Законы и постановления РФ

Приказ Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 25.12.2009 N 174 (ред. от 29.12.2010) “Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Департаменте информационной политики и средств массовой информации Пензенской области“

Изменения, внесенные Приказом Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99, вступили в силу с 1 января 2011 года.

ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ

И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 25 декабря 2009 г. N 174

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ

И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ

ПОЛИТИКИ И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. Приказов Департамента информационной политики

и средств массовой информации Пензенской обл.

от 01.07.2010 N 34, от 27.08.2010 N 61,

от 22.11.2010 N 89, от 29.12.2010 N 99)

В целях реализации положений Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“ и совершенствования работы с
обращениями граждан, поступившими в Департамент информационной политики и средств массовой информации Пензенской области, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Департаменте информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - Инструкция).

2. Сотрудникам Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области принять положения Инструкции к неукоснительному исполнению и руководству.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Департамента информационной политики и средств массовой информации Т.Ю. Волкову.

(п. 3 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 01.07.2010 N 34)

Начальник Департамента

А.И.КИСЛОВ

Утверждена

приказом

Департамента

информационной политики и СМИ

Пензенской области

от 25 декабря 2009 г. N 174

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ

ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ

И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. Приказов Департамента информационной политики

и средств массовой информации Пензенской обл.

от 01.07.2010 N 34, от 27.08.2010 N 61,

от 22.11.2010 N 89, от 29.12.2010 N 99)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция устанавливает основные требования к порядку работы с письменными и устными обращениями граждан, а также обращениями граждан в форме электронного документа, поступающими в адрес Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - Департамент), и правила ведения делопроизводства по работе с обращениями в Департаменте.

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

1.2. Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан, поступивших в адрес Департамента, осуществляется отделом спецпроектов и массовой работы Департамента (далее - отдел спецпроектов).

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

1.3. Делопроизводство по работе
с обращениями граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства специалистом 1-го разряда отдела спецпроектов.

Ответственность за состояние делопроизводства по работе с обращениями граждан в Департаменте возлагается на начальника отдела спецпроектов.

1.4. Работу с личными, индивидуальными и коллективными обращениями граждан, поступившими в Департамент, в том числе по информационным системам общего пользования, организует отдел спецпроектов в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Пензенской области.

1.5. Отделы Департамента в пределах своей компетенции обеспечивают рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законодательством срок.

1.6. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на отделы Департамента, в компетенцию которых входит рассмотрение вопросов.

1.7. Сотрудники Департамента, работающие с обращениями, несут ответственность за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений граждан, за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области (далее - начальник Департамента).

1.8. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения в отдел спецпроектов.

2.
Порядок приема и регистрации письменных

обращений граждан

2.1. Поступившие в адрес Департамента письменные обращения граждан (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, передаются для регистрации в отдел спецпроектов.

Поступившие в адрес Департамента обращения граждан в форме электронного документа и документы, связанные с их рассмотрением, распечатываются и передаются для регистрации в отдел спецпроектов.

Обращения граждан в форме электронного документа рассматриваются в том же порядке, что и письменные обращения граждан.

(п. 2.1 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

2.2. Все поступившие в отдел спецпроектов конверты (бандероли) вскрываются, в них проверяется наличие документов, к тексту письма подкалывается конверт. Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.

Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются к обращению гражданина. В случае отсутствия самого текста обращения составляется специалистом 1-го разряда отдела спецпроектов справка с текстом: “Обращение в адрес Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области“, датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам (Форма N 1).

На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками; на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения; а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе спецпроектов, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю обращения (Формы NN 2, 3).

Поступившие денежные знаки, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с
них снимаются копии) возвращаются заявителю. Поступивший паспорт направляется в Управление ФМС России по Пензенской области, при этом гражданину направляется письмо - уведомление. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 01.07.2010 N 34)

2.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе спецпроектов.

В случае отсутствия в письменном обращении фамилии гражданина, направившего обращение, и (или) его почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. При этом регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством для письменных обращений.

По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (Форма N 4) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.

(п. 2.3 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 01.07.2010 N 34)

2.4. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, и при обнаружении наощупь в конверте с обращением вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом начальнику отдела спецпроектов, который обязан принять решение о дальнейших действиях.

2.5. Обращения с пометкой “лично“, поступившие от граждан на имя начальника Департамента, передаются начальнику Департамента либо лицу, уполномоченному на то начальником
Департамента.

