Постановление администрации г. Красноярска от 23.11.1998 N 1997 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в структурных подразделениях и органах администрации города Красноярска“
Утратил силу в связи с изданием Постановления администрации г. Красноярска от 31.07.2000 N 430.АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 ноября 1998 г. N 1997
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ОРГАНАХ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА
В связи с вводом в действие с 1 июля 1998 года ГОСТа Р 6.30-97 (унифицированная система организационно-распорядительной документации), в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности, а также в соответствии со ст. 58 Устава города постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в структурных подразделениях администрации города Красноярска (прилагается).
2. Рекомендовать органам администрации города разработать и утвердить инструкции, не противоречащие настоящей Инструкции, предварительно согласовав их в государственном архиве по Красноярскому краю.
3. Признать утратившим силу Постановление администрации города от 10.11.97 N 1604 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в структурных подразделениях и органах администрации города Красноярска“.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами - руководителя аппарата Главы города Белехова В.С.
Глава города
П.И.ПИМАШКОВ
Утверждена
Постановлением
администрации города
от 23 ноября 1998 г. N 1997
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
АДМИНИСТРАЦИИ Г. КРАСНОЯРСКА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в структурных подразделениях и органах администрации города Красноярска (далее по тексту - Инструкция) подготовлена управлением делами администрации города на основе требований Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), ГОСТа Р 6.30-97, который распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города.
1.2. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования (тиражирования), исполнения документов.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и органах администрации города возлагается на управляющего делами - руководителя аппарата Главы города.
Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях и органах администрации города единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на начальника организационно-методического отдела управления делами.
Руководитель структурного подразделения и органа администрации города определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, знакомит работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники структурных подразделений и органов администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту.
1.4. Задачи, функции, порядок работы структурных подразделений и органов администрации города регламентируются положениями.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводстве администрации города, определяются должностными инструкциями.
2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в администрацию города и исходящей от ее руководства, осуществляется канцелярией администрации города.
3.2. Корреспонденция, поступившая в канцелярию администрации города, подлежит регистрации в день ее поступления.
Корреспонденция регистрируется и после рассмотрения ее Главой города и его заместителями. Обязательный минимум реквизитов регистрации: данные автора (корреспондента), название вида документа, дата, исходящий номер документа, дата поступления, входящий номер документа, заголовок или его краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа “в дело“. В зависимости от характера документов и задач использования информации он может быть дополнен другими реквизитами.
На зарегистрированный документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный штамп.
3.3. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то специалисты совместно с канцелярией обязаны осуществить их подборку или составить соответствующую справку и передать руководству вместе со вновь поступившим документом.
3.4. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюции, указывающей исполнителя, сроки, порядок и характер исполнения.
3.5. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Зайцевой А.В.
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект
распоряжения Главы города
Срок исполнения
Личная подпись
05.11.97
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.6. Ответственным за исполнение поступившего документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа для исполнения.
3.7. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании правовых актов высших органов государственной власти и управления (приложение 1). Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой города или его заместителями.
3.8. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он не должен превышать месячный срок.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения вносятся в регистрационные данные, и сроки исполнения сообщаются заявителю.
3.9. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой “К“, словом или штампом “Контроль“.
3.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или при наличии другого документального подтверждения исполнения.
На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
3.11. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации города.
3.12. Управление делами учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц, не позднее пятого числа данные об исполнении документов в структурных подразделениях и органах администрации города. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются Главе города и руководителям структурных подразделений и органов администрации города.
4. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке и оформлении документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
4.1. Документ печатается на бланке установленной формы с соблюдением правил машинописных работ.
При переписке между структурными подразделениями администрации города бланк может не применяться.
4.2. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
4.3. Отправляемому из администрации города документу присваивается исходящий номер, состоящий из индекса и порядкового регистрационного номера документа. На лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, инициалы технического исполнителя и номер файла. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателями рассылки), помещается “в дело“ в соответствии с номенклатурой дел.
