Законы и постановления РФ

Постановление Администрации города Костромы от 22.10.97 N 3381 “О Службе документационного обеспечения“ (Вместе с “Положением о Службе документационного обеспечения“)

Утратил силу в связи с изданием постановления администрации города Костромы от 20.10.1998 N 3840.

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 22 октября 1997 г. N 3381

О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Для обеспечения функционирования четкой системы делопроизводства и документооборота, организации и ведения аналитической и информационно-справочной работы по распорядительным документам органов городского самоуправления и высших должностных лиц в администрации города, постановляю:

1. Образовать службу документационного обеспечения администрации города Костромы на базе бывших протокольного сектора и канцелярии, без увеличения штатной численности работников.

Установить, что указанная служба находится в непосредственном подчинении управляющего делами города.

2. Назначить начальником службы документационного обеспечения администрации города с ___ октября 1997 г. Воронову Людмилу Константиновну с окладом согласно штатному
расписанию.

3. Утвердить Положение о службе документационного обеспечения администрации города (приложение N 1).

4. Утвердить должностную инструкцию руководителя службы документационного обеспечения (приложение N 2).

5. Утвердить структуру и штатное расписание службы документационного обеспечения города (приложение N 3).

Глава самоуправления

г. Костромы

Б.К.КОРОБОВ

Приложение N 1

к постановлению

администрации города Костромы

от 22 октября 1997 г. N 3381

ПОЛОЖЕНИЕ

О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения (далее именуется - Служба) является структурным подразделением администрации города.

1.2. Служба создается главой самоуправления города Костромы и подчиняется в своей деятельности управляющему делами.

1.3. Служба в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами РФ, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, органов государственной власти администрации Костромской области, главы самоуправления города, Уставом города Костромы, а также настоящим положением.

2. Основные задачи

2.1. Обеспечение функционирования четкой системы делопроизводства и документооборота в администрации города.

2.2. Организация и ведение аналитической и информационно-справочной работы по распорядительным документам органов городского самоуправления и высших должностных лиц в администрации.

2.3. Разработка, формирование и сопровождение базы данных (на бумажных носителях и в электронной версии) исполнительно-распорядительной документации администрации города.

2.4. Формирование потоков входящей и исходящей корреспонденции, осуществление контрольных полномочий за ее исполнением, а также за ведением делопроизводства в структурных подразделениях администрации.

3. Функции службы

В соответствии с целями и возложенными на нее задачами, служба обеспечивает:

3.1. Контроль за составлением и оформлением структурными подразделениями администрации проектов постановлений и распоряжений главы самоуправления города, наличие соответствующих согласований и виз, приложений, пояснительных записок и других документов, являющихся основанием для принятия исполнительно-распорядительных документов главы самоуправления города.

3.2. Индексирование и кодификация исполнительно-распорядительных документов в электронной базе данных согласно единому тематическому рубрикатору.

3.3. Введение в электронную базу данных администрации постановлений
и распоряжений главы самоуправления, доведение их до сведения заинтересованных предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и граждан.

3.4. Организацию компьютерной системы поиска принятых главой самоуправления города исполнительно-распорядительных документов.

3.5. Выдачу копий постановлений по запросам предприятий, организаций, учреждений, правоохранительных органов.

3.6. Подготовку и направление сборников постановлений в Думу г. Костромы, городскую прокуратуру.

3.7. Ведение контроля за сроками исполнения корреспонденции в структурных подразделениях администрации.

3.8. Сохранность исполнительно-распорядительных документов и корреспонденции и подготовку для сдачи их в архив.

3.9. Подготовку распоряжений на командировки главы самоуправления, его заместителей.

3.10. Периодическое проведение учебы с руководителями структурных подразделений и со специалистами по внедрению новой технологической системы оформления и обработки документов.

3.11. Контроль за соблюдением ведения делопроизводства в структурных подразделениях администрации и оказание специалистам необходимой методической помощи.

3.12. Организация подготовки документов в режиме администратора графической станции.

3.13. Консультирование физических и юридических лиц при подготовке исполнительно-распорядительной документации.

3.14. Организация контроля за доработкой документов в режиме “электронной почты“ в рамках единого документооборота администрации и ее структурных подразделений.

3.15. Обеспечение функционирования факсовой связи администрации.

4. Права

Служба имеет право:

4.1. Требовать от структурных подразделениях администрации соблюдения правил подготовки актов администрации местного самоуправления, регламента администрации, инструкции по делопроизводству.

4.2. Не принимать в работу документы, подготовленные с нарушениями существующих требований.

