Законы и постановления РФ

Постановление администрации Кулебакского района от 27.10.2010 N 1860 “Об утверждении Регламента администрации Кулебакского района Нижегородской области“

АДМИНИСТРАЦИЯ КУЛЕБАКСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27 октября 2010 г. N 1860

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ КУЛЕБАКСКОГО РАЙОНА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ “Об общих принципах организации органов местного самоуправления в Российской Федерации“, Уставом Кулебакского муниципального района, в целях дальнейшего совершенствования обеспечения деятельности администрации Кулебакского района Нижегородской области, руководствуясь ст. 36.1 Устава Кулебакского муниципального района, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент администрации Кулебакского района Нижегородской области.

2. Начальнику отдела организации и контроля З.А. Лушиной обеспечить размещение данного постановления на официальном интернет-сайте администрации Кулебакского района.

3. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на управляющего делами Н.В. Кузнецову.

Глава администрации

Л.А.УЗЯКОВА

Утвержден

постановлением

администрации Кулебакского района

от 27.10.2010 N 1860

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ КУЛЕБАКСКОГО
РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Регламент администрации Кулебакского района Нижегородской области (далее - Регламент) определяет порядок организационного, документационного (наряду с инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района Нижегородской области), правового, информационного обеспечения деятельности главы администрации Кулебакского района Нижегородской области (далее - глава администрации) и администрации Кулебакского района Нижегородской области (далее - администрация).

1.2. Администрация является органом местного самоуправления, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции на территории Кулебакского района.

Администрация является юридическим лицом, имеет гербовую печать и официальный бланк с изображением герба Кулебакского района.

Администрацией руководит глава администрации.

1.3. Структура администрации утверждается решением Земского собрания Кулебакского района по представлению главы администрации. Штатное расписание администрации утверждается главой администрации.

1.4. Структуру администрации составляют:

- глава администрации;

- первый заместитель главы администрации;

- заместители главы администрации;

- иные структурные и отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации.

1.5. Статус, полномочия, порядок наделения полномочиями главы администрации, администрации, назначения должностных лиц администрации, принципы и гарантии их деятельности определены Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ “Об общих принципах организации органов местного самоуправления в Российской Федерации“, Уставом Кулебакского муниципального района и другими правовыми актами Российской Федерации, Нижегородской области и администрации Кулебакского района.

Распределение обязанностей между главой администрации, первым заместителем, заместителями главы администрации и управляющим делами утверждается распоряжением администрации.

Задачи, функции, права, обеспечение деятельности структурных подразделений регламентируются положениями о структурных подразделениях, утверждаемыми в соответствии с Порядком разработки положения о структурном подразделении администрации распоряжениями администрации.

Обязанности, права и ответственность сотрудников администрации определяются должностными инструкциями, утверждаемыми в соответствии с Порядком разработки должностных инструкций распоряжениями администрации.

1.6. В администрации установлена смешанная система делопроизводства, предусматривающая как централизованную работу с документами, так и децентрализованную - с документами структурных подразделений
администрации.

1.7. Руководство деятельностью структурных подразделений и специалистов управления делами, осуществляющих организационное, информационное и документационное обеспечение деятельности главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, структурных подразделений администрации, возлагается на управляющего делами администрации Кулебакского района (далее - управляющий делами).

1.8. Документационное обеспечение деятельности администрации осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района, утверждаемой постановлением администрации.

1.9. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с административным регламентом администрации “Организация работы с обращениями граждан“.

1.10. Положения настоящего Регламента распространяются на информационные ресурсы, системы и технологии, создаваемые, приобретаемые, накапливаемые за счет средств местного бюджета, в том числе информационные ресурсы главы администрации и администрации.

1.11. В перечень информационных ресурсов главы администрации и администрации входят:

- правовые акты администрации, служебные документы, подписанные главой администрации, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации;

- документы на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры, опросы и так далее).

В настоящем Регламенте служебные документы - обобщенное наименование официальных документов, используемых в текущей деятельности администрации: письмо, заявление, служебная записка и т.п.

1.12. Информационные ресурсы главы администрации и администрации в зависимости от порядка их предоставления или распространения подразделяются на:

- информационные ресурсы, содержащие информацию, свободно распространяемую;

- информационные ресурсы, содержащие информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях, а также служебную информацию;

- информационные ресурсы, содержащие информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;

- информационные ресурсы, содержащие информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и информационных системах администрации, предназначенная для использования должностными лицами и муниципальными служащими администрации при выполнении ими своих
функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям свободно распространяемой информации и информации ограниченного распространения (доступа).

1.13. Глава администрации или по его поручению иные должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информации и доступа к ней, условия использования и распространения информации.

1.14. К конфиденциальной относится информация, содержащая коммерческую и служебную тайну, персональные данные о гражданах, и другая информация в соответствии с решениями должностных лиц администрации и действующим законодательством.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения действующему законодательству.

1.15. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб главе администрации и администрации, регулируется специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных систем.

Периодический контроль за соблюдением установленных режимов доступа к информационным ресурсами администрации, а также правил их обработки и защиты осуществляет управление делами администрации.

Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных устанавливает управление делами администрации в соответствии с федеральным законодательством.

1.16. Требования настоящего Регламента распространяются на документы главы администрации, первого заместителя, заместителей главы администрации и структурных подразделений администрации, кроме документов ограниченного доступа, и обязательны для всех должностных лиц, муниципальных служащих, а также работников по техническому и хозяйственному обеспечению деятельности администрации, не являющихся муниципальными служащими.

1.17. Обращение с документами, содержащими государственную тайну, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными документами.

Ответственность за организацию и обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, в администрации возлагается на специалиста
по защите государственной тайны и информации управления делами.

1.18. Правовые акты администрации, регламентирующие порядок работы структурных подразделений администрации, разрабатываются с учетом требований настоящего Регламента.

1.19. Режим работы администрации устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными правовым актом администрации.

1.20. Несоблюдение требований настоящего Регламента должностными лицами администрации, муниципальными служащими, а также работниками по техническому и хозяйственному обеспечению, не являющимися муниципальными служащими, влечет их дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством.

2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ И КОНТРОЛЬ

ИСПОЛНЕНИЯ ПЛАНОВ

2.1. Планирование работы администрации

2.1.1. Администрация организует свою работу на основе Программы социально-экономического развития района, включающей приоритетные направления развития района, долгосрочных программ развития, районных целевых программ, годового плана работы администрации, текущих (месячных) планов работы структурных подразделений, месячных планов-графиков работы администрации и планов информационной работы администрации.

2.1.2. Подготовка, реализация и контроль исполнения районных программ осуществляется в соответствии с Положением о разработке, утверждении и реализации местных целевых программ на территории Кулебакского района, утверждаемым постановлением администрации. Координацию работ по разработке и реализации местных целевых программ осуществляет отдел экономики, развития бизнеса и инвестиционной политики.

2.1.3. Подготовка годовых планов работы администрации осуществляется управляющим делами на основе предложений главы администрации, первого заместителя и заместителей главы администрации, структурных подразделений администрации, подведомственных администрации предприятий и учреждений.

2.1.4. Предложения об основных мероприятиях в годовой план работы администрации на следующий отчетный год первым заместителем, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении главы администрации, по своим направлениям деятельности направляются управляющему делами не позднее 1 декабря текущего года, с указанием планируемых сроков рассмотрения вопросов на заседаниях аппаратных совещаний администрации и Земском собрании, с указанием органов и лиц, ответственных за подготовку вопроса и соблюдение срока
представления проектов документов по форме приложения 1 (не приводится).

2.1.5. Управляющий делами обобщает поступившие предложения, готовит проект годового плана работы администрации и направляет его на согласование первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, другим должностным лицам.

2.1.6. Согласованный проект годового плана не позднее чем за 2 недели до начала планируемого периода утверждается в установленном порядке правовым актом администрации.

2.1.7. В течение года структурные подразделения администрации, другие заинтересованные лица вправе вносить предложения по внесению изменений и дополнений в годовой план администрации.

2.1.8. Текущие (месячные) планы работы структурных подразделений администрации формируются на основе годового плана и оформляются по форме приложения 2 (не приводится).

Текущие (месячные) планы работы структурных подразделений подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются главой администрации (для структурных подразделений, непосредственно подчиненных главе администрации) или первым заместителем, заместителем главы администрации, управляющим делами, курирующими деятельность данного подразделения.

2.1.9. Месячные планы-графики работы администрации формируются на основе годового плана работы администрации, текущих (месячных) планов работы структурных подразделений и оформляются в разрезе мероприятий по рабочим дням по форме приложения 3 (не приводится).

Предложения в месячный план-график работы администрации направляются в отдел организации и контроля управления делами не позднее 25-го числа текущего месяца.

2.1.10. Месячный план-график работы администрации включает в себя основные организационные мероприятия, в т.ч. совещания, заседания постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.д.), а также культурно-массовые и спортивные мероприятия общерайонного масштаба.

2.1.11. Месячный план-график работы администрации рассматривается и подписывается управляющим делами администрации, а затем утверждается главой администрации района.

2.1.12. Месячный план-график работы администрации в обязательном порядке направляется во все структурные подразделения администрации, в Земское собрание района, доводится до сведения СМИ.

2.1.13. Планирование информационной работы администрации
осуществляется на основании годового и месячных планов информационной работы администрации, которые составляются сотрудником управления делами, ответственным за работу с органами местного самоуправления, общественностью и СМИ, согласовываются управляющим делами и утверждаются главой администрации.

Предложения в планы информационной работы администрации первый заместитель, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений представляют управляющему делами по форме приложения 4 (не приводится):

- в месячный план - не позднее 25-го числа месяца;

- в годовой план - не позднее 1 декабря текущего года.

2.1.14. План нормотворческой деятельности администрации формируется на основе годового плана работы администрации, включает в себя планируемые к принятию нормативные правовые акты администрации, разрабатывается на каждое полугодие в январе и июле текущего года юридическим отделом.

Руководители структурных подразделений составляют и подписывают план нормотворческой деятельности на каждое полугодие по своему направлению деятельности, утверждают его главой администрации (для структурных подразделений, непосредственно подчиненных главе администрации) или первым заместителем, заместителем главы администрации, управляющим делами, курирующими деятельность данного подразделения, и представляют в юридический отдел по форме приложения 5 (не приводится):

- на первое полугодие - не позднее 1 декабря предшествующего года;

- на второе полугодие - не позднее 1 июня текущего года.

План нормотворческой деятельности администрации утверждается распоряжением администрации.

2.2. Контроль исполнения планов администрации

2.2.1. Контроль исполнения годового плана работы администрации, годового и месячных планов информационной работы администрации, текущих (месячных) планов работы структурных подразделений осуществляется в виде отчетов об исполнении соответствующих планов.

2.2.2. Руководители структурных подразделений не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным, представляют управляющему делами отчет об исполнении годового плана работы администрации по своему направлению деятельности по форме приложения 6 (не приводится).

2.2.3. Управляющий делами формирует сводный отчет о работе
администрации за год, согласовывает его с первым заместителем, заместителями главы администрации, другими должностными лицами и не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным, представляет для утверждения главе администрации.

2.2.4. Отчеты об исполнении текущих (месячных) планов работы структурных подразделений составляются не позднее 5-го числа следующего месяца по форме приложения 7 (не приводится), подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются главой администрации (для структурных подразделений, непосредственно подчиненных главе администрации), первым заместителем, заместителем главы администрации, управляющим делами, курирующими деятельность данного подразделения.

2.2.5. Отчеты об исполнении планов информационной работы администрации по форме приложения 8 (не приводится) составляются сотрудником управления делами, ответственным за работу с органами местного самоуправления, общественностью и СМИ, согласовываются управляющим делами и утверждаются главой администрации:

- месячных планов - не позднее 5-го числа следующего месяца;

- годового плана - не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным.

2.2.6. Информация об исполнении плана работы администрации, плана информационной работы ежемесячно представляется управляющим делами главе администрации.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ

3.1. Общие положения

3.1.1. Для оперативного рассмотрения вопросов главой администрации, его первым заместителем и заместителями главы администрации проводятся рабочие совещания (в дальнейшем - совещания).

