Законы и постановления РФ

Постановление Главы районного самоуправления Тарногского муниципального района от 22.11.2002 N 404 “О регламенте Администрации Тарногского муниципального района“ (вместе с “Регламентом Администрации Тарногского муниципального района“)

Утратил силу с 1 марта 2006 года в связи с изданием постановления Главы Тарногского муниципального района от 09.02.2006 N 75.

ГЛАВА РАЙОННОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 22 ноября 2002 г. N 404

О РЕГЛАМЕНТЕ АДМИНИСТРАЦИИ

ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

В целях повышения четкости и оперативности работы администрации района и в соответствии с Уставом муниципального образования “Тарногский муниципальный район“ постановляю:

1. Утвердить регламент администрации Тарногского муниципального района в новой редакции (прилагается).

2. Заместителям главы районного самоуправления, управляющему делами, руководителям структурных подразделений администрации района обеспечить соблюдение утвержденного регламента.

3. Управляющему делами, руководителям структурных подразделений администрации района ознакомить работников с регламентом в десятидневный срок под роспись.

4. Отделу организационно-контрольной и кадровой работы вынести вопрос
по изучению регламента на очередную учебу.

5. Признать утратившим силу постановление главы районного самоуправления от 19.02.97 N 59 “О регламенте работы администрации Тарногского района“.

6. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами Вячеславова А.А.

Глава районного самоуправления

В.В.ПОСТНИКОВ

Утвержден

Постановлением

Главы районного самоуправления

Тарногского муниципального района

от 22 ноября 2002 г. N 404

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ ТАРНОГСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

1. Общие положения

1.1. Регламент определяет порядок правового, организационного, протокольного, документационного и материально-технического обеспечения деятельности администрации Тарногского муниципального района.

1.2. В соответствии с действующим законодательством и Уставом муниципального образования “Тарногский муниципальный район“ (далее - Уставом района) глава районного самоуправления и образуемые им структурные подразделения (комитеты, управления, отделы, администрации сельсоветов) составляют систему исполнительной власти района.

1.3. Глава районного самоуправления является высшим должностным лицом и руководит на основе единоначалия органом исполнительной власти Тарногского района - администрацией.

1.4. Структура администрации района утверждается комитетом районного самоуправления.

1.5. Порядок формирования, полномочия и организация работы структурных подразделений и должностных лиц администрации района определяются положениями, утверждаемыми постановлением главы районного самоуправления и должностными инструкциями работников, утверждаемыми главой районного самоуправления или руководителями структурных подразделений.

1.6. Руководители структурных подразделений администрации района несут ответственность за деятельность руководимых ими органов исполнительной власти района и подчиняются по всем вопросам своей деятельности главе районного самоуправления и его заместителям.

1.7. Администрация Тарногского района и ее структурные подразделения в пределах своей компетенции, установленной законодательством и Уставом района, обеспечивают:

- выполнение законов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Законодательного Собрания и Правительства Вологодской области, постановлений и распоряжений Губернатора Вологодской области, решений комитета районного самоуправления, постановлений и распоряжений главы районного самоуправления;

- решение общих для района задач социально-экономического развития;

- разработку программ развития района и контроль за их
исполнением;

- принятие мер по соблюдению законности, защите прав и свобод человека и гражданина, охране собственности и общественного порядка, борьбе с преступностью;

- привлечение населения, общественных формирований к управлению делами районного значения.

1.8. Администрация района взаимодействует с комитетом районного самоуправления, органами территориального общественного самоуправления исходя из интересов населения района, единства целей и задач его социально-экономического развития. Администрация района в соответствии с принципом разделения властей осуществляет свои функции самостоятельно в пределах своей компетенции.

1.9. Взаимодействие структурных подразделений и организацию работы аппарата администрации района, правовое, документационное, протокольное, организационное и материально-техническое обеспечение осуществляют заместители главы районного самоуправления, управляющий делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы и консультант (по правовым вопросам).

1.10. Общее руководство делопроизводством и документационным обеспечением администрации района осуществляет управляющий делами.

1.11. За нарушение либо ненадлежащее исполнение регламента работники администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности по представлению управляющего делами.

2. Планирование работы

администрации района

2.1. Планы работы и основных мероприятий структурных подразделений администрации района на квартал, месяц формируются отделом организационно-контрольной и кадровой работы на основании предложений структурных подразделений администрации района.

Подписанные материалы и проект плана на квартал передаются в отдел не позднее 10 дней до начала планируемого периода.

Подготовленный отделом и согласованный с заместителями главы районного самоуправления проект плана передается на утверждение главе районного самоуправления.

2.2. На основании квартального плана отделом формируются ежемесячные планы. Предложения структурных подразделений и заместителей главы районного самоуправления не позднее 5 дней до начала планируемого месяца передаются в отдел для составления плана на месяц.

План работы утверждается главой районного самоуправления.

