Постановление Главы Администрации г. Пензы от 05.02.2003 N 206 “О порядке обращения с документами Администрации г. Пензы на предприятиях и в организациях города“
Утратил силу в связи с изданием Постановления Главы администрации г. Пензы от 09.11.2006 N 1322.ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕНЗЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 февраля 2003 г. N 206
О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ АДМИНИСТРАЦИИ
Г. ПЕНЗЫ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И В ОРГАНИЗАЦИЯХ ГОРОДА
Внесено: А.Н. Колгушкиным, начальником общего отдела.
В целях упорядочения системы работы с документами Администрации на предприятиях и в организациях города, повышения требовательности в вопросах их учета, выполнения и сохранности постановляю:
1. Утвердить порядок обращения с документами Администрации города на предприятиях и в организациях города (приложение 1).
2. Поручить общему отделу Администрации г. Пензы (Колгушкин А.Н.) довести настоящий порядок до руководителей предприятий и организаций города, получающих документы Администрации города.
3. Обязать руководителей предприятий и организаций города в месячный срок принимать меры к безусловному выполнению требований, определенных порядком обращения с документами:
3.1. Издавать приказы (распоряжения) о назначении ответственных за организацию работы с документами Администрации на предприятиях и в организациях города;
3.2. Направлять приказы (распоряжения) о назначении ответственных за работу с документами Администрации в общий отдел Администрации г. Пензы.
4. Общему отделу Администрации г. Пензы обеспечить проведение семинаров, индивидуальных инструктажей с лицами, ответственными за работу с документами Администрации.
5. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Главы администрации - и.о. руководителя аппарата Савина В.А. и начальника общего отдела Администрации г. Пензы Колгушкина А.Н.
Глава
администрации города
А.С.КАЛАШНИКОВ
Приложение 1
к Постановлению Главы
администрации города
от 5 февраля 2003 г. N 206
ПОРЯДОК
ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ПЕНЗЫ
НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И В ОРГАНИЗАЦИЯХ ГОРОДА
1. Общие положения
1.1. Настоящий порядок определяет основные правила обращения с документами Администрации на предприятиях и в организациях города, является документом обязательным к безусловному исполнению.
1.2. Ответственность за организацию и состояние работы с документами Администрации, своевременное и полное их исполнение, точное и неуклонное соблюдение настоящего порядка возлагается на руководителя предприятия, организации.
1.3. Руководитель предприятия, организации приказом (распоряжением) назначает ответственного за учет, прохождение, сохранность документов Администрации, о чем информирует письмом общий отдел Администрации (приложение 1). (Далее - общий отдел).
1.4. На общий отдел Администрации возлагаются функции контроля за соблюдением требований порядка обращения с документами на предприятиях и в организациях города.
Отдел обеспечивает организацию учебы, оказание методической помощи лицам, ответственным за проведение этой работы на местах. Периодически информирует руководство Администрации г. Пензы о положении дел по данным вопросам.
2. Виды (типы) документов Администрации,
направляемых на предприятия, организации города
2.1. Постановления Главы администрации - принимаются по наиболее важным вопросам, требующим проведения по их исполнению конкретной работы. В постановлениях, как правило, определены сроки их исполнения и исполнители. В необходимых случаях они требуют представления предприятий и организаций по итогам их выполнения - отчетных информационных материалов. Такие документы ставятся на контроль.
2.2. Распоряжения Главы администрации - принимаются по вопросам текущей деятельности, предусматривающей проведение по ним оперативно - организационных мероприятий. Такие документы могут носить и информационный характер. При наличии в них конкретных задач, требующих исполнения, - ставятся на контроль.
2.3. Решения коллегии Администрации - принимаются по вопросам, требующим коллегиального рассмотрения. Такие документы, как правило, имеют длительные сроки действия и ставятся на контроль.
2.4. Письма Главы администрации, его заместителей, отделов Администрации - носят характер деловых обращений по направлениям текущей работы. При содержании в них конкретных задач, требований в адрес предприятия, организации, они ставятся на контроль. Письма могут носить уведомительный, информационный характер.
2.5. Извещения, телефонограммы - направляются на предприятия и организации по конкретным вопросам, требующим проведения по их исполнению текущих (оперативных) мероприятий.
3. Требования по учету, регистрации, оформлению
поступивших из Администрации документов
3.1. Все документы Администрации, поступившие на предприятие (в организацию), подлежат немедленному учету, регистрации.
3.2. Документы Администрации учитываются (регистрируются) и хранятся отдельно от всех других документов, находящихся в текущем делопроизводстве предприятия, организации.
Для их ведения на месте утверждается перечень дел по работе с документами Администрации (приложение 2).
3.3. Для учета, регистрации документов Администрации используется отдельный журнал (приложение 3). Учет документов в журнале ведется в рамках одного календарного года (с января по декабрь).
Телефонограммы, поступившие из Администрации, учитываются в специальной тетради (приложение 4).