3.1.2. На совещаниях, проводимых главой администрации или лицом, его замещающим, необходимо личное присутствие руководителей структурных подразделений администрации или лиц, официально их замещающих, в компетенцию которых входит решение вопросов, обсуждаемых на совещании.

3.1.3. Подготовка совещаний (кроме постоянно действующего оперативного совещания) возлагается на руководителей структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией.

3.1.4. Ответственные за проведение совещаний обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.

Информация о дне проведения и повестке дня совещания сообщается заинтересованным лицам немедленно после принятия решения
о его проведении.

3.1.5. Решение о присутствии представителей средств массовой информации на совещании принимается главой администрации, первым заместителем или заместителями главы.

3.1.6. Отдел организации и контроля управления делами обеспечивает предоставление и подготовку помещения для проведения главой администрации, первым заместителем, заместителями главы администрации совещаний, при необходимости - мультимедийное и иное техническое сопровождение совещания.

3.1.7. На структурное подразделение, ответственное за проведение совещания, специалистов, ответственных за организационно-техническое обеспечение деятельности главы администрации, первого заместителя, заместителей главы администрации в соответствии с их компетенцией возложены:

- осуществление контроля за своевременной подготовкой материалов к совещанию, их содержание;

- приглашение участников совещания;

- внесение предложения главе администрации или его заместителям о снятии вопроса с рассмотрения в случае несвоевременной и некачественной подготовки его к совещанию;

- доработка проекта протокола в соответствии с решениями, принятыми на совещании, не позднее чем в 2-дневный срок с момента проведения совещания. Доработанный протокол представляется на подпись главе администрации, первому заместителю, заместителям главы администрации.

3.1.8. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители поручений и сроки их выполнения, определенные главой администрации, первым заместителем, заместителями главы администрации.

3.1.9. Персональная ответственность за исполнение протоколов совещаний под председательством главы администрации в целом возлагается, как правило, на одного из заместителей главы администрации или управляющего делами с учетом тематики рассматриваемого вопроса.

3.1.10. Структурное подразделение, подготовившее совещание, обеспечивает:

- регистрацию, копирование и рассылку протоколов совещаний, проводимых главой или заместителями (кроме постоянно действующего оперативного), или отдельных выписок по пунктам протокола; хранение подлинников протоколов в течение двух лет до сдачи их в архив администрации;

- регистрацию, рассылку и хранение подлинников служебных документов по вопросам, связанным с ходом выполнения поручений из протоколов совещаний, своевременный подбор указанных документов к
совещаниям.

3.1.11. Решения, зафиксированные в протоколах совещаний, являются обязательными для выполнения лицами, указанными в протоколах.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

3.1.13. Контроль исполнения поручений, данных на совещаниях с участием главы администрации, ведется отделом организации и контроля управления делами. Глава администрации еженедельно информируется о выполнении данных им поручений.

3.1.14. Все совещания, заседания в администрации проводятся в соответствии с месячным планом-графиком работы администрации, в котором указывается также место проведения совещания или заседания.

При необходимости в план-график не позднее чем за один рабочий день до проведения совещания ответственные за их проведение представляют в отдел организации и контроля изменения и дополнения.

3.1.15. При проведении совещаний или иных мероприятий в зале заседаний администрации, не включенных в план-график работы администрации, ответственным за проведение данного совещания делается отметка в журнале резервирования зала заседаний администрации района, находящемся в отделе организации и контроля.

3.2. Подготовка и проведение постоянно действующего оперативного совещания (ПДОС) администрации Кулебакского района

3.2.1. Постоянно действующее оперативное совещание (ПДОС) администрации Кулебакского района является органом коллективного обсуждения вопросов социально-экономического и культурного развития района, обеспечения жизнедеятельности районного хозяйства, совершенствования управления экономическими процессами, выявления приоритетных направлений и принятия мер для решения неотложных задач.

3.2.2. Совещание проводится каждый рабочий понедельник с 9.00 в зале заседаний администрации. Перенос даты и времени проведения совещания осуществляется по указанию главы администрации.

3.2.3. Работой совещания руководит глава администрации, а в его отсутствие - первый заместитель или заместитель главы администрации. Состав участников совещания утверждается распоряжением администрации.

3.2.4. На данном совещании присутствуют глава местного самоуправления района, главы местного самоуправления и главы администраций поселений района, руководители предприятий, организаций района, представители общественных организаций. В работе совещания могут принимать участие депутаты Земского собрания, приглашенные СМИ.

3.2.5. Решения в ходе обсуждения вопросов на совещании принимаются единолично главой администрации района и оформляются в виде протоколов. Протокол оформляется в установленном порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района, согласовывается с управляющим делами, подписывается председательствующим.

3.2.6. Формирование повестки дня ПДОС осуществляет отдел организации и контроля управления делами (далее - отдел организации и контроля) на основании поручений главы администрации, первого заместителя, заместителей главы администрации, а также на основании предложений структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, иных заинтересованных лиц, которые представляются в отдел организации и контроля не позднее 15.00 четверга, предшествующего очередному заседанию ПДОС.

3.2.7. Информация, заслушиваемая на ПДОС, включает постоянный перечень вопросов, утверждаемый распоряжением администрации, и иную информацию (вопросы), заслушиваемую по мере необходимости.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

3.2.7. Предоставление информации для рассмотрения в ходе совещания обеспечивают руководители структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, иных организаций, ответственные за подготовку вопросов в соответствии с повесткой дня.

3.3. Совещания главы администрации района с главами местного самоуправления (главами администраций) поселений Кулебакского района

3.3.1. Совещания главы администрации с главами местного самоуправления (главами администраций) поселений Кулебакского района проводятся каждый рабочий понедельник после проведения ПДОС в зале заседаний администрации. Перенос даты и времени проведения совещания осуществляется по указанию главы администрации.

3.3.2. Работой совещания руководит глава администрации, а в его отсутствие - первый заместитель главы администрации или управляющий делами.

3.3.3. Формирование повестки дня совещания осуществляет специалист управления делами, ответственный за работу с органами местного самоуправления, на основании поручений главы администрации, первого заместителя, заместителей главы администрации, предложений глав местного самоуправления (глав администраций) поселений, руководителей структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, иных заинтересованных лиц, которые представляются в управление делами не позднее 15.00 четверга, предшествующего очередному совещанию.

3.3.4. Подготовку информации для рассмотрения в ходе совещания обеспечивают первый заместитель, заместители главы администрации, управляющий делами, руководители структурных подразделений администрации, иные лица, ответственные за подготовку вопросов в соответствии с повесткой дня.

3.3.5. Решения, принятые на совещании, оформляются специалистом управления делами, ответственным за работу с органами местного самоуправления, в виде протокола. Протокол оформляется в установленном порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации Кулебакского района, согласовывается с управляющим делами, подписывается председательствующим.

3.4. Аппаратные совещания администрации

3.4.1. Аппаратные совещания администрации проводятся с целью оперативного решения организационных вопросов работы администрации, планирования деятельности, оперативного и своевременного доведения служебной информации до муниципальных служащих, информирования руководителей структурных подразделений о результатах контроля исполнения документов и поручений.

3.4.2. Аппаратные совещания администрации проводятся каждый рабочий вторник, с 10.00 в зале заседаний администрации.

3.4.3. На аппаратном совещании присутствуют заместители главы администрации, управляющий делами, руководители структурных подразделений администрации, главный врач МУЗ “Кулебакская центральная больница“.

3.4.4. Работой совещаний руководит глава администрации, а в его отсутствие - управляющий делами.

3.4.5. Решения, принятые на аппаратном совещании, оформляются управляющим делами в установленном порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района в виде протокола.

3.5. Текущие рабочие совещания администрации

3.5.1. По мере необходимости глава администрации, первый заместитель, заместители главы администрации, управляющий делами проводят совещания.

3.5.2. При необходимости решения, принятые на данном совещании, оформляются лицом, ответственным за его подготовку, в установленном порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района в виде протокола.

3.6. Выездные совещания с участием главы администрации Кулебакского района

3.6.1. Выездные совещания с участием главы администрации Кулебакского района проводятся в соответствии с рабочим планом главы администрации и его поручениями. Подготовка и проведение выездных совещаний возлагается на первого заместителя, заместителей главы администрации, управляющего делами, руководителей структурных подразделений администрации или глав администраций поселений района, в компетенцию которых входит решение вопросов, обсуждаемых на выездных совещаниях.

3.6.2. При необходимости в установленном порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации Кулебакского района оформляется протокол выездного совещания.

3.7. Совместные заседания с подведомственными организациями, территориальными отделениями федеральных органов власти, общественными организациями

С подведомственными организациями (муниципальными учреждениями и предприятиями), территориальными отделениями федеральных органов власти, общественными организациями должностные лица администрации могут проводить совместные заседания (совещания) в случаях:

- решения вопросов, находящихся в совместном ведении администрации и заинтересованной в решении вопроса организации или учреждения;

- решения вопросов, затрагивающих права и свободы граждан;

- решения вопросов охраны общественного порядка в районе и обеспечения личной безопасности граждан;

- решения прочих вопросов, находящихся в компетенции администрации.

3.8. Комиссии, советы, семинары и иные заседания

3.8.1. Заседания межведомственных и иных комиссий администрации, межведомственных и иных советов под председательством должностных лиц администрации (далее - комиссии и советы) проводятся в соответствии с утвержденными планами.

3.8.2. Организация работы комиссий и советов осуществляется на основании регламентов или положений об их деятельности.

3.8.3. Персональный состав комиссий и советов утверждается правовыми актами администрации.

3.8.4. Протоколы заседаний хранятся у секретарей комиссий и советов, а затем в установленном порядке передаются в архив.

3.8.5. Учебно-методические, консультационные семинары для сотрудников администрации, поселений района проводятся по отдельному плану, утверждаемому главой администрации.

3.8.6. Иные заседания и совещательные мероприятия при участии должностных лиц администрации проводятся в соответствии с месячным планом-графиком работы администрации.

4. АКТЫ АДМИНИСТРАЦИИ

4.1. Общие положения

Актами администрации являются постановления и распоряжения.

Актами главы администрации являются поручения главы администрации.

Актами первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации являются поручения первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации.

Актами структурных подразделений администрации Кулебакского района с правами юридического лица являются приказы данного структурного подразделения.

Постановления администрации глава администрации принимает в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Нижегородской области, Уставом Кулебакского муниципального района, нормативно-правовыми актами Земского собрания Кулебакского района, по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления в установленном законодательством порядке.

Постановления администрации могут быть как:

- нормативным актом, т.е. предписанием, устанавливающим или содержащим в себе определенные правила поведения (нормы), рассчитанные на постоянное или многократное применение, не имеющим конкретных адресатов, адресованным широкому кругу лиц и действующим достаточно продолжительное время вне зависимости от исполнения содержащихся в нем требований;

- ненормативным актом, т.е. актом применения норм права, не содержащим нормативного характера, носящим индивидуальный характер.

Распоряжения глава администрации принимает в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Нижегородской области, Уставом Кулебакского муниципального района, нормативно-правовыми актами Земского собрания Кулебакского района, по вопросам организации работы администрации.

Распоряжение администрации является ненормативным актом, содержащим конкретные предписания, адресованные определенному лицу или группе лиц.

Поручение - распорядительный документ, издаваемый главой администрации, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью администрации, а также ее организационного и материально-технического обеспечения.“br>
Приказ - правовой акт, издаваемый структурным подразделением администрации с правами юридического лица в пределах своей компетенции.

