Законы и постановления РФ

Постановление Главы Березовского муниципального района от 22.04.2009 N 298 “Об утверждении Инструкции по работе с устными и письменными обращениями граждан в администрации района“

ГЛАВА БЕРЕЗОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 22 апреля 2009 г. N 298

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С УСТНЫМИ И ПИСЬМЕННЫМИ

ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, в целях улучшения организации работы с письменными и устными обращениями граждан, своевременного и квалифицированного их рассмотрения и в связи со структурными изменениями в администрации района постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с устными и письменными обращениями граждан в администрации района.

2. Функциональным органам администрации района при рассмотрении устных и письменных обращений граждан руководствоваться в своей работе настоящей Инструкцией.

3. Общему отделу администрации района
обеспечить методическое содействие по использованию Инструкции в органах администрации района.

4. Признать утратившим силу Постановление главы администрации Березовского района 26 мая 2004 г. N 175 “Об утверждении Инструкции по работе с устными и письменными обращениями граждан в администрации района“.

5. Контроль за исполнением Постановления возложить на управляющего делами, начальника отдела правовой и кадровой работы администрации района Летова П.М.

Глава района

А.Э.СЕРОГОДСКИЙ

УТВЕРЖДЕНА

Постановлением

главы района

от 22.04.2009 N 298

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С УСТНЫМИ И ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

Обращения граждан с предложениями, заявлениями, жалобами в исполнительный орган местного самоуправления района - важное средство осуществления и охраны прав личности, укрепления связей органов местного самоуправления с населением, существенный источник информации, необходимой при решении текущих и перспективных вопросов.

Являясь одной из форм участия населения в управлении, обращения граждан способствуют усилению контроля населения за деятельностью администрации района и ее функциональных органов.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция является нормативным документом, регламентирующим порядок работы с устными и письменными обращениями граждан в администрации района и ее функциональных органах, организацию контроля за их рассмотрением и разрешением.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

1.2. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан возлагается на руководителей функциональных органов администрации района.

1.3.
Методическое руководство и контроль за соблюдением требований данной Инструкции возлагаются на общий отдел администрации района.

2. Регистрация и порядок работы с письменными

обращениями граждан

2.1. Направленные по почте, факсу, электронной почте, телеграфу письма граждан, адресованные руководству администрации района, поступают в приемную главы района. Секретарь приемной главы района (далее - секретарь) проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложения, отмечает дату получения и вместе с конвертом передает главе района на резолюцию. В резолюции указываются сроки рассмотрения обращения и назначаются ответственные за исполнение руководители функциональных органов администрации района, предприятий, учреждений и организаций района, в компетенции которых находятся поставленные в обращениях вопросы (далее - исполнитель).

2.2. Все поступившие по почте обращения граждан регистрируются секретарем датой текущего дня, а поступившие по почте после 16.00 часов - датой рабочего дня, следующего за днем поступления. При регистрации на письменных обращениях ставится штамп, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. Входящий номер состоит из порядкового номера и буквенного обозначения, соответствующего первой букве фамилии заявителя документа, например: 523-с от 13.09.1999.

Поступившие в администрацию района коллективные письма граждан регистрируются по общим правилам, регистрационный индекс - “кл“.

2.3. После рассмотрения с резолюцией главы района секретарь делает соответствующие отметки о содержании резолюции в электронной карточке, организует копирование писем и направляет их исполнителю.

2.4. Письмо регистрируется на
электронной контрольно-регистрационной карточке в программе “Автоматизация делопроизводства“.

В карточку заводится информация:

- фамилия, имя, отчество автора, адрес (номер телефона);

- дата, номер регистрации, вид обращения, категория заявителя;

- краткая информация о поставленных в письме вопросах;

- дата постановки на контроль;

- ход рассмотрения письма с указанием конкретных исполнителей, срока исполнения (дат переноса сроков), датой фактического исполнения и отметкой о снятии с контроля.

2.5. Если исполнение писем поручается нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Всем исполнителям направляются копии писем.

2.6. Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.

2.7. Письменные обращения, в которых отсутствуют фамилия, личная подпись, адрес места жительства (работы или учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат.

Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

Анонимные обращения, содержащие угрозы физической расправы, причинения имущественного ущерба или угрозы, а также сведения о готовящемся или совершенном преступлении, направляются в правоохранительные органы для принятия соответствующих мер.

2.8. При поступлении в администрацию района повторных письменных обращений исполнителем в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторными считаются обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения обращений или заявитель не согласен
с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному вопросу, если по нему автору были даны исчерпывающие ответы соответствующих компетентных органов.