2.6. На обращении, поступившем в отдел спецпроектов, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп “Департамент информационной политики и средств массовой информации Пензенской области. Номер. Дата“. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.

2.7. Все письменные обращения граждан и обращения граждан в форме электронного документа, поступившие в адрес Департамента, регистрируются в книге учета письменных обращений граждан (Форма N 5) в течение двух дней со дня поступления.

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

В книге указываются фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции, отмечается краткое содержание обращения.

2.8. Для классификации и учета определены следующие виды обращений граждан:

- личное - обращение, направленное непосредственно заявителем;

- индивидуальное - обращение, направленное уполномоченным заявителем представителем;

- коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических и общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.). Коллективными являются также обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний.

Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый в списке заявитель или автор, в адрес которого просят направить ответ.

2.9. При поступлении в адрес Департамента повторных обращений граждан специалистом 1-го разряда отдела спецпроектов в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года,
если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

(п. 2.9 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

2.10. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма по журналу. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.

При регистрации коллективного обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы “Кол“. Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые два и общее количество.

При регистрации обращения, поступившего в Департамент в форме электронного документа, в регистрационном номере ставятся начальные буквы “Эл“.

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, при регистрации такого обращения в регистрационном номере ставятся начальные буквы “Ан“.

В случае, если повторное обращение поступило в течение месяца, данному обращению присваивается регистрационный номер первого обращения с добавлением порядкового номера, представляемого через дробь.

При регистрации обращений граждан, поступивших на рассмотрение из Законодательного Собрания Пензенской области, Правительства Пензенской области и др. указывается адресант, дата и исходящий номер сопроводительного письма.

2.11. После регистрации поступившие обращения оформляются в “Дела“ с заполнением регистрационно-контрольной карточки установленного образца (Форма N 6), которая приобщается к “Делу“ для осуществления контроля за исполнением обращения.

На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения, поступившего в приемную граждан, в левом верхнем углу проставляется красными чернилами отметка “Повторно“.

На регистрационно-контрольной карточке обращения, поступившего в Департамент из Законодательного Собрания Пензенской области,
Правительства Пензенской области и др. и содержащего поручение о рассмотрении обращения и информировании о результатах рассмотрения, в левом верхнем углу проставляется красными чернилами отметка “Контроль“.

2.12. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных обращений не допускается.

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

3. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан

3.1. Зарегистрированные письменные обращения граждан (подлинники) вместе с приложениями (в случае, если повторные обращения - перепиской по предыдущим обращениям) направляются начальнику Департамента для ознакомления и вынесения резолюции.

3.2. Организация рассмотрения зарегистрированных письменных обращений граждан, поступивших в адрес Департамента, осуществляется структурными подразделениями Департамента в соответствии с распределением обязанностей.

3.3. Поступившие в адрес Департамента обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Обращения граждан, в том числе устные обращения в ходе личного приема, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению противоправных действий, возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, рассматриваются безотлагательно, не позднее трех дней со дня обращения гражданина.

(п. 3.3 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 01.07.2010 N 34)

3.4. Регистрационно-контрольная карточка с подписью сотрудника Департамента (также указывается дата), принявшего обращение на рассмотрение, возвращается в отдел спецпроектов для осуществления контроля за рассмотрением обращений граждан.

3.5. Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.

3.6. В случае если решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции Департамента, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции начальника Департамента по принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения (Формы
NN 7, 8) и списывается “в Дело“.

В случае если должностному лицу (исполнителю) на рассмотрение направлено обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в его компетенцию, сотрудники структурных подразделений Департамента в течение двух дней данное обращение возвращают в отдел спецпроектов для его переадресации.

3.7. Обращения граждан, ошибочно адресованные в Департамент из других государственных органов, в течение двух дней возвращаются отправителю либо по согласованию с отправителем отправляются по принадлежности.

Сопроводительные письма о возврате адресату ошибочно адресованных в Департамент обращений граждан подписываются начальником Департамента (Форма N 9).

3.8. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3.9. В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место.

3.10. При необходимости комиссионного рассмотрения обращения должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материала по итогам рассмотрения и ответа заявителям.

В случае необходимости рассмотрения обращений на совещании с представителями предприятий, учреждений и организаций должностное лицо, на рассмотрение которому направлено обращение, дает поручение о подготовке совещания. По итогам совещания составляется протокол и готовится ответ заявителю.

