Законы и постановления РФ

Постановление Администрации Уинского района от 13.02.2004 N 33 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Уинского района“

Инструкция, утвержденная данным документом, введена в действие с 1 января 2004 года.

АДМИНИСТРАЦИЯ УИНСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 13 февраля 2004 г. N 33

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АДМИНИСТРАЦИИ УИНСКОГО РАЙОНА

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации района и ее структурных подразделениях постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Уинского района (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений администрации района довести текст Инструкции до всех работников и обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований. Инструкцию ввести в действие с 1 января 2004 года.

3. Организационному отделу аппарата администрации района оказывать практическую и методическую помощь структурным подразделениям администрации района по применению Инструкции.

4. Считать утратившим силу Постановление главы местного самоуправления от 4 октября 2002 г. N 342.

5. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами администрации района Курбатову Г.В.

Глава местного самоуправления

Е.А.РОГОЖНИКОВ

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.4. Документационное обеспечение исполнительных органов самоуправления района, контроль за соблюдением в структурных подразделениях администрации района Единой системы делопроизводства, методика руководства работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на управление по связям с территориями и общим вопросам администрации района (далее - управление).

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения администрации района назначает ответственного за работу с документами.

Должностная инструкция ответственного за работу с документами разрабатывается с учетом примерного перечня обязанностей (приложение N 1).

1.6. Структурные подразделения администрации района организуют и ведут делопроизводство в соответствии с настоящей Инструкцией либо разрабатывают нормативно-методические документы на основе ее и не противоречащие ей.

1.7. Сотрудники администрации района и структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель структурного подразделения.

1.8. При временном отсутствии сотрудников, увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику.

1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц.

1.10. Передача копий подписанных главой администрации района документов сотрудникам сторонних организаций и представителям средств массовой информации осуществляется с разрешения управляющего делами на основании письменной заявки.


2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

2.1. Деятельность главы администрации района, руководителей структурных подразделений обеспечивается комплексом документов, составляющих организационно-распорядительную документацию.

2.2. Глава администрации издает постановления и распоряжения во исполнение Конституции Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, указов губернатора области и в соответствии с Уставом муниципального образования Уинский район и решениями Земского Собрания Уинского района.

В соответствии с действующим законодательством глава администрации является по должности начальником гражданской обороны и издает приказы по вопросам гражданской обороны.

Руководители структурных подразделений администрации района издают приказы или постановления и распоряжения.

2.3. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний коллегиальных органов (коллегии при главе администрации района, координационных и иных рабочих органов администрации района).

2.4. Установление отношений администрации района с ее контрагентами и их регулирование оформляется в виде договоров, соглашений.

2.5. Осуществление оперативных связей с администрацией Пермской области, с Законодательным Собранием Пермской области, структурными подразделениями, учреждениями и предприятиями, гражданами документируется перепиской.

2.6. При необходимости срочной передачи информации документы передаются по каналам электросвязи в виде телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Бланки документов аппарата администрации района и структурных подразделений администрации района

3.1.1. Документы аппарата администрации района и структурных подразделений администрации района оформляются на бланках установленной формы.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 и А5. Выбор формата бумаги зависит от объема документа.

3.1.3. Бланки документов с изображением герба Пермской области или герба Уинского района воспроизводятся с помощью компьютерной техники.

Проектирование бланков документов, оформление и ведение альбома образцов бланков документов осуществляется управлением.

3.1.4. Для воспроизведения гербовых банков на должном качественном уровне, изготовление машинограмм проектов документов допускается только на лазерных принтерах (в сельских администрациях - на матричных).

3.1.5. Электронные бланки постановлений и распоряжений главы администрации района вводятся только в ПЭВМ заведующего копировально-множительного бюро.

3.1.6. Гербовые бланки подлежат учету.

Учет бланков документов ведется в учетном журнале, который включается в номенклатуру дел.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением главы администрации района. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляет актом, доводит до сведения главы администрации района.

Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление, в структурных подразделениях администрации района - на ответственных за работу с документами.

3.1.7. Установлен следующий порядок применения бланков документов:

Распорядительные документы оформляются на бланках конкретных видов документов. Акты главы администрации района оформляются на бланках постановлений и распоряжений (приложения N 2, 3), подписываются главой администрации района (исполняющим обязанности главы администрации района).

Приказы, постановления и распоряжения руководителей структурных подразделений администрации района оформляются соответственно на бланке приказа, постановления, распоряжения (приложение N 4) и подписываются руководителем (или лицом, исполняющим его обязанности).

Бланки писем применяются при направлении документов в сторонние организации (приложение N 5).

Письма, направляемые адресатам в пределах Российской Федерации, Пермской области и района, оформляются на бланках документов структурных подразделений (подписываются руководителем) или на бланках администрации района (подписываются главой администрации района или лицом, исполняющим его обязанности).

3.1.8. Запрещается тиражирование бланков на копировально-множительных аппаратах и использование ксерокопий бланков для оформления документов.

3.1.9. Переписка между структурными подразделениями администрации района по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, запрещается.

Рекомендуется шире использовать бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания, инструктирование, а также отметки об исполнении документов в виде краткой записи на самом исполненном документе.

3.2. Порядок печатания и редактирования проектов документов аппарата администрации района и структурных подразделений администрации района

3.2.1. Печатание проектов документов администрации района осуществляется децентрализованно.

3.2.2. Требования к изготовлению текстовых документов с использованием персонального компьютера содержатся в приложении N 6.

3.2.3. Для печатания проектов документов руководители структурных подразделений администрации района:

определяют ответственного за работу с документами;

включают в должностную инструкцию ответственного за работу с документами обязанность печатать и корректировать проекты документов;

предусматривают ответственность за выполнение требований к их подготовке и оформлению.

3.2.4. Печатание проектов документов администрации района осуществляется с использованием компьютерной техники, в которую вводятся бланки документов в электронном виде и шаблоны документов. Допускается изготовление документов на пишущей машинке.

3.2.5. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Возможно печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

3.2.6. Структурные подразделения администрации района для оперативного изготовления проектов документов организуют их печатание непосредственными исполнителями.

Напечатанные проекты документов записываются на дискету и представляются в управление либо отправляются по электронной почте. Передаваемые для печатания в управление проекты документов должны быть оформлены с учетом требований Инструкции.

3.2.7. В целях повышения качества составления и оформления проектов обязательному редактированию в управлении подлежат:

акты главы администрации района;

письма, направляемые в администрацию Пермской области;

письма, направляемые в Законодательное Собрание Пермской области.

Проекты других документов редактируются по мере необходимости и возможности.

3.2.8. Управление определяет время выполнения работ по печатанию и редактированию проекта документа исходя из очередности их поступления.

Срочные документы (срочность определяется управляющим делами) печатаются и редактируются немедленно. Документы, сданные в работу после 16.30, печатаются, как правило, на следующий день.

4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ

ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Подготовка проектов решений и Земского Собрания Уинского района и материалов к ним

4.1.1. Основанием для подготовки проекта являются федеральные и областные нормативные правовые акты, план работы Земского Собрания на год.

4.1.2. Основные этапы подготовки проекта:

определение цели проекта;

изучение федеральной и областной нормативно-правовой базы по данному вопросу;

изучение практики решения подобных вопросов в районах области;

подготовка текста проекта;

согласование.

4.1.3. Согласование проектов решений со всеми заинтересованными сторонами возлагается на их разработчиков и оформляется в листе согласования (приложение N 7).

4.1.4. Ответственность за качество подготовки проекта возлагается на руководителей структурных подразделений администрации района, разработавших проект.

Координация работы и контроль за подготовкой проектов в администрации района обеспечиваются заведующим организационным отделом администрации района.

Общее руководство подготовкой проекта осуществляет глава администрации района.

4.1.5. К проекту прилагаются:

пояснительная записка, содержащая обоснование необходимости принятия проекта, подписанная руководителем;

финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует финансовых затрат) за подписью руководителя.

4.1.6. Проект оформляется в установленных унифицированных формах и имеет соответствующие реквизиты:

наименование вида нормативного акта;

заголовок проекта, который обозначает предмет регулирования и является не только первоначальной единицей его содержания, но и составной частью поискового образа документа;

текст проекта (общие положения, используемые термины, непосредственно изложение текста, заключительные положения, вступление в силу).

4.2. Оформление проектов актов главы администрации района

4.2.1. Оформление проектов актов главы администрации района.

Основные требования к текстам актов главы администрации района установлены Порядком подготовки проектов актов главы администрации района, утвержденным Постановлением главы администрации района от 4 января 2002 г. N 2 “О подготовке проектов актов главы администрации района“.

Требования к оформлению проектов актов содержатся в приложении N 8.

4.2.2. Проекты актов подлежат согласованию, которое осуществляется с оформлением листов согласования. Согласование проектов актов возлагается на исполнителя. Срок рассмотрения проектов документов, представленных на согласование, не должен превышать двух рабочих дней.

4.2.3. Общие требования.

Проект акта должен отражать по возможности один вопрос (тему, проблему), содержать обоснование цели издания; быть информационно емким, лаконичным; иметь четкое изложение, исключающее возможность различного толкования, ясные формулировки, безупречные в юридическом отношении; содержать терминологию, установленную нормативными правовыми актами; соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации, официально-деловому стилю.

4.2.4. Оформление отдельных реквизитов проектов актов.

Структура текста

Структура текста - последовательное расположение составных частей, раскрывающих содержание документа в соответствии с его функциональным назначением. Текст проекта акта должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть не должна быть более одной третьей части страницы.

Констатирующая часть (преамбула) составляется, если требуется разъяснение целей и мотивов принятия акта. Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснения или обоснования издания распорядительного документа.

Если акт издается на основании законов, актов федеральных органов государственной власти и других документов, в констатирующей части на них делается ссылка и указываются реквизиты документов оснований (дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту). При ссылке на законы указывается только их заголовок.

Формулировка “Во исполнение“ используется, как правило, если в вышеназванных документах имеется прямое (конкретное) предписание выполнения определенных действий. При отсутствии прямого (конкретного) предписания используются формулировки “В соответствии с...“, “На основании...“.

