Законы и постановления РФ

Постановление мэра города Новосибирска от 29.05.1992 N 370 “Об утверждении Инструкции о порядке подготовки и прохождения организационно-распорядительных и информативно-справочных документов мэрии“

Утратил силу в связи с изданием Постановления мэра г. Новосибирска от 01.03.2001 N 333.

МЭРИЯ ГОРОДА НОВОСИБИРСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 29 мая 1992 г. N 370

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ

И ПРОХОЖДЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И

ИНФОРМАТИВНО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ МЭРИИ

В целях упорядочения организации делопроизводства в аппарате городской мэрии и в соответствии с требованиями Единой системы документационного обеспечения (ЕСДОУ) постановляю:

1. Утвердить Инструкцию “О порядке подготовки и прохождения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов в городской мэрии“.

2. Руководствуясь ст. 33 Закона “О местном самоуправлении в РСФСР“, определить, что мэр издает постановления и распоряжения, а руководители структурных подразделений мэрии - приказы.

Постановления, распоряжения регистрируются в отделе организации делопроизводства и распорядительных документов мэрии, приказы - в
соответствующих подразделениях мэрии.

3. Директорам департаментов, председателям комитетов, начальникам отделов и управлений ознакомить своих работников с данным Постановлением.

4. Распоряжение главы администрации города от 07.02.92 N 50-р “О порядке подготовки и прохождения документации в аппарате городской администрации“ считать утратившим силу.

5. Ответственность за правильность оформления документов возложить на исполнителя и его непосредственного руководителя.

6. Контроль за исполнением Постановления возложить на управляющего делами мэрии Сысоева В.П.

Мэр города

И.И.ИНДИНОК

Утверждена

Постановлением

мэра

от 29.05.92 N 370

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ

ДОКУМЕНТОВ МЭРИИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы, служебные письма) печатают на соответствующих бланках в соответствии с ГОСТ 6-38-90.

Текст документа печатают красками насыщенного цвета, чтобы после размножения были получены качественные копии.

1.2. Распорядительные документы начинают печатать с краткого заголовка.

1.3. В тексте документа выделяют две смысловые части: в одной излагают правовое обоснование, причины и цели составления документа, а в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

1.4. Документы до подписания согласовывают с заинтересованными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

1.5. Постановления, распоряжения мэра в обязательном порядке согласовывают с заместителем мэра по вопросам его компетенции, директором департамента мэра, юристом, управляющим делами мэрии. На документах финансового характера обязательна виза начальника управления финансов и налоговой политики.

1.6. После подписания документа его копии отправляют адресатам, которые указываются на проекте.

1.7. Для постановлений в рассылке указываются постоянные адресаты:

1. Прокурор.

2. Областная администрация.

3. Горсовет (комиссия по назначению).

4. Отдел организационной работы и контроля.

5. НИИ ПМУПИ.

Форму доведения распорядительных документов до жителей города через средства массовой информации определяет директор департамента мэра.

1.8. Подготовленные проекты постановлений, распоряжений передают в отдел организации делопроизводства и распорядительных документов не позднее, чем за 3 дня до рассмотрения их мэром. Затем документы через отдел
организационной работы и контроля передают управляющему делами для визирования.

1.9. Мэр города рассматривает постановления, распоряжения один раз в неделю (четверг).

1.10. Выдачу копий документов осуществляют после 15 часов отдел организации делопроизводства и распорядительных документов и канцелярия в течение: постановления - 3 дней, распоряжения 2 дней со дня их подписания.

1.11. При оформлении документов наименования подразделений указывают согласно приложению.

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - ПОСТАНОВЛЕНИЕ,

РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ

2.1. Постановление - правовой акт мэрии, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед мэрией.

2.2. Распоряжение - акт управления мэрии, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной мэру компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного, узкого вопроса, разового случая.

2.3. Приказ - правовой акт, издаваемый для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным подразделением. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например о назначении на должность).

3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ - УСТАВ, ПОЛОЖЕНИЕ,

ИНСТРУКЦИЯ

3.1. Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами.

3.2. Положение - нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, одного органа, структурного подразделения. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц.

3.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ - СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

4.1. Служебное письмо - управленческий документ, который служит средством общения с учреждениями и частными лицами.

Служебные письма составляют только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятии вопроса по телефону или в личном договоре).

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЗАГОЛОВКА

5.1. Заголовок должен отражать содержание документа (смысл текста) и начинаться с предлогов “О“ или “Об“, например: “О назначении ...“, “Об организации ...“.

