Законы и постановления РФ

Постановление Администрации города Кемерово от 07.05.1999 N 59 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Кемерово“

Утратил силу в связи с изданием постановления администрации г. Кемерово от 10.02.2010 N 11.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КЕМЕРОВО

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 7 мая 1999 г. N 59

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КЕМЕРОВО

В целях правильной организации делопроизводства, дальнейшего совершенствования работы с документами, их сохранности и эффективного использования

1. Утвердить и ввести в действие с 01.06.99 Инструкцию по делопроизводству администрации города Кемерово, согласно приложению.

2. Заместителю Главы города, руководителю аппарата Перекрестову Г.Г. в срок до 01.07.99 организовать обучение аппарата администрации города.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителей Главы города, руководителей управлений, комитетов и отделов администрации.

Глава города

В.В.МИХАЙЛОВ

Приложение

к постановлению администрации

города Кемерово

от 7 мая 1999 г. N 59

ИНСТРУКЦИЯ

ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КЕМЕРОВО

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Основные положения Инструкции разработаны в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению в Администрации Президента Российской Федерации, положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Государственного стандарта РФ (унифицированные системы документации) ГОСТ Р.6.38-97.

1.2. Основная цель Инструкции заключается в упорядочении работы с документами, способствующей совершенствованию и правильной организации управленческого труда. Инструкция определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает единые требования к бланкам, оформлению документов администрации города и ее структурных подразделений, единые требования к учету, использованию и хранению документов.

1.3. Основные требования Инструкции:

1.3.1. Инструкция ориентирована на использование во всех структурных подразделениях администрации города автоматизированной системы “Документооборот“, предназначенной для учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.

1.3.2. Устанавливаемые настоящей Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на документы несекретного характера и подлежат выполнению всеми работниками аппарата администрации города. Ведение делопроизводства на документы городского Совета народных депутатов определено Регламентом городского Совета, утвержденного решением от 15.03.96 (второе заседание).

1.3.3. Настоящая Инструкция содержит методические рекомендации по двум направлениям неразрывно связанных с элементами механизма управления:

а) первый - это сами документы;

б) второй - делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу.

1.3.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан, сохранность служебных документов возлагается на руководителей управлений, комитетов и отделов администрации города.

1.4. Основные понятия (термины):

Делопроизводственный процесс - совокупность работ по документированию управленческой деятельности и по организации в них документов.

Документ - информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом.

Документирование управленческой деятельности - охватывает все процессы,
относящиеся к записи (рукописные, машинописные) на различных носителях (дискеты, журналы, карточки и т.д.) и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в “дело“.

Индексация документов - номер и условное обозначение документа.

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом местного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, технические стороны деятельности, в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой “копия“), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Подлинник документа - подписанный и надлежащим образом оформленный первичный экземпляр документа.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Реквизиты - обязательные признаки, установленные законом или положением для отдельных видов документов, включающие наименование, форму и состав управленческих документов.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Стиль - особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Унифицированная система документации (УСД) - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям по единому составу и форме, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. УДС предназначена для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Формирование дел - группировка исполненных документов в “дела“ в соответствии с номенклатурой дел.

2. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Деятельность администрации города обеспечивается
системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города.

2.2. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению документов по установленным правилам.

2.3. Все документы делятся на 2-е большие группы:

а) первая - документы по общим и административным вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений администрации;

б) вторая - документы по функциям управления, которые готовятся функциональными подразделениями администрации города.

2.4. Управленческие документы делятся на организационные и распорядительные.

а) Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделений администрации города, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов.

б) Распорядительные документы - документы, решающие важнейшие вопросы управления и отражающие как результат коллегиальной деятельности администрации города, так и принятые в порядке единоначалия.

2.4.1. Организационные и распорядительные документы классифицируются по наименованиям:

а) постановления;

б) распоряжения;

в) деловые, служебные письма, решения, протоколы;

г) приказы, инструкции, поручения;

д) акты и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, в т.ч. вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности структурных подразделений администрации.

2.5. Документы классифицируются также:

а) по месту составления (внутренние и внешние);

б) по форме (индивидуальные, трафаретные и типовые);

в) по срокам исполнения (срочные и несрочные);

г) по происхождению (служебные и личные);

д) по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Правила машинописного оформления документов

3.1.1. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документа формата А5 допускается печатание текста через 1 межстрочный интервал.

3.1.2. Первую строчку абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

3.1.3. Реквизиты (кроме текста), состоящие
из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал.

3.1.4. Составные части реквизитов “Адресат“, “Гриф утверждения“, “Отметка о наличии приложения“, “Гриф согласования“ отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(1,5 интервала)

Заместитель Главы

города

_________________

3.1.5. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

3.1.6. Расшифровку подписи в реквизите “Подпись“ печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

3.1.7. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать за границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

3.1.8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования - их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

3.1.9. При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова “Примечание“ и “Основание“ печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через 1 межстрочный интервал.

3.1.10. В документах, оформленных на 2-х и более листах, нумеруется 2-й и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница“ (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3.2. При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора.

а) 0 положение - от границы левого поля печатания реквизитов “Заголовок к тексту“, “Текст“ (без абзацев), “Отметка о наличии приложения“, “Фамилия исполнителя и номер его телефона“, “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело“, наименование должности в реквизитах “Подпись“ и “Гриф согласования“, заверительной надписи “Верно“, а также слов “Слушали“, “Выступили“, “Решила“, “Постановили“, “Приказываю“, “Предлагаю“;

б) 1 положение - после 6 печатных знаков для начала абзацев в
тексте;

в) 2 положение - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

г) 3 положение - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

д) 4 положение - после 32 печатных знаков для реквизита “Адресат“;

е) 5 положение - после 40 печатных знаков для реквизита “Гриф утверждения“, “Гриф ограничения доступа к документу“;

ж) 6 положение - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите “Подпись“;

з) 7 положение - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов и печатания слова “Копия“ при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

3.3. Язык и стиль документов

3.3.1. Языку служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость.

3.3.2. Служебные документы администрации города связаны с правовой нормой, поэтому объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа.

3.3.3. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.

3.3.4. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

а) краткость и компактность изложения официального документа;

б) точность и определенность формулировок;

в) однозначность и единообразие терминов;

г) последовательность.

3.4. Применение прописных и строчных букв, сокращений

3.4.1. Прописными буквами писать - первую букву начала текста и имена собственные.

3.4.2. В служебных документах администрации города должны выполняться существующие требования в употреблении прописных и строчных букв (в названиях Центральных, Федеральных органов власти, названиях актов высших органов государственной власти, названиях должностей в системе органов государственной и муниципальной власти и т.д.).

3.4.3. В официально-деловых документах должны использоваться общепринятые сокращения (единицы измерения, названия учреждений, территорий и т.д.).

3.4.4. Основные требования при использовании сокращений слов в официальных документах:

а) сокращенные написания должны быть понятны;

б) не
должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т.д., т.е. написание сокращений должно быть унифицировано.

3.4.5. При применении прописных и строчных букв, сокращений руководствоваться “Словарем-справочником по подготовке и оформлению официальных документов“, подготовленный на основе материалов “Справочника по подготовке и оформлению официальных документов“, изданного Государственно-правовым управлением президента РФ (1995 г.).

4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Для осуществления управленческой деятельности администрации Глава города, в соответствии со статьей 41 Устава города, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению на территории города всеми предприятиями, учреждениями и организациями, должностными лицами и гражданами.

4.2. В соответствии с Регламентом работы администрации города правом представления Главе города проектов постановлений и распоряжений обладают заместители Главы города.

4.3. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Главы города, а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена Главой города руководителям структурных подразделений администрации, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе.

4.3.1. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей Главы и первых руководителей структурных подразделений.

4.3.2. Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.

4.4. При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

4.5. Распорядительные документы администрации города: постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу Р.6.38-97.

4.5.1. Бланки указанных документов изготавливаются типографским способом на бумаге белого цвета высшего качества форматов А4 (210 х 297 мм) или А5
(210 х 148 мм) в соответствии с ГОСТом Р.6.38-97.