Формы изложения текста

Предписания формулируются в категоричной форме, предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (“подготовить“, “установить“, “обеспечить“, “обязать“ и т.п.). Не допускается использование неконкретных расплывчатых выражений (“обратить внимание“, “активизировать“, “улучшить“), проверка исполнения которых затруднительна.

Если возникает необходимость неоднократного упоминания в тексте какого-либо документа, то при первом упоминании приводится его полное наименование с указанием в скобках сокращенного наименования с написанием его с прописной буквы. Например: Инструкция по организации контроля за исполнением документов и поручений в администрации района (далее - Инструкция). В дальнейшем в тексте допускается использование сокращенного наименования (Инструкция, Правила, Порядок...) с написанием его с прописной буквы.

Деление текста на части

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру предписываемые действия и нескольких исполнителей, она делится на части (пункты, подпункты, абзацы).

Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию, включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимозависимы и взаимообусловлены.

Пункт может разбиваться на подпункты, подпункты - на абзацы. Однако не следует помещать в одном пункте большое количество подпунктов.

Абзацы внутри подпункта состоят из двух-трех предложений, характеризующихся единством и законченностью содержания.

Пункты группируются по их значимости, от наиболее существенных вопросов к второстепенным или в последовательности развития вопроса (темы, содержания документа). Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

Тексты больших и сложных по объему приложений к проекту акта также могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Оформление отдельных пунктов распорядительной части

Пункты распорядительной части должны начинаться либо с указания исполнителя и конкретного предписываемого действия (“Управлению образования и культуры администрации района разработать...“), либо с указания предписываемого действия, а затем исполнителя (“Возложить подготовку плана мероприятий на организационный отдел администрации района“, “Рекомендовать главам сельских администраций привести в соответствие...“). Пункты постановления, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с указания действия (“Утвердить...“, “Установить...“). Должностное лицо указывается в качестве исполнителя, если исполнение поручается ему персонально, при этом указываются наименование должности, фамилия, инициалы должностного лица.

В конце каждого пункта распорядительной части проекта акта, предписывающего какие-либо действия, должно содержаться указание о конкретных сроках их исполнения.

Сроки исполнения должны быть реальными (следует учитывать время на согласование документа, его печатание и тиражирование, доведение до конкретных исполнителей, опубликование), достаточными для выполнения намеченных мероприятий, соответствовать объему предполагаемых работ.

При длительных сроках исполнения необходимо предусматривать сроки промежуточного контроля исполнения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) для представления информации исполнителем (исполнителями).

При необходимости опубликования акта главы администрации района в тексте проекта оформляется отдельный пункт об опубликовании:

Постановление вступает в силу с момента официального опубликования в средствах массовой информации (или с 1 января 2003 г.)

или:

Данное постановление опубликовать в средствах массовой информации.

Указания об отмене, признании утратившими силу, внесении изменений и дополнений в ранее изданные акты главы администрации района или их части включаются в текст проекта акта отдельным пунктом.

Пункт об изменении действующего документа может отменять акт главы администрации района в целом либо его части (приложения, отдельные пункты). Такой пункт начинается со слов: “Признать утратившим силу“, “Исключить“, “Отменить“. Перечень утративших силу (отменяемых) актов приводится в хронологической последовательности с указанием их даты, номера и заголовка. Перечень может прилагаться к акту, в таком случае пункт о признании утратившими силу (об отмене) актов формулируется следующим образом: “Признать утратившими силу распоряжения главы администрации района согласно приложению“.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее изданные (действующие) акты, должны строиться на основе структуры основного документа.

При необходимости внесения существенных и многочисленных изменений (дополнений) в действующий акт он, как правило, подлежит отмене. В этом случае издается новый документ, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего с соответствующими поправками. На измененном или отмененном акте главы администрации района в правом верхнем углу ставится соответствующая отметка: “Внесены изменения постановлением главы администрации района от ___ N ___“ или “Отменен постановлением главы администрации района от ___ N___“.

В последнем пункте проекта документа, содержащего поручения, указывается, на кого из руководителей администрации района в соответствии с распределением обязанностей между ними возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Оформление приложений к проектам актов

Распорядительная часть проекта акта может быть сокращена за счет вынесения информации в приложение.

Приложения к проектам актов, имеющие самостоятельное значение или поясняющие (дополняющие) его, оформляются в виде текстового документа, а также графиков, планов мероприятий, таблиц, перечней, списков, образцов документов, схем и т.п.

При упоминании информации, зафиксированной в приложениях, в тексте проекта акта в соответствующих пунктах приводится ссылка на них.

Заголовок к тексту

В заголовке излагается краткое содержание проекта акта. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок к тексту начинается с предлога “о“ или “об“, отвечает на вопрос “о чем?“, в большинстве случаев формулируется с помощью отглагольного существительного.

Заголовок должен указывать, о чем документ (например, “О мерах...“, “О порядке...“, “Об улучшении...“, “О ходе выполнения...“, “О внесении изменений в...“ и т.п.), может отражать положительную оценку фактов или действий, давать предписание (например, “О практике работы...“ или “Об устранении недостатков (последствий)...“, “О ликвидации последствий...“, “О мерах по...“ и т.п.).

Заголовок размещается в левой части первого листа перед текстом.

Допускается не составлять заголовок к тексту проекта акта формата А5.

4.3. Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

4.3.1. Протокол оформляется на общем бланке (с угловым или продольным расположением реквизитов) или чистых листах бумаги по форме общего бланка формата А4.

4.3.2. Протокол имеет следующие реквизиты:

Реквизит “Герб или эмблема (товарный знак)“ помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и Пермской области.

Реквизит “Наименование организации“ является собирательным обозначением автора документа.

Непосредственно под реквизитом “Наименование организации“ прописными буквами печатается реквизит “Наименование вида документа“ - слово “ПРОТОКОЛ“.

Датой протокола является дата проведения совещания, заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Она проставляется арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, текущий год: например, 14.05.2002.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в течение календарного года.

Дата и номер печатаются в одну строку под словом “ПРОТОКОЛ“ (дата располагается слева, номер справа).

Под датой и номером протокола указывается реквизит “Место составления или издания документа“. Он содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа (с. Уинское). В протоколах заседаний постоянно действующих органов управления (коллегия, правление, и др.) этот реквизит не указывается, за исключением выездных заседаний.

Заголовок к тексту, являясь логическим продолжением слова “Протокол“, содержит краткую формулировку вида заседания в родительном падеже и согласуется с названием коллегиального органа: например, “заседания коллегии“, “совещания“. Заголовок к тексту, как и слово “Протокол“, выделяется полужирным шрифтом.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

председатель - фамилия и инициалы председательствующего в именительном падеже (при проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается);

секретарь - фамилия и инициалы в именительном падеже.

Слова “Присутствовали“, “Приглашенные“ оформляются от границы левого поля, на всей ширине строки и заканчиваются двоеточием.

Если присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных более 10 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка (“Список прилагается“).

Повестка дня оформляется в составе протокола или отдельным документом.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам заседания, оформляется как самостоятельный документ и в текст протокола не включается. Перед основной частью делается отметка: “Повестка дня прилагается“.

Слова “Повестка дня“ оформляются от границы левого поля ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием. Ниже с красной строки пишут перечень обсуждаемых вопросов, располагаемых по степени важности и сложности. Каждый вопрос нумеруется и отвечает на вопрос “о чем?“. Далее указываются: вид выступления (доклад, сообщение, отчет, информация - в именительном падеже), наименование должности, фамилия и инициалы докладчика пишутся в родительном падеже. Например: Доклад главы администрации Уинского района Рогожникова Е.А.

В повестку дня не должны включаться вопросы неконкретного содержания: например, “Разное“.

Основная часть протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Эти слова оформляются от границы левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием, таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово “СЛУШАЛИ“ нумеруется в соответствии с номером вопроса повестки дня. После двоеточия пишется фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (кого?) с красной строки, затем кратко записывается от третьего лица единственного числа содержание доклада, сообщения, информации. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то в скобках пишется: “Текст прилагается“.

После слова “ВЫСТУПИЛИ“ фамилии и инициалы выступивших пишут в именительном падеже (кто?) с красной строки. Записывается краткое содержание выступления или слова “Текст прилагается“.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Развернутые решения могут оформляться как самостоятельный документ, в этом случае они прилагаются к протоколу.

Протокол составляется секретарем заседания или другим назначенным лицом. В 3-5-дневный срок протокол уточняется, выверяется по стенограмме или фонозаписи, редактируется, подписывается, оформляется. С протоколом подшиваются в дело представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты.

Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

4.3.3. Оформление выписки из протокола.

Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, и исполнения их оформляется выписка из протокола.

Непосредственно под реквизитом “Наименование организации“ прописными буквами печатается реквизит “Наименование вида документа“ - слова “ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА“.

Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация (обсужденный вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Личные подписи не оформляются, только слова “Председатель“, “Секретарь“ и их фамилии с инициалами.

Реквизит “Отметка о заверении копии“ оформляется уполномоченным должностным лицом для подтверждения соответствия выписки подлиннику протокола после реквизита “Подпись“.

Формы протокола и выписки из протокола содержатся в приложении N 9.

4.4. Подготовка и оформление постановлений, распоряжений и приказов структурных подразделений администрации района

4.4.1. Постановление, распоряжение, приказ - распорядительные документы, издаваемые руководителями структурных подразделений администрации района на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, а также по кадровым вопросам.

Главы сельских администраций издают постановления и распоряжения. Особенности подготовки постановлений, распоряжений соответствуют особенностям подготовки актов главы администрации района (п. 4.2 настоящей Инструкции).

Руководители структурных подразделений издают распоряжения, приказы:

по основной деятельности и по личному составу.

Приказ, распоряжение (далее - приказ) руководителя вступают в силу со дня подписания, если иное не определено в самом приказе. Действие приказа может быть отменено, приостановлено, в него могут быть внесены необходимые изменения и дополнения посредством издания отдельного приказа.

4.4.2. Особенности подготовки приказа по основной деятельности.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приказов излагаются:

цели и задачи;

факты, события, мотивы, основания; основания необходимости совершения распорядительных действий.

