Законы и постановления РФ

Распоряжение Администрации Бежаницкого района от 07.02.2006 N 85-р “Об утверждении Положений об Управлении делами и архивном отделе Администрации района“

АДМИНИСТРАЦИЯ БЕЖАНИЦКОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 7 февраля 2006 г. N 85-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ

И АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

Утвердить Положения об Управлении делами и архивном отделе Администрации района (прилагаются).

Глава района

А.Я.ТРОФИМОВ

Утверждено

распоряжением

главы района

от 7 февраля 2006 г. N 85-р

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ

БЕЖАНИЦКОГО РАЙОНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Управление делами Администрации Бежаницкого района (далее - Управление делами) является структурным подразделением Администрации района.

1.2. В своей деятельности Управление делами руководствуется действующим законодательством, Уставом Бежаницкого района, постановлениями и распоряжениями главы района, а также настоящим Положением.

1.3. Управление делами подотчетно в своей деятельности главе района. Непосредственный контроль за его работой осуществляет первый заместитель главы Администрации района.

1.4. Управляющий делами несет ответственность за результаты
работы Управления делами и устанавливает обязанности сотрудников Управления.

1.5. Выполнение возложенных на Управление делами задач и функций осуществляют специалисты и другие работники. Специалисты являются ответственными работниками и несут персональную ответственность за достоверность и правильность подготовленных документов.

1.6. Управление делами Администрации района может иметь печать со своим наименованием.

2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

2.1. Организационное, информационно-аналитическое, материально-техническое, транспортное и иное обеспечение деятельности Собрания депутатов района и Администрации района.

2.2. Взаимодействие с органами местного самоуправления и другими организациями по выполнению федеральных, областных законов, нормативных правовых актов Собрания депутатов и Администрации района по вопросам местного самоуправления.

2.3. Организация муниципальной службы, подготовка и обучение кадров, трудовые отношения.

2.4. Организация единой системы делопроизводства во всех структурных подразделениях Администрации района.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

Управление делами:

3.1. Обеспечивает планирование работы Собрания депутатов и Администрации района на основе перспективных и оперативных планов работы структурных подразделений.

3.2. Обеспечивает организацию подготовки и проведение сессий Собрания депутатов района, совещаний и заседаний, проводимых Администрацией района; осуществляет техническое обеспечение работы с документами; выполняет машинописные и копировально-множительные работы.

3.3. Организует подготовку проектов решений сессий Собрания депутатов района, постановлений и распоряжений главы района и другой документации согласно Положению по делопроизводству. При этом имеется в виду, что проекты документов, как правило, разрабатываются комитетами и отделами Администрации района, согласовываются с юристом, заместителями главы Администрации района по подчиненности и представляются в Управление делами.

3.4. Доводит до сведения заинтересованных организаций, должностных лиц и граждан решения Собрания депутатов района, постановления и распоряжения главы района, выдает копии, выписки и справки по принятым документам.

3.5. Организует делопроизводство в Администрации района, осуществляет методическое руководство работой по ведению единой системы делопроизводства в подразделениях.

3.6. Составляет номенклатуру
дел, формирует архивные материалы, организует комплектование и хранение документов по личному составу, по итогам выборов, сдачу документов в архив согласно номенклатуре.

3.7. Осуществляет контроль за соответствием постановлений и распоряжений главы района, глав поселений действующему законодательству и нормам делопроизводства.

3.8. Организует и анализирует работу информационной группы Администрации района, учет и контроль за выполнением критических замечаний, высказанных гражданами.

3.9. Оказывает содействие избирательным комиссиям в подготовке и проведении избирательных кампаний.

3.10. Организует контроль за своевременным исполнением решений федеральных, областных и местных органов власти в части полномочий ОМСУ.

3.11. Ведет делопроизводство и организует контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан, ведением приема населения по личным вопросам.

3.12. Проводит изучение и анализ вопросов, которые ставят граждане в письмах и на личном приеме, и информирует руководство района и области о количестве и характере обращений граждан.

3.13. Ведет учет состава кадров Администрации района, участвует в организации мероприятий по повышению квалификации работников, аттестации сотрудников аппарата, установлению стажа.