4.6. Содержание документов

4.6.1. Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.).

4.6.1.1. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

4.6.1.2. Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

4.6.2. Заголовок к тексту документа

4.6.2.1. Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения.

4.6.2.2. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа.

4.6.2.3. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное - устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно-поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.

4.6.2.4. Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа, например:

“О поощрении...“,

“О выплате...“,

(о чем?).

4.6.2.5. Правила, Устав, список, реестр и другие документы требуют родительного падежа стержневого существительного в заголовке к тексту, например:

Правила “оформления документов“

(с ответом на вопрос “чего?“)

4.6.2.6. Заголовок к тексту Инструкции формируется на основе существительного в дательном падеже, например:

Инструкция “по эксплуатации...“

(почему?)

4.6.2.7. Если содержание текста включает ряд вопросов, заголовок должен быть обобщенным, например:

“О мерах...“,

в этом случае наряду с заголовком

составляются подзаголовки. Их пишут

в левой части листа, не прерывая текста.

4.6.2.8. Заголовки не составляются и не проставляются на телеграммах, телефонограммах, извещениях и на документах,
текст которых печатается на бумаге формата А5.

4.6.3. Дата документа

4.6.3.1. Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы.

4.6.3.2. Датой документа является дата его подписания или утверждения:

а) датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;

б) датой протокола является дата заседания (принятие решения);

в) датой акта - дата события;

г) датой отчета, плана и других требующих утверждения - дата их утверждения;

д) датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

4.6.3.3. В состав даты входит указание числа, месяца, года.

а) при оформлении даты рекомендуется использовать только арабские цифры, которыми обозначается число, порядковый номер месяца, две последние цифры года, например:

дату 12 сентября 1998 года

следует оформить - 12.09.98;

б) если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ним проставляется 0, например:

2 января 1998 года

следует писать - 02.01.98.

4.6.3.4. Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.

4.6.3.5. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания.

4.6.3.6. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформления дат, например:

01 марта 1998 г.

4.6.3.7. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.

4.6.4. Индекс документа

4.6.4.1. Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов.

4.6.4.2. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по
номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например:

148/12-15,

где: 148 - порядковый номер корреспонденции,

12-15 - индекс дела, где хранится документ.

4.6.5. Требования к текстам документов

4.6.5.1. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий.

4.6.5.2. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов.

4.6.5.3. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

4.6.5.4. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

4.6.5.5. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

4.7. Требования по структурному оформлению документов

При подготовке распорядительных документов нормативно-правового характера (Программ, положений, правил, порядка, инструкций) руководствоваться следующими требованиями в структурном оформлении текста данных документов.

4.7.1. Структурное оформление текста программы включает например:

ПРОГРАММА

______________________________________________

(название программы)

1. Паспорт программы

1.1. Заказчик программы.

1.2. Разработчик программы.

1.3. Исполнитель программы.

1.4. Цель и задачи программы.

1.5. Сроки реализации программы.

1.6. Предполагаемый объем и источники финансирования программы.

1.7. Контроль за ходом реализации программы.

2. Общие положения

2.1. Нормативно-правовое обеспечение программы.

2.2. Основные понятия (термины) программы.

3. Характеристика состояния (отрасли, проблем)

4. Основные направления программы (разделы, блоки)

5. Основные мероприятия и ресурсное обеспечение программы

6. Ожидаемые конечные результаты

4.7.2. Структурное оформление текста положений, порядка, правил, инструкций

Наименование (положения, порядка, правил, инструкций)

1. Общие положения

1.1. Нормативно-правовое обеспечение, дающее основание для принятия данного документа.

1.2. Цели и задачи документа.

1.3. Основные понятия (термины), используемые в документе.

2. Содержание документа

2.1. Разделы по направлениям с четким изложением.

2.2. Пункты, подпункты в разделах.

3. Приложение

3.1. В приложения выносить договоры, акты, справки, таблицы и т. п.

3.2. К нормативному документу прилагается краткая пояснительная записка, отражающая краткий обзор или разъяснение существующего положения, по которому разрабатывается документ. Характеристика проблем.

4.7.3. Структура текста постановлений (распоряжений) нормативно-правового документа.

1. Точное, юридически правильное название документа.

2. Краткая преамбула, при необходимости со ссылкой на нормативно-правовые акты.

3. Определение конкретной цели принимаемого документа.

4. При необходимости указывать признание утративших силу ранее принятых по этому вопросу документов.

5. Если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств - источник финансирования.

6. Необходимость опубликования документа в средствах массовой информации.

7. Определение должностных лиц, органов, на которых возложен контроль за исполнением, и сроки исполнения.

Примечание. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: распоряжения, приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - без пояснений и т.д.

4.8. Формы изложения текста в документах

4.8.1. В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа, например:

“Постановляю“, “предлагаю“,

“прошу“, “обязываю“.

4.8.2. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например:

“постановляет“, “решил“.

4.8.3. В совместных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например:

“предлагаем“, “решили“ и т.д.

4.8.4. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждений, организаций и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

4.8.5. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.

4.8.6. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа, например:

“Слушали“, “Выступили“,

“Постановили“.

4.8.7. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностные обязанности, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например:

“отдел осуществляет функции“,

“в состав объединения входят“,

“комиссия установила“.

4.8.8. В письмах используют формы изложения

а) от первого лица множественного числа, например:

“просим направить“,

“направляем на рассмотрение“;

б) от первого лица единственного числа, например:

“считаю необходимым“,

“прошу выделить“;

в) от третьего лица единственного числа, например:

“администрация города не возражает“,

“отдел считает возможным“.

4.8.9. При составлении текста в виде анкеты, т.е. изложения информации об одном объекте по множеству признаков, наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже с глаголами второго лица множественного числа настоящего или прошлого времени, например:

“были“, “находятся“ и т.д.

4.8.10. Графы и строки табличных текстов должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

а) Если табличный текст занимает более одной страницы, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующие страницы переносятся только номера граф.

4.9. Оформление приложений к документу

4.9.1. Документы - приложения могут быть трех видов:

а) утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);

б) поясняющие содержание другого документа;

в) направляемые с сопроводительным документом адресату.

4.9.2. В нормативных актах и распорядительных документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

“Утвердить инструкцию по учету

и хранению документов

(приложение N 1)

либо (согласно приложению)“

4.9.3. На самом документе - приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу. Размещается отметка в правом верхнем углу первого листа приложения и включает наименование нормативного акта (постановления, распоряжения и т.д.), его дату и номер, например:

Приложение N 1

к постановлению Главы города

N 154 от 08.10.98

4.9.4. В приложениях должны быть все необходимые для документа элементы: наименование, заголовок, подпись управляющего делами администрации города.

4.9.5. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

4.9.6. Если в документе приложения информационно - справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложения:

1. Штатное расписание на 3 л.

в 2 экз.

2. Пояснительная записка к

штатному расписанию на 4 л.

в 2 экз.

4.9.7. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу, на них проставляется порядковый номер.

4.9.8. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение:

на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

4.9.9. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

4.10. Согласование документа

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в администрации города, ее структурных подразделениях, так и вне ее с подведомственными и неподведомственными организациями, учреждениями.

4.10.1. Внутреннее согласование проектов распорядительных документов называется визированием.

Визирование производится в следующей последовательности:

а) с функциональными подразделениями;

б) с совещательными органами;

в) с общественными организациями;

г) с юридической службой;

д) с финансовой службой;

е) с заместителями Главы города, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

4.10.1.1. Первым проект документа визирует его исполнитель в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество.

4.10.1.2. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) и располагается слева направо во всю ширину листа, например:

Начальник управления

образования администрации

города __________ Н.В.Иванова

03.10.98.

4.10.1.3. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается на последнем листе подлинника распорядительного документа ниже реквизита “подпись“.

4.10.1.4. В администрации города принято оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

4.10.1.5. Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: “замечания прилагаются“.

4.10.1.6. Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в администрации города, ее структурных подразделениях.