Констатирующая часть в таких случаях начинается со слов “Для“, “С целью“, “В связи“.

В констатирующей части приказов, издаваемых во исполнение, на основании нормативных распорядительных документов, указывается наименование вида документа - основания, наименование организации - автора документа, его дата и номер, заголовок. В этом случае констатирующая часть начинается со слов “В соответствии...“, “На основании...“, “Во исполнение...“.

Распорядительная часть приказа начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ“, которая печатается отдельной строкой, прописными буквами, без кавычек. В ней формулируются управленческие действия, задания, сгруппированные по пунктам.

Пункты печатаются с красной строки и нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнители, конкретные задания, сроки исполнения. Должность исполнителя указывается в соответствии со штатным расписанием.

Приказ может иметь приложение, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части, например: “согласно приложению“, “в соответствии с приложением“, “прилагается“. Например:

Приложение N 1

к Приказу заместителя

главы администрации района,

начальника финансового

управления

от 15.12.2002 N 45

Приложения должны иметь заголовки.

В заголовке приказа должно кратко и четко отражаться основное содержание документа. Заголовок начинается с предлога “О“ или “Об“, отвечает на вопрос “о чем (ком)?“.

Проекты приказов оформляются на бланках приказов.

4.4.3. Подготовка приказов по личному составу.

Подготовка, регистрация, формирование в дела и текущее хранение приказов по личному составу осуществляются на основании соответствующих документов (заявления работников, договоров, графиков отпусков, докладных записок) в соответствии с резолюцией руководителя.

4.5. Подготовка и оформление организационных документов

Организационные документы - это документы, регламентирующие структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства, структурных подразделений и работников.

В администрации района создаются такие виды организационных документов, как положение, инструкция, договор.

4.5.1. Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, права, обязанности и организацию работы администрации района и структурных подразделений администрации района.

Положения могут регулировать деятельность должностных лиц.

В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность организационных, т“удовых и других отношений по определенному вопросу.

Положения по своей структуре являются сложными документами.

Текст положения, как правило, состоит из разделов: общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы; ответственность; взаимоотношения; контроль, проверка, ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

В разделе “Общие положения“ должны быть указаны цели и основания образования учреждения или структурного подразделения, чем оно руководствуется в своей деятельности и кому подчиняется.

В разделе “Основные задачи“ перечисляются задачи, которые должны выполнять учреждение или структурное подразделение во всех областях своей деятельности.

В разделе “Функции“ указывается, что и как должно делать учреждение или структурное подразделение для выполнения основных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать с другими учреждениями или структурными подразделениями.

В разделе “Права“ должны перечисляться права, которыми наделены учреждение и его руководитель или структурное подразделение и его руководитель, в том числе и право на издание определенных правовых актов и подготовку или получение определенных документов.

В разделе “Организация работы“ указывается, кто назначает руководящий состав, утверждает структуру и штатную численность; устанавливает порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения или структурного подразделения; формы и методы работы.

В разделе “Ответственность“ устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель учреждения или структурного подразделения в случае невыполнения им обязанностей.

В разделе “Взаимоотношения“ регламентируются информационные и документационные потоки учреждения или структурного подразделения; основные документы, создаваемые ими; взаимоотношения с другими учреждениями или структурными подразделениями; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

В разделе “Контроль, проверка, ревизия деятельности“ устанавливается, кто (какие органы) и с какой периодичностью имеют право контролировать и проверять деятельность учреждения.

В разделе “Реорганизация и ликвидация“ устанавливается порядок проведения реорганизации и ликвидации, кто принимает решения в этих случаях, кому поступает имущество ликвидированного учреждения.

Положения об администрации района, структурных подразделениях аппарата администрации района, структурных подразделениях администрации района утверждаются постановлением главы администрации района.

4.5.2. Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные вопросы деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц.

В текст инструкции включаются правила, регулирующие различные стороны деятельности организаций, должностных лиц, работников.

Текст инструкции может состоять из нескольких разделов. Внутри разделов текст разбивается на пункты, а при необходимости на подпункты.

Каждый раздел инструкции должен иметь заголовок. В сложных разделах могут быть выделены подразделы, которые также могут иметь заголовки.

Разделы, подразделы, пункты нумеруются арабскими цифрами.

Текст инструкции начинается с раздела “Общие положения“, в котором могут указываться цели и причины издания инструкции, область распространения, основание для разработки и другие сведения общего характера.

За общей частью должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической последовательности излагается основное содержание, то есть описывается порядок выполнения регламентируемого процесса.

Инструкция утверждается руководителем организации или соответствующим организационно-распорядительным документом. При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ“, наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование учреждения), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если инструкция утверждается организационно-распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из слова “УТВЕРЖДЕНА“, наименования документа, утвердившего инструкцию (включая наименование учреждения), и даты.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. При разработке должностной инструкции следует руководствоваться Постановлением главы местного самоуправления района от 13 октября 1997 г. N 242 “Об основных требованиях к оформлению и содержанию должностных инструкций муниципальных служащих Уинского района“.

4.5.3. Договор - это документ, который фиксирует соглашение сторон об установлении или прекращении каких-либо правоотношений.

Основные требования к оформлению договоров

При составлении договора важное место отводится его структурной упорядоченности.

В структуре договора выделяются следующие основные части:

заголовочная часть содержит название вида документа - “Договор“ и заголовок - название договора (например, Договор о совместной деятельности);

место составления или издания;

регистрационный номер;

дата;

отметка о наличии приложений (если имеются);

визы согласования;

подписи сторон;

печати.

Перед подписанием договор передается на согласование заинтересованным лицам (оформляется лист согласования).

Содержательная часть текста договора состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора, как правило, имеют заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов статей текста договора может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. Как правило, включаются следующие разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу.

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор, его личная подпись и расшифровка подписи).

Подписи должностных лиц под договором заверяются печатями, воспроизводящими наименование юридических и физических лиц, и располагаются, как правило, на одном уровне.

Достаточно распространено составление договора с вынесением ряда вопросов в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора. В договоре и в приложениях делается оговорка, что все приложенные документы - это неотъемлемая часть договора.

Например:

“Настоящий договор с указанными приложениями является полным текстом договора“ или “Все приложения, упомянутые в настоящем договоре, являются неотъемлемой частью договора“.

Количество экземпляров договора обусловливается количеством сторон, их подписавших. Все экземпляры должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

Регистрация, формирование в дело и хранение договоров администрации района и документов о пролонгации, изменении и расторжении их осуществляется в управлении.

При подготовке и оформлении договоров администрации района следует руководствоваться действующим законодательством.

Оформление доверенности на право подписания договоров

Полномочия на право подписания договоров администрации района должностным лицом оформляются распоряжением главы администрации района.

Указанные полномочия подтверждаются доверенностью.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Доверенность оформляется на общем бланке администрации района.

Обязательные реквизиты доверенности:

наименование вида документа (доверенность);

регистрационный номер и дата выдачи;

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица администрации района или иного лица;

перечисление предоставленных полномочий;

срок действия доверенности;

подпись главы администрации района (в его отсутствие исполняющего обязанности главы администрации района);

гербовая печать администрации района.

4.6. Подготовка и оформление информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы являются формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основаниями для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа.

Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов в администрации района являются:

докладная (служебная) записка;

предложение;

объяснительная записка;

пояснительная записка.

4.6.1. Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная (служебная) записка составляется как по указанию главы администрации района, руководителя структурного подразделения, так и по инициативе конкретного работника структурного подразделения.

Внешние докладные (служебные) записки оформляются на общем бланке администрации и подписываются его руководителем.

Внутренние докладные (служебные) записки, адресуемые главе администрации района, руководителям структурных подразделений аппарата администрации, оформляются на листе бумаги стандартного размера с расположением реквизитов по образцу общего бланка, подписываются руководителем структурного подразделения или составителем (в зависимости от адресования).

В состав реквизитов докладных (служебных) записок входят: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (печатается прописными буквами, жирным шрифтом), адресат, текст, подпись, дата.

Реквизиты “адресат“, “подпись“, “дата“ оформляются в соответствии с требованиями нормативных документов. Датой записки является дата ее подписания.

Текст оформляется от первого лица единственного числа и состоит из 2 частей. В первой части указывается основание или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений.

Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.

Заголовок к тексту записки составляется после написания текста, оформляется в левом верхнем углу после заголовочной части документа.

Если текст докладной (служебной) записки не превышает 10 строк и оформляется на листе бумаги формата А5, допускается не составлять заголовок к тексту.

Руководитель, которому адресована записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции (при необходимости).

4.6.2. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной (служебной) записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Оформляется аналогично внутренним докладным (служебным) запискам.

Текст не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

4.6.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, происшествия, ситуации, события, факта.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Оформляется аналогично внутренним докладным запискам.

4.6.4. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, отчет); содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта указа и др.); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.

Составляется на стандартных листах бумаги. Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или ситуации, фактов, событий. В другой объясняются причины, приводятся доказательства, расчеты, обоснования.

Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного документа.

Образцы вышеуказанных информационно-справочных документов содержатся в приложении N 10.

4.7. Подготовка и оформление служебных писем

4.7.1. Общие требования.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями, частными лицами.

Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Для письма характерно использование простых распространенных предложений. Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц.

Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по разнородным вопросам, целесообразнее составлять отдельные письма по каждому из них.

Служебное письмо по объему должно содержать 1-2 машинописные страницы. Однако, когда требуется дать описание сложной ситуации, ее детальный анализ, изложить разнообразные точки зрения, допускается составление письма объемом до 5 страниц текста.

4.7.2. Реквизиты оформления письма.

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Реквизит “Адресат“ располагается на бланке справа в пределах ограничительных отметок.

Например:

Адресование документа в организацию

и ее структурное подразделение

Администрация Пермской области

Отдел социальных программ

Адресование документа конкретным

должностным лицам

Генеральному директору

объединения “Агропром“

В.Д.ИВАНОВУ

или:

Администрация Пермской области

Общий отдел

Заместителю

Р.М.ХАРЧЕНКО

Адресование документа физическому лицу

СМИРНОВУ И.П.