2.3. Квартальные, месячные планы направляются в структурные подразделения администрации района в соответствии со списком, утвержденным заведующим отделом организационно-контрольной и кадровой работы для сведения и
использования в практической работе.

Месячные планы направляются в Правительство Вологодской области.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

2.5. Структурные подразделения руководствуются в своей деятельности квартальным и месячным планом работы администрации района.

2.6. Ответственность за своевременное представление материалов для формирования планов и дальнейшее их выполнение возлагается в соответствии с распределением обязанностей на заместителей главы районного самоуправления и руководителей структурных подразделений администрации района.

2.7. Контроль за выполнением планов работы осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы.

3. Порядок подготовки и проведения

совещаний, других мероприятий

3.1. Совещания, общие планерки с главами администраций сельсоветов и работниками структурных подразделений, а также учебы проводятся в соответствии с календарными планами на месяц.

В случае необходимости глава районного самоуправления может назначить мероприятие в другое время.

Вопросы для рассмотрения на совещании, общей планерке и учебе вносятся заместителями главы районного самоуправления, руководителями структурных подразделений не позднее чем за пять дней до мероприятия в отдел организационно-контрольной и кадровой работы.

Проекты повестки дня и порядка проведения готовятся отделом организационно-контрольной и кадровой работы.

Порядок проведения совещаний, общих планерок и учеб, список участников утверждаются главой районного самоуправления.

Оповещение участников о времени, месте и повестке дня осуществляется заведующим отделом организационно-контрольной и кадровой работы.

Протокол совещания, общей планерки и учебы ведет отдел организационно-контрольной и кадровой работы. Заведующий отдела контролирует выполнение данных поручений.

3.2. Еженедельно, в понедельник с 8 часов проводятся оперативные совещания у главы районного самоуправления с участием руководителей федеральных структур и приглашением лиц, определенных главой районного самоуправления.

Отчет на оперативном совещании начинается с информации о выполнении заданий главы районного самоуправления.

При необходимости протокол совещания и контроль за данными на ней поручениями ведет заведующий отделом организационно-контрольной и кадровой работы.

В ходе других
совещаний при главе районного самоуправления структурные подразделения по соответствующим их компетенции вопросам ведут протокол, который оформляется в течение 2 - 3 дней, составляют выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения. На следующий день после подписания протокола эти выписки направляются исполнителям, а протокол - в отдел организационно-контрольной и кадровой работы для контроля.

3.3. Еженедельно, в понедельник проводятся оперативные совещания у заместителей главы районного самоуправления, на которые приглашаются руководители курируемых ими структурных подразделений.

При необходимости ведение протокола и контроль за исполнением поручений осуществляют работники структурных подразделений по решению соответствующего заместителя.

3.3. Письменные отчеты о работе структурных подразделений администрации района, заместителей главы районного самоуправления и управляющего делами предоставляются по решению главы районного самоуправления.

3.4. Общие планерки и учеба работников администрации района проводятся ежемесячно по отдельному плану.

Общая планерка проводится с участием руководителей структурных подразделений администрации района, глав администраций сельсоветов, руководителей муниципальных учреждений и предприятий, федеральных органов района, руководителей обслуживающих предприятий и организаций района, от которых зависит жизнедеятельность района, для решения текущих вопросов, выработки и координации действий по отдельным направлениям работы.

Явка на общую планерку и учебу является обязательной для всех муниципальных служащих. Ответственность за явку работников структурных подразделений несут их руководители.

4. Работа с кадрами. Порядок

подготовки документов для представления

к награждению и вручения наград

4.1. Работа по организации и прохождению муниципальной службы, приему на работу в администрацию района осуществляется управляющим делами, отделом организационно-контрольной и кадровой работы и руководителями структурных подразделений администрации района в соответствии с законодательством о труде и муниципальной службе.

4.2. Назначение и освобождение от должности оформляется распоряжением главы районного самоуправления или распоряжением (приказом) руководителя структурного подразделения с правом юридического
лица.

4.3. Предложения по кандидатурам для назначения на должность в администрацию района вносятся заместителями главы районного самоуправления, управляющим делами, руководителями структурных подразделений и оформляются в виде справки - объективки с данными об образовании и трудовой деятельности работника.

По решению главы районного самоуправления проводится конкурс на замещение вакантной муниципальной должности.

4.4. Работа с кадрами в структурных подразделениях администрации района осуществляется в соответствии с положениями об управлениях, комитетах, отделах, утвержденными главой районного самоуправления.

4.5. На каждого муниципального служащего оформляется и ведется личное дело, основными документами которого являются: анкета с фотографией, автобиография, копия документа о профессиональном образовании, копии распоряжений главы районного самоуправления, медицинское заключение о состоянии здоровья, справка из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении.

4.6. Ведение личных дел муниципальных служащих, учет состава кадров аппарата администрации района, ведение и хранение трудовых книжек осуществляется:

- по кадрам аппарата управления, глав администраций сельсоветов и кадрам структурных подразделений администрации района, не имеющих статуса юридического лица - отделом организационно-контрольной и кадровой работы;

- по кадрам структурных подразделений, имеющих статус юридического лица - руководителями или кадровой службой структурных подразделений.