4.10.2. Внешнее согласование

4.10.2.1. Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования включает в себя следующие элементы:

а) слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами);

б) полное наименование должности и название учреждения;

в) личную подпись;

г) инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается;

д) дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Губернатора

Администрации Кемеровской области

(личная подпись) В.С.Матвеев

22.09.98

4.10.2.2. Если согласование производится с коллегиональным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

администрации области

от 23.02.98 N 1

или

СОГЛАСОВАНО

Письмом Государственной

архивной службы Кемеровской

области

18.05.98 N 02-4/59

4.10.2.3. Гриф согласования располагают ниже реквизита “подпись“ или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то согласование может быть на отдельном “листе согласования“. На документе делается запись “Лист согласования прилагается“. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

“Замечания прилагаются“

(личная подпись) С.И.Иванов

4.10.2.4. Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписей, с“ева направо.

4.11. Удостоверение документов

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати.

4.11.1. Подпись - обязательный реквизит документа. В состав подписи входит: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

4.11.1.1. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает Глава города, а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности.

4.11.1.2. Приказы в структурных подразделениях администрации города, являющихся юридическими лицами, подписывают их руководители, а в их отсутствие - либо один из его заместителей, либо лицо, исполняющее его обязанности.

4.11.1.3. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти и управления, подписывает только Глава города, в его отсутствие - или первый заместитель Главы города, или исполняющий обязанности Главы города.

4.11.1.4. Заместители Главы города подписывают документы, направляемые подведомственным и другим организациям в соответствии с их компетенцией.

4.11.1.5. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

4.11.1.6. Документы коллегиальных органов в администрации города подписываются руководителем аппарата.

4.11.1.7. В документах (например, в актах), подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии

(подпись) И.И.Иванов

Члены комиссии:

К.И.Иванов

и т.д.

4.11.1.8. При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

4.11.1.9. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Глава города Кемерово Ответственный секретарь

Кемеровского городского

Совета народных депутатов

(личная подпись) И.И.Иванов (личная подпись) А.П.Серов

4.11.1.10. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.

4.11.1.11. Если документ исполнен на бланке, то в состав подписи входит сокращенное наименование должности.

4.11.1.12. Если не на бланке, то обозначение должности лица, подписывающего документ, должно быть полным, например:

на бланке:

Глава города (личная подпись) И.И.Иванов

не на бланке:

Глава города (личная подпись) И.И.Иванов

Кемерово

4.11.1.13. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию.

4.11.1.14. Не допускается подписывать документ с предлогом “за“ или проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.11.2. Утверждение документа

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан.

4.11.2.1. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе.

4.11.2.2. Утверждение производится двумя способами:

а) грифом утверждения и утверждается либо Главой города, либо должностными лицами, в компетенцию которых входят решение вопросов, изложенных в документах;

б) утверждается изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

4.11.2.3. Утверждаются следующие документы: положения, правила, порядок, Уставы структурных подразделений, отчеты, планы, штаты и штатные расписания, акты приема и передачи дел и контрольно - ревизионного порядка, акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений, отдельные разновидности протоколов и т. д.

4.11.2.4. Элементами грифа утверждения являются: слово “УТВЕРЖДАЮ“, наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утверждающего документ, дата утверждения.

4.11.2.5. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

4.11.2.6. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ в грифе печатаются прописными буквами и оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Главы города Кемерово

(личная подпись) ___ В.С. Матвеев

18.03.98

4.11.2.7. Если в тексте распорядительного документа есть фраза “утвердить Положение“ (прилагается), “утвердить перечень“ (прилагается), то в приложениях нормативного документа перед его заголовком помещается в верхнем правом углу гриф “Приложение“, например:

Приложение

к постановлению (распоряжению)

Главы города

N ___ от “___“_______ 98 г.

4.11.3. Оттиски печатей на документе

Печать заверяет подлинность подписи должного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

4.11.3.1. В делопроизводстве администрации города применяются печати: гербовая (с изображением государственной символики) и круглые печати с наименованием структурных подразделений администрации.

4.11.3.2. Гербовая печать администрации города изготавливается в одном экземпляре, хранится по доверенности Главы города, в канцелярии администрации города.

4.11.3.3. Проставляется гербовая печать на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подтверждающих права юридических и должностных лиц, на документах о расходовании денежных средств и материальных ценностей, командировочных удостоверениях, договорах, титульных списках, Уставах и т.д. Гербовая круглая печать проставляется на документах Главы города и заместителей Главы города.

4.11.3.4. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) с наименованием структурных подразделений администрации города изготавливаются также в одном экземпляре, хранятся у руководителей соответствующих подразделений администрации города. Простая печать ставится на документах структурных подразделений, требующих подтверждения подлинности факта трудовой деятельности, копиях документов и т.д.

4.11.3.5. Оттиск печати должен проставляться так, чтобы им были захвачены части наименования должности подписавшего документ лица и часть его личной подписи.

4.11.3.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати подлежат возврату в отдел обеспечения деятельности администрации города, где они уничтожаются, о чем составляется акт.

4.12. Копирование документа

4.12.1. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа изготавливается и выдается только с разрешения руководителя соответствующего подразделения администрации города.

4.12.2. Копия документа воспроизводится на бланке подразделения, заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

4.12.3. Если копия изготовляется не на бланке, то при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

4.12.4. На первом листе копии документа ставится отметка “копия“.

4.12.5. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью протокольной части администрации или структурного подразделения.

4.13. Заверительная подпись “Верно“

4.13.1. Заверительная подпись составляется по форме:

а) “Верно“;

б) наименование должности;

в) личная подпись заверившего лица;

г) его инициалы и фамилия;

д) дата заверения копии,

например:

Верно:

Начальник управления

образования (личная подпись) И.М.Гуськова

10.10.98 г.

4.14. Резолюция

Резолюция - это краткое указание по исполнению документа.

4.14.1. Резолюция должна содержать следующие элементы:

а) инициалы и фамилия исполнителей;

б) предписываемое действие и сроки его исполнения;

в) личная подпись автора резолюции;

г) дата резолюции,

например:

Зайцеву Н.В.

Никитину Б.И.

Прошу подготовить

проект распоряжения.

(личная подпись)

18.09.98 г.

4.14.2. Резолюция проставляется Главой города, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации города на лицевой стороне первого документа в верхней его части между адресатом и текстом документа.

4.14.3. При наличии нескольких фамилий в резолюции указывается ответственный исполнитель, если нет таких указаний, то должностное лицо, названное в резолюции первым является исполнителем.

4.14.4. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

4.15. Адресование документа

4.15.1. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

4.15.2. Адресат указывается как на документах, направляемых в другие учреждения, организации (исходящие документы), так и на внутренних документах.

4.15.3. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. При адресовании документа наименование организации пишется в именительном падеже, например:

Департамент образования

Администрации Кемеровской

области

4.15.4. Также адресуется документ в структурное подразделение администрации, наименование пишется в именительном падеже, например:

Управление образования

Администрации города

4.15.5. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:

Департамент образования

Администрации Кемеровской

области

Начальнику департамента

образования

Иванову П.Л.

4.15.6. При адресовании документа руководителю предприятия, организации наименование их входит в состав наименования должности адресата, при этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО “Азот“

Смирнову В.А.

4.15.7. При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно, например:

Начальникам территориальных

управлений г. Кемерово

4.15.8. В состав реквизита “адресат“ может входить почтовый адрес, например:

Редакция газеты “Кузбасс“

650099, г. Кемерово,

пр. Октябрьский, 65

4.15.9. Адресат не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти через фельдсвязь.

4.15.10. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

4.15.11. При направлении документа более, чем в четыре адреса, составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

4.15.12. При адресовании документа частному лицу сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы корреспондента, например:

650099, г. Кемерово,

ул. Институтская, д. 6 кв. 14

Иванову В.Б.

4.16. Отметки на документах

4.16.1. Прохождение документа сопровождается соответствующими отметками:

4.16.1.1. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и содержит порядковый номер, дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа;

4.16.1.2. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

а) краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

б) при наличии такого документа, ссылка на дату и номер документа;

в) слова “В дело“; номер дела, в котором будет храниться документ.

4.16.1.3. Отметка об исполнении документа, направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.16.1.4. Служебный документ должен содержать отметку о непосредственном его исполнителе.

