Законы и постановления РФ

Постановление администрации Хорольского муниципального района от 21.04.2010 N 165 “Об утверждении административного регламента архивного отдела администрации Хорольского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги “Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел“

Вступает в силу со дня его официального опубликования (пункт 2 данного документа).

АДМИНИСТРАЦИЯ ХОРОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 21 апреля 2010 г. N 165

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АРХИВНОГО

ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ХОРОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПО

ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ “СОГЛАСОВАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ

ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ, АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИЙ, НОМЕНКЛАТУР

ДЕЛ, ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, ОПИСЕЙ ДЕЛ“

Рассмотрев протокол N 4 проведения публичных обсуждений от 20 апреля 2010 г., в соответствии с постановлением администрации Хорольского муниципального района от 24 ноября 2009 г. N 402 “Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг“ администрация Хорольского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент архивного отдела администрации Хорольского муниципального
района по предоставлению муниципальной услуги “Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел“.

2. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. И.о. руководителя аппарата администрации муниципального района О.Ю. Кубик опубликовать постановление в газете “Рассвет“.

4. Главному специалисту 1 разряда по информационным технологиям общего отдела администрации муниципального района Н.Н. Головатюку разместить постановление на официальном сайте администрации Хорольского муниципального района в сети Интернет.

Глава муниципального района -

глава администрации

муниципального района

А.А.ГУБАЙДУЛЛИН

Утвержден

постановлением

администрации

муниципального района

от 21.04.2010 N 165

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ХОРОЛЬСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ

УСЛУГИ “СОГЛАСОВАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ,

АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИЙ, НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ИНСТРУКЦИЙ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, ОПИСЕЙ ДЕЛ“

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги “Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел“ (далее - административный регламент) разработан в целях обеспечения эффективного функционирования архивного отдела администрации Хорольского муниципального района (далее - Отдел), повышения результативности и качества, открытости и доступности оказания муниципальной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел (далее - муниципальная услуга). Административный регламент определяет сроки, устанавливает порядок оказания муниципальной услуги, последовательность административных действий (административных процедур) Отдела, порядок взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами.

1.2. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

экспертная комиссия (ЭК) - орган, созданный в организациях для проведения экспертизы ценности документов, отложившихся и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ);

архив организации - самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ, осуществляющее прием и ведомственное хранение архивных документов в течение периода,
установленного нормативными документами;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке;

инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц;

опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета.

1.3. Предмет (содержание) муниципальной услуги: предоставление согласованных с архивным отделом документов, необходимых для работы органов, учреждений.

1.4. Единица измерения услуги: документ.

2. Правовые основы предоставления муниципальной услуги

Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии с

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“;

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“;

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“;

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации“;

Уставом Хорольского муниципального района;

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук“ (далее - Правила);

Регламентом администрации Хорольского муниципального района, утвержденным постановлением главы Хорольского муниципального района от 20.01.2006 N 14 “Об утверждении Регламента администрации Хорольского муниципального района“;

Правилами внутреннего трудового распорядка администрации Хорольского муниципального района,
утвержденными распоряжением администрации Хорольского муниципального района от 12.03.2007 N 56;

Положением о формировании и содержании муниципального архива, включая хранение архивных документов поселений Хорольского муниципального района, утвержденным решением Думы Хорольского муниципального района от 29.04.2005 N 56;

Инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Администрации Приморского края от 21.09.2009 N 252-па;

другими нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальных услуг в области архивного дела.

3. Получатели муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги являются организации, включенные в установленном порядке в список источников комплектования Отдела (далее - получатели муниципальной услуги).

4. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

4.1. Информирование по предоставлению муниципальной услуги:

4.1.1. Место расположения Отдела: 692254, Приморский край, Хорольский район, с. Хороль, ул. Ленинская, 51.

Электронный адрес: afhiv_horol@mail.ru

Телефон: 8 (42347) 2-19-59.

Факс: 8 (42347) 2-19-59.

4.1.2. Режим работы Отдела: понедельник - пятница с 9.00 до 17.00.

Приемные дни: понедельник - среда с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.

4.1.3. Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в помещении Отдела;

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении представителя получателя муниципальной услуги;

- на странице Отдела на сайте администрации Хорольского муниципального района.

4.1.4. Консультирование органов и учреждений по вопросам подготовки и оформления документов для согласования (утверждения) производится непосредственно в помещении Отдела в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Отдела.

