Приказ Управления записи актов гражданского состояния Вологодской области от 29.08.2008 N 751 “Об утверждении административного регламента“
<*> Внимание! Документ утратил силу.Начало действия документа - 01.10.2008.
Окончание действия документа - 23.01.2011 <*>.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
<*> Внимание! Документ утратил силу в связи с изданием приказа Управления записи актов гражданского состояния Вологодской области от 30.12.2010 N 1520, вступившего в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования (опубликован в “Красном Севере“ - 14.01.2011). Есть неопределенность с датой окончания действия документа, связанная с исчислением срока вступления отменяющего документа в силу. Подробнее см. Справочную информацию.
УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ
ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 29 августа 2008 г. N 751
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
Приказываю:
1. Утвердить административный регламент Управления записи актов гражданского состояния Вологодской области по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан (прилагается).
2. Государственным гражданским служащим Управления ЗАГС области, ответственным за работу с обращениями граждан, обеспечить исполнение административного регламента, утвержденного настоящим приказом.
3. Настоящий приказ вступает в силу с 1 октября 2008 года.
Начальник Управления
С.Е.КОСТОУСОВ
Утвержден
Приказом
Начальника
Управления ЗАГС
Вологодской области
от 29 августа 2008 г. N 751
(приложение)
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ
ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
1. Общие положения
1.1. Административный регламент Управления записи актов гражданского состояния Вологодской области (далее - Управление) по рассмотрению обращений граждан (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее - государственная функция) и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Управлении и территориальных отделах ЗАГС Управления (далее - территориальные отделы ЗАГС).
1.2. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Управлении и территориальных отделах ЗАГС осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (с изменениями);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“;
Уставом Вологодской области (с изменениями);
Положением об Управлении ЗАГС Вологодской области, утвержденным постановлением Правительства Вологодской области от 15 ноября 2004 года N 1060 (с изменениями).
1.3. Государственная функция по рассмотрению обращений граждан осуществляется начальником Управления, начальниками территориальных отделов ЗАГС Управления в пределах их компетенции.
1.4. В Управлении рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении Управления.
1.5. Государственная функция по рассмотрению обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и личный прием граждан.
2. Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1. Порядок информирования
об исполнении государственной функции
2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:
- непосредственно в Управлении и территориальных отделах ЗАГС;
- с использованием средств телефонной связи;
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.
2.1.2. Сведения о местонахождении Управления, территориальных отделах ЗАГС, об установленных для личного приема граждан днях и часах, полный почтовый адрес Управления, территориальных отделов ЗАГС, контактные телефоны, телефоны для справок (приложения 1 и 2 к административному регламенту), требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются:
- на Интернет-сайте Правительства Вологодской области (www.vologda-oblast.ru);
- на информационных стендах в местах приема письменных обращений граждан.
2.1.3. При информировании о порядке осуществления государственной функции, ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой форме дают разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.2. Срок исполнения государственной функции
2.2.1. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения обращения.
В исключительных случаях срок исполнения государственной функции может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина.
2.2.2. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
2.2.3. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.
2.2.4. Начальник Управления, начальники территориальных отделов ЗАГС вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
2.3. Требования к письменному обращению граждан
2.3.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать либо наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.
2.3.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование государственного органа или должностного лица, которым оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.
2.4. Условия и сроки личного приема граждан
2.4.1. Личный прием граждан ведут начальник Управления, начальники территориальных отделов ЗАГС.
2.4.2. Дни личного приема граждан начальником Управления установлены Служебным распорядком: каждый понедельник с 14.00 до 17.00.
2.4.3. Личный прием граждан начальниками территориальных отделов ЗАГС ведется постоянно в служебное время.
2.4.4. Непосредственную организацию личного приема граждан начальником Управления, начальниками территориальных отделов ЗАГС осуществляют специалисты Управления и территориальных отделов ЗАГС, ответственные за делопроизводство.
2.4.5. Предварительная запись на прием к начальнику Управления, начальникам территориальных отделов ЗАГС проводится специалистами Управления и территориальных отделов ЗАГС, ответственными за делопроизводство. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно в служебные дни в служебное время.
2.4.6. Личный прием граждан производится с учетом числа записавшихся на прием с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием не превышало 30 минут.
2.4.7. Специалисты Управления и территориальных отделов ЗАГС, ответственные за делопроизводство, помимо организации приема начальником Управления, начальниками территориальных отделов ЗАГС оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.