5.2. В заголовке не допускают использования сокращенных наименований организаций, служб.

5.3. Заголовок печатают в ограничительных отметках бланка.

5.4. Допускается продлевать заголовок (вплоть до граница правого поля), если он превышает пять строк.

5.5. Не допускается выделять заголовок кавычками и ставить точку в конце.

5.6. Если в заголовке говорится об отмене или внесении изменений в принятый ранее документ, то необходимо указать дату принятия, номер и полное наименование того документа (в кавычках). Если в документе отменяется несколько документов, допускается в заголовке не указывать их наименований, при этом перечисляются только номера и даты принятия документов.

В дате документа слово “год“ или сокращенное “г.“ не проставляется.

5.7. Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА

6.1. В тексте документа обязательно наличие распорядительной части, которую излагают в повелительной форме словами “постановляю“, “предлагаю“, “приказываю“. Слова должны быть выделены прописными буквами или строчными в разрядку, например: “ПОСТАНОВЛЯЮ“, “приказываю“.

6.2. Если документ формируется на основании законов, указов, постановлений, распоряжений, то текст должен содержать
ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка (в кавычках).

6.3. Даты в документе приводят цифровым способом арабскими цифрами: день месяца, месяц, год; например: 09.02.92, 15.03.92.

В текстах документов финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ, например: 9 апреля 1992 года.

6.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

6.5. Если в документе приводят таблицы, то, при переносе продолжения таблицы на последующие страницы, указывают нумерацию граф без их наименований, а над таблицей пишут: “Продолжение таблицы ...“. Знак N над таблицей не ставят, например: “Таблица 2“. Каждая таблица должна иметь наименование. Если в документе одна таблица, то она не нумеруется.

6.6. Не допускается выделять в тексте заголовки, фразы подчеркиванием.

6.7. Текст документа должен быть разделен на абзацы. Тексты документов сложных, больших по объему разделяют на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Между цифрами (подраздела, пункта, подпункта) и в конце номера ставят точки. Затем через один пробел печатают текст.

6.8. В пунктах текста документа, предусматривающих конкретные виды и объемы работ, обязательно устанавливают срок исполнения, указывают должность, фамилию и инициалы исполнителя. Если срок не указан, то установленный объем работ должен быть выполнен в течение месяца.

Кроме того, в последнем пункте текста указывают должность, фамилию и инициалы лица, на которое возлагается общий контроль за выполнением документа.

6.9. Перед фамилией должностного лица, указываемого в тексте документа, букву “т“ не ставят.

6.10. По окончании постановляющей части документа указывают должность, инициалы и фамилию лица, подписывающего документ. Расшифровку подписи печатают на уровне
последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией, например:

Директор департамента

транспорта, связи и дорог ________________________ Г.Н.Глебов

(личная подпись)

При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочными интервалами.

6.11. В конце документа, в левом нижнем углу, указывают фамилию исполнителя (без инициалов), номер служебного телефона (без буквы “т“), службу и дату подготовки проекта, например:

Исп. Горобцов

23-19-10

Комитет по культуре

и искусству

05.04.92

При отсутствии места, исполнителя указывают на оборотной стороне последнего листа документа.

6.12. Последним на листе указывают индекс машинистки, печатавшей проект (начальные буквы фамилии и имени) и количество напечатанных экземпляров, например: ст 4 (Суздальцева Татьяна, 4 экз.).

6.13. При наличии приложений к документу в тексте указывают ссылку на них. Если приложение одно, оно не нумеруется, если несколько, то их нумеруют в порядке их упоминания в тексте. Знак N не ставят, например:

Приложение 3

к постановлению мэра

от _____________ N _____

Если приложение печатают на нескольких страницах, то эти страницы нумеруют внутри каждого приложения.

6.14. Приложения к постановлению, распоряжению подписывает управляющий делами после визирования их начальником подразделения, готовящего документ.

В документах финансового характера (штатное расписание, смета) проставляют гриф утверждения начальника финансового отдела, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления

финансов и налоговой

политики

________________ А.П.Степанов

(личная подпись)

“ “ _________ 1992

Гриф “УТВЕРЖДАЮ“ проставляется также на положениях и инструкциях.

6.15. Если приложениями являются уставы, то они должны быть прошнурованы и утверждены, а после подписания документа заверены с лицевой и оборотной сторон.

