Постановление Главы г. Заречного от 05.12.2006 N 1040 “Об утверждении Положения о порядке проведения проверок организации делопроизводства, подготовки документов к архивному хранению и обеспечения сохранности документов в муниципальных предприятиях и учреждениях города“
ГЛАВА ГОРОДА ЗАРЕЧНОГОПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 декабря 2006 г. N 1040
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК
ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОРОДА
В целях эффективного использования документальных источников информации, составляющих муниципальный Архивный фонд города Заречного Пензенской области, обеспечения его сохранности и предотвращения фактов утраты, повышения ответственности руководителей предприятий и учреждений за состояние ведения архивной работы, в соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“, от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“ (в ред. от 25.07.2006), п. 4 ч. 1 ст. 4.5 Устава ЗАТО г. Заречного Пензенской области постановляю:
1. Утвердить Положение о порядке проведения проверок организации делопроизводства, подготовки документов к архивному хранению и обеспечения сохранности документов в муниципальных предприятиях и учреждениях г. Заречного Пензенской области (приложение N 1).
2. Утвердить график проведения проверок организации делопроизводства, подготовки документов к архивному хранению и обеспечения сохранности документов в муниципальных предприятиях и учреждениях города на 2007 год (приложение N 2).
3. Настоящее Постановление опубликовать в газете “Заречье“.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Главы администрации - руководителя аппарата В.Н. Кривова.
Глава города
Г.Н.ЛИСАВКИН
Приложение N 1
Утверждено
Постановлением
Главы города Заречного
от 5 декабря 2006 г. N 1040
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА,
ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
И УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОРОДА
1. Общие положения
1.1. Проверки организации делопроизводства, подготовки документов к архивному хранению и обеспечения сохранности документов (далее - Проверки) проводятся в муниципальных предприятиях и учреждениях города (далее - организация) с целью учета, обеспечения сохранности документов и комплектования Архива документами по основной деятельности организаций, в т.ч. по личному составу.
1.2. Положение регламентирует процедуру проведения проверок.
1.3. График проведения Проверок утверждается Главой города.
1.4. Проверки проводятся специалистами общего отдела Администрации.
2. Виды проверок
2.1. Проверки могут быть комплексными и тематическими.
2.2. Комплексная проверка - это проверка ведения общего, кадрового, бухгалтерского делопроизводства и обеспечения сохранности документов, исполнения архивного законодательства в конкретной организации.
2.2.1. Примерный перечень вопросов при проведении комплексной Проверки:
- инструкция по делопроизводству (утверждение, согласование, соответствие действующему законодательству);
- номенклатура дел (утверждение, согласование, качество составления и внедрение в делопроизводство);
- экспертная комиссия (создание, состав, протоколы заседаний ЭК);
- наличие приказа о назначении ответственного за делопроизводство в организации;
- наличие приказа о назначении ответственного за ведение электронного делопроизводства в организации;
- оформление документов (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“);
- оформление трудовых книжек, личных дел, личных карточек формы Т-2;
- регистрация документов по видам (ведение журналов регистрации документов);
- группировка документов по видам (постоянный, долговременный и временный срок хранения);
- условия хранения документов, обеспечение их сохранности (доступ к документам, наличие металлических шкафов для хранения документов по личному составу);
- факты утраты документов, причины утраты, принятые меры для розыска утраченных дел;
- оформление дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (подшивка, нумерация листов, составление листа - заверителя, оформление обложки);
- составление описей на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.
2.3. Тематическая проверка проводится с целью проверки узкого (отдельного) вида деятельности, например:
- обеспечение сохранности документов (наличие отдельного помещения, металлических шкафов, стеллажей);
- проверка наличия и состояния дел (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).
2.4. Проверки могут быть плановые и внеплановые:
- плановые - проводятся в соответствии с утвержденным графиком.
- внеплановые - по особому указанию.
3. Процедура проведения проверок
3.1. Руководитель организации оповещается о проведении Проверки не менее чем за 10 дней до ее начала.