ул. Советская, д. 14, кв. 1

с. Уинское

Пермская область, 617520

В состав реквизита “Адресат“ при необходимости может входить почтовый адрес. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, также физическому лицу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Письмо не должно содержать более 4 адресатов. Слово “Копия“ перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - реквизит, в краткой форме выражающий основное содержание письма, его тему. Отвечает на вопрос “О чем?“ (“О ком?“). Печатается в ограничительных отметках. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Не составляется заголовок к письмам, изготовленным на бланках формата А5.

Текст

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

Допускается начинать текст письма с обращения к адресату, которое печатается посередине строки: “Уважаемый Иван Иванович!“ и др. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности.

Вступление - это формулировка темы письма, объясняющая причины его написания.

Возможны два варианта формулировки темы:

ссылка на документ (в этом случае указываются его реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, номер или регистрационный индекс, заголовок) или его отдельные пункты, послужившие основанием или поводом для письма;

констатация или описание факта, события, сложившейся ситуации.

Описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства составляют основное содержание письма.

Заключение - это итог рассмотрения предмета письма, представляющий собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб. Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (С уважением).

Отметка о наличии приложения

В сопроводительных письмах используется ссылка на приложения к письму.

Отметка о наличии приложений располагается под текстом и может быть оформлена одним из следующих способов:

1. Если приложение названо в тексте:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: Договор от 17 января 2002 г. N 3 на 5 л. в 2 экз.

3. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Проект бюджета на 2002 год на 20 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту бюджета на 2 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 17 января 2002 г. N 3 и приложения к нему, всего на 25 л.

5. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Подпись

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит “Подпись“ располагается под текстом и отметкой о наличии приложения.

В состав реквизита “Подпись“ входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Председатель комитета

по молодежной политике

Инициалы, фамилия Личная подпись

или

Председатель комитета

Инициалы, фамилия Личная подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Если письмо подписывается несколькими лицами, оно печатается не на бланке, а на стандартном листе бумаги с воспроизведением реквизитов.

При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Глава администрации района Инициалы, фамилия

Главный бухгалтер Инициалы, фамилия

Отметка об исполнителе

На последней странице письма в нижнем левом углу делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, печатается размером шрифта N 12.

Например:

Е.Л.Новокрещенных

2-18-33

Идентификатор электронной копии документа

В нижнем колонтитуле указывается имя файла, код лица, которому предоставлено право изготавливать проекты писем на персональном компьютере с использованием бланков документов администрации района, код лица, ответственного за перенос данных или напечатавшего документ.

Например:

1213 20928

Особенности подготовки и оформления документов,

передаваемых по каналам электросвязи

4.8.1. Телеграммы.

Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи. При подготовке телеграмм необходимо руководствоваться требованиями телеграфной связи.

Содержание телеграммы излагается кратко. Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.

Цифры в телеграмме обозначаются либо знаками цифр, либо полными словами. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами.

Исходящий (делопроизводственный) номер документа проставляется на телеграммах у левой границы текстового поля после текста перед подписью.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, указывается наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Адрес и наименование отправителя не указываются.

В нижней части листа оформляется отметка об исполнителе.

Телеграммы, направляемые за подписью руководителя, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в двух экземплярах (первый экземпляр передается в почтовое отделение, второй подшивается в дело). Форма и образец телеграммы содержатся в приложении N 11.

4.8.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи.

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа подлинника, также зависят от телефакса, его качества. Документы, подлежащие передаче по телефаксной связи, должны быть написаны или изображены только в пределах ограничительной рамки телефакса. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными чернилами, пастой шариковой ручки.

4.8.3. Телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналу телефонной связи и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются несложные тексты.

Телефонограммы записываются в журнале учета телефонограмм (приложение N 12). Входящие и исходящие регистрируются отдельно. Им присваивается входящий (исходящий) номер, дата. Указывается время приема передачи; адресат; должность, фамилия, инициалы лица, подписавшего телефонограмму; должность, фамилия, инициалы лица, принявшего (отправившего) телефонограмму; N телефона.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то в телефонограмме проставляется отметка “Передано согласно списку (список прилагается)“ (приложение N 13.)

После записи в журнале на телефонограмме проставляется регистрационный номер и дата. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована. Второй экземпляр телефонограммы подшивается в дело.

Входящие и исходящие телефонограммы формируются в дела.

Форма и образец телефонограммы содержатся в приложении N 14.

4.8.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП).

Электронными сообщениями называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которые позволяют осуществлять обмен данными между средствами электронно-вычислительной техники, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

ЭП используется как для пересылки сообщений по локальной вычислительной сети администрации района, так и для передачи сообщений между структурными подразделениями администрации района и другими организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Требования к оформлению документов, направляемых по электронной почте, в целом аналогично требованиям, предъявляемым к оформлению документов на бумажных носителях.

4.9. Документирование деятельности комиссии при администрации района

4.9.1. В деятельности комиссии при администрации района создаются планы работы, отчеты о работе, решения, протоколы заседаний, письма, документы о работе комиссии, журналы учета (регистрации) и другие документы.

4.9.2. Оформление документов комиссий, их регистрацию и ведение делопроизводства проводят структурные подразделения администрации района, осуществляющие организационно-техническую работу комиссии.

4.9.3. Документы комиссии оформляются на бланках, при отсутствии утвержденных бланков - на чистых стандартных листах бумаги на основе продольного или углового расположения реквизитов.

4.9.4. Реквизиты бланков комиссий производятся с помощью компьютерной техники при оформлении конкретного документа. Герб Пермской области и герб Уинского района не изображаются.

Наименование комиссии указывается в соответствии с распоряжением главы администрации района об их образовании.

4.9.5. Протоколы заседаний, решения комиссии подписываются председателем (при его отсутствии - заместителем председателя) и секретарем комиссии, в случае отсутствия секретаря комиссии - секретарем заседания.

Если документ оформляется на бланке комиссии, наименование должности возглавляющего ее руководителя указывается сокращенно, например:

Председатель комиссии, Личная

зам. главы администрации района подпись Инициалы, фамилия

4.9.6. Если документы оформляются не на бланке комиссии, наименование должности возглавляющего комиссию руководителя указывается полностью, например:

Председатель комиссии по

безопасности дорожного движения,

1-й зам. главы администрации Личная

района подпись Инициалы, фамилия

Бланки постоянно действующих комиссий прилагаются (приложение N 15).

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

5.1. Прием, регистрация входящей корреспонденции

5.1.1. Доставка документов в администрацию района осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи, а также курьерами других организаций.

5.1.2. Структурные подразделения администрации района самостоятельно осуществляют прием, обработку, регистрацию и распределение документов, адресованных непосредственно им, в том числе и акты главы администрации района.

5.1.3. В администрации района прием и регистрацию следующих документов осуществляет управление:

обращения граждан по личным вопросам, адресуемые главе администрации района;

акты главы администрации района;

договоры и соглашения администрации района;

Законы Пермской области и акты губернатора области.

5.1.4. Передача документов из спецчасти отдела специальной связи в администрацию района осуществляется по журналу учета под расписку.

5.1.5. В случае поступления документов главе администрации района и руководителям структурных подразделений минуя управление или лица, ответственные за работу с документами, документы должны быть переданы для регистрации.

5.1.6. Входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям аппарата администрации района, внутренние документы за подписью главы администрации района регистрируются в подразделениях.

5.1.7. При приеме конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой “лично“) вскрываются, проверяется правильность доставки и оформления документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним.

5.1.8. Документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.

5.1.9. Зарегистрированный документ при передаче из одного структурного подразделения в другое повторно не регистрируется.

При регистрации документов используются номера в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.1.9. Перечень документов, не подлежащих регистрации, прилагается (приложение N 16).

5.1.10. Структурные подразделения администрации района получают документы в управлении через ответственных за работу с документами под расписку, до 16.00. Срочные документы передаются немедленно.

5.2. Порядок рассмотрения входящей корреспонденции

5.2.1. После регистрации поступившие документы, исходя из содержания и важности, передаются на рассмотрение руководителю.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам, направляются непосредственно им.

5.2.2. Руководители рассматривают поступившие документы и определяют исполнителя.

5.2.3. На документах руководитель оформляет резолюцию.

В состав резолюции входят следующие элементы:

исполнитель (фамилия, инициалы);

содержание поручения;

подпись;

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке - приложение N 17).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

5.3. Контроль исполнения документов

5.3.1. Общие положения

Основная задача организации контроля в администрации района - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

Организация контроля в администрации района включает:

постановку на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие с контроля;

направление исполненного документа в дело;

анализ состояния исполнительской дисциплины, информирование руководства.

5.3.2. Организация контроля за исполнением служебных документов.

Постановка документов на контроль и ведение контроля

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях главы администрации района, руководителей структурных подразделений.

В аппарате администрации района ведется автоматизированный контроль за исполнением документов путем внесения необходимых данных в регистрационно-контрольные карточки. В структурных подразделениях учет документов, поступивших на контроль, может осуществляться в журнале регистрации документов или в регистрационно-контрольной карточке в том случае, если документ уже зарегистрирован в управлении.

После возвращения рассмотренных документов секретарь приемной вносит содержание резолюций в электронную базу данных (либо в журнал); при необходимости проставляет штамп “Контроль“; тиражирует для исполнителей необходимое количество экземпляров документа с резолюциями руководителей; направляет исполнителям копии документа с резолюциями.

Передача документов от руководителей структурных подразделений непосредственно исполнителю, минуя секретаря приемной, не допускается.

Документы, поступившие в структурное подразделение не по компетенции, незамедлительно возвращаются с соответствующим сопроводительным письмом в управление.

Работа исполнителей с документами

Срочные документы рассматриваются руководителями структурных подразделений администрации района в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.

Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

Исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное исполнение документа, осуществляет:

сбор, обработку и обобщение поступающей информации;

подготовку информации о ходе и итогах исполнения документов с просьбой о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения, а также проектов писем-ответов, актов главы администрации района и других документов;

согласование и представление руководителю на рассмотрение, визирование или подписание;

контроль за их прохождением до снятия с контроля.
“br>Если исполнителей несколько, то назначается ответственный исполнитель.

