Законы и постановления РФ

Постановление Правительства Нижегородской области от 16.11.2005 N 295 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях“

Утратил силу с 1 мая 2007 года в связи с изданием постановления Правительства Нижегородской области от 16.04.2007 N 123.

ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 16 ноября 2005 г. N 295

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

И ИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации“ Правительство Нижегородской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях.

2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области обеспечить соблюдение Инструкции при
организации и ведении делопроизводства и документооборота и при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству.

3. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области“.

4. Контроль за выполнением данного постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области Л.А. Белова.

Губернатор области

В.П.ШАНЦЕВ

Утверждена

постановлением

Правительства области

от 16.11.2005 N 295

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - органы исполнительной власти).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области.

1.3. Органы исполнительной власти области организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Нижегородской области и настоящей Инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов исполнительной власти области после согласования с комитетом по делам архивов Нижегородской области в части, касающейся архивного дела.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

2.1. Деятельность органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в Табеле унифицированных форм документов, утвержденном руководителем органа исполнительной власти.

III. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Общие требования к оформлению документов

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и
оформляются структурными подразделениями органов исполнительной власти в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.

Правила оформления проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства изложены в 3 разделе Регламента Правительства Нижегородской области.

3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (образцы оформления писем приведены в приложениях 1, 2).

Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора “Word для Windows“ (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 - 14 кеглей с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее (мм):

- 20 - левое;

- 10 - правое;

- 20 - верхнее;

- 20 - нижнее.

3.1.2. Бланки документов.

3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

3.1.2.2. Управление по работе с документами аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - Управление по работе с документами):

- разрабатывает, согласовывает и осуществляет изготовление образцов и макетов бланков правовых актов и организационно-распорядительных документов Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области,
членов Правительства Нижегородской области, руководителей органов исполнительной власти, органов исполнительной власти и их структурных подразделений;

- обеспечивает ведение перечня и эталонного экземпляра альбома образцов бланков правовых актов и организационно-распорядительных документов Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, членов Правительства Нижегородской области, руководителей органов исполнительной власти области, органов исполнительной власти области и их структурных подразделений;

- разрабатывает и внедряет альбом унифицированных форм документов.

3.1.2.3. В органах исполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующие бланки:

- бланк для письма (продольный, угловой вариант);

- бланк конкретного вида документа (указа, постановления, распоряжения, приказа и др.);

- общий бланк (продольный вариант);

- бланк должностного лица (письмо, поручение, резолюция и др.).

Вышеперечисленные бланки используются:

- должностными лицами исполнительной власти. Применение указанных бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности (бланк письма, поручения, резолюции);

- Правительством Нижегородской области. Применение бланка допускается Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности;

- аппаратом Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - аппарат Губернатора). Применение бланков допускается руководителем аппарата, его заместителями;

- министерствами, департаментами, комитетами, управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти. Применение бланков допускается руководителями органов исполнительной власти и иных органов исполнительной власти, а также лицами, их замещающими;

- структурными подразделениями аппарата Губернатора. Применение бланков допускается руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений;

- совещательными органами (коллегией, научно-методическими, научно-техническими, экспертными и иными советами и комиссиями
(при Губернаторе и Правительстве и др.)). Документы совещательных органов оформляются на общем бланке. Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями указанных совещательных органов.

3.1.2.4. Если при оформлении писем на имя Губернатора за подписью членов Правительства бланки документов не применяются, то в подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами бланки документов могут не применяться, в таком случае внутренняя переписка оформляется на листах бумаги формата А4 или А5.

Переписка между членами Правительства может осуществляться как с использованием бланка письма, так и без использования бланка. В последнем случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ.

3.1.2.5. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписями Губернатора, членов Правительства, должностных лиц органов исполнительной власти в сторонние организации, а также направлении в адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписями руководителей органов исполнительной власти области (министерств, департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официально их замещающих.

3.1.3. Реквизиты документов.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица)
- автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга двумя - тремя межстрочными интервалами.

3.1.3.1. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти и их структурных подразделений.

3.1.3.2. Для каждого вида организационно-распорядительного документа Губернатора, Правительства, органа исполнительной власти используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (указ, постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центрованно. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и др.).

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме служебных писем.

3.1.3.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты).

В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера,
а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит “Дата документа“ печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40 мм от верхнего края листа.

3.1.3.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов, постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел и по классификатору (распоряжение Губернатора Нижегородской области от 01.11.2005 N 1183-р “Об утверждении классификатора органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений“). Индекс документа проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита “Дата документа“; составные части индекса отделяются друг от друга тире или косой чертой.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

3.1.3.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос “о чем?“.

Заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов, при их отсутствии - в установленном для реквизита “Заголовок“ месте.

Заголовок печатается от границы левого поля под реквизитами “Дата и
регистрационный номер документа“ или “Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа“ (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке при угловом расположении реквизитов не должна превышать 70 мм, при продольном - 110 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. На бланках с продольным расположением реквизитов заголовок может центрироваться относительно правого и левого полей документа.

3.1.3.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, конкретному должностному лицу, а также гражданам - при ответах на их обращения.

Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

Комитет по культуре

Нижегородской области

Руководителю

С.Б. Щербакову

Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:

Руководителю департамента

здравоохранения Нижегородской

области

Ю.И. Тарасову

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов

местного самоуправления

Нижегородской области

При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти области наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “копия“ перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнут.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов. Исходящие документы, в т.ч. инициативные, принимаются к отправке: в случае отправления документа в один адрес - в 2 экземплярах; в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе, плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован, в том числе указывается исполнитель с номером телефона.

