Решение Думы Михайловского муниципального района от 03.09.2008 N 483-НПА “Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы в Думе и администрации Михайловского муниципального района“
Вступил в силу с 3 сентября 2008 года (пункт 3 данного документа).ДУМА МИХАЙЛОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕШЕНИЕ
от 3 сентября 2008 г. N 483-НПА
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ,
ЗАМЕЩАЮЩИХ МУНИЦИПАЛЬНЫЕ ДОЛЖНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ В
ДУМЕ И АДМИНИСТРАЦИИ МИХАЙЛОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Принято
Думой Михайловского
муниципального района
от 28.08.2008 N 483
1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих муниципальные должности муниципальной службы в Думе и администрации Михайловского муниципального района (приложение N 1).
2. Признать утратившим силу решение Думы Михайловского муниципального района от 28.09.2006 N 270 “Об утверждении Порядка ведения личных дел лиц, замещающих муниципальные должности в Думе и администрации Михайловского муниципального района“.
3. Данное решение вступает в силу с момента его подписания и опубликования.
Глава Михайловского муниципального района
А.ЧЕБОТКОВ
Утверждено
решением
Думы Михайловского
муниципального района
от 28.08.2008 N 483
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ МУНИЦИПАЛЬНЫЕ ДОЛЖНОСТИ
В ДУМЕ И АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение распространяется на лиц, замещающих муниципальные должности в Думе и администрации Михайловского муниципального района.
1.2. Личное дело лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, замещающем муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района, прохождении им муниципальной службы.
1.3. Личные дела ведутся работником, назначенным руководителем Думы (администрации). Он несет персональную ответственность за соблюдение порядка формирования, учета и ведения личных дел.
1.4. Формирование, учет и ведение личных дел осуществляются в соответствии с требованиями, установленными Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела“, Законом Приморского края “О муниципальной службе в Приморском крае“, Уставом Михайловского муниципального района и настоящим Положением.
Ведение нескольких личных дел на лицо, замещающее муниципальную должность в Думе и администрации муниципального района, не допускается.
1.5. При переводе лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации муниципального района, на новое место муниципальной службы, личное дело по официальному запросу передается на новое место муниципальной службы в соответствии с требованиями, установленными настоящим Положением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края.
Сбор и внесение в личные дела сведений о политической, религиозной принадлежности и частной жизни запрещаются.
1.7. Лица, замещающие муниципальные должности в Думе и администрации муниципального района, должны быть ознакомлены со всеми сведениями, вносимыми в их личные дела, до их внесения. Во всех случаях уточнения данных личного дела, подтверждения правильности записанных сведений указанные лица расписываются в листе ознакомления с личным делом.
1.8. Ознакомление лиц, замещающих муниципальные должности в Думе и администрации муниципального района, с документами их личных дел проводится ответственным работником за ведение кадрового делопроизводства не реже одного раза в год, а также по просьбе лиц, замещающих муниципальные должности в Думе и администрации муниципального района, во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ВКЛЮЧАЕМЫХ В ЛИЧНОЕ ДЕЛО
2.1. Личное дело лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации муниципального района, оформляется после заключения трудового договора и издания распоряжения (приказа) о его назначении на должность (приеме на работу) муниципальной службы в Думе и администрации муниципального района.
2.2. Все документы личного дела помещаются в обложку дела, на которой проставляется присвоенный ему регистрационный номер.
В целях обеспечения сохранности личных дел они регистрируются в книге (журнале) учета личных дел по установленной форме.
2.3. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляемые в процессе приема на работу, а впоследствии - все основные документы, отражающие трудовую и иную деятельность лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации муниципального района. Сведения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться документами, установленными законодательством Российской Федерации, а также выписками (копиями) из находящихся у лица, замещающего муниципальную должность, достоверность которых заверяется в нотариальном порядке или соответствующей кадровой службой.
2.4. При оформлении личного дела в него включаются документы:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную должность;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния:
д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий и т.д.