3.11. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.12. Запрещается направлять обращения, содержащие жалобу, на рассмотрение в организацию или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуются.

В случае если в
соответствии с запретом, предусмотренным данным пунктом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

Абзац утратил силу. - Приказ Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 01.07.2010 N 34.

3.13. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

(п. 3.13 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 27.08.2010 N 61)

3.14. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.

3.15. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается.

3.16. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (Форма N 10).

(п. 3.16 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 27.08.2010 N 61)

3.17. Если в обращении гражданина (в том числе без подписи) содержатся сведения о противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.18. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Департамента вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, направив заявителю уведомление о прекращении переписки по данному вопросу.

В случае повторного поступления обращения, по которому начальником Департамента в соответствии с действующим законодательством и настоящей Инструкцией уже принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу и заявителю направлено соответствующее уведомление, отделом спецпроектов указанное обращение регистрируется и списывается “в Дело“.

3.19. При получении в Департаменте письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, оно может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

(п. 3.19 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

3.20. Обращения граждан с просьбами о приеме по личным вопросам начальником Департамента или его заместителями рассматриваются как письменные обращения. Отделом спецпроектов авторам направляются сообщения о записи на прием либо разъясняется порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.

3.21. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Если письмо поступило на рассмотрение из федерального органа государственной власти, то срок его исполнения может быть продлен только с разрешения этого органа, а срок рассмотрения письма, поступившего из Правительства Пензенской области, с разрешения соответствующего должностного лица Правительства Пензенской области.

Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

3.22. Ответ на обращение, поступившее в Департамент в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

(п. 3.22 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 29.12.2010 N 99)

4. Порядок организации личного приема граждан, регистрации

и рассмотрения устных обращений граждан

4.1. Предварительная запись на прием и организация приема граждан начальником Департамента и его заместителями осуществляется отделом спецпроектов.

4.2. С гражданами, обратившимися по вопросу записи на прием, беседуют сотрудники отдела спецпроектов. Во время предварительного приема сотрудник отдела спецпроектов вправе по договоренности с гражданином направить заявителя на беседу в соответствующие структурные подразделения Департамента.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

4.3. Запись на прием проводится с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00 часов, в пятницу - с 9.00 до 17.00 часов. Перерыв на обед с 12.30 до 13.30 часов. Суббота и воскресенье - выходные дни.

4.4. Сотрудник отдела спецпроектов после выяснения сути вопроса делает оценку предъявляемых документов (если они гражданином представляются) и по результатам их рассмотрения осуществляет запись на прием к руководителям в соответствии с распределением должностных обязанностей.

4.5. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в отделе спецпроектов материалов, касающихся данного заявителя.

4.6. Список записавшихся на личный прием и подготовленные материалы (в случае повторного обращения) сотрудниками отдела спецпроектов подаются начальнику Департамента не позднее 10 часов дня, предшествующего дню приема.

4.7. Прием граждан ведется в установленные дни недели по графику, утверждаемому начальником Департамента.

График приема граждан составляется отделом спецпроектов ежегодно до 20 декабря предшествующего года, согласовывается с должностными лицами, внесенными в него, и утверждается начальником Департамента.

График приема граждан размещается в месте проведения личного приема, а также размещается на Интернет-сайте Департамента.

Внесение изменений в график проводится по согласованию с должностными лицами, внесенными в него.

4.8. Прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим прием. Правом на первоочередной личный прием обладают:

- лица, имеющие такое право в соответствии с федеральным законодательством;

- инвалиды войны, ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

- инвалиды I и II группы;

- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие чернобыльской и других радиационных аварий и катастроф;

- родители, супруги погибших (умерших) инвалидов войны, участников Великой Отечественной войны, ветеранов боевых действий, военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы;

- бывшие узники концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны;

- реабилитированные лица и лица, признанные пострадавшими от политических репрессий;

- граждане, награжденные нагрудными знаками “Почетный донор России“, “Почетный донор СССР“;

- лица, удостоенные звания “Почетный гражданин Пензенской области“;

- многодетные родители (лица, их заменяющие), воспитывающие несовершеннолетних детей;

- родители (лица, их заменяющие) ребенка-инвалида;

- родители-воспитатели детских домов семейного типа, опекуны (попечители), приемные родители;

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 22.11.2010 N 89)

- беременные женщины;

- дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей;

(в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 22.11.2010 N 89)

- лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

В случае если правом на первоочередной личный прием одновременно обладают несколько граждан, то прием указанных граждан производится в порядке их явки.