4.7. Режим работы и другие требования по организации труда в администрации района определяются Правилами внутреннего трудового распорядка, утверждаемыми постановлением главы районного самоуправления.

4.8. Муниципальные служащие администрации района несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение либо неисполнение должностных обязанностей, несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в соответствии с требованиями законодательства о труде и законодательства о муниципальной службе.

4.9. Организация прохождения наградных документов в администрации района, контроль за качеством их оформления осуществляется управляющим делами в соответствии с действующим федеральным законодательством, постановлениями Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Вологодской области, главы районного самоуправления.

4.10. Присвоение звания “Почетный гражданин Тарногского района“ производится в соответствии с положением, утвержденным комитетом районного самоуправления.

4.11. Награждение Почетной грамотой и Благодарностью главы районного самоуправления производится в соответствии с положениями, утвержденными постановлением главы районного самоуправления.

4.12. Неправильно оформленные наградные документы возвращаются управляющим делами в структурные подразделения администрации района, организациям, учреждениям и предприятиям, их направившим.

5. Подготовка официальных документов

главы районного самоуправления

5.1. Официальными документами главы районного самоуправления являются постановления, распоряжения, заявления, обращения, соглашения, договоры, послания, письма.

5.2. Официальные документы, принимаемые главой районного самоуправления в соответствии с возложенными на него полномочиями, подлежат обязательному документированию и надлежащему оформлению.

5.3. В виде постановлений оформляются решения нормативного характера:

- решения, принимаемые по вопросам, затрагивающим интересы всего района и его жителей;

- решения об отмене ранее принятых постановлений.

5.4. В виде распоряжений оформляются решения по оперативным, организационным вопросам и вопросам, имеющим ограниченный срок действия и касающимся узкого круга структурных подразделений, должностных лиц и граждан, решения по личному составу.

Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.

5.5. Решения главы районного самоуправления по вопросам текущей деятельности или предусматривающие оперативно-организационные мероприятия могут даваться в виде устных или письменных поручений. Контроль за их исполнением осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы.

5.6. Проекты постановлений, распоряжений главы районного самоуправления могут вноситься заместителями главы районного самоуправления, управляющим делами, руководителями структурных подразделений администрации района, руководителями районных органов федеральных служб (в дальнейшем - исполнители).

5.7. Основанием для подготовки проекта постановления (распоряжения) может быть указание главы районного самоуправления, его заместителей, управляющего делами, нормативные акты Правительства и Губернатора Вологодской области, инициативное решение руководителя структурного подразделения.

5.8. Проект постановления (распоряжения) должен соответствовать
следующим требованиям:

Текст проекта постановления, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей. Распоряжение может не иметь преамбулы. Проект должен содержать обоснование принятия документа.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а также ссылка на законодательный или иной акт органов власти и управления (наименование вида акта, заголовок, дата издания, номер), в соответствии с которым подготовлен документ. Преамбула в проектах постановлений завершается словом “постановляю“.

Преамбула может отсутствовать, если принимаемое постановление не требует разъяснений. В этом случае текст постановления начинается со слова “постановляю“.

Постановляющая часть должна содержать четко сформулированные поручения с указанием исполнителей, сроков исполнения и форм отчета о результатах исполнения.

Проект не должен противоречить действующему законодательству, актам органов государственной власти и управления; должен быть кратким, четким и понятно сформулированным; содержащим только официальное наименование органов и организаций или их сокращенные официальные наименования.

При внесении проекта документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию, в тексте документа дается ссылка на приложение. Приложения визируются должностным лицом, ответственным за их содержание, поправки в приложениях визируются дополнительно.

Проект должен учитывать ранее принятые решения по рассматриваемому вопросу, содержать при необходимости пункты об отмене или изменении этих решений, снятии с контроля.

К проекту должен быть приложен лист согласования с указанием должности, фамилии, инициалов должностных лиц, с которыми проект согласован, даты согласования, с предложениями по рассылке и опубликованию документов (образец прилагается).

Проекты официальных документов главы районного самоуправления направляются в обязательном порядке консультанту (по правовым вопросам), управляющему делами.

5.9. Подготовка проекта официального документа главы районного самоуправления включает:

- проработку вопроса в соответствующих структурных подразделениях администрации района и иных органах управления;

- определение круга органов, организаций и
должностных лиц, осуществляющих его подготовку, экспертизу и согласование;

- непосредственную подготовку официального документа;

- организацию сбора необходимых заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа;

- согласование (получение виз) разработанного проекта документа и приложений к нему с определенным кругом органов, организаций, должностных лиц и обязательное визирование доработанного проекта документа заместителем главы районного самоуправления, курирующим отрасль, консультантом (по правовым вопросам).