В случае отклонения обращений обязательно указываются мотивы отклонения, указывается порядок обжалования.

2.9. При рассмотрении коллективного обращения в коллегиальных органах исполнитель обязан направить представителю обратившихся граждан уведомление о времени и месте его рассмотрения.

2.10. Исполнитель при работе с письменным обращением:

- изучает действительное состояние дел по поднимаемым вопросам, прорабатывает с соответствующими службами возможность положительного их решения или аргументы для разъяснения причин отказа;

- знакомит руководителей администрации района с существом вопросов и выясненными обстоятельствами;

- проверяет, обращались ли граждане в администрацию района ранее и по каким вопросам. В случае повторных обращений поднимает дела из архива;

- после рассмотрения оформляет в установленном порядке всю полученную документацию, в том числе и переданные лично письма, и в соответствии с поручениями руководителей готовит ответ и направляет его заявителю;

- в случае необходимости обязан истребовать необходимые документы, направить работников на места для проверки сведений, содержащихся в обращении;

- несет ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан.

2.11. Ответы заявителям за подписью руководства администрации района (глава района, его заместители) направляются исполнителями через секретаря.

2.12. Ответы за подписью руководителей функциональных органов администрации района
направляются авторам. Вторые экземпляры с визой “В дело“ (отметкой о продлении сроков) поступают секретарю.

2.13. Письменные обращения по вопросам общего характера, требующим разъяснений, получения какой-либо справочной информации, рассматриваются начальником общего отдела администрации района. Ответы оформляются установленным порядком и направляются заявителям за подписью главы района.

2.14. В случае частичного разрешения письменного обращения ставятся на дополнительный контроль. Информация о продлении сроков и постановке на дополнительный контроль направляется автору письма.

2.15. Снять письменное обращение с контроля имеет право руководитель администрации района, давший контрольное поручение по обращению, либо лицо, официально его заменяющее, в том случае, если заявителю дан письменный ответ или вопросы, поставленные в письме, решены с выходом на место.

2.16. О решениях, принятых по письменным обращениям, дается письменный ответ. Обращения считаются разрешенными, если по всем вопросам приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы, а также приложен акт выполненных исполнителем работ, принятый заявителями (по мере необходимости).

В ответах не допускается:

- взаимоисключающая по содержанию информация;

- формальный подход к решению поставленных вопросов;

- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;

- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если корреспондент получает отказ;

- отсутствие информации о результатах рассмотрения поставленных в письме вопросов;

- ограничение информацией о предполагаемых мерах разрешения обращений.

2.17. Все обращения, поступившие в администрацию района, его функциональные органы в соответствии с
их компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению.

2.18. Рассмотрение обращения прекращается, если в ходе проверок было установлено, что автор указал ложные фамилию, имя, отчество, адрес и другие недостоверные сведения в отношении себя.

2.19. Информация по результатам рассмотрения письменных обращений вводится секретарем в программу “Автоматизация делопроизводства“. Ответы на обращения подшиваются в общем отделе администрации района в дело вместе с оригиналом письменного обращения и контрольной карточкой и оформляются в архив. Документы располагаются внутри дела в хронологическом порядке по дате обращения. Рабочие материалы по рассмотрению письменных обращений (запросы, справки, копии документов, представленные заявителями) хранятся у непосредственных исполнителей. В случае издания постановления или распоряжения главы района по вопросу обращения в контрольную карточку заносятся дата и номер документа.

2.20. Работа с письменными обращениями, поступившими непосредственно в функциональные органы администрации района, проводится тем же порядком, что и с письмами, направленными в адрес руководства администрации района.

3. Организация личного приема граждан. Порядок работы

с устными обращениями

3.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется главой района, его заместителями и руководителями функциональных органов администрации района (далее - руководители) в соответствии с графиком, ежегодно утверждаемым распоряжением главы района.

3.2. Информация о дате, времени и месте приема граждан по личным вопросам доводится до сведения граждан через опубликование в “Официальном бюллетене органов местного самоуправления Березовского муниципального района“ и размещение на стендах
информации в здании администрации района.

3.3. При записи на прием по личным вопросам гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.4. При организации личного приема граждан главой района и его заместителями секретарь заполняет в полном объеме карточки личного приема (приложение к п. 3.3 Инструкции по работе с устными и письменными обращениями граждан) и осуществляет контроль за исполнением сроков рассмотрения устных обращений.

3.5. На приеме граждан по личным вопросам у главы района ведется протокол начальником общего отдела администрации района.

3.6. После приема в случае необходимости дополнительного рассмотрения с резолюцией главы района, его заместителей секретарь направляет обращение исполнителям, в компетенции которых находятся поставленные в обращении вопросы.