3.4. Регистрация документов Администрации производится чернилами или пастой одного цвета (черный, фиолетовый, синий).
3.5. Документы Администрации, поступившие на места, докладываются руководителю в день их поступления, после регистрации.
3.6. Телефонограммы, извещения оперативного характера, поступившие из Администрации, докладываются руководителям незамедлительно.
3.7. На всех документах, поступивших из Администрации, проставляются входящий регистрационный номер и дата поступления (правая нижняя часть титульного листа документа).
3.8. Резолюции руководителя проставляются непосредственно на первом листе документа. В отдельных случаях, если резолюция требует ознакомления с документом большого количества должностных лиц, к нему прилагается лист ознакомления (приложение 5).
Резолюции по телефонограммам проставляются руководителем в тетради их учета.
4. Порядок ознакомления, выдачи документов
исполнителям
4.1. С документами Администрации разрешается знакомить только тех должностных лиц, которые определены резолюцией руководителя.
4.2. Ознакомление с документами Администрации, их выдача на рабочие места исполнителей производятся только под личную роспись в журнале регистрации с указанием даты ознакомления, выдачи документа.
Конкретному исполнителю документ может быть выдан на срок не более 5 дней. Исполнителям запрещается выносить документы Администрации с места работы.
Возврат документа фиксируется проставлением даты возврата и личной росписью лица, принявшего документ.
4.3. При необходимости документ может быть выдан исполнителям повторно, с соблюдением порядка, изложенного в пункте 4.2.
5. Организация контроля за исполнением документов
Администрации
5.1. Документы Администрации, непосредственно относящиеся к деятельности предприятия (организации), требующие проведения по ним конкретной работы, а также имеющие сроки исполнения, подлежат обязательной постановке на контроль.
Постановка на контроль других документов Администрации определяется:
- наличием такой записи в самом документе;
- резолюцией руководителя.
5.2. При регистрации документов, требующих контроля, в соответствующей графе журнала регистрации делается отметка “контроль“ и указывается срок исполнения.
5.3. Исполнитель, получивший документ, требующий контроля, предупреждается о сроках его исполнения, а при необходимости - о сроках подготовки отчетной информации об исполнении.
5.4. По контрольным документам, предусматривающим представление отчетности по исполнению, исполнитель, определенный руководителем, за три дня до истечения срока контроля готовит отчетную информацию, которая подписывается руководителем и направляется в Администрацию.
5.5. Отчетная информация об исполнении документа должна иметь следующие атрибуты:
- наименование предприятия (организации), отправившего документ;
- исходящий номер и дата отправки документа;
- кому адресован, с пометкой конкретного отдела или должностного лица Администрации, определенных ответственными за исполнение контрольных документов. Например, Администрация г. Пензы (общий отдел);
- заголовок. Например, Информация о выполнении Постановления Главы администрации от 01.02.2003 N ________ “О порядке обращения с документами Администрации города Пензы на предприятиях и в организациях города“;
- содержание информации: изложение конкретных мероприятий, действий, принятых по исполнению документа, итоги выполнения. По объему не должна превышать двух страниц машинописного текста;
- информация подписывается руководителем, в его отсутствие - заместителем.
5.6. Отчетная информация об исполнении документа готовится в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в Администрацию, второй - хранится на месте.
6. Хранение документов Администрации,
порядок их уничтожения
6.1. Документы Администрации, возвращенные исполнителями, хранятся в делах - скоросшивателях отдельно от других документов текущего делопроизводства предприятия, организации.
6.2. Документы Администрации хранятся на предприятии, в организации в течение периода времени, необходимого для их полного выполнения. По итогам года лицо, ответственное за работу с ними, по согласованию с руководителем, составляет акт на уничтожение исполненных документов, не подлежащих дальнейшему хранению. После составления такого акта, заверенного руководителем, документы уничтожаются, а акты помещаются и хранятся в отдельном деле, которое заводится на весь период действия настоящего порядка обращения с документами Администрации.
7. Требования по сохранности документов
7.1. Лицо, ответственное за работу с документами Администрации, обеспечивается надежным местом их хранения.
7.2. Запрещается знакомить с документами Администрации должностных лиц, не определенных для этого резолюцией руководителя.
7.3. О фактах утраты, пропажи документа Администрации должностное лицо, ответственное за эту работу, немедленно информирует руководителя и принимает меры к поиску документа.
Заместитель
Главы администрации -
и.о. руководителя аппарата
В.А.САВИН
Приложение 1
Текст составляется на бланке предприятия, организации
Исх. N _________
от __________ 200 __ г.