Правовая экспертиза обязательна для всех проектов документов.

Полноту согласования документов определяет управляющий делами.

5.10. Ответственность за качество подготовки вносимых проектов, согласование проектов несут исполнители, вносящие проекты.

5.11. При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект, особого мнения либо дополнительных предложений по проекту документа, они излагаются в виде отдельной записки, которая передается вместе с проектом и в обязательном порядке докладывается главе районного самоуправления. В этом случае лицом, визирующим проект в листе согласования, рядом с визой делается запись “замечания прилагаются“.

5.12. При наличии разногласий по проекту со стороны должностных лиц руководитель, готовящий проект, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагается перечень разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями, и документы направляются главе районного самоуправления для принятия окончательного решения.

При внесении в первоначальный текст проекта дополнений и изменений после проведения соответствующих согласований исполнителем оформляется окончательный текст проекта с грифом “проект, доработанный с учетом замечаний и предложений“. При этом тексты первоначального проекта и заключений по нему не изымаются, а прилагаются к материалам проекта.

Замечания консультанта (по правовым вопросам), а также замечания, касающиеся использования бюджетных средств, разрешаются главой районного самоуправления при представлении документа ему на подпись.

Если в процессе доработки в проект вносятся
изменения, меняющие содержание документа, какой-либо его части, то он подлежит повторному визированию руководителями заинтересованных органов, организаций, должностными лицами.

5.13. В случае выявления консультантом (по правовым вопросам) в проекте документа противоречий с действующим законодательством, он не визирует проект и возвращает его исполнителю с соответствующим заключением.

Проекты официальных документов, завизированные главой районного самоуправления, также проходят процедуру согласования.

5.14. Срок согласования проекта документа каждым из указанных в нем должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня. Ответственность за соблюдение срока согласования проектов постановлений и распоряжений несут должностные лица, подготовившие документ.

Должностные лица, виновные в нарушении установленного срока рассмотрения проекта документа и волоките при его согласовании, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством и другими нормативными правовыми актами.

Для проведения экспертизы по проектам особо важных либо объемных документов (свыше 3-х листов) и составления заключения допускается согласование документа в финансовом отделе и консультантом (по правовым вопросам) в течение не более пяти дней.

5.15. Проекты документов, подготовленных с нарушением настоящего порядка, не должны представляться на рассмотрение главы районного самоуправления, за исключением чрезвычайных ситуаций, когда решение об ином порядке подготовки официального документа принимает непосредственно глава районного самоуправления (или лицо, его замещающее).

5.16. Принятые официальные документы главы районного самоуправления (постановления, распоряжения) регистрируются управляющим делами, тиражируются и в трехдневный срок рассылаются специалистом 1 категории приемной администрации района.

Адресат рассылки документов определяет исполнитель.

Нормативные правовые акты главы районного самоуправления подлежат официальному опубликованию в районной газете “Кокшеньга“.

При необходимости исполнитель или управляющий делами присваивает документу гриф “для служебного пользования“ (ДСП), “не для печати“.

Формирование в дела подлинников постановлений и распоряжений осуществляется специалистом 1 категории приемной администрации района.

Подготовка и сдача документов в архив, их уничтожение в соответствии с действующими правилами осуществляется управляющим делами.

5.17. Копии официальных документов главы районного самоуправления и выписки из них заверяются управляющим делами.

6. Организация работы

со служебными документами

6.1. Работа со служебными документами в администрации района осуществляется согласно инструкции по делопроизводству, утверждаемой главой районного самоуправления.

6.2. Работа с секретными документами и документами с грифом “Для служебного пользования“ регламентируется специальными инструкциями.

6.3. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование служебных документов в печати допускается только с разрешения главы районного самоуправления, его заместителей или управляющего делами.

6.4. Все документы, поступившие в администрацию района, принимаются, регистрируются и учитываются в приемной главы районного самоуправления и в тот же день передаются главе районного самоуправления.

На каждый поступивший документ, подлежащий регистрации, заполняется регистрационная карточка.

6.5. Зарегистрированные документы в день поступления направляются:

- адресованные главе районного самоуправления - через приемную - главе;

- адресованные руководителям структурных подразделений - по принадлежности;

- поступившие без указания конкретного адреса - заместителям главы районного самоуправления, руководителям структурных подразделений в соответствии с их должностными обязанностями.

6.6. Порядок рассмотрения документов отражается в резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнении документов по существу, срокам и исполнителям.

В соответствии с наложенной резолюцией и поручениями документы доводятся специалистом 1 категории приемной до ответственных исполнителей.

6.7. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются в копиях.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым или против фамилии которого есть отметка “ответственный“. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок. Соисполнители документа должны по его требованию представить все необходимые материалы.

6.8. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок) со дня регистрации документа.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок.

6.9. Передача документов из одного структурного подразделения администрации района в другое, а также отправка деловой корреспонденции производится только через приемную главы районного самоуправления.

