Законы и постановления РФ

Постановление Главы города Магнитогорска от 05.07.2006 N 3312-П “О сохранении и упорядочении документов по личному составу организаций и города Магнитогорска“ (вместе с “Инструкцией по обеспечению сохранности документов по личному составу“)

ГЛАВА ГОРОДА МАГНИТОГОРСКА

ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 июля 2006 г. N 3312-П

О СОХРАНЕНИИ И УПОРЯДОЧЕНИИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ

СОСТАВУ ОРГАНИЗАЦИЙ И ГОРОДА МАГНИТОГОРСКА

В целях сохранения документов по личному составу и оперативного исполнения социально-правовых запросов о трудовом стаже жителей города, во исполнение Федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации“, Закона Челябинской области от 22.09.2005 N 405-ЗО “Об архивном деле в Челябинской области“, Решения Магнитогорского городского Собрания депутатов от 25.01.2006 N 9 “Об утверждении Положения об организации архивного дела на территории города Магнитогорска“, распоряжения главы города от 30.05.2006 N 543-Р “Об утверждении Положения об отделе по делам архивов“, постановляю:

1. Рекомендовать руководителям организаций города независимо от
форм собственности:

1) создать необходимые условия для обеспечения сохранности архивных документов по личному составу, выделить и оборудовать помещения в соответствии с нормативными требованиями до 1 августа 2006 года;

2) назначить ответственных за работу архива организаций и ведения делопроизводства до 1 августа 2006 года;

3) упорядочить документы по личному составу по 2004 год включительно и представить в отдел по делам архивов администрации города по установленным формам до 1 октября 2006 года;

4) уничтожение документов с истекшим сроком хранения производить только после утверждения описей дел по личному составу и согласования актов о выделении дел к уничтожению с отделом по делам архивов администрации города.

2. Утвердить:

1) Инструкцию по обеспечению сохранности документов по личному составу (приложение N 1);

2) Порядок учета и описания документов по личному составу (приложение N 2).

3. Отделу по делам архивов администрации города (Иконникова В.П.) осуществлять организационно-методическое руководство работой по сохранности и упорядочению документов по личному составу организаций города.

4. Отделу информации и общественных связей администрации города (Маркевич К.И.) опубликовать Постановление в средствах массовой информации.

Глава

города Магнитогорска

Е.В.КАРПОВ

Приложение N 1

к Постановлению

главы

города Магнитогорска

от 5 июля 2006 г. N 3312-П

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1. Комплекс работ по обеспечению сохранности документов включает:

1) создание условий хранения документов;

2) размещение документов в хранилище;

3) учет документов (составление описей дел по личному составу);

4) проверка наличия и
состояния документов;

5) соблюдение порядка выдачи дел из архива учреждения.

2. Для хранения документов по личному составу (приказы, личные дела, личные карточки, невостребованные трудовые книжки) предоставляется отдельное сухое изолированное от санитарно-технических коммуникаций помещение.

Допускается хранение документов по личному составу в металлических шкафах (если это небольшой комплекс документов).

3. Архивное помещение оборудуется охранно-пожарной сигнализацией, порошковыми огнетушителями их расчета 1 огнетушитель на 50 кв. м. Если хранилище находится на первом этаже, устанавливаются распашные решетки.

4. В архивных помещениях должна быть скрытая проводка. Распределительные электрощиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища. В архивных помещениях должны быть лампы с закрытыми плафонами. Архивные комнаты рекомендуется располагать окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. На окнах должны быть плотные темные шторы.

5. Наружные двери архивного помещения должны быть обиты железом, и опечатываться в конце рабочего дня.

6. Архивные помещения оборудуются металлическими стеллажами с соблюдением установленного для архивов порядка их размещения:

1) Ширина между рядами стеллажей - 120 см, расстояние (прохода) между стеллажами - 75 см; расстояние между полками по высоте переменное, но не менее 40 см;

2) Расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене - 75 см;

3) Расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

4) Расстояние от пола до нижней полки стеллажа
не менее 15 см; в цокольных этажах - не менее 30 см.

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в архивном помещении поддерживается температурно-влажностный режим хранения: температура 17 - 19 градусов, относительная влажность 50 - 55 %. Для измерения влажности используются термометры и барогигрометры, показания которых записываются в журнал.