Ответственный исполнитель руководит работой исполнителей документа, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль за своевременным представлением ему исполнителями необходимых материалов. Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует срок его нахождения на согласовании, который не должен превышать 3 дней.

Напоминание исполнителю о приближении установленных сроков исполнения документа осуществляется управлением за 5 дней до истечения срока.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документа определяет глава администрации района, руководитель структурного подразделения района, исходя из сроков, установленных в документе, а в случае их отсутствия - нормативными документами.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку “срочно“ - в 3-дневный срок; пометку “оперативно“ - в 10-дневный срок;

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в управлении;

запросы депутатов Земского Собрания (депутатский запрос) - в 30-дневный срок со дня получения;

протесты прокуратуры - в 10-дневный срок со дня получения;

представления прокуратуры - в срок не более месяца со дня получения;

телеграммы - в течение 10 дней со дня получения.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

Планируемая дата исполнения документа фиксируется в электронной базе данных на регистрационно-контрольной карточке либо в журнале.

Продление срока исполнения документов

Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения главы администрации района, руководителя структурного подразделения, установившего эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя главы администрации района, руководителя структурного подразделения, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

Если срок указан в тексте документа, то перенос срока исполнения предварительно согласовывается с автором документа, а затем на имя главы администрации района, руководителя структурного подразделения, давшего поручение, представляется мотивированная просьба о продлении.

Решение руководителя об изменении сроков исполнения документа фиксируется на первом листе информации о продлении и содержит слова “Срок контроля продлить до...“ с указанием нового срока, подписывается руководителем, проставляется дата.

Изменения сроков фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

Порядок снятия документов с контроля

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку) и сдачи его в дело.

Содержание информации о результатах исполнения документа должно быть ясным, кратким, обоснованным.

При недокументированном решении вопроса отметка об исполнении входящего документа, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется его исполнителем на первом листе документа в левом нижнем углу и содержит краткие сведения о его исполнении (например, “сообщено по телефону...“, “проведено совещание...“, “принято распоряжение главы администрации района от___ N___“ и т.п.), слова “Снять с контроля“, “В дело“, подпись исполнителя и дату.

В регистрационно-контрольной карточке или в журнале делается отметка об исполнении: краткая запись о решении вопроса, дата фактического исполнения и номер документа, который фиксирует исполнение, номер дела, в котором будет храниться документ.

Анализ состояния исполнительской дисциплины

Управление или лицо, ответственное за работу с документами, составляет перечни документов, неисполненных и подлежащих исполнению, - еженедельно; сведения о состоянии исполнительской дисциплины - ежеквартально, 2 раза в год, а также по мере необходимости.

Полученные сведения доводятся до главы администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района, исполнителей.

Ответственность за неисполнение документов

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушение установленных сроков их исполнения, а также настоящей Инструкции к руководителям и сотрудникам администрации района применяются меры дисциплинарного и материального воздействия по инициативе главы администрации района, руководителя структурного подразделения на основании представления управления.

5.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

5.4.1. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов, подписанных руководителями структурных подразделений администрации района, осуществляется подразделениями.

5.4.2. Регистрацию исходящих служебных писем, подписанных главой администрации района, осуществляет управление.

5.4.3. Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационной карточке, в которой первоначально был зарегистрирован документ.

После исполнения документа исходящим номером ответа по данному исполненному документу является номер, данный при первичной регистрации.

Инициативным исходящим документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

5.4.4. Обработка, отправка и доставка документов, подписанных главой администрации района, осуществляется управлением. Документы принимаются на отправку до 15.00, поступившие после 15.00 отправляются на следующий день.

5.4.5. Документы, предназначенные для отправки, передаются в управление полностью оформленными, подписанными, скомплектованными, со всеми приложениями, в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело в управлении, а также отправку по всем указанным адресам рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

5.4.6. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации.

5.4.7. Документы местным адресатам вручаются в управлении либо по месту составления.

5.5. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

5.5.1. Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема этой информации в виде копии.

5.5.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по факсимильной связи (факсу) необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

подлежащий к передаче документ учитывается в журнале установленной формы (приложение N 18);

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение N 19) без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Контроль за использованием факсимильной техники осуществляется начальником управления.

5.6. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте

Порядок работы с электронной почтой определен распоряжением главы администрации района от 07.12.2001 N 695-р “О порядке работы с электронной почтой в администрации района“.

5.7. Организация информационно-поисковой системы по документам

5.7.1. Для обеспечения эффективного использования документированной информации создаются информационно-поисковые системы (ИПС).

5.7.2. ИПС по документам составляют массив регистрационных данных и классификаторы.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов. В процессе регистрации создается база данных для информационно-поисковой работы по документам.

5.7.3. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов по документам администрации района централизованно в управлении разрабатываются и ведутся классификаторы:

Авторы, корреспонденты, исполнители документов (программы “Проекты документов“, “Акты главы администрации района“, “Корреспонденция“);

Бланки документов (программы “Проекты документов“, “Картотека текстовых документов“);

Виды и разновидности документов (программы “Картотека текстовых документов“, “Акты главы администрации района“, “Проекты документов, Корреспонденция“);

Должностные лица (программы “Акты главы администрации района“, “Проекты документов“, “Корреспонденция“, “Картотека текстовых документов“);

Состояние документа (программы “Акты главы администрации района“, “Договоры администрации района“);

Контрагенты (программа “Договоры администрации района“);

Виды договоров, соглашений (программа “Договоры администрации района“).

В программах “Акты главы администрации района“, “Договоры администрации района“ используется классификатор правовых актов.

5.7.4. Формирование ИПС по документам и осуществление справочной работы проводится управлением по следующим базам данных:

Постановления главы администрации района;

Договоры администрации района;

Распоряжения главы администрации района по основной деятельности;

Распоряжения главы администрации района по личному составу;

Корреспонденция (входящие, исходящие и внутренние документы);

Обращения граждан;

Областные нормативные акты;

Решения Земского Собрания.

5.7.5. Подключение к базам данных по документам администрации района ПЭВМ специалистов администрации района производится на основании служебной записки руководителя структурного подразделения администрации района.

При подключении к базе данных определяются условия доступа в полном объеме, в режиме просмотра.

5.7.6. При организации работы с информационно-поисковыми массивами пользователи ведут поиск необходимых документов по признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

5.8. Учет объема документооборота

5.8.1. Объем документооборота составляет количество документов за определенный период времени.

Объем документооборота определяется суммированием количества входящих, исходящих, внутренних документов, а также нерегистрируемых документов.

5.8.2. Подсчет объема документооборота проводится по регистрационным формам в местах регистрации документов.

5.8.3. При подсчете документооборота за единицу учета принимается каждый экземпляр документа, включая копии. Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель - количество документов, знаменатель - количество копий (экземпляров) документа.

5.8.4. Сведения об объеме документооборота в администрации района составляются управлением.

5.8.5. В структурных подразделениях администрации района сведения об объеме документооборота составляют ответственные за работу с документами.

5.9. Выполнение копировально-множительных работ

5.9.1. Копирование и размножение документов производится на копировальных аппаратах заведующим бюро копировально-множительных работ, на которого возлагается ответственность за эксплуатацию копировально-множительной техники.

5.9.2. На копирование и тиражирование документов и материалов заполняется заказ за подписью начальника управления. Образец заказа находится в приложении N 20.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований заголовков дел, заводимых в администрации района и в структурных подразделениях администрации района, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и поиска дел, определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. Номенклатура дел составляется по установленной форме.

Вновь образованное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в архивный отдел администрации района на согласование.

6.1.3. Номенклатура дел:

составляется лицом, ответственным за работу с документами;

согласовывается с архивным отделом администрации района;

утверждается руководителем.

6.1.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.5. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом либо с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов (далее - ЭПМК).

6.1.6. В аппарате администрации района составляется сводная номенклатура дел, которая утверждается главой администрации района и согласовывается с ЭПМК.

6.1.7. Сводная номенклатура дел (номенклатура дел) согласовывается с ЭПМК не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций и структуры она должна быть заново составлена и согласована с ЭПМК.

6.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений аппарата администрации района, управления, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Первым разделом в номенклатуру дел рекомендуется включать делопроизводственную службу.

Если структурное деление отсутствует, номенклатура дел строится по функциональной или отраслевой схеме. Названия разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности (например, распорядительная деятельность, контроль, планирование деятельности, учет и отчетность, кадровое обеспечение и т.д.).

6.1.9. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе и подразделе резервные номера дел, которые могут быть использованы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение года.

6.1.10. По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел.

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Формирование и хранение дел осуществляется по месту их образования или регистрации лицами, ответственными за работу с документами.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила и помещать в дело:

документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

исполненные документы;

документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

ксерокопии факсограмм, телефонограмм.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, проекты документов, лишние экземпляры, черновики, конверты.

Дело должно содержать не более 250 листов (если объем значительно превышает, дело разделяется на тома).

6.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопроснологической последовательности или их сочетании; по видам документов, по номерам и т.д.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с перечисленными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа с оформлением реквизита “Гриф утверждения документа“, то их группируют в самостоятельные дела.

Распорядительные документы по основной деятельности формируются отдельно от документов по личному составу.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Постановлением главы администрации района от 05.03.2002 N 54 “Об утверждении Инструкции по ведению личных дел муниципальных служащих муниципального образования Уинский район“.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Протоколы формируют в отдельные дела с учетом авторского признака. Протоколы в деле располагаются по хронологии и по порядку номеров в пределах одного календарного года.

Документы ограниченного допуска формируются в отдельное дело.

Формирование в дела документов о рассмотрении обращений граждан, а также кадровых и бухгалтерских, имеют свою специфику. Требования к их формированию устанавливаются соответствующими документами.

6.2.5. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

6.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивка и переплет дел; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению (допускается хранение документов в скоросшивателях; допускается документы в деле при обработке не пересистематизировать, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять).