2.4.8. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
2.5. Требования к местам, предназначенным
для осуществления государственной функции
2.5.1. Рабочие места должностных лиц, осуществляющих государственную функцию, оборудуются средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого специалиста), и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции в полном объеме.
Должностным лицам, ответственным за исполнение государственной функции, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.
2.5.2. На входе в здание, где размещаются Управление и территориальные отделы ЗАГС, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы.
2.5.3. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
2.5.4. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.
2.5.5. Помещения, выделенные для осуществления государственной функции, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам “Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03“.
2.6. Результат исполнения государственной функции
2.6.1. Конечным результатом исполнения государственной функции является направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.
Процедура исполнения государственной функции завершается путем получения заявителем:
- письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения;
- сообщения об отказе в рассмотрении заявления.
2.6.2. Обращения граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям в течение 30 дней со дня регистрации обращения даны письменные ответы.
2.7. Перечень оснований для отказа
в исполнении государственной функции
2.7.1. Государственная функция не исполняется, если:
- в обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;
- в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
2.7.2. Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается обратившемуся гражданину.
2.7.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.7.4. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.
2.8. Ответственность специалистов
при исполнении государственной функции
2.8.1. Должностные лица Управления, территориальных отделов ЗАГС, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность и конфиденциальность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
2.8.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
2.8.3. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебная проверка.
2.8.4. При уходе в отпуск специалист, ответственный за делопроизводство, обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности специалист, ответственный за делопроизводство, обязан сдать все числящиеся за ним обращения.
3. Административные процедуры
3.1. Последовательность административных действий (процедур)
3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация поступивших обращений;
- постановка обращений граждан на контроль;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений в Управлении и территориальных отделах ЗАГС;
- рассмотрение обращений, поступивших на электронный адрес Управления;
- личный прием граждан;
- оформление ответа на обращение граждан;
- продление срока рассмотрения обращений граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;
- порядок и формы контроля за исполнением государственной функции.
3.2. Прием и первичная обработка
письменных обращений граждан
3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение гражданина в Управление или территориальный отдел ЗАГС либо поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.
Текст дан в соответствии с официальным текстом документа.
3.2.2. Обращение может поступить по почте, доставлено непосредственно гражданином, передаваться по факсу, по электронной почте, по телефону.
3.2.3. Обращения, присланные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, поступают специалисту, ответственному за делопроизводство.
3.2.4. Специалист, ответственный за делопроизводство:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;
- подкалывает впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму);
- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: “Письма в адрес Управления ЗАГС Вологодской области нет“ или “Письма в адрес ____________ территориального отдела ЗАГС Управления ЗАГС Вологодской области нет“ с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанных актов хранится в финансово-хозяйственном отделе Управления, второй приобщается к поступившему обращению.
3.2.5. Специалист, ответственный за делопроизводство, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом начальнику Управления, начальнику территориального отдела ЗАГС и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в Управление и территориальные отделы ЗАГС.
3.2.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом, ответственным за делопроизводство. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается контактный телефон. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
3.2.7. Обращения, поступившие по факсу, в форме электронного обращения на официальный сайт Управления по сети Интернет, принимаются специалистами Управления или территориального отдела ЗАГС, ответственными за делопроизводство, для регистрации.
3.2.8. После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются начальнику Управления, начальникам территориальных отделов ЗАГС для определения исполнителя.
3.2.9. Обращения с пометкой “лично“, поступившие на имя:
- начальника Управления - вскрываются специалистом Управления, ответственным за делопроизводство;
- начальника территориального отдела ЗАГС - вскрываются специалистом территориального отдела ЗАГС, ответственным за делопроизводство.
В случае если обращение, поступившее с пометкой “лично“, не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации специалистам Управления, территориальных отделов ЗАГС, ответственным за делопроизводство.
3.3. Регистрация поступивших обращений
3.3.1. Поступившие в Управление или территориальные отделы ЗАГС обращения регистрируются в течение 3 дней со дня поступления с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота “JUR_2000“ (далее - САДД “JUR_2000“).
3.3.2. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Вологодской области, Уполномоченного по делам человека и ребенка, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и депутатов муниципальных образований Вологодской области, адресованные начальнику Управления, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, регистрируются специалистом Управления, ответственным за делопроизводство, и в тот же день передаются на рассмотрение начальнику Управления.
3.3.3. Специалист, ответственный за делопроизводство:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационной карточке САДД “JUR_2000“ указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (из федеральных органов, Правительства Вологодской области), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
3.3.4 Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Вологодский областной Совет Всероссийского общества слепых. Их регистрация производится после поступления перевода.
