Постановление Правительства Пензенской обл. от 09.01.2003 N 6-пП “О проведении смотра - конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пензенской области на стадиях государственного и муниципального хранения“
Утратил силу в связи с изданием Постановления Правительства Пензенской обл. от 30.03.2004 N 145-пП.ПРАВИТЕЛЬСТВО ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 января 2003 г. N 6-пП
О ПРОВЕДЕНИИ СМОТРА - КОНКУРСА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ
СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ПЕНЗЕНСКОЙ
ОБЛАСТИ НА СТАДИЯХ ГОСУДАРСТВЕННОГО И
МУНИЦИПАЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ
Учитывая, что Архивный фонд Пензенской области является важной составной частью историко - культурного наследия Российской Федерации, архивные документы необходимы для обеспечения растущих информационных потребностей общества, для реализации задач государственного и муниципального самоуправления, для развития науки, культуры, удовлетворения прав граждан, а также в целях улучшения условий сохранности документов, повышения уровня безопасности Архивного фонда области и в связи с 85-летнем государственной архивной службы области Правительство Пензенской области постановляет:
1. Провести в 2003 году смотр - конкурс по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пензенской области на стадиях государственного и муниципального хранения.
2. Утвердить Положение и состав комиссии смотра - конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда области на стадиях государственного и муниципального хранения согласно приложениям N 1 и N 2.
3. Управлению финансов Пензенской области (А.Н. Гагаринский) при формировании бюджета области на 2004 год предусмотреть средства для победителей смотра - конкурса в размере 100 тыс. рублей, на техническое оснащение районных и городских архивов средствами компьютерной и копировально - множительной техники.
4. Настоящее Постановление опубликовать в газете “Пензенские губернские ведомости“.
5. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на руководителя аппарата Правительства Пензенской области С.Н. Егорова.
Губернатор
Пензенской области
В.К.БОЧКАРЕВ
Приложение N 1
Утверждено
Постановлением Правительства
Пензенской области
от 9 января 2003 г. N 6-пП
ПОЛОЖЕНИЕ
О СМОТРЕ - КОНКУРСЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
НА СТАДИЯХ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ
I. Цели и задачи смотра - конкурса
Смотр - конкурс проводится в целях:
- всестороннего изучения фактического состояния сохранности документов Архивного фонда в государственных и муниципальных архивных учреждениях области;
- привлечения внимания органов государственной власти, местного самоуправления, организаций к проблеме сохранности документов Архивного фонда области;
- разработки и реализации мер по улучшению состояния государственного учета, условий хранения, безопасности Архивного фонда области на стадиях государственного, муниципального, ведомственного хранения, по совершенствованию материально - технической базы архивных учреждений.
II. Порядок проведения смотра - конкурса
В смотре - конкурсе принимают участие архивные отделы органов местного самоуправления муниципальных образований области и Кузнецкого государственного городского архива.
Конкурс проводится с 1 января по 31 декабря 2003 года.
Положение доводится до каждого архива области.
Начальники архивных отделов готовят информацию о выполнении требований смотра - конкурса и к 15 ноября 2003 года направляют в архивный отдел Пензенской области.
После ознакомления со справками члены комиссии составляют график посещений районов.
При оценке работы архива комиссия будет руководствоваться следующими требованиями:
1. Здание и помещение архива, хранилища
1.1. Соответствие помещений архивохранилищ нормативным требованиям Правил работы архивов (специально выстроенное или приспособленное; удаленность от объектов, опасных в пожарном отношении, источников скопления насекомых и грызунов, столовых, складов и т.д.; изолированность от других помещений; гарантированность от затоплений; укрепленность окон и дверей).
1.2. Наличие рабочей комнаты.
1.3. Загруженность хранилища документацией в процентном отношении.
При загруженности более 95 процентов указать, какие меры были приняты для увеличения его вместимости.
2. Оборудование архива, хранилища
2.1. Наличие и состояние охранно - пожарной сигнализации, средств пожаротушения, плана эвакуации людей и документов, скрытой проводки, электроосветителей закрытого типа, заземления электрооборудования.
2.2. Наличие металлических, стационарных или передвижных стеллажей (допускаются деревянные стеллажи, пропитанные огнезащитным составом), вспомогательного или специального оборудования (металлические шкафы, сейфы).
