Законы и постановления РФ

Постановление Главы Администрации г. Заречного от 09.04.2001 N 378 “Об утверждении Регламента по ведению делопроизводства в Администрации г. Заречного“

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЗАРЕЧНОГО

ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 9 апреля 2001 г. N 378

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПО ВЕДЕНИЮ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЗАРЕЧНОГО

Внесено: Поносовой С.В. - начальником отдела делопроизводства.

Для упорядочения ведения делопроизводства и в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, зарегистрированной в Комитете по делам архивов при Правительстве РФ от 05.08.1993 N 1118-р, постановляю:

1. Утвердить Регламент по ведению делопроизводства в Администрации г. Заречного (приложение) и ввести его в действие с момента подписания.

2. В связи с утверждением данного Регламента, распоряжения Главы администрации от 08.02.1999 N 34 “Об утверждении Порядка подготовки распорядительных актов г. Заречного“, от 05.07.1999 N 225 “Об утверждении порядка
организации контроля и проверки исполнения документов в Администрации г. Заречного“, от 20.07.1999 N 235 “О подготовке решений СП“, от 03.08.1999 N 259 “Об утверждении Положения по регистрации, учету и хранению договоров (соглашений), заключаемых Администрацией города и финансовым управлением“, от 14.10.1999 N 336 “О некоторых правилах подготовки служебных документов“ считать утратившими силу.

3. Контроль за ведением делопроизводства в Администрации в соответствии с данным Регламентом возложить на и.о. руководителя аппарата В.А. Зуева и начальника отдела делопроизводства С.В. Поносову.

Глава администрации

В.В.Сергеев

Приложение

Утвержден

Постановлением

Главы администрации

от 9 апреля 2001 г. N 378

РЕГЛАМЕНТ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЗАРЕЧНОГО

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент представляет собой свод правил, устанавливающих единые требования в оформлении документов и организации работы с документами в Администрации города (документационное обеспечение).

1.2. Основной целью Регламента является упорядочение документационного обеспечения, повышение качества подготовки документов, определение требований и ответственности при подготовке документов.

1.3. Регламент разработан на основании “Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения“, разработанной Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главархива СССР (Москва 1991), Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, зарегистрированной в Комитете по делам архивов при Правительстве РФ от 05.08.1993 N 1118-р, унифицированной системы организационно-распорядительной документации - ГОСТ Р 6.30-97 и в соответствии с Уставом города Заречного Пензенской области, закрытого административно-территориального образования.

2. Регламент взаимодействия Администрации города

и собрания представителей

2.1. Документационное обеспечение Собрания представителей со стороны Администрации города включает в себя:

- регламент подготовки проектов решений Собрания представителей;

- регламент реализации решений Собрания представителей;

- регламент обеспечения хранения решений Собрания представителей;

- обеспечение работы Собрания представителей в случае отсутствия рабочего аппарата Собрания представителей.

2.2. Регламент
подготовки проектов решений СП:

2.2.1. Подготовка проектов решений Собрания представителей осуществляется в соответствии с регламентом подготовки распорядительных актов Главы администрации города.

2.2.2. Подготовка проектов решений Собрания представителей, экспертиза и доработка проектов решений, направленных из других организаций и СП, осуществляется структурными подразделениями Администрации на основании планов работы СП, планов работы Администрации, ее подразделений, на основании поручений Главы администрации, его заместителей и в инициативном порядке. Структурные подразделения Администрации при подготовке проектов решений Собрания представителей обеспечивают их юридическую проработку и экономическое (функциональное) обоснование.

2.2.3. Все проекты решений, направляемые в Собрание представителей, должны быть оформлены сопроводительным письмом за подписью Главы администрации и зарегистрированы в отделе делопроизводства. При этом специалистами отдела делопроизводства проверяется правильность их оформления, наличие всех согласующих подписей. После регистрации проекты решений передаются в Собрание представителей для дальнейшего их рассмотрения. Копии направляемых решений остаются в отделе делопроизводства.

2.2.4. Ответственность за качество подготовки материалов, выносимых на Собрание представителей, несут начальники и специалисты подразделений Администрации, участвующие в их подготовке, в части осуществления своих должностных обязанностей, установленных положениями об отделах, должностными инструкциями и настоящим Регламентом.

2.3. Регламент реализации решений СП:

2.3.1. Решения Собрания представителей, поступившие в отдел делопроизводства, проходят регистрацию, направляются Главе администрации и одновременно в копиях заместителям Главы администрации и начальникам структурных подразделений Администрации по направлениям работы, а также в организации города в части, касающейся их деятельности.

2.3.2. Отделом делопроизводства ставятся на контроль решения СП в части, касающейся Администрации города и подведомственных ей структур и муниципальных предприятий. Контроль осуществляется в соответствии с пунктом 5.5 данного Регламента.

2.3.3. Ответственность за исполнение решений СП несут заместители Главы администрации и начальники структурных подразделений в части поручений,
зафиксированных в решениях СП, при условии их своевременного ознакомления с ними.

2.4. Регламент обеспечения хранения решений СП:

2.4.1. По истечении полномочий очередного созыва протоколы и решения Собрания представителей могут приниматься в оформленном виде в архивный отдел отдела делопроизводства Администрации на постоянное хранение.

2.4.2. Предложения о сдаче документов в архивный отдел исходит от Собрания представителей.

2.5. Обеспечение работы СП в случае отсутствия рабочего аппарата СП:

2.5.1. В случае отсутствия у Собрания представителей рабочего аппарата работу по документационному обслуживанию Собрания представителей осуществляет Администрация города в соответствии с положениями настоящего Регламента в части регистрации, ознакомления заинтересованных лиц, контроля сроков исполнения. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

- письменное обращение СП к Главе администрации;

- распоряжение Главы администрации о возложении данной работы и ответственности за нее на конкретного работника Администрации.

3. Регламент планирования работы Администрации

3.1. Планирование работы позволяет систематизировать деятельность Администрации и ее подразделений, заранее предусмотреть порядок, последовательность и сроки выполнения работ.

3.2. План должен содержать конкретные формулировки рассматриваемых вопросов, сроки рассмотрения и ответственных лиц. План должен быть подписан не позднее установленного срока и утвержден вышестоящим должностным лицом.

В план не включаются вопросы, касающиеся повседневной работы и имеющие регулярный характер.

3.3. Планы работы обязательно включаются в номенклатуру дел подразделений Администрации.

3.4. Планы подразделяются на перспективные (на год) и текущие (на месяц, квартал).

3.5. Перспективные планы:

3.5.1. Перспективные планы отражают работу Администрации в целом, работу ее структурных подразделений и включают в себя вопросы практической реализации документов, носящих законодательный и распорядительный характер (законы, указы, распорядительные акты и т.п.), а также вопросы, возникающие в процессе непосредственной работы и требующие конкретного воплощения.

3.5.2. Перспективные планы формируются и утверждаются в срок не позднее
чем за 15 дней до планируемого периода.

3.5.3. Перспективные планы формируются:

- руководителем аппарата (перспективный план Администрации);

- начальником структурного подразделения (перспективный план структурного подразделения).

3.5.4. Перспективные планы утверждаются:

- Главой администрации (перспективный план Администрации);

- заместителем Главы администрации (перспективный план структурного подразделения).

3.5.5. Утвержденные перспективные планы хранятся:

- в отделе делопроизводства (перспективный план Администрации);

- в структурном подразделении (перспективный план подразделения).

3.5.6. Контроль за фактом исполнения мероприятий, зафиксированных в перспективных планах, осуществляют:

- специалист отдела делопроизводства (перспективный план Администрации);

- инспектор приемной или специалист из подразделения заместителя Главы администрации, по его усмотрению (перспективный план службы);

- специалист структурного подразделения (перспективный план подразделения).

3.5.7. Ответственность за выполнение перспективных планов несут:

- заместители Главы администрации в части, касающейся работы их служб (перспективный план Администрации);

- начальники структурных подразделений в части, касающейся работы их подразделения (перспективный план подразделения);

- специалисты структурных подразделений в части, касающейся их сектора работы (перспективный план подразделения).

3.5.8. Перспективные планы работы вместе с материалами об их выполнении подлежат уничтожению в соответствии с номенклатурой дел через архивный отдел отдела делопроизводства.

3.6. Текущие планы.

3.6.1. Текущие планы формируются на основе перспективных планов и включают в себя вопросы оперативного характера.

3.6.2. Текущие планы формируются и утверждаются в срок не позднее чем за 5 дней до наступления планируемого периода.

3.6.3. Текущие планы формируются:

- руководителем аппарата (текущий план работы Администрации);

- начальниками структурных подразделений (текущий план структурного подразделения).

3.6.4. Текущие планы утверждаются:

- Главой администрации (текущий план работы Администрации);

- заместителем Главы администрации (текущий план структурного подразделения).

3.6.5. Утвержденные текущие планы хранятся:

- в отделе делопроизводства (текущий план Администрации);

- в приемной заместителя Главы администрации или в одном из структурных подразделений, входящем в его службу (текущий план службы);

- в структурном подразделении (текущий
план подразделения).

