Законы и постановления РФ

Постановление Администрации Тарногского муниципального района от 08.02.2010 N 56 “Об утверждении Правил работы пользователей с открытыми документами и печатными изданиями в муниципальном архиве Тарногского муниципального района“

Вступил в силу с 8 февраля 2010 года (пункт 3 данного документа).

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 8 февраля 2010 г. N 56

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ С ОТКРЫТЫМИ

ДОКУМЕНТАМИ И ПЕЧАТНЫМИ ИЗДАНИЯМИ В МУНИЦИПАЛЬНОМ

АРХИВЕ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, постановляю:

1. Утвердить Правила работы пользователей с открытыми документами и печатными изданиями в муниципальном
архиве Тарногского муниципального района (далее - Правила) (прилагаются).

2. Архивному отделу администрации района (Мишнева Н.Я.) принять необходимые меры к применению Правил в работе отдела, ознакомлению с ними пользователей.

3. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.

Глава района

С.М.ГУСЕВ

Утверждены

Постановлением

Администрации Тарногского

муниципального района

от 8 февраля 2010 г. N 56

ПРАВИЛА

РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ С ОТКРЫТЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

И ПЕЧАТНЫМИ ИЗДАНИЯМИ В МУНИЦИПАЛЬНОМ АРХИВЕ

ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ “О коммерческой тайне“, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации“, Федеральным законом от 08.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных“, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19.

1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами и печатными изданиями в муниципальном архиве Тарногского муниципального района (далее - архив).

1.3. Порядок работы, обязанности муниципальных служащих архивного отдела по обслуживанию пользователей архива, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива.

1.4. График работы архива с пользователями открытыми документами и печатными изданиями:

понедельник - организационные работы (обслуживание пользователей не производится);

вторник, среда, четверг: 10.00 - 15.30, обед - с 13.00 до 14.00;

пятница - санитарный день (обслуживание пользователей не производится), суббота,
воскресенье - выходные.

2. Порядок допуска пользователей для работы

с открытыми документами и печатными изданиями архива

Тарногского муниципального района Вологодской области

2.1. Пользователи допускаются к работе с документами в архив на основании личного заявления на имя заведующего архивным отделом.

2.2. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма организаций, направивших их для работы.

2.3. Студенты высших и средних учебных заведений представляют направление учебного заведения за подписью декана факультета с указанием научного руководителя и темы курсовой (дипломной) работы.

2.4. Учащиеся старших классов общеобразовательных школ (10 - 11 классы) допускаются к работе с открытыми документами и печатными изданиями в присутствии учителя, который представляет направление учебного заведения за подписью директора школы с указанием фамилий учеников и обоснованием необходимости работы с документами архива. Допуск к работе с документами учащихся более младшего возраста осуществляется в исключительных случаях с разрешения заведующего архивным отделом.

2.5. В личных заявлениях и письмах-направлениях от организаций указываются фамилия, имя, отчество пользователя, его должность, тема и хронологические рамки исследования (приложения 1 - 3).

2.6. Разрешение пользователям на работу с открытыми документами и печатными изданиями архива дается заведующим архивным отделом на срок до 1 месяца со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с заведующим архивным отделом.

2.7. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (приложение 4).

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователи, работающие с документами в архиве, имеют право:

3.1.1. Получать информацию о распорядке работы архива.

3.1.2. Пользоваться научно-справочным аппаратом к документам архива (путеводителем по архиву, описями, каталогами), документами, печатными изданиями по теме исследования.

3.1.3. Получать консультации специалистов архивного отдела о
составе и содержании документов по теме исследования.

3.1.4. Делать выписки из предоставленных дел, документов, архивных справочников, в том числе с использованием собственных технических средств (ноутбука с автономным питанием) по разрешению заведующего архивного отдела. Заявление на использование собственных технических средств оформляется на специальном бланке (приложение 5).

3.1.5. Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.1.6. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

3.1.7. Пользователь, подготовивший издание с использованием документов архива, предоставляет архиву экземпляр издания или библиографическую справку.

3.2. Пользователи обязаны:

3.2.1. Соблюдать Правила работы в архиве и давать соответствующее обязательство (приложение 6).

3.2.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений архива.

3.2.3. Заполнять бланки заказов полностью, разборчивым почерком, передавать бланк заказа непосредственно специалисту архивного отдела.

3.2.4. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки, копирование и т.д.), номера использованных листов.

3.2.5. После окончания работы при каждом посещении архива сдавать использованные описи, дела и печатные издания, единицы хранения фонда пользования сотрудникам архивного отдела.

