Законы и постановления РФ

Постановление администрации Хорольского муниципального района от 21.04.2010 N 164 “Об утверждении административного регламента архивного отдела администрации Хорольского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги “Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных справок и архивных выписок“

Вступает в силу со дня его официального опубликования (пункт 2 данного документа).

АДМИНИСТРАЦИЯ ХОРОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 21 апреля 2010 г. N 164

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО

РЕГЛАМЕНТА АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ

ХОРОЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ

МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ “ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ, СВЯЗАННЫХ

С ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ АРХИВНЫХ СПРАВОК И АРХИВНЫХ ВЫПИСОК“

Рассмотрев протокол N 1 проведения публичных обсуждений от 20 апреля 2010 года, в соответствии с постановлением администрации Хорольского муниципального района от 24 ноября 2009 г. N 402 “Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг“ администрация Хорольского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент архивного отдела администрации Хорольского муниципального района по предоставлению муниципальной
услуги “Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных справок и архивных выписок“.

2. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. И.о. руководителя аппарата администрации муниципального района О.Ю. Кубик опубликовать постановление в газете “Рассвет“.

4. Главному специалисту 1 разряда по информационным технологиям общего отдела администрации муниципального района Н.Н. Головатюку разместить постановление на официальном сайте администрации Хорольского муниципального района в сети Интернет.

Глава муниципального района -

глава администрации муниципального района

А.А.ГУБАЙДУЛЛИН

Утвержден

постановлением

администрации

Хорольского

муниципального района

от 21.04.2010 N 164

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ХОРОЛЬСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ

УСЛУГИ “ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ, СВЯЗАННЫХ С

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ АРХИВНЫХ СПРАВОК

И АРХИВНЫХ ВЫПИСОК“

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги “Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных справок, архивных выписок“ (далее - административный регламент) разработан в целях обеспечения эффективного функционирования архивного отдела администрации Хорольского муниципального района (далее - Отдел), повышения результативности и качества, открытости и доступности оказания муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, архивных выписок (далее - муниципальная услуга). Административный регламент определяет сроки, устанавливает порядок оказания муниципальной услуги, последовательность административных действий (административных процедур) Отдела, порядок взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими либо физическими лицами.

1.2. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту;

генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;

запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан;

архивная справка - документ архива, составленный на бланке администрации Хорольского муниципального района, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и
номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке администрации Хорольского муниципального района, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

1.3. Предмет (содержание) муниципальной услуги: выдача архивных справок и выписок, подтверждающих факт конкретного запроса по документам, хранящимся в Отделе.

1.4. Единица измерения муниципальной услуги: архивная справка, архивная выписка.

2. Правовые основы предоставления муниципальной услуги

Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии с

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации“;

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“;

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“;

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации“;

Уставом Хорольского муниципального района;

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук“ (далее - Правила);

Регламентом администрации Хорольского муниципального района, утвержденным постановлением главы Хорольского муниципального района от 20.01.2006 N 14 “Об утверждении Регламента администрации Хорольского муниципального района“;

Правилами внутреннего трудового распорядка администрации Хорольского муниципального района, утвержденными распоряжением администрации Хорольского муниципального района от 12.03.2007 N 56:

Положением о формировании и
содержании муниципального архива, включая хранение архивных документов поселений Хорольского муниципального района, утвержденным решением Думы Хорольского муниципального района от 29.04.2005 N 56;

другими нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальных услуг в области архивного дела.

3. Получатели муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги являются государственные органы, органы местного самоуправления, юридические либо физические лица (далее - заявители).

4. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

4.1. Информирование по предоставлению муниципальной услуги:

4.1.1. Место расположения Отдела: 692254, Приморский край, Хорольский район, с. Хороль, ул. Ленинская, 51.

Электронный адрес: arhiv_horol@mail.ru.

Телефон: 8 (42347) 2-19-59.

Факс: 8 (42347) 2-19-59.

4.1.2. Режим работы Отдела: понедельник - пятница с 9.00 до 17.00.

Приемные дни: понедельник - среда с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.

4.1.3. Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в помещении Отдела;

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении представителя получателя муниципальной услуги;

на странице архивного отдела на сайте администрации Хорольского муниципального района.