3.14. Оформляет личные дела служащих, записи в трудовых книжках, командировочные удостоверения.

3.15. Обеспечивает трудовой распорядок, организацию и охрану труда аппарата Администрации района, организует дежурство в праздничные дни.

3.16. Принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию, отправляет исходящую документацию.

3.17. Обеспечивает подготовку материалов о награждении, обеспечивает заказ, хранение, учет государственных наград и удостоверений к ним.

3.18. Обеспечивает работу приемной Администрации района.

3.19. Осуществляет материально-техническое обеспечение деятельности Администрации и Собрания депутатов района: содержание зданий, автотранспорта, оргтехники, приобретение канцелярских товаров и другого инвентаря.

3.20. Взаимодействует с редакцией газеты “Сельская новь“ по вопросам местного самоуправления. Обеспечивает освещение в газете работы Собрания депутатов и Администрации района.

3.21. Обеспечивает взаимодействие с органами Федерального казначейства и
Территориального финансового управления, обеспечивает исполнение сметы расходов Администрации и Собрания депутатов района, ведение бухгалтерского учета в Администрации района и иных органов местного самоуправления и учреждениях в соответствии с заключенными договорами либо соглашениями.

4. ПОЛНОМОЧИЯ И ПРАВА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

4.1. Полномочия Управления делами определяются Уставом района и настоящим Положением, обязанности специалистов Управления делами - должностными инструкциями.

4.2. Для осуществления своих функций Управление делами имеет право:

4.2.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от структурных подразделений Администрации района, муниципальных учреждений и предприятий, прокуратуры, суда, отдела внутренних дел и других органов по вопросам, относящимся к компетенции Управления делами.

4.2.2. Возвращать исполнителям в структурные подразделения для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушениями установленных правил.

4.2.3. Вносить предложения по расходованию средств сметы содержания Администрации района в части, касающейся направлений деятельности Управления делами.

4.2.4. Представлять по поручению главы района интересы Администрации района в органах государственной власти и управлениях, судебных и иных органах по вопросам, находящимся в ведении Управления делами.

4.2.5. Пользоваться информационными банками данных, имеющимися в структурных подразделениях Администрации района.

4.2.6. Проводить инвентаризацию имущества Администрации района, контролировать его использование по назначению и обеспечивать его сохранность.

4.2.7. Давать предложения первому заместителю главы Администрации района по вопросам премирования и наказания работников Администрации района в части исполнения их обязанностей по полномочиям Управления делами.

4.2.8. Осуществляет иные полномочия по поручению главы района или первого заместителя главы Администрации района.

5. ЛИКВИДАЦИЯ, РЕОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

5.1. Ликвидация либо реорганизация Управления делами осуществляется распоряжением главы района в соответствии с законодательством.

5.2. При ликвидации Управления делами обеспечивается соблюдение прав и интересов его сотрудников в соответствии с действующим законодательством.

Утверждено

распоряжением

главы района

от 7 февраля 2006 г. N 85-р

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВНОМ
ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ

БЕЖАНИЦКОГО РАЙОНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации Бежаницкого района (далее - архив) является самостоятельным структурным подразделением Администрации района без статуса юридического лица, имеет печать и угловые штампы со своим наименованием.

1.2. В своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными и областными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Псковской области, Уставом Бежаницкого района, постановлениями, решениями и распоряжениями Собрания депутатов района и Администрации района, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы и Государственного архивного управления Псковской области и настоящим Положением.

1.3. Положение об отделе утверждается главой района по согласованию с Государственным архивным управлением Псковской области.

1.4. Штатная численность и реестр должностей муниципальных служащих - работников отдела устанавливается главой района.

1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета района.

1.6. Администрация района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ПОЛНОМОЧИЯ

Основными задачами и полномочиями отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда РФ, подлежащих постоянному и долговременному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых отделом в муниципальный архив, представление в установленном Регламентом государственного учета порядке учетных данных в Государственное архивное управление Псковской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- представление Администрации района положений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве, передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Псковской области, иных муниципальных образований.