3.2.6. Соблюдать распорядок работы архива, тишину и порядок во время работы. Звуковые сигналы сотовых телефонов должны быть отключены.

3.2.7. Пользователь несет ответственность за сохранность полученных документов, соблюдение правил работы с ними, а также за соответствие приводимой им в публикациях архивной информации с использованными документами по смыслу и содержанию.

3.2.8. Использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер
фонда, описи, дела и листа).

3.2.9. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.2.10. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи документов,

печатных изданий на традиционных носителях.

Предоставление научно-справочного аппарата

4.1. Документы, описи и печатные материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов установленного образца. Документы и печатные материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу хранения и печатного издания.

4.2. Единовременно пользователю могут быть выданы:

- до 5 описей;

- дела - 10 - 15 ед. хр. (объемом до 250 листов).

При наличии в заказе дел большого формата или объемом свыше 250 листов одно такое дело засчитывается как несколько дел меньшего объема.

4.3. Сроки выполнения заказа на выдачу пользователям материалов архива:

- описи, справочно-информационные материалы - в день заказа;

- дела - от 3-х рабочих дней с момента оформления заказа.

4.4. Прием заказов на выдачу описей и печатных изданий производится до 16.00. При поступлении заказа после указанного срока его выполнение осуществляется на следующий день.

4.5. В том случае, если пользователь заказывает дела, не относящиеся к теме исследования, он должен оформить новое заявление с уточнением темы.

4.6. Согласно законодательству на срок 75 лет со дня создания документа ограничивается доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности. Пользователи допускаются к работе с подобными документами при наличии письменного разрешения гражданина, а в случае его смерти - с письменного разрешения его наследников. При отсутствии такого разрешения в случае поступления заказа на выдачу документов пользователю может
быть отказано в их выдаче.

4.7. Возврат документов специалистам архивного отдела, работа с которыми завершена, осуществляется до 15.30.

4.8. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

- входить в помещение архива в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки, рюкзаки размером более 20 x 30 см, пластиковые пакеты, зонты;

- употреблять продукты питания, напитки в помещении архива, курить в здании архива;

- выносить дела из помещения архива, передавать их третьим лицам во время работы в архиве;

- оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время;

- писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать листы документов, калькировать документы;

- вкладывать посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах либо из одного дела в другое;

- пользоваться клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;

- вносить изменения в тексты документов, делать в описях и на документах, обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

4.9. При получении описей, дел, других материалов пользователи расписываются в заказе на выдачу дел после проверки их состояния и сохранности в присутствии специалиста архивного отдела. Подпись пользователя удостоверяет, что дела им проверены, находятся в порядке и он принимает на себя ответственность за них на время пользования. При обнаружении повреждения или дефектов документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом специалисту архивного отдела. По окончании работы пользователь сдает дела специалисту архивного отдела под расписку. В случае утраты, хищения или порчи документов составляется соответствующий акт.

4.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской
Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий специалистами архивного отдела;

- экспонировании заказанных материалов на выставке;

- выдачи заказанных материалов другим пользователям;

- многократного повторного заказа пользователем одних и тех же дел и документов.

Приложение 1

к Постановлению

Администрации Тарногского

муниципального района

от 8 февраля 2010 г. N 56

Разрешить работу в помещении Заведующему архивным отделом

муниципального архива администрации Тарногского

____________________________ муниципального района

(должность) _____________________________

____________________________ от __________________________

(подпись, дата) ____________________________,

проживающего(ей) по
адресу:

_____________________________

_____________________________

Паспортные данные:

_____________________________

_____________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить посещение муниципального архива для знакомства

с документами по теме:

___________________________________________________________________________

(указать тему и хронологические рамки исследования)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

“__“__________ 20__ г. _____________________

(дата) (подпись)

Приложение 2

к Постановлению

Администрации Тарногского

муниципального района

от 8 февраля 2010 г. N 56

Разрешить работу в помещении Заведующему архивным отделом

муниципального архива администрации Тарногского

____________________________ муниципального района

(должность) _____________________________

____________________________ от __________________________

(подпись, дата) ____________________________,

проживающего(ей) по адресу:

_____________________________

_____________________________

Паспортные данные:

_____________________________

_____________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить посещение муниципального архива для работы

с документами для проведения генеалогического исследования семьи:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Указанные лица являются моими родственниками.