6.16. Если приложениями являются акты, то их после подписания документа заверяют печатью, например:

к распоряжению

от 26.04.92 N 142-р

6.17. В нижнем левом углу приложения указывают фамилию исполнителя (без инициалов) и номер служебного телефона (без буквы “т“).

7. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СОГЛАСОВАНИЯ

7.1. Согласование оформляют на оборотной стороне первого или последнего листа проекта. Оно состоит из: слова СОГЛАСОВАНО (пишут прописными буквами, без кавычек и двоеточия); наименования должности, включая наименование организаций; личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия - без пробела); даты.

Например:

Директор департамента

мэра ________________ В.В.Соколов

(личная подпись)

26.03.92

7.2. При согласовании указывают фактическую должность лица, визирующего документ, его инициалы и фамилию.

7.3. Не допускается ставить предлог “за“ или косую черту перед наименованием должности.

7.4. Обязательной, независимо от вида документа, должна быть виза юриста. Постановления, распоряжения визирует юрист мэрии, приказы - юрист департамента.

7.5. В случае несогласия с проектом оформляют резолюцию, после чего обязательно ставят подпись и дату.

8. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ АДРЕСАТОВ

8.1. Адресаты указываются на оборотной стороне первого или последнего листа документа над согласованием либо на отдельном листе с указанием слова “Рассылка:“ или “Разослать:“.

8.2. В адресат могут входить: наименование учреждения, организации (в именительном падеже); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности получателя (в дательном падеже); фамилия и инициалы (в дательном падеже); почтовый адрес.

8.3. Если подготовленный документ отменяет (дополняет, частично изменяет) принятый ранее, то рассылка должна включать адресатов предыдущего документа.

9. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

9.1. Текст письма должен освещать только один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

9.2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагают мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившихся основанием составления письма. Во второй части излагают основную часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания.

9.3. При обосновании действий используют сочетания и выражения: “В порядке обмена ...“, “В порядке исключения ...“, “В связи ...“, “В соответствии ...“.

9.4. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать краткий заголовок письма (печатается в ограничительных отметках бланка); указать адресата (в верхнем правом поле); должность, фамилию и инициалы подписывающего документ (указывается ниже текста письма, отступив не менее 2 интервалов); свою фамилию и номер служебного телефона (печатается в левом нижнем углу бланка); проверить наличие приложений.

9.5. Допускается не указывать заголовок к тексту писем на листах формата А5.

10. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С

ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ

10.1. Отступив от заголовка не менее четырех межстрочных интервалов, печатают текст документа.

Текст печатают через полтора межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов формата А5.

Первую строку каждого абзаца текста печатают, отступив пять знаков от границы левого поля.

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатают через два межстрочных интервала.

10.2. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов “адресат“, “гриф утверждения“, “отметка о наличии приложения“, “гриф согласования“ следует отделять друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

10.3. Реквизиты отделяют друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

10.4. Название документа печатают прописными буквами (если документ печатают не на бланке).

10.5. От нулевого положения табулятора (граница левого поля) печатают заголовок к тексту, текст (без абзацев), наименование должности в реквизите “подпись“, реквизит-исполнитель.

10.6. От первого положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте.

10.7. От пятого положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) печатают “гриф утверждения“.

10.8. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова “Примечание“ и “Основание“ печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

С правильностью оформления документов можно ознакомиться по прилагаемому образцу.

11. ТРЕБОВАНИЯ К КОПИЯМ ДОКУМЕНТОВ

11.1. Отправляемые адресатам копии заверяют печатью.

11.2. Оттиск печати должен быть четким. Его проставляют так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи подписавшего документ.

11.3. Адресата указывают на правом верхнем поле документа.

Управляющий делами

В.П.СЫСОЕВ

Приложение

Таблица 1

ДЕПАРТАМЕНТЫ МЭРИИ

----------------------------------------T----------------------

Наименование департамента ¦ Директор

----------------------------------------+----------------------

Экономических реформ Толоконский

Виктор

Александрович

По вопросам социальной политики Животрев

Николай

Дмитриевич

Мэра Соколов

Василий

Викторович

Транспорта, связи и дорог Глебов

Георгий

Николаевич

По энергетике, инженерным сетям и Казанов

сооружениям Анатолий

Михайлович

Здравоохранения, образования, Белов

культуры, спорта и молодежной политики Андрей

Семенович

Архитектуры, строительства и Пугачев

жилищно-коммунального хозяйства Геннадий

Александрович

Таблица 2

ПЕРЕЧЕНЬ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ МЭРИИ, ИЗМЕНИВШИХ НАИМЕНОВАНИЕ

----------------------------------------------------T----------------------------

Наименование ¦ Руководитель

------------------------T---------------------------+-------------T--------------

декабрь 1991 года ¦ 20 мая 1992 года ¦ Должность ¦ Ф.И.О.

