Законы и постановления РФ

Распоряжение администрации Семеновского района от 27.05.2002 N 333-р “Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации Семеновского района“

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕМЕНОВСКОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27 мая 2002 г. N 333-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ АДМИНИСТРАЦИИ СЕМЕНОВСКОГО РАЙОНА

Во исполнение Закона Нижегородской области от 21 сентября 1998 года N 11-З “О муниципальной службе и муниципальных должностях в Нижегородской области“ и в целях упорядочения ведения личных дел муниципальных служащих администрации Семеновского района:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации Семеновского района.

2. Руководителям структурных подразделений администрации Семеновского района привести личные дела муниципальных служащих в соответствие с прилагаемым Положением.

3. Рекомендовать главам местного самоуправления поселкового и сельских муниципальных образований установить аналогичный порядок ведения личных дел муниципальных служащих соответствующих сельских (поселковой)
администраций.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации района, управляющую делами Г.С. Соколову.

Глава местного самоуправления

Н.А.КРАСНОВ

Утверждено

распоряжением

администрации Семеновского района

от 27.05.2002 N 333-р

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

АДМИНИСТРАЦИИ СЕМЕНОВСКОГО РАЙОНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Личное дело муниципального служащего - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной службы.

1.2. Личное дело оформляется после издания распорядительного акта о приеме на муниципальную должность муниципальной службы и пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности муниципального служащего.

1.3. Оформление, ведение и хранение личных дел возлагается на кадровые службы структурных подразделений или на отдельно назначенных специалистов.

1.4. По требованию муниципального служащего ему предоставляются для ознакомления все материалы его личного дела.

2. СОДЕРЖАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО

2.1. В личном деле муниципального служащего содержатся:

анкета установленного образца (для работников принятых ранее - личный листок).

1. Автобиография.

2. Фотография 4x6.

3. Копии документов, подтверждающие профессионально образование.

4. Личные заявления о приеме на муниципальную службу, увольнении с муниципальной службы.

5. Медицинское заключение о состоянии здоровья.

6. Справка из органов государственной налоговой инспекции о предоставлении декларации о доходах и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности (в том числе на праве общей собственности).

7. Заявление об отсутствии обстоятельств, препятствующих для поступления на муниципальную службу.

8. Информация о результатах проверки достоверности и полноты указанных сведений.

9. Копия распорядительного акта о приеме на муниципальную службу, трудовой контракт.

10. Копии распорядительных актов об утверждении на должность, переводе.

11. Заключение по результатам испытательного срока.

12. Служебная характеристика (отзыв).

13. Аттестационный лист.

14. Внутренняя опись документов.

2.2. Анкета заполняется от руки самим муниципальным служащим при поступлении на муниципальную должность муниципальной службы. На все вопросы должны быть даны полные ответы, не допускаются
сокращения, прочерки, исправления и помарки. Полнота заполнения и правильность сведений проверяется работником кадровой службы в соответствии с предъявленными документами (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании), о чем и делается соответствующая запись с указанием даты и подписи работника кадровой службы.

2.3. Автобиография - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности автора. Составление автобиографии позволяет муниципальному служащему обратить внимание на те вопросы, которые не нашли детального отражения в анкете.

2.4. Заявление о приеме на муниципальную должность муниципальной службы и увольнении с нее заполняется от руки лично заявителем и содержит следующие реквизиты:

1. Адресат.

2. Автор (Ф.И.О. полностью).

3. Место проживания автора (при приеме).

4. Наименование вида документа (заявление).

5. Текст заявления.

6. Личная подпись автора.

7. Дата составления.

8. Виза руководителя подразделения.

2.5. С целью предотвращения утраты личных дел и контроля за их своевременным возвратом используется контрольная карточка, заполняемая на каждое личное дело.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

3.1. Документы, находящиеся в личном деле муниципального служащего, нумеруются и вносятся во внутреннюю опись документов. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела.

3.2. Документы личного дела муниципального служащего помещаются в папку установленного образца размером 23x34 см с единым титульным листом.

3.3. Личному делу присваивается порядковый номер, под которым оно регистрируется в журнале учета личных дел.

3.4. Личные дела имеют длительный срок хранения, в связи с этим в них не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, справки о жилищных условиях и другие.

3.5. Извлечения каких-либо документов из личного дела муниципального служащего
производится только в исключительных случаях и с указания руководителя. При извлечении документа из личного дела муниципального служащего работник кадровой службы обязан сделать соответствующую запись во внутреннюю опись.

3.6. Запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить новые записи, требовать от муниципального служащего переписать ранее оформленные документы.

3.7. Ведение нескольких личных дел на одного муниципального служащего не допускается.

3.8. При переводе или поступлении муниципального служащего на новое место муниципальной службы либо государственной службы в пределах Нижегородской области личное дело муниципального служащего передается по новому месту службы в срок не позднее 5 суток со дня издания распорядительного акта.

В случае выезда муниципального служащего за пределы Нижегородской области его личное дело направляется по новому месту службы по запросу соответствующего органа местного самоуправления либо органа государственной власти.

3.9. При передаче личного дела муниципального служащего по новому месту службы внутренняя опись документов заверяется работником кадровой службы.

3.10. Сбор и внесение в личное дело муниципального служащего сведений о его политической, религиозной и частной жизни не допускается.

3.11. После отставки (увольнения) муниципального служащего его личное дело оформляется и сдается на хранение в архив.

4. ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

4.1. Личные дела муниципальных служащих являются документами строгой отчетности. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на руководителя кадровой службы либо лицо, ответственное за ведение личных дел.

4.2. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем структурного подразделения.

5. КОНТРОЛЬ ЗА ВЕДЕНИЕМ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

5.1. Ежегодно кадровые службы обязаны проводить проверку наличия и состояния личных дел муниципальных служащих. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты
проверки доводятся до сведения руководителя структурного подразделения.