4.4. В документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
4.5. Наименование структурного подразделения, органа, а также наименование организации указывается в документах в точном соответствии с учредительными документами, положениями о них. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о структурном подразделении, органе и в учредительных документах организации.
4.6. Тексты документов, занимающие 2/3 страницы и более, предваряют заголовки, раскрывающие в краткой форме их основное содержание.
4.7. На документе указывается дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая цифровым способом, т.е. тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 12.08.97), либо словесно-цифровым (например: 9 октября 1997 года). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 98.01.05. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 года.
4.8. В состав реквизита “Подпись“ входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Директор департамента
городского хозяйства Подпись
или:
Директор департамента Личная В.А.Мурысин
подпись
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная М.А.Медведев
подпись
Главный бухгалтер Личная Н.И.Логинов
подпись
При подписании документа несколькими лицами равными по должности их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор ООО “Сибиряк“ Директор АОЗТ “Каскад“
Личная В.М.Степанов Личная А.П.Миронов
подпись подпись
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов
Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьева
Личная подпись С.П.Матвеев
Личная подпись В.А.Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “За“, надпись от руки “Зам.“ или косую черту перед наименованием должности.
4.9. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и (или) другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза может включать личную подпись (с расшифровкой) и дату визирования, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле, на копии документа (письма).
4.10. При адресовании документа руководителю структурного подразделения, органа администрации города или иной организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адреса пишутся в дательном падеже), при направлении документа в структурное подразделение, орган администрации города или иную организацию их наименование пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
4.11. В качестве адресата могут быть органы государственной власти и местного самоуправления, организации различных форм собственности, должностные или физические лица и т.д. Наименования организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Администрация Красноярского края
Управление по делам казачества
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ “Каскад“
Бухгалтерия
Старшему экономисту
Николаеву А.С.
или
Президенту АОЗТ “Каскад“
Петрову В.И.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
г. Красноярска
В состав реквизита “Адресат“ при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “Копия“ перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
101000 Москва, Центр,
Милютинский пер., 7а
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
660037, г. Красноярск,
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Калинину И.П.
4.12. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
городского хозяйства
Личная подпись И.В.Сергеев
12.09.97
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление администрации
города
от ________________ N ________
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора транспорта
и связи
от ________________ N ________
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
4.13. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об управлении образования на 5 л. в
1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
управления делами на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут слово “Приложение“ (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к постановлению администрации города
от 15.06.97 N 319
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо управления социальной защиты населения от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
4.14. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Сибирской аэрокосмической академии
Личная подпись А.Г.Грязнова
23.04.97
4.15. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости - должность визирующего, например:
Начальник юридического управления
Личная подпись В.А.Сидоров
25.11.97
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись А.С.Орлов
25.08.97
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.
4.16. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющими права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
4.17. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись“ проставляют: заверительную надпись “Верно“; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров. Личная подпись М.В.Колосков
07.06.97
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой на усмотрение организации.
4.18. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров или Петров Иван Васильевич
24-45-67 24-45-67
4.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова “В дело“; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
4.20. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ,
РАСПОРЯЖЕНИЙ, ПРИКАЗОВ
5.1. Глава города по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимает постановления и издает распоряжения, первые заместители Главы города издают распоряжения. Руководители структурных подразделений и органов администрации города издают приказы.
5.2. Проекты постановлений, распоряжений администрации города разрабатываются и представляются руководителями структурных подразделений и органов администрации города, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с поручениями Главы города и в инициативном порядке.
Проекты постановлений, распоряжений оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данным документам.
5.3. Проект правового акта должен достаточно полно и, по возможности, кратко излагать существо вопроса, содержать конкретные мероприятия и, как правило, не должен превышать 2 - 3 (по сложным вопросам 3 - 4) страниц.