(п. 4.8 в ред. Приказа Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской обл. от 01.07.2010 N 34)

4.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

4.10. Во время личного приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка установленной формы (Форма N 11) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.

4.11. Начальник Департамента и его заместители при рассмотрении обращений граждан имеют право приглашать на прием руководителей и сотрудников структурных подразделений Департамента и руководителей учреждений, учредителем которых является Департамент, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан, поручать рассмотрение обращения структурным подразделениям Департамента и учреждениям, учредителем которых является Департамент, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.

4.12. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.13. На приеме сотрудник отдела спецпроектов ведет запись поручений личного приема руководителя.

4.14. По окончании приема лицо, осуществляющее личный прием, заполняет учетную карточку личного приема граждан (Форма N 12), доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

4.15. Регистрация устного обращения заявителя осуществляется в соответствии с учетной карточкой личного приема граждан специалистами отдела спецпроектов в книге регистрации обращений, поступивших в ходе проведения личного приема граждан (Форма N 13) в течение двух дней со дня проведения приема граждан.

4.16. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера регистрации устного обращения по книге.

Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.

4.17. После регистрации поступившие обращения оформляются в “Дела“ с заполнением регистрационно-контрольной карточки установленного образца.

На регистрационно-контрольной карточке повторного обращения в левом верхнем углу проставляется красными чернилами отметка “Повторно“.

4.18. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.

4.19. Зарегистрированные устные обращения граждан (копии) вместе с сопроводительным письмом установленной формы (Формы NN 14, 15) и (или) регистрационно-контрольной карточкой, в соответствии с резолюцией должностного лица, проводившего прием, в течение двух дней со дня регистрации направляются исполнителям для рассмотрения.

Регистрационно-контрольная карточка с подписью специалиста (также указывается дата), принявшего обращение на рассмотрение, возвращается в отдел спецпроектов для осуществления контроля за рассмотрением обращений граждан.

4.20. Организация рассмотрения зарегистрированных устных обращений граждан, контроль за исполнением резолюций и своевременным рассмотрением обращений осуществляется отделом спецпроектов.

4.21. Обратившемуся гражданину сообщается устно о том, куда направлено его обращение на рассмотрение.

4.22. Срок исполнения поручения по устному обращению граждан не должен превышать 30 дней, если иной не установлен в поручении.

4.23. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационно-контрольной карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.24. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в установленном настоящей Инструкцией и действующим законодательством порядке рассмотрения письменных обращений граждан.

4.25. Ответы ответственных исполнителей о мерах, принятых по обращениям граждан, рассмотренным начальником Департамента и его заместителями во время личного приема, направляются должностному лицу, проводившему прием.

4.27. Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).

4.28. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на структурные подразделения Департамента, в компетенцию которых входят рассмотренные вопросы.

4.29. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специально“ проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Решение о продлении срока рассмотрения устного обращения принимается должностным лицом, проводившим прием, на основании служебной записки ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется ответственным исполнителем заявителю не менее чем за три дня до его истечения.

5. Порядок регистрации и рассмотрения других видов

обращений граждан

5.1. Обращения граждан, поступившие начальнику Департамента в прямом эфире на радио и телевидении, на встречах с населением, общественными организациями, принимаются и оформляются отделом спецпроектов.

Данные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящей Инструкцией и действующим законодательством порядке рассмотрения устных обращений граждан.

5.2. Устные обращения граждан, поступившие начальнику Департамента и его заместителям при проведении “прямых линий“ по телефону, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящей Инструкцией и действующим законодательством порядке рассмотрения устных обращений граждан.

Организация проведения “прямых линий“ осуществляется отделом спецпроектов в установленном настоящей Инструкцией и действующим законодательством порядке организации личного приема граждан.

6. Требования к составлению ответов при рассмотрении

обращений граждан

6.1. Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

6.2. При составлении ответа по рассмотрению обращения граждан необходимо соблюдать следующие требования:

- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;

- ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов;

- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки вскрытых недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;

- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;

- при отказе необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные и нормативные акты.

6.3. В ответах на обращения граждан не допускается:

- взаимоисключающая по содержанию информация;

- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;

- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;

- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется) с сообщением об этом авторам письма.