4.16.1.5. Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Мельников 25-16-83 или

Мельников Владимир Иванович

25-16-83.

4.16.1.6. В распорядительных документах эта отметка располагается в справке - рассылке.

4.16.1.7. Отметка о контроле документа проставляется на левом поле бланка первого листа контрольного документа против его наименования (если он в целом подлежит контролю) или против его отдельного пункта, подлежащего контролю.

а) На контролируемых документах или контрольных карточках проставляется знак контроля “К“ или слово (штамп) “Контроль“.

4.17. Регистрационный индекс

4.17.1. Номер создаваемых и получаемых документов состоит из:

а) порядкового номера, который может быть дополнен номером (индексом) по номенклатуре дел;

б) индексом (номером) применяемого классификатора (вопросов деятельности, корреспондентов и др.).

4.17.2. На документах, составленных совместно с несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

4.18. Отметка для автоматизированного поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные.

5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ

5.1. Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем аппарата, руководителями комитетов, управлений администрации города (имеющих юридический статус), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным структурным подразделением.

5.1.1. Приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, отражать основную исполнительно - распорядительную деятельность данного структурного подразделения.

5.1.2. Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов РФ, постановлений и распоряжений Главы города и по основным вопросам внутренней деятельности комитета, управления, отдела.

5.1.3. Приказы, касающиеся основной деятельности личного состава, издаются отдельно.

5.2. Проекты приказов готовятся структурным подразделением или отдельным должностным лицом по поручению руководителя. Должностное лицо, подготавливающее проект приказа:

а) просматривает все приказы, ранее издававшиеся по данному вопросу;

б) согласовывает со всеми заинтересованными руководителями структурных подразделений или отдельными должностными лицами.

5.2.1. Проект визируется на первом экземпляре приказа.

5.3. Проект приказа печатается на чистом белом листе бумаги формата А4. Формуляр приказа имеет соответствующие реквизиты: заголовок, текст, подпись.

5.3.1. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: а) констатирующей, б) распорядительной.

а) В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием издания приказа, а также могут содержаться ссылки на законы или иные акты вышестоящего органа, в соответствии с которым он принимается.

б) Распорядительная часть приказа издается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с отдельной строки.

5.3.2. Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований.

5.3.2.1. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указывается исполнитель - должностное лицо или структурное подразделение (в дательном падеже), предписываемые действия и срок исполнения.

5.3.2.2. Заканчивается распорядительная часть приказа указанием в адрес тех, на кого возложен контроль за исполнением данного приказа.

5.3.3. Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый изготовленный на бланке экземпляр приказа руководителем аппарата, руководителем структурного подразделения: управления, комитета или отдела (имеющих юридический статус).

6. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И

ОФОРМЛЕНИЮ ПРОТОКОЛОВ

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

6.1. Протокол оформляется на общем бланке формата А4.

6.2. В протоколе указываются:

а) наименование органа, вид документа, номер и дата проводимого мероприятия, место проведения, общее количество присутствующих на заседании, собрании, конференции и т.д.;

б) председатель и секретарь проводимого мероприятия;

в) повестка дня (с указанием количества вопросов по порядку и их названием);

г) основной текст протокола;

д) подпись.

6.3. Основной текст протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня заседания.

6.3.1. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из позиций: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, которые пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие.

6.3.2. В позиции “ВЫСТУПИЛИ“ указываются инициалы, фамилии и должности выступивших по данному пункту повестки дня.

6.3.3. В позиции “РЕШИЛИ“ излагаются принятые на совещании решения. Если решение оформляется отдельным документом, то пишется: “решение по данному вопросу прилагается“.

6.4. К протоколу прилагается список присутствующих с указанием:

а) порядкового номера;

б) фамилии, имя, отчества, должности и места работы;

в) стенограммы;

г) при необходимости, указателя, рассылки, выписки из протокола, решений.

6.5. Разновидностью протоколов являются протоколы поручений Главы города, данных на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях.

6.5.1. Основная цель таковых протоколов является:

а) отражение высказанных замечаний, предложений присутствующих по обсуждаемому вопросу;

б) отражение поручений Главы города по дальнейшей проработке рассматриваемого документа с другими вопросами, связанными с данным вопросом;

в) указание сроков выполнения поручений.

6.6. Протокол регистрируется составителем, ему присваивается порядковый номер в пределах календарного года, дата проведенного мероприятия. Срок оформления протокола до 3 дней.

6.7. Подлинник протокола вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки необходимых материалов исполнителям, остается в структурном подразделении, подготовивших его и подлежит хранению согласно номенклатуры дел.

6.8. Учет протоколов осуществляется поэкземплярно.

6.9. Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке “Выписка из протокола“, либо с помощью рассылочного листа.

6.10. Выписки из протоколов заверяются подписью и учитываются поэкземплярно.

7. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА

К официальным деловым документам относятся: деловые служебные письма, договоры, соглашения, контракты администрации города и т. д.

7.1. Деловые служебные письма являются единственным документом, на котором не ставится название его вида.

7.1.1. Оформляются деловые служебные письма на бланках, исполненных типографским способом.

7.1.2. Основными элементами в оформлении делового служебного письма являются:

а) заголовок, дата составления письма, порядковый номер, адресат, текст;

б) подпись исполнителя или руководителя подразделения, в котором письмо составлено;

в) фамилия исполнителя, номер его служебного телефона;

г) индекс машинистки.

7.1.3. Текст письма должен состоять из:

а) введения (в котором дается обоснование вопроса, а также излагаются цели, задачи, причины составления документа);

б) заключения (в котором пишутся выводы, вытекающие из изложения письма, выражаются просьбы, предложения).

7.2. Договоры (соглашения, контракты) администрации города с областью и другими регионами Российской Федерации, с представителями фирм, банков и других организаций оформляются на чистых белых листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

7.2.1. При оформлении вышеуказанных документов используются реквизиты:

а) вид документа;

б) номер и дата документа;

в) наименование республик, краев, областей, между которыми заключаются соглашения;

г) текст документа;

д) подписи должностных лиц и гербовые печати каждой из сторон.

7.2.2. Договоры, соглашения, контракты от имени администрации города подписываются Главой города, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Главы города.

7.2.3. После подписания вышеуказанные документы сдаются в канцелярию, где они регистрируются. Один экземпляр из подписанных контрактов, договоров, соглашений остается у руководителя структурного подразделения с последующей передачей в архив.

7.3. Подготовленные документы по проектам законодательных актов вышестоящих государственных органов печатаются на бланке письма администрации города и после согласования с заинтересованными лицами направляются адресату за подписью Главы города.

8. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

8.1. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д.

8.1.1. Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или быть принятой к сведению.

8.2. Справка

8.2.1. Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают 2-х видов:

а) справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и оформляется она в повествовательной форме либо на бланке структурного подразделения, либо нет, например:

Главе города

Иванову В.И.

СПРАВКА

о состоянии финансово-хозяйственной

деятельности

___________________________________

___________________________________

содержание текста

Начальник финансового

управления администрации

города Г.И.Иванова

б) справки, выдаваемые заинтересованным гражданам, учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта (справки о подтверждении заработной платы, трудовом стаже, занимаемой должности и т.д.). Данные справки выдаются на специально разработанных бланках, учитываются при выдаче с указанием исходящего номера и даты выдачи.

8.3. Докладные и объяснительные записки

8.3.1. Докладная записка - документ адресованный Главе города либо заместителю Главы города и информирующий руководителя о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, о ходе работ, а также содержащий выводы и предложения составителя.

8.3.1.1. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства.

8.3.1.2. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее делится на 2 части:

а) в первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты;

б) во второй излагаются предложения, просьбы.

8.3.1.3. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога “О“, “Об“.

8.3.1.4. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения, оформляются на простом листе бумаги.

8.3.1.5. Докладные записки подаваемые Главе города (внутренние) оформляются машинописным способом, воспроизводя реквизиты бланка (либо сам бланк): наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата.

8.3.1.6. Подписывает внутреннюю докладную записку ее составитель, например:

Главе города

Михайлову В.В.