В состав реквизита “Адресат“ может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

- наименование адресата (наименование организации или, при адресовании документа физическому лицу, фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Б.Черкасский пер., д. 5/2

Москва, 103012

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти РФ, должностным лицам государственной власти РФ (Федеральное Собрание) и в органы государственной власти области, должностным лицам государственной власти области (Законодательное Собрание), а также при переписке внутри структурных подразделений.

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.

Реквизит “Адресат“ печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги и на 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - на 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности одним межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита “Адресат“ жирным шрифтом.

3.1.3.7. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа и отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылок на другие документы указывают их реквизиты: наименования документов, наименования авторов документов, даты и регистрационные номера документов, заголовки к текстам.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов “уважаемый“ или “уважаемая“, например:

Уважаемый Иван Иванович!

При адресовании документов в иные организации допускается также обращение с использованием слова “господин“, например:

Уважаемый господин Иванов!

или:

Господин Иванов!

Текст письма может излагаться от первого лица множественного числа (например: “Просим Вас...“, “Направляем...“), от третьего лица единственного числа (например: “Управление не возражает...“). В случае оформления письма на должностном бланке текст излагается от первого лица единственного числа (“Прошу...“, “Направляю...“).

В конце текста перед подписью возможно проставление слов “С уважением“ (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница“ (“стр.“) и знаков препинания.

3.1.3.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

-------------T---------------------------------------------------¬

¦Приложения: ¦1. Копия распоряжения Правительства Нижегородской¦

¦ ¦области от 16.10.2005 N 357-р “Об аппарате¦

¦ ¦Губернатора и Правительства Нижегородской област蓦

¦ ¦на 9 л. в 1 экз. ¦

¦ ¦2. Справка о документообороте в аппарате¦

¦ ¦Губернатора и Правительства Нижегородской области¦

¦ ¦за IV квартал 2005 г. на 5 л. в 2 экз. ¦

L------------+----------------------------------------------------

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: ______________________________________________________

(название документа и наименование организации

__________________________________________________________________

или автора, дата и индекс документа)

и приложение к нему, всего на _____ л. в _____ экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через одинарный межстрочный интервал после текста документа.

3.1.3.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Заместитель Губернатора - руководитель

аппарата Губернатора и Правительства

Нижегородской области Л.А. Белов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия: “исполняющий обязанности...“ или “первый заместитель (заместитель)...“

Не допускается подписывать документы с предлогом “за“ и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов нефинансового характера: приглашений, справок, извещений и др.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от текста, приложения тремя одинарными межстрочными интервалами.

3.1.3.10. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

В гриф согласования входят слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:

СОГЛАСОВАНО

Вице-губернатор, первый заместитель

Председателя Правительства

Нижегородской области Подпись В.В. Клочай

Дата

Грифы согласования располагаются ниже реквизита “Подпись“ или на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: “Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Подпись, дата.“.

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: “Замечания прилагаются“ или “С замечаниями по пункту...“ (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях, кроме правовых актов Губернатора и Правительства Нижегородской области.

Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и от 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте.

3.1.3.11. Фамилия и номер служебного телефона исполнителя на документах за подписью Губернатора располагаются в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа, на документах за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста.

Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

3.1.3.12. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.

Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки органов исполнительной власти области и распространяется на организации городского подчинения и граждан, в остальных случаях может проставляться гриф утверждения.

В состав грифа утверждения входят слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального архивного агентства

_________________ _______________

(личная подпись) (И.О. Фамилия)

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Правительства

Нижегородской области

от _______________ N ________

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края согласно установленным реквизитам грифа утверждения. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.

3.1.4. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия (фамилии) исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется ниже адресата и на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги или на свободном от текста месте.

Резолюция может оформляться на отдельном листе бумаги формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 3).

3.1.5. Применение печатей.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.

Гербовые печати изготавливаются в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 10.10.2005 N 665-р “Об изготовлении печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации“.

3.1.6. Заверение копии документа.

Органы исполнительной власти могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения начальника структурного подразделения.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

Заверительная надпись “Верно“ проставляется ниже реквизита “Подпись“ на расстоянии от 240 мм от верхнего края листа бумаги и составляется по форме:

Верно

Главный специалист управления

по работе с документами аппарата

Губернатора и Правительства

Нижегородской области Личная подпись Расшифровка подписи

Дата заверения копии

Заверительная надпись удостоверяется печатью:

- для копий правовых актов Губернатора и Правительства - печатью протокольного отдела контрольно-аналитического управления аппарата Губернатора (далее - протокольный отдел) (в зависимости от места хранения документа);

- для соглашений - печатью правового управления аппарата Губернатора;

- для служебных документов - штампами с наименованиями стру“турных подразделений.

3.1.7. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова “В дело“, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти, в котором исполнен документ.

3.2. Оформление документов, направляемых за рубеж

3.2.1. В целях координации международных связей должностных лиц исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата Губернатора, органов исполнительной власти области, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имя руководителей государственного уровня, представляются на согласование (визирование) в правовое управление аппарата Губернатора.

3.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках писем по требованиям международного стандарта ИСО.

Применение бланков производится в соответствии с требованиями, изложенными в Регламенте Правительства Нижегородской области.

Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом (“клером“) либо на языке адресата.

3.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления:

3.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи).

3.2.3.2. В реквизите “Адресат“ указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна).

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.

3.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется.

3.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом:

- при использовании должностного бланка указываются только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;

- при использовании других бланков вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись.

