Постановление Главы самоуправления Сокольского муниципального района от 03.07.2002 N 731 “Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации Совета самоуправления Сокольского муниципального района“
Утратил силу в связи с изданием постановления Главы Сокольского муниципального района от 14.11.2008 N 1915.ГЛАВА САМОУПРАВЛЕНИЯ
СОКОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 июля 2002 г. N 731
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ
ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТА САМОУПРАВЛЕНИЯ
СОКОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Постановляю:
Утвердить Положение об архивном отделе администрации Совета самоуправления Сокольского муниципального района (прилагается).
Глава самоуправления
М.В.ЗАРОДОВ
Приложение
к Постановлению
Главы самоуправления
Сокольского муниципального района
от 3 июля 2002 г. N 731
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
СОВЕТА САМОУПРАВЛЕНИЯ СОКОЛЬСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Администрация Совета самоуправления Сокольского муниципального района (далее - Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в районе реализует полномочия по:
организации и содержанию архивного отдела администрации;
обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Вологодской области, ведению Вологодской области.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Вологодской области архивный отдел входит в систему управления по делам архивов Вологодской области, взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Вологодской области, а также контроль за состоянием ведомственного хранения документов.
1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица. Архивный отдел имеет печать для заверения в установленном порядке архивных справок, копий и выписок из документов. Архивный отдел имеет угловой штамп.
1.4. Архивный отдел руководит деятельностью Сокольского объединенного архива по личному составу.
1.5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об архивном фонде Российской Федерации, законом “Об Архивном фонде Вологодской области и архивах“, Уставом района, постановлениями, решениями и распоряжениями Совета самоуправления Администрации Сокольского муниципального района, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, управления по делам архивов Вологодской области и настоящим положением.
1.6. Положение об архивном отделе утверждается постановлением главы самоуправления Сокольского муниципального района по согласованию с управлением по делам архивов Вологодской области.
1.7. Архивный отдел содержится за счет бюджета муниципального района. Штатная численность архивного отдела устанавливается главой самоуправления.
1.8. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
целевые средства из бюджета Вологодской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в районе);
спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг, используемых архивом по личному составу, утверждается главой самоуправления на основании перечня платных работ и услуг, разработанного управлением по делам архивов Вологодской области.
1.10. Администрация обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче помещения, в котором размещен архивный отдел, другим организациям Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов помещения.
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
хранение и учет документов, принятых в архивный отдел, представление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Вологодской области;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе;
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Сокольского района и Вологодской области;
архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, образовавшихся в процессе деятельности Совета самоуправления Сокольского муниципального района по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Вологодской области;
документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Сокольского муниципального района;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Архивный отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Вологодской области поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Сокольского муниципального района, в т.ч.:
составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с управлением по делам архивов Вологодской области; систематическая работа по их уточнению;
отбор и прием документов постоянного хранения в архивный отдел;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Сокольского района;
информирование Администрации района, управления по делам архивов Вологодской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях закона “Об архивном фонде Вологодской области и архивах“;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
рассмотрение и представление на утверждение и согласование в управление по делам архивов Вологодской области поступивших от организаций - источников комплектования архива описей дел постоянного хранения по личному составу;
рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архива, документы которых подлежат приему в архив по личному составу;
подготовка и передача документов и описей к ним на постоянное хранение в государственный архив Вологодской области;
изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб; прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Вологодской области, органов самоуправления в области архивного дела.
3. Права
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;
3.2. Вносить на рассмотрение Администрации Сокольского муниципального района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства в Администрации района, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований законодательства Российской Федерации, закона “Об архивном фонде Вологодской области и архивах“, иных правовых актов Администрации области и местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией, ее структурными подразделениями по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами вопросы о привлечении к ответственности за нарушение закона Вологодской области “Об архивном фонде Вологодской области и архивах“ руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.
3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от Администрации.
3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Сокольского района, управлением по делам архивов Вологодской области, Вологодским отделением Российского общества историков - архивистов, другими общественными организациями.
При архивном отделе для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав которого утверждается главой самоуправления района по представлению заведующего архивным отделом.
4. Организация работы
4.1. Архивный отдел возглавляет заведующий. Заведующий и специалист архивного отдела являются муниципальными служащими.
Заведующий отделом назначается и освобождается от должности главой самоуправления района по согласованию с управлением по делам архивов Вологодской области.
При смене заведующего архивным отделом администрации района прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители Администрации и управления по делам архивов области. Акт приема-передачи утверждается главой самоуправления района и представляется в управление по делам архивов области.
4.2. Заведующий архивным отделом:
4.2.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в районе перед Администрацией, управлением по делам архивов области;
4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основе годового плана работы, утвержденного главой самоуправления по согласованию с управлением по делам архивов области.
4.4. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется Администрацией района по согласованию с управлением по делам архивов области.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов системы управления по делам архивов области.
СОГЛАСОВАНО
Управление по делам архивов Вологодской области
20.05.2002