Законы и постановления РФ

Постановление Главы г. Заречного от 05.12.2006 N 1040 “Об утверждении Положения о порядке проведения проверок организации делопроизводства, подготовки документов к архивному хранению и обеспечения сохранности документов в муниципальных предприятиях и учреждениях города“

ГЛАВА ГОРОДА ЗАРЕЧНОГО

ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 декабря 2006 г. N 1040

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК

ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОРОДА

В целях эффективного использования документальных источников информации, составляющих муниципальный Архивный фонд города Заречного Пензенской области, обеспечения его сохранности и предотвращения фактов утраты, повышения ответственности руководителей предприятий и учреждений за состояние ведения архивной работы, в соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“ (в ред. от 25.07.2006), п. 4 ч. 1 ст. 4.5 Устава
ЗАТО г. Заречного Пензенской области постановляю:

1. Утвердить Положение о порядке проведения проверок организации делопроизводства, подготовки документов к архивному хранению и обеспечения сохранности документов в муниципальных предприятиях и учреждениях г. Заречного Пензенской области (приложение N 1).

2. Утвердить график проведения проверок организации делопроизводства, подготовки документов к архивному хранению и обеспечения сохранности документов в муниципальных предприятиях и учреждениях города на 2007 год (приложение N 2).

3. Настоящее Постановление опубликовать в газете “Заречье“.

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Главы администрации - руководителя аппарата В.Н. Кривова.

Глава города

Г.Н.ЛИСАВКИН

Приложение N 1

Утверждено

Постановлением

Главы города Заречного

от 5 декабря 2006 г. N 1040

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА,

ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ

СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

И УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОРОДА

1. Общие положения

1.1. Проверки организации делопроизводства, подготовки документов к архивному хранению и обеспечения сохранности документов (далее - Проверки) проводятся в муниципальных предприятиях и учреждениях города (далее - организация) с целью учета, обеспечения сохранности документов и комплектования Архива документами по основной деятельности организаций, в т.ч. по личному составу.

1.2. Положение регламентирует процедуру проведения проверок.

1.3. График проведения Проверок утверждается Главой города.

1.4. Проверки проводятся специалистами общего отдела Администрации.

2. Виды проверок

2.1. Проверки могут быть комплексными и тематическими.

2.2. Комплексная проверка - это проверка ведения общего, кадрового, бухгалтерского делопроизводства и обеспечения сохранности документов, исполнения архивного законодательства в конкретной организации.

2.2.1. Примерный перечень вопросов при проведении комплексной Проверки:

- инструкция по делопроизводству (утверждение, согласование, соответствие действующему законодательству);

- номенклатура дел (утверждение, согласование, качество составления и внедрение в делопроизводство);

- экспертная комиссия (создание, состав, протоколы заседаний ЭК);

- наличие приказа о назначении ответственного за делопроизводство в организации;

- наличие приказа о назначении ответственного за ведение
электронного делопроизводства в организации;

- оформление документов (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“);

- оформление трудовых книжек, личных дел, личных карточек формы Т-2;

- регистрация документов по видам (ведение журналов регистрации документов);

- группировка документов по видам (постоянный, долговременный и временный срок хранения);

- условия хранения документов, обеспечение их сохранности (доступ к документам, наличие металлических шкафов для хранения документов по личному составу);

- факты утраты документов, причины утраты, принятые меры для розыска утраченных дел;

- оформление дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (подшивка, нумерация листов, составление листа - заверителя, оформление обложки);

- составление описей на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

2.3. Тематическая проверка проводится с целью проверки узкого (отдельного) вида деятельности, например:

- обеспечение сохранности документов (наличие отдельного помещения, металлических шкафов, стеллажей);

- проверка наличия и состояния дел (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

2.4. Проверки могут быть плановые и внеплановые:

- плановые - проводятся в соответствии с утвержденным графиком.

- внеплановые - по особому указанию.

3. Процедура проведения проверок

3.1. Руководитель организации оповещается о проведении Проверки не менее чем за 10 дней до ее начала.