Докладная записка

10.10.98

г. Кемерово

О замене пишущих машинок

Довожу до сведения ___________________________________________

Прошу рассмотреть вопрос _____________________________________

Зав. общим отделом С.И.Иванова

администрации

8.3.1.7. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке администрации города и подписывается Главой города, например:

Департамент образования

Администрации

Кемеровской области

Начальнику департамента

образования

Ивановой Г.И.

Докладная записка

19.10.98 N 15

г. Кемерово

О проверке (текст заголовка)

содержание текста докладной записки

Начальник управления Н.И.Петрова

образования г. Кемерово

8.3.2. Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющей причины какого-либо сообщения, факта, поступка.

8.3.2.1. Соответственно объяснительные записки можно разделить на 2 группы:

а) к первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений, и оформляются они на общем бланке учреждения;

б) вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, поступков и т.д. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.

8.3.3. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

8.3.3.1. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом, распоряжением, поручением).

8.3.3.2. Акты имеют большое число разновидностей (приеме передачи документов, материальных ценностей, инвентаризации и т.д.), но составляться должны по единой схеме:

а) изучение членами комиссии существа вопроса, законодательные и нормативные документы, регулирующие вопрос;

б) акт оформляется на общем бланке;

в) дата и место составления, проставляемые в бланк акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события (возможно применение унифицированных трафаретных форм);

г) текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы.

8.3.3.3. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Порядок оформления текста введения:

а) Начинается введение акта словом “Основание“, которое должно печататься через два - три интервала после заголовка с абзаца.

б) После слова “Основание“ ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

в) С новой строки пишется слово “Составлен“ и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта, либо приводится состав комиссии, например:

Составлен:

Председатель __________________________

должность, Ф.И.О.

Члены комиссии: _______________________

должность, Ф.И.О.

Присутствовали: _______________________

должность, Ф. И. О.

г) Фамилии членов комиссии располагать по алфавиту.

8.3.3.4. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

8.3.3.5. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть акта не обязательна, т. к. акт может заканчиваться и констатацией фактов.

8.3.3.6. После текста перед подписями, при необходимости, указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

8.3.3.7. Завершают текст акта подписи.

8.3.3.8. Акты, требующие утверждения, оформляются грифом “Утверждаю“, в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.38-97, либо отдельным распорядительным документом.

8.3.4. Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату. Категория телеграммы, “Срочная“, “Внеочередная“ и т.д., указывается перед адресатом.

8.3.4.1. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - “тчк“, запятая - “зпт“, двоеточие - “двтч“, кавычки - “квч“. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как N (номер), - (минус), + (плюс), % (проценты), : (деление) и др.

8.3.4.2. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год (между цифрами разделительные знаки не ставятся).

8.3.4.3. Печатается телеграмма на чистых листах бумаги с указанием телеграфного адресата.

8.3.4.4. В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование учреждения, фамилия получателя.

8.3.4.5. Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются заглавными буквами а знаки препинания - строчными. Текст от адресата отделяется тремя интервалами, излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев и исправлений. Ниже подписи ставится черта и под ней указывается адрес отправителя и дата отправления.

8.3.4.6. Тексты телеграмм подписыва“тся Главой города и его заместителями.

8.3.4.7. Текст служебных телеграмм не должен превышать двух машинописных страниц, он заверяется печатью и передается по телеграфу.

Подлинник телеграммы визируется исполнителем или руководителем того структурного подразделения администрации города, в котором была составлена телеграмма.

8.3.5. Телефонограмма - разновидность служебного письма, переданного по телефону, оформляется на чистом листе бумаги.

8.3.5.1. Телефонограмма содержит:

а) название вида документа (телефонограмма), индекс и дату, наименование адресата, наименование учреждения, указывается автор, должность и фамилия лица, подписавшего документ, текст, время приема - передачи телефонограммы; фамилии передающего и принимающего телефонограмму.

8.3.5.2. Телефонограммой передаются небольшие по объему тексты: приглашения на совещание, заседание и т.д.

8.3.5.3. Составляется телефонограмма машинописным способом в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем подразделения и регистрируется в специальном журнале.

9. ОРГАНИЗАЦИЯ МАШИНОПИСНЫХ И

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

9.1. Выполнение машинописных работ в администрации города осуществляется в протокольном секторе общего отдела администрации, а также в приемных заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений администрации города. Печатаются только материалы служебного характера.

9.2. В протокольном секторе в первую очередь печатаются постановления, распоряжения Главы города, доклады, выступления, материалы к заседаниям коллегиальных органов, совещаний, проводимых в администрации города.

9.2.1. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется руководителем общего отдела администрации, остальные документы печатаются в порядке их поступления.

9.2.2. Материалы для машинописных работ передаются руководителю протокольного сектора, который ведет учет всей поступающей машинописной работы в соответствующем журнале учета машинописных работ.

9.2.3. Все передаваемые для печатания документы оформляются с учетом требований настоящей Инструкции, тщательно редактируются и пишутся фиолетовыми, синими чернилами.

9.2.4. Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством исправлений, исполненные карандашом, черными, красными или зелеными чернилами, к печатанию не принимаются.

9.2.5. На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа внизу слева проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, инициалы имени и фамилии машинистки, печатавшей данный документ.

9.3. Письма, материалы объемом не более двух листов печатаются в приемных управлений, комитетов администрации города.

9.4. Все поступающие материалы в протокольный сектор печатаются на компьютерах в системе Windows, каждому документу присваивается файл.

9.5. Выполнение копировально-множительных работ производится в протокольном секторе общего отдела (до 10 экземпляров - на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях администрации города).

9.5.1. Разрешается копирование документов и материалов только служебного характера.

9.5.2. Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за содержание и качество документов.

9.5.3. Основанием для копирования документов является заказ, оформленный на бланке установленного образца, подписанный руководителем общего отдела или его заместителем.

9.5.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко, разборчиво, черным цветом на стандартных листах бумаги форматов А4, А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - это создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею исполнителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает:

а) организацию документооборота;

б) создание информационно-поисковых систем по документам;

в) контроль за их исполнением;

г) подготовку документов к передаче на архивное хранение.

10.1. Организация документооборота

10.1.1. Порядок движения документов

10.1.1.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело организуют документооборот.

10.1.1.2. Порядок движения документов в администрации города закрепляется в схемах прохождения документов, которые утверждаются руководителем аппарата и входят составной частью в Регламент администрации города, утвержденного Главой города.

10.1.1.3. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

10.1.2. Порядок обработки поступающих документов

Документы, поступающие в канцелярию администрации города, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку:

а) предварительное рассмотрение;

б) регистрацию;

в) рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

10.1.2.1. Канцелярия на полученном документе проставляет регистрационный штамп.

10.1.2.2. Предварительное рассмотрение документов канцелярией проводится с целью распределения:

а) документы, требующие обязательного рассмотрения Главой города;

б) документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

10.1.2.3. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам, или документы с грифом “лично“.

10.1.2.4. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделение по рассмотрению писем граждан.

10.1.2.5. На рассмотрение Главе города передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности исполнительного органа местного самоуправления и требующие решения.

Остальные документы после предварительного рассмотрения канцелярией направляются исполнителям.

10.1.2.6. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в канцелярию или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

10.1.2.7. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

10.1.2.8. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа Главой города.

10.1.3. Порядок обработки отправляемых документов

Документы, отправляемые канцелярией администрации города, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники: а) сортируются; б) упаковываются; в) оформляются как почтовое отправление; г) сдаются в отделение связи.

10.1.4. Передача документов внутри администрации города

Передача документов между структурными подразделениями производится через секретарей приемных структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационном журнале под роспись.

10.1.5. Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах; либо в компьютерной базе данных.

10.1.5.1. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может дополняться:

а) индексами по номенклатуре дел;

б) классификатором корреспондентов;

в) исполнителями и др.

