Указ Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 22.01.2001 N 14-У “Об утверждении Положения “О ведении личных дел лиц, замещающих государственные должности и государственные должности государственной службы Республики Алтай“
Утратил силу в связи с изданием Указа Главы Республики Алтай, Председателя Правительства Республики Алтай от 19.09.2005 N 174-У.22 января 2001 года N 14-У
УКАЗ
ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ,
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ “О ВЕДЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ И
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ“
С целью более качественного делопроизводства в кадровых службах Правительства Республики Алтай, на основании ст. 8 Закона Российской Федерации “Об основах государственной службы Российской Федерации“, ст. 15 Закона Республики Алтай “О государственной службе Республики Алтай“ постановляю:
Утвердить прилагаемое Положение “О ведении личных дел лиц, замещающих государственные должности и государственные должности государственных служащих Республики Алтай“.
Глава Республики Алтай,
Председатель Правительства
Республики Алтай
С.И.ЗУБАКИН
г. Горно-Алтайск
22 января 2001 года
N 14-У
Утверждено
Указом
Главы Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
от 22 января 2001 г. N 14-У
ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЕДЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ
ДОЛЖНОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, это основной документ учета государственных служащих.
Первоначально в личное дело группируются следующие документы:
1. Внутренняя опись документов дела;
2. Документ - основание возникновения служебных отношений (приказ - при замещении должности, путем назначения: заключение - рекомендация конкурсной комиссии - при комплектовании государственных должностей по конкурсу, трудовой договор с государственным служащим);
3. Документы, характеризующие претендента на должность (автобиография, анкета, листок по учету кадров, копии документов об образовании, трудовая книжка, послужной список, рекомендации, характеристики, копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются);
4. Медицинское заключение установленной формы.
Материалы личного дела содержат документы о наличии образования, прохождения переподготовки, повышения квалификации, стажировки, стаже работы и зарубежных командировках.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
- подтверждающие изменение анкетно - биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);
- характеризующие деловые и личные качества работника:
характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы и отзывы на него, справки - объективки и т.п.;
- сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Республики Алтай, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
- копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;
- копии решений о поощрении государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в личные дела не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные сроки хранения. (до 10 лет включительно, например, заявления на предоставление отпуска, приказы на предоставление отпуска).
Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.
Внутренняя опись документов
Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их датах, заголовках. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
Опись составляется на отдельном листе.
Основу личного дела составляют “Анкета“ и “Дополнение к анкете“.
Анкета представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, участии в выборах, семейном положении, сведений о родственниках. Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании.
В графе “Выполняемая работа с начала трудовой деятельности“ сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке.
Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то следует указывать с какого и по какое время он работал в каждой должности.
В графе “Семейное положение“ сначала указывается: женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), холост (не замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь и т.д.), проживающие совместно с работником. При этом указываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи.
Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса, например: пребывание за границей - не был.
Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения анкеты или личного листка по учету кадров, отражаются в соответствующем дополнении.
Дополнение к анкете включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
В первом разделе фиксируются сведения о работе после заполнения анкеты (перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, со ссылками на решение об утверждении или об освобождении работника).
Во втором разделе помещают данные об изменении в учетных признаках работника после заполнения анкеты: образование, награждение орденами и медалями, участие в составе выборных органов, изменение места жительства и семейного положения, повышение квалификации.
Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.
Работники кадровых служб, на которых возложено ведение личных дел, обязаны постоянно следить за состоянием личных дел и своевременно вносить изменения в учетные данные работника.
Наряду с заполнением анкеты поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.
В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы:
фамилия, имя, отчество, год, число, месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда и в качестве кого), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, сведения о семейном положении и о близких родственниках, паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии и подпись.
Копии документов об образовании должны быть заверены в установленном порядке.
Помещаемая в личное дело копия приказа о приеме на работу должна иметь отметку о заверении копии. Вместо копии приказа в личное дело может быть помещена выписка из него.
Документы личного дела помещаются в папку установленного образца. Личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам, круг которых определяется руководителем организации.
Личные дела хранятся в отделе кадров как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве.
При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела помещается заверительная надпись, которая составляется на листке - заверителе по установленной форме.