Документы, направляемые в вышестоящие органы и организации, подписываются только главой районного самоуправления, а в его отсутствие - первым заместителем главы районного самоуправления.

6.10. На документы, исполненные на бланках администрации, исходящие реквизиты даются только в приемной.

На исполненном документе в левом нижнем углу указываются сведения об исполнителе: фамилия, номер рабочего телефона.

Неправильно оформленные документы возвращаются специалистом приемной 1 категории исполнителям на доработку.

6.11. Документы, предназначенные к отправке, отправляются специалистом 1 категории приемной. Учет исходящей корреспонденции ведется в журнале установленной формы.

6.12. Исполненные документы возвращаются в приемную главы районного самоуправления.

6.13. Ответы (а также их копии) из организаций, учреждений и предприятий по запросам, письмам и другим документам администрации района, зарегистрированным в приемной главы районного самоуправления, должны также направляться специалисту 1 категории приемной в целях осуществления контроля за прохождением документов.

6.14. Контроль за сроками прохождения документов осуществляет специалист приемной и управляющий делами.

6.15. Работа по контролю за порядком и сроками прохождения документов вышестоящих организаций в администрации района осуществляется с использованием регистрационных карточек. В карточку заносятся: резолюция или поручение исполнителям, сведения о прохождении, постановка на контроль и снятие с контроля документа.

6.16. Ответственность за оперативное прохождение документов, их сохранность и своевременный возврат в приемную возлагается на лиц, ответственных за исполнение документов.

7. О порядке заключения

договоров (соглашений) с юридическими

и физическими лицами

7.1. Договоры (соглашения), заключаемые от имени администрации района, подписываются главой районного самоуправления. Глава районного самоуправления вправе уполномочить соответствующего заместителя, управляющего делами либо ответственное должностное лицо на подписание конкретного договора или определенного вида договоров.

Подписание договоров заместителями главы районного самоуправления осуществляется на основании постановления (распоряжения) главы районного самоуправления о возложении таких полномочий, а также по доверенности, выданной главой районного самоуправления.

7.2. Структурные подразделения администрации района, обладающие статусом юридического лица и содержащие в своем Положении нормы о предоставлении им права заключения договоров, заключают их от своего имени. Договоры подписываются руководителем структурного подразделения после согласования консультантом (по правовым вопросам) администрации района.

7.3. Договоры, предусматривающие расходы из средств бюджета района, подлежат согласованию с финансовым отделом с целью определения конкретного источника финансирования.

7.4. Договоры, подлежащие подписанию главой районного самоуправления либо лицом, им уполномоченным, в обязательном порядке проходят согласование с соответствующими структурными подразделениями администрации района и заинтересованными органами путем оформления листа согласования (образец прилагается).

Все договоры, заключаемые администрацией района, проходят согласование у консультанта (по правовым вопросам) дважды: в изначально подготовленной (примерной) форме и в окончательном варианте.

7.5. При наличии у должностных лиц, с которыми согласовывается проект договора, предложений и замечаний, они излагаются в виде отдельной записки, которая прилагается к проекту договора. В листе согласования делается отметка “замечания прилагаются“.

7.6. В случае выявления в проекте договора консультантом (по правовым вопросам) противоречий действующему законодательству, документ не визируется и возвращается его исполнителю с соответствующим заключением.

7.7. Срок согласования договора каждым из заинтересованных должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня.

Для проведения экспертизы по особо важным и сложным договорам либо составления заключения допускается согласование договора в течение трех дней консультантом (по правовым вопросам) и в финансовом отделе.

7.8. Договоры подписываются главой районного самоуправления и другими уполномоченными должностными лицами только после окончательного согласования консультантом (по правовым вопросам).

7.9. Договоры, подготовленные в администрации района и поступившие от организаций, учреждений и предприятий, подлежат регистрации управляющим делами в отдельном журнале по форме:

- структурное подразделение, организация, предприятие, учреждение, подготовившее договор;

- предмет договора;

- срок действия договора;

- структурное подразделение, ответственное за рассмотрение проекта договора;

- фамилия, имя, отчество и должность работника, ответственного за рассмотрение договора;

- отметка о дате отправления и дате поступления договора, подписанного другой стороной;

- фамилия, имя, отчество и должность работника, ответственного за исполнение договора;

- лицо, ответственное за хранение договора.

7.10. Все договоры, поступившие в администрацию района, должны пройти первоначальную регистрацию в приемной главы районного самоуправления.

С даты регистрации начинается течение срока, необходимого для рассмотрения договора и подготовки ответа о принятии предложения о его заключении или отклонении.

7.11. Контроль за заключением и надлежащим исполнением договоров возлагается на заместителей главы районного самоуправления, курирующих соответствующие отрасли.

7.12. Финансирование расходов по оплате работ и услуг по договорам производится в пределах средств, утвержденных на эти цели в бюджете района.