Реквизит “Подпись“ печатается на уровне реквизита “Адресат“.

3.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15 января 2005 г.

Реквизит “Дата“ печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи.

3.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: “На Ваше письмо от...“.

3.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

3.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском, так и на языке страны-адресата.

3.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется, исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство связи, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма).

В случае отправления документа через Министерство иностранных дел Российской Федерации или аккредитованные представительства правовое управление или управление по обеспечению деятельности Губернатора и Правительства Нижегородской области готовит сопроводительное письмо на имя начальника Управления Министерства иностранных дел с просьбой о передаче документа адресату.

Порядок оформления и регистрации сопроводительного письма изложен в подразделах 3.1 и 7.2.

3.3. Оформление доверенности

3.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства Нижегородской области, органов исполнительной власти на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

3.3.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа:

- бланк письма Губернатора Нижегородской области используется при подписании доверенности Губернатором Нижегородской области на представление интересов Губернатора Нижегородской области или совершение каких-либо действий от его имени;

- бланк письма Правительства Нижегородской области используется при подписании доверенности Губернатором, Председателем Правительства Нижегородской области на представление интересов Правительства Нижегородской области или совершение каких-либо действий от имени Правительства Нижегородской области;

- бланк письма органа исполнительной власти используется при подписании доверенности его руководителем на представление интересов органа исполнительной власти или совершение каких-либо действий от имени органа исполнительной власти.

3.3.3. Сведения, необходимые для указания в доверенности:

- заголовок ДОВЕРЕННОСТЬ;

- регистрационный номер и дата выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия органа исполнительной власти, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Губернатора Нижегородской области - Председателя Правительства Нижегородской области);

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись Губернатора, Председателя Правительства Нижегородской области (лица, исполняющего его обязанности) или руководителя соответствующего органа исполнительной власти;

- гербовая печать.

IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства

Нижегородской области и органов исполнительной власти

4.1.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной власти оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения 4, 5, 6, 7).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Проект акта имеет следующие реквизиты:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- гриф секретности или пометка “Для служебного пользования“ с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается с прописной буквы (“Секретно“) в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним;

- наименование вида акта: указ, распоряжение Губернатора Нижегородской области, постановление, распоряжение Правительства Нижегородской области, распоряжение органа исполнительной власти Нижегородской области;

- дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя одинарными межстрочными интервалами, может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15 июня 2005 года; 15.06.2005;

- номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака “N“ и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения Губернатора, Правительства Нижегородской области через дефис добавляется буква “р“, например: N 153-р.

Дата и номер указа, распоряжения Губернатора Нижегородской области, постановления и распоряжения Правительства Нижегородской области располагаются на одном уровне и разносятся по левой и правой границам текстового поля документа.

4.1.2. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов “Дата и номер“), одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительства области печатается с прописной буквы, центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Губернатора, Правительства Нижегородской области печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом.

Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства области завершается словами: “Правительство Нижегородской области постановляет:“, последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.3. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности (“Губернатор“), личной подписи и ее расшифровки (имени, отчества и фамилии Губернатора Нижегородской области). Слово “Губернатор“ печатается от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Нижегородской области печатаются на уровне слова “Губернатор“ без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

4.1.4. Приложения к проектам актов (указов, постановлений и распоряжений) Губернатора, Правительства Нижегородской области печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3 - 5 см.

Размеры полей, шрифтов и межстрочных интервалов при печатании текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

4.1.5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

Многострочные реквизиты “Гриф утверждения“, ПРИЛОЖЕНИЕ со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Слова УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал).

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка “согласно приложению“, то на первой странице приложения после слова ПРИЛОЖЕНИЕ дается ссылка на указ, постановление или распоряжение Губернатора, Правительства Нижегородской области.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ _______

к постановлению Правительства

Нижегородской области

от ___________ N ____

При наличии в тексте акта формулировки “Утвердить“ (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер, например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Нижегородской области

от _____________ N _____

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение УТВЕРЖДЕНО, программа УТВЕРЖДЕНА, мероприятия УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номеров раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе каждого приложения.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листе согласований.

4.2. Приказ

4.2.1. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей (приложение 8).

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование органа государственной власти;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака “N“ и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 года N 21; 03.07.2000 N 44.

Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно.

4.2.2. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов, с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центрованно, например:

О командировании работников министерства в...

4.2.3. Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст приказа печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами “В целях“, “В соответствии“, “Во исполнение“ и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом “приказываю“, которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами “Признать утратившим силу... “, “пункт... исключить... “, “пункт... изложить в следующей редакции:“, “дополнить пункт... абзацем следующего содержания:“.

В приказ не следует включать пункт “Приказ довести до сведения... “. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа согласно установленным реквизитам визы согласования.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленным реквизитам визы согласования.

4.2.4. При оформлении совместного приказа:

- наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности;

- наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;

- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи - располагается центрованно;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

4.3. Положение, правила, инструкция, регламент

4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагаются общие требования к осуществлению какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Регламент - порядок деятельности, определяющий вопросы, отнесенные к какой-либо сфере деятельности органов исполнительной власти, должностных лиц органов исполнительной власти.

Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется путем издания организационно-распорядительного документа об их утверждении.

4.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

4.3.3. Положение (правила, инструкция, регламент) может оформляться на общем бланке органа исполнительной власти или на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова “должен“, “следует“, “необходимо“, “запрещается“, “не допускается“ и др.

При использовании общего бланка органа исполнительной власти для изготовления положения (правил, инструкции, регламента) заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными общими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центрованно.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел “Общие положения“, в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении 9.