3.2. Проверяющий:
- предоставляет руководителю проверяемой организации свои документы и информирует о цели проведения проверки;
- знакомится с ведением делопроизводства;
- полно, всесторонне и объективно осуществляет проверку организации делопроизводства в организации;
- запрашивает у руководителей и специалистов организации необходимые материалы об их работе в рамках проводимой проверки;
- по согласованию с руководителем организации привлекает сотрудников для оказания помощи при проведении проверки;
- оказывает методическую и консультационную помощь по ведению делопроизводства и подготовке документов к архивному хранению.
3.3. По итогам Проверки проверяющими составляется акт в 2-х экз. (приложение).
3.4. Организация устраняет недостатки, отраженные в акте, и предоставляет в общий отдел Администрации отчет об их устранении в указанные сроки.
3.5. Специалисты общего отдела Администрации имеют право провести повторную проверку по устранению выявленных недостатков в данной организации.
Начальник общего отдела
С.В.ПОНОСОВА
Приложение N 2
Утверждено
Постановлением
Главы города Заречного
от 5 декабря 2006 г. N 1040
ГРАФИК
ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ПОДГОТОВКИ
ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОРОДА
НА 2007 ГОД
-----T-----------------------------------------T-----------------¬
¦ ¦ Название организации ¦ Срок проведения ¦
¦ ¦ ¦ проверок ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦1 ¦МП “Зареченская торгово-экономическая ¦ февраль ¦
¦ ¦компания“ ¦ 2 декада ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦2 ¦МП “Комбинат благоустройства“ ¦ март ¦
¦ ¦ ¦ 1 декада ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦3 ¦МП “Ремонтно-строительный комбинат“ ¦ март ¦
¦ ¦ ¦ 3 декада ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦4 ¦МП “Автотранс“ ¦ апрель ¦
¦ ¦ ¦ 2 декада ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦5 ¦МП “Радиотелефонная компания“ ¦ май ¦
¦ ¦ ¦ 1 декада ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦6 ¦МУП жилищно-социального и коммунального ¦ сентябрь ¦
¦ ¦хозяйства ¦ 1 декада ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦7 ¦МП “Телерадиокомпания “Заречный“ ¦ октябрь ¦
¦ ¦ ¦ 3 декада ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦8 ¦МП “Горгаз“ ¦ ноябрь ¦
¦ ¦ ¦ 2 декада ¦
+----+-----------------------------------------+-----------------+
¦9 ¦МП “Горэлектросеть“ ¦ декабрь ¦
¦ ¦ ¦ 1 декада ¦
L----+-----------------------------------------+------------------
Начальник общего отдела
С.В.ПОНОСОВА
Приложение
к Положению
о порядке проведения проверок организации
делопроизводства, подготовки документов
к архивному хранению и обеспечения
сохранности документов в муниципальных
предприятиях и учреждениях города,
утвержденному Постановлением Главы
города Заречного
от 5 декабря 2006 г. N 1040
Образец
----------¬
¦ Герб ¦
¦ города ¦ Закрытое административно-территориальное образование
¦Заречного¦ г. Заречный Пензенской области
L----------
АДМИНИСТРАЦИЯ
_________________________________________________________________
УТВЕРЖДАЮ
Зам. Главы администрации -
руководитель аппарата
_______________ В.Н. Кривов
АКТ
от _____________ N ___________
проверки ведения делопроизводства,
подготовки документов к архивному хранению
и обеспечению сохранности документов в
__________________________________________
(название предприятия, учреждения)
В соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном
деле в Российской Федерации“, от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации“, Постановлением
Главы города от _________ N ______ “Об утверждении Положения о порядке
проведения проверок организации делопроизводства, подготовки документов к
архивному хранению и обеспечения сохранности документов в муниципальных
предприятиях и учреждениях города“ _____________________________________________
(должность, ф.и.о. проверяющего, дата)
в присутствии __________________________________________________________________
(должность, ф.и.о.)
проведена плановая (внеплановая) проверка организации делопроизводства и
подготовки документов к архивному хранению в ___________________________________
(название организации)
В результате проверки установлено:
____________________________________________________________________________
Выводы по результатам проверки:
____________________________________________________________________________
Должность проверяющего подпись