4.2. Основания и стадии подготовки проекта постановления и распоряжения

4.2.1. Основаниями для подготовки проекта постановления и распоряжения являются:

- необходимость решения текущих задач в пределах предоставленной компетенции;

- прямое указание акта Федерального Собрания, Президента и Правительства РФ, Губернатора области, Законодательного Собрания области о принятии соответствующего акта районной администрацией;

- поручение Земского собрания Кулебакского района о разработке и принятии конкретного правового акта;

- обращения и письма должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан;

- протесты, представления и иные меры прокурорского реагирования и меры реагирования контролирующих органов;

- обязательства, вытекающие из договоров, в которых участвует администрация;

- исполнение утвержденного главой местного самоуправления Кулебакского района Нижегородской области плана нормотворческой деятельности Земского собрания Кулебакского района на каждое полугодие, когда органом, ответственным за подготовку такого акта, является администрация Кулебакского района Нижегородской области;

- исполнение утвержденного главой администрации Кулебакского района Нижегородской области плана нормотворческой деятельности администрации Кулебакского района на каждое полугодие;

- нормотворческая инициатива Кулебакской городской прокуратуры Нижегородской области;

- иные основания, предусмотренные действующим законодательством.

4.2.2. Подготовка проекта постановления (распоряжения) включает:

- определение органа или должностного лица, ответственного за подготовку проекта постановления (распоряжения);

- определение круга специалистов, привлекаемых к подготовке проекта постановления (распоряжения);

- проработку этими лицами вопросов, составляющих основу проекта постановления (распоряжения);

- составление текста проекта постановления (распоряжения) и, при необходимости, пояснительной записки к нему;

- согласование проекта постановления (распоряжения) с руководителями структурных подразделений администрации, заместителями главы администрации, курирующими соответствующее направление деятельности, а также с заинтересованными предприятиями, учреждениями и организациями;

- правовую и антикоррупционную экспертизу проекта постановления (распоряжения) в юридическом отделе на предмет соответствия проекта действующему законодательству и требованиям по содержанию акта, предусмотренным разделом 4.4 Регламента;

- получение мотивированного заключения Кулебакской городской прокуратуры на предмет соответствия муниципального нормативного акта законодательству и отсутствия в нем коррупциогенных (коррупционных) факторов;

- доработку проекта постановления (распоряжения) с учетом замечаний и предложений главы администрации, соответствующих подразделений администрации, а также заключения юридического отдела;

- принятие постановления (распоряжения), регистрацию и обнародование (в установленных случаях);

- доведение принятого постановления (распоряжения) до сведения заинтересованных лиц;

- контроль исполнения принятого постановления (распоряжения).

4.3. Лица, ответственные за подготовку проекта постановления (распоряжения)

4.3.1. Определение органа или должностного лица, ответственного за подготовку проекта постановления (распоряжения), осуществляется устным или письменным поручением главы администрации.

4.3.2. Структурные подразделения администрации, а также заинтересованные предприятия, учреждения и организации вправе по своей инициативе в целях реализации возложенных на них задач подготовить и представить проект постановления (распоряжения).

Руководители структурных подразделений администрации в таких случаях самостоятельно определяют должностных лиц и специалистов, ответственных за подготовку проекта постановления (распоряжения).

4.3.3. Круг специалистов, привлекаемых к подготовке проекта постановления (распоряжения), определяется органом или должностным лицом, ответственным за подготовку проекта постановления (распоряжения).

4.3.3.1. В случае создания в администрации рабочей группы по разработке проекта нормативного правового акта администрации в нее включается представитель городской прокуратуры (по согласованию с прокуратурой города Кулебаки). Рабочая группа может быть создана в том числе по предложению Кулебакского городского прокурора, которое также рассматривается с принятием администрацией соответствующего правового акта в течение 5 дней. Руководитель рабочей группы не менее чем за 2 дня уведомляет представителя городской прокуратуры, включенного в рабочую группу, о дне, времени и месте заседаний рабочей группы, представляет ему необходимые для работы материалы.

4.3.4. Ответственность за качество проекта постановления (распоряжения) и соответствие его нормам документооборота и законодательства возлагается на руководителей структурных подразделений администрации, учреждений и организаций, которые вносят этот проект.

4.4. Требования к оформлению проекта постановления (распоряжения)

4.4.1. Проекты постановлений (распоряжений) печатаются на бланках установленной формы, разрабатываемых управлением делами. Форма бланков постановлений и распоряжений администрации утверждается решением Земского собрания Кулебакского района.

4.4.2. Акты должны иметь необходимые реквизиты, предусмотренные инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района, утвержденной соответствующим постановлением администрации.

4.4.3. Текст может состоять из двух частей: преамбулы (констатирующая часть) и распределительной (постановляющая часть).

Преамбула содержит обоснования принятия акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для принятия акта, а также могут содержаться ссылки на законы и другие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. Если содержание документа не нуждается в пояснениях, то констатирующая часть может отсутствовать (применительно только к распоряжениям).

В преамбулу не включаются положения нормативного характера.

Распорядительная часть может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы.

Каждый пункт должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

В обязательном порядке постановления и распоряжения администрации в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

- конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их выполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки);

- точные наименования организаций - исполнителей заданий с указанием Ф.И.О. руководителя.

Наименование упоминаемых органов, организаций употребляется в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным в уставе, положении, в решении об их создании, переименовании;

- поручения о контроле первым заместителем, заместителями главы администрации, управляющим делами, руководителями структурных подразделений, а также при необходимости с указанием сроков представления промежуточной информации о ходе исполнения и окончательной информации для решения вопроса о снятии с контроля;

- указания об отмене или снятии с контроля ранее принятого акта (в случае его выполнения, либо если новый документ издается взамен ранее принятого);

- указания об опубликовании (обнародовании) в установленных случаях.

4.4.4. Если требуется многократно упомянуть в акте тот или иной объект, а равно когда неоднократно употребляется одно и то же понятие, должность, при первом упоминании о таком объекте (понятии, должности) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: (далее именуется -...), или (далее -...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

4.4.5. При подготовке постановления (распоряжения) администрации в обязательном порядке должны учитываться нормы законодательства о противодействии коррупции на предмет отсутствия в принимаемых правовых актах коррупциогенных (коррупционных) факторов.

4.5. Требования к содержанию проекта постановления (распоряжения)

4.5.1. Проект постановления (распоряжения) должен быть целесообразным, практически необходимым. Он должен быть написан грамотно, юридически четким языком, иметь логическую последовательность всех составных частей, в которых допускаются только общепринятые сокращения. К проекту прилагаются документы, обосновывающие его принятие.

4.5.2. Проект должен соответствовать по своему содержанию действующему законодательству.

4.5.3. Проект должен быть финансово и материально-технически обеспечен.

4.5.4. Проект постановления (распоряжения) должен содержать указание на организационные, финансово-экономические и иные средства обеспечения содержащихся в нем предписаний.

4.6. Согласование проекта постановления (распоряжения)

4.6.1. Согласование проекта постановления (распоряжения) осуществляется в форме визирования первого экземпляра проекта.

4.6.2. На первом экземпляре проекта обязательны визы согласования:

- руководителей структурных подразделений администрации;

- первого заместителя, заместителей главы администрации, управляющего делами, курирующих направление деятельности, регулируемое принимаемым проектом;

- юридического отдела;

- начальника финансового управления администрации (или лица, его замещающего) в случаях, когда выполнение предписаний связано с использованием финансовых ресурсов, касается бюджетной системы, вопросов налогообложения;

- начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности, когда выполнение предписаний связано с финансовыми, материально-техническими средствами, находящимися в ведении администрации.

4.6.3. Согласование проекта осуществляется в срок не более 3 рабочих дней, а в случае необходимости его дополнительной проработки - в сроки, согласованные с лицом, ответственным за подготовку проекта, но не более 20 дней.

4.6.4. Сбор виз согласования осуществляется лицом, ответственным за подготовку проекта.

4.6.5. Виза согласования включает в себя личную подпись, дату визирования, при необходимости указывается должность визирующего. Визирование производится в соответствующей таблице согласования на оборотной стороне листа, подлежащего подписанию главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.6.6. Краткие замечания и дополнения к проекту излагаются в таблице согласования, мотивированные замечания прилагаются к проекту постановления (распоряжения) на отдельном листе с указанием полной подписи лица, составившего данные замечания, и даты.

4.6.7. Лица, ответственные за подготовку проекта, обязаны рассмотреть все поступившие замечания и предложения и с их учетом доработать текст проекта.

4.7. Правовая и антикоррупционная экспертиза проекта постановления (распоряжения)

4.7.1. Проект постановления (распоряжения) проходит правовую и антикоррупционную экспертизу в юридическом отделе на предмет соответствия действующему законодательству и отсутствия коррупциогенных факторов.

4.7.2. Сроки проведения экспертизы не могут превышать:

- 3 рабочих дней по правовым актам, не носящим нормативного характера;

- 5 рабочих дней по правовым актам нормативного характера;

- 10 дней в случае необходимости подготовки письменного мотивированного заключения о несоответствии конкретного постановления (распоряжения) законодательству, выявления коррупциогенных факторов и иных замечаний.

4.7.3. Проект, соответствующий законодательству, визируется начальником юридического отдела или лицом, исполняющим его обязанности.

На не соответствующем законодательству проекте конкретного постановления (распоряжения) в таблице согласования начальником юридического отдела или лицом, исполняющим его обязанности, наряду с проставлением визы делается отметка о наличии замечаний и несоответствии представленного на экспертизу проекта нормам действующего законодательства.

При наличии запроса (устного или письменного) подразделения - исполнителя проекта конкретного постановления (распоряжения) юридическим отделом составляется письменное мотивированное заключение.

4.7.4. При выявлении в ходе проводимой экспертизы в проекте правового акта коррупциогенных факторов в письменном мотивированном заключении данные факторы указываются и даются предложения относительно способов их устранения.

4.7.5. На проектах постановлений, носящих нормативный характер, начальник юридического отдела (либо лицо, его замещающее) одновременно с проставлением визы согласования (при отсутствии замечаний по проекту правового акта) ставит отметку следующего содержания: - “на заключение прокурору“. Данная резолюция не накладывается в том случае, если при разработке нормативного правового акта создавалась рабочая группа, в работе которой принимал участие представитель Кулебакской городской прокуратуры, либо рассматривается проект, направленный данной прокуратурой.

4.8. Получение мотивированного заключения Кулебакской городской прокуратуры на предмет соответствия проекта постановления законодательству и отсутствия в нем коррупциогенных (коррупционных) факторов

4.8.1. С согласованного проекта постановления (носящего нормативный характер), имеющего согласовательную визу юридического отдела с пометкой “на заключение прокурору“, в течение двух дней с даты получения последней из согласовательных виз лицом, ответственным за подготовку данного муниципального акта, изготавливаются две копии, прошиваются и нумеруются в установленном порядке, концы нити закрепляются на обороте последнего листа проекта постановления клеевой аппликацией с указанием количества листов и Ф.И.О. лица - исполнителя данного проекта и его должности.

4.8.2. Указанные две копии проекта постановления (носящего нормативный характер) направляются в юридический отдел, который в тот же день подготавливает и передает для подписания главе администрации сопроводительное письмо для направления в Кулебакскую городскую прокуратуру с целью предотвращения принятия противоречащих нормам действующего законодательства муниципального правового акта, затрагивающего права и свободы граждан, а также исключения наличия в указанном акте коррупциогенных (коррупционных) факторов и вынесения соответствующего мотивированного заключения.

4.8.3. После подписания сопроводительного письма главой администрации данное письмо в день подписания регистрируется в юридическом отделе и не позднее дня, следующего за днем регистрации, направляется в Кулебакскую городскую прокуратуру.

4.8.3.1. Оперативное взаимодействие между администрацией Кулебакского района и Кулебакской городской прокуратурой по вопросам, регулируемым разделом 4.8 Регламента, осуществляется от лица администрации специалистами администрации, ответственными за подготовку проекта нормативного правового акта, направляемого в Кулебакскую городскую прокуратуру на заключение прокурору.

4.8.4. После получения соответствующего мотивированного заключения прокурора, в тот же день начальник юридического отдела либо лицо, исполняющее его обязанности, снимает с данного заключения ксерокопию и под личную подпись передает лицу, являющемуся исполнителем проекта постановления, либо иному сотруднику структурного подразделения, ответственного за подготовку данного проекта постановления.

4.8.5. В случае получения отрицательного заключения либо указаний на необходимость доработки данного проекта постановления лицо, ответственное за его подготовку, анализирует замечания, изложенные в мотивированном заключении прокурора, согласовывает свои дальнейшие действия с непосредственным руководителем и юридическим отделом и либо устраняет допущенные недостатки, либо, не согласившись с мнением прокурора, готовит мотивированное возражение.