Начальник или технический работник Отдела со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует органы и учреждения по интересующим их вопросам.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, начальник или технический работник Отдела, осуществляющие консультирование, переносят встречу на другое удобное для обратившегося время с учетом графика работы Отдела.

4.1.5. Информирование представителя получателя муниципальной услуги по телефону осуществляется начальником или
техническим работником Отдела в соответствии с графиком работы Отдела. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти, в который позвонил представитель получателя муниципальной услуги, фамилии, имени, отчества и должности принявшего телефонный звонок.

4.1.6. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой и четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

4.1.7. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

5. Основание для предоставления муниципальной услуги

5.1. Для получения муниципальной услуги органы и учреждения предоставляют в Отдел с сопроводительным письмом документы, подлежащие согласованию (утверждению):

описи дел постоянного хранения (или их годовые разделы), образовавшиеся в деятельности организаций, учреждений-источников комплектования Отдела:

описи дел долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, образовавшиеся в деятельности организаций, учреждений-источников комплектования Отдела;

описи дел по личному составу ликвидированных предприятий;

положения об архивах организаций; положения об экспертных комиссиях;

инструкции по делопроизводству;

номенклатуры дел.

5.2. Описи дел постоянного хранения предоставляются в 4-х экземплярах, долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, - в 3-х, положения об архивах организаций, об экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству - в 1 экземпляре, номенклатуры дел - в 2-х экземплярах. Описи дел не сшиваются и не скрепляются металлом.

К описи прилагается пояснительная записка о не вошедших в опись делах с указанием причин их отсутствия.

В случае реорганизации, переименования, изменения структуры, функций органа, учреждения к описи прилагается дополнение к
исторической справке или предисловие с указанием основания изменений, подготовленное на бланке органа, учреждения, заверенное подписью руководителя и печатью в 2-х экземплярах.

5.3. Органы и учреждения документы в Отдел предоставляют посредством курьерской связи или почтовым отправлением.

5.4. Оказание муниципальной услуги осуществляется Отделом путем:

5.4.1. Согласования положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел;

5.4.2. Проверки содержания и правильности оформления описей дел постоянного хранения и дел долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, а также описей дел по личному составу ликвидированных предприятий;

5.4.2.1. Пересылки описей дел постоянного хранения или по личному составу ликвидированных предприятий для их дальнейшего утверждения экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) архивного отдела Приморского края.

5.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляет начальник Отдела.

5.6. Конечным результатом оказания муниципальной услуги является получение:

5.6.1. Согласованной описи дел долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, образовавшейся в деятельности организаций, учреждений - источников комплектования Отдела.

Согласование предоставленного документа оформляется грифом согласования с проставлением даты, подписи начальника Отдела и печати Отдела.

5.6.2. Утвержденной описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу ликвидированного предприятия с проставленными на грифе утверждения датой и номером протокола заседания ЭПМК архивного отдела Приморского края, а также печатью ЭПМК.

5.6.3. Согласованного положения, номенклатуры, инструкции по делопроизводству. Согласование предоставленного документа оформляется грифом согласования с проставлением даты, подписи начальника Отдела и печати Отдела.

5.7. Оказание муниципальной услуги осуществляется в течение 30 дней со дня поступления документов в Отдел при условии поступления документов в полном объеме.

Сроки утверждения описей дел могут продлеваться из-за пересылки описей для их утверждения на заседании ЭПМК архивного отдела Приморского края.

5.8. Перечень оснований приостановления предоставления муниципальной услуги.

5.8.1. Основанием для приостановления действий по
предоставлению муниципальной услуги является:

непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пунктах 5.1, 5.2 административного регламента;

ненадлежащее оформление представленных документов.

5.8.2. О приостановлении действий по предоставлению муниципальной услуги получатель муниципальной услуги информируется письменно не позднее 10 дней со дня регистрации.

6. Административные процедуры

6.1. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрацию документов;

подготовку представленных документов к согласованию (утверждению);

согласование (утверждение) (п. 5.6);

выдачу согласованных (утвержденных) документов.

Порядок предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (прилагается).

6.1.1. Прием и регистрация документов.

Прием и регистрацию документов, доставленных в Отдел, осуществляет начальник или технический работник Отдела.

Начальник или технический работник Отдела проставляет на сопроводительном письме в правом нижнем углу штамп с указанием входящего номера документа и даты его регистрации.