3. Хранение и размещение документов
3.1. Соблюдение температурно - влажностного режима (оптимальный режим: температура 17 - 19 градусов С, относительная влажность воздуха 50 - 55%), наличие психрометров и гигрометров различных типов.
3.2. Соблюдение светового режима (принятие мер защиты от попадания солнечных лучей - шторы, ставни, жалюзи, коробки).
3.3. Размещение документов (документы должны храниться на стеллажах, не допускается их размещение на полу, на подоконниках, в неразобранном виде, наличие топографических указателей).
4. Государственный учет документов Архивного фонда
4.1. Организация учета документов архива в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.2. Наличие основных учетных документов, качество их заполнения.
4.3. Наличие комплекта научно - справочного аппарата к описи (исторические справки, титульные листы, оглавления, листы - заверители).
4.4. Периодичность проведения проверки наличия и состояния документов, ее результаты, наличие необнаруженных дел, меры по их розыску. Количество неучтенных и неописанных дел в архиве.
5. Формирование архивного фонда
5.1. Наличие и соблюдение графика приема документов (по 1996 - 1997 гг.).
Качество их обработки (по 1998 - 1999 гг.) и полнота состава документов, принятых на постоянное хранение.
5.2. Наличие и соблюдение графика утверждения описей на ЭПК. Качество описей, представляемых на рассмотрение ЭПК, устранение ошибок.
5.3. Развитие договорной формы взаимоотношений с учреждениями.
6. Контроль со стороны архивных учреждений за сохранностью и учетом документов Архивного фонда области в ведомственных архивах
6.1. Наличие графика и периодичность проверок работы ведомственных архивов, качество проводимых проверок и оформление их результатов, информирование руководителей учреждений.
6.2. Оказание методической и практической помощи органам государственной власти, местного самоуправления, организациям, предприятиям.
6.3. Периодичность проведения семинаров с лицами, ответственными за делопроизводство и архив в учреждениях.
6.4. Сохранность документов в ведомствах. Количество дел, хранящихся сверх установленного срока, количество необнаруженных дел, снятие их с учета.
6.5. Паспортизация ведомственных архивов, периодичность и качество заполнения и оформления паспортов.
7. Организация использования документов
7.1. Исполнение запросов социально - правового характера. Правильность оформления справок, регистрация заявлений, ведение журнала регистрации, соблюдение сроков их исполнения.
III. Порядок подведения итогов смотра - конкурса
и награждение победителей
3.1. Проверка выполнения условий смотра - конкурса осуществляется комиссией, персональный состав которой утверждается Правительством области.
3.2. Итоги смотра - конкурса подводятся комиссией в марте 2004 года.
3.3. По итогам конкурса определяются победители среди архивных отделов органов местного самоуправления муниципального образования области, Кузнецкого государственного городского архива, им устанавливаются:
за 1-е место компьютер или денежные средства на материально - техническое оснащение архива в размере 25,0 тыс. рублей;
за два 2-х места компьютеры или денежные средства на материально - техническое оснащение архивов в размере 20,0 тыс. рублей каждому отделу;
за два 3-х места оргтехника (ксерокс) или денежные средства на материально - техническое оснащение архивов в размере 17,5 тыс. рублей каждому отделу.
Сотрудники архивов награждаются грамотами Губернатора Пензенской области и архивного отдела.
Приложение N 2
Утвержден
Постановлением Правительства
Пензенской области
от 9 января 2003 г. N 6-пП
СОСТАВ
КОМИССИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ СМОТРА - КОНКУРСА
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ НА СТАДИЯХ
ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ
Козенко Н.Г. - первый заместитель руководителя аппарата
Правительства области - председатель комиссии
Золотенков Н.Н. - начальник архивного отдела Пензенской
области - заместитель председателя комиссии
Вовкотруб О.В. - заместитель начальника архивного отдела
Пензенской области - секретарь комиссии
Члены комиссии:
Зеленова Т.И. - ведущий специалист архивного отдела
Пензенской области
Логинов А.В. - руководитель аппарата Администрации
Земетчинского района
Мироедова В.П. - руководитель аппарата Администрации
Камешкирского района
Усанова Н.А. - ведущий специалист архивного отдела
Пензенской области
Яковлева Т.Б. - главный специалист архивного отдела
Пензенской области