3.2. Проверяющий:

- предоставляет руководителю проверяемой организации свои документы и информирует о цели проведения проверки;

- знакомится с ведением делопроизводства;

- полно, всесторонне и объективно осуществляет проверку организации делопроизводства в организации;

- запрашивает у руководителей и специалистов организации необходимые материалы об их работе в рамках проводимой проверки;

- по согласованию с руководителем организации привлекает сотрудников для оказания помощи при проведении проверки;

- оказывает методическую и консультационную помощь по ведению делопроизводства и
подготовке документов к архивному хранению.

3.3. По итогам Проверки проверяющими составляется акт в 2-х экз. (приложение).

3.4. Организация устраняет недостатки, отраженные в акте, и предоставляет в общий отдел Администрации отчет об их устранении в указанные сроки.

3.5. Специалисты общего отдела Администрации имеют право провести повторную проверку по устранению выявленных недостатков в данной организации.

Начальник общего отдела

С.В.ПОНОСОВА

Приложение N 2

Утверждено

Постановлением

Главы города Заречного

от 5 декабря 2006 г. N 1040

ГРАФИК

ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ПОДГОТОВКИ

ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ

ДОКУМЕНТОВ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОРОДА

НА 2007 ГОД

-----T-----------------------------------------T-----------------¬

¦ ¦ Название организации ¦ Срок проведения ¦

¦ ¦ ¦ проверок ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦1 ¦МП “Зареченская торгово-экономическая ¦ февраль ¦

¦ ¦компания“ ¦ 2 декада ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦2 ¦МП “Комбинат благоустройства“ ¦ март ¦

¦ ¦ ¦ 1 декада ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦3 ¦МП “Ремонтно-строительный комбинат“ ¦ март ¦

¦ ¦ ¦ 3 декада ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦4 ¦МП “Автотранс“ ¦ апрель ¦

¦ ¦ ¦ 2 декада ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦5 ¦МП “Радиотелефонная компания“ ¦ май ¦

¦ ¦ ¦ 1 декада ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦6 ¦МУП жилищно-социального и коммунального ¦ сентябрь ¦

¦ ¦хозяйства ¦ 1 декада ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦7 ¦МП “Телерадиокомпания “Заречный“ ¦ октябрь ¦

¦ ¦ ¦ 3 декада ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦8 ¦МП “Горгаз“ ¦ ноябрь ¦

¦ ¦ ¦ 2 декада ¦

+----+-----------------------------------------+-----------------+

¦9 ¦МП “Горэлектросеть“ ¦ декабрь ¦

¦ ¦ ¦ 1 декада ¦

L----+-----------------------------------------+------------------

Начальник общего отдела

С.В.ПОНОСОВА

Приложение

к Положению

о порядке проведения проверок организации

делопроизводства, подготовки документов

к архивному хранению и обеспечения

сохранности документов в муниципальных

предприятиях и учреждениях города,

утвержденному Постановлением Главы

города Заречного

от 5 декабря 2006 г. N 1040

Образец

----------¬

¦ Герб ¦

¦ города ¦ Закрытое административно-территориальное образование

¦Заречного¦ г. Заречный Пензенской области

L----------

АДМИНИСТРАЦИЯ

_________________________________________________________________

УТВЕРЖДАЮ

Зам. Главы администрации -

руководитель аппарата

_______________ В.Н. Кривов

АКТ

от _____________ N ___________

проверки ведения делопроизводства,

подготовки документов к архивному хранению

и обеспечению сохранности документов в

__________________________________________

(название предприятия, учреждения)

В соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном

деле в Российской
Федерации“, от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах

организации местного самоуправления в Российской Федерации“, Постановлением

Главы города от _________ N ______ “Об утверждении Положения о порядке

проведения проверок организации делопроизводства, подготовки документов к

архивному хранению и обеспечения сохранности документов в муниципальных

предприятиях и учреждениях города“ _____________________________________________

(должность, ф.и.о. проверяющего, дата)

в присутствии __________________________________________________________________

(должность, ф.и.о.)

проведена плановая (внеплановая) проверка организации делопроизводства и

подготовки документов к архивному хранению в ___________________________________

(название организации)

В результате проверки установлено:

____________________________________________________________________________

Выводы по результатам проверки:

____________________________________________________________________________

Должность проверяющего подпись