4.8.6. Доработанный проект постановления направляется на заключение прокурору в том же порядке, но с пометкой “повторно“.

4.8.7. В случае получения положительного заключения прокурора к ранее согласованному проекту постановления прикладывается копия заключения прокурора. Юридическим отделом рядом с пометкой “на заключение прокурору“ ставится еще одна пометка “заключение прокурора положительное“, и данный проект правового акта сдается в отдел организации и контроля управления делами для его:

- проверки на соответствие оформления требованиям инструкции по делопроизводству в администрации Кулебакского района и разделам 4.4 и 4.5 Регламента;

- передачи на подпись главе администрации или лицу, исполняющему его обязанности;

- последующей регистрации, рассылки, обнародования;

- постановки на контроль исполнения.

4.8.8. Не позднее 3 дней с даты подписания постановления, имеющего заключение прокурора, лицо, ответственное за подготовку данного акта, направляет его копию (без приложений) в юридический отдел.

4.8.9. Все данные о направляемых проектах постановлений, полученных заключениях и актах администрации, принятых по результатам проведения данного согласования, отражаются начальником юридического отдела в соответствующем журнале. Второй экземпляр проекта постановления, направляемого в прокуратуру, хранится в юридическом отделе и подшивается вместе с копией представляемого структурными подразделениями администрации принятого в установленном порядке постановления.

4.8.10. Проект постановления (распоряжения), подготовленный с нарушением порядка и требований по оформлению и содержанию, возвращается отделом организации и контроля разработавшему его подразделению - исполнителю с указанием причин возврата.

4.9. Регистрация, вступление в силу, рассылка, опубликование постановления (распоряжения) и передача сведений в уполномоченный орган по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Нижегородской области

4.9.1. Глава администрации по представленному ему на подпись проекту принимает одно из следующих решений:

- подписывает проект;

- направляет проект на доработку;

- отклоняет проект в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия (издания), а также по иным законным основаниям.

4.9.2. Подписанное постановление (распоряжение) передается в отдел организации и контроля, где подлежит обязательной регистрации. Незарегистрированное постановление (распоряжение) юридической силы не имеет.

4.9.3. Порядковый номер акта присваивается в соответствии с очередностью его принятия отдельно для постановлений и распоряжений.

4.9.4. Постановление (распоряжение) вступает в силу с момента официальной регистрации в отделе организации и контроля, если иное не определено в самом акте.

Постановления (распоряжения), затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования, в порядке и сроки, установленные Уставом Кулебакского муниципального района.

4.9.5. Отдел организации и контроля обеспечивает (совместно с подразделением - исполнителем) изготовление необходимого количества постановлений (распоряжений) и их копий в установленном порядке, а также обеспечивает рассылку данных правовых актов исполнителям, иным заинтересованным органам и должностным лицам согласно списку рассылки к постановлению (распоряжению), заполняемому подразделением - исполнителем.

В копиях правовых актов подпись главы администрации удостоверяется печатью отдела организации и контроля.

Рассылка постановления (распоряжения) осуществляется отделом организации и контроля в течение 3 рабочих дней, срочных - незамедлительно.

4.9.6. Постановление (распоряжение), содержащее предписания, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также юридических лиц, либо имеющее общественную значимость, передается средствам массовой информации для официального опубликования.

4.9.7. Постановления (распоряжения) нормативного характера, а также содержащие сведения:

- о порядке предоставления муниципальных, государственных функций и услуг, осуществляемых соответствующими структурными подразделениями администрации;

- обеспечивающие увеличение прозрачности деятельности районной администрации;

- имеющие общественную значимость,

подлежат размещению на официальном интернет-сайте администрации Кулебакского района в установленном администрацией порядке.

4.9.8. Все постановления (распоряжения) в установленном порядке и в установленный срок отделом организации и контроля передаются в уполномоченный орган Правительства Нижегородской области в соответствии с Законом Нижегородской области от 25.11.2008 N 162-З “О порядке организации и ведения в Нижегородской области регистра муниципальных нормативных правовых актов“, постановлением Правительства Нижегородской области от 13.02.2009 N 58 “Об утверждении Положения о порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Нижегородской области“.

4.9.9. Порядок, сроки и перечень необходимых для предоставления в отдел организации и контроля документов структурными подразделениями, ответственными за подготовку постановления (распоряжения), определяется актом администрации.

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АДМИНИСТРАЦИИ С ЗЕМСКИМ СОБРАНИЕМ

КУЛЕБАКСКОГО РАЙОНА

5.1. Основания подготовки проектов решений, разрабатываемых администрацией для внесения в Земское собрание

5.1.1. Право нормотворческой инициативы в Земское собрание Кулебакского района (далее - Земское собрание) принадлежит главе администрации.

Глава администрации вносит на рассмотрение Земского собрания проекты решений Земского собрания (далее - решения).

5.1.2. Самостоятельное направление структурными подразделениями администрации или должностными лицами проектов решений или других материалов на рассмотрение Земского собрания или постоянных комиссий Земского собрания не допускается.

5.1.3. Разработку проектов решений, которые предполагаются для внесения в Земское собрание, осуществляют должностные лица администрации или структурные подразделения администрации по поручению главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации или по своей инициативе.

5.1.4. Основанием для подготовки проектов решений могут являться протесты и представления прокурора, решения судов различных юрисдикций.

5.1.5. Нормотворческая деятельность администрации осуществляется на основании плана работы администрации и полугодового плана нормотворческой деятельности администрации.

На основании годового плана работы администрации главой администрации утверждается перечень вопросов, выносимых на рассмотрение Земского собрания, который не позднее 10 декабря текущего года направляется в Земское собрание.

Контроль соблюдения плана нормотворческой деятельности осуществляется управлением делами.

5.1.6. Предложения о подготовке проектов решений должны содержать:

- наименование проекта;

- обоснование его разработки;

- наименование ответственного исполнителя по проекту;

- перечень учреждений и организаций, привлекаемых в качестве соисполнителей по проекту;

- предполагаемые сроки внесения проекта решения на рассмотрение главы администрации, комиссии или совета, а затем Земского собрания.

5.1.7. В случае если возникает объективная необходимость в перенесении установленных в плане сроков рассмотрения проекта решения либо исключении проекта из плана, орган-разработчик проекта не позднее 1-го числа месяца, на который намечено рассмотрение данного проекта в Земском собрании, обращается к главе администрации с просьбой о переносе сроков рассмотрения проекта решения или исключении проекта из плана законопроектной работы.

В обращении указываются причины переноса сроков рассмотрения проекта решения (исключения проекта) и предлагается новый срок рассмотрения.

Обращение должно быть согласовано с первым заместителем, заместителем главы, курирующим деятельность структурного подразделения - разработчика проекта решения Земского собрания.

В случае согласования переноса сроков рассмотрения проекта решения либо исключения проекта из примерного плана законопроектной работы управляющий делами в 3-дневный срок со дня получения данной информации готовит за подписью главы администрации проект письма в Земское собрание о переносе срока рассмотрения либо об исключении проекта из примерного плана.

Самостоятельные обращения структурных подразделений - разработчиков проектов решений с предложением о переносе сроков рассмотрения вопроса на Земском собрании или об исключении проекта решения из примерного плана не допускаются.

5.2. Требования к проектам решений, разрабатываемых администрацией для внесения в Земское собрание

5.2.1. К проекту решения структурным подразделением - разработчиком в обязательном порядке прилагаются следующие документы:

- согласованный в установленном порядке экземпляр проекта решения на бумажном и магнитном носителях;

- пояснительная записка к проекту решения, подписанная руководителем структурного подразделения - разработчика, в которой даются обоснование необходимости принятия данного проекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основу разработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия;

- перечень правовых актов, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данного проекта;

- финансово-экономическое обоснование (в случае если проект требует дополнительных расходов бюджета района);

- сопроводительное письмо - представление главы администрации главе местного самоуправления Кулебакского района (приложение 9 - не приводится).

5.2.2. К проекту решения по вопросам контроля выполнения ранее принятых нормативных правовых актов должна прилагаться краткая аналитическая справка (не более 3 - 5 страниц) о положении дел в данном направлении работы. В справке должна быть обоснована предлагаемая оценка и меры воздействия на должностное лицо в случае неудовлетворительной работы.

5.3. Согласование проектов решений, разрабатываемых администрацией для внесения в Земское собрание

5.3.1. Проекты решений с учетом их отраслевого характера подлежат предварительной проработке и согласованию в соответствующих структурных подразделениях администрации, а также в иных заинтересованных в соответствующем проекте органах.

5.3.2. Согласование осуществляется в форме визирования первого экземпляра проекта.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (фамилию, должность), дату согласования.

На первом экземпляре проекта решения обязательны визы: руководителей структурных подразделений администрации, первого заместителя, заместителей главы администрации, управляющего делами, курирующих данное направление деятельности.

5.3.3. Проекты решений должны проходить правовую и антикоррупционную экспертизу в юридическом отделе администрации района и визироваться руководителем отдела или лицом, исполняющим его обязанности.

Правовая и антикоррупционная экспертиза проектов решений Земского собрания, разрабатываемых администрацией, идентична экспертизе проектов правовых актов администрации и проводится юридическим отделом в соответствии с требованиями пунктов 4.7 и 4.8 настоящего Регламента.

5.3.4. После подписания главой администрации письма - представления на имя главы местного самоуправления проекты решений, а также обосновывающие материалы к ним направляются в Земское собрание, но не позднее 7 (семи) рабочих дней до даты рассмотрения на очередном заседании Земского собрания.

5.4. Порядок представления в Земском собрании проектов решений, разрабатываемых администрацией

Представление проектов решений или других документов, внесенных администрацией, при обсуждении в постоянных комиссиях Земского собрания, а также на заседаниях Земского собрания осуществляет разработчик проекта либо лица, делегированные главой администрации, а при его отсутствии - лицом, исполняющим его обязанности.

Разработчики проекта:

- представляют проект;

- обосновывают необходимость принятия проекта;

- разъясняют положения внесенных проектов;

- обеспечивают сопровождение проекта в ходе его рассмотрения в Земском собрании.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОГОВОРАМИ И СОГЛАШЕНИЯМИ

6.1. Общие положения

Порядок заключения, изменения и расторжения договоров (далее - договоры); форму и сроки оформления договоров, а также иные положения регулирования договорной работы устанавливаются в соответствии с действующим законодательством РФ.

Порядок заключения, изменения, расторжения, оформления и хранения муниципальных контрактов настоящим разделом Регламента не регулируется и устанавливается действующим законодательством РФ и Нижегородской области.

6.2. Общий порядок заключения договоров

6.2.1. Заключение договора состоит в том, что одна из сторон направляет другой свое предложение о заключении договора (оферту), а другая сторона, получив оферту, принимает предложение заключить договор.

6.2.2. Экспертиза договоров, то есть исследование условий этих договоров визирующим лицом с целью их оценки на соответствие действующему законодательству, осуществляется структурными подразделениями администрации в порядке, определяемом настоящим Регламентом. При наличии замечаний к договору лицо, проводящее экспертизу, обязано сделать об этом отметку рядом со своей визой. Наличие замечаний не может служить основанием для отказа в проведении экспертизы или согласовании другими подразделениями администрации.

6.2.3. Устранение замечаний осуществляется в форме составления протокола разногласий либо протокола согласования разногласий, а также в форме составления нового проекта договора.

6.2.4. Договор, подлежащий заключению, в первую очередь обязательно визируется руководителем структурного подразделения-исполнителя, который своей визой подтверждает целесообразность и необходимость заключения договора с учетом всех его условий.

6.2.5. Подразделение-исполнитель обязано запросить у организации - контрагента по договору следующие документы, заверенные нотариально либо самим контрагентом, с приложением печати и расшифровкой подписи и должности лица, заверившего копию:

- учредительные документы либо выписки из них;

- свидетельство о государственной регистрации;

- свидетельство о постановке на налоговый учет;

- свидетельство о внесении сведений о контрагенте в ЕГРЮЛ;

- доверенность на лицо, подписавшее договор;

- лицензии, иные разрешения на осуществление деятельности и др. документы.