4.1.4. Консультирование заявителей по исполнению запросов, связанных с предоставлением архивных справок, архивных выписок, производится в помещении Отдела в приемные дни.

Сотрудник Отдела со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует заявителей по интересующим их вопросам.

4.1.5. Информирование заявителей по телефону осуществляется сотрудником Отдела в соответствии с графиком работы Отдела. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности принявшего телефонный звонок.

4.1.6. При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой и четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

4.1.7. При
информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

4.1.8. Способы направления заявлений (запросов) для получения муниципальной услуги:

- письменный запрос посредством почтовой связи;

- личное обращение в Отдел;

- запрос по электронной почте;

- запрос посредством факсимильной связи.

4.2. Условия и сроки оказания муниципальной услуги.

4.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление (запрос).

4.2.2. Основные требования к заявлению (запросу).

Запрос от юридических лиц оформляется в произвольной форме на бланке организации, учреждения и подписывается руководителем. В письменном запросе физического лица указывается фамилия, имя отчество, почтовый или электронный адрес заявителя. В запросе указывается тема (вопрос) и хронология запрашиваемой информации. Рекомендуется предоставить дополнительную информацию по теме запроса для ускорения предоставления копии архивного документа.

При оформлении запроса по подтверждению трудового стажа или заработной платы заявитель указывает точные сведения о периодах и местах работы. Указываются все изменения фамилии, имени, отчества. Отражаются сведения о наличии декретных отпусков (отпусков по уходу за ребенком).

Доверенное лицо предоставляет копию доверенности.

Документы в Отдел предоставляются в одном экземпляре.

4.2.3. Срок предоставления муниципальной услуги по заявлениям (запросам):

государственных органов, органов местного самоуправления - в течение 7 календарных дней со дня регистрации заявления;

социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц - в течение 30 календарных дней со дня регистрации заявления.

В отдельных случаях (при рассмотрении генеалогических, биографических запросов, по истории населенных пунктов и организаций, а также запросов, имеющих границу поиска свыше пяти лет и требующих дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску и расширению границ поиска) начальник Отдела вправе
продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 календарных дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя и с указанием причин продления.

4.2.4. Запрос рассматривается и исполняется по документам, находящимся на хранении в Отделе. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с обязательным уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается ответ с указанием места хранения документов.

4.2.5. Муниципальная услуга оказывается бесплатно.

4.3. Конечным результатом оказания муниципальной услуги являются:

4.3.1. Подготовка письменного ответа в виде архивной справки, архивной выписки, которые выдаются в одном экземпляре.

В архивной справке, архивной выписке указывается адресат, название документа, сведения, относящиеся к предмету запроса в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат (в архивной выписке - извлечения из текста архивного документа).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами “Так в тексте оригинала“, “Так в документе“.

Скрепленные листы архивного документа заверяются печатью администрации Хорольского муниципального района и подписью начальника Отдела.

4.3.2. Письменное уведомление о переадресации обращения в организации, учреждения по месту хранения документов.

4.3.3. Ответ о невозможности исполнить запрос в связи с отсутствием документов на хранении в Отделе и сведений у Отдела о месте хранения документов.

4.4. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

несоблюдение требований к оформлению запроса (отсутствие необходимых реквизитов;

названия
организации, учреждения, подписи руководителя либо фамилии, имени, отчества, адреса);

отсутствие на хранении в Отделе документов, необходимых для исполнения запроса;

наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, личную тайну, семейную тайну, создающих угрозу для его безопасности;

неудовлетворительное физическое состояние документов.

5. Административные процедуры

5.1. Последовательность действий при оказании муниципальной услуги.

5.1.1. Заявителем на личном приеме, через доверенное лицо, почтовым отправлением, посредством факсимильной связи или по электронной почте подается письменное заявление (запрос) в Отдел.

5.1.2. Сотрудником Отдела, ведущим прием заявлений, осуществляется:

прием и регистрация заявления (запроса);

заявителю на личном приеме объявляется дата получения муниципальной услуги.