3.6.6. Контроль за фактом исполнения мероприятий, зафиксированных в текущем плане, осуществляют:

- специалист отдела делопроизводства (текущий план Администрации);

- инспектор приемной или специалист из службы заместителя Главы администрации, по его усмотрению (текущий план службы);

- специалист структурного подразделения (текущий план подразделения).

3.6.7. Ответственность за выполнение текущих планов несут:

- заместители Главы администрации в части, касающейся работы их служб (текущий план Администрации);

- начальники структурных подразделений в части, касающейся работы их подразделения (текущий план службы);

- специалисты структурных подразделений в части, касающейся их сектора работы (текущий план подразделения).

3.6.8. По истечении одного года после планируемого периода текущие планы подлежат уничтожению в соответствии с номенклатурой дел через архивный отдел отдела делопроизводства.

4. Регламент подготовки совещаний и планерок

4.1. Общие вопросы.

4.1.1. Под “совещанием“ понимается заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса.

4.1.2. Под “планеркой“ понимается короткое совещание, посвященное ходу выполнения плана или рассмотрению текущей рабочей ситуации.

4.1.3. Участники совещаний и планерок оповещаются по телефону инспекторами приемных. В случае возникновения необходимости их письменного уведомления, то это делают специалисты отдела делопроизводства.

4.1.4. Факт проведения совещаний и планерок оформляется протоколом в соответствии с правилами делопроизводства, подписывается исполнителем (секретарем) и утверждается лицом, его проводившим (председательствующим).

4.1.5. В протоколе фиксируются основные вопросы, обсуждаемые на совещаниях и планерках, и поручения председательствующего, с указанием ответственных лиц и сроков исполнения.

4.1.6. Копии утвержденных протоколов (или выписок из него) в случае необходимости в срок не более 3-х дней с момента предоставления их в отдел делопроизводства доводятся специалистом отдела до заинтересованных лиц.

4.1.7. Контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколе, осуществляет секретарь совещания (планерки).

4.1.8. О ходе выполнения поручений, зафиксированных в протоколе, докладывается лично председательствующему совещания (планерки).

4.1.9. Ответственность за исполнение
поручений, зафиксированных в протоколе, несут конкретные лица, кому поручено их исполнение.

4.2. Совещания.

4.2.1. Совещания условно классифицируются, как:

- планируемые - совещания, факт проведения которых отражен в плане работы, об их времени и месте проведения известно заранее;

- оперативные - совещания, факт проведения которых связан с оперативной обстановкой, о факте проведения таких совещаний его участники предупреждаются минимум за один день;

- экстренные - совещания, факт проведения которых связан с резким обострением оперативной обстановки.

4.2.2. В зависимости от тематики рассматриваемых на совещаниях вопросах их проводят:

- Глава администрации - совещания, связанные с решением вопросов экономического и социального развития города;

- заместители Главы администрации - совещания, связанные с решением курируемых ими вопросов, или совещания, проводимые по поручению Главы администрации;

- начальники структурных подразделений - совещания оперативного характера, связанные с решением вопросов их компетенции.

4.2.3. Лицо, назначающее проведение совещания (Глава, замы, начальники отделов), формирует тематику проводимого совещания:

- определяет ориентировочные сроки проведения совещания;

- определяет состав участников и приглашенных;

- определяет ответственного за организацию и проведение совещания (замы, начальники);

- решает вопрос о необходимости подготовки и рассылки участникам совещания дополнительных материалов и подготовленных проектов документов;

- определяет необходимость утверждения мероприятий по подготовке совещания;

- определяет необходимость своего участия в рабочем совещании (если оно необходимо).

4.2.4. Ответственный за организацию и проведение совещания (зам, начальник, специалист):

- готовит мероприятия по подготовке совещания;

- готовит проекты: программы совещания, списки выступающих, тезисов выступления руководства, решения;

- принимает решение о необходимости проведения “рабочего“ совещания:

- подбирает документы, связанные с рассматриваемой темой;

- готовит и рассылает участникам совещания дополнительные материалы;

- обеспечивает явку участников и приглашенных на совещание (через секретарей в приемных и отдел делопроизводства);

- рассылает необходимые материалы (через отдел делопроизводства);

- решает
вопросы с докладчиками и выступающими;

- определяет ведущего и президиум совещания;

- обеспечивает написание протокола совещания.

4.3. Планерки.

Планерки проводят:

4.3.1. Глава администрации (планерки руководителей городских организаций и начальников структурных подразделений Администрации), они проводятся один раз в две недели (каждый второй и четвертый понедельник месяца).

4.3.1.1. Список участников планерки утверждается Главой администрации и хранится у инспектора приемной Главы администрации.

4.3.1.2. Участники о проведении планерки извещаются по телефону инспектором приемной Главы администрации утром в день проведения планерки.

4.3.1.3. Ведение и оформление протоколов данных планерок возлагается на начальника отдела делопроизводства Администрации.

4.3.1.4. После утверждения протокола Главой администрации, работниками отдела делопроизводства делаются выписки из него, которые в срок не более 3-х дней доводятся до исполнителей.

4.3.1.5. Выписки с отметкой об исполнении поручений возвращаются исполнителями в отдел делопроизводства не позднее пятницы последнего рабочего дня перед очередной планеркой у Главы администрации, о чем в каждой выписке делается отметка.

4.3.1.6. Обобщение материалов выполнения поручений, отмеченных в протоколе, производится начальником отдела делопроизводства и готовится в письменном виде за подписью руководителя аппарата на имя Главы администрации и предоставляются ему до начала планерки.

4.3.2. Заместители Главы администрации проводят планерки руководителей курируемых ими организаций и начальников подчиненных структурных подразделений.

4.3.2.1. Список участников планерок утверждается заместителем Главы администрации и хранится у инспектора приемной заместителя Главы администрации.

4.3.2.2. Участники о проведении планерки извещаются по телефону инспектором приемной заместителя Главы администрации.

4.3.2.3. Ведение и оформление протоколов данных планерок возлагается на лицо, назначенное заместителем Главы администрации (секретарь планерки).

4.3.2.4. Утвержденный заместителем Главы администрации протокол в срок не более 3-х дней доводится секретарем планерки до всех заинтересованных лиц.

4.3.2.5. Секретарь планерки контролирует исполнение поручений, зафиксированных в протоколе, и докладывает об этом заместителю
Главы администрации.

4.3.2.6. Каждая очередная планерка у заместителя Главы администрации начинается с отчета секретаря планерки о выполнении поручений, полученных на предыдущей планерке и зафиксированных в протоколе.

4.3.3. Начальники структурных подразделений проводят планерки специалистов структурных подразделений в соответствии с их планами работы.

4.3.3.1. Список участников планерок утверждается начальником структурного подразделения и хранится у работника подразделения, назначенного начальником отдела секретарем.

4.3.3.2. Участники о проведении планерки извещаются секретарем, на которого возлагается и ведение протокола планерки.

4.3.3.4. Протокол планерки утверждается начальником структурного подразделения.

4.3.3.5. Секретарь контролирует исполнение поручений, зафиксированных в протоколе, и докладывает об этом начальнику структурного подразделения.

4.3.3.6. Каждая очередная планерка у начальника структурного подразделения начинается с отчета о выполнении поручений, полученных на предыдущей планерке и зафиксированных в протоколе.

4.4. Ответственность за проведение мероприятий у Главы администрации и информационное обеспечение их подготовки осуществляют структурные подразделения Администрации, департаменты, комитеты во главе с заместителем Главы администрации, в компетенции которых находится данный вопрос.

4.5. Ответственность за документационное обеспечение проводимых мероприятий возлагается на отдел делопроизводства.

4.6. Ответственность за размножение документов и подготовку помещений, обеспечение необходимыми канцтоварами несет отдел материально-технического обеспечения.

Организационную схему подготовки и проведения совещаний в Администрации г. Заречного смотреть в приложении 6.

5. Регламент ведения делопроизводства в Администрации

Делопроизводство в Администрации ведется на основе полной централизации, в соответствии с данным регламентом и подразделяется на:

- регламент прохождения и исполнения входящих документов (5.1);

- регламент прохождения, исполнения и отправки исходящих писем (5.2);

- регламент приема и отправки документов по каналам факсимильной связи (5.3);

- регламент приема и отправки документов по электронной почте (5.4);

- регламент организации контроля за сроками исполнения документов (5.5);

- регламент подготовки распорядительных актов (5.6).

Ведение делопроизводства осуществляют специалисты отдела делопроизводства, на которых
возлагается ответственность за состояние делопроизводства и сохранность документов.

Поступающие в Администрацию документы исполняются в сроки, установленные нормативными актами, а документы, не требующие дополнительной проверки и изучения, безотлагательно (приложение 1).

Все документы, поступающие в подразделения Администрации города, проходят регистрацию в отделе делопроизводства.

Прием документов непосредственно в подразделениях Администрации без регистрации их в отделе делопроизводства запрещается.

Документы в подразделения Администрации передаются специалистом отдела делопроизводства под роспись в журнале установленного образца, в котором указывается дата получения документа, подпись лица, получившего документ.