6.4. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

6.5. В случае направления письменного обращения, поступившего в адрес Департамента, на рассмотрение и для ответа заявителю в иной государственный орган или иному должностному лицу, отправителю необходимо запросить у данного должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

6.6. В случае если письменный ответ заявителю не требуется (разъяснено устно), “в Дело“ вместе с обращением подшивается справка, в которой отражается суть устного ответа и обоснование того, что письменный ответ заявителю не требуется.

6.7. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

6.8. Ответы заявителям и в вышестоящие органы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

6.9. Текст ответа заявителю должен содержать исходящий номер и дату отправления.

Исходящий номер ответа состоит из регистрационного номера обращения.

6.10. Рассмотрение писем и устных обращений не может считаться законченным на основании справки или ответа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа с обращением гражданина прекращается, если приняты необходимые меры, дан письменный либо устный ответ.

6.11. Письменные и устные обращения граждан после окончательного решения всех поставленных вопросов снимаются с контроля.

6.12. Обращения граждан, в процессе рассмотрения которых направляются промежуточные ответы заявителю, с контроля не снимаются.

6.13. Завершение работы с обращением оформляется путем списания обращения “в Дело“.

При списании обращения “в Дело“ должностное лицо, наложившее резолюцию, в правом верхнем углу на копии ответа заявителю делает надпись “в Дело“, проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью.

Контроль за правильностью списания обращения “в Дело“ осуществляет начальник отдела спецпроектов.

6.14. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, специалистами отдела спецпроектов формируются в отдельные дела установленной формы (Форма N 16) по мере их поступления. Документы в них располагаются в хронологическом порядке.

6.15. Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата регистрации письменного ответа заявителю или дата устного сообщения автору с изложением принятого решения.

6.16. Приложенные к обращению граждан подлинники документов, присланные гражданином, остаются в “Деле“, если в письме не содержится просьба об их возврате.

Подлинники обращений граждан, направленные на рассмотрение из вышестоящих органов государственной власти, возвращаются только при наличии на них штампа “Подлежит возврату“ или специальной отметки в сопроводительном письме.

6.17. Исполненные обращения вместе со всеми материалами, оформленные в “Дела“, хранятся в отделе спецпроектов.

7. Организация контроля за рассмотрением обращений граждан

7.1. Правильность оформления ответа проверяется специалистом 1-го разряда отдела спецпроектов.

При невыполнении установленных требований к ответу специалист 1-го разряда отдела спецпроектов возвращает исполнителю ответ на доработку с указанием срока предоставления дополнительной информации.

7.2. Контроль за исполнением обращений граждан в отделе спецпроектов ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые расставляются в контрольную картотеку.

Если специалистами отдела спецпроектов обращение снимается с контроля, то в регистрационно-контрольной карточке ставится подпись специалиста 1-го разряда отдела спецпроектов с указанием даты снятия с контроля.

7.3. Отдел спецпроектов за 2 - 3 дня до истечения установленного срока осуществляет напоминание исполнителю, ответственному за рассмотрение обращений.

7.4. В случае если установленный срок ответа истек, специалист 1-го разряда отдела спецпроектов докладывает начальнику отдела спецпроектов о нарушении сроков исполнителем. За подписью последнего исполнителю, ответственному за рассмотрение обращений, направляется повторное напоминание о нарушении сроков рассмотрения обращения.

7.5. При отсутствии ответа после повторных напоминаний начальник отдела спецпроектов докладывает об этом начальнику Департамента.

7.6. Обращения граждан, которые требуют дополнительного рассмотрения, в соответствии с решением начальника Департамента, ставятся на дополнительный контроль.

При этом указываются причины продления сроков контроля и направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса (Формы NN 17, 18, 19).

Специалист 1-го разряда отдела спецпроектов делает отметку о дополнительном контроле в регистрационно-контрольной карточке.

8. Анализ работы с обращениями граждан

8.1. Специалисты отдела спецпроектов ежемесячно делают анализ поступивших в адрес Департамента устных и письменных обращений граждан по характеру, содержанию обращений, в результате анализа выявляют проблемы, волнующие население в данный период времени.

8.2. Руководители структурных подразделений Департамента ежеквартально анализируют и обобщают содержащиеся в поступивших обращениях граждан практические замечания, предложения, жалобы, замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, вызвавших обращения по тем или иным вопросам.