“__“__________ 20__ г. _____________________

(дата) (подпись)

Приложение 3

к Постановлению

Администрации Тарногского

муниципального района

от 8 февраля 2010 г. N 56

Разрешить доступ к архивным Заведующему архивным отделом

документам администрации Тарногского

___________________________ муниципального района

(должность) _____________________________

___________________________ от __________________________

(подпись, дата) ____________________________,

проживающего(ей) по адресу:

_____________________________

_____________________________

Паспортные данные:

_____________________________

_____________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить доступ к архивным документам, содержащим информацию

ограниченного доступа (о личной и семейной тайне гражданина, его частной

жизни), до истечения 75-ти лет со дня создания документа. Информация,

имеющаяся в них, необходима мне для написания научной работы (по теме):

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

или иной цели _____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Обязуюсь:

- делать записи без указания персоноидентифицирующей информации;

- при необходимости, по просьбе руководителя архива, предоставить

для просмотра сделанные мною записи;

- не передавать конфиденциальную информацию другим лицам;

- использовать полученную информацию только в обезличенном виде,

исключающем возможность идентификации субъекта персональных данных и (или)

его родственников.

Информирован, что в случае невыполнения взятых на себя обязательств

могу подвергаться гражданской или уголовной ответственности в соответствии

с действующим законодательством.

“__“__________ 20__ г. _____________________

(дата) (подпись)

Приложение 4

к Постановлению

Администрации Тарногского

муниципального района

от 8 февраля 2010 г. N 56

Личное дело N _________

АНКЕТА

пользователя, работающего с документами

архивного фонда в муниципальном архиве

Тарногского муниципального района

Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________

___________________________________________________________________________

Год рождения ________________ гражданство _________________________________

Место работы (название учреждения, адрес, телефон) ________________________

___________________________________________________________________________

Должность _________________________________________________________________

Образование, ученая степень, звание _______________________________________

___________________________________________________________________________

Основание для проведения исследований (организация, направившая

исследователя, или личное заявление) ______________________________________

Наименование темы, хронологические рамки исследования _____________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Цель работы _______________________________________________________________

Адрес, телефон (домашний) _________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Серия и N паспорта ________________________________________________________

Уведомлен(а) об административной и уголовной ответственности за

нарушение правил использования документов, их уничтожение или хищение (ст.

4.17, 7.27 Кодекса об административных правонарушениях; ст. 164, 243

Уголовного кодекса РФ); за разглашение сведений конфиденциального

характера, ставших мне известными в результате работы с документами в

соответствии с действующим законодательством РФ), а также о том, что

архивный отдел администрации Тарногского муниципального района

предоставляет мне документы исключительно по заявленным мною целям.

В случае нарушения правил пользования архивными документами я готов(а)

нести ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предоставлю в архивный отдел один экземпляр работы, подготовленный с

использованием документов Тарногского муниципального архива, или

библиографическую справку.

“__“_________ 20__ г. Подпись _______________

Приложение 5

к Постановлению

Администрации Тарногского

муниципального района

от 8 февраля 2010 г. N 56

Разрешить работу с ноутбуком Заведующему архивным отделом

в муниципальном архиве администрации Тарногского

____________________________ муниципального района

(должность) _____________________________

____________________________ от __________________________

(подпись, дата) ____________________________,

проживающего(ей) по адресу:

_____________________________

_____________________________

Паспортные данные:

_____________________________

_____________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить пользоваться ноутбуком (с автономным питанием)

при работе с документами архива в помещении муниципального архива.

____________________ _______________________

(дата) (подпись)

Приложение 6

к Постановлению

Администрации Тарногского

муниципального района

от 8 февраля 2010 г. N 56

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

потребителя архивной информации

Разработано в соответствии с

ФЗ “О персональных данных“ от

27 июля 2006 года N 152-ФЗ

В связи с тем что мне _________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________________________________,

домашний адрес ____________________________________________________________

__________________________________________________________________________,

разрешен допуск к архивным документам, содержащим персональные данные

ограниченного использования, до окончания 75-ти лет со дня их создания

___________________________________________________________________________

(указать конкретные документы, дела)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Я, нижеподписавший(ая)ся, обязуюсь:

- делать записи без указания персоноидентифицирующей информации;

- не передавать конфиденциальную информацию кому бы то ни было другому;

- использовать полученную информацию только в обезличенном виде,

исключающем возможность идентификации субъекта персональных данных и (или)

его (ее) родственников;

- предоставить подготовленную на основе полученной информации работу

до ее публикации (обнародования) лицу, давшему разрешение на доступ.

Информирован(а), что в случае невыполнения взятых на себя обязательств

могу подвергнуться гражданской или уголовной ответственности в соответствии

с существующим законодательством.

“__“_________ 20__ г. Подпись _______________