4.4. Протокол

4.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Протоколы могут быть полными (приложение 10): содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 11): записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения; и стенографическими: весь ход заседания записывается дословно.

Тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.

4.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в службу ДОУ подразделения-исполнителя вместе с протоколом о принятых решениях. Копии протокола или выписка из протокола (приложение 12) о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

4.4.3. Протоколы оформляются на общих бланках органов исполнительной власти, а также могут печататься на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

4.4.4. Протокол имеет следующие реквизиты:

- герб Нижегородской области;

- наименование органа исполнительной власти;

- указание вида документа (протокол);

- дата заседания;

- номер и место заседания;

- гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению);

- заголовок;

- текст;

- подписи.

При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:

- наименование вида документа: слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 16 центрованно;

- вид заседания, совещания: отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру;

- место проведения заседания, совещания: указывается при оформлении протоколов заседаний (совещаний) Правительства области, совещаний с участием Губернатора, заместителей или руководителей органов исполнительной власти; печатается через 2 одинарных межстрочных интервала после реквизита “Вид заседания, совещания“;

- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом. На протокол проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала и - через тире - дата окончания заседания;

- заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже;

- текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной указываются: председатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы председателя; секретарь заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы; присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке.

Слово “Председатель“ печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - “Секретарь“ с прописной буквы.

Слово “Присутствовали“ печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие: “Присутствовали:“. Затем одним - двумя межстрочными интервалами ниже печатаются наименований должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются в алфавитном порядке.

Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматривавшиеся на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога “О“ (“Об“), которое печатается от левого поля шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование “Председатель“, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Протокол регистрируется по месту его создания.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к нему. На протоколах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка “Для служебного пользования“.

К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем, ответственным за подготовку совещания.

4.4.5. Служебные телеграммы

4.4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы.

4.4.5.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес (куда, кому)

Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул. Короленко, 8

или:

Санкт-Петербург-15, “Восход“

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Елец Липецкой

Заволжье Нижегородской, Клин Московской

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом:

Администрации Агинского Бурятского автономного округа

или:

Администрации Вологодской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Свердловской области (инициалы, фамилия)

или А.И. ИВАНОВУ

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций городов и районов области

При направлении телеграммы в четыре и более адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый...............................!

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переносов слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата печатаются двумя одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита “Подпись“ и состоят из индекса подразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и вкл“чают в себя наименование органа государственной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза

На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку, контактный телефон исполнителя.

Ссылка на номер и дату

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними в органах исполнительной власти, определяются настоящей Инструкцией, Регламентом Правительства Нижегородской области, положениями о структурных подразделениях органа исполнительной власти, должностными регламентами их работников.

5.2. Организация доставки и отправки документов

5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковки.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения.

5.2.2. Все конверты с поступившими в аппарат Губернатора документами вскрываются.

Проверенные в соответствии с Инструкцией о порядке работы с почтовой корреспонденцией для сотрудников общего отдела вложения - документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой “Лично“ передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.

5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения.

5.2.4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в аппарат Губернатора осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов, под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося).

5.2.5. Отправка документов из аппарата Губернатора производится после регистрации исходящего документа, а также после занесения резолюций, наложенных Губернатором, Вице-губернатором, заместителями Губернатора, в систему “Служебная корреспонденция“ с входящего документа.

При отправке корреспонденции общим отделом проверяется наличие:

- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные Губернатору организации);

- исходящего номера;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

5.2.6. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в двух экземплярах; в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один.

Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен быть завизирован, соответственно, заместителем Губернатора, курирующим данное направление работы, руководителем органа исполнительной власти, а также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера телефона).

Исходящие документы передаются для отправки полностью оформленными.

5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725.

Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностью оформленными, с указанием почтового адреса или списка рассылки и зарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров.

Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляет адресату.

Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя ее сортировку, адресование (указание на конверте адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркирование конвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение связи.

Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе.

Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные исполнительные документы и организационно-распорядительные документы органов государственной власти.

Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, даты отправки, адреса и роды отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе обработки документов. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в службу ДОУ.

5.2.8. При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры. Отправка корреспонденции депутатов Государственной Думы ФС РФ осуществляется в соответствии с реестрами.

5.2.9. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти с учетом функционирующих в органе исполнительной власти технических и программных средств.

5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными, с отметкой о категории и виде отправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108.

Телеграммы категории “правительственная“ подписываются Губернатором или заместителями Губернатора. Телеграммы без категории подписываются руководителями органов исполнительной власти.

Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим образом:

в верхнем правом углу указывается категория телеграммы, например: “правительственная“; перед текстом под словом “Телеграмма“ печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя;

текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переносов слов, без абзацев, исправлений, заглавными буквами;

на свободном от текста месте проставляется печать органа государственной власти, ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес органа государственной власти, дата (день отправления) и регистрационный номер;

копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона;

телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах подпись дополнена заверительной записью и печатью организации.

5.2.11. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

5.2.12. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Она подписывается руководителем органа исполнительной власти и после регистрации в службе ДОУ вручается исполнителям для передачи адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ.

5.2.13. Телефонограммы, адресованные руководителю органа исполнительной власти, принимаются секретарями приемных, незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются в службе ДОУ и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.

5.2.14. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

5.3. Порядок прохождения документов

5.3.1. Все документы, рассмотренные руководителем органа государственной власти и его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей), направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУ.

5.3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через службу ДОУ.

5.3.3. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ.