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, созданных до образования муниципального образования и хранящихся
в муниципальном архиве;

- архивных фондов и архивных документов действующих органов местного самоуправления, в том числе сельских поселений и муниципальных организаций района;

- архивных фондов и архивных документов других юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, семейные архивы, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей района, фото- и видеодокументы, отображающие его прошлое и настоящее, документы общественных организаций;

- документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших и действующих на территории района.

2.1.2. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в муниципальный архив на основании договоров между собственником документов и отделом, действующим от имени Администрации района при наличии доверенности.

2.2. Комплектование муниципального архива документами Архивного фонда РФ, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для района, в том числе:

- составление и систематическое уточнение списков организаций - источников комплектования муниципального архива, согласование их с экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного архивного управления Псковской области, утверждаемых главой района:

- осуществление проверки правильности формирования дел, их научно-технической обработки;

- отбор, проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, прием их на постоянное хранение в муниципальный архив.

2.3. Организационно-методическое руководство отдела деятельностью архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций и организацией документов в их делопроизводстве, содействие организациям других форм собственности в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов:

- проведение комплексных и тематических проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов в организациях, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других
организациях, находящихся на территории района;

- рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссий организаций - источников комплектования архивными документами муниципального архива;

- рассмотрение и представление в Государственное архивное управление Псковской области номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования, документы которых подлежат приему в муниципальный архив в установленном порядке;

- оказание организационно-методической помощи ответственным за архивы организациям, проведение с ними совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

2.4. Организация использования архивных документов Архивного фонда РФ, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов муниципального архива, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- изготовление копий документов, подготовка документальных выставок, материалов для опубликования в средствах массовой информации, проведение встреч с общественностью;

- бесплатное исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений, жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3. ПРАВА ОТДЕЛА

Отделу для выполнения возложенных на него задач и полномочий предоставляется право:

- представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- вносить на рассмотрение Администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, совершенствованию работы архивов организаций;

- запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии архивов организаций, организации документов в делопроизводстве;

- требовать от организаций - источников комплектования муниципального архива своевременной передачи в архив документов в
упорядоченном состоянии;

- проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их форм собственности требований архивных Правил в организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

- давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве;

- принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых органом исполнительной власти области в области архивного дела, Администрацией района и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

- иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;

- ставить перед органами местного самоуправления, органом исполнительной власти в области архивного дела вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц за нарушение архивного законодательства и правил хранения, комплектования и использования архивных документов;

- взаимодействовать в своей деятельности с органом исполнительной власти области в области архивного дела, другими органами местного самоуправления, областным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работники отдела во главе с его руководителем несут ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач, состояние трудовой дисциплины и неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

5.1. Отдел возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим и входящий в реестр муниципальных должностей. Исполняет в порядке, определенном Уставом муниципального образования, настоящим Положением, обязанности по муниципальной должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.

5.2. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности главой района. По необходимости это решение может согласовываться с Государственным архивным управлением Псковской области. При смене начальника отдела прием-передача дел, хранящихся в архиве, проводится
специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации района, а также представителей Архивного управления Псковской области. Акт приема-передачи утверждается главой района и представляется в Государственное архивное управление Псковской области.

5.3. Начальник отдела отчитывается о работе отдела и о состоянии архивного дела в районе перед Администрацией района в установленном порядке.

5.4. В своей деятельности руководствуется федеральным и областным законодательством, правилами, инструкциями, действующими в системе Архивного агентства России, осуществляет ее в соответствии с разработанными с учетом рекомендаций органа исполнительной власти в области архивного дела плановыми показателями развития архивного дела на территории района, утверждаемыми главой района.

5.5. В целях соблюдения на территории района федерального и областного законодательства об архивном деле, единых правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ представляет в установленном порядке в Государственное архивное управление Псковской области отчет о выполнении плановых показателей, принятых на год.

5.6. Реорганизация и ликвидация отдела осуществляется главой района в установленном законодательством порядке. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются правопреемнику. При ликвидации отдела обеспечивается соблюдение прав и законных интересов его сотрудников в соответствии с Законом “О муниципальной службе в Псковской области“.