8.3. Отдел спецпроектов обобщает и анализирует вопросы, поставленные в обращениях граждан, и ежеквартально представляет соответствующую информацию начальнику Департамента.

8.4. Итоги работы с обращениями граждан учитываются при премировании специалистов Департамента.

9. Формирование дел. Хранение документов

9.1. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Изъятие документов из дел не допускается. На выданное во временное пользование “Дело“ заполняется карточка установленной формы (Форма N 20).

9.2. По истечении срока хранения дел (два года с момента регистрации) в отделе спецпроектов документы постоянного хранения передаются по акту в архив.

К документам постоянного хранения относятся: “Дела“ по обращениям граждан и регистрационно-контрольные карточки.

9.3. Материалы обращений граждан хранятся в течение трех лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Форма N 1

СПРАВКА

Обращение поступило в адрес Департамента информационной политики

и средств массовой информации Пензенской области

“___“___________ 20_____ года на ___ листах, ___фото.

Специалист 1-го разряда отдела спецпроектов и массовой работы Департамента

информационной политики и средств массовой информации Пензенской области

___________________________________________________________________________

(Ф.И.О. специалиста, подпись)

Форма N 2

АКТ

от “___“___________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся сотрудники Департамента информационной

политики и средств массовой информации Пензенской области __________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

составили акт о том, что “____“__________________ 20___ г.

(дата)

при вскрытии пакета _______________________________________________________

в нем не оказалось ________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи: ___________________________

___________________________

___________________________

Настоящий акт составлен на основании п. 2.2 Инструкции о порядке рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Департаменте информационной политики и средств массовой информации Пензенской области.

Форма N 3

АКТ

от “___“___________ 20__ г.

Настоящий акт составлен сотрудниками Департамента информационной

политики и средств массовой информации Пензенской области

___________________________________________________________________________

(Ф.И.О. и должность)

в том, что “____“ ____________ 20__ г. получено письмо

___________________________________________________________________________

(Ф.И.О. заявителя и адрес)

___________________________________________________________________________

с приложением _____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи: ________________________________ (Ф.И.О., должность, подпись)

________________________________ (Ф.И.О., должность, подпись)

________________________________ (Ф.И.О., должность, подпись)

Настоящий акт составлен на основании п. 2.2 Инструкции о порядке рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Департаменте информационной политики и средств массовой информации Пензенской области.

Форма N 4

РАСПИСКА

Дана __________________________________________________________________

(Ф.И.О. заявителя указывается полностью)

в том, что “___“________20__ года его (ее) письменное обращение поступило в отдел спецпроектов и массовой работы Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области на ___________ листах, ________ фото.

Телефон для справок: 52-00-23.

Специалист отдела спецпроектов и массовой работы Департамента

информационной политики и средств массовой информации Пензенской

области ___________________________________________________________________

(Ф.И.О. специалиста, подпись)

Форма N 5

Книга учета письменных обращений граждан

----T-------T---------------T-------------T----------T--------T--------T-------T---------T-------------T------T---------¬

¦ N ¦Дата ¦ Ф.И.О. ¦Корреспондент¦Форма ¦Вид ¦Характер¦Кол-во ¦Регистра-¦Ответственный¦Срок ¦Результат¦

¦п/п¦регист-¦ гражданина, ¦ (в случае, ¦обращения ¦обраще- ¦вопроса ¦листов ¦ционный ¦исполнитель ¦испол-¦рассмот- ¦

¦ ¦рации ¦ адрес ¦ если ¦(личное, ¦ния ¦ ¦основ- ¦номер ¦ ¦нения ¦рения ¦

¦ ¦обраще-¦местожительства¦ обращение ¦индиви- ¦(предло-¦ ¦ного ¦ ¦ ¦ ¦(откло- ¦

¦ ¦ния ¦ ¦направлено на¦дуальное, ¦жение, ¦ ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦нено, ¦

¦ ¦ ¦ ¦рассмотрение ¦коллек- ¦заяв- ¦ ¦мента с¦ ¦ ¦ ¦рассмот- ¦

¦ ¦ ¦ ¦ из др. ¦тивное, ¦ление, ¦ ¦прило- ¦ ¦ ¦ ¦рено, ¦

¦ ¦ ¦ ¦организации),¦анонимное)¦жалоба) ¦ ¦жениями¦ ¦ ¦ ¦удовлет- ¦

¦ ¦ ¦ ¦дата и номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ворено) ¦

¦ ¦ ¦ ¦ входящего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+---------------+-------------+----------+--------+--------+-------+---------+-------------+------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+---------------+-------------+----------+--------+--------+-------+---------+-------------+------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+---------------+-------------+----------+--------+--------+-------+---------+-------------+------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+-------+---------------+-------------+----------+--------+--------+-------+---------+-------------+------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+-------+---------------+-------------+----------+--------+--------+-------+---------+-------------+------+----------