При необходимости принимаются меры к нормализации температуры и влажности: проветривание, установка емкостей с водой и др.

Помещения хранилища должны содержаться в чистоте, исключающей возможность появления пыли, плесени, насекомых, грызунов. Для защиты документов от пыли не реже одного раза в год проводить обеспыливание документов с помощью пылесоса или влажной тряпки.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в архивном помещении в плановом порядке предусматриваются санитарные дни.

7. Дела должны храниться в коробках или связках, толщиной не менее 20 см. На стеллажах дела размещаются в горизонтальном положении.

8. Все хранящиеся дела должны быть прошиты нитками на 4 прокола, пронумерованы, иметь архивные шифры. Заголовки дел, вынесенные на обложку, должны полностью соответствовать содержанию документов в деле.

9. Все дела по личному составу в обязательном порядке должны быть поставлены на учет и внесены в описи по установленной форме.

10. Выдача дел в структурные подразделения регистрируется в журнале выдачи дел во временное пользование и выдаются по акту, подписанному руководителем. При возвращении дел проверяется их состояние в присутствии
лица, которое сдает дело. Для транспортировки в другое помещение дела вывозят в упакованном виде и в закрытом транспорте.

11. При смене ответственного за архив в обязательном порядке составляется акт приема передачи дел, который утверждается руководителем и согласовывается с отделом по делам архивов администрации г. Магнитогорска.

Начальник отдела по делам архивов

В.П.ИКОННИКОВА

Приложение N 2

к Постановлению

главы

города Магнитогорска

от 5 июля 2006 г. N 3312-П

ПОРЯДОК УЧЕТА И ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1. Все документы по личному составу должны быть внесены в опись.

К документам по личному составу относятся:

1) приказы или распоряжения руководителя по личному составу;

2) личные карточки рабочих и служащих;

3) невостребованные трудовые книжки;

4) алфавитные книги по учету приема, перемещения, увольнения работников;

5) контракты о найме на работу;

6) перечни профессий с вредными условиями труда, списки сотрудников, работающих на производстве с вредными условиями труда;

7) табеля и наряды работников вредных профессий.

2. Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для учета дел, раскрытия состава и содержания дел. Составляется в 3-х экземплярах, 2 хранятся в организациях, 1 передается в отдел по делам архивов администрации г. Магнитогорска.

Процесс составления описи состоит из:

1) описания дел;

2) формирования описи.

3. Описание дел включает составление заголовков, установление структурной части, индекса дела по номенклатуре, крайние даты документов, количества листов в деле и архивного шифра дела. После завершения систематизации все сведения переносятся в опись
и на обложки дел.

Заголовки дел систематизируются по хронологии, дела включаются в опись по дате заведения (приказы, контракты, лицевые счета и др.), личные дела по дате увольнения работника. Внутри года дела располагаются по номинальному признаку в следующем порядке:

1) приказы руководителя по личному составу;

2) договоры (контракты) о найме на работу;

3) личные дела, личные карточки;

4) списки личного состава;

5) списки сотрудников, работающих на производстве с вредными условиями труда;

6) перечень профессий с вредными условиями труда;

7) алфавитные книги;

8) невостребованные трудовые книжки;

9) лицевые счета или расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;

10) табели и наряды работников вредных профессий.

4. Личные дела на уволенных сотрудников могут быть сформированы в одно или несколько дел. Внутри единицы хранения дела располагаются по алфавиту. На первом листе имеется внутренняя опись, в которой указывается фамилия, имя, отчество и листы, на которых имеется информация о работнике.

При внесении личных дел поединично в заголовок дела вносятся фамилия, имя, отчество, в графе “крайние даты“ указываются даты приема и увольнения, количество листов.

Например:

----T-------T--------------------------T----------T------T-------¬

¦ N ¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Даты ¦Кол-во¦Примеч.¦

¦п/п¦дела по¦ ¦ ¦листов¦ ¦

¦ ¦номенк-¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦латуре ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ ¦ ¦ 2000 год ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ ¦ ¦Личные дела рабочих и ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦служащих, уволенных в 2000¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦году ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ 1 ¦01-12 ¦Абрамова Олеся Васильевна ¦18.11.2000¦ 16 ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ 2 ¦ “ ¦Басова Ирина Сергеевна ¦03.01.2000¦ 24 ¦ ¦

L---+-------+--------------------------+----------+------+--------

При формировании личных дел в несколько томов в заголовки выносятся признаки томирования (буквы алфавита, структурное подразделение и др.).