6.2.7. На обложках дел указываются реквизиты:

полное наименование структурного подразделения;

полное наименование структурного подразделения управления, комитета в соответствии с утвержденной структурой;

заголовок и индекс дела (из номенклатуры дел), на корешок дела переносится только индекс;

дата заведения и окончания дела в делопроизводстве. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца словом;

количество листов в деле (из заверительной надписи дела);

срок хранения дела;

архивный шифр дела (номер фонда, описи дела) проставляется на обложках дел постоянного хранения после утверждения ЭПМК годового раздела описи дел лицом, ответственным за архив.

Надписи на обложке дела следует выполнять четко, черными, светостойкими чернилами.

6.2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (приложение N 21).

6.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона. Металлические скрепления из документов удаляются.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений администрации района, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

6.3.2. Дела хранятся в рабочих комнатах, в запираемых шкафах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу, по годам, в порядке номеров по номенклатуре дел слева направо и сверху вниз, на корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются в отдельном деле или на внутренней стороне дверок шкафа.

Хранение дел в столах у специалистов не допускается.

6.3.3. Изъятие документов и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях изъятие документов может производиться налоговыми органами, органами дознания, прокуратурой на основании постановлений, при этом составляется акт об изъятии.

6.3.4. Выдача дел или изъятие документов должны осуществляться с ведома и под контролем лица, ответственного за работу с документами, с оформлением соответствующих отметок в учетных документах.

7. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Документы, образующиеся в деятельности аппарата администрации района и в структурных подразделениях администрации района, после проведения экспертизы их ценности и ведомственного хранения подлежат передаче на муниципальное хранение в архивный отдел администрации района.

Для хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу до передачи их в архивный отдел структурные подразделения образуют ведомственный архив. Руководители назначают ответственного за архив.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает работу лиц, ответственных за работу с документами, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

7.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК). ЭК организует проведение экспертизы ценности и работу по ежегодному отбору документов для хранения и к уничтожению, рассматривает проекты актов о выделении дел с истекшим сроком хранения к уничтожению.

7.1.3. При проведении экспертизы ценности производится отбор документов и дел:

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в ведомственный архив;

временного (до 10 лет) хранения и с отметкой “До минования надобности“ для дальнейшего хранения по месту формирования;

с истекшим сроком хранения для выделения к уничтожению.

7.1.4. По результатам экспертизы ценности составляется опись дел и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 22).

7.2. Описание дел

7.2.1. На завершенные дела ежегодно составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Составление описей дел осуществляется под непосредственным методическим руководством заведующего архивным отделом.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений администрации района несут руководители этих подразделений.

7.2.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумерацией.

7.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки вносятся в соответствии с номенклатурой дел;

каждое дело, в том числе его тома или части, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела, а следующие дела обозначаются словами “то же“. При этом остальные описательные сведения о делах указываются в заголовке полностью по каждому делу (тому, части); на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;

графа “Примечание“ используется для отметок о приеме и передаче дел, особенностях их физического состояния и формирования, наличия копий и т.п.

Систематизация дел в описи, как правило, соответствует систематизации дел в номенклатуре.

7.2.3. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрой и прописью) количество дел в годовом разделе описи, первый и последний номера дел по данному разделу, оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных или пропущенных номеров).

7.2.4. Описи дел структурного подразделения администрации района составляются ежегодно по установленной форме (приложение N 23) на прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями, и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

7.3. Подготовка и передача документов на архивное хранение

7.3.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, по истечении делопроизводственного года.

7.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, хранятся по месту их формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.3.3. В период подготовки дел к передаче в ведомственный архив лицо, ответственное за архив, предварительно проверяет правильность их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты обязаны устранить.

7.3.4. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы.

7.3.5. В ведомственном архиве документы постоянного хранения находятся не более 5 лет, а затем подлежат передаче в архивный отдел администрации района. Прием дел на муниципальное хранение проводится поединично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

7.3.6. Документы с истекшим сроком хранения по заключению ЭК уничтожаются по акту.

7.3.7. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу решаются с архивным отделом администрации района. До решения вопроса о передаче документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с правилами.

8. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

8.1. В администрации района для заверения подлинности подписи должностного лица на документах, соответствия копии документа подлиннику применяются гербовые (с изображением герба Пермской области) и другие печати. Документы, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами, указаны в приложении N 24.

8.2. Оттиск печати должен захватить часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

8.3. В администрации района применяются:

8.3.1. гербовая печать администрации района - хранится в управлении администрации района.

Проставляется на документах, подписанных главой администрации района и исполняющим обязанности главы администрации района;

8.3.2. простая круглая печать с надписью “Управление делами“ - хранится в управлении администрации района. Проставляется на документах, подписанных управляющим делами, указанных в Перечне документов (приложение N 25).

8.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы местного самоуправления района при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

8.5 Печати и штампы подлежат обязательному учету в регистрационно-учетном журнале в управлении. Журнал включается в номенклатуру дел администрации района.

8.6. На изготовление печатей и штампов структурные подразделения получают письменное разрешение главы местного самоуправления района, после предоставления заявки с эскизом печати.

8.7. Печати и штампы хранятся в соответствующих структурных подразделениях администрации района в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах (шкафах).

8.8. Ответственность за соблюдение порядка использования хранения печатей и штампов в структурных подразделениях администрации района возлагается на их руководителей.

8.9. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале на основании представленного акта.

8.10. Проверка наличия, использования и хранения печатей производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением главы местного самоуправления района. О проведенных проверках делаются отметки в регистрационно-учетном журнале.

8.11. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность управление.

Приложение 1

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ОБЯЗАННОСТЕЙ СПЕЦИАЛИСТА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА РАБОТУ

С ДОКУМЕНТАМИ В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

1. Получает в управлении зарегистрированные документы, адресованные подразделению, с резолюцией главы местного самоуправления района; регистрирует служебные документы, подлежащие регистрации в подразделении; передает руководителю подразделения документы на рассмотрение, после рассмотрения - специалистам подразделения для исполнения или ознакомления.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и поручений руководителя, за сроками согласования проектов документов.

4. Принимает от специалистов подразделения проекты документов на подпись руководителю, осуществляет контроль за их оформлением в соответствии с установленными требованиями, передает документы в соответствующие подразделения аппарата администрации района в полном комплекте для регистрации, тиражирования, отправки и (или) доставки по назначению.

5. Составляет (или уточняет) номенклатуру дел подразделения на предстоящий календарный год, организует работу по формированию дел в соответствии с номенклатурой, оформлению обложек дел; подшивает исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел (кроме дел, формирование которых осуществляется специалистами подразделения).

6. Обеспечивает подготовку к передаче и передачу в ведомственный архив документов подразделения (совместно со специалистами подразделения осуществляет отбор документов постоянного хранения для передачи в архив, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения; организует (или осуществляет): научно-техническую обработку дел постоянного хранения в подразделении, своевременно передает по описи оформленные дела в архив; составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, передает их по акту в общий отдел).

5. Осуществляет хранение завершенных делопроизводством дел до их передачи в архив или для уничтожения, выдачу специалистам подразделения завершенных дел, контроль за их возвратом.

6. Обеспечивает сохранность дел подразделения до передачи в архив.

7. Обеспечивает ознакомление специалистов с нормативными, методическими и информационными документами по вопросам делопроизводства, поступающими в подразделение.

8. Консультирует специалистов подразделения по вопросам подготовки проектов документов и организации работы с документами.

9. Осуществляет подготовку материалов к заседаниям комиссий (совещаниям), своевременно передает их для рассылки, оповещает участников и регистрирует их. Ведет протоколы заседаний (совещаний) по поручению руководителя.

10. Обеспечивает копирование и тиражирование поступивших для исполнения или для ознакомления, а также созданных документов, в том числе с использованием копировальной техники подразделения.

Приложения 2-5 в базу не включены.

Пр“ложение 6

к Инструкции

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА

1. Общие требования

1.1. Проекты документов администрации района и структурных подразделений печатаются с использованием текстового редактора Word 97 шрифтом Times New Roman. Тексты документов, оформляемые на бланках или на бумаге формата А4, печатаются через межстрочный интервал 18 пунктов, на бланках или на бумаге формата А5 - через межстрочный интервал 12 пунктов.

1.2. Проекты документов, оформленные как на бланке, так и без бланка, имеют следующие размеры полей: левое - 2,5 см, правое - 1 см, верхнее - 1,5 см, нижнее - 2 см.

1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются в верхнем колонтитуле посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова “страница“ (стр.) и знаков препинания шрифтом размера N 14.

1.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через межстрочный интервал 12 пунктов. Составные части реквизитов “Гриф утверждения документа“, “Отметка о наличии приложения“, “Гриф согласования документа“ отделяются друг от друга интервалом 12 пунктов.

1.5. Реквизит “Наименование вида документа“, слова “СОГЛАСОВАНО“, “УТВЕРЖДАЮ“, “УТВЕРЖДЕНО“, “ПРИКАЗЫВАЮ“, “ПОСТАНОВЛЯЮ“, “РЕШИЛИ“ печатаются прописными буквами.

2. Требования к оформлению отдельных реквизитов

2.1. Адресат.

В проектах документов, оформляемых на бланках, реквизит “Адресат“ печатается в границах, отведенных для данного реквизита. В проектах документов, оформляемых без бланков, реквизит “Адресат“ печатается от границы верхнего поля в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от границы левого поля.

Реквизит “Адресат“ печатается через межстрочный интервал 12 пунктов. Между составными частями одного адреса интервал увеличивается на 6 пунктов. Если в реквизите “Адресат“ несколько адресов, то каждый адресат отделяется от другого интервалом 12 пунктов.

2.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пунктов.

Точка в конце заголовка не ставится. Для выделения заголовка к тексту документа используется полужирный шрифт. Заголовок отделяется интервалом 24 пункта от текста документа.

2.3. Текст документа.

Основной текст документа печатается шрифтом размера N 14 с переносом слов. Сведения справочного, уточняющего, служебного характера допускается печатать шрифтом меньшего размера.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,3 см от левой границы текстового поля.

2.4. Подпись.

Реквизит “Подпись“ отделяется от текста документа интервалом 24 пункта.

Наименование должности в реквизите “Подпись“ печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пунктов.