5.3.4. В структурных подразделениях органа исполнительной власти учет поступления документов ведется в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленной формы, в автоматизированном режиме.

5.3.5. Руководитель органа исполнительной власти дает указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке должностного лица.

Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой ДОУ в регистрационные журналы и в автоматизированную систему. Затем документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя органа государственной власти.

5.3.6. В резолюции, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) исполнения документа.

В тексте резолюции могут быть указания: “срочно“, которое предусматривает соответственно 3-дневный (в рабочих днях) срок исполнения, считая от даты подписания; “немедленно“ - предусматривается 1 рабочий день на исполнение; “оперативно“ - 10 рабочих дней.

Если для исполнения документа устанавливается срок более одного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания резолюции. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то управление по работе с документами может направлять документ с конкретным сроком исполнения.

5.3.7. Служба ДОУ контролирует прохождение документов и информирует об этом руководителя органа исполнительной власти.

5.3.8. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется службой ДОУ в контрольно-регистрационных формах (РКФ), в журнале регистрации исходящих документов, а также в автоматизированном режиме.

5.3.9. Служба ДОУ регулярно, один раз в месяц, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю органа исполнительной власти о состоянии работы с документами.

5.3.10. Исполненные документы передаются исполнителями для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней, индивидуальной Инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти.

5.3.11. При составлении и оформлении документов сотрудники органа исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями к ней, а также индивидуальной Инструкцией органа исполнительной власти области.

5.4. Организация приема и передачи документов,

поступающих по каналам электронной почты,

и документов, поступающих с использованием средств

факсимильной связи

5.4.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи информации внутри органов исполнительной власти области и организациям (организациями), имеющим (имеющими) соответствующие программные средства.

5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

5.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

5.4.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

5.4.5. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками “Для служебного пользования“ и “Не для печати“, не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

5.4.6. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

5.4.7. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью ответственного лица.

Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.

5.4.8. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 13). Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.

5.4.9. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

5.4.10. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.5. Печатание, размножение и учет количества документов

5.5.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти области, подготовивших соответствующий проект документа.

5.5.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные, подписанные или завизированные.

Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, завизированный руководителем подразделения.

5.5.3. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

5.5.4. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов может проводиться по органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.

5.6. Работа исполнителей с документами

5.6.1. Руководители структурных подразделений органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству органа исполнительной власти или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации. При подготовке документов на имя Губернатора необходимо визирование документов заместителем Губернатора, в чьем ведомстве находится орган исполнительной власти.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов

5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Законодательного Собрания области, а также на обращения комитетов и комиссий Законодательного Собрания области осуществляются в соответствии с законодательством области.

Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством области и правовыми актами органов местного самоуправления.

5.7.2. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляются службой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.7.3. В структурных подразделениях органа исполнительной власти по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях - проекты поручений соответствующим организациям.

5.7.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.8. Работа с письмами и обращениями граждан

5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и их централизованного учета осуществляется отделом по работе с письмами и обращениями граждан управления по работе с документами аппарата Губернатора и приемной Губернатора и Правительства области.

Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора области и его заместителей, регистрируются отделом по работе с письмами и обращениями граждан аппарата Губернатора, устные обращения граждан в адрес Губернатора области и его заместителей рассматриваются во время личных приемов граждан с регистрацией в приемной Губернатора и Правительства области.

5.8.2. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмами отдела по работе с письмами и обращениями граждан, а также приемной Губернатора и Правительства в соответствующие органы исполнительной власти области, в ведении которых находятся поставленные вопросы. Работа по рассмотрению жалоб и обращений граждан проводится в соответствии с Законом Нижегородской области от 02.11.2004 N 126-З “О порядке рассмотрения обращений граждан в органы государственной власти, иные государственные органы и органы местного самоуправления муниципальных образований Нижегородской области“.

5.8.3. Поступившие в органы исполнительной власти области письменные обращения граждан регистрируются службами делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами и рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.

5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.9. Порядок работы с документами с пометкой

“Для служебного пользования“

5.9.1. Пометка “Для служебного пользования“ проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Необходимость проставления пометки “Для служебного пользования“ определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органа исполнительной власти области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

5.9.2. Пометка “Для служебного пользования“ и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

5.9.3. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой “Для служебного пользования“ осуществляются службами делопроизводства, при этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка “ДСП“.

5.9.4. Передача документов с пометкой “Для служебного пользования“ сотрудникам структурных подразделений органов исполнительной власти области осуществляется под расписку.

5.9.5. Исполненные документы с пометкой “Для служебного пользования“ формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка “Для служебного пользования“.

5.9.6. Порядок работы с документами ДСП определен распоряжением Губернатора Нижегородской области от 24.09.2004 N 1097-р “Об утверждении Положения о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области“.

VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

6.1. Регистрация документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных документа по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы руководителя органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

6.1.5 Регистрация документов в аппарате Губернатора осуществляется в общем отделе управления по работе с документами:

- входящих документов, адресованных Губернатору, Вице-губернатору и заместителям Губернатора;

- исходящих документов, подготовленных за подписями Губернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора.

Структурные подразделения аппарата Губернатора регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно.

6.1.6. Регистрация документов (служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в автоматизированных базах данных “Служебная корреспонденция“, “Письма и обращения граждан“.

Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных документа в автоматизированной системе и проставления на документе даты и регистрационного номера. Документы, поступившие в общий отдел управления по работе с документами до 13.00, регистрируются и направляются на исполнение в тот же рабочий день; документы, поступившие после 14.00, регистрируются и направляются на исполнение на следующий рабочий день, кроме срочных документов.