3.3.5. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.
3.3.6. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в информационной системе САДД “JUR_2000“ и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
3.3.7. Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке работы Управления или территориального отдела ЗАГС, заявления оформляются в “JUR_2000“ как исполненные.
3.3.8. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Управления или территориального отдела ЗАГС, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую их организацию. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. К обращениям, направляемым по принадлежности или возвращаемым в направившую их организацию, оформляются и подписываются сопроводительные письма, которые подписываются начальником Управления или начальниками территориальных отделов ЗАГС.
3.3.9. Специалист, ответственный за делопроизводство:
- прочитывает обращение, определяет его характер, уясняет поставленные заявителем вопросы;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- вводит информацию об обращении в САДД “JUR_2000“;
- осуществляет ввод необходимых примечаний;
- передает начальнику Управления или начальнику территориального отдела ЗАГС на резолюцию;
- после получения резолюции начальника Управления или начальника территориального отдела ЗАГС и введения ее в САДД “JUR_2000“ с проставлением исполнителя и контрольного срока обращение передается исполнителям.
3.3.10. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем исполнителям, указанным в резолюции.
3.4. Личный прием граждан
3.4.1. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
3.4.2. Специалист, ответственный за делопроизводство, приглашает прибывшего гражданина на беседу, регистрирует заявление заявителя с использованием САДД “JUR_2000“, вносит в базу данных сведения о нем - фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Управление, в территориальный отдел ЗАГС с учетом имеющейся информации, а также содержание устного обращения гражданина.
3.4.3. В случае повторного обращения специалист, ответственный за делопроизводство, осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.
Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.
3.4.4. Специалист, ответственный за делопроизводство, консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и результат приема (“Разъяснено“, “Направлен в государственный орган“, “Направлен в органы местного самоуправления“, “Записан на прием к руководителю“). Указанные резолюции вводятся в базу данных САДД “JUR_2000“.
На граждан, явившихся на прием к начальнику Управления или начальнику территориального отдела ЗАГС, дополнительно оформляется карточка личного приема гражданина на бумажном носителе.
3.4.5. Во время приема специалист, ответственный за делопроизводство, вправе по согласованию с начальником Управления направить заявителя в соответствующее подразделение Управления, государственный орган либо в орган местного самоуправления.
3.4.6. Запись на повторный прием к руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется специалистом, ответственным за делопроизводство, исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу (по согласованию с руководителем).
3.4.7. Во время личного приема начальником Управления или начальником территориального отдела ЗАГС каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. На копиях или вторых экземплярах принятых обращений недопустимо проставление каких-либо отметок.
3.4.8. По окончании приема начальник Управления или начальник территориального отдела ЗАГС доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.4.9. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.
3.4.10. После завершения личного приема начальником Управления или начальником территориального отдела ЗАГС и согласно его поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, специалист, ответственный за делопроизводство, оформляет рассылку документов.
3.4.11. Сопроводительные письма по обращениям, взятым на контроль, подписываются начальником Управления, начальниками территориальных отделов ЗАГС.
3.4.12. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным исполнителем Управления или территориального отдела ЗАГС во время личного приема, доводится до начальника Управления или территориального отдела ЗАГС.
Начальник Управления, начальник территориального отдела ЗАГС на ответе исполнителя указывает результат рассмотрения поручения (“Удовлетворено“, “Разъяснено“, “Отказано“, “Поставить на дополнительный контроль“), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и ставит подпись.
3.4.13. Материалы по обращениям граждан, обратившихся на личный прием, хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
3.4.14. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие начальником Управления или начальником территориального отдела ЗАГС, осуществляющим прием, решения по существу поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
3.6. Постановка обращений граждан на контроль
3.6.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе структурного подразделения Управления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.
3.6.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Губернатора Вологодской области и вице-губернатора Вологодской области, Председателя Законодательного Собрания Вологодской области, Уполномоченного по правам человека и ребенка о рассмотрении обращений граждан.
3.6.3. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней. Продление этого срока производится Губернатором Вологодской области, вице-губернатором Вологодской области.
3.6.4. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять начальник Управления, начальники территориальных отделов ЗАГС.
3.6.5. На обращениях, взятых на контроль в Управлении, перед направлением их на рассмотрение в территориальный отдел ЗАГС проставляется штамп “Подлежит возврату в Управление ЗАГС Вологодской области вместе с ответом“.