Данное требование не распространяется на договоры, заключаемые между администрацией и юридическими лицами, учредителем которых является администрация.

6.2.6. Проект договора подлежит согласованию:

- первым заместителем, заместителями главы администрации, управляющим делами (виза обязательна на всех договорах в соответствии с их направлением);

- начальником финансового управления (виза обязательна в случае, если при заключении договора подлежат расходованию бюджетные средства);

- начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности (виза обязательна в случае заключения договора по расходам в пределах сметы на содержание администрации);

- начальником отдела архитектуры и организации строительства (виза обязательна на всех договорах, связанных со строительством, реконструкцией, проектированием различных объектов и с иными вопросами градостроительной деятельности);

- начальником сектора энергетики и ЖКХ (виза обязательна на всех договорах, связанных со строительством, реконструкцией объектов ЖКХ, иными объектами ЖКХ);

- начальником сектора по охране природы и управлению природопользованием (виза обязательна на всех договорах, заключаемых по вопросам охраны окружающей среды и иным вопросам, связанным с природопользованием);

- начальником юридического отдела (виза обязательна на всех договорах).

При заключении каждого конкретного договора состав согласующих проект договора лиц может меняться в зависимости от вида, типа договора и его принадлежности к определенной сфере.

Подразделение-исполнитель может“согласовать состав визирующих лиц по конкретному договору с начальником юридического отдела.

6.2.6.1. Подразделение-исполнитель после согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями администрации направляет проект договора на подписание соответствующему должностному лицу администрации: главе администрации либо первому заместителю, заместителям главы администрации и иным лицам в соответствии с выданными доверенностями.

6.2.7. После подписания осуществляется оформление договора. Все экземпляры договора, а также приложения к договору подразделением-исполнителем должны быть прошиты ниткой в центре левого поля договора и приложений, а концы нитей закреплены под клеевую аппликацию на оборотной стороне последнего листа сшиваемых документов. Расшитие договоров не допускается.

6.2.8. После оформления проект договора передается на регистрацию в юридический отдел. На каждом экземпляре договора сотрудник юридического отдела, ответственный за регистрацию договоров, ставит штамп на клеевую аппликацию договора с указанием количества прошитых листов, даты и подписи ответственного лица юридического отдела, и только затем на проекте договора отделом организации и контроля ставится печать.

6.2.9. Всю подготовку и оформление договоров осуществляют структурные подразделения администрации (от которых исходит инициатива о заключении договора), которые должны вести строгий учет имеющихся у них договоров и хранение копий договорной документации, а также копий документации, указанной в пункте 6.2.5.

При оформлении договоров юридический отдел оказывает всем подразделениям-исполнителям юридическую помощь: проверяет законность и правомерность условий в представленных проектах договоров, оказывает методическую помощь в формулировании условий договоров, составлении протоколов разногласий, протоколов согласования, дает консультации по всем правовым вопросам и пр.

6.2.10. Договоры и договорная корреспонденция направляются контрагентам заказной почтой с сопроводительным письмом или вручаются под личную подпись с указанием даты получения, Ф.И.О., места работы и должности лица, их получившего. Отдел организации и контроля администрации и руководители структурных подразделений, ответственных за заключение договора, несут ответственность за рассылку контрагентам договоров, не прошедших соответствующую регистрацию.

6.2.11. После заключения договора подразделение-исполнитель в течение двух дней размножает текст договора с приложениями и направляет их всем заинтересованным службам и подразделениям.

6.2.12. Подписанные обеими сторонами договор, протокол разногласий к нему, письма об урегулировании разногласий, изменении, дополнении условий договора, а также письма на пролонгацию в надлежащим образом оформленном виде должны быть подразделением-исполнителем переданы в оригиналах на хранение в юридический отдел в течение 5 дней с момента заключения договора либо получения оригиналов указанных документов от контрагента по договору.

6.2.12.1. Требования, установленные п. 6.2.8, 6.2.12, 6.3.2.5, 6.3.2.6, 6.3.3.4, 6.3.3.5, 6.3.3.7 не распространяются:

- на договоры аренды, купли-продажи, оперативного управления, хозяйственного ведения, безвозмездного пользования муниципальным имуществом и земельными участками, находящимися в муниципальной собственности, а также иные договоры, инициатива заключения которых принадлежит КУМИ (договоры о внесении задатка для участия в аукционе по продаже муниципального имущества, договоры на проведение технической инвентаризации, оценки муниципального имущества и прочие). Регистрацию и хранение указанных в настоящем подпункте договоров осуществляет КУМИ;

- на договоры, связанные с мобилизационной работой; регистрация и хранение таких договоров осуществляется отделом ГО и ЧС и мобилизационной подготовки;

- на договоры, связанные с защитой государственной тайны и информации; регистрация и хранение таких договоров осуществляется управлением делами, а именно специалистом, ответственным за защиту государственной тайны и информации.

6.2.13. Подразделение-исполнитель по мере необходимости вносит изменения, дополнения в заключенные договоры в той же форме и порядке, что установлены и для заключения договора, а также своевременно оформляет акты о выполнении договорных обязательств (например, акты приема-передачи имущества по договору купли-продажи, акты сдачи-приемки работ по договору подряда и т.п.).

6.2.14. Не допускается поставка продукции, осуществление разного рода закупок, выполнение работ и оказание услуг без договоров. Не допускается проведение оплаты и отчуждение имущества по непролонгированным, потерявшим юридическую силу договорам либо за их отсутствием.

6.3. Порядок заключения отдельных видов договоров

6.3.1. Все договоры в администрации подразделяются на два вида:

- договоры, поступающие в администрацию с предложениями другой стороны о заключении сделки (входящие договоры);

- договоры, исходящие от администрации, в которых инициатором заключения сделки является сама администрация (исходящие договоры).

6.3.2. Договоры, поступающие в администрацию (входящие договоры):

6.3.2.1. Регистрируются в отделе организации и контроля, на них ставится входящий номер и дата поступления. После регистрации договор немедленно (в день регистрации) направляется в конкретное структурное подразделение по принадлежности.

Подразделение-исполнитель, получившее проект договора, рассматривает его условия, анализирует их и направляет проект договора для согласования всем заинтересованным службам и подразделениям администрации.

6.3.2.2. Все участвующие в согласовании условий договора руководители и специалисты администрации обязаны рассматривать представленные на согласование проекты договоров в течение не более чем одного дня с даты получения.

6.3.2.3. При наличии замечаний к договору подразделение-исполнитель составляет к нему протокол разногласий. При этом в договоре делается пометка “с протоколом разногласий“. Договор с протоколом разногласий направляется на повторное согласование специалистам и руководителям администрации в том же порядке и в те же сроки.

6.3.2.4. После получения необходимых виз подразделение-исполнитель передает его на подпись главе администрации либо иному надлежащим образом уполномоченному лицу.

6.3.2.5. Подписанный договор регистрируется в юридическом отделе, где ему присваивается номер; если в поступившем договоре уже есть регистрационный номер, то регистрационный номер администрации ставится к нему через двойную дробь. Юридический отдел осуществляет регистрацию договоров в журнале “Входящие договоры“ по установленной форме (приложение 10 - не приводится).

6.3.2.6. Заключенный договор подразделение-исполнитель отправляет со всеми необходимыми приложениями контрагенту. Второй подлинный экземпляр заключенного договора подразделение-исполнитель в течение двух дней размножает и направляет всем заинтересованным службам и подразделениям (направление копий всех договоров в финансовое управление обязательно), а подлинник договора и все сопроводительные документы сдает на хранение в юридический отдел.

6.3.2.7. Договор должен быть оформлен и отправлен контрагенту подразделением-исполнителем не позднее 15 (пятнадцати) дней с момента его получения.

6.3.3. Договоры, исходящие от администрации (исходящие договоры):

6.3.3.1. Если администрация является инициатором заключения сделки, то структурное подразделение, заинтересованное в ее заключении (подразделение-исполнитель), составляет проект договора. При необходимости юридический отдел оказывает методическую помощь в разработке отдельных положений договоров. За сроки составления и качество проекта договора несет ответственность руководитель подразделения-исполнителя.

6.3.3.2. Подразделение-исполнитель в течение 3 (трех) рабочих дней составляет текст проекта договора, обязательно предусматривая все его существенные условия и визирует его своим руководителем. После этого проект договора передается на рассмотрение и согласование всем заинтересованным должностным лицам и подразделениям, которые обязаны его рассмотреть течение одного дня с момента получения.

6.3.3.3. После согласования договор передается подразделением-исполнителем на подпись главе администрации либо по назначению должностным лицам, уполномоченным на подписание договоров по своим направлениям деятельности согласно выданным доверенностям.

6.3.3.4. Подписанный договор регистрируется в юридическом отделе, где ему присваивается номер. Юридический отдел производит регистрацию исходящих договоров в отдельном журнале “Исходящие договоры“ по установленной форме (приложение 11 - не приводится).

Журнал “Исходящие договоры“ имеет несколько подвидов, которые оформляются в журналы с соответствующим названием видов исходящих договоров.

6.3.3.5. Отдел организации и контроля ставит печать на договоре только при наличии всех виз, подписи уполномоченного лица и штампа регистрации юридического отдела.

6.3.3.6. Оформленный проект договора после регистрации подразделение-исполнитель в двух экземплярах с сопроводительным письмом немедленно направляет контрагенту заказной корреспонденцией. Подразделение-исполнитель контролирует возвращение оформленных от контрагентов договоров. Копия согласованного проекта договора остается в материалах подразделения-исполнителя для контроля.

6.3.3.7. Получив от контрагента оформленный договор без замечаний и разногласий, подразделение-исполнитель в течение 2 (двух) дней размножает его, а затем передает копии заключенного договора всем заинтересованным службам и подразделениям. Надлежащим образом оформленный подлинник сдает на хранение в юридический отдел.

6.3.3.8. Если договор возвращен незаключенным (с протоколом разногласий), подразделение-исполнитель рассматривает полученные предложения и в случае согласия с ними оформляет протокол разногласий или протокол согласования. В этом случае договор передается для исполнения всем службам и считается заключенным только после урегулирования спорных вопросов по существенным условиям договора.

6.4. Учет договоров и осуществление контроля их исполнения

6.4.1. Контроль и учет соблюдения условий договора, сроков их действия осуществляют должностные лица администрации согласно их должностным обязанностям, а на уровне конкретного структурного подразделения - ответственные лица подразделения-исполнителя в соответствии с должностными обязанностями, которые отражены в их должностных инструкциях, положениях о структурных подразделениях.

6.4.1.1. Подразделение-исполнитель ведет журнал учета договоров по форме приложения 12 (не приводится). В случае выявления фактов неисполнения либо ненадлежащего исполнения контрагентами договорных обязательств исполнитель немедленно представляет материалы в юридический отдел для принятия соответствующих мер. Копия служебной записки о направлении указанных документов в юридический отдел направляется вышестоящему руководителю либо иному должностному лицу, ответственному за соблюдение условий этого договора (вида договоров).

6.4.1.2. Централизованный учет и хранение:

- договоров, указанных в п. 6.2.12.1, осуществляются КУМИ, управлением делами, отделом ГО и ЧС и мобилизационной подготовки;

- всех иных подлинных договоров администрации - юридическим отделом.

6.4.2. Все действующие договоры хранятся в течение всего срока действия и в течение 3 (трех) лет по истечении действия договора в юридическом отделе (КУМИ), после чего сдаются на хранение в архив, где хранятся в течение срока, установленного действующим законодательством РФ.

Сроки и порядок хранения для договоров по мобилизационной работе, а также договоров, связанных с защитой государственной тайны и информации, устанавливаются в соответствии с действующим законодательством, регулирующим данную сферу деятельности.

Юридический отдел, КУМИ, управление делами, отдел ГО и ЧС и мобилизационной подготовки выдают копии находящихся на хранении договоров по запросам структурных подразделений только по распоряжению соответствующих руководителей, а в случаях особой значимости договора и конфиденциальности его условий - только после согласования с главой администрации.

