Законы и постановления РФ

Постановление Облизбиркома Иркутской области от 21.12.2010 N 44/572 “Об организации ведения делопроизводства в Шелеховской территориальной избирательной комиссии“

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 21 декабря 2010 г. N 44/572

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В ШЕЛЕХОВСКОЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

Заслушав информацию председателя Шелеховской территориальной избирательной комиссии Н.А.Лола об организации ведения делопроизводства в Шелеховской ТИК, в соответствии с частью 1 статьи 10 Закона Иркутской области “Об Избирательной комиссии Иркутской области“ Избирательная комиссия Иркутской области постановляет:

1. Принять к сведению информацию о работе Шелеховской территориальной избирательной комиссии по организации ведения делопроизводства (прилагается).

2. Отметить положительную практику работы Шелеховской территориальной избирательной комиссии (Н.А.Лола) по документационному обеспечению деятельности комиссии.

3. Рекомендовать председателю Шелеховской территориальной избирательной комиссии Н.А.Лола совместно с органами местного самоуправления решить вопрос о создании интернет-сайта избирательной комиссии для более
полного информирования избирателей и реализации мероприятий по обучению организаторов выборов и референдумов и повышения правовой культуры избирателей.

4. Опубликовать настоящее постановление в журнале “Вестник Избирательной комиссии Иркутской области“.

Председатель комиссии

В.В.ИГНАТЕНКО

Секретарь комиссии

Л.И.ШАВЕНКОВА

Приложение

к постановлению

Избирательной комиссии

Иркутской области

от 21 декабря 2010 года

N 44/572

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В ШЕЛЕХОВСКОЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

Делопроизводство является одной из важнейших сторон деятельности Шелеховской территориальной избирательной комиссии (далее - Шелеховская ТИК, комиссия). Основная задача делопроизводства - отражение деятельности комиссии в соответствующих документах и обеспечение их рационального использования в практической работе. Шелеховская ТИК исполняет полномочия избирательных комиссий семи муниципальных образований Шелеховского района (Шелеховского муниципального района, Шелеховского городского поселения, Большелугского городского поселения, Баклашинского, Олхинского, Шаманского и Подкаменского сельских поселений), поэтому организацию работы Шелеховской ТИК сопровождает большой поток входящих и исходящих документов, требующих учета, исполнения, систематизации и комплектования в дела.

Составляющей частью делопроизводства в Шелеховской ТИК является документирование, которое представляет собой запись информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающим ее юридическую силу. Вторая составляющая - организация работы с документами, т.е. организация документооборота, хранения и использования документов в текущей работе избирательной комиссии.

Нормативные документы

При организации делопроизводства Шелеховская ТИК руководствуется федеральным и областным законодательством, а также регламентом Шелеховской ТИК, утвержденным решением комиссии от 5 декабря 2006 года N 30/126 с изменениями, внесенными решениями от 31 марта 2009 года N 96/654 и от 26 января 2010 года N 125/752.

Номенклатура дел комиссии на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года на основе Примерной номенклатуры дел Избирательной комиссии Иркутской области, утвержденной постановлением от 5 июля 2007 года N 116/1621, с учетом положений Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации,
с указанием сроков хранения. При составлении номенклатуры дел комиссии учитывается характер выборов, проводимых в предстоящем году. Номенклатура дел комиссии на 2010 год утверждена решением комиссии от 29 декабря 2009 года N 121/745. Разделы номенклатуры соответствуют основным направлениям деятельности Шелеховской ТИК. На основании данной номенклатуры составляются описи дел постоянного и временного хранения.

По истечении года, на который была составлена номенклатура, подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел и заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел.

В номенклатуру дел своевременно вносятся дополнения и поправки, отражающие изменения в делопроизводстве Шелеховской ТИК в связи с проведением тех или иных выборов.

В работе по организации хранения избирательной документации и уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, комиссия руководствуется нормативными документами ЦИК России, постановлениями Избирательной комиссии Иркутской области от 12 января 2006 года N 79/695 “О Порядке хранения, передачи в архивы и уничтожения по истечении срока хранения документов, связанных с подготовкой и проведением референдума Иркутской области“, от 1 августа 2008 года N 7/85 “О Порядке хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Законодательного Собрания Иркутской области первого созыва“, от 22 января 2009 года N 2/14 “О Порядке хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов в Иркутской области“.

Делопроизводство ведется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением председателя комиссии от 15 марта 2006 года N 2.

Организация делопроизводства в комиссии

Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний Шелеховской ТИК, оформление принятых решений и ведение протоколов заседаний, организацию ведения делопроизводства, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, иные
полномочия (оказание методической помощи по вопросам ведения делопроизводства участковым избирательным комиссиям) статьей 15 Регламента комиссии возложены на секретаря Шелеховской ТИК О.М.Галайду.

Работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Шелеховской ТИК, оформление и учет решений комиссии, регистрация и учет жалоб (заявлений) и обращений, поступающих в ТИК в период подготовки и проведения выборов, референдумов, подготовка документов и материалов, необходимых для работы председателя, прием, регистрация, обработка, учет, хранение, доставка, рассылка корреспонденции, контроль сроков исполнения документов, отправка исполненной документации по адресатам, отправление писем, запросов, других документов по поручению председателя Шелеховской ТИК являются должностными обязанностями работника аппарата комиссии, ведущего специалиста-эксперта С.С.Жилинковой, в соответствии с должностным регламентом, утвержденным распоряжением председателя комиссии от 3 июля 2006 года N 5.

Формирование номенклатуры дел, работа по ведению архива Шелеховской ТИК, организация экспертизы ценности документов, научно-технической обработки документов, обеспечение их сохранности, подготовка и организация передачи их на государственное хранение, создание и сопровождение справочно-информационного фонда комиссии, справочная работа по архивным документам, составление актов об уничтожении документов по основной деятельности комиссии, сроки хранения которых истекли, возложены на ведущего специалиста-эксперта Шелеховской ТИК С.С.Жилинкову, документов по подготовке и проведению выборов и референдумов - на секретаря Шелеховской ТИК О.М.Галайду.

Шелеховская ТИК получает документы из Избирательной комиссии Иркутской области в основном по каналам связи ГАС “Выборы“. Регистрация входящих и исходящих документов ведется вручную в журналах регистрации входящих и исходящих документов.

Зарегистрированные входящие документы незамедлительно направляются председателю Шелеховской ТИК.

Исходящая корреспонденция подписывается председателем. Документы направляются адресату нарочным, почтой, через КСА ГАС “Выборы“ либо факсимильной связью.

Документы Шелеховской ТИК оформляются на бланках установленной формы и в основном соответствуют требованиям инструкции по делопроизводству. В некоторых документах
(большого объема) в печатном тексте используется единичный межстрочный интервал вместо установленного инструкцией по делопроизводству полуторного интервала.

Значительное внимание комиссия уделяет работе с обращениями граждан. Все письменные обращения регистрируются в отдельном журнале и ставятся на контроль до их окончательного исполнения. Обращения, требующие коллегиального обсуждения, выносятся на заседания Шелеховской ТИК.

Личный прием проводится председателем Шелеховской ТИК по мере обращения к нему граждан. Журнал личного приема не ведется, поступающие в ходе такого приема заявления и обращения граждан регистрируются в общем порядке.

Заседания Шелеховской ТИК проводятся в соответствии с планами ее работы и по мере необходимости.

Комиссия принимает решения, которые подписываются председателем и секретарем ТИК и регистрируются в отдельном журнале.

Нумерация протоколов и решений осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий комиссии.

Председатель Шелеховской ТИК издает распоряжения по основной деятельности и по кадровым вопросам. Распоряжения регистрируются в пределах календарного года в журналах (отдельно по основной деятельности и по кадровым вопросам) и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Печати Шелеховской ТИК и участковых избирательных комиссий хранятся в сейфе в помещении ТИК, в комиссии ведется журнал оттисков печатей, штампов и учета их выдачи.

Комиссия публикует свои решения в районной газете “Шелеховский вестник“, размещает на интернет-странице Шелеховской ТИК официального сайта администрации Шелеховского района. Для более полного информирования избирателей о деятельности комиссии, о принятых решениях Шелеховской ТИК необходим собственный интернет-сайт. Его создание даст возможность избирателям получить больший объем информации о работе избирательной комиссии, позволит внедрить дистанционные программы по реализации комплекса мер по обучению организаторов выборов и повышению электорально-правовой культуры избирателей. Кроме того, наличие собственного сайта даст Шелеховской ТИК возможность создания базы электронных материалов,
касающихся избирательного права и процесса.

Организация хранения избирательной документации,

передача документов в архив

Документы Шелеховской ТИК, представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, подлежат постоянному хранению в архивном отделе администрации Шелеховского муниципального района.

Дела с момента их заведения и до передачи в архивное учреждение хранятся в комиссии. Ответственность за сохранность документов и дел в соответствии с инструкцией несет председатель Шелеховской ТИК.

В комиссии созданы необходимые условия для хранения документов и обеспечения их сохранности. Для хранения документации по выборам и референдумам имеется отдельное сдаваемое под сигнализацию помещение архива, оборудованное стеллажами. Документы по текущей деятельности комиссии хранятся в металлических и деревянных шкафах, расположенных в рабочем кабинете председателя и работника аппарата комиссии. Кабинет оснащен охранно-пожарной сигнализацией и тревожной кнопкой.

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, ведется научно-техническая обработка документов и подготовка их на хранение в муниципальный архив.

На передаваемые в архив документы составляются акты и описи установленной формы.

Документы с истекшими сроками хранения своевременно уничтожаются, о чем также составляются акты установленной формы.

Организация делопроизводства, хранения, передачи в архив, порядок уничтожения документов, не подлежащих дальнейшему хранению, осуществляется Шелеховской ТИК в соответствии с требованиями нормативных документов.

Председатель Шелеховской ТИК

Н.А.ЛОЛА