Специалист отдела делопроизводства передает документы непосредственно начальнику структурного подразделения, либо работнику подразделения, назначенному им ответственным за ведение делопроизводства в подразделении (приложение 2).

Лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях Администрации, проходят инструктаж в отделе делопроизводства, о чем делается запись в журнале инструктажа.

Просмотр документов, их распределение по непосредственным исполнителям производится начальником структурного подразделения в день их поступления в подразделение.

Поручение исполнителям документа дается в форме резолюции, которая включает в себя фамилию исполнителя, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Руководитель подразделения определяет порядок рассмотрения поступивших документов и осуществляет контроль их исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения.

Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое осуществляется только через отдел делопроизводства.

В процессе работы с документами не рекомендуется наносить на них какие-либо поправки и метки.

Специалисты отдела делопроизводства не реже одного раза в месяц проводят сверку наличия документов, находящихся у работников данного подразделения, со сведениями, занесенными в журнал регистрации входящих документов, составляют сводку о ходе работы с документами данного подразделения, которую докладывают руководителю аппарата.

После исполнения документа корреспонденту дается ответ (письменный или устный). Документ снимается с контроля руководителем, давшим задание на его исполнение. На документе ставится надпись “в дело“, дата и подпись руководителя.

После этого исполненный документ со всеми приложенными к нему материалами возвращается в отдел делопроизводства, где документ снимается с контроля и списывается в дело, согласно номенклатуре дел.

Исполненные документы со всеми приложенными к ним материалами хранятся в отделе делопроизводства согласно номенклатуре дел. По истечении срока они сдаются в архивный отдел или подлежат уничтожению после проведения ЭПК.

5.1. Регламент прохождения и исполнения входящих документов.

При приеме документов работниками отдела делопроизводства проверяется правильность доставки, целостность конвертов, наличие приложений и подписей на документах. В случае отсутствия подписи на документе, ее несоответствия занимаемой должности или отсутствия приложений к нему (если по тексту есть ссылка на приложения) документ возвращается отправителю. Если сильно поврежден конверт, в котором находится документ, то работниками отдела делопроизводства делается опись вложений, находящихся в нем документов.

Конверты после вскрытия не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, когда возникает вопрос относительно сроков отправления документов, если документ поступил из суда или арбитражного суда, а также в случаях личных и доплатных вложений.

Работниками отдела делопроизводства вскрываются все поступившие конверты, за исключением конвертов с грифом “лично“. Регистрационный номер ставится в таком случае на конверте.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 3). Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по назначению. Остальные документы проходят регистрацию. На нижнем поле документа ставится штамп Администрации с указанием индекса и даты. Регистрационный номер документа соответствует порядковому номеру в журнале регистрации. Дата регистрации документа - это дата его поступления в отдел делопроизводства. Все входящие документы регистрируются компьютерным способом с отметкой в журнале регистрации. После этого входящие документы формируются в папку и передаются на рассмотрение Главе администрации. Папка с входящей корреспонденцией передается на рассмотрение каждый день в 17 часов.

Исключения составляют жалобы и обращения граждан, которые регистрируются специалистом в приемной граждан. Вся входящая корреспонденция, являющаяся ответами на эти обращения, регистрируется в отделе делопроизводства и передается сразу в приемную граждан.

Документы, направленные в адрес руководителей подразделений Администрации, передаются им после их регистрации в отделе делопроизводства. Если документы адресованы конкретному заместителю Главы администрации, а вопрос, затрагиваемый в них, находится в компетенции другого, то они передаются по назначению (согласно содержанию).

Папка с рассмотренной Главой администрации корреспонденцией возвращается в отдел делопроизводства. Работниками отдела делопроизводства проверяется наличие всех документов в папке, резолюция с документа переносится в компьютер и журнал регистрации, затем документы доставляются исполнителям в срок не более трех дней со дня написания резолюции на документе Главой администрации. Если документ имеет срочный характер, то немедленно. Документы исполнителям отдаются под роспись в журнале регистрации документов.

Резолюция руководителя на документе должна точно определять характер поручения, сроки, ответственных исполнителей. Резолюция обязательно должна включать в себя подпись руководителя и дату.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок.

Соисполнителям документа при необходимости передаются копии документа. Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.

Каждому соисполнителю на знакомство с директивными документами отводится от одного до трех дней (в зависимости от объема документа) с момента написания Главой администрации резолюции. Соисполнители знакомятся с документом в порядке их расположения в резолюции. При необходимости им делается копия документа.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях (в зависимости от характера документа).

Если в документе или резолюции на нем указан срок исполнения документа, то документ берется отделом делопроизводства на контроль. Контроль осуществляется компьютерным способом. На контролируемый документ заводится карточка контроля, в которой указывается тип документа, его номер, краткое содержание, исполнитель, срок исполнения. За семь дней до истечения срока исполнения документа делается напоминание исполнителю. Если же документ не исполнен в срок, то начальником отдела делопроизводства пишется докладная руководителю аппарата. Если по каким-либо причинам документ не может быть исполнен в установленный срок, то срок его исполнения может быть продлен только руководителем, его установившим. Для этого исполнитель должен заранее, не менее чем за 2 - 3 дня подойти к руководителю, установившему срок исполнения документа, объяснить причину невыполнения поручения и получить письменное разрешение на продление срока исполнения документа. Систематически (месяц, год) специалистом отдела делопроизводства, ответственным за контроль, делается обобщение по срокам исполнения документов и в виде справки предоставляется руководителю аппарата и заместителям Главы администрации.

Все документы работники аппарата по исполнении возвращают в отдел делопроизводства с отметкой об их выполнении. Отметка о выполнении документа или отметка об ознакомлении с ним ставится, как правило, на нижнем поле документа или на его оборотной стороне. Отметку о выполнении документа подписывает руководитель подразделения. На документах информационного характера ставятся подписи ознакомившихся и дата.

5.2. Регламент прохождения, исполнения и отправки исходящих писем:

5.2.1. Порядок прохождения исходящих писем в Администрации города состоит из подготовки проекта письма, его визирования непосредственным исполнителем, руководителем структурного подразделения, подписания, регистрации и отправки.

5.2.2. Письма оформляются на бланках формата А4 или А5 с угловым или продольным штампом в соответствии с ГОСТом Р6.30-97. Они обязательно должны содержать такие реквизиты, как

- адресат,

- заголовок,

- текст документа,

- отметку о приложении;

- подпись,

- отметка об исполнителе.

5.2.3. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если адресатом является организация или ее структурное подразделение, то они указываются в именительном падеже,

например, ПО “СТАРТ“

Отдел 25

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже,

например, ПО “СТАРТ“

Начальнику отдела 25

Если должностное лицо имеет воинское или ученое звание, то оно должно обязательно указываться,

например, Пензенский государственный

Университет

Академику И.И. Иванову

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно,

например, Администрации районов

Пензенской области

Если письмо отправляют в разнородные организации, то на письме указывается не более 4-х адресатов, при большем количестве адресатов на письме делается надпись “по списку“ и к письму прикладывается список организаций, в которые отправляется письмо,

например, Главам администраций

городов ЗАТО

(по списку)

Если письмо адресуется организации, то указывают ее наименование, а затем почтовый адрес,

например, Всероссийский институт

документоведения и

архивного дела

101000 Москва, Центр

Милютинский пер., д. 7а

При адресовании письма физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, а затем Ф.И.О. получателя,

например, 136254 Омская область,

Киреевский район, г. Липки,

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

И.И. Иванову

При ответе в несколько адресов первым пишется адрес автора инициативного документа (письма-запроса), вне зависимости от значимости остальных адресатов. Слово “копия“ перед остальными адресатами не пишется.

Если исходящее письмо отправляется факсом, то вместо почтового адреса пишется номер факса адресата.

5.2.4. Заголовок письма должен отражать краткое содержание документа. Он начинается, как правило, с заглавной буквы “О“ или “Об“ и располагается под штампом от левого поля.

Коли“ество строчек в заголовке не должно превышать 5. При необходимости строчки заголовка можно продлить до края правого поля документа либо набрать заголовок более мелким шрифтом. Точка после заголовка не ставится.

Не требуется написание заголовка на письмах, число строк которых меньше 10 (как правило, такие письма оформляются на бланках формата А5).

5.2.5. Текст письма должен быть кратким, лаконичным, четко отражать суть поднятой в нем проблемы.

Текст письма может оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

5.2.6. Если письмо имеет приложения, то об этом обязательно должна быть отметка либо в тексте письма, либо ниже текста письма, но выше реквизита подпись. В таком случае приложение оформляется следующим образом:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров.

Приложение: “полное название документа-приложения“ на 10 л. в 1 экз.

Если на приложение есть ссылка в тексте письма, то наличие приложения оформляется так:

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Если приложений к письму, указанных в его тексте несколько, то:

Приложение: 1. на 10 л. в 1 экз.

2. на 3 л. в 2 экз.

Если приложение, указанное в тексте, очень большое, то делается запись:

Приложение: опись на 10 л.

Если приложение к письму сброшюровано, то:

Приложение: в 10 экз.