6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из индекса органа исполнительной власти по классификатору органов исполнительной власти и их структурных подразделений, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа исполнительной власти, может дополняться индексом структурного подразделения органа, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или знаком дефиса.

6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

6.2. Организация поисковой системы по документам

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая может включать в себя:

- картотеки;

- классификационные справочники;

- автоматизированные поисковые системы.

6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие - в зависимости от задач поиска информации.

6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

- классификатора вопросов деятельности органа государственной власти;

- классификатора видов документов;

- классификатора корреспондентов;

- классификатора резолюций;

- классификатора исполнителей;

- классификатора результатов исполнения документов;

- номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайне или к служебной информации ограниченного распространения.

6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган исполнительной власти как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа власти (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами документов, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области и органов исполнительной власти Нижегородской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

7.1. Составление номенклатур дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

7.1.3“ В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 14) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение 15).

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в 6-месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти.

7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти и лиц, ответственных за хранение документов в органе исполнительной власти.

7.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) архива органа исполнительной власти, в который документы передаются на временное хранение, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - ЭПМК) и утверждается руководителем органа исполнительной власти.

7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый - в комитете по делам архивов Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (комитетом по делам архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.

7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера по классификатору органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений, номера установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 08-12-05, где 08 - номер по классификатору органов исполнительной власти, 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“Разные материалы“, “Общая переписка“ и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой (которому) относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы“, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: “Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)“.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: “Переписка с архивными учреждениями о комплектовании архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией“.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: “Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности“.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: “Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы“.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: “Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения“.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: “Годовые отчеты ЗАО “Болшевский текстиль“ о работе автотранспорта“.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается с управлением по делам архивов администрации Губернатора Нижегородской области.

В графе 5 “Примечание“ указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, “переходящее с 2003 года“), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.

7.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.2. Формирование и оформление дел

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дело ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: “т. 1“, “т. 2“ и т.д.

7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с правовыми актами Нижегородской области.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.7. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.

7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом.

Наименование органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения: записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела: проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок дела переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области; дата дела: указывае(ю) тся год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (числа, месяцы, годы) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит “Срок хранения дела“ переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно“.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дел вносятся изменения и дополнения.

7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3. Организация оперативного хранения документов

7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.

7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Документы органа исполнительной власти после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивы Нижегородской области. Управленческая документация - в государственное учреждение “Центральный архив Нижегородской области“. Научно-техническая документация - в государственное учреждение “Государственный архив специальной документации Нижегородской области“. Аудовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - в государственное учреждение “Архив аудиовизуальной документации Нижегородской области“.

Подготовка документов к передаче на хранение в архивы Нижегородской области включает работу службы ДОУ, лиц, ответственных за ведение делопроизводства, и лиц, ответственных за проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел в органах исполнительной власти.

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения проводятся на основе принятых критериев.

8.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и, при необходимости, ЭК в структурных подразделениях.

8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа исполнительной власти и руководителем структурного подразделения для ЭК. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с комитетом по делам архивов Нижегородской области.

8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой “До минования надобности“, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области.

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.11. В органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи дел постоянного хранения службой ДОУ составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти.

Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурных подразделений, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовит архив органа исполнительной власти (в случае отсутствия архива в органе исполнительной власти сводную опись готовит служба ДОУ органа исполнительной власти) и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующие государственные архивы Нижегородской области.

8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 19) и представляются в архив органа исполнительной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве.

8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же“, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи “Примечание“ используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении органа исполнительной власти ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

8.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 20) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭПК (ЭК) органа исполнительной власти одновременно. Согласованные ЭПК (ЭК) органа исполнительной власти акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только после утверждения ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

8.2. Подготовка и передача документов в архив

8.2.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа государственной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.4. Передача дел в архив органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.

8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.2.8. В случае ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти служба ДОУ органа исполнительной власти в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующие государственные архивы Нижегородской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ

ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

9.1. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органов государственной власти, производится органом исполнительной власти самостоятельно.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора или его первых заместителей определяется Губернатором. Губернатором и его первыми заместителями назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

9.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ органа исполнительной власти.

9.3. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность служба ДОУ.

9.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются по акту.

9.5. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается приказом руководителя органа исполнительной власти на руководителей подразделений.

9.6. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение 21).

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Приложение 1

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Губернатор Ниже“ородской области

Кремль, корп. 1, г. Нижний Новгород, 603082

__________________ N _______________

на N _____________ от ______________

Приложение 2

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Губернатор

Нижегородской области

Кремль, корп. 1, г. Нижний Новгород, 603082

__________________ N _______________

на N _____________ от ______________

Приложение 3

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Аппарат Губернатора и Правительства

Нижегородской области

Начальник

управления по работе с документами

Н.Н. Шелыганова

Приложение 4

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

У К А З

Губернатора Нижегородской области

_________________ N _________________

Приложение 5

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Губернатора Нижегородской области

_________________ N _________________

Приложение 6

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Правительство Нижегородской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_________________ N _________________

Приложение 7

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Правительство Нижегородской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________________ N ________________

Приложение 8

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Заместитель Губернатора -

руководитель аппарата Губернатора и Правительства

Нижегородской области

П Р И К А З

_______________ N ______________

Заголовок к тексту

Текст

Констатирующая часть

приказываю:

Распорядительная часть

(состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять.

1.1.

1.2. Конкретные поручения

1.3.

2. Срок исполнения.

3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного

лица, на которое возложен контроль за исполнением).