К проекту правового акта прилагаются справки, документы, нормативные акты, на которые имеется ссылка в проекте.
5.4. Заголовок к проекту постановления должен соответствовать его содержанию и заголовку на листе согласования, не превышать, как правило, двух строк.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
О создании аттестационной комиссии
5.5. К проекту правового акта прилагается лист согласования.
Лист согласования к проекту акта управления имеет следующие реквизиты: название, данные автора проекта, номер его телефона, должности, Ф.И.О. руководителей согласующих проект инстанций, их замечания, подписи и даты подписания. На обратной стороне листа согласования отмечается рассылка принятого акта управления с указанием количества экземпляров и адресатов.
Лист согласования визируют: первые заместители Главы города по вопросам, входящим в их компетенцию, руководитель департамента, управления, комитета, отдела, который вносит на подпись проект данного документа, начальник юридического управления, управляющий делами - руководитель аппарата Главы города, руководители всех заинтересованных в принятии документа структурных подразделений и органов администрации города, в необходимых случаях руководители государственных контролирующих органов, помощник руководителя структурного подразделения администрации города, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос.
Правовую экспертизу подготовленного проекта акта управления осуществляет юридическое управление администрации города.
При несогласии с проектом или его отдельными пунктами руководитель указывает на это в листе согласования или прилагает к нему справку с обоснованием возражений.
5.6. Срок согласования проекта правового акта в инстанции не должен превышать 2-х дней, кроме юридического и финансового управлений, где он составляет 5 дней. При превышении указанных сроков лицо, превысившее сроки согласования, дает письменное объяснение в управление делами о причинах задержки.
5.7. Текст правового акта состоит, как правило, из вступительной (преамбулы) и распорядительной частей.
Во вступительной части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
Если основанием к изданию правового акта является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, то в преамбуле указывается его название, дата, номер.
5.8. Распорядительная часть начинается словом “ПОСТАНОВЛЯЮ“ или “ПРИКАЗЫВАЮ“ (кроме текстов распоряжений).
В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если постановление, распоряжение, приказ отменяет, дополняет или изменяет ранее изданные постановления, распоряжения, приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.
В последнем пункте распорядительной части постановления, распоряжения, приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением постановления, приказа в целом.
5.9. Если приложение к правовому акту является его неотъемлемой частью (не может применяться без текста акта), то в правом верхнем углу приложения проставляется “Приложение к распоряжению (постановлению) администрации города“ (дата и номер присваиваются при регистрации и в тексте распоряжения (постановления) указывается “согласно приложению“.
5.10. Если правовым актом утверждаются документы, являющиеся самостоятельными нормативными актами (например, положение об отделе, управлении, комитете; перечни, программы и т.д.), то в правом верхнем углу приложения проставляется: “Утверждено (утвержден) распоряжением (постановлением) администрации города“ (дата и номер присваиваются при регистрации) и в тексте распоряжения (постановления) указывается в скобках “(прилагается)“.
Все приложения к проекту постановления, распоряжения должны быть подписаны руководителем подготовившего их подразделения, органа.
5.11. Если в процессе доработки в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию с должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.
5.12. Ответственность за оформление проекта правового акта возлагается на помощника руководителя, в чьей компетенции находится рассматриваемый вопрос.
5.13. Проекты документов, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, могут быть возвращены управляющим делами - руководителем аппарата Главы города руководителям, внесшим проекты на рассмотрение Главе города.
5.14. Постановление, распоряжение подписывает Глава города или, в его отсутствие, исполняющий обязанности Главы города; приказ подписывается руководителем структурного подразделения или органа, в его отсутствие - заместителем руководителя.
5.15. После подписания постановления, распоряжения и приказы регистрируются в протокольном секторе. Копии, заверенные печатью “Протокольный сектор. Администрация г. Красноярска“, рассылаются в указанные адреса согласно листу рассылки, составленному исполнителем документа.