з) копия акта органа местного самоуправления о приеме на работу;
и) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
к) копии акта органа местного самоуправления о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении или иной должности муниципальной службы;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
м) копия акта органа местного самоуправления об увольнении муниципального служащего;
н) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);
п) копии документов о присвоении муниципальному служащему квалификационного разряда;
р) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении из кадрового резерва;
с) копии документов о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до момента его снятия либо отмены;
т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от занимаемой должности муниципальной службы;
у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;
х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
ч) копия страхового медицинского полиса обязательного страхования граждан;
ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу;
щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами;
ю) в личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дубликатные экземпляры и черновики документов).
3. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ
3.1. Анкета заполняется по стандартной форме гражданином, претендующим на муниципальную должность в Думу и администрацию Михайловского муниципального района собственноручно, разборчиво. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. В предусмотренное место анкеты вклеивается фотография гражданина размером 4 х 6 см.
3.2. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет (удостоверение личности офицера запаса), документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях (при наличии).
3.3. Должностные лица кадровой службы Думы и администрации Михайловского муниципального района, ответственные за ведение личных дел, принимая от поступающего на муниципальную службу в Думу и администрацию Михайловского муниципального района гражданина анкету, обязаны проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами, заверить анкету печатью, подписью и датой.
3.4. Автобиография составляется гражданином собственноручно в одном экземпляре, в произвольной форме, разборчиво.
3.5. Все вносимые в личное дело изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортно-визовых служб и прочее.
3.6. Лица, замещающие муниципальные должности в Думе и администрации Михайловского муниципального района, должны в месячный срок сообщать сведения об изменениях, происшедших в паспортных, адресных данных, семейном положении, данных об образовании, повышении квалификации, переподготовке, постановке и снятии с воинского учета, присвоении ученых степеней, званий и других изменениях.
4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
4.1. Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.
4.2. Перечень должностных лиц, допущенных к работе с личными делами, определяется распоряжением (приказом) руководителя Думы или администрации Михайловского муниципального района.
Личные дела выдаются во временное пользование указанными должностными лицами на срок не более одного дня с обязательной отметкой в контрольной карточке даты выдачи, кому выдано, расписка в получении личного дела, номера телефона должностного лица, а после возвращения личного дела - отметки даты возврата личного дела и расписка в приеме личного дела.
4.3. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка по стандартной форме.
4.4. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся документы или вкладывать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
4.5. Личное дело муниципального служащего Думы и администрации Михайловского муниципального района на руки ему на временное пользование не выдается.
5. ОБЯЗАННОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ,
ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕЙ ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
5.1. В обязанности работников, ответственных за кадровое делопроизводство работников Думы и администрации Михайловского муниципального района, осуществляющих ведение личных дел, входит:
- обеспечение сохранности и учета личных дел;
- формирование и ведение личных дел;
- проверка соответствия сведений, вносимых в личное дело, документам, предъявляемым гражданином при поступлении на муниципальную службу в Думу и администрацию Михайловского муниципального района;
- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
- защита персональных данных лиц, замещающих муниципальные должности, в соответствии Трудовым кодексом РФ;
- ознакомление лица, замещающего муниципальную должность в Думе и администрации Михайловского муниципального района с материалами его личного дела.
5.2. Должностные лица кадровой службы Думы и администрации Михайловского муниципального района, на которых возложена работа по ведению и хранению личных дел, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Порядком.
6. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ, ПРОВЕРОК ЛИЧНЫХ ДЕЛ
И ПЕРЕДАЧИ ИХ В АРХИВ
6.1. Личные дела хранятся в кадровой службе Думы и администрации Михайловского муниципального района как документы строгой отчетности в сейфах или шкафах.
6.2. Ежегодно комиссией, назначенной руководителем Думы и администрации Михайловского муниципального района, проводится проверка наличия и состояния личных дел и составляется соответствующий акт с указанием выявленных недостатков.
6.3. Результаты проверки личных дел отражаются в акте, который утверждает руководитель Думы и администрации Михайловского муниципального района.
6.4. Личные дела лиц, уволенных с муниципальной службы в Думе и администрации Михайловского муниципального района, хранятся кадровой службой Думы или администрации муниципального района в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передаются в архив.
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой Думы или администрации района, поступит на муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в муниципальный орган по месту замещения должности муниципальной службы.
6.5. При ликвидации органа местного самоуправления, в котором муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, которому переданы функции ликвидированного органа, или его правопреемнику.