Расшифровка подписи на бланках должностных лиц печатается на расстоянии 12,5 см от левой границы текстового поля, в других видах документов - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией с выравниванием по правому полю.

2.5. Отметка об исполнителе.

Фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом размера N 12.

2.6. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатор (номер файла проекта документа и код должностного лица, печатавшего проект документа) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом размера N 10.

Дата не включается в состав обязательных элементов реквизита “Идентификатор электронной копии документа“. При необходимости проставляется дата изготовления документа.

Приложение 7

к Инструкции

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

ПРОЕКТА РЕШЕНИЯ ЗЕМСКОГО СОБРАНИЯ УИНСКОГО РАЙОНА

____________________________________________________________

(заголовок проекта решения)

----------------------------T--------------T------------------T---------¬

¦ Должность ¦ Фамилия ¦ Замечания и ¦ Подпись,¦

¦ согласующего ¦ и инициалы ¦ предложения* ¦ дата ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Председательствующий ¦ ¦ ¦ ¦

¦Земского Собрания ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Управление делами ¦ ¦ ¦ ¦

¦администрации района ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Организационный отдел ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Отдел экономики ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Комитет имущественных ¦ ¦ ¦ ¦

¦отношений ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Управление образования и ¦ ¦ ¦ ¦

¦молодежи ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Управление финансов ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦МУ “Служба заказчика“ ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Председатель комиссии по ¦ ¦ ¦ ¦

¦бюджету и экономической ¦ ¦ ¦ ¦

¦политике ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Председатель комиссии по ¦ ¦ ¦ ¦

¦вопросам социальной ¦ ¦ ¦ ¦

¦политики ¦ ¦ ¦ ¦

+---------------------------+--------------+------------------+---------+

¦Отдел социальной защиты ¦ ¦ ¦ ¦

¦населения ¦ ¦ ¦ ¦

L---------------------------+--------------+------------------+----------

--------------------------------

<*> При наличии замечаний следует указать: “Замечания прилагаются“.

Автор ____________________________________________________________________

Ф.И.О., должность, дата, N телефона, подпись

Направить:

Всего:________ экз.

Проверил ____________ _______________

дата подпись

Приложение N 8

к Инструкции

ТРЕБОВАНИЯ

К ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ АКТОВ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

1. ОФОРМЛЕНИЕ ССЫЛКИ НА ДОКУМЕНТЫ-ОСНОВАНИЯ

Ссылка на документы-основания оформляется следующим образом.

Если ссылка приводится в констатирующей части, то она оформляется предложением, начинающимся предлогами “в“ или “на“ (“В соответствии с...“, “На основании...“). При этом указываются наименование документа, автор, дата и номер документа, заголовок к тексту. Например: “В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 мая 2001 г. N 404 “О совершенствовании лизинговой деятельности в агропромышленном комплексе“.

Если в тексте не требуются какие-либо пояснения к издаваемому акту (как правило, в распоряжениях по личному составу), то ссылка на документы-основания оформляется словом “Основание“. Например, в распоряжении главы местного самоуправления района о направлении в командировку специалиста ссылка оформляется следующим образом:

Основание: письмо Законодательного Собрания Пермской области от 22.02.2001 N 35/12.

Несколько документов-оснований нумеруются.

Кроме ссылки на документы-основания, в тексте могут приводиться ссылки на статьи, разделы, подразделы, пункты, подпункты документов-оснований и приложения к ним. Ссылки оформляются по форме:

ссылка на статью закона - “В соответствии со статьей 130 Лесного кодекса Российской Федерации“, “В соответствии с пунктом 1 статьи 33 Закона Пермской области “Об администрации Пермской области“;

на пункты - “В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации (дата, номер, заголовок)“;

на приложения - “В соответствии с приложением 2 к Постановлению Правительства Российской Федерации (дата, номер, заголовок)“.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДАТЫ В ТЕКСТЕ

Содержащиеся в тексте даты допускается оформлять двумя способами: цифровым и словесно-цифровым.

При цифровом способе оформления элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год или год, месяц, день месяца. Например, дату 26 марта 1998 года следует оформлять: 26.03.1998, а дату 29 апреля 2002 года следует оформлять: 29.04.2002.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: дату 9 февраля 2003 года следует писать: 09.03.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2003 г.

Даты в текстах проектов нормативных правовых актов, а также проектов документов, содержащих сведения финансового характера, и при ссылке на документы-основания в констатирующей части оформляются словесно-цифровым способом, например: 20 мая 1998 г., 8 января 2003 г.

Даты и календарные сроки в текстах проектов актов рекомендуется оформлять следующим образом: 6 мая 2001 г., в первом полугодии 2001 г., в III квартале 2000 г. Но: за 9 месяцев 2000 года, в 2000 году, бюджет на 2001 год.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ПУНКТОВ, ПОДПУНКТОВ

3.1. Каждому пункту и подпункту распорядительной части проекта акта может присваиваться номер. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, абзацы не нумеруются.

Пункты имеют единую порядковую нумерацию в пределах распорядительной части, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта (1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3).

3.2. Тексты пункта и его самостоятельных подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой. Если пункт заканчивается двоеточием, то подпункты отделяются друг от друга точкой с запятой (в таком случае подпункты не нумеруются, дефис при перечислении не проставляется), последний пункт заканчивается точкой.

Абзацы в пределах подпункта начинаются с красной строки.

4. СПОСОБЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПОДПУНКТОВ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

(ДОПОЛНЕНИИ) АКТОВ

Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующих актов оформляется одним из способов:

“Изложить пункт 2 в новой редакции:

“2......“.

“Изложить абзац второй пункта 3 в следующей редакции:

“.....“.

“Дополнить пункт 1 подпунктами 1.4 и 1.5 следующего содержания:

“1.4......“;

“1,5......“.

“Внести изменение в пункт 4, дополнив его абзацем следующего содержания: “.....“.

“В частичное изменение пункта 3 слова “.....“ заменить словами “.....“.

“Исключить из пункта 2 слова “.....“.

“Слова “.....“ заменить на слова “.....“ по всему тексту в соответствующем падеже“.

“Дополнить пункт 1 распоряжения и наименование приложения к распоряжению словами “.....“.

“Приложение к распоряжению дополнить следующими позициями: “.....“.

Текст абзаца пишется с новой строки и в кавычках.

5. СПОСОБЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЙ К ПРОЕКТАМ АКТОВ

5.1. Сведения о наличии приложений оформляются разными способами. При наличии одного приложения, а также при утверждении или введении в действие какого-либо документа ссылка на него в тексте оформляется словами “прилагаемый“, “прилагается“, “согласно приложению“, “в соответствии с приложением“.

Например:

“Передать в муниципальную собственность здания согласно приложению“.

Приложения нумеруются, если их несколько. Перед цифровым обозначением ставится знак N.

При наличии нескольких приложений ссылка на приложения в тексте оформляется по форме: “в соответствии с приложением N 2“, “согласно приложению N 3“.

5.2. Документы-приложения к проекту акта должны иметь заголовок, содержать в правом верхнем углу первого листа отметку по форме:

Приложение Приложение N 2

к Постановлению главы или к распоряжению главы

администрации района администрации района

от N от N

При наличии в тексте проекта акта формулировок “Утвердить“ (прилагаемые положение, правила, инструкцию, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу оформляется слово “УТВЕРЖДЕНО“ (“утверждены“, “утверждена“, “утвержден“) со ссылкой на акт, его дату и номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением главы

местного самоуправления района

от N

При этом слова “УТВЕРЖДЕНА“, “УТВЕРЖДЕН“ согласуются в роде и числе с наименованием утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, правила - УТВЕРЖДЕНЫ).

Заголовок к тексту документа-приложения печатается центрированным способом (относительно границ текста). Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и печатается вразрядку. Например:

П О Л О Ж Е Н И Е

О РЕЖИМЕ ОХРАНЫ ОСОБО ОХРАНЯЕМЫХ ПРИРОДНЫХ ТЕРРИТОРИЙ

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов их заголовки печатаются прописными буквами центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки документов-приложений и их разделов выделяются шрифтом жирной насыщенности.

Пункты в документах-приложениях большого объема могут иметь заголовки без проставления точки в конце.

5.3. Страницы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

5.4. Приложение может быть оформлено в виде таблицы, графика, схемы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, головку таблицы повторяют на всех последующих страницах. Допускается нумеровать графы таблицы арабскими цифрами и на всех последующих страницах печатать только номера граф.

5.5. При наличии приложений к документу-приложению на них оформляется отметка по форме:

Приложение N 2

к Положению о режиме

охраны особо охраняемых

природных территорий

Оформление знака сноски

При необходимости пояснения отдельных предложений, слов, цифр в тексте указа (распоряжения) или приложения они обозначаются надстрочными знаками сноски в виде звездочки или порядковых номеров арабскими цифрами.

Знак сноски проставляется непосредственно после поясняемых предложений, слов, цифр и перед текстом пояснения. Сноски в тексте располагаются с абзацного отступа в конце страницы, на которой обозначены, и отделяются от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны. Не допускается разрывать сноски и переносить их со страницы на страницу. Текст пояснения печатается с прописной буквы и заканчивается точкой. Например:

Только для лесозаготовительных предприятий.

На протяжении всего документа следует применять один вид знака сноски. Сноска в виде звездочки применяется, если в тексте проекта документа предполагается небольшое количество сносок или их на странице не более трех. Если в тексте проекта документа предполагается большое количество сносок, то они оформляются арабскими цифрами. При этом по всему тексту документа применяется сквозная нумерация сносок.

Приложение N 9

к Инструкции

ФОРМА ПРОТОКОЛА

(наименование организации

или коллегиального органа)

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N

__________________________

(дата проведения заседания,

номер документа)

(место составления и проведения заседания)

заседания (собрания, совещания)...