Если письмо имеет несколько адресатов, а приложение отправляется одному из них, то:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если исполнитель письма считает ненужным оставлять приложение к письму в номенклатурном деле, то делается запись:

Приложение: на 5 л. только в адрес.

Если приложение к письму имеет сложную структуру, то его можно оформить так:

Приложение: договор аренды и приложение к нему на 15 листах.

5.2.7. Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу письма. Она содержит фамилию исполнителя и его координаты (номер телефона, факса, электронной почты).

На последнем экземпляре письма исполнитель должен расписаться рядом с отметкой об исполнителе. В случае необходимости там же располагается и виза руководителя структурного подразделения, юриста и т.п.

5.2.8. Количество экземпляров проекта письма, подготовленных исполнителем для подписи, должно равняться количеству адресатов в письме плюс один. Последний экземпляр письма с визой исполнителя остается в деле отдела делопроизводства.

5.2.9. Письма исполнителями готовятся за подписью Главы администрации, зам. Главы администрации, руководителя аппарата либо начальников структурных подразделений.

Подпись на письме зависит от целей и задач решаемых или поставленных данным письмом. Ответы на письма-запросы должны готовиться за подписью того руководителя, на чье имя пришел запрос.

Письма, уходящие в вышестоящие органы, руководители подразделений и специалисты Администрации подписывать не имеют права.

Реквизит “Подпись“ состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

На бланке Главы администрации оформляются письма только за подписью Главы администрации или исполняющего его обязанности. Остальные письма оформляются на бланках Администрации города.

Если письмо на бланке Главы администрации подписывает Глава администрации, то его должность не указывается, а пишутся только инициалы и фамилия.

Если письмо на бланке Главы администрации подписывает исполняющий обязанности Главы администрации, то указывается полностью его фактическая должность и фамилия.

При этом не допускается ставить предлог “за“, подпись от руки “Зам“ или косую черту перед наименованием должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например,

Заместитель министра Заместитель министра

личная С.С. Степанов личная И.И. Иванов

подпись подпись

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Дата при подписании письма руководителем не ставится.

5.2.10. Если исходящее письмо является ответом на запрос, то письмо-запрос должно обязательно быть приложено исполнителем к письму-ответу, а в угловом штампе письма-ответа должна быть заполнена исполнителем строка на N __ от _________.

5.2.11. Для подписи Главой администрации проекты писем передаются исполнителями в отдел делопроизводства Администрации, где работники отдела делопроизводства проверяют правильность оформления документов: наличие приложений, отметку о наличии приложений в тексте письма, наличие адреса адресата, соответствие количества экземпляров письма количеству адресатов, наличие визы исполнителя на экземпляре письма, оставляемом в деле, и др.

5.2.12. Неправильно оформленные документы на подпись не принимаются, а возвращаются исполнителям на доработку.

5.2.13. Все письма, подписанные в Администрации города, зарегистрируются в отделе делопроизводства.

5.2.14. На угловом или продольном штампе письма специалистом отдела делопроизводства ставится дата и исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера по журналу регистрации. Датой регистрации письма является дата его подписания руководителем. Регистрация писем ведется журнальным и компьютерным способом.

5.2.15. Письма передаются в отдел делопроизводства исполнителями с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых). Письма, отправляемые в вышестоящие органы, отправляются заказной почтой.

5.2.16. Подписанные и зарегистрированные письма доставляются по предприятиям, организациям и учреждениям города в срок, не превышающий 1 - 5 дней. Исключение составляют случаи, когда:

- письмо носит срочный характер, такие документы, доставляются адресату в день их регистрации;

- если отправляемый документ имеет более 20 - 25 адресатов, такие письма развозятся постепенно, но с учетом указанных в них сроков исполнения.

5.2.17. Письма, адресуемые физическим лицам и за пределы города, отправляются конвертами. Письма, отправляемые одновременно в один адрес, отсылаются в одном конверте.

5.2.18. Вся корреспонденция, подлежащая отправке в данный день, сдается в отдел делопроизводства не позднее 12 часов данного дня. Иначе она подлежит отправке на следующий день.

5.3. Регламент приема и отправки служебных документов по каналам факсимильной связи.

Служебные документы при необходимости отправляются по каналам факсимильной связи.

При использовании факсимильной связи работники Администрации должны знать:

- документ, отправляемый по факсимильной связи, должен быть исполнен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и данным Регламентом (п. 5.2) и иметь четкий, контрастный текст;

- передача документов по факсимильной связи осуществляется только по номерам факсов, которые предоставляются исполнителем;

- объем документа не должен превышать 5 листов. Передача документов большего объема согласовывается с руководителем аппарата;

- использование каналов факсимильной связи в личных целях не допускается;

- не разрешается передача документов, содержащих государственную или служебную тайну;

- за качество принятых сообщений работник, принявший факс, ответственности не несет. При неудовлетворительном качестве полученного факсимильного сообщения запрос о передаче документа производит сотрудник, которому адресован документ;

- документы, отправляемые и поступающие по каналам факсимильной связи, не имеют юридической силы, они должны быть подтверждены официальными письмами.

Поступившие факсимильные сообщения учитываются в журнале установленного образца. В журнале указывается, откуда поступило сообщение, дата поступления, количество листов, кому адресовано и кому передано сообщение.

Факсимильные сообщения, поступившие на имя Главы администрации и его заместителей, передаются в отдел делопроизводства, где проходят обработку, как и вся другая корреспонденция, поступающая в Администрацию города, в соответствии с п. 5.1 данного Регламента.

5.4. Регламент приема и отправки документов по электронной почте.

При работе с электронной почтой работники Администрации должны знать:

- документ, отправляемый по электронной почте, должен быть исполнен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и пунктом 5.2 данного Регламента и иметь четкий, контрастный текст;

- не разрешается передача документов, содержащих государственную или служебную тайну;

- документы, отправляемые и поступающие по электронной связи, не имеют юридической силы, они должны быть подтверждены официальными письмами.

Поступившая электронная почта передается в отдел делопроизводства, где проходит обработку, как и вся остальная корреспонденция, в соответствии с пунктом 5.1 данного Регламента.

5.5. Регламент организации контроля и проверки исполнения документов.

5.5.1. Общие положения.

5.5.1.1. Контроль сроков исполнения документов (далее по тексту - контроль) в Администрации города осуществляется компьютерным способом, и ведут его специалисты отдела делопроизводства. На них возложена ответственность за контроль исполнения в срок поручений, изложенных в документах.

5.5.1.2. На все контролируемые документы ответственным за контроль специалистом отдела делопроизводства заводятся карточки контроля.

5.5.1.3. Контроль специалистами отдела делопроизводства осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

- задания последующих лет - не реже одного раза в год;

- задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 7 дней до истечения срока.

5.5.1.4. Контролю в Администрации города подлежат:

- директивные документы Президента РФ, Правительства РФ, Правительства и Губернатора Пензенской области;

- организационные документы (входящие, внутренние), требующие решения и ответа, если:

- в тексте документа есть дата его исполнения;

- срок исполнения документа указан в резолюции руководителя;

- в резолюции руководителя на документе есть слова типа “контроль“, “срочно“;

- смысловое содержание письма подразумевает конкретный ответ на него;

- текст резолюции руководителя на документе подразумевает конкретное действие, например “подготовить постановление“, и т.д..

5.5.2. Сроки исполнения документов.

5.5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций (входящих) - с даты их поступления (регистрации).

5.5.2.2. Сроки исполнения документов определяются Главой администрации, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

5.5.2.3. Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

5.5.2.4. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются для наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю. Они регламентированы законодательством (приложение 1).

В остальных случаях сроки исполнения документов не должны превышать 30 дней. Более длительный срок исполнения устанавливается для документов, сложных по характеру исполнения. В таких случаях исполнители обязаны дать промежуточный ответ.

5.5.2.5. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются:

- руководителями Администрации для наиболее важных документов и отражаются в резолюции;

- указываются в тексте документов:

- постановлений, распоряжений, указаний, писем Президента РФ, Правительства РФ, Правительства и Губернатора Пензенской области;

- распорядительных актов Главы администрации города,

- исходящих инициативных документов Администрации и входящих документов по вопросам основной деятельности;

- поручений руководителей Администрации.

Если индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока, установленного для данной группы документов, то временем исполнения документа считается индивидуальный срок.

При определении индивидуального срока исполнения документа руководителями Администрации должны учитываться содержание документа и практические возможности подразделений Администрации или организаций, которые будут исполнять данный документ.

5.5.2.6. Если в резолюции руководителя на входящем документе нет срока его исполнения, а в тексте документа указан срок, к которому требуется дать ответ, то этот срок является сроком исполнения документа.

5.5.2.7. Если дата регистрации входящего документа не соответствует сроку исполнения, указанному в нем, тогда руководителем Администрации устанавливается новый срок его исполнения, согласно дате поступления документа в Администрацию и типовым срокам исполнения документов, а адресату ответственный исполнитель незамедлительно посылает письмо с разъяснением причин задержки ответа.

5.5.2.8. Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется - на документе проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменение вносится ответственным за контроль работником в карточку контроля.