5.16. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты управления, направляются тем же адресатам, кому направлялись ранее принятые акты.
Замена ранее разосланных распорядительных документов проводится по указанию управляющего делами - руководителя аппарата Главы города.
5.17. Постановления и распоряжения администрации города вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте, а постановления и распоряжения администрации города, отражающие интересы населения города, вступают в силу с момента опубликования их в печати.
5.18. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений Главы города осуществляет отдел по контролю управления делами аппарата Главы города.
6. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
6.1. В секторе технической обработки документации преимущественно выполняются машинописные работы для Главы города, его заместителей, осуществляется ввод текстов проектов правовых актов администрации города в информационную систему.
6.2. Выполнение машинописных работ для департаментов, комитетов, управлений, отделов осуществляют работники указанных подразделений, ответственные за их исполнение, используя имеющиеся в этих структурных подразделениях необходимые технические средства.
6.3. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.
6.4. Печатание производится в порядке поступления материалов.
6.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, для печатания не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий, на применение только общепринятых сложносокращенных слов и аббревиатур.
6.6. На тиражирование направляются только служебные документы и материалы. Тираж производится по заказам, выполняемым в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется в специальном журнале.
6.7. Тиражирование бланков не разрешается.
7. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ
И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Документы изготавливают на бланках.
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5;
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
10 - нижнее.
7.2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
7.3. Для администрации города Красноярска и ее структурных подразделений установлены следующие виды бланков документов:
- общий бланк (приложения 2, 3) (не приводятся);
- бланк письма (приложения 4, 5) (не приводятся);
- бланк постановления администрации города (приложение 6) (не приводится);
- бланк распоряжения администрации города (приложение 7) (не приводится);
- бланк согласования проекта распоряжения и постановления (приложение 8) (не приводится);
- бланк приказа управления делами - аппарата Главы города (приложение 9) (не приводится);
- бланк приказа главного управления кадров (приложение 10) (не приводится);
- бланк приказа д“ректора департамента (приложение 11) (не приводится);
- бланк приказа директора департамента городского хозяйства (приложение 12) (не приводится);
- бланк командировочного удостоверения (приложение 13) (не приводится);
- бланк справки к документу (приложение 14) (не приводится).
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
7.4. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
7.5. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ
8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
8.2. Номенклатура дел администрации города составляется организационно-методическим отделом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи Государственного архива Красноярского края (приложение 15).
Номенклатура дел администрации города согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается управляющим делами - руководителем аппарата Главы города (приложение 16).
8.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации, их виды и состав.
8.4. В номенклатуру дел администрации города включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, поступившие из других организаций для продолжения, ликвидированных организаций, правопреемником которых является данная структура, переходящие дела, дела и справочные материалы с грифом “Для служебного пользования“, различного рода картотеки и т.д.
8.5. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел управления делами аппарата Главы города.
8.6. После утверждения номенклатуры дел администрации города структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.7. Графы номенклатуры дел администрации города, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранить одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы“, “общая переписка“ и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название структурного подразделения;
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название территории, с которой связано содержание документов дела;
- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с госархивом срок хранения.
В графе 5 “Примечание“ указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
8.8. При наличии в администрации города вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.
Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной технологии.
9. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в администрации города формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
9.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка “В дело N ...“, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
9.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации города и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
10.2. Экспертиза ценности документов администрации города проводится: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях администрации города с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК администрации города.
Функции и права экспертной комиссии администрации города, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается Главой города.
10.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в государственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел “до минования надобности“ и т.п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 17).
11. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
11.1. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем Государственного архива Красноярского края.
11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение 18);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 19); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
11.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 20).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
12. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение 21). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
12.2. В каждом структурном подразделении и органе администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Государственного архива Красноярского края. По этим описям документы сдаются в архив.
12.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же“, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи “примечание“ используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
12.4. Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах.
13. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
13.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных картотеках, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
13.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
14. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
14.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности администрации города, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав архивного фонда Красноярского края и подлежат передаче на государственное хранение.
14.2. В Государственный архив Красноярского края передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и в муниципальный архив - дела по личному составу. Их передача производится только по описям.
14.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению архива по описям или номенклатурам дел.
14.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и органов, и утвержденному управляющим делами - руководителем аппарата Главы города.
Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений и органов.
15. СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ОБЩЕПРИНЯТЫХ ДОКУМЕНТОВ
АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый органами управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил. Имеет длительный срок действия и касается широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий или мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на условиях единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителями органов управления, имеет ограниченный срок исполнения и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - письмо о выполнении какой-либо работы, направляемое должностным лицом вышестоящему должностному лицу (руководителю известен характер порученной работы).
СПРАВКА СЛУЖЕБНАЯ - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
СПРАВКА ЛИЧНАЯ - документ, подтверждающий факты личного или служебного характера.
УКАЗАНИЕ - правовой акт, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций данного органа и вышестоящих органов управления.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - обобщенное наименование различных документов, служащих средством общения между учреждениями и частными лицами.
Виды служебных писем:
- сопроводительное - всегда содержит отметку о приложении;
- гарантийное - должно иметь две подписи (руководителя и главного бухгалтера);
- информационное - нижестоящие организации или должностные лица информируют вышестоящих;
- инструктивное - вышестоящие организации или должностные лица направляют нижестоящим какие-либо указания;
- письмо-запрос;
- письмо-ответ;
- напоминание;
- предложение.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.
2. Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.
3. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.
4. Запрос депутата - не более чем в 10-дневный срок.
5. Обращение депутата - безотлагательно; в случае необходимости дополнительного изучения вопроса - не позднее 30 дней с сообщением об этом депутату в трехдневный срок.
6. Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.
7. Телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней; остальные - в течение 10 дней.
Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА
Наименование
структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________________
(место составления)
на ________________ год
_____________________________________________________________
Название раздела
-------T---------------T----------T------------------T-----------¬
¦Индекс¦Заголовок дела ¦Кол-во дел¦ Срок хранения ¦Примечание ¦
¦ дела ¦ (тома, части) ¦ (томов, ¦дела (тома, части)¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦ и N статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню) (1) ¦ ¦
+------+---------------+----------+------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+---------------+----------+------------------+-----------+
L------+---------------+----------+------------------+------------
Наименование должности руководителя инициалы,
структурного подразделения подпись фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивом
Подпись инициалы,
фамилия
Дата
_________________________________________
1. Название перечня и его выходные данные
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _____ году в структурном подразделении
-------------------T----------T----------------------------------¬
¦ ¦ ¦ В том числе ¦
¦По срокам хранения¦ Всего +---------------T------------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой “ЭПК“ ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦временного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦временного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------+----------+---------------+-------------------
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство подпись инициалы,
фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в управление делами, аппарат Главы города.
