Законы и постановления РФ

Постановление Администрации г. Кизела от 02.10.2001 N 709 “Об утверждении Порядка работы с документами в аппарате администрации города“

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИЗЕЛА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 2 октября 2001 г. N 709

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

В целях совершенствования работы с документами администрации города постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с документами в аппарате администрации города.

2. Руководителям структурных подразделений и отделов аппарата администрации города обеспечить соблюдение установленных Порядком требований.

3. Управлению делами администрации города оказывать практическую и методическую помощь структурным подразделениям администрации города и аппарата администрации по применению Порядка.

4. Считать утратившими силу пункты 4, 5 Постановления главы местного самоуправления от 14.10.98 N 560 “Об утверждении регламента работы аппарата администрации города Кизела“.

5. Возложить контроль за выполнением Постановления на управляющего делами администрации города Нельде Л.С.

Глава
местного самоуправления

А.Н.ГАВРИЛОВ

Утвержден

Постановлением

главы местного самоуправления

от 02.10.2001 N 709

ПОРЯДОК

РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

1. Прием, регистрация и рассмотрение входящих и исходящих документов, писем, заявлений

1.1. Прием и регистрацию входящих и исходящих документов, писем, заявлений осуществляют специалисты управления делами.

1.2. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.

1.3. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

1.4. Зарегистрированные документы передаются главе местного самоуправления или лицу, его замещающему, на предварительное рассмотрение и распределение.

1.5. Зарегистрированный документ при передаче из одного подразделения аппарата в другое повторно не регистрируется.

1.6. Рассмотрение документов, поступивших главе местного самоуправления, предполагает:

- ознакомление с содержанием документов;

- подготовку и оформление резолюции по исполнению документов.

1.7. Резолюции оформляются на самом документе. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция может быть оформлена и на специальном бланке, бланк резолюции скрепляется с документом.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документов, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

1.8. Предварительно рассмотренные и распределенные документы главой местного самоуправления передаются специалистам управления делами.

1.9. Специалисты управления делами
вносят содержание резолюции главы в электронную базу данных, регистрационные журналы и незамедлительно передают подлинники документов на исполнение указанным в резолюции лицам. При необходимости тиражируют письма и внутренние документы и обеспечивают исполнителей необходимым количеством копий.

1.10. Обработка, отправка документов осуществляется специалистом управления делами.

1.11. Документы, предназначенные для отправки, передаются специалисту для регистрации полностью оформленными, подписанными, скомплектованными со всеми приложениями в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки. Письмо - ответ передается вместе с письмом - запросом.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

1.12. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации, поступившие после 16.30 час. - не позднее следующего рабочего дня.

2. Постановления и распоряжения, порядок их подготовки

2.1. Глава местного самоуправления для осуществления своих полномочий издает, по вопросам своей компетенции, акты в виде постановлений, распоряжений.

2.2. Постановление главы местного самоуправления - нормативно - правовой акт, устанавливающий, изменяющий или отменяющий правовые нормы.

2.3. Распоряжение главы местного самоуправления - акт, издаваемый для разрешения управленческих задач по организационным, кадровым и оперативным вопросам. Распоряжения не должны содержать предписаний нормативного характера.

Распоряжения могут иметь как общее значение и длительный срок действия, касаться широкого круга организаций, должностных лиц и граждан, так и ограниченный срок действия, касаться конкретного вопроса, узкого круга организаций
и должностных лиц.

Распоряжения могут издаваться во исполнение постановлений главы местного самоуправления.

2.4. Постановления и распоряжения главы местного самоуправления принимаются на основе и в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами Пермской области, Уставом города.

2.5. В отсутствие главы местного самоуправления право издания нормативных правовых актов предоставляется заместителю, на которого возлагается руководство.

2.6. Не допускается издание повторных актов главы местного самоуправления по вопросам, ранее принятые решения по которым остались невыполненными.

2.7. Распоряжения не могут отменять и изменять постановления главы местного самоуправления.

2.8. Подготовка проектов актов по кадровым вопросам осуществляется управлением делами аппарата администрации города.

2.9. Проекты постановлений, распоряжений готовятся:

по указанию главы местного самоуправления и заместителей главы администрации города;

по инициативе отделов и управлений, комитетов и иных структур администрации.

2.10. В качестве исполнителей в правовых документах указываются подчиненные органы управления или организации без указания фамилии руководителей. Должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично.