6.4.3. Контроль выполнения требований данного раздела Регламента осуществляет начальник юридического отдела, председатель КУМИ, управляющий делами, начальник отдела ГО и ЧС и мобилизационной подготовки соответственно каждый по своей категории договоров.

6.4.4. Контроль соблюдения порядка заключения, исполнения договоров и прекращения обязательств, возникших из них, осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений.

6.5. Ответственность

6.5.1. Ответственность за разработку, актуализацию, анализ, контроль и улучшение процесса, регулируемого настоящим разделом Регламента, а также за соответствие всех заключаемых договоров требованиям действующего законодательства несет начальник юридического отдела.

6.5.2. Ответственность за деятельность при заключении, анализе и выполнении договоров несут должностные лица, руководители структурных подразделений и сотрудники администрации, участвующие в этом процессе в пределах своей компетенции.

6.5.3. Ответственными за соблюдение требований, предъявляемых к оформлению, учету и хранению договоров, являются руководители структурных подразделений администрации.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции

7.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан, адресованных должностным лицам администрации, осуществляются следующими способами:

- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично гражданами;

- с использованием факсимильной связи;

- с использованием электронной почты;

- с использованием интернет-сайта администрации Кулебакского района;

- с использованием телексной и телеграфной связи;

- в виде телефонограмм.

7.1.2. Прием служебных документов и обращений граждан, направленных в администрацию по почте, осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района.

7.1.3. Прием и отправка корреспонденции администрации производится централизованно отделом организации и контроля, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты, прием и отправка которых может производиться децентрализовано.

7.1.4. При приеме корреспонденции от нарочных на копии документа отправителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.

7.1.5. При приеме обращений от граждан, при наличии копии обращения, на ней по просьбе гражданина ставится штамп с указанием даты поступления документа.

7.1.6. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из Правительства Нижегородской области и Законодательного Собрания области, а также в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурным администрации. Ответственность за своевременное доведение до исполнителей срочной информации, поступившей во внерабочее время, возлагается на дежурного администрации.

Последующая передача данных документов в отдел организации и контроля осуществляется в ближайший рабочий день со сведениями о ходе рассмотрения документов главой администрации или иными должностными лицами.

7.1.7. На всех документах, поступивших в отдел организации и контроля до 14.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей после 14.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

7.1.8. На документах, требующих незамедлительного или срочного рассмотрения, сотрудниками отдела организации и контроля проставляется штамп с указанием даты текущего дня, после чего документы незамедлительно передаются для дальнейшего рассмотрения главе администрации.

Копии зарегистрированных документов, требующих незамедлительного исполнения, с резолюцией управляющего делами могут незамедлительно передаваться первому заместителю, заместителям главы администрации.

Оригинал документа обрабатывается и направляется в обычном порядке, установленном Регламентом администрации и инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района.

7.1.9. Отдел организации и контроля имеет право в случае неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;

- пригласить исполнителя для исправления допущенной ошибки по документам срочного характера.

В данном случае ответственность за нарушение сроков прохождения документа несет исполнитель документа.

7.1.10. Выдача документов лично в руки автору или адресату допускается в исключительных случаях - в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

7.2. Регистрация документов

7.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и ответа (как входящие, так и исходящие), а также используемые в справочных целях. Исключение составляют документы, перечисленные в пункте 7.2.4 настоящего Регламента.

7.2.2. Регистрация документов осуществляется в отделе организации и контроля.

7.2.3. Регистрация исходящих документов за подписью главы администрации может осуществляться уполномоченным им лицом также в нерабочее время с последующей передачей зарегистрированной корреспонденции с указанием исполнителя и иной необходимой информации в отдел организации и контроля не позднее 9.00 следующего рабочего дня.

7.2.4. Служебные документы (в том числе телексы и факсы), а также обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные в администрацию района без указания конкретного адресата (например: “в администрацию Кулебакского района“), регистрируются в отделе организации и контроля при наличии идентичного текста на русском языке либо после перевода документа (или сопроводительного письма, позволяющего определить суть документа).

Корреспонденция, в том числе на иностранном языке, направляемая в адрес структурного подразделения или первого заместителя, заместителя главы администрации, передается непосредственно адресату без регистрации в отделе организации и контроля.

7.2.5. Прием (передача) телефонограмм, адресованных главе администрации, первому заместителю, заместителям главы администрации, производится секретарями или дежурными администрации с регистрацией телефонограмм в специальных журналах.

7.2.6. В случае поступления в адрес главы администрации документов, содержащих информацию, уже направлявшуюся ранее, при регистрации таких документов прикладывается вся предыдущая переписка (дело) либо информация в виде справки.

7.2.7. Структурные подразделения, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них, а также за оперативное предоставление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

7.2.8. Структурные подразделения администрации регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно.

При регистрации документов структурные подразделения используют регистрационные номера в соответствии с утвержденной главой администрации номенклатурой дел.

7.3. Подготовка и оформление резолюций

По поручению главы администрации на отдельные документы управление делами может готовить проекты резолюций.

Резолюция соответствующего должностного лица может оформляться на бланке резолюций.

7.4. Рассмотрение документов

7.4.1. Рассмотрение документов в отделе организации и контроля предполагает ознакомление с содержанием документов, при необходимости - подготовку проектов резолюций, передачу документов управляющему делами, подписание главой администрации.

7.4.2. Рассмотрение документа производится в течение не более двух рабочих дней с момента регистрации документа.

7.4.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях.

Документы могут иметь несколько резолюций (с указанием одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

7.4.4. Документы, резолюции по которым подписаны главой администрации или исполняющим его обязанности, и имеющие несколько исполнителей, копируются и направляются всем исполнителям отделом организации и контроля.

7.5. Оформление исходящих документов

7.5.1. Исходящие документы подписываются главой администрации или исполняющим его обязанности, первым заместителем, заместителями главы администрации в соответствии с их компетенцией.

7.5.2. Исходящие документы оформляются на бланках для писем.

В администрации используются бланки, утверждаемые решением Земского собрания Кулебакского района.

7.5.3. Право подписи на должностных бланках (поручениях должностного лица) имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.

7.5.4. После подписания документа ему присваивается исходящий номер.

7.5.5. Исходящие документы от имени главы администрации, первого заместителя, заместителей главы администрации или лиц, их замещающих, адресованные в органы прокуратуры, представляются для подписания указанным должностным лицам после согласования с юридическим отделом.

7.5.6. Исходящие документы принимаются к отправке полностью оформленными и в необходимом количестве экземпляров с приложением имеющейся переписки по вопросу.

7.6. Формирование дел, их хранение, справочная работа

7.6.1. Формирование дел, их хранение осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

7.6.2. Справочную работу по прохождению и исполнению документов, зарегистрированных централизованно, осуществляет отдел организации и контроля.

7.6.3. Руководители структурных подразделений администрации отвечают за:

- сохранность поступающих к ним документов;

- соблюдение сроков хранения дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

- своевременную подготовку и передачу дел на архивное хранение в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района.

7.6.4. Законченные делопроизводством дела в течение 1 - 2 лет остаются в структурных подразделениях администрации, а затем в соответствии с номенклатурой дел дела постоянного срока хранения сдаются в архив.

8. ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

И ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

8.1. Общие положения

8.1.1. В администрации подлежат исполнению все поручения, зафиксированные в актах администрации, в служебных документах главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, в протоколах совещаний с участием главы администрации, а также в резолюциях главы администрации или лица, исполняющего его обязанности, по исполнению документов Правительства Нижегородской области, Законодательного собрания Нижегородской области, высших органов власти Российской Федерации и обращений граждан (далее - документы).

8.1.2. Ответственность за качественное и своевременное исполнение документов возлагается на структурные подразделения в соответствии с возложенными на них функциями.

8.1.3. В отделе организации и контроля подлежит контролю исполнение:

- поручений главы администрации по выполнению нормативных и распорядительных документов высших органов государственной власти и должностных лиц Российской Федерации (федеральные законы, указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации), постановлений Законодательного Собрания области;

- правовых актов Губернатора и Правительства (указы и распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства);

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Губернатором, Вице-губернатором, заместителями Губернатора;

- резолюций Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора по исполнению служебных документов, обращений граждан, обращений членов Совета Федерации, обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания области;

- письменных поручений Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора;

- правовых актов администрации (постановления и распоряжения);

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых главой администрации;

- резолюций главы администрации по исполнению служебных документов, обращений граждан, обращений членов Совета Федерации, обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания области, депутатов Земского собрания;

- письменных поручений главы администрации.

8.1.4. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и достоверность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением конкретных документов.

8.1.5. В компетенцию должностного лица, ответственного за исполнение, входит организация исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.1.6. В том случае, если контроль исполнения документа (поручения) возложен на нескольких должностных лиц, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в списке первым. На него же возлагается обязанность по обобщению полученных материалов, подготовка итоговой справки о результатах исполнения документа (поручения), если нет других указаний.

8.2. Контрольно-аналитические функции, осуществляемые управлением делами

Управление делами осуществляет контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения, подготовку информации о состоянии исполнительской дисциплины ежемесячно главе администрации.

8.3. Особенности контроля исполнения документов, поступивших в администрацию от Губернатора Нижегородской области, из Правительства Нижегородской области

8.3.1. Контролю подлежат все документы Губернатора и Правительства Нижегородской области.

8.3.2. При исполнении документов в соответствии с резолюциями главы администрации, поступивших из Правительства Нижегородской области, следует иметь в виду:

- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

- поручения без указания даты с пометкой “Срочно“ исполняются в трехдневный срок с даты подписания документа;

- поручения без указания даты с пометкой “Оперативно“ исполняются в течение десяти дней с даты подписания документа;

- остальные документы исполняются в течение месяца с даты подписания документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

8.3.3. Продление сроков исполнения документов с конкретным сроком исполнения осуществляется путем направления главой администрации в адрес Губернатора или Правительства Нижегородской области предложения о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения не позднее чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении направляются главой администрации в адрес Губернатора, Правительства Нижегородской области в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения.

Срок исполнения поручений с пометками “Срочно“ и “Оперативно“ не продлевается.

8.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в актах администрации (постановлениях и распоряжениях), а также протокольных поручений

8.4.1. Сроки выполнения документа в целом, как правило, определяются по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных документом, и указываются в тексте документа.

В тех случаях, когда в документе не определены сроки исполнения отдельных поручений, то срок исполнения документа в целом - один год с момента подписания распорядительного документа.

С целью мониторинга исполнения таких документов отдел организации и контроля запрашивает у исполнителя или ответственного за контроль исполнения документа промежуточную информацию о ходе выполнения документа или предложения исполнителя по дальнейшему контролю исполнения документа.

8.4.2. Продление срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в акте администрации (если изменение срока исполнения поручения не влияет на сроки выполнения документа в целом), осуществляется главой администрации, управляющим делами или должностным лицом, осуществляющим контроль за документом в целом, на основании отчета исполнителя, обосновывающего причины невыполнения поручения и содержащего предложения о новом сроке исполнения данного поручения.

Новый срок исполнения отдельного поручения не должен превышать срока исполнения документа в целом.

8.4.3. В случае, если акт администрации не выполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа, не позднее чем за 2 рабочих дня направляет на имя главы администрации записку (справку) с указанием причин невыполнения документа и с предложением новых сроков его исполнения или иные предложения по организации исполнения документа.

8.4.4. Сроки исполнения протокольных поручений определены, как правило, в протоколе.

Если срок исполнения протокольного поручения, данного на совещании с участием главы администрации, не указан, то поручение в этом случае должно быть исполнено в тридцатидневный срок от даты проведения совещания.

8.4.5. Решение о продлении срока исполнения протокола в целом принимается председательствующим, проводившим совещание по своему направлению деятельности, на основании аргументированного предложения ответственного исполнителя.

Решение о продлении срока исполнения отдельного поручения из протокола может быть принято управляющим делами (протоколы аппаратных совещаний, оперативных совещаний), если изменение срока исполнения поручения не влияет на сроки выполнения протокола в целом.

8.5. Сроки рассмотрения и исполнения служебных документов, обращений граждан

8.5.1. Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях должностных лиц администрации.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение 30 календарных дней.