Председатель - _______________________________________________

(фамилия, инициалы в именительном падеже)

Секретарь - _______________________________________________

(фамилия, инициалы в именительном падеже)

Присутствовали:

______________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы членов коллегиального органа в алфавитном порядке

в именительном падеже, без наименования должности, или постоянных участников

совещаний)

Приглашенные: ________________________________________________________________

(фамилия и инициалы приглашенных в алфавитном порядке в

именительном падеже, при необходимости

- с наименованием должности)

Повестка дня:

1. О (Об)... _________________________________________________________________

(содержание вопроса)

Доклад _______________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

2. О (Об)... (далее как в п. 1)

1. СЛУШАЛИ:

______________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже,

краткое изложение содержания доклада

(сообщения, информации) от 3 л. ед.ч. или слова “Текст прилагается“)

ВЫСТУПИЛИ:

______________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже,

краткое содержание выступления или слова “Текст прилагается“)

РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить (поручить, представить...)

1.2. .....

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

2.1. .....

2.2. .....

2.3. .....

Председатель Личная подпись Инициалы, фамилия

Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия

Продолжение

приложения N 9

ФОРМА ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА

(наименование организации

или коллегиального органа)

ПРОТОКОЛ

00.00.00 N

__________________________

(дата проведения заседания,

номер документа)

(место составления и проведения заседания)

заседания (собрания, совещания)...

Председатель - _______________________________________________

(фамилия, инициалы в именительном падеже)

Секретарь - _______________________________________________

(фамилия, инициалы в именительном падеже)

Присутствовали:

______________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы членов коллегиального органа в алфавитном порядке

в именительном падеже без наименования должности или постоянных

участников совещаний)

Приглашенные: ________________________________________________________________

(фамилия и инициалы приглашенных в алфавитном порядке в

именительном падеже, при необходимости

- с наименованием должности)

Повестка дня:

1. О (Об)... _________________________________________________________________

(содержание вопроса)

Доклад _______________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы в родительном падеже)

СЛУШАЛИ:

______________________________________________________________________________

фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже,

краткое изложение содержания доклада (сообщения, информации)

РЕШИЛИ:

2.1. Утвердить (поручить, представить...)

2.2. ....

Председатель Личная подпись Инициалы, фамилия

Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия

Верно

Специалист 1-й категории

Личная подпись, инициалы, фамилия

00.00.00

Печать - в необходимых случаях

Приложение N 10

к Инструкции

ОБРАЗЦЫ ВНУТРЕННИХ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ

ДОКУМЕНТОВ

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

Администрация Главе администрации района

Аспинского сельсовета Е.А.Рогожникову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

____________ N____________

О выделении дополнительных

средств

Уважаемый Александр Валерьевич!

В связи с ростом цен во II квартале 2002 года на канцелярские товары прошу

дополнительно выделить 5 тыс. рублей для обеспечения работы администрации

сельсовета в IV квартале.

Приложение: Заявка на приобретение канцелярских товаров на 1 л. в 1 экз.

Глава администрации

Аспинского сельсовета А.В.ГОРШКОВ

Управление делами Управляющему делами

администрации района Г.В.Курбатовой

администрации

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

_____________ N______________

О причинах задержки доставки

документов

Переданные для исполнения в управление образования и культуры

администрации района документы не были доставлены своевременно 26 декабря 2002

г. потому, что поступили в приемную главы администрации района в 17.10, а

режим работы установлен с 8.30 до 17.00 часов.

Мною были предприняты попытки дозвониться по телефону до работников

управления, однако ни один телефон не отвечал.

Секретарь приемной Л.С.ЛАТЫПОВА

Главе местного самоуправления

Е.А.РОГОЖНИКОВУ

ПРЕДЛОЖЕНИЕ

___________N_________

О.....

Текст

Управляющий делами

администрации района Г.В.КУРБАТОВА

Приложение N 11

к Инструкции

ФОРМА ТЕЛЕГРАММЫ

ОТМЕТКА О КАТЕГОРИИ ТЕЛЕГРАММЫ

ОТМЕТКА О ВИДЕ ТЕЛЕГРАММЫ

ТЕЛЕГРАФНЫЙ АДРЕС, НАИМЕНОВАНИЕ АДРЕСАТА

ТЕКСТ (ПЕЧАТАЕТСЯ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ БЕЗ СОЮЗОВ, ПРЕДЛОГОВ, ЗНАКОВ ПРЕПИНАНИЯ,

ЕСЛИ ПРИ ЭТОМ НЕ ИСКАЖАЕТСЯ СОДЕРЖАНИЕ, БЕЗ ПЕРЕНОСА СЛОВ)

N

НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ ЛИЦА,

ПОДПИСАВШЕГО ТЕЛЕГРАММУ ФАМИЛИЯ

Дата

Наименование должности лица,

подписавшего телеграмму Личная подпись Инициалы, фамилия

Отметка об исполнителе

(фамилия, номер телефона исполнителя)

Виза

ОБРАЗЕЦ ТЕЛЕГРАММЫ

ПЕРМЬ КУЙБЫШЕВА Д 14

АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ

ГУБЕРНАТОРУ ТРУТНЕВУ

УВАЖАЕМЫЙ ЮРИЙ ПЕТРОВИЧ

УИНСКИЙ РАЙОН НЕ ИМЕЛ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ВЫПЛАТАМ ДЕТСКИХ ПОСОБИЙ ДЕКАБРЯ 2002 ГОДА

СВОЕВРЕМЕННО ОСУЩЕСТВЛЯЛ ИХ ТЕКУЩУЮ ВЫПЛАТУ СЧЕТ СРЕДСТВ ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА

ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ

СВЯЗИ ПЕРЕХОДОМ ЯНВАРЯ 2003 ГОДА НА ФИНАНСИРОВАНИЕ РАСХОДОВ ДЕТСКИМ ПОСОБИЯМ

ИЗ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА И ПРИЧИНЕ ОТСУТСТВИЯ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

РЕГУЛИРУЮЩИХ ПОРЯДОК ФИНАНСИРОВАНИЯ СВОЕВРЕМЕННАЯ ВЫПЛАТА ПОСОБИЙ В НАШЕМ

РАЙОНЕ ПРЕКРАЩЕНА ЧТО СОЗДАЕТ СОЦИАЛЬНУЮ НАПРЯЖЕННОСТЬ

ЦЕЛЯХ СОХРАНЕНИЯ СТАБИЛЬНОЙ СИТУАЦИИ УИНСКОМ РАЙОНЕ ПРОШУ ВАС РЕШИТЬ ВОПРОС

ГЛАВНЫМ УПРАВЛЕНИЕМ ФИНАНСОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ФИНАНСИРОВАНИЯ ДАННЫХ

РАСХОДОВ ФОНДА КОМПЕНСАЦИЙ НЕ ПОЗДНЕЕ 10 ЧИСЛА КАЖДОГО МЕСЯЦА ОБЪЕМЕ

МЕСЯЧНОЙ ПОТРЕБНОСТИ РАВНЫМИ ДОЛЯМИ

ВЫРАЖАЮ НАДЕЖДУ ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ

N 51/2т

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ УИНСКОГО РАЙОНА РОГОЖНИКОВ

05.01.2003

Глава местного самоуправления Е.А.РОГОЖНИКОВ

М.М.МАТЫНОВА

2-18-33

Приложение N 12

к Инструкции

ФОРМА ЖУРНАЛА

РЕГИСТРАЦИИ ПОСТУПИВШИХ (ОТПРАВЛЕННЫХ) ТЕЛЕФОНОГРАММ

------T------T--------T-----------------T----------T----------T--------¬

¦ ¦ Дата ¦ Время ¦ Адресат ¦Ф.И.О., ¦Ф.И.О. ¦ N ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦должность ¦принявшего¦телефона¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦лица, под-¦(отпра- ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦писавшего ¦вившего) ¦ ¦

+-----+------+--------+-----------------+----------+----------+--------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-----+------+--------+-----------------+----------+----------+---------

Приложение N 13

к Инструкции

ФОРМА

СПИСКА ОРГАНИЗАЦИЙ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

ОТ ____________ N _________

--------------T--------T---------------T-----------------------------¬

¦Наименование ¦ Номер ¦Время передачи ¦ Наименование должности, ¦

¦организации- ¦телефона¦(часы и минуты)¦инициалы и фамилия принявшего¦

¦ получателя ¦ ¦ ¦ телефонограмму ¦

L-------------+--------+---------------+------------------------------

Наименование должности

исполнителя (составителя)

телефонограммы Личная подпись Инициалы, фамилия

Передал

(наименование должности) Личная подпись Инициалы, фамилия

Приложение N 14

к Инструкции

ФОРМА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование Наименование

организации-отправителя организации-получателя

ТЕЛЕФОНОГРАММА Должность,

инициалы и фамилия

получателя (кому)

4.2.0. _._._._._.@_@_ _ N

Время приема-передачи

Текст телефонограммы (до 50 слов)

Наименование должности лица,

подписавшего телефонограмму Личная подпись Инициалы, фамилия

Должность, инициалы, фамилия

работника, передавшего

телефонограмму

N телефона

Должность, инициалы, фамилия

работника, принявшего телефонограмму

N телефона

Приложение N 15 в базу не включено.

Приложение N 16

к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Рекламные извещения.

2. Форма статистической отчетности.

3. Информации, присланные для сведения.

4. Бухгалтерские документы.

5. Поздравительные письма, телеграммы.

6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

7. Характеристики на сотрудников.

8. Документы избирательных комиссий.

Приложение N 17

к Инструкции

РЕЗОЛЮЦИЯ

Глава местного самоуправления

Уинского района

Е.А.Рогожников

Дата резолюции

к N __________

Приложения N 18-23 в базу не включены.

Приложение N 24

К Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЮТСЯ ПРОСТАЯ КРУГЛАЯ

ПЕЧАТЬ И ПЕЧАТЬ “УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ

УИНСКОГО РАЙОНА ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ“

Размноженные экземпляры актов главы местного самоуправления района (без воспроизведения подписи) при их рассылке, копия актов главы администрации района, соглашений, договоров, направляемых за пределы администрации.

Копии документов администрации района для удостоверения их подлинности.

Копии документов по личному составу. Доверенности на получение заработной платы, выписки из трудовых книжек, копии документов об образовании.

Приложение N 25

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

Акты приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные).

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.).

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Уставы муниципальных предприятий.

Штатные расписания и изменения к ним.

Планы приватизации.

Распоряжение о продаже объектов муниципальной собственности. Характеристики на сотрудников.