10.1.5.2. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей:

а) порядковый регистрационный номер;

б) индекс по номенклатуре дел;

в) индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

10.1.5.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.):

а) Регистрируются как создаваемые и используемые внутри администрации города, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

б) Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

10.1.5.4. Документы регистрируются в администрации города один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

10.1.5.5. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов, например:

протоколы и решения коллегии -

в орготделе администрации города;

распорядительные документы, подписанные

Главой города - в машинописно-множительном

бюро протокольного сектора;

документы, поступающие из вышестоящих

организаций или направляемые им -

в канцелярии

10.1.5.6. Документы регистрируются в журналах учета входящей корреспонденции и в автоматизированном режиме по программе “Документооборот“. Возможно использование регистрационных карточек входящей и исходящей корреспонденции.

10.1.5.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации:

а) автор (корреспондент);

б) название вида документа, дата документа;

в) индекс документа (дата и индекс поступления документа);

г) заголовок документа или его краткое содержание;

д) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

е) срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу);

ж) дата фактического исполнения и индекс документа - ответа, номер дела.

10.1.5.8. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др.

10.1.5.9. Порядок расположения реквизитов в регистрационных журналах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется контролирующим органом.

10.1.5.10. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

10.1.5.11. В автоматизированной информационно-поисковой системе регистрация документов осуществляется путем прямого ввода их с документа.

10.2. Информационно-поисковая система (ИПС) для работы

с документами администрации города

10.2.1. В администрации города существуют информационно-поисковые системы ручного типа, механизированного, автоматизированные. Информационно-поисковая система включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

10.2.2. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов администрации города необходима централизованная разработка классификаторов:

а) типовой номенклатуры дел;

б) классификатора корреспондентов;

в) классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур);

г) классификатора названий видов документов;

д) классификатора аспектов деятельности администрации города;

е) классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан и др.

10.3. Организация контроля и проверки исполнения

распорядительных документов и поручений Главы города

10.3.1. Контроль за исполнением распорядительных документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного решения содержащихся в документе вопросов и базируется на требованиях государственных стандартов на унифицированные системы документации.

10.3.2. Контролю подлежат все вступившие в силу распорядительные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители, а также поручения Главы города, зафиксированные протокольно. По указанию Главы города на обязательный контроль может быть поставлен любой документ или отдельные его пункты (поручения).

10.3.3. Контроль за исполнением распорядительных документов (постановлений, распоряжений, поручений) осуществляется по схеме прохождения контрольного документа в соответствии с Регламентом администрации города и включает в себя:

а) постановку документа на контроль;

б) проверку своевременного доведения его до исполнителя;

в) предварительную проверку и регулирование хода его исполнения;

г) учет, анализ и обобщение результатов исполнения документов по существу вопроса, формам и срокам исполнения;

д) своевременное информирование руководителей администрации;

е) снятие документов с контроля.

10.3.4. Постановка документов на контроль в администрации города осуществляется путем применения специально разработанных автоматизированных систем контроля, функционирующих в локальной компьютерной сети администрации города и строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных. Банк регистрационных данных систематизируется: по срокам исполнения документов, по исполнителям, по кураторам, по предварительному контролю сроков исполнения документов, по анализу исполнительской дисциплины.

10.3.5. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них заданий непосредственно осуществляют руководители администрации города, на которых возложен контроль в самом документе. Контроль ведется с момента выпуска распорядительного документа.

Если текст документа не содержит фамилии ответственного лица, контролирующего исполнение, контроль возлагается на заместителя Главы города, курирующего деятельность подразделения, готовившего данный документ.

10.3.6. Организационно-техническую работу по контролю за исполнением распорядительных документов в администрации города осуществляет сектор по контролю организационного отдела.

10.3.7. На документах, поставленных на контроль, проставляется знак контроля (штамп) “Контроль“. Для отметки о контроле ГОСТом 6.38-97 отведено определенное место на левом поле бланка документа на уровне реквизита “заголовок к тексту“. На левом поле для подшивки оставляется место.

10.3.8. Данные распорядительного документа (вид документа, регистрационный номер, дата, заголовок документа, N пункта, N приложения, заголовок, задания, срок исполнения, реквизиты исполнителя, фамилии исполнителя, ответственного за контроль) вводятся ответственными за организацию контроля в компьютер.

10.3.9. Контрольные карточки направляются исполнителям по локальной компьютерной сети.

10.3.10. По первому требованию организационного отдела руководители, осуществляющие контроль (указанные в документе), обязаны давать исчерпывающие ответы о ходе исполнения находящихся на контроле документов, в том числе администрации области.

10.3.11. На ответственного (назначенного приказом руководителя) за оперативную работу в структурном подразделении администрации города по контролю за исполнением распорядительных документов возлагаются следующие обязанности:

а) получить от руководителя документ с его визой и в тот же день передать его через секретаря руководителя исполнителю, обозначенному в визе руководителя;

б) завести папку “контроля“ для хранения копии распорядительного документа, материалов, характеризующих ход его выполнения;

в) информировать руководителя о ходе и результатах выполнения документов ежемесячно, а по оперативным вопросам - по мере необходимости;

г) подготовить руководителю по истечении сроков исполнения документов справку с предложениями о снятии с контроля или продлении сроков исполнения.

10.3.12. Ответственные за организацию контроля в структурных подразделениях администрации города также ежедневно просматривают контрольные карточки в своих компьютерах и, в соответствии с установленными сроками исполнения, вводят в память компьютера информацию о ходе выполнения поручений, либо в письменном виде передают справку с резолюцией руководителя о снятии документа с контроля или продлении его выполнения в сектор по контролю организационного отдела.

10.3.13. Банк регистрационных данных еженедельно просматривает работник организационного отдела и за 10 дней до срока исполнения напоминает исполнителям о приближении срока исполнения, направляя им письменные уведомления.

10.3.14. Ежемесячно сектор по контролю организационного отдела готовит аналитическую справку о результатах исполнения распорядительных документов администрации города, анализ служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины, использованию действующих нормативных актов по подготовке, оформлению и срокам исполнения документов, снятию их с контроля.

10.3.15. Срок исполнения распорядительных документов исчисляется в календарных днях с даты его подписания Главой города. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

10.3.16. Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.

10.3.17. При необходимости изменения срока выполнения поручения в документе, должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

Ответ заносится в банк регистрационных данных (либо в контрольную карточку).

10.3.18. Основанием для снятия с контроля документа является справка (информация) о выполнении заданий, установленных документом, которая вводится в память компьютера и направляется по локальной сети в сектор контроля организационного отдела (либо предоставляется письменная информация).

10.3.19. Справка (информация) должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса и сведения о том, кем, когда, в какой форме дан ответ.

10.3.20. Для снятия с контроля распорядительного документа сектор по контролю организационного отдела готовит проект постановления для Главы города о снятии с контроля указанных документов.

10.3.21. Снятие с контроля документа не означает прекращение его действия.

10.4. Составление номенклатуры и формирование дел

10.4.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в администрации города дел с указанием сроков их хранения, оформленные в установленном порядке.

10.4.2. В сводную номенклатуру дел администрации города включаются документы, создаваемые всеми структурными подразделениями администрации.

10.4.3. Организационно-методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел, методическая и практическая помощь осуществляется архивной службой администрации города.

10.4.4. Номенклатура дел каждого структурного подразделения разрабатывается их руководителями при участии и согласовании работников архивной службы.

10.4.5. Согласованная сводная номенклатура дел утверждается заместителем Главы города соответствующего отраслевого подразделения.

10.4.6. Номенклатура дел составляется в соответствии с ГОСТ Р6.39-90 и оформляется согласно ГОСТа Р6.38-97.

10.4.7. Каждое включенное в номенклатуру дело имеет строго определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

10.4.8. Наименование дел в пределах структурного подразделения располагаются по степени значимости включенных в них документов.

10.4.9. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда лет (но не более 5) и подлежит переутверждению в случае коренных изменений функций и организационной структуры администрации города.

10.4.10. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Заголовки включаемых в номенклатуру дел должны отражать основное содержание и состав документов дела, а также давать сведения об авторе документа, датах событий, подлинности.

10.4.11. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы“, “общая переписка“ и т.д.).

10.4.12. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

10.4.13. Формирование дел - группировка исполненных документов “в дела“ в соответствии с номенклатурой дел.

