Распоряжение администрации Липецкой области от 06.10.2008 N 429-р “О дополнительных мерах по развитию единой системы электронного документооборота администрации Липецкой области на 2008 - 2009 годы“
АДМИНИСТРАЦИЯ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИРАСПОРЯЖЕНИЕ
от 6 октября 2008 г. N 429-р
О ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ МЕРАХ ПО РАЗВИТИЮ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ НА 2008 - 2009 ГОДЫ
В целях совершенствования работы с электронными документами в структурах администрации области и исполнительных органах государственной власти области, в соответствии с распоряжением администрации Липецкой области от 22.10.2003 N 1020-р “О введении в действие системы автоматизации делопроизводства в администрации Липецкой области и ее подразделениях“ и постановлением главы администрации Липецкой области от 23.05.2007 N 69 “Об утверждении регламента деятельности администрации Липецкой области“:
1. Руководителям структур администрации Липецкой области и исполнительных органов государственной власти Липецкой области:
1.1. В срок до 01.11.2008 принять меры по включению всех отделов структур администрации и исполнительных органов государственной власти Липецкой области в единую систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота “Дело“.
1.2. Организовать своевременное и ответственное выполнение возложенных функций должностными лицами, ответственными за работу в системе “Дело“ и прошедшими курсы обучения (по два сотрудника из каждого отдела структур администрации и исполнительных органов государственной власти Липецкой области), согласно установленным Правилам (приложение).
2. Управлению делами администрации Липецкой области (Негробов А.В.):
2.1. С 01.11.2008 всю корреспонденцию, поступающую и регистрируемую в системе “Дело“ отделом по работе с обращениями граждан и отделом делопроизводства и протокола управления делами администрации Липецкой области, переводить в электронный вид путем сканирования исходных материалов, представленных в бумажном варианте.
2.2. Полученные файлы в обязательном порядке прикреплять к регистрационным карточкам соответствующих документов в системе электронного документооборота “Дело“.
3. Управлению информационно-аналитической работы администрации Липецкой области (Юшков В.В.):
3.1. В срок до 01.07.2009 подготовить техническую и нормативную правовую базу для перехода к использованию электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) в электронном документообороте администрации Липецкой области.
3.2. В срок до 01.11.2009 включить опцию “ЭЦП и шифрование“ в состав единой системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота “Дело“.
3.3. В срок до 01.01.2010 завершить мероприятия по автоматизации процедуры согласования организационно-распорядительных документов в администрации Липецкой области (подсистема “Проекты документов“).
И.о. главы администрации
Липецкой области
Ю.Н.БОЖКО
Приложение
к распоряжению
администрации области
от 6 октября 2008 г. N 429-р
ПРАВИЛА
РАБОТЫ В ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА “ДЕЛО“ В ОТДЕЛАХ
СТРУКТУР АДМИНИСТРАЦИИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
1. Порядок работы ответственных лиц:
а) проверить, что документ направлен к нему не по ошибке;
б) принять документ к исполнению;
в) ввести текст отчета и обязательно прикрепить к регистрационной карточке документа файл с отчетом, если таковой имеется.
2. Работая в системе “Дело“, ответственные лица выполняют следующие операции:
- отражают движение документов, включая отчеты об исполнении документов (работа в “кабинете“);
- прикрепляют к регистрационным карточкам файлы с электронными версиями документов;
- при необходимости используют поиск документов по различным критериям и получают статистические отчеты.