3.6.6. В случае если в ответе, полученном от территориального отдела ЗАГС, рассматривавшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
3.6.7. Обращение может быть возвращено для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
3.6.7. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство.
3.6.8. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.
3.7. Продление срока рассмотрения обращений граждан
3.7.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.“br>
3.7.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее начальнику Управления, начальнику территориального отдела ЗАГС.
3.7.3. Начальник Управления, начальник территориального отдела ЗАГС по результатам рассмотрения служебной записки ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.
3.8. Оформление ответа на обращение граждан
3.8.1. Ответы на обращения граждан подписывают начальник Управления, начальники территориальных отделов ЗАГС.
Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы, в федеральные органы, Правительство Вологодской области о рассмотрении обращений граждан об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает начальник Управления.
3.8.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
3.8.3. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
3.8.4. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят локальный акт. Экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.
3.8.5. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
3.8.6. Ответы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Вологодской области. В левом нижнем углу ответа указываются инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
3.8.7. Подлинники обращений граждан в федеральные органы, Правительство Вологодской области возвращаются только при наличии на них отметки “Подлежит возврату“.
3.8.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
3.8.9. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту, ответственному за делопроизводство, где проверяется правильность оформления ответа. Краткое содержание ответа заносится в САДД “JUR_2000“. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
3.8.10. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель производит надпись “В дело“, указывает результат рассмотрения (“Удовлетворено“, “Разъяснено“, “Отказано“), проставляет дату, указывает свои фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело в Управлении и территориальных отделах ЗАГС осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство.
3.8.11. После регистрации ответа в САДД “JUR_2000“ письма передаются для отправки по почте по реестру. Отправление ответов без регистрации писем не допускается.
3.8.12. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе или если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
3.8.13. Поступившие ответы на поручения о рассмотрении обращения граждан из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций регистрируются в САДД “JUR_2000“, а затем направляются должностному лицу, давшему поручение на рассмотрение обращения.
Исполнитель проверяет ответ на соответствие установленным требованиям, вносит его краткое содержание в САДД “JUR_2000“.
3.8.14. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Правительстве Вологодской области.
3.9. Предоставление справочной информации
о ходе рассмотрения обращения
3.9.1. Заявитель имеет право познакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
3.9.2. Информационно-справочную работу по исполнению государственной функции в Управлении и территориальных отделах ЗАГС ведут специалисты, ответственные за делопроизводство.
3.9.3. Справочная информация предоставляется при личном обращении или посредством телефонного обращения по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
3.9.4. Запросы от заявителей по вопросу получения справочной информации о рассмотрении обращений принимаются ежедневно с 08.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный дни - с 08.00 до 16.00.
3.9.5. При получении запроса по телефону специалист, ответственный за делопроизводство:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою должность, фамилию, имя, отчество;
- предлагает заявителю представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку специалист подготавливает ответ.
3.9.6. Во время разговора специалист, предоставляющий справочную информацию, должен произносить слова четко, избегать “параллельных разговоров“ с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
3.9.7. Специалист, ответственный за делопроизводство в Управлении, два раза в год (за полугодие и за год) готовит информационно-аналитические материалы об исполнении государственной функции и представляет их начальнику Управления.
3.9.8. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
4. Порядок и формы контроля
за исполнением государственной функции
4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется в Управлении специалистом, ответственным за делопроизводство, в территориальных отделах ЗАГС - начальником территориального отдела ЗАГС.
4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Вологодской области.
5. Порядок обжалования действий по исполнению
государственной функции и решения, принятого по обращению
5.1. Гражданин вправе обжаловать действия по исполнению государственной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Приложение 1
к Административному регламенту
исполнения государственной функции
по рассмотрению обращений граждан
в Управлении ЗАГС Вологодской области
СВЕДЕНИЯ
О ПОЧТОВОМ АДРЕСЕ, ВРЕМЕНИ ПРИЕМА ГРАЖДАН,
СПРАВОЧНЫХ ТЕЛЕФОНАХ, ФАКСАХ УПРАВЛЕНИЯ ЗАГС
ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ, ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОТДЕЛОВ ЗАГС
УПРАВЛЕНИЯ ЗАГС ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
Управление ЗАГС Вологодской области
Почтовый адрес: 160035, г. Вологда, Советский проспект, д. 17.
Прием граждан начальником Управления проводится: каждый понедельник с 14.00 до 17.00.