2.11. Срок исполнения постановления, распоряжения указывается конкретной датой.

2.12. При ссылке в постановлениях, распоряжениях на правовые акты указываются дата издания, номер и точное наименование акта и органа его издавшего, документ прикладывается к проекту.

2.13. В случае необходимости отмены ранее принятых постановлений, распоряжений указывается дата, номер и наименование или отдельный
пункт, подлежащий отмене.

2.14. Последний пункт постановления, распоряжения устанавливает ответственность за исполнение документа в целом.

2.15. В случаях, когда постановлением, распоряжением утверждаются самостоятельные документы: положения, инструкции, планы, составы комиссий и другие, они приобщаются к постановлению, распоряжению и указываются в тексте как приложения.

Приложение должно иметь заголовок, определяющий его содержание, и в правом верхнем углу указание на принадлежность к правовому документу.

Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами. Пример: Приложение 2 к распоряжению главы местного самоуправления от ___________ N _____. Дата и номер проставляются при регистрации постановления, распоряжения в управлении делами.

2.16. В текстах постановления, распоряжения и приложениях к ним применяются только общепринятые сокращения. Аббревиатуры названий учреждений, ассоциаций, фирм и т.п. расшифровываются, сокращения могут употребляться при повторении наименования в тексте.

2.17. Ответственность за содержание и качество проектов постановлений, распоряжений возлагается на руководителей подразделений администрации, вносящих проекты, и заместителей главы администрации.

2.18. Проект должен быть согласован со всеми организациями и должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте постановления, распоряжения.

В листе согласования указываются орган, фамилия и номер телефона работника, готовившего проект (пример: распоряжение подготовлено управлением архитектуры и градостроительства. Отв. Иванов И.П., тел. _______________). Указываются фамилии, инициалы, должности лиц автора проекта и согласующих сторон. Согласование, замечания по проекту, несогласие с редакцией или содержанием вопроса либо иная форма решения вопроса отражаются
в графе “Замечания“. При устранении замечаний ставится виза с пометкой “Замечание устранено“ или “Предложение учтено“. Срок согласования проекта у одной согласующей стороны не должен превышать двух дней.

Перечень организаций, куда следует направить изданное постановление, распоряжение (рассылка), определяется составителем проекта.

2.19. Все проекты распоряжений подлежат визированию юрисконсультом, который определяет соответствие содержания проекта действующему законодательству, принимает участие в устранении замечаний.

Завизированный проект передается на подпись главе местного самоуправления.

2.20. После подписания постановление, распоряжение передается в управление делами, где ему присваивается номер и дата. Управляющий делами направляет черновики постановлений и распоряжений в машинописное бюро на размножение. Автор документа сверяет машинописный текст с текстом черновика, на первом экземпляре на каждой странице проставляет визу “Проверено“, подпись и возвращает в управление делами.

2.21. Срок размножения и рассылки документов не должен превышать трех дней. Выдача постановлений и распоряжений исполнителям производится под роспись.

2.22. Специалисты управления делами и архивного отдела по окончании текущего месяца вносят отметки в действующие постановления и распоряжения о внесении в них изменений и дополнений, а также отметки об утрате ими силы.

3. Контроль исполнения служебных писем и внутренних документов

3.1. Контроль сроков исполнения служебных писем и внутренних документов обеспечивают специалисты управления делами.

3.2. Специалисты управления делами:

осуществляют постановку писем и внутренних документов на контроль;

напоминают ответственным исполнителям о приближении или нарушении срока исполнения;

осуществляют продление срока
исполнения на основании письменного разрешения главы местного самоуправления;

анализируют результаты исполнения писем и внутренних документов и передают информацию управляющему делами;

снимают письма и внутренние документы с контроля при наличии документа - ответа или по указанию главы местного самоуправления.

3.3. Служебные письма и внутренние документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа.

3.4. Руководители муниципальных предприятий, учреждений, отделов, управлений, комитетов администрации, руководители и специалисты аппарата администрации города осуществляют оперативное рассмотрение писем и внутренних документов, контроль за качеством их исполнения по существу вопроса.

3.5. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с руководителем структурного подразделения администрации, аппарата администрации все контролируемые документы.

3.6. Оформление и согласование документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 “УСД.УСОРД. Требования к оформлению документов“ (с Изменением N 1).

3.7. Письмо и внутренний документ считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручений по существу и документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационно - контрольной форме проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.