------------------------+---------------------------+-------------+--------------

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4

------------------------+---------------------------+-------------+--------------

Городской финансовый Городское управление Начальник Степанов

отдел (горФО) финансов и налоговой Александр

политики Петрович---------------

Горплан Комитет по экономике Первый Зубов

заместитель Валентин

председателя Иванович---------------

Производственное Комитет по бытовым и Председатель Шкуркин

многоотраслевое коммунальным услугам Юрий

объединение Федорович

предприятий

коммунального

обслуживания

“Горкоммунуслуги“---------------

Хозрасчетный отдел Комитет Председатель Митяев

жилищного хозяйства жилищно-коммунального Михаил

(ХОЖХ) хозяйства Евстратович---------------

Производственное Муниципальное управление Начальник Кротов

управление зеленого строительства и Анатолий

садово-паркового садово-паркового Григорьевич

хозяйства и зеленого хозяйства (МУЗС и СПХ)

строительства (ПУСПХ и

ЗС)---------------

Производственное Муниципальное Начальник Пчелинцев

управление по производственное Борис

эксплуатации и управление Александрович

строительству улиц с “Горкоммунавтодор“

коммунальными (МПУ “Горкоммунавтодор“)

объектами

“Горкоммунавтодор“---------------

Управление Муниципальное предприятие Директор Филатов

капитального “Новосибирскстройзаказчик“ Николай

строительства (УКС) (МП Гаврилович

“Новосибирскстройзаказчик“)---------------

Трест “Дорстрой“ Арендное управление Начальник Кашин

“Дорстрой“ (АУ “Дорстрой“) Геннадий

Иванович---------------

Управление Городское управление Начальник Устимов

капитального капитального Дмитрий

строительства-2 (УКС-2) строительства объектов Иванович

энергетики, сетей и

сооружений (ГУКС)---------------

Отдел исполнительных Отдел организационной Начальник Дядченко

органов работы и контроля Людмила

Николаевна---------------

Протокольная группа Отдел организации Заведующий Барбышева

делопроизводства и Марина

распорядительных Борисовна

документов---------------

Приемная по жалобам Приемная по обращениям Заведующий Яковенко

граждан Лариса

Романовна---------------

Производственное Арендное предприятие Директор Грибанов

управление “Горводоканал-Новосибирск“ Василий

водопроводно- (АП Никифорович

канализационного “Горводоканал-Новосибирск“)

хозяйства (ПУВКХ)---------------

Малое предприятие Муниципальный центр Директор Пейлаков

инженерно-технических координации и контроля Александр

работ и санитарного “ИНТЕХС“ (МЦКК “ИНТЕХС“) Николаевич

надзора “ИНТЕХС“---------------

Управление торговли Муниципальное предприятие Генеральный Комаров

“Торговая фирма директор Алексей

“Новосибирск“ (МП Николаевич

“Торговая фирма

“Новосибирск“)---------------

Городская санитарно- Городской центр Главный врач Акулов

эпидемиологическая санэпиднадзора Александр

служба (горСЭС) Иванович---------------

Научно-технический Научно-исследовательский Директор Чистяков

центр (НТЦ) институт проблем Вадим

муниципального Михайлович

управления,

прогнозирования и

информатики (НИИ ПМУПИ)---------------

Комитет по вопросам Комитет по вопросам Председатель Боярский

обеспечения городского обеспечения городского Владимир

хозяйства материально- хозяйства Степанович

техническими ресурсами материально-техническими

ресурсами

“Новосибирскгорресурс“

(Комитет

“Новосибирскгорресурс“)---------------

Городской отдел Городское управление Начальник Иванов

народного образования народного образования Владимир

Викторович---------------

Государственный Государственно- Начальник Рязанов

архитектурно- архитектурно-строительный Виктор

строительный контроль надзор Иванович---------------

Отдел по делам молодежи Комитет по делам молодежи Председатель Шмидт

Игорь

Викторович---------------

Отдел здравоохранения Комитет по здравоохранению Председатель Чернышев

Владимир

Михайлович

Управляющий делами

В.П.СЫСОЕВ