8. Работа с письменными обращениями

граждан и организация личного приема

руководителями администрации района

8.1. Работа с обращениями граждан ведется в строгом соответствии с законодательством.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется специалистом 1 категории приемной главы районного самоуправления.

8.2. Все поступающие в администрацию района письма граждан регистрируются на карточках и в этот же день докладываются главе районного самоуправления.

Письма с резолюцией главы, оформленной на регистрационной карточке, ставятся на контроль. Специалист 1 категории приемной следит за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах.

Анонимные обращения не рассматриваются.

8.3. Указание об исполнении писем граждан дается в форме резолюции главы районного самоуправления.

В случае, если в резолюции указано несколько вопросов, подготовку ответа автору заявления осуществляет и несет ответственность за соблюдение сроков рассмотрения исполнитель, указанный в резо“юции первым.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые для подготовки ответа материалы не позднее пяти дней до истечения срока исполнения.

8.4. Обращения рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен главой районного самоуправления по представлению заместителей, управляющего делами, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

8.5. Ответы на обращения граждан дают глава районного самоуправления, его заместители или по их поручению руководители структурных подразделений администрации района. По поручению главы районного самоуправления ответ может быть дан управляющим делами.

8.6. Текст письменного ответа должен излагаться четко, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы и содержать сведения о том, когда и кем сообщено автору письма о результатах его рассмотрения.

8.7. Ответ заявителю может быть дан как в письменной, так и в устной форме.

8.8. Исполнитель, ответственный за рассмотрение обращения и подготовку ответа, обеспечивает его подготовку и отправку.

8.9. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы передаются в приемную главе районного самоуправления для снятия с контроля и оформления дела.

8.10. Сведения о работе с обращениями граждан обобщаются специалистом 1 категории приемной один раз в квартал для информирования главы районного самоуправления, его заместителей и управляющего делами.

8.11. Прием граждан осуществляется руководителями администрации района по графику, утверждаемому главой районного самоуправления.

8.12. Предварительная запись граждан на прием к руководителям администрации района производится специалистом 1 категории приемной ежедневно.

8.13. На выездном приеме граждан составляются справки - информации и карточки личного приема граждан, которые сдаются в приемную главы районного самоуправления.

8.14. Контроль за выполнением указаний, данных во время приема, осуществляется специалистом 1 категории приемной главы районного самоуправления.

9. Контроль исполнения

постановлений и распоряжений

главы районного самоуправления

9.1. Контроль и проверку исполнения постановлений и распоряжений главы районного самоуправления осуществляет глава, его заместители, управляющий делами, отдел организационно-контрольной и кадровой работы.

9.2. Контролю за исполнением подлежат документы, содержащие контрольные вопросы (конкретные по времени, исполнителям и форме поручения).

9.3. Руководители администрации района и ее структурных подразделений, на которых возлагается контроль, обязаны принять меры для безусловного, своевременного и качественного исполнения документа.

9.4. Отдел организационно-контрольной и кадровой работы обеспечивает:

- проверки исполнения постановлений и распоряжений главы районного самоуправления, а также состояния контрольной деятельности в структурных подразделениях администрации района;

- подготовку информации о состоянии выполнения постановлений и распоряжений главы районного самоуправления;

- внесение представлений главе районного самоуправления о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении либо в неисполнении документов, к дисциплинарной ответственности.

9.5. Отдел организационно-контрольной и кадровой работы в 3-дневный срок оформляет контрольное дело на постановление (распоряжение) главы районного самоуправления и вместе с документом направляет исполнителю.

9.6. Ответственные работники аппарата, получившие контрольное дело, обязаны:

- в 10-дневный срок разработать план организационных мероприятий по выполнению документа, представить его на утверждение главе районного самоуправления или его заместителю, давшему поручение по контролю;

- организовать непосредственную проверку реализации документа;

- регулярно, не реже одного раза в квартал информировать руководителей о ходе его выполнения;

- своевременно готовить предложения о снятии документов с контроля или продлении сроков исполнения;

- оформлять контрольное дело, в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях (план организации выполнения документа; протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа; промежуточные и итоговые справки об их реализации; статистические данные; статьи из газет; информации, запрошенные от других организаций-исполнителей и т.д.);

- раз в полгода (не позднее 10 января и 10 июля) представлять справки о ходе выполнения документа для рассмотрения их главой районного самоуправления.

9.7. Документы подлежат исполнению в указанные в тексте сроки. Постановления, содержащие в тексте ссылку на определенные мероприятия, исполняются в соответствии со сроком их проведения.

Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с заместителями главы районного самоуправления, руководителями структурных подразделений, на которых возложен контроль, отделом организационно-контрольной и кадровой работы устанавливается примерный срок: квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручений в документе.

При необходимости продления сроков исполнения документа исполнитель представляет в отдел организационно-контрольной и кадровой работы промежуточную информацию на имя главы районного самоуправления с мотивированной просьбой о продлении сроков исполнения.

Решение о продлении срока исполнения документа принимается главой районного самоуправления.