Исполнитель должен обратиться к руководителю за продлением срока исполнения документа:

- не позднее чем за 3 дня до истечения срока его исполнения, если в процессе исполнения документа появились объективные причины, не позволяющие выполнить его в срок;

- сразу по получении документа, если установленный срок его исполнения нереален.

В противном случае документ считается не исполненным в срок.

О продлении срока исполнения контролируемого документа исполнитель обязан поставить в известность ответственного за контроль работника отдела делопроизводства.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их исполнение имеют право только вышестоящие органы или руководитель организации (автор), приславший документ.

5.5.3. Ведение контроля исполнения документов.

5.5.3.1. На контролируемом документе, на левом верхнем поле красными чернилами ставится буква “К“.

5.5.3.2. Все данные о контролируемом документе вносятся ответственным за контроль работником в компьютер, на каждый контролируемый документ распечатывается карточка контроля.

5.5.3.3. Карточка контроля имеет два поля: верхнее и нижнее. На верхнем поле указываются:

- должность и фамилия ответственного и непосредственного исполнителей;

- организация, приславшая документ, и его исходящий номер;

- входящий номер Администрации и дата поступления документа;

- краткое содержание документа;

- резолюция руководителя;

- срок исполнения документа;

- количество переносов сроков исполнения документа.

Нижнее поле заполняется, когда контролируемый документ исполнен. На нем указываются:

- вид документа-ответа;

- исходящий номер документа-ответа и дата его регистрации;

- организация, куда отправлен ответ;

- дата снятия документа с контроля.

5.5.3.4. К карточке контроля обязательно прикладывается копия контролируемого документа, а по исполнении документа - копии материалов по его выполнению.

5.5.3.5. Если контролируемый документ имеет переадресацию, т.е. дополнительного (непосредственного) исполнителя, то он также вносится в карточку контроля и ему вместе с копией документа передается дубликат контрольной карточки.

5.5.3.6. Если за исполнение документа отвечает один человек (ответственный исполнитель) и за 7 дней до истечения срока исполнения документа им не дан ответ, то ему посылается карточка-напоминание о необходимости выполнения данного контролируемого документа в указанный срок.

5.5.3.7. Если контролируемый документ имел переадресацию, то карточка-напоминание посылается непосредственному исполнителю документа (за 7 дней), и в ней также указывается о необходимости исполнения документа в срок.

Если от непосредственного исполнителя не получен ответ в указанный срок, то карточка-напоминание дублируется ответственному исполнителю (как правило, это зам. Главы администрации, руководитель аппарата), в ней указывается, что непосредственным исполнителем документа нарушены сроки его исполнения, и к ней прикладывается вся имеющаяся у ответственного за контроль работника информация по выполнению данного документа.

5.5.3.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после предоставления ответственному за контроль работнику документированного подтверждения исполнения документа.

На документе и в контрольной карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Затем исполненный документ снимается ответственным за контроль работником с контроля и подшивается в дело согласно номенклатуре дел.

5.5.3.9. Если контролируемый документ не исполнен, а срок его исполнения превышен на 5 дней, то работником, ответственным за контроль, пишется докладная записка на имя руководителя аппарата или заместителя Главы администрации, где указываются ответственный исполнитель и просроченный документ.

5.5.4. Обобщение результатов контроля.

5.5.4.1. Данные о результатах контроля обобщаются и анализируются ответственным за контроль специалистом отдела делопроизводства в виде аналитической справки о выполненных и невыполненных контролируемых документах раз в квартал и докладываются руководителю аппарата и Главе администрации.

5.5.4.2. В конце каждого календарного года отделом делопроизводства готовится постановление Главы администрации, в котором анализируются данные по контролю, разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов, по совершенствованию организации контроля исполнения документов в Администрации.

5.6. Регламент подготовки распорядительных актов.

5.6.1. Общие положения.

5.6.1.1. Подготовка проектов распорядительных актов осуществляется структурными подразделениями Администрации, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос с привлечением всех заинтересованных лиц.

5.6.1.2. Распорядительные акты разрабатываются на основании поручения Главы администрации в срок не более 15 календарных дней или по инициативе ответственных работников Администрации и руководителей городских организаций, предприятий и учреждений.

Более длительные сроки подготовки проектов распорядительных актов устанавливаются Главой администрации для документов, сложных по характеру исполнения.

5.6.1.3. Акты Главы администрации, имеющие нормативное содержание, затрагивающие права и обязанности граждан, а также связанные с решением крупных вопросов экономического и социального развития, охраны общественного порядка, использования муниципальной собственности и финансовых ресурсов принимаются в форме постановлений. Акты, регулирующие деятельность Администрации города, издаются в форме распоряжений.

5.6.1.4. Подписывается только первый экземпляр распорядительного акта. Второй экземпляр подписывается при необходимости (требования нотариуса, регистрационной палаты).

5.6.1.5. В подписанном распорядительном акте не допускаются исправления.

5.6.1.6. Копии распорядительных актов обязательно заверяются печатью установленного образца и выдаются только через отдел делопроизводства с обязательной отметкой в рассылочном листе.

5.6.1.7. Не рекомендуется выносить дела с подлинниками распорядительных актов из отдела делопроизводства. Заместителям Главы администрации и руководителю аппарата при необходимости подлинники распорядительных актов выдаются работниками отдела делопроизводства под роспись в журнале установленного образца. При этом работник отдела делопроизводства должен проверить после возвращения дела наличие в нем всех листов, вложений и т.п. В случае повреждения дела, недостаче листов в нем и т.п. составить акт.

5.6.2. Требования к текстам распорядительных актов.

5.6.2.1. Требования к текстам распорядительных актов совпадают с общими требованиями к текстам документов, но имеют ряд особенностей.

5.6.2.2. Текст распорядительного акта рекомендуется разделять на две основные части: констатирующую и распорядительную.

Констатирующая часть должна точно отражать существо вопроса, вызвавшего необходимость издания данного распорядительного акта. В ней указываются цели и задачи, которые будут решаться с его помощью.

Если основанием для издания распорядительного акта послужил законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Правительства или другого вышестоящего органа, или какой-либо иной документ (заявления, справки и т.п.), вызвавший необходимость издания данного распорядительного акта, то он должен обязательно указываться в констатирующей части.

5.6.2.3. Распорядительная часть постановлений начинается словом “ПОСТАНОВЛЯЮ:“. В распоряжениях оно отсутствует. В текстах распорядительной части распорядительных актов указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

В отдельных случаях текст распорядительного акта может содержать одну распорядительную часть.

5.6.2.4. Распорядительный акт должен иметь заголовок. Заголовок должен отражать краткое содержание распорядительного акта. Если распорядительный акт касается конкретного лица (юридического или физического), то оно обязательно должно быть отражено в заголовке.

5.6.2.5. После заголовка перед констатирующей частью распорядительного акта делается запись о том, кто внес данный проект на рассмотрение.

Например, “Внесено: И.И. Сидоровым - начальником отдела“.

5.6.2.6. Если распорядительный акт изменяет ранее изданный акт, то это обязательно должно оговариваться в заголовке данного распорядительного акта с указанием даты, номера и полного названия изменяемого документа.

Если распорядительный документ изменяет отдельные пункты ранее изданного распорядительного акта, то это оговаривается в распорядительной части текста документа с указанием даты, номера и полного названия изменяемого документа.

5.6.2.7. Распорядительные акты должны быть написаны кратко, содержать в себе четко сформулированные положения и задачи по решению поставленного вопроса.

5.6.2.8. В необходимых случаях последний пункт распорядительной части может содержать указание о лице, ответственном за выполнение распорядительного акта с указанием его должности и фамилии.

Например, “контроль за исполнением настоящего постановления (распоряжения) возложить на начальника отдела... И.И. Сидорова“.

5.6.2.9. В текстах распорядительных актов допускается применять сокращенное название организаций, предприятий, учреждений, если в начале текста указано его полное название. В текстах допускается применение сокращенного наименования должностей руководителей.

5.6.2.10. При упоминании в тексте распорядительного акта сведений, зафиксированных в приложениях, в тексте распорядительной части делается запись “согласно приложению“ или “согласно приложениям“. Если приложение одно, то оно не нумеруется, а при наличии нескольких приложений ставится их порядковый номер, например, приложения 1 - 4. На первом листе приложения делается отметка о номере и дате распорядительного акта, которым оно утверждается, и номере самого приложения.

5.6.2.11. Приложения к распорядительным актам подписываются заместителем Главы администрации, курирующим данный вопрос, или руководителем структурного подразделения, которое готовит данный проект.

5.6.3. Основные правила оформления и подготовки распорядительных актов.

5.6.3.1. Распорядительные акты подписываются Главой администрации, а в его отсутствие исполняющим его обязанности заместителем Главы администрации.

Дата при подписании распорядительного акта не ставится. Датой подписания распорядительного акта считается дата его регистрации.

Глава администрации (или “и.о.“) собственноручно подписывает распорядительный акт, факсимиле ставить запрещается.