Например:

----T-------T--------------------------T----------T------T-------¬

¦ N ¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Даты ¦Кол-во¦Примеч.¦

¦п/п¦дела по¦ ¦ ¦листов¦ ¦

¦ ¦номенк-¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦латуре ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ ¦ ¦Личные дела рабочих и ¦ 2000 ¦ 16 ¦ ¦

¦ ¦ ¦служащих больницы N 3 ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦(автогаража), уволенных ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦в 2000 году ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-------+--------------------------+----------+------+--------

----T-------T--------------------------T----------T------T-------¬

¦ N ¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Даты ¦Кол-во¦Примеч.¦

¦п/п¦дела по¦ ¦ ¦листов¦ ¦

¦ ¦номенк-¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦латуре ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ ¦ ¦Личные дела рабочих и ¦ 2000 ¦ 98 ¦ ¦

¦ ¦ ¦служащих больницы, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦уволенных в 2000 году, ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦том 1, “А - Д“ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+----------+------+-------+

¦ ¦ ¦То же, за 2000 год, том ¦ 2000 ¦ 76 ¦ ¦

¦ ¦ ¦2, “Е - И“ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-------+--------------------------+----------+------+--------

и так далее по алфавиту.

5. При формировании лицевых счетов (расчетно-платежных ведомостей) в заголовок должно выносится название структурных подразделений или подведомственных организаций, буквы алфавита, табельные номера и др.

Например:

I вариант

----T-------T--------------------------T---------T------T-------¬

¦ N ¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Даты ¦Кол-во¦Примеч.¦

¦п/п¦дела по¦ ¦ ¦листов¦ ¦

¦ ¦номенк-¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦латуре ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+---------+------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+-------+--------------------------+---------+------+-------+

¦ ¦ ¦Лицевые счета по ¦ 2000 ¦ 48 ¦ ¦

¦ ¦ ¦начислению заработной ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦платы рабочим и служащим ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦больницы за 2000 год ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-------+--------------------------+---------+------+--------

II вариант

----T-------T--------------------------T---------T------T-------¬

¦ N ¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Даты ¦Кол-во¦Примеч.¦

¦п/п¦дела по¦ ¦ ¦листов¦ ¦

¦ ¦номенк-¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦латуре ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+---------+------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+-------+--------------------------+---------+------+-------+

¦ ¦ ¦Лицевые счета по ¦ 2000 ¦ 24 ¦ ¦

¦ ¦ ¦начислению заработной ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦платы рабочих и служащих ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦больницы за 2000 год ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦(А - О), том 1 ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+---------+------+-------+

¦ ¦ ¦То же, за 2000 год ¦ 2000 ¦ 24 ¦ ¦

¦ ¦ ¦(П - Я), том 2 ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦(последний) ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-------+--------------------------+---------+------+--------

III вариант

----T-------T--------------------------T---------T------T-------¬

¦ N ¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Даты ¦Кол-во¦Примеч.¦

¦п/п¦дела по¦ ¦ ¦листов¦ ¦

¦ ¦номенк-¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦латуре ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+--------------------------+---------+------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+---+-------+--------------------------+---------+------+-------+

¦ ¦ ¦Лицевые счета по ¦ 2000 ¦20 ¦ ¦

¦ ¦ ¦начислению заработной ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦платы рабочим и ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦служащим больницы ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦(I терапевтическое ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦отделение), за 2000 год ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-------+--------------------------+---------+------+--------

6. В конце каждой описи составляется итоговая запись:

Например:

Итого в данный раздел описи внесено 40 (сорок) дел с N 1 по 40.

Опись подписывается составителем.

7. Дела должны быть описаны в течение одного календарного дела после завершения дел в делопроизводстве.

8. Описи печатаются в 3-х экземплярах и представляются в отдел по делам архивов администрации города на согласование в соответствии с графиком.

Начальник отдела по делам архивов

В.П.ИКОННИКОВА