Дата исполнения исчисляется от даты поступления (первичной регистрации) документа.

При указании срока в конкретных днях отсчет времени, отведенного на исполнение поручения, ведется от даты подписания резолюции.

В случае необходимости переадресования документа, то есть направления его в соответствии с компетенцией другому должностному лицу, служебная записка о необходимости изменения резолюции направляется в адрес должностного лица, подписавшего поручение, не позднее 1 рабочего дня с момента получения документа исполнителем с изложением причин переадресации.

Срок исполнения документа при этом исчисляется с даты его первичной регистрации в отделе организации и контроля.

В случае нарушения однодневного срока переадресации документа ответственность за его исполнение возлагается на должностное лицо, которому документ адресован изначально.

Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

- поручения с пометкой “Незамедлительно“ исполняются в течение 1 дня со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой “Весьма срочно“ исполняются не позднее 2 дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой “Срочно“ исполняются не позднее 3 дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой “Оперативно“ исполняются не позднее 10 дней со дня подписания поручения.

Пометки срочности имеют право проставлять глава “дминистрации, первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, управляющий делами, которые имеют право ужесточить срок исполнения поручения путем введения соответствующей пометки.

При простановке пометок срочности вышеуказанными должностными лицами сотрудники, ответственные за регистрацию документов, обязаны довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить, используя средства оперативной доставки, документ исполнителю.

8.5.2. Работа с письмами и обращениями граждан в администрации осуществляется на основании Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“, в соответствии с утвержденным Административным регламентом администрации “Организация работы с обращениями граждан“.

8.5.3. Для всех видов обращений граждан - индивидуальных и коллективных, поданных в письменной форме, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.

Решения по обращениям граждан принимаются в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращений.

В тех случаях, когда для рассмотрения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены должностными лицами, подписавшими резолюцию, либо лицами, официально их замещающими, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Обращения граждан, поступившие на электронную почту администрации через интернет-приемную сайта администрации Кулебакского района (www.kulebaki-rayon.ru), регистрируются специалистом управления делами как входящие обращения с пометкой поступления по электронной почте интернет-приемной и рассматриваются исполнителями согласно резолюции главы администрации или уполномоченного им лица в первоочередном порядке с принятием решения по данным обращениям граждан в течение 14 дней.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с поручениями должностных лиц.

Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока, исчисляемый неделями - в соответствующий день последней недели срока.

Срок, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения обращения.

В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно следующий за ним рабочий день.

8.5.4. При невозможности исполнения поручения в установленные сроки ответственный исполнитель с целью корректировки срока исполнения поручения не позднее чем за 2 рабочих дня до истечения срока исполнения готовит письмо на имя главы администрации с обоснованием необходимости продления срока и указанием окончательного срока исполнения поручения.

8.5.5. Обращения граждан, поступившие по каналам постоянно действующей “горячей“ телефонной линии администрации, обрабатываются специалистами группы “горячая“ телефонная линия и направляются на исполнение должностным лицам по компетенции в оперативном порядке.

8.5.6. Рассмотрение обращений, поступивших по каналам постоянно действующей “горячей“ телефонной линии Губернатора и Правительства Нижегородской области и направленных для рассмотрения в администрацию, осуществляется в первоочередном порядке.

8.5.7. Срок рассмотрения обращений, поступивших по каналам “горячей“ телефонной линии, не может превышать 7 календарных дней (не считая нерабочих праздничных дней в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации), если принятие решения по обращению не требует сбора и анализа дополнительной информации.

8.5.8. Контроль за ходом рассмотрения обращений, поступивших по каналам “горячей“ телефонной линии администрации, производится специалистами группы “горячая“ телефонная линия.

8.6. Порядок исполнения документов

8.6.1. Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц, содержащимися в актах, протоколах, резолюциях должностных лиц администрации.

8.6.2. В том случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации (свод) является лицо, указанное в поручении первым.

Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости по собственному усмотрению (по служебным документам и обращениям граждан).

8.6.3. С целью сокращения объема внутренней переписки, в случаях, когда резолюция главы администрации (должностного лица, давшего поручение) предполагает совместные действия нескольких исполнителей, ответственный исполнитель (указанный в резолюции первым) организует работу по выполнению поручения - проводит мониторинг ситуации, рабочие совещания и т.д. со всеми заинтересованными лицами и докладывает обобщенное согласованное мнение главе администрации (должностному лицу, давшему поручение).

В случае, когда согласованное решение не принято, ответственный исполнитель представляет главе администрации (должностному лицу, давшему поручение) документ (справку, информацию) по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информаций) соисполнителей. Для этого соисполнители не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения резолюции (поручения) представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета, сообщают свое мнение по вопросу.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

Не допускается направление информации о выполнении документа (ходе его выполнения) напрямую главе администрации (должностному лицу, давшему поручение) каждым из исполнителей в отдельности.

8.6.4. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений главы администрации (должностного лица, давшему поручение) должны подписываться руководителями структурных подразделений, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в 30-дневный срок со дня регистрации документа в отделе организации и контроля, если срок не был указан.

8.6.5. Информация в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Нижегородской области, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, депутатов различных уровней, руководителей министерств и ведомств Правительства Нижегородской области и иных должностных лиц, подготовленная по поручению главы администрации или должностного лица, исполняющего его обязанности, должна оформляться на бланке письма администрации и в трех экземплярах направляться в отдел организации и контроля (при этом на втором экземпляре должны быть визы руководителей, подготовивших проект ответа, либо лиц, их официально замещающих).

8.6.6. Если по контрольному документу требуется ответ, он печатается на бланке письма администрации за подписью главы администрации, первого заместителя, заместителей главы администрации и направляется в отдел организации и контроля в трех экземплярах (с указанием, на какие исходящие номера дается ответ).

Бланк письма администрации может быть использован лишь в том случае, если документ подписывает глава администрации, первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации.

8.6.7. Ответы на служебные документы и письменные обращения граждан даются в письменной форме.

Ответ на документы с поручениями (резолюциями) главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации в адрес руководителей учреждений, организаций, органов местного самоуправления дает руководитель соответствующего органа, в случае его отсутствия - должностное лицо, исполняющее его обязанности.

На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.

Допускается устная форма ответа (если такая форма устраивает заявителя или обратившуюся организацию), о чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информации о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем.

8.6.8. Ответы на поручения главы администрации направляются исключительно в адрес главы администрации.

8.7. Порядок осуществления контроля документов

8.7.1. Централизованный контроль исполнения документов в администрации осуществляет отдел организации и контроля.

Централизованному контролю подлежат правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовые акты Губернатора и Правительства области, акты Законодательного Собрания в части полномочий органов местного самоуправления, поручения Губернатора, поручения из протоколов заседаний Правительства Нижегородской области, поручения из протоколов совещаний с участием Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора; акты администрации (постановления и распоряжения), решения Земского собрания, поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых главой администрации, служебные документы, обращения граждан.

8.7.2. Определение необходимости постановки на централизованный контроль документа в целом или его отдельных пунктов возлагается на отдел организации и контроля.

8.7.3. Отдел организации и контроля в порядке контроля за документами и поручениями направляет исполнителям запросы о ходе выполнения поручений, сроки исполнения которых истекают в предстоящий период.

Специалисты, ответственные за регистрацию документов первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений осуществляют контроль исполнения документов в соответствии с положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.

Допускается в порядке упреждающего контроля запрашивать информацию о ходе исполнения документов до истечения конечного срока.

8.7.4. Исполнители обязаны представить информацию о выполнении документов, резолюций и поручений должностных лиц в отдел организации и контроля не позднее следующего дня после окончания контрольного срока, за исключением документов с указанием конкретной даты исполнения.

Если информация, содержащаяся в представленном исполнителем отчете (справке), не соответствует установленным требованиям, отчет (справка) может быть возвращен исполнителю для доработки.

8.7.5. Сотрудники отдела организации и контроля, осуществляющие контрольно-аналитические функции, после получения справки от исполнителя:

- анализируют полученную информацию;

- готовят предложения о снятии с контроля поручения (в случае его выполнения), о продлении сроков исполнения (при наличии веского обоснования), о принятии мер к исполнению документа (в случае несогласия с предложением исполнителя).

8.7.6. В случае невозможности выполнения поручения в срок, указанный в резолюции, документ может быть переведен на “рабочий контроль“ исполнителя до окончательного решения вопроса.

“Рабочий контроль“ предполагает проведение первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, управляющим делами, курирующими данный вопрос, оперативных контрольных мероприятий, а также представление в отдел организации и контроля ежеквартальной информации о состоянии работы по документам, поставленным на “рабочий контроль“.

Для перевода документа на “рабочий контроль“ необходимо:

- направить письмо в адрес лица, давшего поручение, с указанием причин перевода документа на “рабочий контроль“, указанием окончательного срока исполнения документа;

- получить письменное согласие должностного лица, давшего поручение о переводе документа на “рабочий контроль“, с указанием окончательного срока исполнения документа.

8.8. Информирование руководителей структурных подразделений администрации и глав местного самоуправления (глав администраций) поселений района

8.8.1. По результатам проверок, осуществляемых управлением делами, на основании анализа письменной информации, представляемой исполнителями, а также на основании других поступающих официальных материалов главе администрации регулярно (не реже одного раза в месяц) представляется информация о ходе исполнения актов администрации, поручений из протоколов совещаний с участием главы администрации, а также служебных документов и обращений граждан.

8.8.2. Руководители структурных подразделений получают информацию, указанную в пункте 8.8.1 настоящего Регламента.

Главы местного самоуправления (главы администраций) поселений обсуждают результаты своей деятельности в ходе регулярных совместных совещаний с главой администрации.

8.8.3. Управление делами при осуществлении контрольных функций имеет право вносить главе администрации предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников, не обеспечивших своевременное и качественное выполнение поручений главы администрации, содержащихся в документах главы администрации и актах администрации.

8.9. Порядок снятия документов с контроля

8.9.1. Акты администрации (постановления и распоряжения), протоколы совещаний главы администрации снимаются с контроля на основании отчета о выполнении всех поручений, содержащихся в документе, за подписью должностного лица, на которого возложен контроль исполнения документа в целом.

8.9.2. Предложения о снятии с контроля документов, указанных в п. 8.9.1, вносятся главе администрации по представлению отдела организации и контроля или снимаются с контроля управляющим делами на основании поручения главы администрации.

Решение о продлении сроков исполнения документов принимает глава администрации.

8.9.3. Снятие с контроля протоколов совещаний, проводимых первым заместителем, заместителем главы администрации, управляющим делами, производится должностным лицом, подписавшим протокол.

8.9.4. Основанием для снятия документа, поручения с контроля является:

- письменная резолюция должностного лица, осуществляющего контроль исполнения документа в целом, об исполнении данного документа и о снятии его с контроля;

- справка - отчет о его выполнении;

- принятие (введение в действие) нового правового акта, отменяющего действие прежнего;

- проведение повторного совещания по контролируемому вопросу (с оформлением нового протокола и постановкой его на контроль);

- принятие администрацией соответствующего правового акта, исчерпывающего поручения, содержащиеся в протоколе.

8.9.5. Предложения о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручений соответствующих должностных лиц подготавливаются и вносятся должностному лицу, подписавшему резолюцию, специалистами администрации, осуществляющими контрольно-аналитическую деятельность.

8.9.6. Исполненными считаются служебные документы и письменные обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные в документе (обращении гражданина) вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН

9.1. Прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию администрации, определенную Уставом и правовыми актами органов местного самоуправления Кулебакского района.

9.2. Прием граждан осуществляется главой администрации, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, управляющим делами, руководителями структурных подразделений и специалистами администрации в соответствии с графиком приема граждан, утверждаемым правовым актом администрации.

9.3. На прием к указанным должностным лицам могут записаться жители района, иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, законно находящиеся на территории района.

Граждане вправе обращаться в администрацию лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом порядке.

9.4. Каждое обращение гражданина о приеме должностными лицами администрации регистрируется в специальных журналах учета личного приема граждан.