Телефон приемной: (8-8172) 76-04-50.
Факс: (8-8172) 72-84-78.
Запись на прием к начальнику Управления проводится ежедневно с 08.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней) по телефону: 72-84-78.
Территориальные отделы ЗАГС
Управления ЗАГС Вологодской области
----T---------------------T----------------------------T-------------------------¬
¦ N ¦Наименование ¦ Почтовый адрес ¦Номера телефонов, факсов ¦
¦п/п¦территориального ¦ ¦ ¦
¦ ¦отдела ЗАГС ¦ ¦ ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 1.¦Бабаевский ¦162480, г. Бабаево, ¦(8-817-43) 2-32-24 ¦
¦ ¦ ¦ул. 25 Октября, д. 2 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 2.¦Бабушкинский ¦161350, с. им. Бабушкина, ¦(8-817-45) 2-19-12 ¦
¦ ¦ ¦ул. Бабушкина, д. 61 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 3.¦Белозерский ¦161200, г. Белозерск, ¦ (8-817-56) 2-14-97 ¦
¦ ¦ ¦ул. Советский пр., д. 53-а ¦ ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 4.¦Вашкинский ¦161250, с. Липин Бор, ¦(8-817-58) 2-12-74 ¦
¦ ¦ ¦ул. Смирнова, д. 10 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 5.¦Великоустюгский ¦162390, г. Великий Устюг, ¦(8-817-38) 2-27-47 ¦
¦ ¦ ¦ул. Красная, д. 51 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 6.¦Верховажский ¦162300, с. Верховажье, ¦(8-817-59) 2-10-44 ¦
¦ ¦ ¦ул. Октябрьская, д. 8 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 7.¦Вожегодский ¦162160, п. Вожега, ¦(8-817-44) 2-26-84 ¦
¦ ¦ ¦Советский пер., д. 7 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 8.¦Вологодский ¦160011, г. Вологда, ¦(8-8172) 75-43-72 ¦
¦ ¦ ¦ул. Герцена, д. 63-а ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦ 9.¦Вытегорский ¦162900, г. Вытегра, ¦(8-817-46) 2-15-93 ¦
¦ ¦ ¦пр. Ленина, д. 68 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦10.¦Грязовецкий ¦162000, г. Грязовец, ¦(8-817-55) 2-03-55 ¦
¦ ¦ ¦ул. Беляева, д. 15 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦11.¦Кадуйский ¦162510, п. Кадуй, ¦(8-817-42) 5-15-74 ¦
¦ ¦ ¦ул. Энтузиастов, д. 14 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦12.¦Кирилловский ¦161100, г. Кириллов, ¦(8-817-57) 3-14-98 ¦
¦ ¦ ¦ул. Гагарина, д. 108 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦13.¦Кичменгско-Городецкий¦161400, с. Кичменгский ¦(8-817-40) 2-23-54 ¦
¦ ¦ ¦Городок, ул. Центральная, ¦(тел./факс) ¦
¦ ¦ ¦д. 1 ¦ ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦14.¦Междуреченский ¦161050, с. Шуйское, ¦(8-817-49) 2-10-27 ¦
¦ ¦ ¦ул. Горького, д. 3 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦15.¦Никольский ¦161440, г. Никольск, ¦(8-817-54) 2-17-58 ¦
¦ ¦ ¦ул. Советская, д. 61 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦16.¦Нюксенский ¦161380, с. Нюксеница, ¦(8-817-47) 2-92-37 ¦
¦ ¦ ¦ул. Набережная, д. 22 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦17.¦Сокольский ¦162130, г. Сокол, ¦(8-817-33) 2-26-14 (тел.)¦
¦ ¦ ¦ул. Советская, д. 73 ¦2-30-84 (факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦18.¦Сямженский ¦162220, с. Сямжа, ¦(8-817-52) 2-12-44 ¦
¦ ¦ ¦ул. Западная, д. 8 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦19.¦Тарногский ¦161560, с. Тарногский ¦(8-817-48) 2-29-77 ¦
¦ ¦ ¦Городок, ул. Советская, ¦(тел./факс) ¦
¦ ¦ ¦д. 27 ¦ ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦20.¦Тотемский ¦161300, г. Тотьма, ¦(8-817-39) 2-17-78 (тел.)¦
¦ ¦ ¦ул. Белоусовская, д. 34 ¦2-38-69 (факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦21.¦Усть-Кубинский ¦161140, с. Устье, ¦(8-817-53) 2-11-70 ¦