9.8. Документы снимаются с контроля постановлением главы районного самоуправления, проект которого готовит отдел организационно-контрольной и кадровой работы по предложению заместителей главы районного самоуправления, управляющего делами, руководителей структурных подразделений на основании представленных контрольных дел.

10. Изготовление и использование

бланков документов, печатей,

штампов и удостоверений

10.1. Бланки документов, применяемые в администрации района, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего делами не могут передаваться другим организациям или лицам.

В журнале учета указывается наименование структурного подразделения, фамилия должностного лица, получившего бланки.

10.2. Введение и обращение новых бланков организационно-распорядительных документов подразделений администрации района осуществляется по разрешению управляющего делами. Соответствующие представления вносятся руководителями структурных подразделений администрации района, включая макеты бланков, предварительно согласованные с консультантом (по правовым вопросам).

Не разрешается изготовление структурными подразделениями администрации района бланков организационно-распорядительных документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

10.3. Управляющий делами оформляет заявки на изготовление печатно-бланочной продукции и обеспечивает контроль за ее исполнением и правильностью использования бланков документов.

10.4. Изготовление гербовой печати и других печатей и штампов для структурных подразделений администрации района производится управляющим делами по заявкам руководителей структурных подразделений. К заявке прилагается образец (макет) печати или штампа, согласованный с консультантом (по правовым вопросам).

Изготовленные печати и штампы выдаются под расписку руководителям структурных подразделений администрации района, хранятся в металлических шкафах или сейфах.

В случае утери печати или штампа руководитель структурного подразделения немедленно ставит в известность управляющего делами.

При ликвидации или реорганизации структурного подразделения печати и штампы сдаются управляющему делами по акту.

10.5. Контроль за правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет управляющий делами.

Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются управляющему делами и уничтожаются по акту.

10.6. Руководители структурных подразделений администрации района несут ответственность за правильное хранение и использование бланков документов, соблюдение порядка использования и хранения имеющихся печатей и штампов.

При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы сдаются управляющему делами по акту.

10.7. Удостоверения изготавливаются, выписываются и выдаются управляющим делами. Срок их изготовления 2 - 3 дня при наличии фотографии.

Оформленные удостоверения являются документами строгой отчетности. За их сохранность должностные лица несут персональную ответственность. При увольнении владелец обязан сдать удостоверение по месту его получения.

В случае повреждения или утраты удостоверения лицо подает на имя управляющего делами заявление с объяснением причин и обстоятельств повреждения или утраты. По данному факту проводится служебное расследование и принимается соответствующее решение.

11. Печатание документов

11.1. Печатание документов осуществляется машинисткой администрации района, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием машинописной и компьютерной техники с соблюдением требований документов по делопроизводству.

11.2. Машинисткой администрации района печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку может производиться только с разрешения управляющего делами.

11.3. Рукописи документов, подлежащих печатанию, принимаются управляющим делами от работников аппарата только с визой руководителя структурного подразделения, заместителей главы или главы районного самоуправления.

11.4. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, или исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

11.5. Печатание производится на бланках установленной формы или бумаге стандартных размеров. Корректорские работы машинисткой не производятся.

11.6. На лицевой стороне последнего листа документа внизу слева печатается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

12. Порядок размножения документов

12.1. Для размножения принимаются только документы и материалы, непосредственно касающиеся деятельности администрации района, с визой управляющего делами.

12.2. В первоочередном порядке копируются решения комитета районного самоуправления, постановления, распоряжения главы районного самоуправления, документы вышестоящих органов.

12.3. Изготовление копий документов производится в очередности их сдачи управляющему делами.

Срочное изготовление копий документов производится с разрешения управляющего делами.

Срок изготовления копий документов с пометкой “срочно“ - один час, остальных - в течение дня, если иное не указано в резолюции управляющего делами.

12.4. Изготовление копий документов с грифом “секретно“ производится в строгом соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными документами.

12.5. Произведенные работы по изготовлению копий фиксируются на оборотной стороне учетной карточки документа с указанием фамилии руководителя, заказавшего копию, и даты изготовления.

12.6. По истечении надобности документа или при увольнении работника копии сдаются управляющему делами для уничтожения, за исключением копий, изготовленных для консультанта (по правовым вопросам).

12.7. Изготовление копий постановлений и распоряжений главы районного самоуправления помимо управляющего делами не допускается.

12.8. Служебные документы, подлежащие копированию на множительной технике, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге четким черным шрифтом.

Размноженные документы учитываются в специальном журнале с указанием в нем вида документа, наименования, названия структурного подразделения, даты, количества страниц и снятых копий.

Выдача размноженных документов производится только под роспись.

12.9. Изготовление единичных копий документов, как правило, производится в структурных подразделениях, в которых имеется множительный аппарат.

Ответственность за изготовление копий и учет выполняемых копировальных работ несет руководитель структурного подразделения.