Форма N 6

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Контроль

N---------

Заявитель: Адрес:---------

Характер вопроса:---------

Дата поступления: Срок исполнения: Вид поступления:---------

Предыдущие обращения

Дата: Номер:---------

Источник поступления

N сопроводительного письма: от---------

Резолюция:---------

Автор резолюции:---------

Роспись и дата получения на исполнение:---------

Форма N 7

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

В связи с обращением гр. _____________________________________________,

(Ф.И.О. заявителя)

проживающего по адресу: __________________________________________________,

прошу рассмотреть вопрос __________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

и представить соответствующую информацию в Департамент информационной

политики и средств массовой информации Пензенской области.

Приложение: на ____ л. в ___ экз.

----------

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 8

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

В связи с обращением гр. _____________________________________________,

(Ф.И.О. заявителя)

проживающего по адресу: __________________________________________________,

прошу рассмотреть вопрос __________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

о результатах рассмотрения сообщить заявителю и проинформировать

Департамент информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области в срок до __________ 20__ г.

Приложение: на ____ л. в ___ экз.

----------

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 9

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

Направляем обращение гр. _____________________________________________,

(Ф.И.О. заявителя)

проживающего по адресу: __________________________________________________,

N _______________, ошибочно адресованное в Департамент информационной

политики и средств массовой информации Пензенской области.

Приложение: на ____ л. в ___ экз.

----------

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 10

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

Уважаемый (ая)__________________!

Доводим до Вашего сведения, что Ваше обращение, поступившее в

Департамент информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области __________________ 20__ г., не поддается

прочтению и в соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона от

02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан

Российской Федерации“ рассмотрению не подлежит.

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 11

РАСПИСКА

Дана __________________________________________________________________

в том, что “____“ _______________ 20___ года его (ее) письменное обращение

поступило в Департамент информационной политики и средств массовой

информации Пензенской области на __________ листах, _________ фото

для рассмотрения на личном приеме у

__________________________________________________________________________,

(Ф.И.О., должность)

который состоялся ___________________________

(дата проведения приема)

в _____ каб. в ___________________________

(время проведения приема)

Телефон для справок: 52-00-23.

Сотрудник отдела спецпроектов и массовой работы Департамента

информационной политики и средств массовой информации Пензенской

области ___________________________________________________________________

(Ф.И.О. специалиста, подпись)

Форма N 12

ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ И СМИ

ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

Дата обращения ___________ 20__ г. на прием к ________________________

Дата приема ___________ 20__ г. комната N _________ этаж _________

Ф.И.О. посетителя _________________________________________________________

Адрес места жительства ____________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Место работы и должность посетителя _______________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Вопрос ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Результаты рассмотрения посещения _________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Заявитель _________________/______________

подпись дата

Работник, ведущий прием _________________/______________

подпись дата

Форма N 13

Книга регистрации обращений, поступивших в ходе

проведения личного приема граждан

----T----------T------------T---------------T---------T---------T--------T---------T----------------T------T---------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Ф.И.О. ¦ Ф.И.О. ¦Форма ¦Вид ¦Характер¦Регистра-¦ Наименование ¦Срок ¦Результат¦

¦п/п¦проведения¦должностного¦ гражданина, ¦обращения¦обращения¦вопроса ¦ционный ¦ учреждения ¦испол-¦рассмот- ¦

¦ ¦ приема ¦ лица, ¦ адрес ¦(личное, ¦(предло- ¦ ¦номер ¦ (организации), ¦нения ¦рения ¦

¦ ¦ ¦проводившего¦местожительства¦индивиду-¦жение, ¦ ¦ ¦ куда заявление ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ прием ¦ ¦альное, ¦заяв- ¦ ¦ ¦ направлено ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦коллек- ¦ление, ¦ ¦ ¦на рассмотрение,¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦тивное) ¦жалоба) ¦ ¦ ¦ дата и номер ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ исходящего ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦

+---+----------+------------+---------------+---------+---------+--------+---------+----------------+------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+------------+---------------+---------+---------+--------+---------+----------------+------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+------------+---------------+---------+---------+--------+---------+----------------+------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+---+----------+------------+---------------+---------+---------+--------+---------+----------------+------+---------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+----------+------------+---------------+---------+---------+--------+---------+----------------+------+----------

Форма N 14

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

Уважаемый (ая)__________________!