5.6.3.2. Проект распорядительного акта всегда готовится за подписью Главы администрации. На нем исполнитель собирает согласующие подписи. В случае отсутствия Главы администрации на момент подписания делается дубликат проекта распорядительного акта с подписью исполняющего обязанности Главы Администрации. Согласующие подписи при этом вновь собирать не требуется.

5.6.3.3. Лист согласования распорядительного акта оформляется на обратной стороне последнего листа согласно образцу (приложение 4). Он должен отражать полное наименование должности согласующего лица, его фамилию, подпись и дату согласования.

Лист согласования включает в себя подписи исполнителя, лица, внесшего предложение о подготовке данного распорядительного акта, руководителя структурного подразделения, юриста, заместителя Главы администрации, курирующего данный вопрос, руководителя аппарата Администрации. При необходимости документ согласуется с другими лицами.

Список согласующих лиц определяет должностное лицо, которое готовит данный распорядительный акт (исполнитель). Это, как правило, руководители учреждений, предприятий, организаций города, руководители структурных подразделений и должностные работники Администрации города, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте распорядительного акта.

Лицо, согласующее проект распорядительного акта, вправе приложить справку к нему со своими замечаниями, либо его не согласовать. В случае отказа от согласования к проекту распорядительного акта необходимо приложить письменное обоснование. Тогда исполнитель берет проект на доработку.

Срок согласования проекта распорядительного акта каждым согласующим лицом не должен превышать 2-х дней. Срок согласования проекта распорядительного акта юридическим отделом не должен превышать 3-х дней.

Процедурой согласования проекта распорядительного акта занимается исполнитель документа, который несет ответственность за его прохождение.

5.6.3.4. Исполнитель также указывает список лиц и организаций, до которых необходимо довести данный распорядительный акт (рассылочный лист). В него обязательно включаются исполнитель и лицо, внесшее данный распорядительный акт. Если список небольшой, он оформляется на обратной стороне последнего листа распорядительного акта выше согласующих подписей. Большой рассылочный лист оформляется на отдельном листе с указанием номера и даты распорядительного акта (приложение 5), подписывается. Начальник структурного подразделения, готовившего данный распорядительный акт, проверяет полноту рассылочного листа, при согласовании документа.

Рассылка заверенных копий распорядительных актов осуществляется специалистами отдела делопроизводства строго по рассылочному листу.

5.6.3.5. После согласования проекта распорядительного акта со всеми лицами, указанными в листе согласования, кроме руководителя аппарата, исполнитель передает проект в отдел делопроизводства, где он фиксируется в журнале проектов.

В случае несоответствия оформления проекта распорядительного акта ГОСТу Р 6.30-97, либо наличия замечаний к проекту у руководителя аппарата документ возвращается исполнителю на доработку.

Согласованные руководителем аппарата проекты распорядительных актов передаются на подпись Главе администрации через отдел делопроизводства.

5.6.3.6. Подписанные Главой администрации распорядительные акты возвращаются в отдел делопроизводства, где проходят регистрацию и необходимую обработку.

5.6.3.7. Работниками отдела делопроизводства делаются письменные отметки на измененных и отмененных распорядительных актах, со ссылкой на документ, которым вносится данное изменение.

5.6.3.8. Работники отдела делопроизводства в пятидневный срок со дня подписания распорядительного акта направляют его исполнителям и в соответствующие организации согласно рассылке.

6. Особенности работы с письменными обращениями граждан и

организация личного приема граждан

руководством Администрации

1. Ответственность за организацию личного приема граждан Главой администрации, его заместителями и за работу с обращениями граждан возлагается на отдел по связям с общественностью и населением (приемная населения).

2. Обращения граждан подразделяются на категории: устные, письменные и полученные по “прямой линии“ (далее по тексту - обращения). Механизм работы с ними одинаков. Ведет работу с ними зав. приемной населения.

3. Прием граждан руководством Администрации осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным Главой администрации города. Глава администрации принимает два раза в месяц, а его заместители - каждую неделю.

4. Глава администрации осуществляет прием граждан, вопросы которых не входят в компетенцию его заместителей, либо требуют его непосредственного участия.

5. Зав. приемной населения ведет предварительную запись граждан на прием к руководству Администрации, при этом выясняется суть поднимаемого заявителем вопроса (жалобы). Запись на прием граждан производится в соответствии с курируемыми заместителями Главы администрации вопросами.

6. Перед приемом граждан зав. приемной населения докладывает руководителю, ведущему прием, список записанных на прием граждан, вопросы, поднимаемые ими, и весь тот материал, который собран им по данным вопросам.

7. Руководитель ведет прием, как правило, в присутствии зав. приемной населения, который заполняет карточки личного приема граждан и юриста, в случае необходимости приглашаются другие руководители.

8. Обращения граждан, поступающие в Администрацию города, проходят регистрацию в день поступления в приемной населения, на них заводится карточка контроля, и они передаются на рассмотрение Главе администрации или его заместителям в соответствии с адресацией.

9. После рассмотрения каждого обращения Глава администрации или его заместители пишут резолюцию на карточке приема и возвращают их в приемную населения.

10. Зав. приемной населения копии карточек личного приема и обращений граждан передает исполнителям - работникам Администрации под роспись, которые обязаны немедленно приступить к рассмотрению вопросов, затрагиваемых в них.

11. В случае если исполнителями являются работники департаментов, комитетов и других организаций города, копии карточек передаются в отдел делопроизводства, который осуществляет их доставку по городу.

12. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня поступления в Администрацию города либо со дня личного приема, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно, но не позднее 15 дней. В тех случаях, когда указанного срока недостаточно для подготовки исполнителем ответа, срок исполнения может быть продлен лицом, давшим данное поручение, при предъявлении ему обоснованной служебной записки исполнителем. В таком случае автор обращения должен быть об этом уведомлен исполнителем.

13. Зав. приемной населения следит за информированием граждан исполнителями о ходе рассмотрения их обращений.

14. В случае необходимости обращения граждан пересылаются в соответствующие организации города для рассмотрения поставленных в них вопросов. В установленный срок (не более 20 дней) организации обязаны дать ответ Главе администрации или его заместителю о выполнении данного им поручения. Далее этот ответ попадает в соответствующий отдел Администрации (в соответствии с резолюцией Главы и тематикой вопроса), работники которого готовят на его основе окончательный ответ заявителю.

Ответы на обращения граждан регистрируются в приемной граждан и рассылаются заявителям через отдел делопроизводства.

15. Обращения граждан считаются повторными, если они поступили от одних и тех же граждан по одним и тем же вопросам, в случае их неудовлетворения полученным ответом. При регистрации повторных писем делается отметка “повторно“.

16. Рассмотрение обращений граждан считается законченным, если по всем поставленным в них вопросам заявителям даны ответы.

7. Регламент работы по оформлению и регистрации договоров

7.1. Регистрация договоров (соглашений) возложена на отдел делопроизводства. Данное услови“ не распространяется:

- на налоговые соглашения, которые регистрируются и хранятся в экономическом отделе Администрации;

- кредитные договора, которые регистрируются и хранятся в финансовом управлении;

и договоры:

- аренды муниципального имущества;

- купли-продажи муниципального имущества;

- безвозмездного пользования муниципальным имуществом;

- о залоге муниципального имущества;

- мены муниципального имущества;

- дарения (пожертвования) муниципального имущества;

- по содержанию имущества казны,

которые регистрируются и хранятся в Комитете по управлению имуществом Администрации города.

7.2. Каждый договор должен быть согласован экономической и юридической службами Администрации, о чем на договоре в нижнем левом углу делаются соответствующие записи. Согласованный договор передается Главе администрации на подпись.

7.3. Перед регистрацией подписанного договора, специалисты отдела делопроизводства проверяют наличие всех подписей на нем и ставят гербовую печать на подпись.

Если на подписанном Главой администрации договоре нет согласующих подписей экономистов и юристов, то договор передается им для проверки без регистрации.

7.4. На каждом экземпляре договора должны стоять подписи каждой из сторон и печати данных организаций.

7.5. Специалистом отдела делопроизводства регистрационный номер проставляется на каждом экземпляре договора. Он состоит из порядкового номера по журналу регистрации договоров и даты регистрации.

7.6. Датой регистрации договора считается дата его подписания Главой администрации.

7.7. Договор может быть зарегистрирован каждой из подписавших его сторон.

В таком случае регистрационный номер каждой из сторон проставляется через косую черту в порядке указания авторов на договоре (слева направо).

7.8. Один экземпляр полностью оформленного договора остается в отделе делопроизводства, остальные экземпляры передаются другим сторонам, заключившим данный договор.

7.9. Экземпляр договора подшивается специалистом отдела делопроизводства, в дело и хранится в соответствии с номенклатурой дел.

В случае необходимости оригиналы договоров предоставляются работникам Администрации (без выноса их из отдела делопроизводства), либо с них снимается копия.

7.10. Если Администрация города является не последней стороной, которая подписывает данный договор, то в отделе делопроизводства остается копия данного договора, а исполнитель данного договора обязан предоставить оригинал документа в отдел делопроизводства после его подписания всеми сторонами.