¦ ¦ ¦ул. Советская, д. 1 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦22.¦Устюженский ¦162840, г. Устюжна, ¦(8-817-37) 2-14-33 ¦
¦ ¦ ¦ул. Интернациональная, д. 17¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦23.¦Харовский ¦162250, г. Харовск, ¦(8-817-32) 2-11-64 ¦
¦ ¦ ¦ул. Ленинградская, д. 41 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦24.¦Чагодощенский ¦162400, п. Чагода, ¦(8-817-41) 2-13-74 ¦
¦ ¦ ¦ул. Стекольщиков, д. 7-а ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦25.¦Череповецкий ¦162612, г. Череповец, ¦(8-8202) 24-95-58 ¦
¦ ¦ ¦ул. Первомайская, д. 58 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦26.¦Шекснинский ¦162560, п. Шексна, ¦(8-817-51) 2-11-54 ¦
¦ ¦ ¦ул. Пролетарская, д. 14 ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦27.¦Города Вологды ¦160035, г. Вологда, ¦(8-8172) 72-54-22 ¦
¦ ¦ ¦ул. Ленина, д. 15-в ¦(тел./факс) ¦
+---+---------------------+----------------------------+-------------------------+
¦28.¦Города Череповца ¦162602, г. Череповец, ¦(8-8202) 51-71-04 ¦
¦ ¦ ¦Советский пр., д. 39 ¦(тел./факс) ¦
L---+---------------------+----------------------------+--------------------------
Приложение 2
к Административному регламенту
исполнения государственной функции
по рассмотрению обращений граждан
в Управлении ЗАГС Вологодской области
БЛОК-СХЕМА
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАНИНА
В УПРАВЛЕНИИ И ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ ОТДЕЛЕ ЗАГС
----------¬
¦Гражданин¦
L----T-----
/
----------------------¬
¦Направление заявления¦
L----------T-----------
--------------T-------------T--+--------T----------------¬
/ / / / /
-------¬ ------¬ -------¬ ---------------¬ ---------------¬
¦Почтой¦ ¦Лично¦ ¦Факсом¦ ¦Электронной ¦ ¦В ходе личного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦почтой ¦ ¦приема ¦
L--T---- L--T--- L--T---- L------T-------- L------T--------
/ / / ¦ /
----------------------------------¬ ¦ ---------------¬
¦Прием и регистрация специалистом,¦<-------- ¦Рассмотрение ¦
¦ответственным за делопроизводство¦ ¦руководителем,¦
L----------------T----------------- ¦ведущим личный¦
/ ¦прием ¦
----------------------------------¬ L------T--------
¦Передача для резолюции начальнику¦ ¦
¦Управления или территориального ¦ -----------------+
¦отдела ЗАГС ¦ ¦ ¦
L------T-----------------T--------- ¦ ¦
/ ¦ / /
-------------¬ ¦ ---------------¬ ---------------¬
¦Передача на ¦ ¦ ¦Направление на¦ ¦Разъяснение, ¦
¦рассмотрение¦ ¦ ¦рассмотрение ¦ ¦устный ответ ¦
¦исполнителю ¦ ¦ L------T-------- ¦заявителю ¦
L------T------ ¦ ¦ L---------------
/ / /
-------------¬ --------------¬ ---------------¬
¦Рассмотрение¦ ¦Отказ в ¦ ¦Рассмотрение ¦
L------T------ ¦рассмотрении,+-¬ ¦по поручению ¦
/ ¦уведомление ¦ ¦ L------T--------
-------------¬ ¦заявителя ¦ ¦ /
¦Подготовка ¦ L-------------- ¦ ---------------¬
¦ответа ¦ ¦ ¦Подготовка ¦
¦заявителю ¦ ¦ ¦ответа ¦
L------T------ ¦ ¦заявителю ¦
/ ¦ L------T--------
-------------¬ ¦ ¦
¦Направление ¦ ¦ ¦
¦ответа +-¬ ¦ ¦
¦заявителю ¦ ¦ ¦ /
L------T------ ¦ --------------¬ ¦ ---------------¬
¦ ¦ ¦Уведомление ¦ ¦ ¦Направление ¦
¦ ¦ ¦заявителя ¦ ¦ ¦ответа ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заявителю ¦
/ ¦ L-----------T-- ¦ L------T--------
-------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Списание в ¦<+--------------+---+--------+
¦дело ¦ ¦ / / ¦
L------------- ¦ ----------¬ ¦
L------------>¦Гражданин¦<---
L----------