3.7. Организация приема граждан по личным вопросам в функциональных органах администрации района (заполнение журнала, другая подготовительная работа) возлагается на специалистов, которым вменено в обязанность данное направление работы руководителями соответствующих функциональных органов.

3.8. Устные обращения граждан фиксируются в журнале учета приема граждан по личным вопросам. Ответственность за хранение и своевременную передачу журнала руководителям администрации района и ее функциональных органов возлагается на секретаря.

3.9. В журнале указывается вопрос, по которому гражданин обращается, и результаты его рассмотрения. В случае необходимости проработки вопроса и дополнительного рассмотрения руководителем назначается ответственный исполнитель, сроки рассмотрения.

3.10. Исполнитель при рассмотрении устных обращений граждан руководствуется пунктом 2.10 настоящей Инструкции.

3.11. Непосредственный контроль за выполнением указаний
по результатам приема граждан и соблюдением сроков рассмотрения осуществляется руководителем.

3.12. Устные обращения снимаются с контроля, как и письменные, руководителями в том случае, когда рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, а заявителям даны ответы в письменной или устной форме (по желанию заявителя).

4. Сроки разрешения обращений граждан

4.1. Письменные и устные обращения граждан (по которым требуется письменный ответ) рассматриваются исполнителями в течение 30 календарных дней со дня регистрации или обращения.

4.2. В исключительных случаях, а также в случаях направления дополнительных запросов по данному обращению срок рассмотрения может быть продлен руководителем администрации района или соответствующего функционального органа, давшим контрольное поручение по обращению, либо лицом, официально его заменяющим, но не более чем на 30 календарных дней. При этом причина необходимости продления должна быть мотивирована с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его истечения.

4.3. Обращения депутатов всех уровней должны рассматриваться в течение 10 календарных дней, а те из них, по которым требуется дополнительное изучение или проверка, - в месячный срок.

5. Организация контроля за рассмотрением обращений граждан

5.1. Контрольную деятельность за своевременным рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в администрацию района, осуществляет начальник общего отдела администрации района. В функциональных органах
администрации района - руководители органов.

Она включает:

- контроль за сроками исполнения обращений в соответствии с резолюциями главы района, его заместителей и руководителей соответствующих функциональных органов;

- систематический анализ выполнения сроков рассмотрения письменных обращений и доведение этой информации до главы района, его заместителей, руководителей функциональных органов администрации района;

- изучение и анализ причин нарушения сроков рассмотрения исполнителями, организация индивидуальной работы с ними;

- обобщение результатов, подготовка предложений по недопущению срыва сроков исполнения обращений.

5.2. Персональная ответственность за соблюдение сроков исполнения обращений и полнота рассмотрения вопросов возлагаются на руководителей администрации района, ее функциональных органов.

6. Отчетность. Анализ обращений граждан

6.1. Заявления, жалобы, предложения и содержащиеся в них критические замечания систематически анализируются и обобщаются на всех уровнях власти с целью своевременного выявления и устранения причин возникновения обращений.

6.2. В целях информирования руководства администрации района о состоянии и характере обращений начальник общего отдела администрации района готовит обобщающие аналитические справки по итогам рассмотрения обращений в администрацию района за год, полугодие.

6.3. Руководители функциональных органов администрации района несут ответственность за своевременное представление информации начальнику общего отдела администрации района, отчетов по итогам работы с обращениями граждан за полугодие, год. Информация должна представляться до пятого числа следующего за отчетным периодом месяца.

6.4. Начальник общего отдела администрации района направляет аналитические справки главе района.

6.5. Начальник общего отдела администрации района вносит предложения главе района о поощрении работников за качественно выполненную работу по рассмотрению обращений граждан или наказании за бюрократическое отношение, волокиту и нарушения установленного порядка в работе с устными и письменными обращениями граждан.

6.6. Дела по обращениям граждан текущего года и двух предыдущих хранятся в общем отделе администрации района. По истечении установленных сроков хранения документов они подлежат уничтожению в порядке, установленном нормативными документами.

Приложение

к п. 3.3 Инструкции

по работе с устными и

письменными обращениями граждан

ФОРМА

карточки регистрации устных обращений

---------------T--------------T--------------T----------T----------¬

¦Дата обращения¦ Ф.И.О., ¦Место работы и¦Содержание¦Заключение¦

¦ ¦домашний адрес¦ должность ¦ ¦ ¦

+--------------+--------------+--------------+----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L--------------+--------------+--------------+----------+-----------

_______________ ________________________

подпись Ф.И.О. руководителя