Должность И.О. Фамилия

Приложение 9

к Инструкции

УТВЕРЖДЕНО

приказом заместителя

Губернатора - руководителя

аппарата Губернатора и

Правительства Нижегородской

области

от “__“ _______ 200 г. N ___

ПОЛОЖЕНИЕ

о___________________________________________________________

1. _______________________________________________________________

2. _______________________________________________________________

Приложение 10

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Министерство сельского хозяйства и

продовольственных ресурсов Нижегородской области

П Р О Т О К О Л

_______________ N ______________

г. Нижний Новгород

Заголовок

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали:

Наименования должностей Инициалы и фамилии (в алфавитном порядке)

Приглашенные:

Наименования должностей Инициалы и фамилии (в алфавитном порядке)

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

II. Наименование вопроса

I. Слушали:

Должность и Ф.И.О. докладчика (в родительном падеже)

Изложение содержания доклада (в предложном падеже - о чем?)

Выступили:

Должность и Ф.И.О. выступавшего (в именительном падеже)

Изложение содержания выступления (в предложном падеже - о чем?)

Постановили(решили):

1.1. Одобрить проект...

1.2. Министру... (И.О. Фамилия) совместно другими органами

исполнительной власти Нижегородской области доработать...

II. Слушали:

Выступали:

Постановили (решили):

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Приложение 11

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Министерство сельского хозяйства и

продовольственных ресурсов Нижегородской области

ПРОТОКОЛ

_______________ N ______________

г. Нижний Новгород

Заголовок

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали:

Наименования должностей Инициалы и фамилии (в алфавитном порядке)

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

II. Наименование вопроса

Постановили (решили):

1.1. Одобрить проект...

1.2. Министру... (И.О. Фамилия) совместно другими органами

исполнительной власти Нижегородской области доработать...

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Приложение 12

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Министерство сельского хозяйства и

продовольственных ресурсов Нижегородской области

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

_______________ N ______________

г. Нижний Новгород

Заголовок

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали:

Наименования должностей Инициалы и фамилии (в алфавитном порядке)

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

I. Слушали:

Должность и Ф.И.О. докладчика (в родительном падеже)

Изложение содержания доклада (в предложном падеже - о чем?)

Выступили:

Должность и Ф.И.О. выступавшего (в именительном падеже)

Изложение содержания выступления (в предложном падеже - о чем?)

Постановили (решили):

1.1. Одобрить проект...

1.2. Министру... (И.О. Фамилия) совместно другими органами

исполнительной власти Нижегородской области доработать...

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Верно

Должность Подпись И.О. Фамилия

Дата

Примечание.

Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу.

Выписка заверяется службой ДОУ органа, осуществляющего рассылку.

Приложение 13

к Инструкции

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ОТПРАВЛЕННЫХ ФАКСОГРАММ

----T-----------T--------------T-----------T------------T--------------T-------------T-----------¬

¦ N ¦ Дата и ¦Корреспондент ¦Количество ¦ Краткое ¦ Ф.И.О. ¦ Фамилии ¦ Отметка о ¦

¦п/п¦ время ¦ отправки ¦ листов ¦ содержание ¦ принявшего ¦исполнителя и¦ подшивке ¦

¦ ¦поступления¦ (получения) ¦факсограммы¦факсограммы ¦(отправившего)¦руководителя,¦факсограммы¦

¦ ¦(отправки) ¦ ¦ ¦ ¦ факсограмму ¦подписавшего ¦ в дело ¦

¦ ¦факсограммы¦ ¦ ¦ ¦ ¦(получившего)¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ факсограмму ¦ ¦

L---+-----------+--------------+-----------+------------+--------------+-------------+------------

Приложение 14

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Министерство сельского хозяйства и

продовольственных ресурсов Нижегородской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________ N ______________

г. Нижний Новгород

на __________ год

---------T----------------T------------T-------------T----------¬

¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Кол-во дел ¦Срок хранения¦Примечания¦

¦ дела ¦ ¦ (томов, ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ частей) ¦ ¦ ¦

L--------+----------------+------------+-------------+-----------

Название раздела

Должность лица,

составившего номенклатуру Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия

Дата

Оборотная сторона листа:

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел,

заведенных в ________ году в органе исполнительной власти

-----------------T---------------T-------------------------------¬

¦ По срокам ¦ Всего ¦ В том числе ¦

¦ хранения ¦ +--------------T----------------+

¦ ¦ ¦ переходящих ¦с отметкой “ЭПК“¦

+----------------+---------------+--------------+----------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+----------------+---------------+--------------+----------------+

¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦

+----------------+---------------+--------------+----------------+

¦Временного ¦ ¦ ¦ ¦

¦(свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦

+----------------+---------------+--------------+----------------+

¦Временного (до¦ ¦ ¦ ¦

¦10 лет¦ ¦ ¦ ¦

¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦

+----------------+---------------+--------------+----------------+

¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦

L----------------+---------------+--------------+-----------------

Должность

руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Должность лица,

передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Приложение 15

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Министерство сельского хозяйства и

продовольственных ресурсов Нижегородской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________ N ______________

г. Нижний Новгород

на ___________год

-------T--------------T----------T-------------T----------¬

¦Индекс¦Заголовок дела¦Кол-во дел¦Срок хранения¦Примечания¦

¦ дела ¦ ¦ (томов, ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ частей) ¦ ¦ ¦

L------+--------------+----------+-------------+-----------

Название раздела

Должность лица,

составившего номенклатуру Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Протокол ЭПМК

органа исполнительной власти комитета по делам архивов

от ______________ N _______ Нижегородской области

от ______________ N ________

Оборотная сторона листа:

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел,

заведенных в ____________ году в органе исполнительной власти

------------------T------------T---------------------------------¬

¦ По срокам ¦ Всего ¦ В том числе ¦

¦ хранения ¦ ¦ ¦

¦ ¦ +----------------T----------------+

¦ ¦ ¦ переходящих ¦с отметкой “ЭПК“¦

+-----------------+------------+----------------+----------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+-----------------+------------+----------------+----------------+

¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------+------------+----------------+----------------+

¦Временного (свыше¦ ¦ ¦ ¦

¦10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------+------------+----------------+----------------+

¦Временного (до 10¦ ¦ ¦ ¦

¦лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------+------------+----------------+----------------+

¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦

L-----------------+------------+----------------+-----------------

Должность

руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Должность лица,

передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия

Дата

Приложение 16

к Инструкции

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код органа

государственной власти _______

_____________________________________ Ф. N _______________________

_____________________________________ Оп. N ______________________

_____________________________________ Д. N _______________________

Государственное учреждение “Центральный архив Нижегородской

области“ _________________________________________________________

(наименование архива)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование органа государственной власти и структурного

подразделения)

ДЕЛО N _______ ТОМ N _____

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(дата)

На ______ листах

Хранить ________

Ф. N ____________

Оп. N ___________

Д. N ____________

Приложение 17

к Инструкции

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела N ______

В деле подшит(о) и пронумерован(о) лист(ов) ______________________

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы ___________________________ пропущенные

номера __________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

--------------------------------------T--------------------------¬

¦ Особенности физического состояния и ¦ N листов ¦

¦ формирования дела ¦ ¦

+-------------------------------------+--------------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦

+-------------------------------------+--------------------------+

¦ ¦ ¦

L-------------------------------------+---------------------------

__________________________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение 18

к Инструкции

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ________________

---------------T-------------------T---------------T------------¬

¦Дата документа¦Заголовок документа¦ Номера листов ¦ Примечание ¦

¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦

+--------------+-------------------+---------------+------------+

¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+--------------+-------------------+---------------+------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L--------------+-------------------+---------------+-------------

Итого _________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 19

к Инструкции

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

__________________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти)

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ N

__________________________________________________________________

----T-------T---------T-------T-----------T-----------T----------¬

¦ N ¦Индекс ¦Заголовок¦ Дата ¦Количество ¦ Срок ¦Примечание¦

¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ дела ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦

¦ ¦(тома, ¦ (тома, ¦(тома, ¦деле (томе,¦дела (тома,¦ ¦

¦ ¦части) ¦ части) ¦части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦

+---+-------+---------+-------+-----------+-----------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <1> ¦ 7 ¦

+---+-------+---------+-------+-----------+-----------+----------+

¦ Название раздела ¦

+---T-------T---------T-------T-----------T-----------T----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+---------+-------+-----------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+---------+-------+-----------+-----------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-------+---------+-------+-----------+-----------+-----------

В данную опись внесено ____________________ дел с N ______________

(цифрами и прописью)

по N ______________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

--------------------------------

<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Оборотная сторона Формы описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя службы Протокол ЭПК

ДОУ

Подпись Расшифровка подписи от ________ N _________

Дата

Передал ______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и ___________ регистрационно-контрольных картотек к документам <2>

(цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника структурного Подпись Расшифровка подписи

подразделения

Дата

Принял ___________________________ дел и

(цифрами и прописью)

_________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

архива

Подпись Расшифровка подписи

Дата

--------------------------------

<2> Передаются вместе с делами канцелярии.

Приложение 20

к Инструкции

Герб

Нижегородской

области

Министерство сельского хозяйства и

продовольственных ресурсов Нижегородской области

АКТ

_______________ N _______________

г. Нижний Новгород

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя органа

исполнительной власти

Подпись Расшифровка подписи

Дата

На основании _____________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение, документы фонда

N ____________________________

(название фонда)

----T---------T-------T-------------T------------T----------T--------T----------¬

¦ N ¦Заголовок¦ Дата ¦Номера описей¦Индекс дела ¦Количество¦ Сроки ¦Примечание¦

¦п/п¦дела или ¦ дела ¦(номенклатур)¦ (тома, ¦ дел ¦хранения¦ ¦

¦ ¦групповой¦ или ¦ за годы ¦ части) по ¦ (томов, ¦ дела ¦ ¦

¦ ¦заголовок¦крайние¦ ¦номенклатуре¦ частей) ¦ (тома, ¦ ¦

¦ ¦ дел ¦ даты ¦ ¦ или N дела ¦ ¦части) и¦ ¦

¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ по описи ¦ ¦ номера ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статей ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦

+---+---------+-------+-------------+------------+----------+--------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦

+---+---------+-------+-------------+------------+----------+--------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+---------+-------+-------------+------------+----------+--------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+---------+-------+-------------+------------+----------+--------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+---------+-------+-------------+------------+----------+--------+-----------

Итого _________________________ дел за ______________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПМК _______________________________

(протокол от _______________ N ______________)

Должность лица, проводившего

экспертизу ценности документов

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Документы в количестве _______________________________________ дел

(цифрами и прописью)

весом ______________________ кг сданы в __________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

N _____________________

Должность работника органа

исполнительной власти, Подпись И.О. Фамилия

сдавшего документы

Изменения в учетные

документы внесены

Наименование должности

работника архива (службы

ДОУ), внесшего изменения в Подпись И.О. Фамилия

учетные документы

Дата

Приложение 21

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.).

Положения об организациях.

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.)).

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.