13. Порядок передачи, хранения,

использования дел архива

13.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу в течение одного года хранятся в структурных подразделениях администрации района. Затем после подготовки и оформления в соответствии с требованиями документов по делопроизводству, сдаются управляющему делами.

13.2. Дела пятилетнего, трехлетнего и годичного срока хранения управляющему делами не сдаются, а уничтожаются по акту установленной формы, утверждаемому руководителем структурного подразделения.

13.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района, ответственный за ведение делопроизводства или руководитель в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их управляющему делами (по акту или описи), независимо от сроков хранения.

13.4. При увольнении или переводе на другую работу руководитель структурного подразделения или ответственный за ведение делопроизводства передает дела и документы по акту приема-передачи работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся у управляющего делами.

13.5. Дела, переданные на хранение, предоставляются работникам администрации района для работы в кабинете управляющего делами или под расписку во временное пользование (не более 10 дней).

13.6. Изъятие документов из архивных дел запрещается, копии документов снимаются по разрешению управляющего делами.

13.7. Главы администраций сельсоветов ежемесячно представляют в отдел организационно-контрольной и кадровой работы копии постановлений и распоряжений.

14. Прием делегаций в

администрации района

14.1. Администрация района организует в установленном законодательством порядке прием иностранных делегаций, делегаций, рабочих групп и отдельных лиц, прибывающих в администрацию района с официальным или деловым визитом.

14.2. Основанием для приема отдельных лиц и делегаций является распоряжение главы районного самоуправления. Распоряжение готовится заместителем главы районного самоуправления, руководителем структурного подразделения, по линии которого прибывает делегация или отдельные лица, и должно быть согласовано с финансовым отделом и управляющим делами.

К распоряжению прилагается список членов делегации или отдельных лиц с указанием места работы, должности и смета расходов на прием и обслуживание.

14.3. После получения соответствующего распоряжения управляющий делами, структурное подразделение, ответственное за прием, или специалист 1 категории приемной проводит подготовку приема делегации или отдельного лица, которая включает:

- подготовку и отправку приглашений;

- составление графика официальных встреч, переговоров, экскурсионного обслуживания;

- осуществление протокола переговоров;

- обеспечение перевода во время официальных переговоров и встреч.

14.4. Организацию официальных приемов и встреч делегаций, их размещение, питание, транспортное и иное обслуживание осуществляет управляющий делами и руководитель структурного подразделения, ответственного за прием (программа пребывания, организация официальных встреч, совещаний, переговоров, взаимодействие со средствами массовой информации).

14.5. Протокольное обеспечение официальных встреч главы районного самоуправления и его заместителей с делегациями и отдельными лицами осуществляется управляющим делами и руководителями структурных подразделений, ответственными за прием.

14.6. За подготовку и прием официальных делегаций или отдельных лиц заместителями главы районного самоуправления, руководителями структурных подразделений ответственность несут руководители, а расходы осуществляются за счет соответствующих смет.

Управляющий делами и отдел организационно-контрольной и кадровой работы в этих случаях оказывают консультативную помощь либо по согласованию с главой районного самоуправления участвуют в организации приема, когда это необходимо.

15. Использование помещений

для проведения мероприятий в

здании администрации района

15.1. Мероприятия в администрации района проводятся в зале заседаний.

15.2. Выделение и подготовка зала для проведения мероприятий производятся по решению управляющего делами.

После окончания мероприятия ответственный за его проведение сдает помещение управляющему делами или коменданту.

Приложение

к Регламенту

Образец

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ (РАСПОРЯЖЕНИЯ)

По вопросу ___________________________________________________

__________________________________________________________________

Проект внесен (управление, отдел) ____________________________

__________________________________________________________________

Проект подготовлен (фамилия, телефон)_________________________

Проект согласован:

-----T-------------------------------T-------------------T-------¬

¦Дата¦Должность и расшифровка подписи¦Суть возражений и ¦Личная ¦

¦ ¦ ¦предложений ¦подпись¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------+-------------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+-------------------------------+-------------------+--------

Решение (распоряжение) разослать: ____________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

к Регламенту

Образец

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРА

Договор ______________________________________________________

(вопрос, предмет договора)

__________________________________________________________________

Договор внесен _______________________________________________

(структурное подразделение,

__________________________________________________________________

роспись руководителя, дата)

Договор подготовлен __________________________________________

(фамилия автора, телефон)

С окончательной редакцией договора согласен __________________

(руководитель

__________________________________________________________________

подразделения, дата)

-------------T---------T------------------------T-------T------------¬

¦Дата ¦Должность¦Замечания и предложения ¦Личная ¦Дата ¦

¦передачи на ¦ ¦(свыше двух строк ¦подпись¦согласования¦

¦согласование¦ ¦оформляется на отдельном¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦листе) ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+------------+---------+------------------------+-------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L------------+---------+------------------------+-------+-------------

Договор разослать по списку (прилагается) ____________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Контроль исполнения поручен __________________________________