Администрация города
Пензы
(общий отдел)
Настоящим сообщаем, что приказом (распоряжением) от “___“
________________ 200 __ г. N _______ ответственность за работу с
документами Администрации города Пензы по ________________________
__________________________________________________________________
(полное наименование предприятия, организации)
возложена на _____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
__________________________________________________________________
(полное наименование должности)
Номер служебного телефона ___________________
Режим работы с _______ до _______, обеденный перерыв _____________
Подпись руководителя
предприятия, организации ______________________
(фамилия, инициалы)
Приложение 2
Утверждаю
_________________________
(должность руководителя
_________________________ _________ ____________________
предприятия, организации) (фамилия, инициалы)
ПЕРЕЧЕНЬ
ДЕЛ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ АДМИНИСТРАЦИИ
Г. ПЕНЗЫ
Дело N 1. Инструктивные документы, определяющие порядок
работы с документами Администрации на предприятии
и в организации района
В деле находятся: Порядок обращения с документами Администрации города Пензы на предприятиях и в организациях района; Перечень дел по работе с документами Администрации; методические рекомендации по вопросам данной работы, направленные на места общим отделом Администрации; итоги проведенных им проверок.
Данное дело заводится с момента введения в практику работы порядка обращения с документами Администрации. Является делом постоянного хранения.
Дело N 2. Журнал учета, регистрации документов
Администрации района
Учет документов в журнале ведется в рамках календарного года.
Для ведения журнала можно использовать ученическую или общую тетрадь.
Листы в журнале нумеруются. Количество листов заверяется подписью руководителя и печатью.
Форма ведения журнала приведена в приложении 3.
Дело N 3. Тетрадь учета извещений, телефонограмм,
поступивших из Администрации района
(Смотри приложение 4).
Дело N 4. Документы Администрации района,
поступившие в 200 году
В деле - скоросшивателе все документы Администрации, находящиеся в организации, на текущий момент.
Дело N 5. Дело с актами об уничтожении документов
Администрации, не подлежащих хранению
Дело постоянного хранения в текущем архиве.
Заводится с момента введения в практику работы порядка обращения с документами Администрации.
По мере накопления актов они подшиваются в дело.
Приложение 3
ЖУРНАЛ
УЧЕТА, РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ
Учет документов в журнале ведется в рамках календарного года по форме:
---T------------T------------T----------------------T------------¬
¦NN¦ Дата ¦Номер и дата¦Наименование документа¦ Содержание ¦
¦пп¦ регистрации¦ документа ¦ ¦ резолюции ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦руководителя¦
+--+------------+------------+----------------------+------------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--+------------+------------+----------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+------------+------------+----------------------+-------------
----------T---------T---------T---------T----------¬
¦ Кому ¦ Дата ¦Роспись в¦Отметка о¦ Срок ¦
¦ выдан ¦ выдачи ¦получении¦возврате ¦исполнения¦
¦документ ¦документа¦ ¦документа¦документа.¦
¦(фамилия,¦ ¦ ¦ (дата, ¦Отметка об¦
¦инициалы)¦ ¦ ¦роспись) ¦исполнении¦
+---------+---------+---------+---------+----------+
¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+---------+---------+---------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+---------+---------+---------+-----------
Приложение 4
ТЕТРАДЬ
УЧЕТА ИЗВЕЩЕНИЙ, ТЕЛЕФОНОГРАММ, ПОСТУПИВШИХ ИЗ
АДМИНИСТРАЦИИ В 200 ___ ГОДУ
(примерный образец
расположения материала
на листе)
ТЕЛЕФОНОГРАММА N __________
поступила из Администрации (______________________________________
(наименование отдела или
__________________________), _____________________________________
должностного лица) (дата поступления, время)
__________________________________________________________________
(содержание телефонограммы)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________________ ___________________________
(содержание резолюции руководителя) (роспись исполнителя в
___________________________________ ___________________________
ознакомлении, дата и время)
___________________________________ ___________________________
___________________________________ ___________________________
___________________________________ ___________________________
___________________
(подпись)
__________________________________________________________________
(содержание работы по выполнению)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________
(подпись исполнителя)
Примечание. Телефонограммы нумеруются по мере их поступления в рамках календарного года.
Приложение 5
ЛИСТ
ознакомления с ___________________________________________________
(полное наименование документа)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
---T-----------------T------------T------------T--------------------¬
¦NN¦Фамилия, инициалы¦ Дата ¦ Личная ¦Отметка о возврате ¦
¦пп¦ ¦ознакомления¦ роспись в ¦документа (если он ¦
¦ ¦ ¦ ¦ознакомлении¦выдавался с выносом)¦
+--+-----------------+------------+------------+--------------------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--+-----------------+------------+------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-----------------+------------+------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-----------------+------------+------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-----------------+------------+------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-----------------+------------+------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-----------------+------------+------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+-----------------+------------+------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--+-----------------+------------+------------+---------------------
и т.д.
Примечание. Лист ознакомления заводится в тех случаях, когда резолюция руководителя предусматривает доведение документа до исполнителей числом свыше десяти человек. После заполнения исполнительные листы помещаются в отдельное дело, которое хранится вместе с журналом регистрации документов Администрации. В самом журнале, в графе об ознакомлении делается ссылка на наличие ознакомительного листа.