10.4.14. Формирование дел в аппарате администрации города осуществляют структурные подразделения в соответствии функциональных обязанностей и утвержденной номенклатуры дел.

10.4.15. Протокольная часть администрации города формирует постановления и распоряжения Главы города.

10.4.16. Канцелярия администрации города формирует документы в пределах календарного года, поступающие в адрес администрации города с резолюцией Главы города и исходящие документы администрации города за подписью Главы города.

10.4.17. Отдел обращений и жалоб граждан управления делами (предложения, заявления, жалобы, обращения граждан и переписка по ним) формируют в дела за период календарного года, внутри - по алфавиту.

10.4.18. Остальные документы формируются в приемных заместителей Главы города, организационным отделом, отделом кадровой работы, финансовым управлением.

10.4.19. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях администрации города осуществляет архивная служба администрации города.

10.4.20. При формировании дел необходимы следующие общие правила:

а) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

г) раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

д) в дело не должны помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, копии, черновики;

е) документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, документ - ответ следует за документом - запросом;

ж) включаемые в дела документы должны быть оформлены в строгом соответствии с настоящей Инструкцией;

з) дело не должно превышать 250 листов;

и) номер дела, в которое подшивается документ, определяет исполнитель. На документе проставляется отметка “в дело“ и подпись руководителя (если контрольная резолюция) или исполнителя (если на документе не было конкретного поручения руководителя);

к) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности администрации города формируются отдельно от распоряжений, приказов по личному составу;

л) распоряжения, приказы оперативного характера (о командировках, отпусках) формируются в отдельное дело;

м) протоколы заседаний, коллегий, совещаний и другие документы к ним в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам;

н) документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

10.4.21. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, нумерации листов, брошюровке, составлению заверительной надписи.

10.4.22. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: а) наименование организации; б) подразделения; в) индекс по номенклатуре дел; г) заголовок дела; д) крайние даты начала и окончания; е) количество листов; ж) срок хранения; з) номер фонда; и) описи дела; к) на корешке обложки дела указывается номер дела и год.

10.4.23. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса вопроса по номенклатуре дел и порядкового номера. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов.

10.4.24. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) должны быть подшиты в обложку, листы в них нумеруются, к этим делам составляется внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной подписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

10.4.25. Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

10.4.26. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, листы в них не нумеруются, внутренние описи не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

10.4.27. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет), хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

10.4.28. При составлении описей соблюдаются следующие требования:

а) заголовки дел вносятся в опись на основе номенклатуры дел;

б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

в) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

г) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же“;

д) описи составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются на утверждение в городской архив.

10.4.29. Документы постоянного хранения передаются на постоянное хранение в городской архив администрации города по утвержденным описям в соответствии с номенклатурой дел администрации города.

11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется в администрации города в соответствии с законодательством Российской Федерации, решением Кемеровского городского Совета народных депутатов от 04.09.98 N 72.

11.1. Письменные обращения

11.1.1. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес администрации города передаются в сектор обращений и жалоб граждан, где они регистрируются. На каждом письменном обращении граждан ставится регистрационный штамп с указанием номера и даты. После регистрации письма направляются в зависимости от содержания вопроса для рассмотрения Главе города и заместителям Главы города в соответствии с распределением обязанностей. После получения письменной резолюции заместителя Главы города направляется соответствующему исполнителю.

11.1.2. При регистрации данные каждого обращения или жалобы вводятся в компьютер:

а) номер и дата регистрации;

б) фамилия, имя, отчество заявителя;

в) социальное положение и место жительства, район;

г) краткое содержание письма;

д) дата передачи на исполнение и фамилия исполнителя;

е) автор резолюции, когда и кем снято с контроля;

ж) дата списания в “дело“.

11.1.3. После введения данных в компьютер в работе используются регистрационные карточки заявителя с теми же реквизитами.

11.1.4. Первый экземпляр регистрационной карточки помещается в справочную картотеку сектора обращений и жалоб граждан.

11.1.5. Второй экземпляр регистрационной карточки передается вместе с письменным обращением в приемную исполнителя, в картотеку вносятся данные о резолюции, ходе исполнения обращения граждан.

11.1.6. Рассмотренные руководителями администрации обращения направляются на исполнение должностным лицам, указанным в резолюции, через приемные структурных подразделений.

11.1.7. Если в резолюции Главы города указано несколько фамилий, то оригинал письма передается сектором обращений и жалоб граждан руководителю, фамилия которого значится первой, остальным руководителям направляются копии этого письма.

11.1.8. Если сроки исполнения не указаны в резолюции и если обращение граждан не требует дополнительного изучения и проверки, то сроки рассмотрения не могут превышать более одного месяца.

11.1.9. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан осуществляют руководители комитетов, управлений, отделов администрации города.

11.1.10. Срок исполнения обращения исчисляется с момента регистрации и может быть продлен руководителем, но не более, чем на один месяц, с сообщением об этом сектору обращений и жалоб граждан и автору письма.

11.1.11. Исполненные документы снимают с контроля Глава города и заместители Главы города по представленной информации исполнителя.

11.1.12. Обращения граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действие которых обжалуется.

11.1.13. Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и приняты необходимые меры.

11.1.14. Исполненные обращения граждан оформляются в “дело“ в приемных руководителей и передаются на хранение в сектор обращений граждан.

11.1.15. Обращения, представляющие научную и историческую ценность, по оценке экспертной комиссии, передаются в городской архив, остальные уничтожаются по акту, по окончанию срока хранения.

11.2. Личный прием граждан

11.2.1. Личный прием граждан осуществляется Главой города, его заместителями по графику, утвержденному Главой города и руководителями структурных подразделений.

11.2.2. Запись на прием ведется в секторе обращений и жалоб граждан в день приема руководителей, но не позднее, чем за час до начала приема.

11.2.3. Сектор обращений контролирует выполнение графика приема. Контроль за сроками исполнения устных обращений осуществляют помощники руководителей соответствующих подразделений.

12. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ

СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

12.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации города осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

12.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения руководителя аппарата администрации города.

12.4. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка “Для служебного пользования“ и номер экземпляра.

12.5. Необходимость проставления пометки “Для служебного пользования“ на документе (а в случае необходимости и на его проекте), содержащим служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или руководством администрации города. Указанная пометка и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы, а также на первой странице сопроводительного письма к этому документу.

12.6. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с несекретными документами канцелярией администрации города. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка “ДСП“ (“Для служебного пользования“).

12.7. Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.

12.8. Копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется только канцелярией по просьбе руководителей подразделений.

12.9. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией. При необходимости направления таких док“ментов в несколько адресов исполнителем составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

12.10. Исполненные документы с пометкой “Для служебного пользования“ формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка “Для служебного пользования“.

12.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой “Для служебного пользования“, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в канцелярию. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

12.12. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку “Для служебного пользования“, осуществляется по согласованию с руководителем аппарата или руководителями подразделений, готовивших документы.

12.13. В случае обнаружения утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашение этой информации, руководитель подразделения информирует об этом руководство и проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает руководителю аппарата.

12.14. На утраченные документы, дела и издания с пометкой “Для служебного пользования“ составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

12.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Управляющий делами

Г.Г.ПЕРЕКРЕСТОВ

Приложение N 1

к Инструкции, утвержденной

постановлением Администрации

города Кемерово

от 7 мая 1999 г. N 59

СОДЕРЖАНИЕ

стр.

