦ ¦ ед. хр. ¦ статей по перечню ¦ ¦

+---------+----------------+-----------+-------------------+-------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+---------+----------------+-----------+-------------------+-------------+

¦ Название раздела ¦

+---------T----------------T-----------T-------------------T-------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---------+----------------+-----------+-------------------+--------------

Наименование должности

лица, ответственного за

делопроизводство __________ ___________________

подпись расшифровка

подписи

Дата _______________________

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Протокол ЭПК муниципального архива

от _________ N _______ от ____________ N ___________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

в отраслевом (функциональном) органе Администрации города Костромы

----------------------------T--------T-----------------------------------¬

¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦

+---------------------------+--------+-------------T---------------------+

¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой “ЭПК“ ¦

+---------------------------+--------+-------------+---------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+---------------------------+--------+-------------+---------------------+

¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------+-------------+---------------------+

¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------+-------------+---------------------+

¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦

¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------+-------------+---------------------+

¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦

L---------------------------+--------+-------------+----------------------

Наименование должности

лица, ответственного за

делопроизводство __________ ___________________

подпись расшифровка

подписи

Дата _______________________

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения __________ ________________________

подпись расшифровка

подписи

Дата ___________________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма обложки дела

----------------------------¬

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

L----------------------------

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ ГОРОДА КОСТРОМЫ

Администрация города Костромы

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(Наименование отраслевого (функционального) органа Администрации,

его структурного подразделения)

ДЕЛО N _______ ТОМ N _______

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

__________________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _____ листах

Хранить _______

---------------¬

¦Ф. N ________ ¦

----------------------------¬

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

L----------------------------

Формат С4 (230 х 320 мм)

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________________

--------------------------------------------------------T---------------¬

¦ Особенности физического состояния и формирования дела ¦ Номера листов ¦

+-------------------------------------------------------+---------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦

+-------------------------------------------------------+---------------+

¦ ¦ ¦

+-------------------------------------------------------+---------------+

¦ ¦ ¦

+-------------------------------------------------------+---------------+

¦ ¦ ¦

+-------------------------------------------------------+---------------+

¦ ¦ ¦

+-------------------------------------------------------+---------------+

¦ “ ¦ ¦

+-------------------------------------------------------+---------------+

¦ ¦ ¦

L-------------------------------------------------------+----------------

Наименование должности

работника __________ _______________________

подпись (расшифровка подписи)

Дата ___________________

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _____

-----T----------T----------T------------------T--------------T-----------¬

¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦Примечание ¦

¦п/п ¦документа ¦документа ¦ документа ¦листов ед. хр.¦ ¦

+----+----------+----------+------------------+--------------+-----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+----+----------+----------+------------------+--------------+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+----------+----------+------------------+--------------+------------

Итого _________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела ___________ _______________________

подпись расшифровка

подписи

Дата ___________________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма описи дел постоянного хранения

Администрация города Костромы

Наименование отраслевого

(функционального) органа

Фонд N _____ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ___________ _____________________________

дел постоянного хранения (наименование должности

руководителя отраслевого

(функционального) органа)

за ----------- год ---------- ----------------

(подпись) (расшифровка

подписи)

Дата ________________-------¬

¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦

+----T-----------T--------------T-------------T-------------T------------+

¦ N ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Крайние даты ¦Кол-во листов¦ Примечание ¦

¦п/п ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-----------+--------------+-------------+-------------+------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+----+-----------+--------------+-------------+-------------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-----------+--------------+-------------+-------------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-----------+--------------+-------------+-------------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+-----------+--------------+-------------+-------------+-------------

В данный раздел описи внесено ______________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N _________________ по N ________________________________ , в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________,

пропущенные номера: ______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи ___________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) ___________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата ___________________

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ______________ N _______ от ________________ N _______

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма акта о выделении документов к уничтожению

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________ _____________________________

(наименование должности

руководителя организации)