Представленные документы регистрируются в специальном журнале учета документов, поступивших на согласование (утверждение). В журнале указываются:

регистрационный номер;

дата поступления;

наименование органа, учреждения, из которого поступили документы;

фамилия, имя, отчество лица, доставившего документы;

вопрос, по которому обращается организация, учреждение.

6.1.2. Подготовка представленных документов к согласованию (утверждению).

Начальник Отдела осуществляет проверку правильности оформления и содержания документов, поступивших на согласование (утверждение).

При выявлении в ходе проверки документов некомплектности и (или) несоответствий требованиям оформления документов, указанных в пункте 5.8, начальник Отдела возвращает их на доработку лицу, ответственному за делопроизводство и архив организации, учреждения, о чем делает соответствующую отметку с указанием даты возврата в журнале.

Начальник Отдела готовит заключения на описи дел постоянного хранения источников комплектования архивного отдела и описи дел по личному составу ликвидированных предприятий, пересылает описи с заключением на ЭПМК архивного отдела Приморского края для утверждения. Срок подготовки заключения и отправки комплекта документов - не более 10 рабочих дней.

6.1.3. Согласование
(утверждение) осуществляется начальником Отдела или ЭПМК архивного отдела Приморского края в соответствии с п. 5.6 административного регламента.

6.1.4. Выдача согласованных (утвержденных) документов органам и учреждениям.

Согласованные (утвержденные) начальником Отдела, ЭПМК архивного отдела Приморского края документы направляются в адрес организации, учреждения, их представившего, не позднее 3 рабочих дней после их согласования или возвращения из ЭПМК архивного отдела Приморского края.

Регистрацию согласованных (утвержденных) документов и их передачу лицу, ответственному за делопроизводство и архив организации, учреждения, осуществляет начальник или технический работник Отдела.

7. Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб

на несоответствующее предоставление муниципальной услуги

7.1.1. Жалобы на несоответствующее предоставление муниципальной услуги и несоблюдение административного регламента (далее - жалобы) могут быть направлены руководителю аппарата администрации Хорольского муниципального района, курирующего Отдел.

7.1.2. Жалоба юридического лица должна содержать наименование юридического лица, его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, суть жалобы, подпись руководителя или уполномоченного должностного лица.

7.1.3. Жалобы подлежат обязательной регистрации, рассматриваются в 30-дневный срок, заявителю дается письменный ответ о принятых мерах.

7.1.4. Если в жалобе содержится вопрос, на который уже давались письменные ответы по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности жалобы и прекращении переписки по данному вопросу, о чем заявитель должен быть уведомлен в обязательном порядке.

8. Порядок и формы контроля за предоставлением

муниципальной услуги со стороны вышестоящих

должностных лиц

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, осуществляет руководитель аппарата администрации Хорольского муниципального района путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Отдела административного регламента.

9. Судебное обжалование

Решения, действия (бездействия) должностных лиц Отдела, принятые в рамках предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы
заявителем путем обращения в суд в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Приложение

к административному регламенту

“Согласование положений об

экспертных комиссиях, архивах

организаций, номенклатур дел,

инструкций по делопроизводству,

описей дел“

БЛОК-СХЕМА

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

“СОГЛАСОВАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ,

АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИЙ, НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ,

ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ,

ОПИСЕЙ ДЕЛ“

--------------------------------------------------¬

¦ Документы, представленные органами, учреждениями¦

¦ на согласование (утверждение) ¦

L-----------------------T--------------------------

¦

/

--------------------------------------------------¬

¦ Начало исполнения муниципальной услуги: в Отдел ¦

¦ поступили документы, требующие решения о ¦

¦ согласовании (утверждении) ¦

L-----------------------T--------------------------

¦

/

--------------------------------------------------¬

¦ Прием и регистрация поступивших документов ¦

L-----------------------T--------------------------

¦

/

--------------------------------------------------¬

---------+ Проверка документов +------¬

¦ L-------------------------------------------------- ¦

¦ ¦

/ /

--------------------------------¬ -----------------------------¬

¦Возврат документов на доработку¦ ¦Согласование (утверждение) ¦

L-------------------------------- ¦предоставленного документа ¦

L---------------T-------------

¦

/

-----------------------------¬

¦Предоставление муниципальной¦

¦услуги завершено ¦

L-----------------------------