4.3. Запрашивать необходимую информацию от структурных подразделений по направлениям деятельности отдела.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию работы в администрации по вопросам ведения службы.

5. Ответственность

Служба несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, а также за неисполнение в необходимых случаях предоставленных ей прав.

6. Организация деятельности

6.1. Структура и штатное расписание службы утверждаются главой самоуправления.

6.2. Руководителем службы является начальник. Начальником службы назначается лицо, имеющее
высшее образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

6.3. Служба работает согласно плану мероприятий администрации города.

6.4. Специалисты службы выполняют работу по осуществлению поставленных перед отделом задач в соответствии с должностными инструкциями.

6.5. Служба финансируется за счет городского бюджета. Правами юридического лица на обладает.

6.6. Служба имеет круглую печать со своим наименованием.

Приложение N 2

к постановлению

администрации города Костромы

от 22 октября 1997 г. N 3381

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

НАЧАЛЬНИКА СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Начальник службы документационного обеспечения (далее именуется служба) является руководителем структурного подразделения управления делами администрации города.

1.2. Начальник службы подчиняется управляющему делами администрации города.

1.3. Начальник службы назначается и освобождается от должности главой самоуправления.

1.4. В период временного отсутствия начальника службы его обязанности выполняет заместитель начальника службы.

1.5. Начальник службы должен знать нормативные акты Российской Федерации в части, касающейся деятельности службы; постановления распоряжения главы самоуправления по вопросам работы службы, основы научной организации труда; правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; регламент администрации г. Костромы, содержание Положения о службе документационного обеспечения и настоящей должностной инструкции.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основные задачи:

2.1.1. Обеспечение качественного и своевременного выполнения задач и функций, возложенных на службу.

2.1.2. Обеспечение высокой организации и дисциплины труда работников отдела.

2.2. Обязанности:

2.2.1. Осуществляет руководство службой.

2.2.2. Обеспечивает подбор и расстановку кадров службы, способствует росту деловой квалификации специалистов службы.

2.2.3. Обеспечивает контроль за правильным составлением и оформлением структурными подразделениями администрации проектов постановлений и распоряжений, наличие соответствующих согласований, виз, заключений, пояснительных записок, классификационного кода распорядительного документа.

2.2.4. Обеспечивает контроль за своевременным и качественным выпуском распорядительных документов, а также контроль за исполнением корреспонденции в установленные регламентом сроки, отправление их исполнителям, заинтересованным предприятиям, учреждениям,
организациям, должностным лицам и гражданам.

2.2.5. Обеспечивает формирование протоколов распорядительных документов главы самоуправления в сборники, организует отправку сборников в городскую Думу, городскую прокуратуру.

2.2.6. Обеспечивает организацию компьютерной системы поиска принятых главой самоуправления города распорядительных документов.

2.2.7. Несет ответственность за сохранность документов.

2.2.8. Готовит проекты распоряжений на командировки главы самоуправления, его заместителей.

2.2.9. Производит выдачу копий постановлений и распоряжений главы администрации по запросу структурных подразделений администрации, а также предприятий и граждан города.

2.2.10. Периодически проводит учебу с руководителями структурных подразделений и со специалистами по внедрению новой технологической системы оформления и обработки документов.

2.2.11. Организует подготовку документов в режиме администратора графической станции.

2.2.12. Организует работы по индексированию исполнительно-распорядительных документов в электронной базе данных согласно единому тематическому рубрикатору.

2.2.13. Сдает документы в архив в соответствии с действующими правилами.

2.2.14. Ведет регистрацию и оформление командировочных удостоверений.

2.2.15. Обеспечивает через хозяйственную службу отдел необходимыми канцелярскими принадлежностями и бумагой.

2.2.16. Организует машинописную работу и работу по ксерокопированию документов и материалов, работу по приму и отправлению корреспонденции.

2.2.17. Организует контроль за доработкой документов в режиме “электронной почты“ в рамках единого документооборота администрации и ее структурных подразделений.

3. Права

Начальник службы имеет право:

3.1. Разрабатывать положение и должностные инструкции работников службы.

3.2. Разрабатывать инструкции по вопросам работы службы, должностные обязанности работников службы и контролировать их соблюдения.

3.3. Вести книгу приказов на работников службы.

3.4. Решать вопросы перестановки кадров на рабочих местах в случае производственной необходимости.

4. Ответственность

Начальник службы несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и обязанностей, а также неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав.

5. Требования к работнику

5.1. На должность начальника службы утверждается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы на должностях руководителей
не менее пяти лет.