8. Выполнение множительных работ и работ по набору

проектов документов

8.1. За набор и оформление проектов документов в Администрации города в соответствии с ГОСТом по делопроизводству отвечает отдел делопроизводства (бюро подготовки документов).

8.2. В бюро подготовки документов набираются проекты постановлений и распоряжений Главы администрации города, решений Собрания представителей города, все материалы к заседаниям Собрания представителей, письма, поздравительные открытки, благодарности, Почетные грамоты Главы администрации и другие материалы большого объема.

8.3. Работы по набору документов в бюро подготовки документов выполняются по следующим категориям срочности:

- срочные - выполняются в течение 1 - 6 часов (в зависимости от объема материала);

- очередные - проекты постановлений и распоряжений Главы администрации, решений Собрания представителей;

- проекты писем;

- остальные работы выполняются в течение 1 - 2 дней.

8.4. Пометка “срочно“ на черновиках документов ставится заместителями Главы администрации, курирующими данный вопрос.

8.5. При больших объемах срочных работ очередность набора документов определяется начальником отдела делопроизводства.

8.6. Материалы объемом до 5 листов машинописного текста (справки, наброски докладов, выступлений, информационные материалы и т.п.) набираются специалистами структурных подразделений.

8.7. Отдаваемые в бюро подготовки документов черновики должны быть написаны разборчиво, без массовых исправлений и вставок. Неразборчиво составленные документы, а также написанные карандашом или красной, зеленой пастой в работу не принимаются.

8.8. В левом верхнем углу черновика исполнитель должен проставить количество экземпляров, свою фамилию и номер телефона.

8.9. Черновики документов принимаются только в специальную папку “Для печати“. Запрещается класть черновики на рабочие столы специалистов бюро подготовки документов и отвлекать их от работы.

8.10. За размножение и ламинирование документов в Администрации отвечает отдел материально-технического обеспечения.

8.11. Размножение документов и другого текстового материала в количестве, не превышающем 50 экземпляров, и объемом 20 страниц производится специалистом отдела материально-технического обеспечения.

8.12. Размножение материалов тиражом свыше 50 экземпляров и объемом 20 страниц необходимо согласовывать с начальником отдела материально-технического обеспечения.

8.13. Материалы, сдаваемые на размножение, должны быть тщательно проверены исполнителем.

8.14. Не рекомендуется размножение лишних экземпляров, в целях экономного расходования бумаги.

9. Порядок хранения и выдачи печатей и штампов

В Администрации города имеются три гербовые печати: две большие и одна маленькая, предназначенные для заверения особо важных, в том числе финансовых, документов Администрации г. Заречного (приложение 5) и ряд печатей установленного образца.

9.1. Большая гербовая печать Администрации города и большая гербовая печать, выполненная в карманном варианте, хранятся в отделе делопроизводства Администрации. В случае необходимости гербовая печать выдается Главе администрации или его заместителям (командировки) при обязательном оформлении доверенности с простановкой подписи и даты выдачи. Третья малая гербовая печать хранится в отделе кадров.

9.2. Круглая мастичная печать Администрации “Отдел делопроизводства“ хранится в отделе делопроизводства Администрации и служит для заверения копий распорядительных актов Главы администрации города.

9.3. Круглая мастичная печать Администрации “Для справок“ хранится в отделе делопроизводства Администрации и служит для заверения справок и копий документов, имеющих хождение внутри Администрации города.

9.4. Круглая мастичная печать Администрации “Архивный отдел“ хранится в архивном отделе отдела делопроизводства Администрации и служит для заверения архивных справок и копий архивных документов.

9.5. Круглая мастичная печать “Регистрация юридических и физических лиц“ хранится в отделе по координации развития предпринимательства и торговли и используется для заверения свидетельств о государственной регистрации предпринимателей без образования юридического лица и свидетельств о государственной регистрации предприятий.

9.6. Круглая мастичная печать “Отдел кадров“ хранится в отделе кадров Администрации и служит для заверения документов по личному составу.

9.7. Круглая мастичная печать “Отдел записи актов гражданского состояния“ хранится в отделе ЗАГС Администрации и служит для заверения свидетельств о браке и справок на выдачу пособий.

9.8. Личные факсимиле имеют Глава администрации и его заместители, которые хранят их лично.

9.9. Штампы, необходимые для оформления документов Администрации, хранятся в отделе делопроизводства.

9.10. Штампы, необходимые для оформления документов отдела ЗАГС Администрации, хранятся в отделе ЗАГС.

9.11. Все печати, штампы, факсимиле учитываются по оттискам в специальном журнале, который хранится у работника спецчасти.

9.12. Пришедшие в негодность или утратившие силу печати, штампы, факсимиле возвращаются в спецчасть, где уничтожаются по акту, с отметкой об этом в журнале учета.

9.13. Все необходимые для работы отделов Администрации печати, штампы, факсимиле заказываются через отдел материально-технического снабжения Администрации города.

9.14. Ответственность за наличие печатей и штампов в Администрации в соответствие с зарегистрированными в журнале установленного образца, а также за их уничтожение несет работник спецчасти.

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

- Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента приема продукции.

- Акт о наличии недостатков: составляется не позднее 10 дней с момента их выявления.

- Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов:

рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

- Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

- заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

- Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.

Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих органов - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

- Письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней.

- Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров.

- Предложение о расторжении или изменении договора - не позднее 10 дней после получения предложения.

- Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

Предложения и заявления депутатов Государственной Думы - в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

- Предложения и замечания депутатов на Собрании представителей города: рассмотрение в 10-дневный срок.

- Предложения Законодательного Собрания области: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок.

- Предложения городского Собрания представителей - не позднее чем в 10-дневный срок.

- Приказы и указания министров - согласно указанному в них сроку.

- Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение - в 20-дневный срок.

- Соглашение дополнительное: подписание не позднее 3-х дней с момента получения.

- Телеграммы, требующие срочного решения, - до 2-х дней; остальные - в течение 10 дней.

10. Отслеживание законодательных основ

10.1. Под отслеживанием законодательных основ понимается внесение отметок об изменении, дополнении или отмене ранее принятых нормативных актов разного уровня в документы, с которыми работает Администрация.

11.2. Этой работой в Администрации занимаются:

11.2.1. Специалисты отдела делопроизводства.

Они отвечают за:

- отслеживание ранее принятых распорядительных актов Главы администрации.

При регистрации распорядительного акта Главы администрации города, который вносит изменения, дополнения или отмену в ранее принятый распорядительный акт, специалист отдела делопроизводства обязан внести отметку об этом на изменяемом, дополняемом или отменяемом распорядительном акте.

Если изменяемый, дополняемый или отменяемый распорядительный акт находится в архивном отделе, то отдел делопроизводства направляет копию распорядительного акта, который вносит изменения, дополнения или отмену в архивный отдел, специалисты которого должны провести аналогичную работу.

- отслеживание изменений, дополнений или отмену распорядительных актов Губернатора, Правительства и Законодательного Собрания Пензенской области, которые проходят регистрацию в отделе делопроизводства. Если данный документ находится на руках у исполнителей, то документ, вносящий изменения в него, обязательно доводится специалистами отдела делопроизводства до исполнителей.

10.2.2. Специалисты структурных подразделений.

Они отвечают за:

- отслеживание нормативных документов, являющихся базовыми в их работе.

Приложение 2

СПИСОК

ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

АДМИНИСТРАЦИИ

----T------------------------------------------T-----------------¬

¦ N ¦ Название подразделения ¦ Ф.И.О. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 1 ¦Финансовое управление ¦Иноземцева Н.В. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 2 ¦Контрольно-ревизионный отдел ¦Бирюкова Н.Г. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 3 ¦Экономический отдел ¦Сорокина В.А. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 4 ¦Отдел координации и развития ¦Шамхалова А.А. ¦

¦ ¦предпринимательства и торговли ¦ ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 5 ¦Отдел городского хозяйства ¦Гинглятт И.О. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 6 ¦Отдел по учету, распределению и ¦Киндяева О.А. ¦

¦ ¦приватизации жилья ¦ ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 7 ¦Отдел по архитектуре и градостроительству ¦Еремина И.Р. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 8 ¦Отдел по работе с сельским хозяйством ¦Шалимов В.Н. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦ 9 ¦Комитет по охране окружающей среды ¦Кузнецова О.Ю. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦10 ¦Отдел молодежной политики ¦Ростовцев М.А. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦11 ¦Сектор здравоохранения ¦Камышанская М.В. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦12 ¦Ответственный секретарь по делам ¦Завалишина Е.Ю. ¦

¦ ¦н/совершеннолетних ¦ ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦13 ¦Комитет по управлению имуществом ¦Игнатьева О.А. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦14 ¦Спецчасть ¦Ермошина Н.С. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦15 ¦Отдел кадров ¦Козлова Н.И. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦16 ¦Ответственный секретарь административной ¦Адамова Т.Н. ¦

¦ ¦комиссии ¦ ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦17 ¦Бухгалтерия ¦Гнусарева Л.А. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦18 ¦Информационно-аналитический отдел ¦Медведева Д.Л. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦19 ¦Отдел по связям с общественностью ¦ ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦20 ¦Юридический отдел ¦Фадеев Ю.В. ¦