1. Общие положения 1 - 3

2. Основные положения по документированию

управленческой деятельностью 3 - 4

3. Основные требования к оформлению управленческих

документов 4 - 6

3.1. Правила машинописного оформления документов

3.2. Стандартные положения табулятора

3.3. Язык и стиль документов

3.4. Применение прописных и строчных букв,

сокращений

4. Порядок подготовки и оформления управленческих

документов 6 - 26

4.1. - 4.5. Организационно-распорядительные

документы

4.6. Содержание документов

4.6.1. 4.6.2. Заголовок к тексту документа

4.6.3. Дата документа

4.6.4. Индекс документа

4.6.5. Требования к текстам документов

4.7. Требования по структурному оформлению

документов

4.7.1. Программ

4.7.2. Положений, порядка, правил, инструкций

4.7.3. Постановлений (распоряжений)

4.8. Формы изложения текста в документах

4.8.1. - 4.8.7. В распорядительных документах

4.8.8. В письмах

4.8.9. В анкетах

4.8.10. В таблицах

4.9. Оформление приложений к документу

4.10. Согласование документа

4.10.1. Внутреннее согласование

4.10.2. Внешнее согласование

4.11. Удостоверение документов

4.11.1. Подписание документа

4.11.2. Утверждение документа

4.11.3. Оттиски печатей на документе

4.12. Копирование документа

4.13. Заверительная подпись “Верно“

4.14. Резолюция

4.15. Адресование документа

4.16. Отметки на документах

4.17. Регистрационный индекс

4.18. Отметка для автоматизированного поиска

5. Порядок подготовки и оформление приказов 26 - 27

6. Требования к составлению и оформлению протоколов 27 - 29

7. Правила оформления делового документа 29 - 30

8. Требования к подготовке и оформлению

информационно-справочных документов 30 - 35

8.2. Справки

8.3.1. - 8.3.2. Докладные и объяснительные записки

8.3.3. Акты

8.3.4. Телеграммы

8.3.5. Телефонограмма

9. Организация машинописных и копировально-

множительных работ 36 - 37

9.1. - 9.4. Машинописные работы

9.5. Копирование документов

10. Организация работы с документами 37 - 48

10.1. Организация документооборота

10.1.1. Порядок движения документов

10.1.2. Порядок обработки поступающих документов

10.1.3. Порядок обработки отправляемых документов

10.1.4. Передача документов внутри администрации

города

10.1.5. Правила регистрации и индексирования

документов

10.2. Информационно-поисковая система

10.3. Организация контроля за исполнением документов

и поручений

10.3.1. - 10.3.3. Основные требования

10.3.4. - 10.3.9. Техника осуществления контроля

10.3.10. - 10.3.12. Сроки исполнения

10.3.13. - 10.3.16. Снятие с контроля документов

10.4. Составление номенклатуры и формирование дел

10.4.1. - 10.4.12. Номенклатура дел

10.4.13. - 10.4.29. Формирование дел

11. Порядок работы с обращениями граждан 48 - 50

11.1. Письменные обращения

11.2. Личный прием граждан

12. Особенности работы с документами, содержащими

служебную информацию ограниченного

распространения 50 - 52

13. Приложения 52

13.1. Содержание инструкции

13.2. Образцы документов

Приложение N 2

к Инструкции, утвержденной

постановлением Администрации

города Кемерово

от 7 мая 1999 г. N 59

СХЕМА

ПРОХОЖДЕНИЯ КОНТРОЛЬНОГО ДОКУМЕНТА В

СООТВЕТСТВИИ С РЕГЛАМЕНТОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

-----------------------¬

¦ Глава города ¦

¦ (рассмотрение, ¦

-----------+ резолюция о снятии +-----------¬

¦ ¦ документа с контроля ¦ ¦

¦ L----------T------------ ¦

¦ ¦ ¦

¦ -------------+------------¬ ¦

¦ ¦ Руководитель аппарата ¦ ¦

+--------+ (резолюция о постановке +----------+

¦ ¦ документов на контроль) ¦ ¦

¦ L------------T------------- ¦

¦ ¦ ¦

¦ -----------+-----------¬ ¦

¦ ¦ Протокольный сектор ¦ ¦

¦ ¦ общего отдела ¦ ¦

¦ ¦ (регистрация) ¦ ¦

¦ L----------T------------ ¦

¦ ¦ ¦

-----------+-----------¬ --------+----------¬ -----------+-------¬

¦Аналитическая справка ¦ ¦Сектор контроля ¦ ¦Информация о ходе ¦

¦о состоянии исполнения+-+орготдела (ведение+-+выполнения, содер.¦

¦контрольных документов¦ ¦картотеки; комп. ¦ ¦предложения о ¦

¦(до 10 числа ежемес.) ¦ ¦учет и анализ) ¦ ¦снятии с контроля ¦

¦ Стр. 47 ¦ ¦ Стр. 42 ¦ ¦ Стр. 49 ¦

L----------------------- L--T-----T---------- L-------T-----------

----------------- ¦ ¦ или

-----------+-------¬ ------------+--------¬ --------+----------¬

¦ Напоминание ¦ ¦ Исполнитель ¦ ¦ Промежуточная ¦

¦ (за 7 дней) ¦ ¦(организация исполн.¦ ¦ информация о ходе¦

¦ Стр. 46 ¦ ¦подготовка ¦ ¦ исполнения ¦

L--------T---------- ¦информации о ходе ¦ L-------T-----------

L-----------+исполнения) Стр. 41 ¦ ¦ или

L-----------T--------- ---------+----------¬

¦ ¦Просьба о продлении¦

L----------+срока исполнения ¦

¦(за 3 дня) Стр. 48 ¦

L--------------------

Управляющий делами

Г.Г.ПЕРЕКРЕСТОВ

Приложение N 3

к Инструкции, утвержденной

постановлением Администрации

города Кемерово

от 7 мая 1999 г. N 59

СХЕМА

ПРОХОЖДЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

АДМИНИСТРАЦИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

----------------¬

¦ Администрация ¦

¦ области ¦

L-------T--------

------------+------------¬

¦ Администрация города ¦

¦ канцелярия ¦

¦ Регистрация контрольных¦

¦ распорядительных ¦

¦ документов области, ¦

¦ получение контрольных ¦

¦ карточек ¦ -------------------¬

L-----------T------------- ¦ Зам. Главы ¦

-------+-------¬ ¦ города, ¦

¦ Глава города ¦ ¦руковод. аппарата ¦

¦ ¦ ¦ Направление в ¦

¦ Визирование ¦ ¦ сектор контроля ¦

¦ документов и ¦ ¦документов АКО с ¦

¦распределение +------+поручениями Главе ¦

¦ поручений по ¦ ¦города или Главам ¦

¦ исполнению ¦ ¦ администрации ¦

¦ контрольных ¦ ¦городов, районов ¦

¦ документов ¦ ¦ области ¦

L--------------- ¦ и контрольного ¦

¦ листа сектора ¦

-----------------------¬ ¦ контроля АКО ¦

¦ Канцелярия ¦ ¦ для работы по ¦

¦ +-----+ контролю ¦

¦ ¦ +------------------+

¦ Программная ¦ ¦В канцелярию для ¦

¦ обработка поручений ¦ ¦ отметки в ¦

¦ Главы города, ¦ ¦электронной базе ¦

¦ передача контрольных ¦ ¦передачу документ.¦

¦ документов в сектор ¦ ¦в сектор контроля ¦

¦ контроля ¦ ¦администрации ¦

¦ администрации города ¦ ¦города ¦

L----------T------------ L-------------------

-----------------¬ ---------+------------¬ --------------------¬

¦ Зам. Главы ¦ ¦ Сектор контроля ¦ ¦ Исполнители ¦

¦города, руковод.+-+ Программная ¦ ¦ контрольных ¦

¦ аппарата ¦ ¦ обработка ¦ ¦ документов ¦

+----------------+ ¦ контрольных ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ документов +---+ ¦

¦ ¦ ¦ АКО (по порядку ¦ ¦ Получение ¦

¦ ¦ ¦ ведения работ) ¦ ¦ информации по ¦

¦ ¦ +---------------------+ ¦ходу исполнения, ¦

¦ Визирование ¦ ¦ Представление в ¦ ¦продления, снятию ¦

¦ информации по ¦ ¦ сектор контроля +---+ документа с ¦

¦ исполнению +-+ (СКАКО) информации ¦ ¦ контроля ¦

L----------------- ¦ по исполнению ¦ L--------------------

¦ контрольных ¦

¦ документов. ¦

¦ Получение сведений ¦

¦ из СКАКО о принятии ¦

¦ информации. ¦

¦ Снятие документов ¦

¦ с контроля ¦

L----------------------

Управляющий делами

Г.Г.ПЕРЕКРЕСТОВ