В случае невозможности предоставления муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом с указанием причин, а также по телефону и (или) по электронной почте.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в день поступления заявления (запроса).

Результат процедуры: принятое и зарегистрированное заявление (запрос).

5.1.3. Сотрудником Отдела в порядке очередности поступления заявления (запроса) на исполнение осуществляется:

проверка наличия архивных документов для исполнения запроса по описям, электронным базам данных;

определение архивных фондов, просмотр описей и определение единиц хранения;

подборка единиц хранения в соответствии с запросом;

полистный просмотр единиц хранения;

выявление сведений в архивных документах по теме запроса;

подготовка текста архивной справки, архивной выписки;

передача на подпись начальнику Отдела.

Результат процедуры: оформленная архивная справка, архивная выписка, переданная на подпись начальнику Отдела.

5.1.4. Начальником Отдела проверяется и подписывается архивная справка, архивная выписка.

Результат процедуры: подписанная архивная справка, архивная выписка.

5.1.5. Подписанная начальником Отдела архивная справка, архивная выписка заверяется печатью администрации Хорольского муниципального района. Документ направляется простым почтовым отправлением или выдается заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Результат процедуры: выданная архивная справка, архивная выписка.

Порядок предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (прилагается).

6. Порядок подачи,
регистрации и рассмотрения жалоб на

несоответствующее предоставление муниципальной услуги

6.1. Жалобы на несоответствующее предоставление муниципальной услуги и несоблюдение административного регламента (далее - жалобы) могут быть направлены руководителю аппарата администрации Хорольского муниципального района.

6.2. Физическое лицо в жалобе в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

Жалоба юридического лица должна содержать наименование юридического лица, его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, суть жалобы, подпись руководителя или уполномоченного должностного лица.

6.3. Жалоба, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения и угрозы, может быть оставлена без ответа по существу поставленных вопросов. При этом заявитель уведомляется о недопустимости злоупотребления правом.

6.4. Жалобы подлежат обязательной регистрации в зависимости от места их поступления и должны быть рассмотрены в 30-дневный срок, заявителю должен быть дан письменный ответ о принятых мерах.

6.5. Если в жалобе содержится вопрос, на который уже давались письменные ответы по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности жалобы и прекращении переписки по данному вопросу, о чем заявитель должен быть уведомлен в обязательном порядке.

7. Порядок и формы контроля за предоставлением

муниципальной услуги со стороны вышестоящих должностных лиц

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, осуществляет руководитель аппарата администрации Хорольского муниципального района путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Отдела административного регламента.

8. Судебное обжалование

Решения, действия (бездействия) должностных лиц Отдела, принятые в рамках предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителем путем обращения в суд в порядке и сроки, установленные
законодательством Российской Федерации.

Приложение

к административному регламенту

“Исполнение запросов, связанных с

предоставлением архивных справок

и архивных выписок“

БЛОК-СХЕМА

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ

МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ “ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ, СВЯЗАННЫХ

С ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ АРХИВНЫХ СПРАВОК И АРХИВНЫХ ВЫПИСОК“

-------------------------------------------¬

¦ Прием заявления (запроса) ¦

L-------------------T-----------------------

/

-------------------------------------------¬

¦ Регистрация заявления (запроса). ¦

¦Начало предоставления муниципальной услуги¦

L-------------------T-----------------------

/

-------------------------------------------¬

¦ Анализ тематики поступившего заявления ¦

L-------------------T-----------------------

/

-------------------------------------------¬

¦ Принятие решения о возможности ¦

¦ предоставления муниципальной услуги ¦

L-T---------------------------------------T-

/ /

---------------------¬ -------------------¬

¦ ДА ¦ ¦ НЕТ ¦

L---------T----------- L---------T---------

/ /

---------------------¬ -------------------¬

¦ Исполнение запроса ¦ ¦Направление ответа¦

¦ сотрудником Отдела ¦ ¦ с отрицательным ¦

¦ или пересылка для ¦ ¦ результатом ¦

¦исполнения по месту ¦ L-------------------

¦хранения документов ¦

L---------T-----------

/

---------------------¬

¦ Предоставление ¦

¦ муниципальной ¦

¦ услуги завершено ¦

L---------------------