+---+------------------------------------------+-----------------+

¦21 ¦ЗАГС ¦Пшеничникова А.В.¦

L---+------------------------------------------+------------------

Приложение 3

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В АДМИНИСТРАЦИИ

------------------------------------------T----------------------¬

¦ Вид документа ¦ Место регистрации ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Постановления Главы администрации по ¦Отдел делопроизводства¦

¦основной деятельности ¦ ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Распоряжения Главы администрации по ¦Отдел делопроизводства¦

¦основной деятельности ¦ ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Распоряжения и приказы Главы ¦Отдел кадров ¦

¦администрации по личному составу и ¦ ¦

¦командировкам ¦ ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Переписка Главы администрации, его ¦Отдел делопроизводства¦

¦заместителей, начальников отделов по ¦ ¦

¦вопросам основной деятельности ¦ ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Договоры, заключаемые Администрацией ¦Отдел делопроизводства¦

¦города ¦ ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Обращения, жалобы граждан ¦Приемная граждан ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Заявления граждан, не требующие ¦Отдел делопроизводства¦

¦дополнительного рассмотрения ¦ ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Протоколы, постановления, переписка об ¦Секретарь ¦

¦административных взысканиях и мерах ¦административной ¦

¦общественного воздействия ¦комиссии ¦

+-----------------------------------------+----------------------+

¦Протоколы, постановления, переписка по ¦Секретарь комиссии по ¦

¦делам несовершеннолетних ¦делам ¦

¦ ¦несовершеннолетних ¦

L-----------------------------------------+-----------------------

Примечание:

не подлежат регистрации:

- бухгалтерские документы;

- счета;

- информационные материалы, присылаемые для сведения;

- благодарственные, поздравительные открытки, письма и телеграммы;

- телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

- рекламные извещения, плакаты;

- статистические сведения,

- учебные планы, графики;

- документы избирательных комиссий.

Приложение 4

СОГЛАСОВАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО АКТА

СОГЛАСОВАНО

---------------T-------------T-------------T----------T----------¬

¦ ¦ Должность ¦ И.О.Ф. ¦ Подпись ¦ Дата ¦

+--------------+-------------+-------------+----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+--------------+-------------+-------------+----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+--------------+-------------+-------------+----------+----------+

¦Внесено ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+--------------+-------------+-------------+----------+----------+

¦Исполнитель ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L--------------+-------------+-------------+----------+-----------

Приложение 5

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.).

5. Исполнительные листы.

6. Командировочные удостоверения.

7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

11. Положения о министерствах (ведомства).

12. Протоколы (согласования планов поставок, выдвижения народных заседателей и т.д.).

13. Реестры чеков, бюджетных поручений, предоставляемых в Госбанк.

14. Смета расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство и т.д.).

15. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. Титульные списки.

17. Уставы государственных предприятий (объединений).

18. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 6

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СХЕМА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ

СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

-----------------------¬ -----------------------¬ -----------------------¬ -----------------------¬ -----------------------¬

¦ Глава, заместители ¦ ¦ Ответственный за ¦ ¦ Глава, заместители +---------------------------->¦ Глава, заместители +->¦ Ответственный за +-¬

¦ Главы администрации +-->¦ организацию и +-->¦ Главы администрации ¦ -----------------------¬-->¦ Главы администрации ¦ ¦ организацию и ¦ ¦

¦ ¦ ¦ проведение совещания ¦ ¦ ¦ ¦ Ответственный за ¦¦ +----------------------+ ¦ проведение совещания ¦ ¦

+----------------------+ +----------------------+ +----------------------+ ¦ организацию и ¦¦ ¦1. Определяют оконча- ¦ +----------------------+ ¦

¦1. Формулируют ¦ ¦1. При необходимости ¦ ¦1. Решают вопрос о +->¦ проведение совещания ¦¦ ¦тельные сроки проведе-¦ ¦1. Обеспечивает явку ¦ ¦

¦тематику совещания ¦ ¦готовит мероприятия по¦ ¦необходимости подго- ¦ +----------------------+¦ ¦ния совещания, ¦ ¦участников и ¦ ¦

¦2. Определяют ориен- ¦ ¦подготовке совещания ¦ ¦товки и рассылки ¦ ¦1. Готовит и рассылает¦¦ ¦участников и ¦ ¦приглашенных ¦ ¦

¦тировочные сроки ¦ ¦2. Готовит проекты: ¦ ¦участникам совещания ¦ ¦участникам совещания ¦¦ ¦приглашенных ¦ ¦2. Рассылает необходи-¦ ¦

¦проведения совещания ¦ ¦- программы совещания;¦ ¦дополнительных матери-¦ ¦дополнительные ¦¦ ¦ ¦ ¦мые материалы ¦ ¦

¦3. Определяют прибли- ¦ ¦- списки приглашенных;¦ ¦алов и подготовленных ¦ ¦материалы ¦¦ ¦ ¦ ¦3. Решает вопросы с ¦ ¦

¦зительный состав ¦ ¦- списки выступающих; ¦ ¦проектов ¦ L-----------------------¦ ¦ ¦ ¦докладчиками и высту- ¦ ¦

¦участников и пригла- ¦ ¦- тезисов выступления ¦ ¦2. Определяют необхо- ¦ -----------------------¬¦ ¦ ¦ ¦пающими ¦ ¦

¦шенных ¦ ¦руководства; ¦ ¦димость утверждения ¦ ¦ Рабочее совещание +- ¦ ¦ ¦4. Определяется веду- ¦ ¦

¦4. Определяют ответст-¦ ¦- решения ¦ ¦мероприятий по подго- ¦ +----------------------+ ¦ ¦ ¦щий и президиум ¦ ¦

¦венного за организацию¦ ¦3. Принимает решение о¦ ¦товке совещания ¦ ¦1. Решаются вопросы по¦ ¦ ¦ ¦совещания ¦ ¦

¦и проведение совещания¦ ¦необходимости проведе-¦ ¦3. Определяют необхо- +->¦тематике совещания на ¦ L----------------------- L----------------------- ¦

¦ ¦ ¦ния рабочего совещания¦ ¦димость своего участия¦ ¦уровне начальников ¦ -----------------------¬ ¦

¦ ¦ ¦4. Находит документы, ¦ ¦в рабочем совещании ¦ ¦отделов и специалистов¦ ¦ Совещание ¦<-

¦ ¦ ¦связанные с рассматри-¦ ¦(если оно необходимо) ¦ ¦2. Составляется ¦ +----------------------+

¦ ¦ ¦ваемой темой ¦ ¦ ¦ ¦протокол ¦ ¦1. Регистрация участ- ¦

L----------------------- L----------------------- L----------------------- L----------------------- ¦ников и приглашенных ¦

-----------------------¬ -----------------------¬ ¦2. Раздача материалов ¦

¦ Инициатор ¦ ¦ Глава, заместители ¦ ¦по теме совещания ¦

¦ (юридическое, +-->¦ Главы администрации ¦ ¦3. Выступление ведуще-¦

¦ физическое, частное ¦ ¦ ¦ ¦го совещания, ¦

¦ лицо) проведения ¦ ¦ ¦ ¦инициатора ¦

¦ совещания ¦<¬ ¦ ¦ ¦4. Выступление доклад-¦

+----------------------+ ¦ +----------------------+ ¦чиков ¦

¦1. Готовит обоснование¦ ¦ ¦1. Принимают решение о¦ ¦5. Выступление участ- ¦

¦необходимости проведе-¦ ¦ ¦необходимости проведе-¦ ¦ников ¦

¦ния совещания по опре-¦ ¦ ¦ния совещания ¦ ¦6. Обсуждение проекта ¦

¦деленной тематике ¦ ¦ ¦2. Определяют ориенти-¦ -----------------------¬ ¦решения ¦

¦ ¦ ¦ ¦ровочные сроки прове- ¦ ¦ Ответственный за ¦ ¦7. Голосование за ¦

¦ ¦ ¦ ¦дения совещания ¦ ¦ организацию и ¦ ¦решение ¦

¦ ¦ ¦ ¦3. Определяют ответст-¦ ¦ проведение совещания ¦<-+8. Оформление протоко-¦

¦ ¦ ¦ ¦венного за организацию¦ -----------------------¬ +----------------------+ ¦ла совещания ¦

¦ ¦ ¦ ¦и проведение совещания¦ ¦ Контролирующий орган ¦ ¦1. Рассылает необходи-¦ L-----------------------

¦ ¦ L-+4. Сообщают о своем ¦ ¦ ¦ ¦мые документы ¦

¦ ¦ ¦решении инициатору ¦ +----------------------+<--+2. Ставит решение на ¦

L----------------------- L----------------------- ¦1. Предупреждает ¦ ¦контроль ¦

¦исполнителей о сроках ¦ L-----------------------

¦выполнения решения ¦

¦2. Ставит в извест- ¦

¦ность Главу, замести- ¦

¦телей Главы админист- ¦

¦рации о ходе выполне- ¦

¦ния решения ¦

L-----------------------