Департамент информационной политики и средств массовой

информации Пензенской области направляет на рассмотрение поручение

__________________________________________________________________________,

(Ф.И.О. должностного лица, проводившего личный прием)

по обращению на личном приеме _____________________________________________

___________________________________________________________________________

(Ф.И.О. и адрес заявителя)

по вопросу ________________“_______________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

О принятом решении проинформируйте Департамент информационной

политики и средств массовой информации Пензенской области не позднее

__________________.

(срок)

Приложение: на _________ листах.

----------

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 15

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

Уважаемый (ая)__________________!

Департамент информационной политики и средств массовой

информации Пензенской области направляет на рассмотрение поручение

__________________________________________________________________________,

(Ф.И.О. должностного лица, проводившего личный прием)

по обращению на личном приеме _____________________________________________

___________________________________________________________________________

(Ф.И.О. и адрес заявителя)

по вопросу ________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

О принятом решении проинформируйте Департамент информационной политики

и средств массовой информации Пензенской области и заявителя

не позднее __________________.

(срок)

Приложение: на _________ листах.

----------

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 16

Российская Федерация

ДЕПАРТАМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКИ И СМИ

ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ДЕЛО N __________________

_______________________________________

(указывается Ф.И.О. гражданина)

_______________________________________

(указывается адрес гражданина)

_______________________________________

Начато_________________________________

(указывается дата)

Закончено______________________________

(указывается дата)

На _____________________ листах

(указывается кол-во листов)

Хранить_____________

Форма N 17

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

Уважаемый (ая)__________________!

Сообщаем Вам, что обращение гр._______________________________________,

(Ф.И.О. заявителя)

___________________________________________________________________________

проживающему по адресу____________________________________________

__________________________________________________________________

направленное Вам на рассмотрение по вопросу

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

поставлено на дополнительный контроль исполнения.

Просьба об окончательном решении проинформировать Департамент

информационной политики и средств массовой информации Пензенской

области и заявителя.

Приложение: на _________ листах.

----------

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 18

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

Уважаемый (ая)__________________!

Сообщаем Вам, что обращение гр._______________________________________,

(Ф.И.О. заявителя)

проживающему по адресу ____________________________________________________

___________________________________________________________________________

направленное Вам на рассмотрение по вопросу

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

поставлено на дополнительный контроль исполнения.

Просьба об окончательном решении проинформировать Департамент

информационной политики и средств массовой информации Пензенской

области.

Приложение: на _________ листах.

----------

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 19

-----------¬

¦ Герб ¦

¦Пензенской¦

¦ области ¦

L-----------

ДЕПАРТАМЕНТ

информационной политики и средств массовой информации

Пензенской области

440600, г. Пенза, ул. Кирова 65/2.

Тел./факс: 52-00-23 ___________________________

Е-mail: mediadep@sura.ru (руководителю учреждения,

организации)

___________________________

N от ___________________________

___________________________

Копия заявителю ___________

___________________________

(Ф.И.О., адрес)

Уважаемый (ая)__________________!

В соответствии с Вашим обращением сообщаем, что проведена

следующая работа: _________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(излагается подробно суть проделанной работы)

В настоящее время решить все вопросы, затронутые в Вашем

обращении не представляется возможным по причине __________________________

___________________________________________________________________________

(обосновываются подробно причины невозможности выполнения

просьбы гражданина в полном объеме)

Ваше обращение поставлено на дополнительный контроль, решение

будет принято ____________________________________________________________,

(указывается конкретная дата исполнения обращения)

о чем Вам будет сообщено дополнительно.

Начальник Департамента

Исп. __________

Т. __________

Форма N 20

Департамент информационной политики и СМИ

Пензенской области

КАРТОЧКА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело N ________________________________________________________________

Дата выдачи ___________________________________________________________

Кому выдано ___________________________________________________________

Расписка в получении __________________________________________________

Дата возвращения ______________________________________________________

Расписка о возвращении ________________________________________________