Наименование должности подпись инициалы,
передавшего сведения фамилия
Дата
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА
УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами, руководитель
аппарата Главы города
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Подпись Инициалы,
фамилия
___________________
(место составления) дата
на ___________ год
_____________________________________________________________
Название раздела
-------T---------------T----------T------------------T-----------¬
¦Индекс¦Заголовок дела ¦Кол-во дел¦ Срок хранения ¦Примечание ¦
¦ дела ¦ (тома, части) ¦ (томов, ¦дела (тома, части)¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦ и N статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню) (1) ¦ ¦
+------+---------------+----------+------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+---------------+----------+------------------+-----------+
L------+---------------+----------+------------------+------------
Начальник организационно-
методического отдела подпись инициалы,
фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации города Протокол государственного
архива
________________ N ________________
___________________________________
_________________________________________
1. Название перечня и его выходные данные
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _____ году в администрации города
-------------------T----------T----------------------------------¬
¦ ¦ ¦ В том числе ¦
¦По срокам хранения¦ Всего +---------------T------------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой “ЭПК“ ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦временного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦временного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------+----------+---------------+------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------+----------+---------------+-------------------
Начальник организационно-
методического отдела подпись инициалы,
фамилия
Итоговые сведения переданы в государственный архив
Наименование должности
передавшего сведения подпись инициалы,
фамилия
Дата
Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами, руководитель
аппарата Главы города
подпись инициалы,
фамилия
АКТ дата
_________ N _______
___________________
(место составления)
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ________________________________________________
(название и выходные данные перечня)
_____________________________________________________________
(документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда
N ______________
(название фонда)
----T---------T-----------T--------------T------------T-------T-----------T----------¬
¦ N ¦Заголовок¦ Дата дела ¦Номера описей ¦Индекс дела ¦Кол-во ¦ Сроки ¦Примечание¦
¦п/п¦дела или ¦или крайние¦(номенклатур) ¦ (тома, ¦ дел ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦групповой¦ даты дел ¦за ____ год(ы)¦ части) по ¦(томов,¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦заголовок¦ ¦ ¦номенклатуре¦частей)¦ части) и ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ или N дела ¦ ¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по описи ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+---+---------+-----------+--------------+------------+-------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+-----------+--------------+------------+-------+-----------+----------+
L---+---------+-----------+--------------+------------+-------+-----------+-----------
Итого ____________________ дел за ________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____ годы, утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________
(наименование архивного
________________ (протокол от ___________ N _____________)
учреждения)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов подпись инициалы,
фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК __________ N _________
Документы в количестве ___________________________ дел, весом
(цифрами и прописью)
________ кг сданы в ______________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N _________
Наименование должности
работника, сдавшего
документы подпись инициалы,
“ филиал
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника управления делами,
аппарата Главы города, внесшего
изменения в учетные документы подпись инициалы,
фамилия
Дата
Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ____________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы ______________________________________
пропущенные номера ____________________________+ листов внутренней
описи ____________________________________________________________
_________________________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования Номера
дела листов
_________________________________________________________________
Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись подпись инициалы,
фамилия
Дата
Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______
---T------------------T-----------T----------T--------T----------¬
¦NN¦ Индекс документа ¦ Дата ¦Заголовок ¦ Номера ¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ документа ¦документа ¦ листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦
+--+------------------+-----------+----------+--------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--+------------------+-----------+----------+--------+----------+
L--+------------------+-----------+----------+--------+-----------
Итого ____________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела подпись инициалы,
фамилия
Дата
Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
_____________________________________________________________
_______________
_______________
_____________________________________________________________
Ф. N ____________
Оп. N ___________
Д. N ____________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
(наименование учреждения и структурного подразделения)
ДЕЛО N _____ том N _____
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
(заголовок дела)
_____________________________________________________________
(дата)
на ___________ лист
Хранить ___________
Ф. N ______
Оп. N _____
Д. N ______
Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА УТВЕРЖДАЮ
КРАСНОЯРСКА Управляющий делами, руководитель
аппарата Главы города
Подпись Инициалы,
Дата фамилия
Фонд N _______
Опись N ______
дел постоянного хранения
за ________ год
_____________________________________________________________
название раздела структурного подразделения
---T--------------T---------------T-------T--------T-------------¬
¦NN¦ Индекс дела ¦ Заголовок дела¦ Дата ¦ Кол-во ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ дела ¦ листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ (тома,¦ в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части)¦ (томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+--+--------------+---------------+-------+--------+-------------+
¦ 1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--+--------------+---------------+-------+--------+-------------+
L--+--------------+---------------+-------+--------+--------------
В данный раздел описи внесено ___________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ___________ по N ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности подпись инициалы,
составителя описи фамилия
Заведующий архивом подпись инициалы,
(лицо, ответственное за архив) фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
администрации города архивного учреждения
_________ N __________ _________ N ________