_______________________

(место составления) __________ _______________

о выделении к уничтожению (подпись) (расшифровка

документов, не подлежащих подписи)

хранению Дата ________________

На основании _____________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

__________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _______________________

(название фонда)

----T----------T-------T------T------------T-------T----------T----------¬

¦ N ¦Заголовок ¦Крайние¦Номера¦Индекс дела ¦Кол-во ¦ Сроки ¦Примечание¦

¦п/п¦ дела или ¦ даты ¦описей¦ по ¦ед. хр.¦хранения и¦ ¦

¦ ¦групповой ¦ ¦ ¦номенклатуре¦ ¦ номера ¦ ¦

¦ ¦заголовок ¦ ¦ ¦ или N ¦ ¦статей по ¦ ¦

¦ ¦документов¦ ¦ ¦ дела по ¦ ¦ перечню ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+-------+------+------------+-------+----------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦

+---+----------+-------+------+------------+-------+----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+-------+------+------------+-------+----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+-------+------+------------+-------+----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+-------+------+------------+-------+----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+----------+-------+------+------------+-------+----------+-----------

Итого _____________________________________ ед. хр. за ______________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, по личному

составу согласованы с ЭПК ________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ________________ N ____________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов ___________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата ___________________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ______________ N _______

Документы в количестве __________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом ___________ кг сданы в _____________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N _________

Наименование должности работника,

сдавшего документы _________ ______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата ___________________

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего

изменения в учетные документы __________ ______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата ___________________

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма регистрационно-контрольной карточки

письменного обращения

Запись N: ****------¬

¦Дата: Регистрационный номер: ¦

+---------------------------T-------------------------------------------+

¦Ф.И.О. автора: ¦Адрес область Костромская ¦

¦ ¦автора город Кострома ¦

¦ ¦ улица ¦

¦ ¦ дом, квартира ¦

+-------------------T-------+-----------------------T-------------------+

¦Адресат: ¦Соц. положение: ¦Лг. состав: ¦

+-------------------+-------------------------------+-------------------+

¦Обращение: Вид: Количество: Частота: Тип: ¦

+-----------------------------------------------------------------------+

¦Аннотация: ¦

+--------------------------------------------------T--------------------+

¦Направлено: ¦Шифр темы: ¦

+---------------T-------------------T--------------+--------T-----------+

¦Контроль: ¦Вид бланка: ¦Вид уведомления: ¦Исп-тель: ¦

+---------------+-------------------+-----------------------+-----------+

¦Переслано: от автора Номер: Дата: ¦

L------------------------------------------------------------------------------¬

¦Кому доложено: Поруч. номер: Дата: ¦

+-----------------------------------------------------------------------+

¦Текст поручения: ¦

+-----------------------------------------------------------------------+

¦Дата ответа: Аннотация ответа: ¦

¦Анализ ответа: Дело: ¦

L------Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Костромы

Форма карточки личного приема гражданина-------¬

¦ Администрация города Костромы ¦

¦ ¦

¦ КАРТОЧКА ¦

¦ личного приема гражданина ¦

¦ ¦

¦ “____“ ___________ 200___ г. N __________ ¦

¦ Принимал _____________________________________________________________ ¦

¦ ¦

¦ ГРАЖДАНИН ¦

¦ ¦

¦ 1. Фамилия __________________________________________________________ ¦

¦ Имя __________________________________________________________ ¦

¦ Отчество __________________________________________________________ ¦

¦ 2. Адрес местожительства _____________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ 3. Существо обращения ________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ 4. Предъявлены документы по существу обращения _______________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ Подпись ____________________ ¦

¦ ¦

L-------Лицевая сторона-------¬

¦ Распоряжение по жалобе ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ¦

¦ Подпись ____________________ ¦

¦ ¦

¦ Отметка о выполнении распоряжения по существу обращения ______________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ ______________________________________________________________________ ¦

¦ Подпись _____________________ ¦

¦ ¦

L-------Оборотная сторона-----------