9.5. Предварительную беседу с гражданами и запись на прием к главе администрации проводит специалист управления делами, ответственный за работу с обращениями граждан.

Помимо организации приема граждан специалисты администрации, ответственные за работу с обращениями граждан, должны оказывать гражданам консультативную помощь.

9.6. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на учетной карточке приема граждан в виде поручения, подписывается этим должностным лицом и после регистрации отправляется адресату.

9.7. Каждое поручение главы администрации, проводившего прием, ставится на контроль в управлении делами.

Письменные обращения к главе администрации, принятые в ходе личных приемов, подлежат регистрации как обычные письменные обращения.

9.8. Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан главой администрации, учет служебной переписки по исполнению этих поручений осуществляется специалистом управления делами.

9.9. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина, должно исполняться в 30-дневный срок со дня подписания (регистрации) поручения, если в поручении не установлен иной срок.

9.10. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения.

9.11. Ответы исполнителей учитываются и анализируются специалистом управления делами. В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, специалист управления делами, ответственный за работу с обращениями граждан, вправе возвратить документы с поручением для повторного рассмотрения по существу и подготовки ответа автору обращения.

9.12. Поручение снимается с контроля:

- если вопрос решен положительно;

- если дан законодательно обоснованный отказ в выполнении требования гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

9.13. Специалист управления делами, ответственный за работу с обращениями граждан, регулярно (не реже одного раза в месяц) информирует управляющего делами и главу администрации о количестве и характере обращений граждан.

9.14. Специалист управления делами, ответственный за работу с обращениями граждан, осуществляет хранение и сдачу в архив дел с документами по рассмотрению обращений граждан и осуществляет справочную работу с этими документами.

10. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

АДМИНИСТРАЦИИ

10.1. Информационное обеспечение деятельности администрации Кулебакского района осуществляет управление делами.

Информационное обеспечение деятельности администрации направлено на обеспечение структурных подразделений, должностных лиц администрации документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения деятельности администрации.

10.2. Задачи информационного обеспечения администрации:

- информирование о плановых мероприятиях, проводимых в администрации;

- обеспечение структурных подразделений и должностных лиц администрации информацией, способствующей эффективному выполнению возложенных функций.

10.3. Задачи информационного обеспечения граждан и организаций:

- обеспечение принципа гласности в деятельности администрации и информирование населения района о ее деятельности по решению задач социально-экономического развития района;

- информирование организаций и граждан о вступлении в действие правовых актов органов местного самоуправления Кулебакского района, затрагивающих их права и свободы.

10.4. Формы и средства представления и распространения информации:

- адресная рассылка заверенных копий документов;

- предоставление копий документов по запросам;

- публикация в средствах массовой информации;

- выпуск сборников, обзоров, перечней;

- организация телевизионных и радиопрограмм;

- размещение информации на официальном интернет-сайте администрации Кулебакского района;

- передача информации через систему электронной почты;

- организация встреч с населением, проведение круглых столов, брифингов;

- иные способы, установленные правовыми актами администрации.

10.5. Порядок представления и распространения информации, а также ее состав устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10.6. Средством массовой информации, в котором публикуется официальная информация, является газета “Кулебакский металлист“.

10.7. В целях обеспечения органов местного самоуправления поселений района правовыми актами администрации отдел организации и контроля в трехдневный срок с момента подписания правового акта осуществляет рассылку его заверенных копий органам местного самоуправления поселений в соответствии с утвержденными списками рассылки. Рассылка правовых актов, требующих срочного исполнения, осуществляется незамедлительно, в том числе и электронных копий этих правовых актов с использованием электронной почты.

10.8. Информирование граждан о нормативных правовых актах администрации, затрагивающих их права, свободы и обязанности, осуществляется путем официальной публикации этих документов.

Указание на обязательность опубликования правового акта, как правило, содержится в тексте самого акта. Ответственность за включение пункта об обязательности опубликования несет юридический отдел.

Ответственность за опубликование правовых актов администрации, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан, возлагается на управление делами.

10.9. Органы местного самоуправления поселений района обязаны сохранять поступившие заверенные копии правовых актов, касающихся их деятельности, в течение 5 лет, после чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.

10.10. В случае необходимости получения копии правового акта администрации, затрагивающего права, свободы и обязанности граждан, для представления в судебные органы, органы прокуратуры, а также в связи с выполнением организациями функций, вытекающих из их полномочий, граждане и организации обращаются с письменной обоснованной заявкой в администрацию с просьбой выдать заверенную копию правового акта. После резолюции главы администрации отдел организации и контроля или сектор архива управления делами (в зависимости от места хранения документа) выполняют заявку.

10.11. В случае нахождения подлинников правовых актов администрации в государственном учреждении “Центральный архив Нижегородской области“ граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии правовых актов администрации в указанное учреждение.

11. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ

ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

11.1. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Нижегородской области.

11.2. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, включенную в перечень конфиденциальной информации, проставляется пометка “Для служебного пользования“.

11.3. Необходимость проставления пометки “Для служебного пользования“ на документах, изданиях и машинных носителях информации определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, на основании предложения ответственного исполнителя и в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации Кулебакского района.

11.4. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

11.5. Количество экземпляров данного документа определяется при подготовке документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.

11.6. Документированная информация для служебного пользования без санкции должностного лица, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению).

Для должностных лиц или организаций, не входящих в список рассылки документа с грифом “Для служебного пользования“, снятие копий производится на основании письменных запросов этих должностных лиц или организаций и по разрешению должностного лица, подписавшего документ.

11.7. Снятие грифа “Для служебного пользования“ производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или записью от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.

12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

ПО ВОПРОСАМ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К НАГРАЖДЕНИЮ

БЛАГОДАРСТВЕННЫМ ПИСЬМОМ АДМИНИСТРАЦИИ

12.1. Общие положения

Благодарственное письмо администрации Кулебакского района - одна из наград Кулебакского района.

Благодарственным письмом администрации Кулебакского района награждаются граждане Кулебакского района, организации, общественные объединения за личный вклад в социально-экономическое развитие района, развитие местного самоуправления на территории Кулебакского района, обеспечение законности, прав и свобод граждан, за вклад в развитие и поддержание социально-культурных объектов, деятельности лиц и учреждений культуры, науки, просвещения, спорта, социальной защиты, составляющих социально-культурное достояние Кулебакского района.

Работа с документами по вопросам представления к наградам Кулебакского района проводится в соответствии с решением Земского собрания Кулебакского района от 28.05.2010 N 36 “Об утверждении Положения о наградах Кулебакского района“.

12.2. Основные требования к документам о награждении

12.2.1. Ходатайство о награждении благодарственным письмом администрации Кулебакского района вносится главе администрации Кулебакского района руководителями органов местного самоуправления Кулебакского района, руководителями организаций, предприятий, общественных объединений Кулебакского района, первым заместителем, заместителями главы администрации Кулебакского района, управляющим делами, начальниками структурных подразделений администрации Кулебакского района по личной инициативе или по ходатайству трудовых коллективов не позднее чем за 3 недели до дня вручения.

12.2.2. Представление к награде физических лиц должно содержать:

- ходатайство на имя главы администрации по форме приложения 13 (не приводится) с указанием:

списка представляемых к награждению (в алфавитном порядке);

основания для награждения (сведений, раскрывающих личные заслуги кандидата перед районом);

даты мероприятия, на котором будет вручена награда;

подписи руководителя, заверенной печатью;

номеров телефонов исполнителя;

- протокол собрания трудового коллектива (при необходимости);

- наградной лист по форме приложения 14 (не приводится) с указанием сведений, раскрывающих заслуги представляемого перед районом, конкретный общественно значимый вклад в развитие района согласно критериям, являющимися основанием для награждения согласно приложению 15 (не приводится), трудовой путь награждаемого, имеющиеся звания и награды.

12.2.3. Представление к награде юридических лиц должно содержать:

- ходатайство на имя главы администрации по форме приложения 13 с указанием:

наименования юридического лица, представляемого к награждению (либо списка юридических лиц в алфавитном порядке);

основания для награждения (сведений, раскрывающих заслуги перед районом);

даты мероприятия, на котором будет вручена награда;

подписи руководителя, заверенной печатью;

номеров телефонов исполнителя;

- протокол собрания трудового коллектива (при необходимости);

- краткую историческую справку о представляемом к награждению юридическом лице;

- справку о вкладе в социально-экономическое развитие Кулебакского района;

- справку МРИ ФНС об отсутствии задолженности во все уровни бюджета;

- справку о своевременной выплате заработной платы работникам организации.

12.3. Порядок рассмотрения документов о награждении, подготовка заключения и листа согласования

12.3.1. Документы о награждении благодарственным письмом администрации Кулебакского района поступают в отдел организации и контроля.

Отдел организации и контроля рассматривает поступившие документы о награждении, готовит на основании представленных документов заключение.

Итоги рассмотрения документов о награждении отражаются в листе согласования.

12.3.2. Лист согласования включает визы:

- первого заместителя, заместителя главы администрации по направлению деятельности, ходатайствующего о представлении к награждению;

- управляющего делами;

- начальника отдела организации и контроля (или главного специалиста по кадровой работе отдела организации и контроля).

Процедура рассмотрения и согласования документов не должна превышать 1 недели.

12.3.3. После согласования кандидатур на представление к награде отдел организации и контроля готовит проект распоряжения администрации или сопроводительное письмо главе местного самоуправления, председателю комиссии по рассмотрению предложений к наградам Кулебакского района с ходатайством о рассмотрении представляемых к награждению на комиссии, состав которой утверждается решением Земского собрания.

12.3.4. В исключительных случаях по поручению главы администрации допускается упрощенная процедура согласования. В этом случае на представлении к награде должна быть резолюция главы администрации “Срочно“ или “Весьма срочно“.

12.4. Оформление распоряжения администрации о награждении благодарственным письмом

Процедура подписания распоряжения администрации Кулебакского района не должна превышать 3 рабочих дней.

Отдел организации и контроля после подписания распоряжения главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности, в течение одного рабочего дня производит оформление распоряжения администрации Кулебакского района (регистрирует в установленном порядке, изготавливает необходимое количество заверенных копий).

12.5. Документальное оформление вручаемых наград и ведение реестра награждаемых

12.5.1. Оформление наград включает:

- печать текста на бланке “Благодарственное письмо администрации Кулебакского района“ установленной формы в соответствии с формулировкой распоряжения администрации Кулебакского района;

- оформление в декоративную рамку.

12.5.2. Ведение реестра награжденных благодарственным письмом администрации Кулебакского района Нижегородской области осуществляется отделом организации и контроля.

Реестр включает:

- порядковый номер;

- Ф.И.О. или наименование награждаемого;

- должность, место работы (для физических лиц);

- основание для награждения;

- N протокола (при прохождении ходатайства через комиссию по наградам), N распоряжения администрации.

12.5.3. Хранение и передача в архив отработанных наградных документов осуществляется по истечении сроков, установленных действующим законодательством.

13. ПОРЯДОК И СРОКИ ПОДГОТОВКИ ПРОТОКОЛОВ

13.1. Ведение и оформление протоколов осуществляется:

- постоянно действующего оперативного совещания (ПДОС) - отделом организации и контроля;

- совещаний с участием главы администрации - соответствующими структурными подразделениями, подготовившими совещание;

- совещаний первого заместителя, заместителей главы администрации - специалистами, ответственными за ведение и оформление протоколов;

- аппаратных совещаний администрации - управляющим делами;

- комиссий, советов и других коллегиальных органов - секретарями данных комиссий, советов и других коллегиальных органов.

Оформление протоколов осуществляется в течение 2 рабочих дней.

13.2. Протоколы подписываются должностным лицом, председательствующим на совещании.

13.3. Протоколы заседаний (совещаний) оформляются в соо“ветствии с требованиями инструкции по делопроизводству в администрации Кулебакского района.

13.4. Оформленные протоколы совещаний (комиссий, советов) регистрируются секретарями данных совещательных органов в течение года в порядке возрастания номеров согласно утвержденной номенклатуре дел.

13.5. Протоколы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях, а затем оформляются в установленном порядке и передаются в архив по истечении сроков, установленных действующим законодательством.